A. LATAR BELAKANG
Perkembangan teknologi dan informasi di berbagai bidang pada saat ini berkembang sangat cepat. Hampir dari semua bidang seperti bidang kesehatan, pendidikan, sampai pada bidang perkantoran pun sekarang sudah menggunakan teknologi dan informasi yang cukup canggih. Bahkan tidak hanya lembaga, masyarakat pun dewasa ini rata-rata sudah menggunakan teknologi dan informasi untuk memenuhi kebutuhan hidupnya.
Universitas Widyatama sebagai institusi pendidikan tinggi memiliki tujuan luhur untuk senantiasa berperan aktif dalam pengembangan sumber daya manusia yang memiliki budi pekerti luhur serta memiliki keilmuan di bidang akuntansi, manajemen, teknik, bahasa, dan seni.
Salah satu bentuk dari usaha pengembangan sumber daya manusia tadi adalah dengan melaksanakan sebuah kegiatan yang bertujuan untuk mengembangkan potensi siswa/i SMA/SMK/MA yang berbakat dan berkompeten dalam bidang teknologi informasi. Hal ini tercantum dalam program kerja Prodi Teknik Informatika.
Pengembangan potensi siswa/i SMA/SMK/MA dapat diajukan dengan cara pengajaran dan pelatihan melalui kegiatan workshop, dan seminar tentang perkembangan teknologi dan informasi. Selain itu dengan mengadakan kompetisi – kompetisi siswa/i bisa membangkitkan daya saing serta memperdalam bidang teknologi dan informasi yang mereka tekuni. Bukan hanya itu, dengan adanya rangkaian kegiatan tersebut, ikatan tali silaturahmi antar sekolah dan lembaga pendidikan lainnya bisa terjalin lebih erat. Karena tujuan utama dari kegiatan ini adalah memberikan kontribusi langsung kepada masyarakat (khususnya siswa/i SMA/SMK/MA/Sederajat) akan pengetahuan tentang perkembangan teknologi dan informasi yang berkembang saat ini.
Untuk mengulang kesuksesan acara yang diadakan pada tahun 2017, Program Studi Teknik Informatika Universitas Widyatama dan didukung oleh Himpunan Mahasiswa Teknik Informatika Universitas Widyatama, kami mengadakan kembali kegiatan “Widyatama Informatics Festival 2018” (WIFi 2018) yang bertemakan “Ubiquitous Computing”. Sebelumnya acara ini mendapat antusias tinggi baik dari pelajar, guru, dosen, dan mahasiswa baik di dalam maupun di luar. Jumlah peserta yang mengikuti acara WIFi 2017 baik dari seminar, lomba, pameran maupun workshop yaitu sekitar ±600 peserta.
B. TUJUAN DAN TARGET PESERTA
Tujuan dari kegiatan pengabdian masyarakat ini adalah:
1. Memberikan wawasan kepada siswa/i SMA/SMK/MA/Se-derajat serta masyarakat mengenai perkembangan teknologi dan informasi.
2. Memberikan kontribusi kapada siswa/i SMA/SMK/MA dan masyarakat khususnya di bidang teknologi dan informasi melalui workshop, seminar, serta perlombaan.
3. Mengenalkan Universitas Widyatama khususnya Prodi Teknik Informatika kepada masyarakat luas khususnya lembaga pendidikan formal setingkat SMA/SMK/MA/Sederajat negeri dan swasta.
Berdasarkan perkembangan jumlah SMA/SMK/MA/Se-derajat se-Indonesia khususnya kota Bandung dan sekitarnya yang berjumlah lebih dari 300 sekolah negeri dan swasta disertai perkembangan kurikulum SMA/SMK/MA/Sederajat khususnya dibidang teknologi komputer dan informatika dan antusiasme peserta pada kegiatan ini, kami optimis target jumlah peserta dan pengunjung untuk kegiatan ini adalah ± 600 orang.
C. PANITIA PELAKSANA
Berikut susunan kepanitiaan kegiatan WIFi 2018 :
Pelindung : Rektor Universitas Widyatama
Dr. H. Islahuzzaman, S.E.,M.Si.,Ak.,CA Penasehat : Kepala Biro Kemahasiswaan
Aida Wijaya, S.E., M.Si., Ak
Kepala Bagian Kemahasiswaan
T. M. Mucharam, S.E.,M.M.
Pembina : Ketua Prodi Teknik Informatika Sriyani Violina, S.T., M.T.
Penanggung Jawab : Presiden Mahasiswa
Andrian Gandhi (0215101677)
Menteri Departemen Pendidikan dan
Organisasi Pemerintahan Mahasiswa
Chara Aulia ‘Urrohim (0215101450)
Ketua Senat Mahasiwa Fakultas Teknik
Alvi Agrain Munazar (1115101015)
Ketua HIMATIF
Muhammad Ilhamsyah P. (0615101045)
Ketua Pelaksana : Robbi Marwan (0615101049) Wakil Ketua Pelaksana : Mohammad Nur Habibi W. (0615101080) Sekretaris : Ridha Gustini (0615101013)
Bendahara : Wenny Azmi (0615101078)
Divisi Acara
Koordinator : Rizal Mahmud Mas (0615101062)
Wakil : Roro Ayu Resinovi (0615101067)
Divisi Marketing dan Sponsorship
Koordinator : Hariyanto (0615101046)
Wakil : Rifqi Rai Ari B. (0615101050)
Divisi Konsumsi
Koordinator : Ridha Fadhlillah F (0615101053) Wakil : Septiane Lathifah (0616101034) Divisi Logistik
Koordinator : Bobbi Fandora (0615101082)
Wakil : Wahyu Agung (0616101058)
Divisi Lomba
Koordinator : Fadillah Kurniawan F (0615101021)
Wakil : Muhammad Fadilah (0615101038)
Divisi Publikasi Dan Dokumentasi
Koordinator : Aldi Faisal M. (0615101085)
Wakil : Trisna Nugraha (0615101025)
Divisi Humas
Koordinator : Nurbayt Rakhmanto. (0615101026)
Wakil : Midia Wulandari (0616101043)
Divisi Seminar
Koordinator : Tiara Sari Dewi (0615101012)
Wakil : Intan Muliawati (0615101032)
Divisi Pameran dan Workshop
Koordinator : M. Rizki Adit T. (0615101040)
Wakil : Bagus Aditya (0615101024)
Divisi Dana Usaha
Koordinator : Tantri Hapsari (0615101054)
Wakil : Vika Nurfika S.J (0616101045)
Anggota : Seluruh Mahasiswa Teknik Informatika *Himpunan Mahasiswa Teknik Informatika
D. JADWAL KEGIATAN
Berikut adalah jadwal kegiatannya :
Nama Kegiatan : Widyatama Informatics Festival 2018 Hari : Kamis, Jum’at, dan Sabtu
Tanggal : 1. Perlombaan
1 Maret 2018, Jam 07.00 WIB s/d 18.00 WIB 2 Maret 2018. Jam 07.00 WIB s/d 14.15 WIB 2. Seminar & Pameran Teknologi
3 Maret 2016, Jam 07.00 WIB s/d 16.00 WIB Tempat : Gedung B Lt. 4, Gedung Serba Guna, Ruang Seminar
Gedung B Lt.6, Universitas Widyatama Bandung
Adapun kegiatan utama dalam Widyatama Informatics Festival adalah sebagai berikut:
1. Perlombaan
a. Networking Contest (1 Maret 2018) b. Web Design Contest (1 Maret 2018) c. Programming Contest (2 Maret 2018) 2. Seminar
Seminar Mengenai Ubiquitous Computing (3 Maret 2018) 3. Pameran dan Hiburan
Pameran & Hiburan
NO Hari / Tanggal Waktu Durasi Tempat Keterangan
1 Kamis/01 Maret 2018
07.00-07.30 30 Menit Sekretariat HIMATIF Persiapan panitia &
briefing panitia 07.30- 08.00 30 Menit Ruangan Teater
UniversitasWidyatama Daftar ulang Peserta 08.00- 08.30 30 Menit Ruangan Teater
UniversitasWidyatama
Pembukaan Lomba WIFI 2018.
08.30- 09.00 30 Menit Ruangan Fundamental UniversitasWidyatama
Panitia mengarahkan peserta lomba menuju ruang fundamental dan
Ruangan Teater.
09.00- 11.30 150 Menit
Ruangan Fundamental Ruangan Hardware,
Ruangan Teater UniversitasWidyatama
Persiapan & pelaksanaan Lomba Web Design.
Lomba Networking.
11.30- 13.00 90 Menit Universitas Widyatama
Evakuasi keluar ruangan
& ISOMA
13.00- 15.30 150 Menit
Ruangan Fundamental Ruangan Teater UniversitasWidyatama
Lomba Web Design.
Lomba Networking.
15.30- 16.00 30 Menit
Ruangan Fundamental Universitas Widyatama
ISOMA
16.00-18.00 120 Menit Ruangan Teater
UniversitasWidyatama Lomba Networking.
2 Jumat/02 Maret 2018
07.00-07.45 45 Menit Sekretariat HIMATIF Persiapan panitia &
briefing panitia.
07.45-08.30 45 Menit Sekretariat HIMATIF Daftar ulang peserta lomba.
08.30-11.30 180 Menit
Ruangan Fundamental Ruangan Hardware, UniversitasWidyatama
Lomba Programming.
11.30-13.00
90 Menit Masjid Universitas
Widyatama ISOMA
13.00-14.00 60 Menit
Ruangan Fundamental Ruangan Hardware, UniversitasWidyatama
Lomba Programming.
14.00-14.15 15 Menit Ruangan Fundamental UniversitasWidyatama
Lomba selesai & persiapan pulang
2 Sabtu/03 Maret 2018
07-00-07.30 30 Menit GSG Universitas
Widyatama Persiapan panitia 07.30-08.00 30 Menit GSG Universitas
Widyatama Briefing panitia 08.00-09.30 90 Menit GSG Universitas
Widyatama
daftar ulang peserta Seminar.
09.30-10.00 30 Menit GSG Universitas Widyatama
Pembukaan Acara Seminar WIFI 2018.
10.30-10.45 15 Menit GSG Universitas
Widyatama Hiburan 1 .
10.45-11.45 60 Menit GSG Universitas
Widyatama PEMBICARA 1.
11.45-11.50 5 Menit GSG Universitas
Widyatama Jeda
11.50-12.50 60 Menit GSG Universitas
Widyatama ISOMA
12.50-12.55 5 Menit GSG Universitas
Widyatama Jeda
12.55-13.55 60 Menit GSG Universitas
Widyatama PEMBICARA 2.
13.55-14.00 5 Menit GSG Universitas
Widyatama Jeda
14.00-14.10 10 Menit GSG Universitas
Widyatama Hiburan 2.
14.10-14.15 5 Menit GSG Universitas
Widyatama Jeda MC
14.15-15.15 60 Menit GSG Universitas
Widyatama PEMBICARA 3
15.15-15.25 10 Menit GSG Universitas
Widyatama Jeda MC ( DOORPRIZE ) 15.25-15.40 15 Menit GSG Universitas
Widyatama
Pengumuman Pemenang Lomba.
15.40-15.50 10 Menit GSG Universitas
Widyatama Hiburan 3.
15.50-16.00 10 Menit GSG Universitas
Widyatama Penutupan.
E. RENCANA ANGGARAN PENGELUARAN
Kesekretariatan Rp 2.670.000
Seminar Rp 13.700.000
Publikasi dan Dokumentasi Rp 7.350.000
Konsumsi Rp 10.500.000
Logistik Rp 8.390.000
Lomba Rp 3.000.000
Honorarium Rp 50.400.000
TOTAL Rp 96.010.000
*Jadi, total kekurangan dana yang kami perlukan dari sponsorship yaitu sebesar Rp. 30.510.000,-. Feedback yang kami berikan atas dana yang kami dapatkan dari sponsorship tergantung dari jenis kerjasama yang dipilih oleh pihak sponsorship.
Jenis kerjasama yang ingin dipilih oleh pihak sponsorship, dapat dilihat pada halaman selanjutnya.
PEMASUKAN
Kesekretariatan Rp 500.000
Biro Kemahasiswaan Rp 5.000.000
Prodi Teknik Informatika Rp 15.000.000 Senat Fakultas Teknik Rp 3.000.000 Penjualan Tiket (Target 500 x Rp 70.000) Rp 35.000.000
Dana Usaha Rp 7.000.000
Sponsorship Rp 30.510.000
TOTAL Rp 96.010.000
F. SPONSORSHIP Paket Sponsorhip
PLATINUM GOLD SILVER BRONZE
25.000.000 20.000.000 15.000.000 10.000.000
Logo Sponsor pada Baliho XL L M S
Logo Sponsor pada Spanduk XL L M S
Logo Sponsor pada Flyer XL L M S
Logo Sponsor pada Brosur XL L M S
Logo Sponsor pada Poster XL L M S
Logo Sponsor pada ID Card Paniti XL L M S
Logo Sponsor pada ID Card Peserta XL L M S
Logo Sponsor pada Backdrop XL L M S
Logo Sponsor pada TIket XL L M S
Ad-lips Oleh MC 10 8 6 4
Ad-lips Media Patner
Ad-clips
Stan Perusahaan
Paket di atas dapat dinegosasikan lebih lanjut apabila perusahaan kurang cocok dengan penawaran paket di atas kepada panitia acara.
Kami sangat terbuka apabila perusahaan ingin merubah beberapa isi dari paket di atas.
Ketika sponsor mencapai 100%, maka kami tidak menerima sponsor lagi.
1. Kesepakatan partisipasi
a. Keberadaan salah satu sponsor tidak bersifat eksklusif, artinya tidak menutup kemungkinan partisipasi sponsor lainnya.
b. Bila terdapat lebih dari satu perusahaan yang bermaksud mendukung penyelenggaraan event ini selaku sponsor, maka pihak yang lebih dahulu memberikan komitmen kepada panitia mendapat prioritas utama.
c. Uang muka minimal 25 % dari dana yang disepakati dalam formulir partisipasi.
Serta Pelunasan pembayaran uang partisipasi paling lambat 18 Februari 2018.
2. Pembatalan partisipasi
a) Uang yang sudah dibayarkan tidak dapat ditarik kembali.
b) Tanda bukti diberikan sesuai dengan jumlah uang yang telah diberikan kepada panitia, baik tunai maupun melalui bank.
c) Perjanjian dilakukan antara panitia dengan pihak partisipan.
3. Pengiriman dana partisipasi
Dana partisipasi dapat dibayarkan kepada panitia yang berwenang dengan menghubungi Ketua Pelaksana atau Bag. Marketing:
Kontak : Robbi Marwan (0877-1476-5176) Hariyanto (0856-2434-9061) Email : himatif.widyatama@gmail.com
Rekening : BANK BRI a.n Robbi Marwan 01050105399750
BANK MANDIRI a.n Samudra Muhammad 9000032257660
G. PENUTUP
Demikian proposal kegiatan ini kami susun, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Bandung, 30 November 2017 Ketua Pelaksana
(Robbi Marwan)
LEMBAR PENGESAHAN
HORMAT KAMI, PANITIA PELAKSANA
WIDYATAMA INFORMATICS FESTIVAL 2018 HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK INFORMATIKA
UNIVERSITAS WIDYATAMA MASA BAKTI 2017-2018
Robbi Marwan 0615101049
Ketua Pelaksana WIFI 2018 Universitas Widyatama
Muhammad Ilhamsyah P 0615101045 Ketua HIMATIF Universitas Widyatama
Menyetujui,
Alvi Agrain Munazar 1115101015
Ketua Senat Mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Widyatama
Mengetahui,
Chara Aulia ‘Urrohim Aida Wijaya, S.E., M.Si., Ak 0215101450
Menteri Dept. Pendidikan dan Organisasi Pemerintahan Mahasiswa
1110297039
Kepala Biro Kemahasiswaan Universitas Widyatama
PERSETUJUAN KONTRAK KERJASAMA
Persetujuan Kontrak Kerjasama ini kami buat dengan sesungguhnya untuk mendukung penyelenggaraan acara WIFi (Widyatama Informatics Festival) 2018 di Universitas Widyatama pada tanggal 1, 2, 3 Maret 2018 yang diselenggarakan oleh HIMATIF (Himpunan Mahasiswa Teknik Informatika) dan PRODI Informatika Universitas Widyatama.
Pihak Pertama (Perusahaan/Instansi)
Nama : ………...
Alamat : ………...
No. Telp/Hp :………...
Jabatan : ………...
Mewakili Instansi : ………...
Alamat Instansi : ………....
Melakukan kontrak kerjasama dengan Panitia WIFi 2018, yang diwakili oleh Pihak Kedua (Panitia Penyelenggara)
Nama : ………...
Alamat : ………...
No. Telp/Hp : ………...
Jabatan : ………....
Dimana pihak pertama menyetujui kontrak kerjasama dalam bentuk :
………...…………
Dengan kompensasi sesuai dengan yang tercantum dalam penawaran Sponsorship. Persetujuan Kontrak Sponsorship ini kami buat rangkap 2 (dua) dimana Pihak Pertama (Perusahaan/Instansi) dan Pihak Kedua (Panitia Penyelenggara) masing-masing memiliki 1 (satu) buah copy Persetujuan Kontrak Kerjasama.
Demikian Persetujuan Kontrak Kerjasama Sponsorship ini kami buat dengan sesungguhnya diatas materai dengan posisi hukum yang sama.
Disetujui di ……… , …….../.../2018
PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA
( ______________________ ) ( ______________________ )
LAMPIRAN
1. Pengeluaran
NO URAIAN KUANTITAS HARGA JUMLAH
I Kesekretariatan
1 Tinta Catridge Hitam 3 Pcs Rp200.000 Rp 600.000 2 Tinta Catridge Warna 3 Pcs Rp250.000 Rp 750.000
3 Kertas (rim) 6 Rim Rp 45.000 Rp 270.000
4 ID Panitia 100 Pcs Rp 3.000 Rp 300.000
5 Fotocopy 500 Lembar Rp 200 Rp 100.000
6 Kertas Photo 20 Pcs Rp 2.500 Rp 50.000
7 Frame Photo 20 Pcs Rp 30.000 Rp 600.000
Jumlah Rp 2.670.000
II Seminar
1 Tiket 600 Pcs Rp 2.000 Rp 1.200.000
2 Seminar Kit 600 Pcs Rp 15.000 Rp 9.000.000
3 Sertifikat 600 Pcs Rp 5.000 Rp 3.000.000
4 Door Prize 1 Buah Rp 500.000 Rp 500.000
Jumlah Rp 13.700.000
III Publikasi dan Dokumentasi
1 Spanduk 5 Buah Rp 150.000 Rp 750.000
2 Baliho 2 Buah Rp 500.000 Rp 1.000.000
3 Flyer 300 Pcs Rp 2.500 Rp 750.000
4 Brosur 300 Pcs Rp 4.500 Rp 1.350.000
5 Poster 500 Pcs Rp 5.000 Rp 2.500.000
6 Backdrop 1 Buah Rp 500.000 Rp 500.000
7 Photobooth 1 Buah Rp 500.000 Rp 500.000
Jumlah Rp 7.350.000
IV Konsumsi
1 Panitia 100 Dus Rp 15.000 Rp 1.500.000
2 Air Cup 20 Dus Rp 25.000 Rp 500.000
3 Snack Pameran 50 Dus Rp 10.000 Rp 500.000
4 Snack Lomba 100 Dus Rp 10.000 Rp 1.000.000 5 Snack Seminar 500 Dus Rp 10.000 Rp 5.000.000 6 Jamuan Yayasan 2 Paket Rp 100.000 Rp 200.000 7 Makan Siang Pembicara 3 Paket Rp 30.000 Rp 90.000 8. Makan peserta 100 Dus Rp 15.000 Rp 1.500.000
9. Juri Lomba 12 Dus Rp 20.000 Rp 240.000
Jumlah Rp 10.500.000
VI Logistik
1 Bahan Dekorasi 1 Paket Rp 1.000.000 Rp 1.000.000 2 Sewa Sound System 1 Paket Rp 5.000.000 Rp 5.000.000 3 Piala / Plakat 12 Buah Rp 120.000 Rp 1.440.000
4 ID Peserta 100 Pcs Rp 5.000 Rp 500.000
5 Sewa Handy Talky 15 Pcs Rp 30.000 Rp 450.000
Jumlah Rp 8.390.000
VII Lomba
1 Instalasi Komputer &
Server 1 Paket Rp 500.000 Rp 500.000
2 Kabel Lan 1 Rol Rp 300.000 Rp 300.000
3 RJ-45 100 Pcs Rp 2.000 Rp 200.000
4 Crimping Tool 10 Buah Rp 200.000 Rp 2.000.000
Jumlah Rp 3.000.000
VII Honorarium
1 Pembicara Seminar 2 Orang Rp 5.000.000 Rp 10.000.000 2 Hadiah Juara I 3 Team Rp 1.000.000 Rp 3.000.000 3 Hadiah Juara II 3 Team Rp 750.000 Rp 2.250.000 4 Hadiah Juara III 3 Team Rp 500.000 Rp 1.500.000 5 Juri Lomba 12 Orang Rp 250.000 Rp 3.000.000 6 Hiburan 2 Band Rp 15.000.000 Rp 30.000.000
7 MC 2 Orang Rp 200.000 Rp 400.000
8 Moderator 1 Orang Rp 250.000 Rp 250,000
Jumlah Rp 50.400.000
Total Pengeluaran Rp 96.010.000
2. Pemasukan
PEMASUKAN
No. Keterangan Pemasukan Jumlah
I Kesekretariatan
1 HIMATIF Universitas Widyatama Rp 500.000
Sub Total Rp 500.000
II Lembaga Universitas Widyatama
1 Biro Kemahasiswaan Rp 5.000.000
2 Prodi Teknik Informatika Rp 15.000.000
3 Senat Fakultas Teknik Rp 3.000.000
Sub Total Rp 23.000.000
III Seminar
1 Penjualan Tiket (Target 500 x Rp 70.000) Rp 35.000.000
Sub Total Rp 35.000.000
V Dana Usaha
1 Pendapatan Dana Usaha Rp 7.000.000
Sub Total Rp 7.000.000
V Sponsorship
1 Pendapatan Sponsorship Rp 30.510.000
Sub Total Rp 30.510.000
Total Pemasukan Rp 96.010.000