Pendahuluan. Bab III Manajemen Proyek sistem informasi

1

1

Bab III

Manajemen Proyek sistem informasi

2

Pendahuluan

• Manpro SI, merupakan level yang mendasati tahap pengembangan selanjutnya

• Manajer menjadi tolak ukur dari proyek s/w, menjamin proyek memenuhi batasan anggaran dan biaya, dan memenuhi

kebutuhan bisnisnya.

• Bertanggung jawab dalam merencanakan

dan menjadwalkan pengembangan proyek

2

3

Lanjutan

• Menjamin pekerjaan sesuai dengan standar

• Memonitor kemajuan agar sesuai waktu dan anggaran

• Team yang solid akan mencapai target dan anggaran yang telah disetujui

4

Konsep ManPro

• Ditekankan pada tiga faktor utama, manusia, masalah dan proses.

• Manusia memegang peranan penting

dalam suksesnya manpro

3

5

Manusia

• Proses s/w dikembangkan oleh pelaku ;

– Manajer Senior, yang bertugas

mendefinisikan permasalahan bisnis dan sering berpengaruh pada proyek

– Manajer Proyek, merencanakan, memotivasi, mengorganisasi dan mengontrol orang di proyek

6

Lanjutan

– Praktisi, orang yang mempunyai kemampuan teknis yang dibutuhkan untuk mendapatkan produk atau aplikasi

– Pelanggan, orang yang membutuhkan – Pengguna akhir, orang yang berinteraksi

dengan sistem informasi yang dikaitkan dengan penggunaan produk

4

7

Pemilihan manager Tim

• Motivasi, kemampuan untuk memotivasi pekerja teknis dalam menghasilkan kemampuan terbaiknya

• Organisasi, kemampuan untuk

membentuk proses yang ada yang akan menjadikan konsep awal dan dapat diterjemahkan kedalam produk

• Ide /motivasi, kemampuan untuk mendorong orang / pekerja untuk menciptakan dan bertindak kreatif

8

Lanjutan

• Fungsi Manajer Proyek ;

– Membuat kerja (Mengagendakan pekerjaan) – Menjadwal kerja (Diagram PERT dan Grant) – Mengontrol kerja sampai selesai

– Bertanggung-jawab atas hasil kerja

5

9

Team Development

• Biasanya disebut = Team Project

• Struktur tim tergantung dari gaya

manajemen, jumlah anggota yang terlibat, tingkat kemampuan anggota

• Membentuk sebuah tim harus didasarkan pada skill tiap anggota

10 PROJECT SPONSOR

Project Partner

Project Manajer

Counter Part Team

Project Management And Administration

Internal Audit and Quality Assurance

Information Management Division Information

Technology Division Information

System Division

Business and Industry Experts

Business Intelligence

Organization Analysis

Technology Infrastruktur

Aplications Development

System Integration

Change Management

Training and Development

Outsourcing Management

Others Others Others

6

11

Core Team

• Tim Inti Project dapat dikategorikan ;

• Tim IM, kumpulan para ahli manajemen yang menguasasi ilmu informasi untuk kebutuhan bisnis.

• Bertanggung jawab menganalisis dan menangani aspek-aspek bisnis dan manajemen (relationship oriented) dari suatu SI

12

Lanjutan

• Tim SI, memfokuskan pada jenis-jenis informasi yang dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan bisnis sehari-hari (demand oriented)

– Ahli strategi sistem informasi – Pakar manajemen resiko – Ahli contingency planning – Pakar manajemen proyek

– Spesialisasi support dan services

7

13

Lanjutan

• IT, jawaban atas kebutuhan sistem informasi yang telah diidentifikasi (supply oriented), semua rencana dari dua tim tadi pd akhirnya harus diimplementasikan secara teknis

• Karakteristik pekerjaannya ;

– Membangun infrastruktur jaringan IT

– Membeli paket s/w atau h/w yang siap pakai untuk diimplementasikan

– Membuat sendiri software sesuai kebutuhan – Melakukan hal diatas dan mengintegrasikannya

14

Kegiatan Manejemen

• Penulisan Proposal

• Perencanaan dan penjadwalan proyek

• Pembiayaan proyek

• Pemantauan dan peninjauan proyek

• Pemilihan dan evaluasi personel

• Penulisan laporan dan presentasi

8

15

Team Project

• Struktur tim s/w yang baik tergantung pada gaya manajemen organisasi, jumlah tim, dan masalah yang dihadapi

• Organisasi tim dapat dibagi

– Desentralisasi Demokratis (DD) ; tim tidak mempunyai leader yang tetap, karena

bermacamnya tugas dan kebutuhan proyek.

Keputusan dilakukan oleh komunikasi tim

16

Lanjutan

– Desentralisasi Terkontrol (CD), tim mempunyau pemimpin yang melakukan koordinasi dan mempunyai wakil untuk sub tugas. Masalah diselEsaikan oleh kelompok – Sentralisasi Terkontrol (CC), tim dibentuk

untuk menyelesaikan masalah tingkat tinggi.

Manager merencakan, koordinasi, dan mereview aktivitas teknik. Senior programer mempunyai 5 anggota tim staff support, staff terdiri dari programer, technical writer, dan software librarian.

9

17

Faktor lain

• Faktor yang mempengaruhi struktur tim ;

– Sulitnya masalah uang akan diselesaikan – Ukuran dari program, dalam LOC atau fungsi – Umur tim

– Tingkat dimana masalah dapat dimodularisasi – Kualitas dan rialibilitas (tahan uji) sistem yang

dibutuhkan – Ketatnya waktu

– Tingkat sosialitas (komunikasi) pd proyek

18

10

19

Permasalahan

• Tujuan dan lingkup pekerjaan harus ditetapkan

• Solusi alternatif harus dibuat

• Kendala teknis dan manajemen harus diidentifikasi

• Tanpa informasi tadi mustahil dpt mendefinisikan estimasi biaya yang akurat, resiko, menjabarkan tugas proyek dan manajemen jadwal

20

Proses

• Sejumlah rangkaian tugas (task), kejadian penting (milestones), penyampaian

(deliverable) dan Quality Assurance)

• Kegiatan kerangka kerja yang diadaptasi

karakteristik s/w dan kebutuhan tim proyek

11

21

Perencanaan

• Agar berhasil manager harus memperhatikan ;

– Lingkup dari pekerjaan yang akan dikerjakan.

– Sumber daya

– Tugas yang dikerjakan – Kendala dan lingkup – Biaya dan jadwal kerja

22

Jenis Rencana

• Rencana Kualitas

• Rencana Validasi

• Rencana manajemen Konfigurasi

• Rencana pemeliharaan

• Rencana Pengembangan staff

12

23

Perencanaan Proyek

• Tentukan batasan proyek

buat penilaian awal dari paramter proyek definisikan patokan proyek dari hasil While proyek not finish or stop Loop

buat jadwal proyek

mulai kegiatan sesuai jadwal Tunggu (sementara waktu) Tinjau kembali

Revisi perkiraan parameter proyek Update jadwal proyek

Negoisasi ulang batasan dan hasil If (timbul masalah) then

mulai tinajaun teknis dan revisi jika mungkin End if

End loop

24

Ukuran Proyek

• Ukuran proyek menentukan bentuk team, teknik dan tools yang diperlukan

• Ada 6 kategori proyek ;

– Trivial Proyek (Proyek sederhana) – Small Proyek

– Medium Proyek – Large Proyek – Very Large Proyek – Extremely Large Proyek

13

25

Lingkup Proyek S/W

• Agar proyek tidak overleap dan dpt dimengerti oleh team

• Lingkup ini adalah;

– Jumlah pemakai

– Ukuran dari kemampuan memori – Waktu maksimum respon time – biaya

26

Lanjutan lingkup

• Prioritas dalam pengembangan;

– Fungsi – Performasi – Interface

– Kehandalan (Reliability)

14

27

Perencanaan Resources

Manusia Manusia

Komponen Komponens.ws.w Yang

Yang digunakandigunakan Kembali Kembali

Piranti

Pirantihardware / s.whardware / s.w

Infra. Pengemban

& penunjang Mengurangi Mengurangicostcost

&

& efisiensiefisiensi

28

Lanjutan sumberdaya

• Setiap sumberdaya dispesifikasi berdasarkan :

– Deskripsi sumberdaya – Pernyataan yang tersedia

– Waktu kronologi resource yg diperlukan – Durasi waktu resource diaplikasikan

15

29

SDM

• The right man in the right places

• Buat team solid tergantung dari personel dan skill nya

• Manusianya memegang peranan penting

30

Komponen reuse

• 4 kategori sumber daya yang dpt digunakan kembali ;

– Off-the-shelf components (tidak dipakai lagi) – Full-experience components (sudah ada) – Partial-experience components (sedikit modif) – Komponen baru

16

31

Sumber daya Lingkungan

• Software engineering environment / SEE

• Dibutuhkan sistem pendukung yang lain dalam pengembangan

• Terdiri dari h.w dan s.w

• Pengakesan ke sistem yang lain

32

Perkiraan proyek s/w

• Biaya merupakan urat nadi proyek

• Salah perkiraan dalam proyek dapat mengurangi keuntungan atau malah merugi

• Tidak dapat dihitung dengan tepat karena

banyak variabel seperti manusia, teknikal,

lingkungan, politik.

17

33

Lanjutan

• Agar tepat memperkirakan biaya , dapat digunakan ;

– Memperkirakan waktu yang paling lam

– Perkiraan (bandingkan) dengan proyek yang sama

– Menggunakan teknik dekomposisi

– Menggunakan satu atau lebih model empiris

34

Resiko S/W

• Karakteristiknya ;

– Ketidakpastian – Kerugian

• Resiko proyel terjadi pada rencana proyek, jika terjadi maka jadwal terganggu.

• Resiko mengidentifikasi potensi

– Budget, jadwal, personal, sumberdaya, CASE tools, pelanggan, perubahan teknologi, kompetisi produk dan masalah dampaknya

• Resiko teknis dan resiko bisnis

18

35

Faktor-faktor resiko

• Jenis Resiko dan Indikator yg potensial

– Teknologi : Pengiriman perangkat yang

terlambat, banyaknya report tentang error – SDM : moral yg rendah, situasi tim,

kekosongan pekerjaan

– Organisasi : situasi intern organisasi

36

Lanjutan

– Tools : Keluhan dan keengganan dengan tools, tuntutan tools yang lebih canggih – Persyaratan : banyaknya perubahan akibat

permintaan user

– Perkiraan : kegagalan memenuhi jadwal, kegagalan mengatasi kerusakan

19

37

Kategori resiko

• Dapat didefinisikan sbb ;

– Resiko Proyek ; resiko yg mempengaruhi jadwal atau sumber daya proyek

– Resiko Produk : resiko yg mempengaruhi kualitas atau kinerja s/w

– Resiko Bisnis ; resiko yang mempengaruhi organisasi yg mengembangkan s/w tsb

38 Identifikasi

Identifikasi Resiko

Resiko AnalisisAnalisisResikoResiko PerencanaanPerencanaan Resiko Resiko

Pemantauan Pemantauan

Resiko Resiko

Daftar Daftarresikoresiko

potensial potensial

Daftar Daftarresikoresiko

Prioritas Prioritas

Rencanan Rencanan Contigency Contigency

&

& penghindaranpenghindaran

Penilaian Penilaian Resiko Resiko

20

39

Perencanaan Resiko

• Memperhitungkan masing-masing resiko yang telah dikenal dan mengidentifikasi strategi untuk menangani resiko tsb.

• Perencanaan tergantung pengalaman dan informasi

40

Strategi

• Strategi manajemen resiko ;

– Masalah Keuangan : siapkan dokumen untuk brifing dengan manejemen dan yakinkan proyek tsb adalah penting

– Staff : lakukan organisasi ulang team agar optimal

– Komponen yang rusak : ganti komponen tsb dengan komponen lain yang lebih baik

21

41

Lanjutan strategi

– Restrukturisasi organisasi: yakinkan pihak manajemen baru akan penting sistem yagn dikembangkan

– Kinerja database : selidiki dengan mengganti sistem yg lebih baik

42

Jaminan Kualitas

• Kegiatan pelindung digunakan dalam proses s/w untuk menjamin kualitas s/w

• Ada beberapa pendekatan ;

– Pendekatan manajemen kualitas – Teknologi si yang efektif

– Teknik formal yang dipakai – Strategi pengujian

– Kendali dokumentasi – Prosedur yang standar s/w – Mekanisme metrik dan pelaporan

22

43

Biaya Kualitas

• Biaya yang timbul dari jaminan kualitas produk

• Biaya kualitas dapat dibagi menjadi biaya pencegahan, penilaian dan kegagalan

• Biaya pencegahan : perencanaan kualitas, tinjauan kembali teknik, pengujian dan pelatihan

44

Lanjutan biaya

• Biaya penilaian : pengetahuan tentang keuntungan dari produk yang dihasilkan

• Biayas kegagalan : biaya yg hilang yang tidak terdeteksi sebelum di launching

– Internal : terdeteksi pada produk = biaya pengolahan kembali dan perbaikan

– Eksternal : deteksi setelah di user = komplen, pengembalian dan penukaran, garansi.