25
Pada bab ini akan dibahas tentang identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi dari permasalahan, dan perancangan sistem pada Rancang Bangun Aplikasi Analisis Kebutuhan Pelatihan Berbasis Kompetensi (Studi Kasus: Laboratorium Parahita Diagnostic Center Surabaya). Identifikasi dan analisis permasalahan ditulis berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan.
3.1 Identifikasi Permasalahan
Parahita Diagnostic Center (PDC) adalah salah satu perusahaan bidang laboratorium yang menyediakan beberapa layanan, antara lain layanan laboratorium, elektromedis, dan rontgen. PDC memiliki 50 cabang di seluruh kota di Indonesia, salah satunya terletak di Jalan Dharmawangsa Kota Surabaya. PDC Cabang Dharmawangsa Surabaya terdapat 5 jenis jabatan yang seluruhnya berjumlah 128 pegawai.
PDC selalu berupaya meningkatkan kualitas pelayanan menjadi lebih cepat, nyaman, dan akurat melalui sumber daya manusia (SDM) yang kompeten.
Dalam menyediakan SDM yang kompeten, PDC mengadakan pelatihan setiap tahun melalui Bagian SDI & Umum. Pengadaan pelatihan bertujuan untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan pegawai serta untuk menghasilkan SDM yang kompeten sesuai dengan bidang pekerjaan.
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan Staf SDI & Umum, pada proses pelaksanaan pelatihan, terdapat beberapa proses yang harus dilakukan
terlebih dahulu sebelum merealisasikan pelatihan kepada pegawai. Proses-proses tersebut adalah proses pembuatan soal uji kompetensi, proses penilaian uji kompetensi, proses penyusunan kebutuhan pelatihan, proses pengajuan draft rencana pelatihan, proses persetujuan rencana pelatihan dan proses pembuatan laporan rencana pelatihan. Kebutuhan pelatihan masing-masing pegawai disusun berdasarkan permintaan pelatihan dari setiap supervisor bagian. Supervisor masing-masing mengajukan permintaan pelatihan kepada Bagian SDI & Umum berdasarkan hasil uji kompetensi yang telah dilakukan pada tiap bagian. Namun, saat ini uji kompetensi hanya dilakukan kepada Staf Analis Bagian Laboratorium.
Hal ini karena Staf Analis Laboratorium bertugas menganalisis sampel pelanggan yang nantinya akan berdampak pada kepuasan pelanggan. Saat ini, Staf Analis Labatorium berjumlah 19 orang yang terbagi ke dalam lima klinik. Klinik-klinik tersebut adalah klinik rutin, klinik mikrobiologi, kimia klinik, klinik hematologi, dan klinik imunologi.
Setelah melakukan identifikasi permasalahan, perlu diketahui terlebih dahulu proses bisnis, peran (role) dan tanggung jawab (responsibility) masing- masing stakeholder, serta penerapan aturan (rule) dan kebijakan (policy) yang ada di PDC Surabaya saat ini untuk melakukan analisis permasalahan. Penjelasan dari proses bisnis masing-masing stakeholder dapat dilihat pada Tabel 3.1.
Tabel 3.1 Proses Bisnis Masing-Masing Stakeholder
Stakeholder Peran Phase Rule Policy
Supervisor Laboratorium
Pembuatan soal uji kompetensi
1
R.1) Mencatat soal-soal uji kompetensi sesuai dengan instruksi kerja alat
pemeriksaan pada masing- masing klinik. Soal tersebut
Soal uji kompetensi dapat berubah setiap tahun
Stakeholder Peran Phase Rule Policy terdiri atas 12-15 soal yang
terbagi dalam 2 bagian, yaitu:
a. Ujian tulis (60%) b. Ujian praktek (40%)
Penilaian uji
kompetensi 2
R.2) Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan penilaian, diantaranya adalah:
a. Pencocokkan hasil jawaban dengan kunci jawaban.
b. Perhitungan jumlah nilai uji kompetensi. Hasil penilaian harus mencapai persentase nilai 80%.
Persentase nilai ≥ 80%
Staf SDI &
Umum
Penyusunan kebutuhan pelatihan
3
R.3) Penyusunan kebutuhan pelatihan dicatat ke dalam Microsoft Excel berdasarkan pelatihan yang diajukan Supervisor Bagian.
-
Pengajuan draft rencana pelatihan
4
R.4) Mengajukan rencana pelatihan kepada Supervisor SDI & Umum.
-
Pembuatan laporan rencana pelatihan internal
6
R.5) Hasil penyusunan program pelatihan dilaporkan dalam bentuk hard copy kepada Supervisor SDI &
Umum. Laporan berisi tentang nama-nama materi pelatihan beserta jadwal masing-masing pelatihan.
-
Supervisor SDI &
Umum
Persetujuan rencana pelatihan
5 R.6) Supervisor SDI &
Umum memberikan persetujuan atau catatan perbaikan atas draft rencana pelatihan yang diajukan.
-
Berdasarkan peran (role), tanggung jawab (responsibility), aturan (rule), dan kebijakan (policy) pada Tabel 3.1, maka akan digambarkan proses bisnis secara keseluruhan dalam bentuk gambar yang dapat dilihat pada Gambar 3.1.
Proses Pelaksanaan Pelatihan Saat Ini
Staff SDI & Umum
Supervisor SDI & Umum
Supervisor Lab Staff Analis Lab
Phase
Soal-soal uji kompetensi Soal-soal uji
kompetensi Soal-soal uji kompetensi Soal-soal uji kompetensi
Mulai
Membuat soal uji kompetensi
per klinik
Soal-soal uji kompetensi per
klinik
Mengerjakan soal uji kompetensi
Jawaban soal uji kompetensi
Menilai jawaban uji kompetensi Jawaban soal uji
kompetensi
Formulir pengajuan
pelatihan
Formulir pengajuan
pelatihan
Menyusun kebutuhan pelatihan
Daftar rencana pelatihan
Dinyatakan kompeten dan pengembangan
karir
Daftar rencana pelatihan
Persetujuan rencana pelatihan
Dokumen rencana pelatihan yang
disetujui
Realisasi pelatihan Membuat laporan rencana
program pelatihan
Laporan rencana program pelatihan internal tahunan
Laporan rencana program pelatihan internal tahunan
Selesai Mengajukan
pelatihan
Soal-soal uji kompetensi Soal-soal uji
kompetensi Soal-soal uji kompetensi Soal-soal uji kompetensi Soal-soal uji kompetensi per
klinik
Gambar 3.1 Proses Pelaksanaan Pelatihan Saat Ini
Berdasarkan proses pelaksanaan pelatihan saat ini yang ditunjukkan pada Gambar 3.1, maka akan dijelaskan lebih detil dari masing-masing proses yang bertujuan agar dapat diketahui proses-proses mana saja yang perlu dieliminasi, ditambahkan, atau diintegrasikan dengan sistem yang baru, sehingga sistem yang dirancang dapat sesuai dengan kebutuhan pengguna.
3.1.1 Alir Proses Pembuatan Soal Uji Kompetensi Saat Ini
Berikut ini adalah detil alir proses pembuatan soal uji kompetensi yang dilakukan oleh Supervisor Laboratorium saat ini. Detil alir proses pembuatan soal uji kompetensi dapat dilihat pada Gambar 3.2.
Proses Pembuatan Soal Uji Kompetensi
Supervisor Laboratorium Staf Analis Klinik Rutin Staf Analis Klinik
Mikrobiologi Staf Analis Klinik
Imunologi Staf Analis Klinik
Hematologi Staf Analis Kimia Klinik
Phase
Mulai
Data Instrusksi Kerja Alat per klinik
Soal-soal uji kompetensi per
klinik 1. Mencatat soal-soal
uji kompetensi (Uji Tulis & Uji
Praktek)
Soal-soal uji kompetensi Urysis 2400 & Sysmex US
2000
Soal-soal uji kompetensi Sysmex CA-500
Soal-soal uji kompetensi Cobas
E601 &Architect i2000 SR
Soal-soal uji kompetensi Bact alert & Mikroskop
Soal-soal uji kompetensi Cobas
501, TMS 24i
Selesai
Gambar 3.2 Alir Proses Pembuatan Soal Uji Kompetensi Saat Ini
Adapun penjelasan dari alir proses pembuatan soal uji kompetensi saat ini dapat dilihat pada Tabel 3.2.
Tabel 3.2 Penjelasan Alir Proses Pembuatan Soal Uji Kompetensi Saat Ini Phase No.
Proses Nama Proses Input Proses Output
1 1 Mencatat soal- soal uji kompetensi (Uji Tulis &
Uji Praktek)
Data instrusksi kerja alat
Mencatat soal uji kompetensi untuk masing-masing klinik
berdasarkan instruksi kerja alat per klinik di laboratorium
Soal-soal uji kompetensi per klinik
3.1.2 Alir Proses Penilaian Uji Kompetensi
Berikut ini adalah detil alir proses penilaian uji kompetensi saat ini yang dilakukan oleh Supervisor Laboratorium. Detil alir proses ini digambarkan pada Gambar 3.3.
Proses Penilaian Uji Kompetensi Saat Ini
Supervisor Laboratorium
Phase
Mulai
Selesai 1. Mencocokkan
jawaban dengan kunci jawaban Kunci jawaban
2.
Memberikan nilai hasil
jawaban
3.
Menghitung jumlah nlai
Persentase nilai 80%?
6.
Melakukan pembinaan
7.
Mengajukan pelatihan
Tidak
Ya
Hasil jawaban kompetensi yang
sudah dinilai Jawaban uji
kompetensi masing- masing pegawai
4. Cek jumlah persentase
nilai
5. Pernyataan kompeten dan dapat
melakukan pengembangan karir
Data penilaian yang dinyatakan
kompeten
Formulir pengajuan pelatihan A
A
Gambar 3.3 Alir Proses Penilaian Uji Kompetensi Saat Ini
Adapun penjelasan dari alir proses penilaian uji kompetensi saat ini dapat dilihat pada Tabel 3.3.
Tabel 3.3 Penjelasan Alir Proses Penilaian Uji Kompetensi Saat Ini Phase No.
Proses Nama Proses Input Proses Output
2 1 Mencocokkan
jawaban dengan kunci
Hasil jawaban dan kunci
Supervisor Laboratorium mencocokkan
Hasil jawaban yang sudah
Phase No.
Proses Nama Proses Input Proses Output
jawaban jawaban hasil jawaban Staf Analis
Laboratorium dengan kunci jawaban
dinilai
2 Memberikan nilai hasil jawaban
Hasil jawaban dan kunci jawaban
Supervisor Laboratorium memberikan nilai pada tiap jawaban
Hasil jawaban kompetensi yang sudah dinilai 3 Menghitung
jumlah nlai
Hasil jawaban dan kunci jawaban
Supervisor Laboratorium menghitung jumlah nilai keseluruhan untuk diketahui persentase nilai hasil jawaban
Hasil jawaban kompetensi yang sudah dinilai
4 Cek jumlah persentase nilai
Hasil jawaban kompetensi yang sudah dinilai
Supervisor Laboratorium mengecek jumlah persentase nilai dari hasil jawaban yang sudah dinilai
-
Decision - Proses ini
menjelaskan hasil persentase nilai apakah ≥ 80%.
Jika persentase nilai ≥ 80%, maka dinyatakan
kompeten dan dilakukan pengembangan karir. Jika
persentase nilai ≤ 80%, maka dilakukan pembinaan
-
5 Pernyataan kompeten dan pengembangan karir
Hasil jawaban yang sudah dinilai
Staf Analis Laboratorium dinyatakan kompeten oleh Supervisor
Laboratorium dan dapat mengikuti
-
Phase No.
Proses Nama Proses Input Proses Output
pengembangan karir melalui pelatihan, promosi karir, dan lain lain 6 Melakukan
pembinaan
Hasil jawaban yang sudah dinilai
Supervisor Laboratorium akan memberikan pembinaan kepada Staf Analis
Laboratorium yang memiliki persentase nilai ≤ 80%
-
7 Mengajukan pelatihan
- Supervisor Laboratorium melakukan pengajuan pelatihan bagi Staf Analis Laboratorium
-
3.1.3 Alir Proses Penyusunan Kebutuhan Pelatihan Saat Ini
Berikut ini adalah detil alir proses penyusunan kebutuhan pelatihan. Saat ini, proses yang dilakukan Staf SDI & Umum dalam menyelenggarakan pelatihan adalah menyusun kebutuhan pelatihan. Kebutuhan pelatihan disusun berdasarkan pengajuan pelatihan sesuai keinginan Supervisor Laboratorium dan/atau berdasarkan materi pelatihan tahun sebelumnya. Detil alir proses tersebut digambarkan pada Gambar 3.4.
Proses Penyusunan Kebutuhan Pelatihan Saat Ini
Supervisor Laboratorium Staff SDI & Umum
Phase
Formulir pengajuan
pelatihan
2. Menyusun draft kebutuhan
pelatihan Jumlah materi
pelatihan kurang?
Materi pelatihan tahun sebelumnya
Ya
Tidak
Draft rencana pelatihan Mulai
Selesai 1. Mencatat
pelatihan yang diajukan Hasil penilaian
uji kompetensi
Hasil penilaian uji kompetensi Formulir
pengajuan pelatihan
Gambar 3.4 Alir Proses Penyusunan Kebutuhan Pelatihan Saat Ini
Adapun penjelasan dari alir proses penyusunan kebutuhan pelatihan saat ini dapat dilihat pada Tabel 3.4.
Tabel 3.4 Penjelasan Alir Proses Penyusunan Kebutuhan Pelatihan Saat Ini Phase No.
Proses
Nama
Proses Input Proses Output
3 1 Mencatat
pelatihan yang diajukan
Formulir pengajuan pelatihan
Staf SDI & Umum mencatat pelatihan yang diajukan ke Ms.Excel
Dokumen rencana pelatihan
Decision - Proses ini
menjelaskan apakah jumlah pelatihan yang diajukan kurang dari kebutuhan pelatihan internal.
Jika jumlah materi pelatihan kurang, maka Staf SDI &
Umum akan mengambil materi pelatihan dari tahun sebelumnya Jika jumlah pelatihan telah cukup, maka akan langsung diakukan penyusunan kebutuhan pelatihan
-
2 Menyusun draft kebutuhan pelatihan
Pelatihan yang diajukan dan materi pelatihan sebelumnya
Staf SDI & Umum menyusun draft kebutuhan pelatihan berdasarkan pelatihan yang diajukan dan materi pelatihan sebelumnya
Draft rencana pelatihan yang terdiri atas terdiri atas nomor urutan, nama materi pelatihan, tanggal pelatihan, nama- nama bagian beserta nama pegawai, trainer pelatihan, dan perkiraan biaya per materi pelatihan 3.1.4 Alir Proses Pengajuan Rencana Pelatihan Saat Ini
Berikut ini adalah detil alir proses pengajuan rencana pelatihan saat ini yang dilakukan oleh Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum. Dokumen yang
diajukan adalah dokumen rencana pelatihan yang berisi nama pegawai dan materi pelatihan yang akan dilakukan. Dokumen rencana pelatihan diajukan kepada Supervisor SDI & Umum untuk meminta persetujuan atau perbaikan rencana pelatihan yang diajukan. Saat ini, proses pengajuan Detil alir proses tersebut digambarkan pada Gambar 3.5.
Proses Pengajuan draft Rencana Pelatihan Saat Ini
Staf SDI & Umum
Supervisor SDI & Umum
Phase
Draft rencana pelatihan
Draft rencana pelatihan Mulai
Selesai Mengajukan
draft rencana pelatihan
Gambar 3.5 Alir Proses Pengajuan Draft Rencana Pelatihan Saat Ini
Adapun penjelasan dari alir proses pengajuan draft rencana pelatihan saat ini dapat dilihat pada Tabel 3.5.
Tabel 3.5 Penjelasan Alir Proses Pengajuan Draft Rencana Pelatihan Saat Ini Phase No.
Proses
Nama
Proses Input Proses Output
4 1 Mengajukan
draft rencana pelatihan
Draft rencana pelatihan
Staf SDI &
Umum mengajukan rencana pelatihan dengan
memberikan dokumen rencana
Draft rencana
pelatihan yang terdiri atas nomor urutan, nama materi pelatihan, tanggal pelatihan, nama-nama bagian beserta nama pegawai,
Phase No.
Proses
Nama
Proses Input Proses Output
pelatihan kepada Supervisor SDI &
Umum.
trainer pelatihan, dan perkiraan biaya per materi pelatihan 3.1.5 Alir Proses Persetujuan Rencana Pelatihan Saat Ini
Berikut ini adalah detil alir proses persetujuan rencana pelatihan saat ini yang dilakukan oleh Supervisor Sumber Daya Insani (SDI) & Umum. Detil alir proses tersebut digambarkan pada Gambar 3.6.
Proses Persetujuan Rencana Pelatihan Saat Ini
Supervisor SDI & Umum Staf
SDI & Umum
Phase
Draft rencana pelatihan
1. Memeriksa draft rencana
pelatihan Mulai
Setuju?
2. Menandatangani draft rencana
pelatihan
3. Memberikan catatan perbaikan
Draft rencana pelatihan yang
disetujui
Draft rencana pelatihan (perbaikan) Tidak
Ya
Selesai 5. Memperbaiki
draft rencana pelatihan Draft rencana
pelatihan (perbaikan)
Draft rencana pelatihan yang sudah diperbaiki 4. Menyerahkan
draft rencana pelatihan perbaikan kepada Staf SDI & Umum
Gambar 3.6 Alir Proses Persetujuan Rencana Pelatihan Saat Ini
Adapun penjelasan dari alir proses persetujuan rencana pelatihan saat ini dapat dilihat pada Tabel 3.6.
Tabel 3.6 Penjelasan Alir Proses Persetujuan Rencana Pelatihan Saat Ini Phase No.
Proses Nama Proses Input Proses Output
6 1 Memeriksa
draft rencana pelatihan
Draft rencana pelatihan
Supervisor SDI &
Umum melakukan persetujuan terhadap draft rencana
pelatihan.
-
Decision - Proses ini
menjelaskan apakah Supervisor SDI &
Umum menyetujui draft rencana pelatihan. Jika ya, maka Supervisor SDI
& Umum akan menandatangani draft tersebut. Jika tidak, maka Supervisor SDI
& Umum
memberikan catatan perbaikan.
-
2 Menandatanga- ni draft rencana pelatihan
Draft rencana pelatihan
Supervisor SDI &
Umum
menandatangani draft rencana pelatihan yang diajukan.
Draft rencana pelatihan yang disetujui 3 Memberikan
catatan perbaikan
Draft rencana pelatihan
Supervisor SDI &
Umum memberikan catatan perbaikan
Draft rencana pelatihan (perbaikan) 4 Menyerahkan
draft rencana pelatihan yang diperbaiki kepada Staf SDI
& Umum
Draft rencana pelatihan (perbaikan)
Supervisor SDI &
Umum menyerahkan draft rencana
pelatihan perbaikan kepada Staf SDI &
Umum
Draft rencana pelatihan (perbaikan)
Phase No.
Proses Nama Proses Input Proses Output
5 Memperbaiki rencana pelatihan
Draft rencana pelatihan (perbaikan)
Staf SDI & Umum melakukan perbaikan atas catatan yang diberikan oleh Supervisor SDI &
Umum dan meminta persetujuan kembali kepada Supervisor SDI & Umum
Dokumen rencana pelatihan yang sudah diperbaiki
3.1.6 Alir Proses Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan Saat Ini
Berikut ini adalah detil alir proses pembuatan laporan rencana pelatihan internal saat ini yang dilakukan oleh Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum.
Laporan ini dibuat satu kali dalam setahun pada akhir bulan Desember. Detil alir proses tersebut digambarkan pada Gambar 3.7.
Proses Pembuatan Laporan Rencana Program Pelatihan Internal Saat Ini
Staff SDI & Umum
Supervisor SDI & Umum
Phase
Mulai
Selesai Draft rencana
pelatihan yang disetujui
1. Membuat laporan rencana program pelatihan tahunan
Laporan rencana program pelatihan
internal tahunan
Laporan rencana program pelatihan
internal tahunan
Gambar 3.7 Alir Proses Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan Internal Saat Ini
Adapun penjelasan dari alir pembuatan laporan rencana pelatihan internal saat ini dapat dilihat pada Tabel 3.7.
Tabel 3.7 Penjelasan Alir Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan Saat Ini Phase No.
Proses Nama Proses Input Proses Output
5 1 Membuat
laporan program pelatihan (tanggal dan rincian pelatihan)
Data program pelatihan internal
Staf SDI & Umum membuat laporan program pelatihan.
Laporan berisi nama peserta, materi pelatihan, dan tanggal pelatihan.
Laporan rencana pelatihan
internal tahunan
3.2 Analisis Permasalahan
Setelah diketahui detil dari masing-masing proses, selanjutnya dilakukan analisis permasalahan sesuai dengan detil alir proses pada tahap identifikasi permasalahan. Hasil analisis dari masing-masing proses diperlukan untuk merancang perangkat lunak agar memiliki fungsi-fungsi yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing pengguna nantinya. Hasil dari analisis permasalahan adalah sebagai berikut.
3.2.1 Analisis Pada Alir Proses Pembuatan Soal Uji Kompetensi Saat Ini Supervisor Laboratorium melakukan proses pembuatan soal sesuai dengan instruksi kerja alat pada masing-masing klinik. Pembuatan soal uji kompetensi saat ini telah dicatat ke dalam Ms.Excel, sehingga cukup memudahkan Supervisor Laboratorium dalam menyusun soal uji kompetensi. Oleh karena itu, pada proses pembuatan soal uji kompetensi tidak diperlukan rancangan perangkat lunak yang terotomasi.
3.2.2 Analisis Pada Alir Proses Penilaian Uji Kompetensi Saat Ini
Penilaian uji kompetensi dilakukan oleh Supervisor Laboratorium dengan cara mencatat nilai dan menghitung total nilai dari masing-masing jenis soal.
Soal-soal uji kompetensi saat ini terdiri atas soal ujian tulis dan soal ujian praktek.
Saat ini, ketentuan seseorang dikatakan kompeten apabila total nilai uji kompetensinya telah mencapai ≥ 80%. Jika total nilai uji kompetensi pegawai <
80%, maka akan diberi pelatihan. Cara perhitungan yang dilakukan Supervisor Laboratorium saat ini juga masih menggunakan alat hitung manual, yaitu kalkulator. Namun, dari hasil uji kompetensi tersebut belum dapat diketahui bagaimana ukuran seseorang dapat dikatakan kompeten atau tidak, karena pada soal uji kompetensi yang diberikan tidak disebutkan syarat minimal jawaban yang harus dijawab oleh pegawai agar dapat dikatakan kompeten. Hal ini menyebabkan pelatihan yang diberikan belum tentu efektif bagi pegawai. Selain itu, proses perhitungan yang masih menggunakan kalkulator akan memakan waktu lebih lama.
Oleh karena itu, diperlukan sebuah rancangan perangkat lunak yang dapat membantu Supervisor Laboratorium dalam melakukan proses rekapitulasi nilai uji kompetensi berdasarkan standar nilai yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.
Proses rekapitulasi nilai uji pada perangkat lunak yang dibangun digunakan untuk mencatat nilai masing-masing jenis dan level kompetensi, serta untuk menghitung nilai rata-rata gap kompetensi secara otomatis sehingga didapatkan hasil penentuan kebutuhan pelatihan pada setiap pegawai. Soal-soal yang dicatat dalam proses rekapitulasi nilai uji kompetensi ini akan diberikan syarat minimal jawaban
yang harus dijawab oleh pegawai, sehingga dapat diketahui nilai kompeten pada tiap soal uji kompetensi.
3.2.3 Analisis Pada Alir Proses Penyusunan Kebutuhan Pelatihan Saat Ini Proses penyusunan kebutuhan pelatihan dilakukan oleh Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum dengan cara mencatat formulir pengajuan pelatihan dari masing-masing supervisor ke dalam Ms. Excel. Kemudian, dibuatkan laporan daftar rencana pelatihan internal untuk periode satu tahun. Namun, apabila jumlah pelatihan yang diajukan terlalu sedikit untuk pelatihan internal, Staf SDI & Umum memasukkan daftar pelatihan tahun sebelumnya pada susunan pelatihan yang baru. Hal ini menyebabkan terjadinya ketidaksesuaian antara pelatihan yang disusun dengan kebutuhan pelatihan sebenarnya dari Staf Analis Laboratorium.
Oleh karena itu, diperlukan rancangan perangkat lunak yang dapat menampilkan hasil prioritas pelatihan berdasarkan hasil analisis kebutuhan pelatihan yang telah dilakukan. Dari hasil analisis kebutuhan pelatihan tersebut, akan ditampilkan nama-nama materi pelatihan yang dibutuhkan oleh pegawai, tetapi terdapat satu materi pelatihan yang menjadi prioritas utama. Seluruh materi pelatihan yang dibutuhkan pegawai baik yang prioritas maupun tidak akan disimpan dan ditampilkan pada proses pembuatan draft rencana pelatihan.
Sehingga, setiap pegawai dapat mengikuti lebih dari satu materi pelatihan.
3.2.4 Analisis Pada Alir Proses Pengajuan Draft Rencana Pelatihan Saat Ini Pengajuan draft rencana pelatihan dilakukan oleh Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum dengan memberikan langsung kepada Supervisor SDI &
Umum. Draft rencana pelatihan dibuat melalui Ms.Excel berdasarkan hasil
penyusunan kebutuhan pelatihan yang telah dilakukan sebelumnya oleh Staf SDI
& Umum. Proses pengajuan draft yang masih dilakukan manual membuat Staf SDI & Umum harus mencetak terlebih dahulu draft rencana pelatihan tersebut, kemudian menyerahkan langsung kepada Supervisor SDI & Umum. Apabila draft rencana pelatihan tidak segera diajukan, maka proses tindak lanjut dari Supervisor SDI & Umum juga akan mengalami keterlambatan waktu.
Oleh karena itu, diperlukan sebuah rancangan perangkat lunak yang dapat membuat dan mengajukan draft rencana pelatihan secara otomasi. Proses pembuatan dan pengajuan draft rencana pelatihan yang dibuat secara otomatis akan membantu Staf SDI & Umum dalam menyusun draft rencana pelatihan berdasarkan hasil analisis kebutuhan pelatihan yang dilakukan sebelumnya. Selain itu, proses pengajuan draft rencana pelatihan juga dapat dilakukan dengan cepat sehingga proses tindak lanjut juga dapat segera dilakukan.
3.2.5 Analisis Pada Alir Proses Persetujuan Rencana Pelatihan Saat Ini Supervisor Sumber Daya Insani (SDI) & Umum melakukan persetujuan rencana pelatihan berdasarkan draft rencana pelatihan yang telah diajukan oleh Staf SDI & Umum. Supervisor SDI & Umum memiliki banyak pekerjaan yang membuat Supervisor tidak selalu berada di ruang kerja dalam jangka waktu tertentu, sehingga tidak dapat menyetujui atau memberi perbaikan pada draft rencana pelatihan. Hal ini membuat proses persetujuan atau pemberian perbaikan rencana pelatihan membutuhkan waktu yang lama. Dampaknya, Staf SDI &
Umum terlambat dalam melaksanakan pelatihan pegawai.
Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah rancangan perangkat lunak yang dapat melakukan proses persetujuan atau perbaikan rencana pelatihan secara otomasi
agar mempercepat Supervisor SDI & Umum dalam melakukan persetujuan atau perbaikan rencana pelatihan yang diajukan oleh Staf SDI & Umum.
3.2.6 Analisis Pada Alir Proses Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan Internal
Proses pembuatan laporan rencana pelatihan saat ini dilakukan oleh Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum dengan mengumpulkan seluruh daftar pelatihan internal yang telah disusun per bulan. Staf SDI & Umum harus menyalin daftar pelatihan per bulan yang sudah disetujui ke dalam dokumen laporan rencana pelatihan tahunan. Hal ini membuat Staf SDI & Umum membutuhkan waktu lebih dalam menyusun laporan.
Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah rancangan perangkat lunak yang dapat mengumpulkan seluruh daftar pelatihan yang sudah disetujui secara otomasi.
Perangkat lunak tersebut juga akan diberi fitur untuk mengunduh laporan dengan format (.pdf) sehingga memudahkan Staf SDI & Umum dalam membuat laporan rencana pelatihan tahunan secara langsung tanpa harus menyalin daftar pelatihan per bulan. Selain itu, di dalam laporan rencana pelatihan internal yang dibuat dicantumkan dua grafik. Grafik pertama menjelaskan jumlah pelatihan masing- masing sub bagian per bulan dan grafik yang kedua menjelaskan jumlah persentase kebutuhan pelatihan masing-masing sub bagian.
3.3 Solusi Permasalahan
Berdasarkan hasil analisis permasalahan yang telah dilakukan, maka solusi yang diberikan adalah dengan membangun sebuah aplikasi untuk mendukung Bagian Sumber Daya Insani (SDI) & Umum dalam menentukan kebutuhan pelatihan yang tepat bagi Staf Analis Laboratorium agar dapat melakukan
pekerjaan dengan baik. Adapun desain arsitektur sistem yang menghubungkan aplikasi dengan kebutuhan perangkat keras (hardware) dapat dilihat pada Gambar 3.8.
Supervisor Laboratorium
Staf SDI & Umum
Supervisor SDI & Umum Aplikasi Analisis Kebutuhan
Pelatihan Berbasis Kompetensi Melakukan rekapitulasi
nilai uji kompetensi
Melakukan analisis kebutuhan pelatihan, membuat draft rencana
pelatihan, dan membuat laporan rencana pelatihan
Laporan rencana pelatihan
Menyetujui/
memberikan perbaikan rencana pelatihan
Gambar 3.8 Desain Arsitektur Sistem
3.3.1 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software Requirement)
Kebutuhan perangkat lunak (Software Requirement) merupakan langkah awal dalam membangun sebuah perangkat lunak. Hal ini dilakukan agar perangkat lunak yang dibangun sesuai dengan fungsi-fungsi yang dibutuhkan oleh pengguna. Dalam menyusun kebutuhan perangkat lunak (Software Requirement), terdapat beberapa tahapan yang harus dikerjakan, yaitu:
A Elisitasi Kebutuhan (Requirement Elicitation)
Tahap elisitasi kebutuhan (Requirement Elicitation) adalah tahap pertama yang harus dilakukan dalam menyusun kebutuhan perangkat lunak. Salah satu prinsip dasar dari tahap ini adalah melakukan komunikasi secara efektif dengan pemangku kepentingan (stakeholder).
Dari komunikasi tersebut, hasilnya akan dilanjutkan ke dalam proses Software Development Life Cycle (SDLC). Selain itu, elemen penting dari tahap
elisitasi ini adalah menentukan ruang lingkup dari proyek yang dikerjakan.
Berikut ini adalah data-data yang akan digunakan untuk keperluan pengembangan perangkat lunak. Data-data tersebut diperoleh dari hasil wawancara dan observasi yang dilakukan di Parahita Diagnostic Center Surabaya.
1. Data Pengguna
Data pengguna digunakan untuk memberikan hak akses kepada pengguna terhadap perangkat lunak yang dibangun. Contoh data pengguna dapat dilihat pada Tabel 3.8.
Tabel 3.8 Data Pengguna
No Pengguna Peran
1 Supervisor Laboratorium Supervisor Laboratorium bertanggung jawab dalam membuat soal uji
kompetensi dan melakukan penilaian hasil uji kompetensi.
2 Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum
Staf SDI & Umum bertanggung jawab dalam melakukan penyusunan
kebutuhan pelatihan, pengajuan pelatihan, dan membuat laporan program pelatihan internal.
3 Supervisor Sumber Daya Insani (SDI) & Umum
Supervisor SDI & Umum bertanggung jawab dalam melakukan persetujuan atau perbaikan rencana pelatihan yang diajukan oleh Staf SDI & Umum.
2. Data Jenis Kompetensi
Data jenis kompetensi adalah data yang digunakan untuk proses analisis kebutuhan pelatihan. Data jenis kompetensi dapat dilihat pada Tabel 3.9.
Tabel 3.9 Data Jenis Kompetensi No Jenis Kompetensi
1 Knowledge
2 Skill
3 Attitude
3. Data Elemen dan Materi Uji Kompetensi
Data uji kompetensi adalah soal-soal uji kompetensi yang digunakan untuk proses rekapitulasi nilai uji kompetensi. Contoh data uji kompetensi untuk Klinik Rutin dapat dilihat pada Tabel 3.10
.
Tabel 3.10 Contoh Data Elemen dan Materi Uji Kompetensi Kompetensi : Staff Analis Klinik Rutin
Alat : Urysis 2400 dan Sysmex UX 2000
No Elemen Kompetensi Materi Uji
1 Mengidentifikasi jenis-jenis pemeriksaan
a. Jelaskan beberapa pemeriksaan baru yang ada di Parahita (Min.3) b. Sebutkan jenis narkoba yang
dapat diperiksa (min.3) 2 Melaksanakan proses
pemeriksaan
a. Jelaskan prosedur pemeriksaan pada lab pemeriksaan
b. Bagaimana melakukan tahap verifikasi
c. Bagaimana melakukan tahap delta check
d. Bagaimana prinsip pemeriksaan pada Urysis 2400
e. Jelaskan mengenai presisi dan akurasi
3 Mengevaluasi hasil pemeriksaan
a. Jelaskan 4 macam kristal dan silinder dalam sedimen urin dan berikan gambarnya
b. Bagaimana cara mengevaluasi hasil control urine
c. Tindakan apa yang dilakukan apabila ditemukan hasil lekosit (esterase) positif 2 pada
pengerjaan urine lengkap
4. Data Standar Penilaian
Data standar penilaian adalah standar nilai yang digunakan untuk proses rekapitulasi nilai uji kompetensi. Contoh data tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.11.
Tabel 3.11 Contoh Data Standar Penilaian Standar
Nilai Parameter
1 Tidak mampu menyelesaikan sama sekali
2 Mampu menyelesaikan beberapa langkah dengan benar 3 Mampu menyelesaikan sebagian besar kebutuhan kompetensi
(memahami sebagian besar)
4 Mampu menyelesaikan seluruh kebutuhan kompetensi (memahami secara keseluruhan)
5 Mampu menyelesaikan secara keseluruhan dengan baik dan runtut (memahami dan dapat memberikan penjelasan disertai contoh)
5. Data rule
Data rule adalah kebijakan perusahaan saat ini yang menetapkan nilai minimum untuk memerlukan adanya pelatihan atau tidak. Data rule dapat dilihat pada Tabel 3.12.
Tabel 3.12 Data Rule
No Jenis Kompetensi Rule Toleransi Gap
1 Knowledge 40%
2 Skill 30%
3 Attitude 30%
Berdasarkan hasil analisis permasalahan dan hasil seleksi data dari proses wawancara dan observasi, maka didapatkan beberapa fungsi-fungsi yang akan digunakan dalam rancang bangun aplikasi analisis kebutuhan pelatihan berbasis kompetensi ini. Fungsi-fungsi tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.13.
Tabel 3.13 Fungsi-Fungsi Pada Aplikasi
No Fungsi
1 Pencatatan master kompetensi 2 Rekapitulasi nilai uji
3 Analisis kebutuhan pelatihan 4 Pengajuan draft rencana pelatihan 5 Persetujuan rencana pelatihan
6 Pembuatan laporan rencana pelatihan internal
B Analisis Kebutuhan (Requirement Analysis)
Berdasarkan data-data yang diperoleh dari proses elisitasi kebutuhan, selanjutnya dilakukan analisis terhadap kebutuhan masing-masing stakeholder.
Perlu diketahui terlebih dahulu peran (role) dan aturan (rule) masing-masing stakeholder yang dapat dilihat pada Tabel 3.14.
Tabel 3.14 Proses Bisnis Masing-Masing Stakeholder Pada Sistem Baru
Stakeholder Peran Phase Rule Policy
Supervisor Laboratorium
Pencatatan master kompetensi
1 R.1) Jenis kompetensi yang digunakan adalah:
a. Knowledge b. Skill
c. Attitude
Sementara itu, level kompetensi yang digunakan adalah basic, intermediate, advanced.
Elemen dan materi uji kompetensi dapat berubah per tahun
Rekapitulasi Nilai Uji
2 R.2) Standar penilaian yang digunakan adalah 1-5. Parameter standar penilaian dapat dilihat pada Tabel 3.12.
Periode penilaian dilakukan satu kali dalam setahun, yaitu pada bulan Januari Staf Sumber
Daya Insani
Analisis kebutuhan
3 R.3) Melakukan analisis toleransi gap
Rule toleransi gap:
Stakeholder Peran Phase Rule Policy (SDI) &
Umum
pelatihan berdasarkan jenis dan level kompetensi menggunakan rumus yang telah ditetapkan.
a. Knowledge (40%)
b. Skill (30%) c. Attitude (30%) Pengajuan
rencana pelatihan
4
- -
Pembuatan laporan rencana pelatihan internal
6
- -
Supervisor Sumber Daya Insani (SDI)
& Umum
Persetujuan rencana
pelatihan 5 - -
Untuk melakukan proses analisis kebutuhan pelatihan berdasarkan aturan dan kebijakan sistem baru pada Tabel 3.14, maka langkah-langkah yang harus dilakukan pada setiap prosesnya adalah sebagai berikut:
1. Melakukan rekapitulasi nilai uji berdasarkan hasil uji kompetensi yang dilakukan oleh Supervisor Laboratorium. Nilai yang dicatat terdiri atas nilai kompetensi knowledge, nilai kompetensi skill, dan nilai kompetensi attitude.
2. Menghitung nilai gap kompetensi per materi uji dengan rumus sebagai berikut:
Gap kompetensi = Standar nilai – Nilai yang diberikan (3.1) 3. Menghitung nilai rata-rata gap kompetensi per elemen kompetensi. Rumus
perhitungan rata-ratanya adalah sebagai berikut:
(3.2)
Keterangan:
a. = rata-rata gap kompetensi
b. = jumlah gap kompetensi semua materi uji per elemen kompetensi c. = jumlah soal materi uji per elemen kompetensi
4. Setelah mengetahui nilai rata-rata gap kompetensi per elemen kompetensi, selanjutnya Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum melakukan proses analisis kebutuhan pelatihan dengan cara menghitung toleransi gap untuk masing-masing elemen kompetensi berdasarkan jenis dan level kompetensinya. Batas rule toleransi gap ditentukan oleh Parahita Diagnostic Center dengan persentase knowledge 40%, skill 30%, dan attitude 30%.
Berikut ini adalah rumus yang digunakan untuk menganalisis kebutuhan pelatihan.
(3.3) Keterangan:
a. = rata-rata gap kompetensi
b. = jumlah standar nilai yang ditentukan
5. Hasil kebutuhan pelatihan dari analisis tersebut, akan dibuatkan draft rencana pelatihan yang meliputi jadwal pelatihan, nama trainer pelatihan, dan biaya pelatihan.
6. Draft rencana pelatihan yang telah dibuat, kemudian diajukan kepada Supervisor SDI & Umum untuk ditindaklanjuti. Proses tindak lanjut terdiri atas persetujuan dan perbaikan. Jika perbaikan, maka Supervisor SDI &
Umum harus mengisi catatan perbaikan pada draft rencana pelatihan tersebut.
7. Selanjutnya, Staf SDI & Umum membuat laporan rencana pelatihan berdasarkan draft rencana pelatihan yang telah disetujui oleh Supervisor SDI
& Umum.
Berdasarkan langkah-langkah yang telah dijelaskan untuk melakukan proses analisis kebutuhan pelatihan, maka dibuatlah analisis kebutuhan pengguna untuk mendetilkan kebutuhan input, proses, dan output dari setiap fungsi pada masing-masing pengguna. Hasil analisis kebutuhan pengguna yang sudah dibuat memiliki enam fungsi, yaitu fungsi pencatatan master kompetensi, fungsi rekapitulasi nilai uji, fungsi analisis kebutuhan pelatihan, fungsi pengajuan draft rencana pelatihan, fungsi persetujuan rencana pelatihan, dan fungsi pembuatan laporan rencana pelatihan internal. Hasil analisis kebutuhan pengguna dapat dilihat pada Tabel 3.15
Tabel 3.15 Hasil Analisis Kebutuhan Pengguna
Stakeholder Peranan Phase Rule Fungsi Input Nama Proses Output
Supervisor Laboratorium
Bertanggung jawab dalam melakukan pembuatan soal dan penilaian uji kompetensi
1 (R.1) Pencatatan master kompetensi
1. Data jenis kompetensi
Mencatat jenis kompetensi
Master data jenis kompetensi 2. Data level
kompetensi
Mencatat level kompetensi
Master data level kompetensi 3. Data standar
nilai
Mencatat standar nilai
Master data standar penilaian 4. Data elemen
dan materi uji kompetensi
Mencatat elemen dan materi uji
kompetensi
Master data elemen kompetensi
2 (R.2) Rekapitulasi Nilai Uji
1. Data pegawai 2. Data bagian 3. Data sub
bagian 4. Data jenis
kompetensi 5. Data level
kompetensi 6. Data standar
Mencatat nilai uji knowledge
Nilai rata-rata gap kompetensi
knowledge
Mencatat nilai uji skill
Nilai rata-rata gap kompetensi
skill
Stakeholder Peranan Phase Rule Fungsi Input Nama Proses Output nilai
7. Data elemen dan materi uji kompetensi 8. Data uji
knowledge 9. Data uji skill 10. Data uji
atttitude
Mencatat nilai uji attitude
Nilai rata-rata gap kompetensi
attitude
Staf Sumber Daya Insani
(SDI) &
Umum
Bertanggung jawab dalam membuat rencana pelatihan internal tahunan, melakukan analisis kebutuhan pelatihan, mengajukan rencana pelatihan kepada Supervisor Laboratorium, dan membuat laporan program pelatihan internal
3 (R.3) Analisis kebutuhan pelatihan
1. Data rule 2. Data jenis
kompetensi
Mencatat rule toleransi gap
setiap jenis kompetensi
Master data rule 3. Data pegawai
4. Data bagian 5. Data sub
bagian
6. Nilai rata-rata knowledge, skill, dan attitude
Menganalisis gap dan menentukan
prioritas pelatihan
a. Gap knowledge b. Gap skill c. Gap attitude d. Level prioritas
pelatihan (basic, intermediate, advanced)
4 -
Pengajuan draft rencana pelatihan
1. Data pegawai 2. Data bagian 3. Data sub
Membuat draft rencana pelatihan
Draft rencana pelatihan
Stakeholder Peranan Phase Rule Fungsi Input Nama Proses Output bagian
4. Gap knowledge 5. Gap skill 6. Gap attitude 7. Level prioritas
pelatihan 8. Tanggal
pelatihan 9. Trainer 10. Perkiraan
biaya
Mengajukan draft rencana pelatihan kepada
Supervisor SDI
& Umum
6 -
Pembuatan laporan rencana pelatihan
internal
Rencana pelatihan yang
disetujui
Menampilkan seluruh data
rencana pelatihan
Laporan rencana pelatihan internal Mencetak
laporan Supervisor
Sumber Daya Insani (SDI)
& Umum
Bertanggung jawab dalam melakukan persetujuan dan perbaikan rencana pelatihan yang diajukan oleh Staf SDI & Umum
5 - Persetujuan
rencana pelatihan
Draft rencana pelatihan
Memeriksa draft rencana
pelatihan Rencana pelatihan yang
disetujui Menyetujui draft
rencana pelatihan
Untuk mendukung proses analisis kebutuhan pelatihan berdasarkan kebutuhan masing-masing pengguna dan diagram arsitektur pada Gambar 3.8, maka aplikasi dibangun berbasis web agar dapat diintegrasikan dengan aplikasi sumber daya manusia (SDM) yang telah ada di Parahita Diagnostic Center. Dalam membangun aplikasi, spesifikasi perangkat keras (hardware) yang digunakan saat ini dapat dilihat pada Tabel 3.16.
Tabel 3.16 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Keras Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Keras
Client
1. Laptop Processor Intel Core i7 2.30 GHz 2. RAM 4GB
3. Harddisk 750GB 4. Wireless/optical mouse
B.1 Analisis Kebutuhan Supervisor Laboratorium
Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan pada tahap sebelumnya, terdapat perbaikan untuk beberapa proses, yaitu:
1. Rekapitulasi nilai uji dilakukan berurutan sesuai jenis dan level kompetensi, sehingga memudahkan Supervsior Laboratorium dalam melakukan rekapitulasi nilai uji kompetensi.
2. Perhitungan nilai dari hasil rekapitulasi nilai uji dapat dilakukan otomatis melalui aplikasi, sehingga proses rekapitulasi menjadi lebih cepat.
B.2 Analisis Kebutuhan Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum
Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan pada tahap sebelumnya, terdapat perbaikan untuk beberapa proses, yaitu:
1. Staf SDI & Umum dapat menentukan kebutuhan pelatihan yang tepat bagi Staf Analis Laboratorium, karena terdapat proses analisis gap yang menunjukkan prioritas kebutuhan pelatihan.
2. Informasi jenis dan level kompetensi untuk prioritas pelatihan pegawai dapat ditentukan melalui aplikasi.
3. Proses pengajuan rencana pelatihan kepada Supervisor SDI & Umum dapat dilakukan melalui aplikasi, sehingga dapat mempercepat proses persetujuan atau perbaikan rencana pelatihan.
4. Laporan program pelatihan tahunan internal dapat dilakukan melalui aplikasi dan dapat dicari dengan cepat apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
B.3 Analisis Kebutuhan Supervisor Sumber Daya Insani (SDI) & Umum Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan pada tahap sebelumnya, terdapat perbaikan untuk beberapa proses, yaitu:
1. Supervisor SDI & Umum dapat melakukan persetujuan atau perbaikan melalui aplikasi, sehingga proses persetujuan dan perbaikan menjadi lebih cepat.
2. Informasi status kompetensi pegawai saat ini dapat dilihat oleh Supervisor SDI & Umum melalui aplikasi tanpa harus meminta laporan secara konvensional kepada Staf SDI & Umum. Sehingga hal ini dapat berguna bagi Supervisor SDI & Umum dalam mengambil keputusan
C Spesifikasi Kebutuhan (Requirement Specification)
Spesifikasi kebutuhan (requirement specification) adalah tahapan yang mengacu pada pembuatan dokumen yang dapat ditinjau secara sistematis, dapat dievaluasi, dan disetujui. Dokumen pada spesifikasi kebutuhan ini membahas
fungsi-fungsi kebutuhan yang dikelompokkan menjadi kebutuhan fungsional dan kebutuhan non-fungsional.
C.1 Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional merupakan fungsi-fungsi yang akan dibuat pada aplikasi sesuai dengan hasil analisis kebutuhan masing-masing stakeholder.
Adapun kebutuhan fungsional tersebut adalah sebagai berikut.
C.1.1 Supervisor Laboratorium
Kebutuhan fungsional Supervisor Laboratorium terdiri atas fungsi pencatatan master kompetensi dan fungsi rekapitulasi nilai uji. Adapun penjelasan kebutuhan fungsional per fungsi tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.17 dan Tabel 3.18.
Tabel 3.17 Fungsi Pencatatan Master Kompetensi Nama Fungsi Pencatatan Master Kompetensi
Stakeholder Supervisor Laboratorium
Deskripsi Proses ini dilakukan untuk mencatat data-data kompetensi sesuai dengan ketetapan Parahita Diagnostic Center (PDC) Kondisi Awal 1. Data pengguna tersedia
2. Data jenis kompetensi tersedia 3. Data standar penilaian tersedia 4. Data level kompetensi tersedia
5. Data elemen dan materi uji kompetensi tersedia
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentikasi login pengguna Supervisor
Laboratorium
memasukkan username dan password, lalu mengklik tombol
“Login”.
a. Mengecek username dan password Supervisor Laboratorium
b. Jika username dan
password benar, maka akan sistem akan menampilkan informasi dan memberikan session kepada Supervisor Laboratorium
c. Jika username dan
password salah, maka sistem akan memunculkan notifikasi berupa
“Otentikasi gagal”
Aksi Pengguna Respon Sistem Mencatat jenis kompetensi 1. Supervisor
Laboratorium memilih sub menu master “Jenis Kompetensi”
a. Sistem menampilkan tampilan awal pada menu master “Jenis Kompetensi”.
b. Jika data telah tersedia, maka sistem akan
menampilkan data tersebut c. Jika data tidak tersedia,
maka sistem akan menampilkan informasi
“Belum ada data yang ditampilkan”
2. Supervisor Laboratorium mengklik tombol
“Tambah data baru”
Sistem menampilkan form tambah data jenis kompetensi dan field jenis kompetensi.
3. Supervisor Laboratorium mengisi jenis kompetensi berdasarkan data jenis kompetensi yang meliputi knowledge, skill, attitude secara satu per satu pada form jenis kompetensi.
Setiap satu jenis kompetensi yang diisi, Supervisor Laboratorium mengklik tombol
“Simpan”
a. Sistem akan mengecek apakah seluruh field sudah terisi, jika sudah, maka sistem akan menyimpan data jenis kompetensi b. Jika terdapat field yang
kosong, maka sistem akan memberikan notifikasi
“Gagal menambah data baru”
Aksi Pengguna Respon Sistem Mencatat Level Kompetensi 1. Supervisor
Laboratorium memilih sub menu master “Level Kompetensi”
a. Sistem menampilkan tampilan awal pada menu master “Level
Kompetensi”.
b. Jika data telah tersedia, maka sistem akan menampilkan data level
kompetensi yang tersedia c. Jika data tidak tersedia,
maka sistem akan menampilkan informasi
“Belum ada data yang ditampilkan”
2. Supervisor Laboratorium mengklik tombol
“Tambah data baru”
Sistem menampilkan form tambah data level kompetensi dan field-field-nya
3. Supervisor Laboratorium mengisi level kompetensi berdasarkan jenis kompetensi dan data level kompetensi yang ditetapkan, yaitu level basic, intermediate, dan advanced secara satu persatu, lalu
mengklik tombol
“Simpan”.
a. Sistem Sistem akan melakukan verifikasi apakah semua field telah terisi atau belum. Jika field telah terisi semua, maka sistem akan menyimpan master data level
kompetensi
b. Jika terdapat field yang belum diisi dan Supervisor Laboratorium mengklik tombol “Simpan”, maka sistem akan menampilkan notifikasi “Gagal
menambah data baru”
Aksi Pengguna Respon Sistem Mencatat standar penilaian 1. Supervisor
Laboratorium memilih sub menu master “Standar Penilaian”
a. Sistem menampilkan tampilan awal pada menu master “Standar Penilaian”.
b. Jika data telah tersedia, maka sistem akan
menampilkan data standar penilaian yang tersedia c. Jika data tidak tersedia,
maka sistem akan menampilkan informasi
“Belum ada data yang ditampilkan”
2. Supervisor Laboratorium mengklik tombol
“Tambah data baru”
Sistem menampilkan form tambah data standar penilaian dan field-field-nya yang terdiri atas jenis kompetensi, standar nilai, dan parameter
3. Supervisor Laboratorium mengisi standar
a. Sistem Sistem akan melakukan verifikasi apakah semua field telah
penilaian
berdasarkan jenis kompetensi yang dipilih dan data standar penilaian, yaitu 1 sampai 5, lalu mengisi
parameter penilaian pada setiap angka standar penilaiannya, dan kemudian
mengklik tombol
“Simpan Data”.
terisi atau belum. Jika field telah terisi semua, maka sistem akan menyimpan data master standar penilaian
b. Jika terdapat field yang belum diisi dan Supervisor Laboratorium mengklik tombol “Simpan”, maka sistem akan menampilkan notifikasi “Gagal
menambah data baru”
Aksi Pengguna Respon Sistem Mencatat elemen dan materi uji kompetensi 1. Supervisor
Laboratorium memilih sub menu master “Elemen Kompetensi”
a. Sistem menampilkan tampilan awal pada menu master “Elemen
Kompetensi”.
b. Jika data telah tersedia, maka sistem akan
menampilkan data elemen kompetensi
c. Jika data tidak tersedia, maka sistem akan menampilkan informasi
“Belum ada data yang ditampilkan”
2. Supervisor Laboratorium mengklik tombol
“Tambah data baru”
Sistem menampilkan form tambah data elemen kompetensi dan field-field elemen
kompetensi (bagian, sub bagian, elemen kompetensi, jenis kompetensi, dan level kompetensi)
3. Supervisor Laboratorium mengisi elemen kompetensi berdasarkan data elemen kompetensi dan materi uji bagian laboratorium dengan memilih bagian, sub bagian, jenis kompetensi dan level
a. Sistem menampilkan data bagian yang tersedia pada combobox “Bagian”
b. Sistem menampilkan data sub bagian yang tersedia pada combobox “Sub Bagian”
c. Sistem menampilkan jenis kompetensi yang tersedia pada combobox “Jenis Kompetensi”
d. Sistem menampilkan level
kompetensi terlebih dahulu. Setelah mengisi, lalu Supervisor Laboratorium mengklik tombol
“Simpan”
kompetensi yang tersedia pada combobox “Level Kompetensi”
e. Sistem akan mengecek apakah seluruh field sudah terisi, jika sudah, maka sistem akan menyimpan data elemen kompetensi yang baru diisi
f. Jika terdapat field yang kosong, maka sistem akan memberikan notifikasi
“Gagal menambah data baru”
4. Supervisor Laboratorium mengklik icon list pada kolom materi uji di masing- masing elemen kompetensi.
Kemudian, Supervisor Laboratorium mengisi soal materi uji sesuai jumlah yang diinginkan dan mengisi standar nilai pada setiap materi uji lalu mengklik tombol
“Simpan”
a. Sistem menampilkan data elemen kompetensi yang tersedia
b. Sistem menampilkan form Tambah Data Materi Uji dan field materi uji c. Jika data materi uji yang
diisi lebih dari satu, maka sistem akan menampilkan satu field baru
d. Sistem menampilkan standar nilai pada combobox Standar Nilai e. Sistem akan mengecek
apakah seluruh field sudah terisi. Jika sudah, maka sistem akan menyimpan data materi uji. Jika
terdapat field yang kosong, maka sistem akan
menampilkan notifikasi
“Gagal menambah data baru”
Alur Alternatif Aksi Pengguna Respon Sistem
- -
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem 1. Supervisor
Laboratorium memasukkan username dan password yang salah
a. Sistem akan menampilkan notifikasi “Otentikasi gagal”
b. Sistem menampilkan halaman login awal
2. Supervisor Laboratorium memasukkan huruf ke dalam field yang seharusnya diisi angka
Sistem akan menampilkan notifikasi “Isian harus berupa angka”
Kondisi Akhir Fungsi ini akan menghasilkan beberapa master data yang akan digunakan dalam proses analisis kebutuhan pelatihan, yaitu:
1. Master data jenis kompetensi 2. Master data level kompetensi 3. Master data standar penilaian 4. Master data elemen kompetensi Kebutuhan Non
Fungsional
1. Functionality Fungsi pencatatan master kompetensi hanya dapat diakses oleh Supervisor Laboratorium 2. Reliability Seluruh master kompetensi dapat
tersimpan apabila semua field telah terisi
3. Usability a. Pemilihan warna yang tepat dan tidak mencolok
b. Bahasa yang digunakan dalam fungsi pencatatan master kompetensi adalah bahasa Indonesia
c. Menu-menu yang terdapat dalam fungsi pencatatan master kompetensi dibuat tree view untuk
mempermudah pengguna dalam membaca menu 4. Efficiency Waktu respon simpan pada
aplikasi kurang dari 30 detik
Berikut ini adalah penjelasan untuk fungsi rekapitulasi nilai uji yang dilakukan oleh Supervisor Laboratorium. Fungsi rekapitulasi nilai uji dapat dilihat pada Tabel 3.18.
Tabel 3.18 Fungsi Rekapitulasi Nilai Uji Nama Fungsi Rekapitulasi nilai uji
Stakeholder Supervisor Laboratorium
Deskripsi Proses ini merupakan proses merekap nilai dari jawaban uji kompetensi Staf Analis Laboratorium yang hasilnya akan digunakan dalam proses analisis kebutuhan pelatihan Kondisi Awal 1. Data pengguna tersedia
2. Data pegawai tersedia 3. Data bagian tersedia 4. Data sub bagian tersedia 5. Data jenis kompetensi tersedia 6. Data level kompetensi tersedia 7. Data standar penilaian tersedia 8. Data elemen kompetensi tersedia 9. Data uji knowledge tersedia 10. Data uji skill tersedia 11. Data uji attitude tersedia
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentikasi login pengguna Supervisor
Laboratorium
memasukkan username dan password
a. Mengecek username dan password Supervisor Laboratorium
b. Jika username dan
password benar, maka akan sistem akan menampilkan informasi dan memberikan session kepada Supervisor Laboratorium
c. Jika username dan password salah, maka sistem akan memunculkan notifikasi berupa
“Otentikasi gagal”
Aksi Pengguna Respon Sistem Mencatat nilai uji knowledge 1. Supervisor
Laboratorium memilih sub menu
“Rekapitulasi nilai uji”, lalu memilih bagian dan sub bagian dan
kemudian memilih periode.
a. Sistem menampilkan data bagian dan sub bagian yang tersedia pada combobox b. Sistem menampilkan
pilihan periode penilaian yang sudah ditentukan c. Sistem menampilkan nama
pegawai yang akan dinilai sesuai bagian dan sub bagiannya
2. Supervisor Laboratorium mengklik icon penilaian pada nama pegawai yang dipilih
Sistem menampilkan tiga tab penilaian (knowledge, skill, attitude) yang berisi elemen kompetensi sesuai dengan bagian dan sub bagian yang dipilih sebelumnya
3. Supervisor Laboratorium memilih tab knowledge, lalu mengisi nilai, dan kemudian mengklik tombol “Simpan”
a. Sistem menampilkan tab penilaian knowledge b. Sistem menghitung gap
kompetensi dari standar nilai dengan nilai yang diisi pada setiap materi uji (Gap kompetensi = standar nilai - nilai yang diberikan)
c. Sistem menjumlah nilai gap kompetensi, lalu menghitung nilai rata-rata gap kompetensi pada masing-masing jenis dan level kompetensi
(Rata-rata gap
kompetensi = jumlah gap seluruh materi uji/jumlah soal materi uji)
d. Sistem menampilkan nilai rata-rata gap kompetensi dari setiap level kompetensi untuk jenis kompetensi knowledge
e. Sistem menyimpan seluruh nilai dari kompetensi knowledge
Aksi Pengguna Respon Sistem Mencatat nilai uji skill
1. Supervisor Laboratorium memilih tab skill, lalu mengisi nilai, dan kemudian mengklik tombol
“Simpan”
a. Sistem menampilkan tab penilaian skill
b. Sistem menghitung nilai gap kompetensi dari standar nilai dengan nilai yang diisi
(Gap kompetensi = standar nilai - nilai yang diberikan)
c. Sistem menjumlah nilai gap kompetensi, lalu menghitung nilai rata-rata
pada setiap jenis dan level kompetensi
(Rata-rata gap
kompetensi = jumlah gap seluruh materi uji/jumlah soal materi uji)
d. Sistem menampilkan nilai rata-rata gap kompetensi dari setiap level
kompetensi untuk jenis kompetensi skill
e. Sistem menyimpan seluruh nilai dari kompetensi skill Aksi Pengguna Respon Sistem
Mencatat nilai uji attitude 1. Supervisor
Laboratorium memilih tab attitude, lalu mengisi nilai, dan kemudian mengklik tombol “Simpan”
a. Sistem menampilkan tab penilaian attitude b. Sistem menghitung nilai
gap kompetensi dari standar nilai dengan nilai yang diisi
(Gap kompetensi = standar nilai - nilai yang diberikan)
c. Sistem menjumlah nilai gap kompetensi, lalu menghitung nilai rata-rata gap kompetensi pada setiap jenis dan level kompetensi (Rata-rata gap
kompetensi = jumlah gap seluruh materi uji/jumlah soal materi uji)
d. Sistem menampilkan nilai rata-rata gap kompetensi dari setiap level
kompetensi untuk jenis kompetensi attitude
e. Sistem menyimpan seluruh nilai dari kompetensi attitude
Alur Alternatif Aksi Pengguna Respon Sistem
- -
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
1. Supervisor Laboratorium memasukkan username dan password yang salah
a. Sistem akan menampilkan notifikasi “Otentikasi gagal”
b. Sistem menampilkan halaman login awal Kondisi Akhir 1. Nilai rata-rata gap kompetensi knowledge
2. Nilai rata-rata gap kompetensi skill 3. Nilai rata-rata gap kompetensi attitude Kebutuhan Non
Fungsional
1. Functionality Fungsi rekapitulasi nilai uji hanya dapat diakses oleh masing- masing Supervisor Parahita Diagnostic Center. Namun, saat ini hanya dapat diakses oleh Supervisor Laboratorium 2. Reliability Perhitungan dapat berjalan
dengan baik dan memberikan hasil yang akurat
3. Usability a. Pemilihan warna yang tepat dan tidak mencolok
b. Bahasa yang digunakan dalam fungsi rekapitulasi nilai uji adalah bahasa Indonesia
c. Proses rekapitulasi nilai uji dilakukan secara bertahap agar mempermudah pengguna mengoperasikan fungsi tersebut
4. Efficiency Waktu proses perhitungan pada aplikasi tidak lebih dari 1 menit C.1.2 Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum
Kebutuhan fungsional Staf SDI & Umum terdiri atas fungsi analisis kebutuhan pelatihan, fungsi pengajuan rencana pelatihan, dan fungsi pembuatan laporan rencana pelatihan internal. Adapun penjelasan kebutuhan fungsional per fungsi tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.19, Tabel 3.20 dan Tabel 3.21.
Tabel 3.19 Fungsi Analisis Kebutuhan Pelatihan Nama Fungsi Analisis Kebutuhan Pelatihan
Stakeholder Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum
Deskripsi Proses ini dilakukan oleh Staf SDI & Umum untuk
menganalisa kebutuhan pelatihan berdasarkan kompetensi knowledge, skill, dan attitude
Kondisi Awal 1. Data pengguna tersedia 2. Data pegawai
3. Data bagian tersedia 4. Data sub bagian tersedia 5. Data rule tersedia
6. Data jenis kompetensi tersedia 7. Nilai rata-rata knowledge tersedia 8. Nilai rata-rata skill tersedia 9. Nilai rata-rata attitude tersedia
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem Otentikasi login pengguna
Staf SDI & Umum memasukkan username dan password
a. Mengecek username dan password Staf SDI &
Umum
b. Jika username dan
password benar, maka akan sistem akan menampilkan informasi dan memberikan session kepada Staf SDI &
Umum
c. Jika username dan password salah, maka sistem akan memunculkan notifikasi berupa
“Otentikasi gagal”
Aksi Pengguna Respon Sistem Mencatat rule toleransi gap setiap jenis kompetensi 1. Staf SDI & Umum
memilih sub menu
“Rule”
a. Sistem menampilkan data jenis kompetensi beserta persentase rule toleransi gap setiap jenis kompetensi b. Jika data telah tersedia,
maka sistem akan menampilkan data rule toleransi gap yang tersedia c. Jika data tidak tersedia,
maka sistem akan menampilkan informasi
“Belum ada data yang dapat ditampilkan”
2. Staf SDI & Umum mengklik tombol
“Tambah data baru”
Sistem menampilkan form tambah data rule, jika kedepannya terdapat jenis kompetensi baru.
