BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

(1)

31 BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1. Tinjauan Organisasi 3.1.1. Profil Organisasi

A. Sejarah Perusahaan

PT. Taiga merupakan family company dari PT. Kreon dengan portal gamenya yaitu Gemscool. PT. Taiga adalah Agen esklusif Gemscool yang memiliki garis bisnis meliputi :

Produksi PIN Voucher game

Menyajikan billing program untuk warnet

PT. Taiga pada awalnya merupakan perusahaan yang memproduksi PIN

Code untuk voucher game online dengan nama G-Voucher. PT. Taiga juga

merupakan distributor dan emiten voucher yang selalu mencari game online menarik dan sedang trend di Indonesia untuk dijadikan partner. Berdiri sejak tahun 2009, PT. Taiga berlokasi di Gedung Gandaria 8, lantai 20, unit B-C, Gandaria City, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan. G-Voucher sebagai satu-satunya voucher yang bekerjasama dengan Gemscool menjadikan PT. Taiga cepat berkembang dan dikenal oleh kalangan publisher game online lainnya.

Sejak 2011, PT. Taiga mengembangkan garis bisnisnya yaitu sebagai penyedia layanan premium warnet yang di kenal dengan G-Warnet. PT. Taiga juga menyediakan program billing untuk memudahkan pemilik warnet

(2)

Managing Director Local Business Manager Sales Admin Voucher Team Billing Business Manager Supervisor CS SmartBilling CS SmartBilling Supervisor CS G-Warnet CS G-Warnet Supervisor Warnet Survey Scheduling Team Maping Supervisor Installer TV Installer TV Supervisor Installer Marketing Support Installer Regional Management Finnance & Accounting HR Department General Affairs Smart billing mulai dikembangkan oleh PT. Taiga sejak Mei 2012. PT. Taiga terus mengembangkan smart billing dengan menambah berbagai fitur baru yang tidak dimiliki oleh billing program lainnya.

B. Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT.TAIGA Berikut Tugas dan Tanggung Jawab :

1. Managing Director

Managing Director adalah pemimpin perusahaan yang bertanggung jawab kepada image coorporation.

2. Local Business Manager

Terdiri dari Manager yang mengawasi penjualan dan stok dari G-Voucher dan bertanggung jawab terhadap aktifitas transaksi yang dilakukan oleh voucher team. 3. Sales Admin

Terdiri dari bagian-bagian Administrasi yang mengurus transaksi penjualan G-Voucher ke reseller yang memiliki tugas mendokumentasi setiap transaksi yang berkaitan dengan penjualan G-Voucher.

4. Voucher Team

(3)

 Customer Service bertugas menerima Email dan telpon untuk pemesanan G-Voucher

 Packing bertugas untuk menghitung pesanan dan melakukan pengemasan terdahap G-Voucher dalam bentuk paket yang siap dikirim ke pembeli

 Kurir bertugas mengantar paket G-Voucher ke Expedisi langganan perusahaan 5. Billing Business Manager

Terdiri dari jajaran Manager yang menjadi penghubung antara developer pengembang Billing dari Negara asalnya yaitu Korea. Manager untuk bagian ini juga bertugas mengawasi bagian G-Warnet dan Smart Billing. Billing Business manager bertanggung jawab terhadap update program billing dan bug yang terjadi pasca update tersebut.

6. Supervisor CS Smart Billing

Terdiri dari jajaran Manager yang menjadi penghubung antara developer pengembang Billing dari Negara asalnya yaitu Korea. Manager untuk bagian ini juga bertugas mengawasi bagian G-Warnet dan Smart Billing. Billing Business manager bertanggung jawab terhadap update program billing dan bug yang terjadi pasca update tersebut.

7. Customer Services Smart Billing

Customer Service Smart Billing bertugas untuk menangani keluhan dan masalah yang dihadapi customer dalam penggunaan Smart Billing.

8. Supervisor CS G-Warnet

Supervisor CS G-Warnet bertugas mengawasi kinerja kerja para CS G-Warnet, mengirimkan laporan hasil rangkuman kerja CS G-Warnet seperti permintaan reset informasi yang terdaftar di G-Warnet.

9. Customer Service G-Warnet

Customer Service G-Warnet bertugas untuk membantu customer dalam proses pendaftaran atau cara merubah informasi yang telah di daftarkan di G-Warnet. Informasi yang biasanya dirubah meliputi IP Address, MAC Address PC client, email bahkan contact person.

(4)

Supervisor Warnet Survey bertugas untuk mengawasi dan memberikan pengarahan terhadap team maping yang akan melakukan pendataan warnet, mengirimkan laporan rangkuman hasil kerja dari team scheduling dan team maping. Supervisor Warnet Survey juga bertanggung jawab terhadap target yang harus dicapai oleh team maping. 11. Team Scheduling

Team Scheduling bertugas untuk melakukan penjadwalan dengan warnet yang kan dikunjungi oleh team maping.

12. Team Maping

Team Maping bertugas untuk mengunjungi warnet dan melakukan pendataan terhadap lokasi warnet yang dikunjungi.

13. Supervisor Installer Team Viewer

Supervisor Installer Team Viewer bertugas untuk mengawasi kinerja kerja para Installer Team Viewer, membuat laporan rangkuman hasil kerja installer Team Viewer untuk Manager. Supervisor Installer Team Viewer juga bertugas untuk melakukan percobaan awal terhadap update Smart Billing sebelum update tersebut release.

14. Installer Team Viewer

Installer Team Viewer bertugas untuk membantu customer dalam melakukan instalasi Smart Billing melalui aplikasi Team Viewer. Biasanya customer yang ditangani berasal dari luar kota yang tidak terjangku dengan team installer regional.

15. Supervisor Installer

Supervisor Installer bertugas untuk mengawasi kinerja kerja dari Markerting Support dan Installer regional yang tersebar di beberapa kota besar di Indonesia. Supervisor Installer juga membuat laporan mengenai hasil kerja dari masing-masing bagian. Supervisor Installer bersama dengan Supervisor CS Smart Billing dan Supervisor Installer Team Viewer bertugas untuk melakukan percobaan awal terhadap update Smart Billing sebelum update tersebut release.

16. Marketing Support

Marketing Support bertugas untuk melakukan penawaran terhadap pemilik warnet agar bersedia menggunakan Smart Billing di warnetnya, kemudian jika bersedia maka akan dilakukan penjadwalan dengan Installer regional yang terdekat dengan lokasi warnet tersebut.

(5)

17. Installer Regional

Installer Regional bertugas untuk melakukan instalasi Smart Billing secara langsung di warnet yang sudah dijadwalkan oleh marketing support.

18. Management

Management terdiri dari bagian-bagian yang mengurus masalah internal perusahaan. Bagian management terdiri dari Finnance, HR Department dan General Affairs. 19. Finnance & Accounting

Finnance & Accounting bertugas untuk mengatur keuangan perusahaan. Finnance & Accounting bertanggung jawab terhadap segala transaksi yang berhubungan dengan keuangan perusahaan.

20. HR Department

HR Department bertugas menyusun, merencanakan, mengawasi, dan mengevaluasi setiap karyawan yang berkerja di PT. Taiga. HR Department bertanggung jawab terhadap segala kegiatan yang berhubungan dengan rekapitulasi absensi karyawan, perhitungan gaji, tunjangan dan bonus untuk karyawan.

21. General Affairs

General Affairs bertugas mengurusi dokumen-dokumen untuk kepentingan internal perusahaan, seperti pengurusan izin perusahaan, dan lain-lain. General Affairs bertanggung jawab terhadap kebutuhan operasional perusahaan seperti penyediaan alat tulis kantor untuk karyawan, dan lain-lain.

3.2. Sistem Yang Akan Dibuat 1. Sistem sudah komputerisasi.

2. Memudahkan para pemilik warnet / operator warnet khususnya para pemula dalam mencari solusi tentang permasalahan yang terjadi pada smart billing.

3. Dapat memberikan respon (jawaban) yang cepat terhadap permasalahan smart billing. 4. Sistem akan memberikan basis pengetahuan dimana meliputi jenis permasalahan, macam permasalahan, FAQ, serta SB News yang akan memberikan informasi seputar smart billing.

(6)

3.3. Pohon Keputusan

Pohon keputusan merupakan salah satu bentuk semantik, yaitu metode untuk mempresentasikan pengetahuan yang berupa gambaran dari suatu pengetahuan yang memperlihatkan hubungan dari objek-objek. Objek tersebut di presentasikan dalam bentuk node dan hubungan antar objek dinyatakan dengan garis penghubung.

3.4. Identifikasi Masalah

Langkah Pertama dalam mengembangkan aplikasi adalah mengidentifikasikan masalah yang akan di kaji. Dalam hal ini adalah dengan mengidentifikasi permasalahan yang akan dibuat terlebih dahulu, adapun masalah-masalah yang akan diambil dalam aplikasi untuk menganalisa permasalahan yang terjadi pada smart billing serta cara mengatasinya.

Berikut gambar pohon keputusan (decision tree) serta list permasalahan sebagai berikut :

Gambar 3.2 pohon keputusan (decision tree) untuk server

Keterangan : P (Pertanyaan) H (Hasil Analisa)

(7)

1. Server

a. Error Login Awal Smart Billing server.

P1 : PC server menggunakan windows xp sp 2

H101 : Install windows imaging component, dan windows installer P2 : Login software license smart billing

H102 : pastikan sudah membuat ID, dan dalam status waiting / active

P3 : Error saat login awal smart billing dengan keterangan “Input string was not in a

correct format”

H103 : Ubah regional windows menjadi English United States

P4 : Error font pada saat login awal smart billing server dengan keterangan “Font

Verdana does not support style regular”

H104 : Copy file font yang error dari komputer lain ke komputer smart billing server P5 : Tombol maximize tidak berfungsi pada smart billing server

H105 : Di dalam smart billing properties, pilih bagian run (default : normal windows) ubah menjadi “maximize” dan klik ok.

2. Client

(8)

b. Error Smart Billing Client

P1 : sudah install smart billing client dan muncul setting ip server P2 : Tidak bisa klik tombol “pakai” saat input IP server

H601 : Masuk ke desktop window dengan cara tekan tombol CTRL+ALT+Z, kemudian masukan password 1234 dan klik tombol periksa. Setelah masuk ke windows, masuk ke control panel dan pilih user account and family safety, lalu ubah user account control settings, geser kebawah sampai never notify lalu klik ok

P3 : Error saat instalasi smart billing client dengan keterangan “berkas tidak dapat dibuat”.

H501: Periksa dalam disk (C:), jika ada folder smart billing client, maka hapus lewat

safe mode dan hapus folder play factory pada bagian regedit, setelah itu install ulang

smart billing client.

H501 (Solusi 2) : Gunakan instalasi smart billing client yang ada di dalam folder “ClientSetup” tempat smart billing server di install, ambil file instalasi smart billing client lalu copy ke pc client, dan install kembali.

P4 : Putus koneksi pada saat selesai installasi smart billing client

H502 : Tekan tombol CTRL+ALT+Z, masukan password administrator (1234) klik periksa, lalu masukan ip counter / server dan klik ganti.

P5 : Pada saat memasukan IP server, muncul tampilan putus koneksi

H602 : klik start lalu pilih run, ketik “firewall.cpl” lalu enter, setelah itu matikan /turn off windows firewall anda.

P6 : Error smart billing client pada saat selesai installasi, dengan keterangan “smartbillingclient has stoped working”.

H603 : membuat startup secara manual dengan masuk kedalam folder smart billing client diinstall, pindahkan shortcut smart billing client ke desktop. Setelah itu klik start (all program / program file), klik kanan startup (explore), copy dan pindahkan shortcut smart billing client tadi kedalam folder startup.

P7 : Smart billing client tidak mau startup normal.

H603 : membuat startup secara manual dengan masuk kedalam folder smart billing client diinstall, pindahkan shortcut smart billing client ke desktop. Setelah itu klik start (all program / program file), klik kanan startup (explore), copy dan pindahkan shortcut smart billing client tadi kedalam folder startup.

(9)

3.5. Sistem Berjalan

3.5.1. Analisa Sistem Berjalan

Analisa sistem berjalan perlu dilakukan terlebih dahulu dengan tujuan memahami proses bisnis yang telah ada supaya dapat menentukan ruang lingkup perancangan sistem. Adapun uraian prosedur sistem berjalan adalah :

a. menerima keluhan dari customer.

Customer service smart billing hanya menerima telpon masuk untuk dapat melayani perihal permasalahan yang terjadi pada smart billing customer. Customer dapat langsung mengajukan kronologi permasalahan yang terjadi pada smart billing, baik pada server maupun client.

b. penanganan dari customer service smart billing.

Prosedur penanganan yang dilakukan oleh customer service smart billing dapat di lakukan dengan dua penyelesaian, baik dengan telpon secara langsung maupun melalui aplikasi team viewer.

1. Tahap penyelesaian melalui telpon dapat dilakukan dengan cara memberikan pertanyaan - pertanyaan sederhana dalam bentuk arahan dari hasil permasalahan yang diajukan oleh customer.

2. Tahap penyelesaian melalui aplikasi teamviewer, aplikasi teamviewer sendiri berfungsi untuk melakukan koneksi secara remote jarak jauh yang bisa mengendalikan komputer lain dengan komputer kita sendiri, selama komputer bisa terhubung dengan jaringan internet. Customer service smart billing bisa melihat secara langsung permasalahan yang terjadi pada PC customer dan melakukan penyelesaian secara langsung.

c. Laporan hasil penyelesaian troubleshooting.

Setelah penyelesaian berhasil dilakukan, customer service smart billing akan menginput laporan yang sudah di buat dalam form report smart billing. Laporan dari tiap – tiap customer service smart billing tersebut diterima langsung oleh supervisor smart billing untuk dikirimkan kepada manajer.

3.5.2. Analisa Sistem Usulan

Analisa Sistem Usulan merupakan bentuk kegiatan yang menjabarkan rencana sistem yang akan dibuat berdasarkan identifikasi kebutuhan yang telah dibuat

(10)

sebelumnya. Dengan melakukan analisa rancangan sistem, kita dapat memperkirakan besaran pekerjaan, sehingga saat pembuatan sistem dapat berjalan dengan lancar.

A. Use Case Diagram Usulan.

Gambar 3.4 Use Case Diagram sistem pakar troubleshooting smart billing

Tabel 3.1 Skenario Use Case Ansalisa Permasalahan Nama Use Case Pilih permasalahan

Aktor User

Deskripsi Untuk memilih pertanyaan

Skenario User memilih menu troubleshooting untuk memulai proses analisa permasalahan

Tabel 3.2 Skenario Use Case Login Admin Nama Use Case Login admin

Aktor Admin

Deskripsi Untuk masuk panel admin

Skenario Memilih user name dan masukan password, jika salah maka muncul pesan “ID atau Password salah” lalu kembali ke menu login admin

(11)

B. Activity Diagram Usulan.

Berikut ini adalah Activity Diagram pada sistem pakar troubleshooting smart billing yaitu:

Gambar 3.5 Activity Diagram Sistem Pakar Troubleshooting Smart Billing

Tabel 3.3 Skenario Activity Diagram analisa permasalahan

Nama Activity Proses analisa menu troubleshooting smart billing

Aktor User

Deskripsi Untuk memulai proses analisa troubleshooting smart billing Skenario Pilih menu troubleshooting, memilih server atau client, proses

analisa, menampilkan hasil analisa

C. Sequence Diagram

Sequence Diagram menjelaskan interaksi object yang di susun dalam suatu urutan waktu.

Diagram ini secara khusus berasosiasi dengan Use Case. Sequence Diagram memperlihatkan tahap demi tahap apa yang seharusnya terjadi untuk menghasilkan sesuatu didalam Use Case.

Sequence Diagram dari aplikasi Sistem Pakar Troubleshooting Smart Blilling sebagai

(12)

Gambar 3.6 Sequence Diagram User

Tabel 3.4 Skenario Sequence Diagram User

Nama Sequence User

Aktor User

Skenario User membuka menu troubleshooting, memilih pertanyaan, cek pertanyaan, lalu menampilkan hasil analisa

(13)

Tabel 3.5 Skenario Sequence Diagram Login Admin Nama Sequence Login

Aktor Admin

Skenario

Input user name dan password, validasi user name dan password, cek user name dan password, jika benar menampilkan menu admin

Gambar 3.8 Sequence Diagram Menu Sistem Pakar

Tabel 3.6 Skenario Sequence Diagram Menu Sistem Pakar

Nama Sequence Menu Sistem Pakar

Aktor Admin

(14)

Gambar 3.9 Sequence Diagram Menu SB News

Tabel 3.7 Skenario Sequence Diagram Menu SB News

Nama Sequence Menu SB news

Aktor Admin

Skenario Menambah data, mengubah data, hapus data

(15)

Tabel 3.8 Skenario Sequence Diagram Menu FAQ

Nama Sequence Menu SB FAQ

Nama Admin

Skenario Menambah data, mengubah data, hapus data

Gambar 3.8 Class Diagram Sistem Pakar Troubleshooting Smart Billing D. Rancangan Basis Data

Perancangan struktur basis data dilakukan dengan tujuan agar dapat meraih performansi aplikasi yang optimal baik dari segi kecepatan pembacaan dan penulisan data maupun dalam penggunaan alokasi media penyimpanan yang efisien.

Berikut struktur basis data dari proses sistem pakar troubleshooting smart billing di PT.TAIGA Berbasis Web :

Nama Tabel : admintbl

Media : Harddisk

Isi : Data User Admin

Primary Key : Adminid Panjanng record : 86

(16)

Tabel 3.9 Struktur Tabel admintbl

Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan

Id Integer 11

Username Varchar 25

Password Varchar 20

Owner Varchar 30