BAB 3 METODOLOGI PEMECAHAN MASALAH

BAB 3

METODOLOGI PEMECAHAN MASALAH

3.1 Flow Diagram Pemecahan Masalah

Dalam melakukan penelitian di PT. Multi Bintang Indonesia mengenai

penerapan 5S, peneliti menyusun suatu kerangka berpikir yang menjelaskan

mengenai tahap atau langkah-langkah penelitian yang dilakukan secara sistematis

yang disusun dalam suatu metodologi penelitian. Kerangka berpikir ini yang akan

membantu dalam proses penyusunan laporan yang sesuai dengan praktek di lapangan,

sehingga hasil yang dituliskan dalam laporan sesuai dengan hasil dari observasi di

lapangan. Langkah-langkah penelitian secara garis besar terdiri dari observasi

lapangan, pengumpulan data, penyusunan, pengolahan dan analisis data, serta

penyelesaian masalah. Berikut adalah bentuk diagram alir yang menjelaskan proses

serta langkah-langkah berpikir dan selama melakukan penelitian :

START

Penelitian Pendahuluan

1. Observasi langsung

2. Wawancara

END

Kesimpulan & Saran Pengumpulan Data

1. Data Umum Perusahaan 2. Data Kegiatan 5S

Identifikasi Masalah

Menyusun &

Merumuskan Masalah

Pengolahan&Analisa Data

1. Fishbone

2. 5 “Why?”

Studi Kepustakaan

1. Studi Literatur (buku, jurnal) 2. Browsing Internet

Pembahasan

Usulan Perbaikan (memberikan solusi)

 

Diagram 3.1 Flow Chart Peneltian

3.2 Langkah-Langkah Penelitian

Dalam melakukan penelitian terdapat beberapa tahap atau langkah yang dilakukan untuk memperoleh tujuan yang diinginkan. Berikut penjelasan dari langkah-langkah tersebut :

1. Penelitian Pendahuluan

Tahap pertama yang dilakukan adalah melakukan penelitian pendahuluan dengan melakukan pengamatan mengenai penerapan 5S yang sedang berlangsung di departemen packaging untuk mendapatkan informasi dan melihat permasalahan yang ada, serta melihat keseluruhan aspek yang saling terkait. Dalam hal ini penulis juga melakukan wawancara terhadap pihak- pihak yang terkait seperti operator, supervisor untuk mendapatkan gambaran umum tentang penerapan 5S dari pihak-pihak terkait tersebut.

2. Studi Kepustakaan

Studi literatur ini bersifat teoritis yang berfungsi sebagai landasan teori untuk

menunjang penelitian. Tujuannya adalah agar selama penelitian dilakukan

dimulai dari pengumpulan data hingga tahap analisis dan penyelesaian

masalah, pembahasan topik penelitian tidak menyimpang dari konsep dan

metode pemecahan masalah yang ada. Dengan kata lain, studi pustaka ini

merupakan pedoman dan panduan dalam membantu mengembangkan cara

berpikir peneliti untuk menyelesaikan masalah. Studi literatur ini dapat berupa

buku-buku pedoman teori ataupun informasi/teori yang diperoleh dari browsing internet.

3. Identifikasi Masalah

Setelah mengamati kondisi penerapan 5S yang sebenarnya di lapangan, maka penulis dapat menarik suatu identifikasi masalah dari berbagai kendala dan hambatan dalam menerapkan 5S. Selain itu identifikasi masalah akan ditinjau dengan menggunakan faktor 4M+1E (Man, Method, Material, Machine, Environment). Sehingga akan lebih diketahui faktor mana yang paling banyak

memberikan pengaruh dalam penerapan 5S. Dengan identifikasi masalah ini, diharapkan peneliti dapat lebih mengenali masalah dan kendala yang dihadapi dengan lebih mudah sehingga penyelesaian terhadap masalah pun dapat dipecahkan secara sistematis dan tepat sasaran.

4. Menyusun dan Merumuskan Masalah

Dari identifikasi masalah, dapat ditarik suatu perumusan masalah mengenai fokus permasalahan yang akan dibahas secara lebih mendalam dan terstruktur.

Dengan adanya perumusan masalah, peneliti akan lebih terbantu mengenai apa saja yang harus dibahas dan dipecahkan sehingga diharapkan pembahasan yang dilakukan oleh peneliti tetap terfokus dan tidak menyimpang dari topik dan tujuan yang ingin dicapai.

5. Pengumpulan Data

Terdapat beberapa tahap pengumpulan data, diantaranya dengan cara

observasi disertai catatan langsung terhadap masalah yang diamati, mencatat

wawancara langsung dengan operator, supervisor, ataupun pihak terkait, maupun mengambil langsung data yang dibutuhkan. Data-data yang diambil berupa data kecelakaan untuk dihubungkan dengan kegiatan 5S, hasil kegiatan self audit 5S, foto-foto baik foto sebelum penerapan 5S maupun foto sesudah

penerapan 5S tetapi masih memiliki banyak kekurangan, dan lain-lain.

6. Pengolahan dan Analisa Data

Pengolahan data dilakukan untuk menggali dan menyelidiki lebih dalam lagi terhadap penyebab munculnya masalah dalam penerapan 5S. Pengolahan data dilakukan dengan menjabarkan faktor-faktor yang berpengaruh (4M+1E) dalam bentuk diagram sebab akibat. Kemudian dilakukan analisis data dengan menggunakan metode bertanya “mengapa” lima kali (5 Why) atau root cause analysis untuk menggali akar penyebab masalah dari permasalahan yang

diangkat dengan tetap fokus pada faktor 4M+1E yang dibahas terlebih dahulu secara umum pada diagram sebab-akibat.

7. Pembahasan

Dalam hal ini pembahasan dilakukan untuk lebih mendalami topik yang

diangkat. Menguraikan dan membahas mengenai penerapan 5S, kekurangan,

kelebihan, masalah serta kendala yang dihadapi. Pada tahap ini juga

dijelaskan mengenai analisis terhadap akar penyebab masalah dan upaya

terhadap perbaikan penerapan 5S ke arah yang lebih baik. Pembahasan ini

ditujukan agar lebih mudah memahami maksud dan tujuan dari penulis secara

lebih mendalam.

8. Usulan perbaikan

Setelah diketahui akar permasalahan yang sebenarnya, maka penulis berupaya untuk memberikan usulan perbaikan berdasarkan akar penyebab masalah yang utama. Dengan begitu diharapkan akan tecapai kesinambungan dalam penerapan 5S.

9. Kesimpulan dan Saran

Setelah semua tahap dilakukan, maka ditarik beberapa kesimpulan dari keseluruhan pembahasan topik yang diuraikan dan mengemukakan saran sebagai usulan maupun pertimbangan bagi perusahaan berkaitan dengan penerapan program 5S yang lebih baik dan bermanfaat secara berkesinambungan. Diharapkan dari penarikan kesimpulan dan saran dapat membantu memberikan masukan ke arah yang lebih baik bagi perusahaan.

3.3 Teknik Pengumpulan Data

Beberapa teknik pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis adalah:

• Studi pustaka, dilakukan untuk mendapatkan data teoritis (mengumpulkan dan mempelajari data dokumentasi yang dimiliki oleh perusahaan mengenai kegiatan 5S).

• Observasi langsung, mengumpulkan data melalui pengamatan langsung di

lapangan untuk mendapatkan data yang sebenarnya terhadap objek yang

diteliti.

• Wawancara, pengumpulan data dengan cara komunikasi langsung atau tanya jawab dengan pihak terkait (dalam hal ini operator ataupun karyawan) yang dilakukan untuk mendukung data yang diperoleh dari studi pustaka maupun observasi langsung.

3.4 Ukuran Kinerja

Beberapa faktor penting yang menjadi perhatian dalam proses pengolahan dan analisis data adalah sebagai berikut:

1. Faktor Manusia

Berkaitan dengan penerapan 5S di tempat kerja, dibutuhkan keseriusan, komitmen, dan kedisiplinan tinggi dari manusianya. Sikap kerja dan budaya kerja yang masih kurang terbentuk seperti ketidakpedulian terhadap lingkungan tempat kerja, rendahnya kesadaran, dan ketidakdisiplinan menjadi kendala terhadap penerapan 5S. Kendala ini harus diatasi sedini mungkin untuk mencapai penarapn 5S yang berkesinambungan, karena manusia merupakan faktor yang penting dalam menentukan sukses atau tidaknya penerapan 5S.

2. Faktor Metode

Metode yang dibuat dan dijalankan haruslah menunjang segala kegiatan yang

dilakukan di lapangan. Metode yang baik akan membantu manusia dalam

bekerja dan menyukseskan suatu kegiatan. Dalam penerapan 5S, metode yang

dijalankan belumlah berjalan dengan baik. Beberapa metode seperti masih kurang tegas dan mengikatnya peraturan dan belum adanya penghargaan, sangat berperan penting terhadap pembentukan sikap kerja manusia. Metode yang lemah tidak akan memberikan hasil yang baik bagi penerapan 5S. Untuk itu harus diperhatikan dalam membuat metode yang dapat menunjang kegiatan 5S di lapangan secara efektif dan efisien.

3. Faktor Mesin

Mesin merupakan salah satu faktor yang diperhatikan, walaupun tidak memberikan pengaruh yang besar. Namun, keadaan dan kondisi mesin seperti umur, kebersihan, perawatan, juga memberikan pengaruh terhadap kelancaran penerapan 5S. Keadaan mesin yang kotor dan rentan, tentunya akan mempengaruhi kegiatan 5S.

4. Faktor Material

Keberadaan material dalam hal ini peralatan dan perlengkapan 5S, penting untuk pelaksanaan kegiatan 5S. Jika tidak ada material yang lengkap, maka kegiatan 5S akan terhambat atau jika material yang ada terbatas dan sulit dicari maka akan memperlama kegiatan 5S yang dilakukan, dimana hal ini akan berujung pada pemborosan waktu dan tenaga.

5. Faktor Lingkungan

Keadaan lingkungan tempat kerja yang masih kurang rapi, becek, dan banyak

pecahan botol menunjukkan penerapan 5S yang belum berlangsung dengan

baik. Keadaan lingkungan tersebut, terutama akan menyebabkan terjadinya

kecelakaan kerja. Hal ini mengindikasikan keadaan penerapan 5S yang belum baik, karena keadaan lingkungan yang masih menyebabkan beberapa masalah sehingga belum mendatangkan kenyamanan dalam bekerja.

3.5 Teknik Analisis Data

Analisis data untuk membahas dan memecahkan masalah adalah dengan menggunakan root cause analysis (analisa 5 “Why?”). Sebelum melakukan analisis akar penyebab masalah dengan 5 “Why?”, maka terlebih dahulu penulis menjabarkan penyebab masalah yang terjadi di lapangan melalui proses observasi yang dilakukan penulis maupun hasil wawancara dengan pihak terkait seperti operator dan supervisor. Setelah diperoleh gambaran secara umum dari penyebab masalah dengan menggunakan diagram sebab-akibat, selanjutnya penulis melakukan analisis dengan menggunakan root cause analysis untuk mendapatkan penyebab yang sebenarnya dari permasalahan yang ada. Karena penyebab yang dijabarkan pada diagram sebab- akibat belum tentu merupakan akar penyebab sebenarnya dari suatu masalah. Jadi dalam hal ini penjabaran penyebab masalah pada diagram sebab-akibat dengan root cause analysis saling berkaitan. Jika diagram sebab-akibat menjabarkan segala

penyebab yang mungkin, maka root cause analysis melakukan penggalian penyebab

secara lebih mendalam untuk mendapatkan penyebab yang sebenarnya sehingga

perbaikan yang diberikan akan lebih mengena dan langsung tepat sasaran.

3.6 Analisis Sistem Berjalan

Analisa terhadap penerapan 5S yang sedang diterapkan di PT. Multi Bintang khususnya pada departemen packaging selama periode berjalan, menunjukkan bahwa penerapan 5S masih kurang lancar.

Setiap aktivitas yang dilakukan pekerja di lapangan selalu berupaya menerapkan program 5S dengan sebaik-baiknya. Namun, walaupun begitu masih terdapat beberapa masalah berkaitan dengan penerapan 5S di lapangan, sehingga terlihat bahwa penerapan program 5S belum berlangsung secara baik.

Program 5S mulai benar-benar disosialisasikan dan difokuskan untuk diterapkan di PT. Multi Bintang Indonesia pada tahun 2007. Hingga saat ini kegiatan 5S yang dilakukan masih seputar kegiatan 3S (Seiri, Seiton, Seiso). Namun, walaupun begitu para pekeja dan operator lebih mengenal dan menganggap kegiatan 5S sebagai kegiatan cleaning (bersih-bersih dan rapi-rapi). Sehingga kegiatan 5S yang lebih sering mereka lakukan sehari-hari adalah cleaning setiap kali pergantian shift.

Rapat team 5S diadakan setiap minggu (weekly) yang membahas mengenai

kegiatan 5S dan target-target yang ingin dicapai. Walaupun kegiatan 5S masih

seputar kegiatan cleaning (bersih-bersih dan rapi-rapi), namun untuk selanjutnya

kegiatan 5S mulai dicanangkan untuk dijalankan pada masing-masing pekerja dengan

tetap melakukan monitoring dan peninjauan lebih lanjut akan kemajuan kegiatan 5S

terutama di lapangan. Seiring dengan penerapan 5S di lapangan, kegiatan-kegiatan

lain yang mendukung kemajuan penerapan 5S juga terus dilakukan seperti membuat

papan informasi (activity board) mengenai kemajuan 5S yang telah dilakukan dan dicapai, berangsur-angsur membuat visual management, serta kegiatan lainnya.

Berbagai cara dan upaya dilakukan berkaitan dengan pencapaian penerapan 5S yang lancar tanpa masalah, tepat guna, dan berkesinambungan dari waktu ke waktu serta yang paling penting dapat menciptakan suatu kondisi tempat kerja yang aman, nyaman, dan dapat membangun motivasi kerja.

Selama melakukan kegiatan 5S di pabrik, masalah serta kendala yang dihadapi berkaitan dengan penerapan 5S secara garis besar adalah budaya/moral 5S yang masih belum terbentuk pada diri tiap pekerja, belum adanya aktivitas genchi genbutsu dari para pemimpin atau team leader, dan masih terdapat masalah berkaitan

3S seperti terdapat bagian-bagian yang belum clean akibat kotoran dan sisa produk, terdapat bagian-bagian yang rusak, karat, dan bagian yang belum terawat lainnya.

Oleh karena itu, peneliti berusaha untuk memecahkan masalah 5S yang masih

terdapat di lapangan dengan menggunakan metode root cause analysis, untuk

memelihara tempat kerja, mengurangi pemborosan, meminimalisasi kecelakaan kerja,

serta meningkatkan budaya kerja karyawan.