PENGARUH PENGGUNAAN SISTEM
INFORMASI DALAM MENDUKUNG
PELAYANAN PERPUSTAKAAN DI
UNIVERSITAS
Bob Wibisono, Reinaldo Arifin, Serly, Stephanie Veronica W,
Yulistiawati, Yulia
Mahasiswa Jurusan Sistem Informasi, BINUS UNIVERSITY Jl.Kebon Jeruk Raya No.27 Kemanggisan, Jakarta Barat 11530
ABSTRAK
Perkembangan yang signifikan dalam Information and Communication Technology (ICT) terjadi di berbagai bidang, tidak terkecuali dalam dunia pendidikan. Perpustakaan merupakan salah satu bagian yang tidak terpisahkan dalam berbagai institusi pendidikan, seperti sekolah, perguruan tinggi, universitas dan sebagainya. Kebutuhan akan pemrosesan data yang cepat, akurat dan rinci, secara tidak langsung menuntut perpustakaan untuk melakukan pengembangan dalam bidang teknologi guna mendukung proses operasional di dalam perpustakaan. Dengan menggunakan metodologi studi kasus, dan literature, serta pembahasan masalah yang dialami beberapa perpustakaan universitas dan solusi yang sudah diterapkan diharapkan mampu memberikan gambaran bagi universitas lain dalam mengembangkan sistem informasi perpustakaanya.
PENDAHULUAN
Perkembangan yang signifikan dalam Information and Communication Technology (ICT) terjadi di berbagai bidang, tidak terkecuali dalam dunia pendidikan. Perpustakaan merupakan salah satu bagian yang tidak terpisahkan dalam berbagai institusi pendidikan, seperti sekolah, perguruan tinggi, universitas dan sebagainya. Perpustakaan dinilai sebagai salah satu pusat informasi bagi peserta didik untuk memudahkan proses belajar dalam menempuh pendidikan. Oleh karena itu dibutuhkan proses operasional, kualitas layanan dan informasi yang baik untuk memenuhi kebutuhan seluruh pengunjung perpustakaan.
Terdapat berbagai sistem informasi yang dikembangkan untuk perpustakaan, salah satunya adalah E-library atau perpustakaan digital yang merupakan bagian dari penerapan teknologi dalam operasional perpustakaan. E-library memberikan perubahan gaya dalam mengelola perpustakaan menjadi lebih mudah dan fleksibel. Perpustakaan digital yang saat ini dibuat sangat beragam, tidak hanya bagi institusi pendidikan, tetapi juga dalam berbagai disiplin ilmu pengetahuan, budaya, pembangunan, kesehatan, untuk pemerintahan dan masih banyak juga yang lainya.
Universitas Indonesia (UI) merupakan salah satu perguruan tinggi tertua yang sebenarnya telah terbentuk sejak pemerintahan Belanda. Seluruh perpustakaan yang ada pada setiap fakultas pada Universitas Indonesia akan di fasilitasi dan dikordinasi oleh perpustakaan pusat. Sistem informasi perpustakaan menjadi kebutuhan penting bagi salah satu perpustakaan terbesar di Asia ini dimana koleksinya telah mencapai 1.500.000 buah buku, belum termasuk dengan arsip-arsip lainya yang harus dikelola dengan baik.
Semakin banyaknya koleksi dari berbagai macam penulis, baik itu buku, referensi, jurnal, makalah, hasil penelitian yang tersedia secara gratis, diperlukan adanya teknologi salah satunya yang berbasis web sehingga memungkinkan adanya sistem informasi yang bisa diakses oleh seluruh pengunjung kapanpun dan dimanapun. Selain koleksi yang beragam, perpustakaan pusat memiliki jumlah pengunjung yang banyak. Menurut data dari profil Universitas Indonesia, pada tahun 2010 terdapat 13.000 lebih mahasiswa baru yang terdaftar di UI. Meskipun masing-masing fakultas memiliki perpustakaan sendiri, tetapi keseluruhan perpustakaan tersebut dibawah pengelolaan perpustakaan pusat. Tentunya, jika hanya mengandalkan perpustakaan tradisional akan sangat sulit memenuhi kebutuhan setiap pengunjung. Adanya, otomatisasi akan membantu untuk menyediakan informasi secara mudah karena tersedianya katalog dan memungkinkan user dalam memanfaatkan fitur search yang telah disediakan. Dengan sistem digital, maka memungkinkan seseorang dapat mengolah, memanipulasi data sepenuhnya dan hanya memerlukan waktu yang singkat.
Metodologi yang digunakan adalah melalui studi literatur dari jurnal, textbook, intenet, serta berbagi studi kasus yang pernah terjadi, dengan mempelajari dan meneliti informasi yang bersangkutan.
LANDASAN TEORI
Menurut Robert K Leitch dan K. Roscoe Davis (Accounting Information System,
Prentice-Hall New Jersey, 1983) sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat menajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Dari pernyataan diatas, maka sistem informasi perpustakaan dapat didefinisikan sebagai sebuah sistem terintegrasi, sistem manusia mesin, untuk menyediakan informasi yang mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan dalam sebuah perpustakaan. Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manul, model manajemen, dan pengambilan keputusan basis data. Pada intinya sistem informasi perpustakaan sealau disandarkan pada prosedur manual yang biasa dilakukan untuk kemudian diaplikasikan ke dalam sistem yang dirasa bisa lebih efisien.
Perpustakaan berasal dari kata “Pustaka” menurut kamus umum bahasa Indonesia karangan WJ. Purwadarminta, Kata pustaka artinya buku, sedangkan perpustakaan artinya kumpulan buku. Perpustakaan dalam bahasa inggris disebut “Library” berasal dari bahasa romawi yaitu “Librarium” yang terdiri dari kata Liber artinya buku sedangkan armarium artinya Lemari. Jadi dilihat dari kata asalnya, berarti lemari dimana didalamnya terdapat buku-buku.
Sebuah perpustakaan pada sebuah lembaga pendidikan pada hakekatnya adalah sebuah unit kerja yang bertugas memberikan layanan bacaan dan informasi kepada warga lembaga pendidikan tersebut agar proses belajar mengajar di lembaga pendidikan yang bersangkutan dapat belajar dengan baik.
Sebuah perpustakaan digital atau e-library adalah koleksi dokumen digital atau benda. Definisi ini adalah persepsi dominan banyak orang hari ini . Namun demikian, Smith (2001) mendefinisikan perpustakaan digital sebagai sebuah koleksi terorganisir dan terfokus terhadap benda yang bersifat digital, termasuk teks, gambar, video dan audio, dengan metode akses dan pengambilan dan untuk pemilihan, penciptaan, terorganisasi, pemeliharaan dan berbagi koleksi. E-Library merupakan suatu kumpulan/ koleksi artikel-artikel dan laporan yang tersedia untuk bacaan on-line atau download, e-Library mengarah pada inisiatif pembelajaran integratif. E-Library merupakan sumber yang sempurna untuk mengirimkan teks lengkap dan referensi penting multimedia, serta mudah untuk digunakan dalam penelitian.
Beberapa karakteristik dari digital library menurut Cleveland (1998) yakni:
Digital libraries adalah tampilan digital dari sebuah perpustakaan tradisional yang terdiri dari koleksi digital dan tradisional, koleksi media. Sehingga menggabungkan antara materi kertas dan elektronik.
Memberikan pandangan dari seluruh informasi yang terkandung dalam sebuah perpustakaan, terlepas dari bentuk dan formatnya.
Melayani komunitas tertentu seperti yang dilakukan oleh perpustakaan tradisional, hanya saja komunitas tersebut dapat tersebar luas di dalam jaringan. Memerlukan kemampuan dari pustakawan serta ilmuwan komputer
OPAC (Online Public Access Catalog) adalah sebuah fitur yang digunakan untuk memfasilitasi pengunjung untuk mencari catalog koleksi perpustakaan yang dapat diakses oleh umum. (Wahyu & Mushin, 2008, p134)
PEMBAHASAN
A. E-Library dan Perpustakaan Digital
E-Library mulai berkembang pesat sejak tahun 1990 diiringi dengan kemajuan teknologi jaringan komputer yang memungkinkan pengaksesan informasi dari satu tempat ke tempat lain yang sangat jauh dalam waktu singkat. Dimulai dengan terselenggarakannya “Workshop on Digital Libraries“ pada tahun 1994 di Amerika. Tujuan dari membangun e-Library itu sendiri sangat bermacam – macam seperti Mendukung Pengembangan Kemanusiaan,Eksplorasi Musik Populer (Juga Video dan Multimedia Lain), Sumber Koleksi, Organisasi Bibliografis, Modus Akses, Digitasi Dokumen.
Manfaat e-library sebagai suatu layanan baru di perpustakaan bagi komunitas pengguna perpustakaan adalah sebagai berikut:
E-library merupakan layanan yang dapat membantu pada inisiatif pembelajaran yang terintgrasi.
E-library merupakan sumber yang sempurna untuk mengirmkan teks lengkap dan referensi penting mutimedia, mudah untuk digunakan dalam penelitian, serta dalam mengerjakan tugas yang diberikan oleh guru.
Mahasiswa menemukan jawaban yang mereka butuhkan lebih dari 2000 majalah, surat kabar, buku-buku dan transkrip teks lengkap: termasuk ribuan peta, gambar, website penddik dari pusat pekerjaan rumah dan file audio/vidio.
Dosen dan pustakawan bekerja sama untuk membangun mata rantai yang kuat terhadap isi yang terpilih. Menciptakan daftar bacaan dengan halaman-halaman topik, pelajaran-peajaran dan halaman-halaman minat dan kepentingan komuitas perguruan tinggi.
Mengurangi terjadinya pengulangan kegiatan (plagiarism).
Penyebaran dan akses informasi akan lebih cepat tanpa batas waktu dan ruang, karena tidak terikat secara fisik.
bersifat lebih luas dari katalog induk dunia (universal main catalogue) dan mampu Melakukan kerjasama dalam jejaring informasi (information networking).
seperti analisis kebutuhan, studi kelayakan, pemilihan software, aspek manusia, pelaksanaan dan evaluasi. Untuk mengembangkan suatu program perpustakaan digital harus didukung dana dan sumberdaya manusia yang handal karena harus mampu mengelola berbagai komponen penting di dalamnya seperti: isi (content); sumberdaya informasi (information resources), aplikasi informasi (information application) dan jasa informasi (information services).
Dalam penerapannya, e-library sendiri memiliki kelebihan dan kelemahan. Kelebihan-kelebihan yang bisa dirasakan oleh pengguna dalam menggunakan e-library adalah sebagai berikut :
1. Ketersediaan
Ketersediaan memiliki arti bahwa ketika data diperlukan akan selalu tersedia kapanpun, dimanapun kita membutuhkan. Tidak terbatas waktu dan tempat. Ketersediaan ini yang membuat e-library berbeda dengan perpustakaan tradisional, di mana keterbatasan waktu dan tempat dalam mendapatkan informasi.
2. Kemudahan dalam mengakses informasi secara cepat
Kecepatan dalam mendapatkan informasi juga merupakan keunggulan utama dalam e-library yang tidak bisa didapatkan dalam perpustakaan tradisional. Perpustakaan tradisional memerlukan waktu lebih dalam mendapatkan informasi karena keterbatasan jumlah fisik yaitu buku yang tersedia dan kepentingan masing-masing orang dalam mendapatkan informasi.
3. Kemudahan dalam mendapatkan informasi baru dengan cepat
Kita dapat mendapatkan data maupun informasi baru dengan cepat, karena adanya orang lain yang berbagi melalui e-library dalam menyampaikan data atupun informasi.
4. Jangkauan sangat luas dalam penggunaannya
Dengan adanya teknologi berbasis web, sangat mungkin e-library menggunakan teknologi web yang memiliki jangkauan sangat luas dan bisa diakses oleh seluruh dunia. Pengguna dapat memanfaatkan satu sistem e-library tanpa dibatasi ruang dan waktu. Sebagai contoh, e-library binus dapat diakses oleh pengguna yang ada di kota lain di luar Jakarta, bahkan secara internasional. 5. Kemudahan dalam berbagi informasi
Tidak seperti perpustakaan tradisional, perpustakaan digital atau e-library sangat memungkinkan pengguna dalam melakukan duplikasi data dengan waktu yang singkat. Tidak memerlukan perangkat tambahan selain komputer dan koneksi internet untuk mengakses e-library yang menggunakan teknologi web.
Beriku adalah beberapa kemudahan yang diberikan perpustakaan digital bagi pengelola perpustakaan :
1. Meringankan pekerjaan dalam mengelola perpustakaan
E-library sangat membatu pengelola perpustakaan dalam melakukan pengelolaan perpustakaan secara umum, contohnya melayani pinjaman buku, melayani pengembalian buku, melakukan kontrol terhadap batas pinjaman, rumitnya melakukan penataan buku sesuai dengan letak yang telah ditentukan. Kesulitan-kesulitan itu akan semakin tidak dirasakan dalam penggunaan e-library sehingga pengelola perpustakaan tidak membutuhkan jumlah personil yang banyak dan dapat berfokus pada hal-hal yang lain.
2. Pelayanan terhadap pengguna perpustakaan akan semakin meningkat. Dengan adanya e-library, maka secara otomatis akan mengurangi frekuensi peminjaman buku dan pengembalian buku sehingga antrian yang harus dilayani oleh pihak perpustakaan juga semakin berkurang.
3. Tidak memerlukan tempat yang besar untuk menyimpan koleksi.
Apabila perpustakaan tradisional memiliki tujuan untuk memperbanyak koleksi buku yang ada, maka perpustakaan ini harus menambah tempat untuk menampung jumlah kolesinya. Apabila tiap bulan bertambah 2.000 koleksi, dan 24.000 tiap tahunnya. Maka perpustakaan ini harus menyediakan tempat yang cukup besar. Bagaimana dengan 10 tahun lagi? Perpustakaan tradisional ini harus menyediakan tempat tambahan lagi untuk menampung 240.000 buku. E-library merupakan solusi dalam hal penyimpanan koleksi. Semua koleksi buku digital disimpan disimpan pada media harddisk yang dapat menampung ratusan juta koleksi buku digital dan teknologi ini tidak membutuhkan tempat yang luas.
Perpustakaan digital juga memiliki kelemahan dalam prakteknya. Kelemahan-kelemahan perpustakaan digital antara lain :
1. Mahalnya biaya internet untuk mengakses perpustakaan digital
Di negara berkembang seperti Indonesia, biaya untuk memiliki koneksi internet masih bisa dibilang cukup mahal, apalagi di daerah yang susah mendapatkan jangkauan internet. Mereka bisa menggunakan internet dengan mengeluarkan biaya lebih
2. Masih mahalnya perangkat yang digunakan untuk menggunakan teknologi perpustakaan digital
Untuk menggunakan teknologi perpustakaan digital, paling tidak penggunanya harus memiliki komputer, laptop, atau tablet. Perangkat-perangkat tersebut sangat bervariasi dan bisa dibilang mahal. Pengguna perpustakaan digital harus mengeluarkan uang paling sedikit Rp. 3.500.000 untuk memiliki salah satu dari perangkat tersebut.
3. Kesulitan pengguna dalam penggunaan teknologi perpustakaan digital akibat minimnya pengetahuan
mengelolanya. Banyak orang ingin menggunakan teknologi perpustakaan digital tetapi tidak tahu harus memulai dari mana.
4. Bahaya serangan virus, kegagalan sistem dan kerusakan sistem secara fisik Adanya serangan digital terhadap perpustakaan digital merupakan kelemahan dalam teknologi ini. Virus, malware dapat menghambat kinerja perpustakaan digital dan malware dapat mencuri informasi-informasi dari pengguna perpustakaan digital ini. Kelemahan ini dapat dicegah dengan membangun sistem yang diperkuat dari segi keamanannya, seperti menggunakan antivirus yang terus diupdate, melakukan backup secara berkala
5. Membutuhkan biaya yang mahal dalam implementasinya
Perpustakaan digital membutuhkan biaya yang mahal dalam investasi teknologinya, semakin banyak koleksi yang disimpan, maka perpustakaan digital perlu menambah investasi pada ruang penyimpanan.
6. Petugas perpustakaan harus menguasai sistem e-library
Dalam penggunaan sistem e-library, petugas perpustakaan diharuskan menguasai penggunaan sistem perpustakaan digital ini, selain itu harus ada beberapa petugas perpustakaan yang bisa menangani apababila terjadi kegagalan sistem.
7. Adanya biaya perawatan terhadap sistem dan perangkat keras
Perbedaan terhadap perpustakaan tradisional adalah adanya biaya perawatan terhadap perangkat lunak seperti adanya update terhadap software-software perpustakaan digital, peningkatan dan pengujian terhadap celah-celah yang ada pada sisi keamanan. Selain itu adanya biaya perawatan terhadap perangkat keras, melakukan pengecekan rutin terhadap komponen-komponen perangkat lunak, apakah ada komponen yang harus diganti apabila terdapat kerusakan kecil agar sistem dapat berjalan dengan baik
Beberapa hal yang pada umumnya menjadi tantangan dalam menerapkan perpustakaan digital antara lain :
1. Ketersediaan infrastruktur atau arsitektur secara teknis
Keterbatasan dari insfrastruktur yang ada pada institusi yang ingin menerapkan perpustakaan digital menjadi salah satu tantangan. Karena tidak semua institusi memiliki infrastruktur jaringan dan teknologi yang memadai. Sehingga diperlukan pembaharuan infrastruktur, seperti jaringan dan adanya koneksi internet yang memadai, berbagai perangkat lunak seperti aplikasi yang berbasis web untuk mengakses perpustakaan digital, perangkat keras antara lain server, komputer client dan sebagainya. Keperluan dalam memenuhi infrastruktur akan meningkatkan biaya yang diperlukan dalam menerapkan perpustakaan digital. 2. Koleksi digital
pengunjung memiliki username yang dapat digunakan untuk mengakses keseluruhan jurnal yang disediakan sumber,
3. Hak cipta
Koleksi yang sifatnya digital rentan dalam berbagai bentuk pengandaan dan plagiarism, sehingga diperlukan pengawasan yang lebih ketat terhadap keseluruhan koleksi dari perpustakaan digital antara lain membatasi otorisasi pengguna dengan username dan password tertentu, diberikan informasi yang jelas mengenai status dan peraturan penggunaan terkait dengan hak cipta dari setiap koleksi yang ada. Sehingga pengunjung dapat memperhatikan hal tersebut.
4. Sosialisi dan pemasaran
Terkadang banyak pengunjung yang tidak mengetahui berbagai fasilitas yang telah disediakan oleh perpustakaan, sehingga merasa kesulitan dan enggan untuk mencari informasi melalui koleksi yang ada. Oleh karena itu diperlukan sosialisai terkait dengan sistem informasi yang digunakan, cara penggunaan serta berbagai koleksi digital yang telah disediakan. Agar penggunaan dari perpustakaan digital dapat dioptimalkan oleh seluruh pengunjung.
Tabel 1 E-Library vs Manual Library
(sumber: http://zahrida.wordpress.com/2009/07/20/e-library/)
Perbandingan e-Library Manual
Kecepatan akses informasi Lebih cepat Lebih lambat
Kebutuhan ruang khusus Tidak butuh Butuh
Waktu Tidak terbatas Terbatas, sesuai jadwal
Jarak Tidak terbatas Terbatas
Biaya Relatif murah Agak mahal
B. Profil Perpustakaan Universitas Indonesia
Perpustakaan di lingkungan Universitas Indonesia (UI) berasal dari fakultas yang masing-masing memiliki perpustakaan sendiri. Universitas Indonesia berdiri dan berkembang dari berbagai fakultas dan lembaga yang memiliki corak unik masing-masing.
Hingga tahun 1978, perpustakaan di Universitas Indonesia tersebar di masing-masing fakultas, bagian atau jurusan, bahkan di sejumlah unit lainnya. Hal itu tidak mengherankan, karena Universitas Indonesia tumbuh dari pelbagai fakultas dan unit lainnya yang telah memiliki sarana kelengkapan dengan corak masing-masing sesuai dengan laju perkembangannya.
Pada tanggal 5 Juni 1959, Pimpinan Perpustakaan Fakultas dan Lembaga di lingkungan Universitas Indonesia mengadakan rapat untuk pertama kali di Biro Presiden Universitas untuk membicarakan organisasi perpustakaan. Rapat dihadiri Kepala/Wakil dari Perpustakaan Fakultas Kedokteran, Fakultas Sastra, Fakultas Ekonomi, Lembaga Sinologi, dan Lembaga Kriminologi dipimpin oleh Sumarto (Biro Presiden UI).
Peserta rapat beranggapan bahwa organisasi perpustakaan di Universitas Indonesia seyogianya terdiri dari central library dan departemental libraries yang otonom dan dipimpin oleh seorang Chief librarian yang bertanggung jawab langsung kepada Presiden Universitas. Sumarto menekankan bahwa usaha mereorganisasi perpustakaan merupakan satu-satunya harapan yang dapat berhasil dalam rangka reorganisasi administrasi secara urnum di tubuh Universitas Indonesia.
Pada waktu itu diharapkan rencana reorganisasi perpustakaan UI secara nyata dapat diselesaikan dalam waktu lima bulan, mengingat kemungkinan bahwa tahun depan [1960] Ketua Presidium saat itu (Prof. Dr. Soedjono D. Poesponegoro) tidak lagi memegang pimpinan UI. Pada waktu itu ditentukan bahwa pertemuan selanjutnya akan diadakan setiap hari Jumat, pukul 09.00-10.00, selama liburan 'musim panas', dan rapat selanjutnya akan dipimpin Ny. N. Reksoputranto, M.A. dari Fakultas Ekonomi.
Rapat ke-2 mengenai organisasi Perpustakaan UI diadakan di Lembaga Penyelidikan Ekonomi dan Masyarakat UI pada tanggal 12 Juni 1959. Rapat tersebut dihadiri utusan dari Biro Presiden Universitas dan Fakultas Kedokteran, serta Kepala Perpustakaan Fakultas Hukum, Fakultas Sastra, Fakultas Ekonomi, dan Lembaga Sinologi. Rapat dibuka oleh Sumarto, yang kemudian menyerahkan pimpinan rapat kepada Ny. N. Reksoputranto, M.A. Dalam rapat tersebut antara lain diputuskan agar:
.
a Membentuk badan koordinasi yang bertugas, antara lain, menjalin kerja sama dan membina interlibrary service yang baik antarperpustakaan di lingkungan UI; .
b Mengundang Kepala Perpustakaan Political Science, Lembaga Penyelidikan Masyarakat Fakultas Hukum di Jakarta, serta Fakultas Pertanian dan Fakultas Kedokteran Hewan di Bogor untuk menghadiri rapat-rapat berikutnya; dan .
c Membentuk suatu panitia yang merumuskan usul-usul yang dibicarakan dalam rapat, yang kemudian diserahkan kepada Ketua Presidium Universitas.
Pada akhirnya terbentuk sebuah pusat perpustakaan, yang akan mengelola dan mengkoordinasikan seluruh perpustakaan yang ada di lingkungan kampus Universitas Indonesia. Dengan demikian adanya standarisasi dalam perarturan peminjaman, pengelolaan bahan pustaka, serta adanya kebijakan terpusat terkait pembelian buku dan majalah untuk menambah koleksi dari perpustakaan. Hal tersebut tentunya akan meningkatkan kualitas pelayanan dari perpustakaan, dan memudahkan pengunjung karena sistem dan peraturan diberlakukan sama untuk keseluruhan perpustakan.
Perpustakaan Pusat Universitas Indonesia adalah sebuah sistem terintegrasi yang menawarkan akses komprehensif kepada induk yang mencakup batasan antar fakultas dan displin ilmu. Perpustakaan pusat adalah departemen penting dalam sentra administrasi universitas dimana perpustakaan-perpustakaan berkolaborasi pada ranah akuisisi maupun koleksi digital, teknologi informasi, preservasi dan high-density storage.
jumlah arsip dan dokumentasi yang dinaunginya. Perpustakaan Pusat UI adalah salah satu yang terbesar di Asia koleksinya.
Dengan didukung system informasi yang berbasiskan kepada teknologi informasi yaitu digital library online information system maka pengunjung dapat secara langsung mencari dan mengunduh koleksi-koleksi yang disediakan seperti: Koleksi Buku, Koleksi Majalah, Koleksi Non Buku, Koleksi Artikel Eletronik, Koleksi Book Elektronik serta karya yang dihasilkan segenap civitas academica dalam koleksi Universitas Indonesia.
Perpustakaan Crystal of Knowledge Universitas Indonesia
Pada Mei 2011, perpustakaan Universitas Indonesia diintegrasikan menjadi satu perpustakaan besar guna memenuhi kebutuhan dalam pembelajaran. Pembangunan perpustakaan ini ditujukan supaya dapat mendukung mahasiswa dan dosen untuk menggunakan perpustakaan sebagai tempat untuk belajar.
Pembangunan infrastruktur yang memadai guna mendukung sistem library juga dilakukan di perpustakaan Crystal of Knowledge milik UI ini. Dengan layanan penggunaan computer dan hotspot, pengguna perpustakaan memang didorong supaya dapat mengkombinasikan penggunaan e-library dan perpustakaan sendiri untuk mendukung pencarian informasi yang mereka butuhkan.
Gambar 1 Perpustakaan Universitas Indonesia
(sumber:http://www.ui.ac.id/en/library/page/crystal-of-knowledge)
Sistem informasi dari perpustakaan UI sendiri juga dirancang supaya dapat memudahkan penggunanya. Hal ini dapat dibuktikan dari beberapa fitur – fitur yang dibuat dalam website yang sudah terintegrasi dengan perpustakaan sendiri.
Beberapa Fitur – fitur pada Sistem Informasi Perpustakaan UI: a. LONTAR (Library Automation and digital Archives)
perpustakaan (LIS), yaitu otomasi perpustakaan (Library Automation), sistem distribusi perpustakaan (Distributed Library System) dan perpustakaan digital (Digital Library). Sistem ini mencakup bagian-bagian yang ada pada perpustakaan konvensional, yakni pengadaan, pengolahan, sirkulasi, dan OPAC (Online Public Access Catalog).
Pengadaan merupakan bagian yang bertanggung jawab mengadakan koleksi baru berdasarkan permintaan pengguna atau berdasarkan mekanisme yang telah ditentukan. Pengolahan merupakan bagian di mana koleksi baru akan diproses untuk dibuat katalog.
Bagian sirkulasi mengelola proses peminjaman-pengembalian koleksi dan proses keanggotaan. Sedangkan OPAC yang dibuat berbasis web memungkinkan setiap orang mencari koleksi perpustakaan dari mana saja, kapan saja, secara bersamaan. Para pengguna perpustakaan juga bisa mendaftarkan dirinya secara real-time dalam antrian jika koleksi yang dicari sedang dipinjam pengguna yang lain. Permintaan semacam itu bisa dilakukan melalui fitur halaman pribadi pengguna (My Library) yang hanya bisa diakses menggunakan login dan password sendiri.
Software ini juga menerapkan konsep Information Retrieval System
dimana konsep ini merupakan suatu sistem yang digunakan untuk menemukan kembali dokumen-dokumen atau informasi yang relevan yang dibutuhkan oleh pengguna yang dilakukan pada situs web. Dimana sistem ini mencari apa yang di cari oleh user, searching yang dilakukan oleh user dengan memasukan query yang ingin dicari. Konsep ini menjadi metode pencarian informasi koleksi yang dibutuhkan pengguna perpustakaan pada OPAC. Karena itu, sistem ini bisa menjadi semacam asisten digital yang bisa memberikan saran mengenai dokumen yang mirip dengan yang sedang dicari. Pengguna LONTAR adalah para dosen dan mahasiswa Universitas Indonesia. (sumber: http://ppsi.ui.ac.id/aplikasi/lontar)
Gambar 2 Tampilan Website Perpustakaan Universitas Indonesia (Sumber : http://lib.ui.ac.id/opac/ui/)
b. Repository UI
Gambar 3 Tampilan Repository dari Universitas Indonesia (Sumber : http://repository.ui.ac.id/)
c. SIJURI
Gambar 4 Tampilan SIJURI (Sumber: http://journal.ui.ac.id/home/) d. OPAC (Online Public Access Catalog)
OPAC adalah sebuah katalog online yang dapat diakses oleh seluruh pengunjung perpustakaan, untuk memudahkan pencarian koleksi yang ada, maupun unit informasi lainnya pada perpustakaan tersebut. OPAC memungkinkan seseorang untuk menelusuri informasi melalui judul, pengarang, subjek, kata kunci, penerbit atau gabungan dari komponen-komponen tersebut. Tujuan dari penyediaan OPAC antara lain:
Adanya akses langsung kepada data yang ada pada perpustakaan.
Mempercepat proses pencarian data dan waktu pengguna untuk memperoleh informasi.
Meningkatkan hasil pencarian yang akurat dan rinci, dibandingkan jika pencarian dilakukan secara manual.
Mengurangi pekerjaan dari pustakawan, karena sudah dilakukan secara otomatisasi, dan dilakukan oleh pengguna langsung.
Mengurangi beban biaya dan waktu yang diperlukan dan yang harus dikeluarkan oleh pengguna dalam mencari informasi.
menjadi penting untuk menghasilkan sebuah temuan atau informasi yang
Proses pengelolaan sistem perpustakaan fakultas sains dan teknologi yang sedang berjalan:
1. Pendaftaran calon anggota mengisi formulir yang disediakan petugas.Kemudian petugas akan memeriksa formulir pendaftaran yang telah diisi oleh calon anggota jika valid maka simpan data anggota ke dalam database dan jika tidak valid maka dikembalikan formulir pendaftaran kepada pendaftar.
2.Prosedur peminjaman buku Anggota memberikan kartu anggota serta buku yang dipinjam kemudian petugas memeriksa nomor anggota jika terdaftar dan masih aktif maka proses dilanjutkan jika tidak maka ditolak. Selanjutnya petugas periksa jumlah buku yang dipinjam jika sudah melebihi kuota maka proses peminjaman tidak dilanjutkan
3.Pengembalian buku Anggota mengembalikan buku yang dipinjam, petugas memasukkan data buku yang dipinjam kemudian memeriksa lama peminjaman buku jika melebihi kuota peminjaman maka akan dikenakan denda
Dari proses yang sedang berjalan tersebut diketahui bahwa perpustakaan Fakultas Sains dan Teknologi belum memiliki aplikasi library secara digital yang menyediakan buku, majalah, laporan tugas akhir, jurnal, tesis, proceding, artikel digital, dan sebagainya yang dikhususkan untuk masing-masing program studi. Sedangkan koleksi yang dimiliki hanya sebatas buku-buku cetak, yang sudah pasti terbatas dalam memperolehnya. Berdasarkan survei yang dilakukan,kebutuhan mahasiswa akan kumpulan buku atau bacaan yang dimiliki perpustakaan dalam mendukung pengerjaan tugas-tugas perkuliahan sangat diperlukan namun banyak diantara mereka yang merasa belum terpenuhi atau merasa kurang puas terhadap hasil yang diperoleh
Masalah Utama Perpustakaan
1. Permasalahan - jumlah koleksi cetak yang dimiliki perpustakaan sains dan teknologi masih terbatas atau minim sehingga untuk meminjam koleksi harus secara bergantian dan sudah pasti membutuhkan waktu yang lebih.
2. Pencarian terhadap koleksi yang diperlukan membutuhkan waktu yang lama itupun harus berkompetisi dengan pengguna yang lain yang membutuhkan buku atau bacaan tersebut
3. Pengguna sering mengalami kesulitan dalam memperoleh informasi tentang kumpulan atau koleksi di perpustakaan sains dan teknologi sesuai yang sesuai dengan jurusan masing-masing program studi sebagai bahan referensi
Sehingga perpustakaan sains dan teknologi merasa sangat dibutuhkan adanya sebuah aplikasi yang menyediakan fasilitas layanan download dan menampilkan file dalam bentuk digital berbasiskan web yang memberikan akses tanpa dipengaruhi oleh keterbatasan waktu, tempat dan jumlah koleksi yang dimiliki. Mahasiswa tidak harus datang ke perpustakaan atau kejurusan masing-masing dan mengantri giliran untuk meminjam atau bahkan hanya untuk sekedar mencatat bagian tertentu yang diperlukan untuk memenuhi tugas- tugas perkuliahan
Penggunaan Sistem Informasi dalam Perpustakaan
Penerapan sistem informasi merupakan jalan yang dapat ditempuh untuk menyelesaikan permasalah yang terjadi di perpustakaan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah. Jakarta. Dalam pengimplementasian sistem e- library, perpustakaan dapat mengikuti beberapa langkah berikut untuk mencapai efektiftas dan efisiensi dalam pengimplementasistem yang ada. Langkah – langkah tersebut antara lain adalah pengecekan infrastruktur untuk sistem e- library, penyimpanan koleksi digital, persiapan pemeriksaan hak cipta dan sosialisasi hasil dari e-library.
1) Infrastruktur
Merupakan langkah yang sangat penting dalam implementasian e-library. Hal ini dikarenakan e-library membutuhkan dukungan dari infrastuktur sebagai fondasi untuk menjalankan sistem itu sendiri. Seperti Universitas Indonesia, pembangunan infrastruktur perpustakaan dapat mulai direncanakan dari bentuk dan tata ruang dari perpustakaan. Pembangunan tata ruang yang tepat dapat memudahkan dalam perancangan infrasturktur dari e-library sendiri. Hardware dan software yang digunakan harus dipersiapkan terlebih dahulu dan dipastikan dapat berjalan bersamaan dengan infrastruktur yang ada. Apa bila kita mengambil contoh dari Crystal of Knowledge milik Universitas Indonesia, maka kita dapat melihat bahwa sesungguhnya bangunan perpustakaan sendiri telah terintegrasi dengan sistem e-library. Hal ini dapat dilihat dari perancangan bangunan yang digunakan supaya dapat menyimpan hardware sekaligus menyimpan buku. 2) Koleksi Digital
memperhitungkan kapasitas dari hardware perpustakaan berbanding jumlah pengakses dari perpustakaan sendiri. Sehingga pada saat diakses oleh mahasiswa dan dose buku – buku yang ada dapat digunakan tanpa harus mengkhawatirkan adanya masalah atau gangguan teknis.
3) Hak cipta
Merupakan langkah selanjutnya dalam pengimplementasian sistem informasi di perpustakaan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah. Hak cipta dari koleksi buku – buku di perpustakaan baik dalam bentuk fisik maupun digital harus dapat dibuktikan sehingga legalitas dari buku dapat dipertanggungjawabkan. Hal ini harus dilakukan supaya perpustakaan tidak menghadapi masalah secara hukum terhadap koleksi buku – buku yang dimiliki oleh perpustakaan.
4) Sosialisasi
Sosialisasi merupakan bagian akhir setelah perpustakaan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah selesai dirampungkan. Walau merupakan bagian terakhir, ini juga merupakan bagian yang penting untuk dilakukan. Dengan adanya sosialisasi maka mahasiswa dan dosen dapat mengetahui petunjuk dalam menggunakan dan meminjam koleksi buku – buku yang ada di perpustakaan. Sosialisasi dapat dilakukan secara online, ataupun lewat seminar yang dapat dihadiri oleh mahasiswa dan dosen.
Dampak Pengimplementasian Sistem Informasi dalam Perpustakaan
Penggunaan sistem informasi dalam perpustakaan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah merupakan sebuah langkah baru dalam proses pembelajaran, hal ini ditujukan untuk perpustakaan guna menghasilkan pembelajaran yang lebih efektif.
Dengan adanya penggunaan Sistem Informasi diharapkan dapat mempermudah mahasiswa dan dosen untuk mencari buku – buku yang dibutuhkan. Dampak – dampak yang dapat dihasilkan lewat adanya Sistem Informasi perpustakaan antara lain :
1) Kemudahan mencari buku dan jurnal
Buku dan Jurnal yang telah disimpan secara digital lokasi dan jenisnya dapat dengan mudah diakses oleh mahasiswa yang membutuhkan. Hal ini didukung dengan adanya fasilitas e- library yang membantu proses pencarian.
Sistem informasi juga menyimpan lokasi – lokasi dari tiap buku yang ada diperpustakaan untuk memudahka pencarian. Hal ini dapat membantu mahasiswa dalam mencari buku yang mereka butuhkan.
2) Kemudahan meminjam buku dan jurnal
Peminjaman secara online dapat mempercepat proses peminjaman buku. Proses peminjaman dengan bantuan sistem dapat mencatat secara akurat waktu peminjaman dan waktu pengembalian. Peminjaman secara online juga dapat digunakan dengan adanya bantuan layanan sistem informasi.
SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan pembahasan diatas, maka dapat disimpulkan beberapa hal yaitu : Perpustakaan tradisional akan sangat sulit memenuhi kebutuhan pengunjung
perpustakaan dalam memperoleh informasi yang diinginkan.Sehingga diperlukan sebuah sistem informasi yang mampu mengolah data dan keseluruhan koleksi perpustakaan.
Sistem informasi mampu mempercepat proses pencarian koleksi, penyimpanan koleksi dalam bentuk digital, pengelolaan peminjaman buku dan anggota perpustakaan.
Saran yang dapat penulis berikan antara lain :
Bagi universitas yang memiliki perpustakaan yang tersebar di masing-masing fakultas, diperlukan integrasi dan pengelolaan terpusat untuk keseluruhan operasional perpustakaan pada universitas tersebut.
REFERENSI .
Cleveland, G. (1998). Digital Libraries: Definitions, Issues and Challenges. Occasional Paper 8. Ottawa: Universal Dataflow and Telecommunications Core
Programme, International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA).
Leitch, Robert K, Davis, K. Roscoe. (1983). Accounting Information System. Prentice-hall: New Jersey
Library Profile. (n.d.). Retrieved Maret 15, 2014, from Perpustakaan Universitas Indonesia Online Public Access Catalog: http://lib.ui.ac.id/opac/ui/template.jsp? inner=profil.jsp?hal=1
LONTAR. Retrieved Maret 15, 2014, from Forum Himpunan Mahasiswa Teknik Informatika Universitas Bengkulu: http://himatif-unib.forumotion.net/t188-lontar-library-automation-and-digital-archive
Nuryadin, Riki. Retrieved Maret 15, 2014 from Sistem Informasi Perpustakaan: http://perpustakaan.upi.edu/index.php?
option=com_content&view=article&id=116:sistem
Perpustakaan Pusat Universitas Indonesia. Retrieved Maret 15, 2014, from Universitas Indonesia: http://www.ui.ac.id/id/library/page/pengantar
Wahyu, S., & Mushin, A. (2008). Teknologi Informasi Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisius.
Zahrida. Retrieved Maret 15, 2014, from E-Library: http://zahrida.wordpress.com/2009/07/20/e-library/
RIWAYAT PENULIS
Bob Wibisiono, lahir di kota Malang, pada 10 Januari 1986. Saat ini menempuh pendidikan S1 di Binus University, dalam bidang sistem informasi, Binusian 2015. Reinaldo Arifin, lahir di kota Jakarta, pada 21 Agustus 1992. Saat ini menempuh pendidikan S1 di Binus University, dalam bidang sistem informasi, Binusian 2015. Serly, lahir di kota Jakarta, pada 20 Mei 1994. Saat ini menempuh pendidikan S1 di Binus University, dalam bidang sistem informasi, Binusian 2015.
Stephanie Veronica Watuna, lahir di kota Tembagapura, pada 17 September 1993. Saat ini menempuh pendidikan S1 di Binus University, dalam bidang sistem informasi, Binusian 2015.
Yulia, lahir di kota Jakarta, pada 08 Juli 1993. Saat ini menempuh pendidikan S1 di Binus University, dalam bidang sistem informasi, Binusian 2015.
