ANALISIS, PERANCANGAN, DAN IMPLEMENTASI
SISTEM INFORMASI TINGKAT OPTIMASI ASET
BANGUNAN PT PEGADAIAN WILAYAH VIII JAKARTA I
Analysis, Design, and Implementation of Building Asset
Optimization Level Information System PT Pegadaian Wilayah VIII Jakarta I
TUGAS AKHIR
Disusun sebagai syarat untuk kelulusan pada Pendidikan Diploma IV Program Studi Manajemen Aset
Di Jurusan Administrasi Niaga, Politeknik Negeri Bandung
O l e h :
Dyah Nariswary Retno Muninggar
NIM. 08754008
PROGRAM STUDI MANAJEMEN ASET
JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
2012
iii ABSTRAK
Proyek ini dilakukan di PT Pegadaian dengan tema Sistem Informasi Tingkat Optimasi Aset. Terdapat beberapa aset PT Pegadaian yang belum optimal, maka perlu dilakukan optimasi aset dan teknologi berupa sistem informasi agar dapat meningkatkan nilai tertinggi sehingga aset tersebut lebih efektif produktivitasnya, dan dapat meminimalisir biaya-biaya. Teknik pengumpulan data berupa data primer dan data sekunder. Prosedur kerja proyek sistem informasi tingkat optimasi aset didasarkan pada Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SPHS). Hasil dari proyek ini adalah cara untuk menganalisis tingkat optimasi aset dapat dilihat dari empat kriteria yaitu profitabilitas, dihitung dengan menggunakan Return on Net Assets (RONA), efektivitas, nilai aset dengan nilai yang digunakan adalah nilai sisa, dan produktivitas dengan menghitung frekuensi penggunaan dari aset bangunan. Untuk merancang Sistem Informasi Tingkat Optimasi Aset Bangunan terdiri dari perancangan data flow diagram (DFD) yang terdiri dari dua konstruksi, yaitu diagram konteks dan diagram level, perancangan entity relationship diagram (ERD) yang terdiri dari dua entitas yaitu entitas inventarisasi aset dan entitas kriteria optimasi aset, perancangan kamus data, perancangan input dan perancangan output. Implementasi dari sistem Informasi Tingkat Optimasi Aset Bangunan yaitu terdiri dari perangkat implementasi yang terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak. Dalam program Sistem Informasi Tingkat Optimasi Aset, terdiri dari empat proses yaitu tambah data, edit data, hapus data, dan cetak data.
Kata Kunci: Sistem Informasi Tingkat Optimasi Aset, Data Flow Diagram (DFD), dan Entity Relationship Diagram (ERD)
iv ABSTRACT
This project was conducted in PT Pegadaian with Information System of Asset Optimization Level by the theme. There are some PT Pegadaian asset that have not been optimize, so it needed to optimizing the asset to having a highest value, in order to get more effective productivity, and can reduce the costs. Because of that it needed an information system technology as an asset optimization instrument. The data collection technic is primary data and secondary data. The project working procedure of the Information System of Asset Optimization Level based on System Development Life Cycle. The result of this research is the way to analyze asset optimization level based on four criteria consist of profitability with Return on Nett Assets (RONA) for the calculation, effectiveness, asset value using residual value, and productivity with counting the use frequency of building asset. To design the Information System of Asset Optimization Level consist of Data Flow Diagram (DFD) design and Entity Relationship Diagram (ERD) design. Data Flow Diagram (DFD) design consist of context diagram and level diagram. Entity Relationship Diagram (ERD) design consist of inventory entity and optimization asset criteria entity, data dictionary design, input design, and output design. The implementation of Information System of Asset Optimization Level consist of hardware and software. Inside the Information System of Asset Optimization Level consist of four process such as added the data, edit the data, delete the data, and print the data.
Keyword : Information System of Asset Optimization Level, Data Flow Diagram
(DFD), Entity Relationship Diagram (ERD)
v
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirobbil’alamin Penulis mengucap syukur kehadirat Allah SWT yang telah menganugerahkan rahmat, karunia serta ridho-Nya, sehingga Penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir dengan judul “Analisis, Perancangan, dan Implementasi Sistem Informasi Tingkat Optimasi Aset Bangunan PT Pegadaian Wilayah VIII Jakarta I”. Laporan ini disusun untuk memenuhi syarat kompetensi pada mata kuliah Tugas Akhir, semester VIII, di program studi D4 Manajemen Aset, jurusan Administrasi Niaga, Politeknik Negeri Bandung. Karya ilmiah ini ditujukan pada Dosen Pembimbing, Dosen Penelaah, Manajer Logistik dan Pengelolaan Aset PT Pegadaian, Mahasiswa Program Studi Manajemen Aset, seluruh Civitas Akademik Politeknik Negeri Bandung, dan seluruh pembaca di manapun berada yang tertarik pada kajian proyek ini.
Proyek ini merupakan kajian mengenai perancangan sistem informasi manajemen dalam rangka optimalisasi aset berupa bangunan yang penggunaannya belum optimal. Sistem tersebut dapat memberikan informasi mengenai status aset dan menjadi acuan bagi pengambilan keputusan bagi perusahaan untuk melakukan optimasi.
Selama melaksanakan penulisan ini, Penulis telah banyak menerima dukungan, bimbingan, saran-saran, dan kritik dari berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini Penulis mengucapkan terima kasih yang setulusnya kepada:
1. Bapak Sri Raharso selaku pembimbing Tugas Akhir yang telah berkenan meluangkan waktu untuk, memberikan tenaga dan pemikirannya untuk membimbing penulis dalam menyelesaikan laporan Tugas Akhir ini dengan sebaik-baiknya.
2. Bapak Sumaryono selaku Manajer Logistik dan Pengelolaan Aset PT Pegadaian yang telah meluangkan waktu dan memfasilitasi dalam perolehan data.
vi
3. Bapak Anang Fajaranto selaku Asisten Manajer Logistik dan Pengelolaan Aset yang telah meluangkan waktu untuk berdiskusi dan memfasilitasi dalam perolehan data.
Dengan penuh kesadaran, Penulis mengakui bahwa seluruh isi laporan Tugas Akhir ini sepenuhnya menjadi tanggung jawab Penulis. Semoga hasil penelitian ini dapat bermanfaat dan dapat dimanfaatkan sebagaimana mestinya. Peneliti sangat terbuka terhadap segala bentuk masukan baik berupa saran maupun kritik demi kesempurnaan laporan ini kedepannya. Atas perhatiannya Penulis mengucapkan terima kasih.
Bandung, Juli 2012
Penulis
vii
UCAPAN TERIMA KASIH
Atas selesainya laporan Tugas Akhir ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada:
1. Kedua orang tua, Mamah dan Papap yang senantiasa memberi doa, dukungan dan motivasi dalam mengerjakan Laporan Tugas Akhir.
2. Kedua kakak, Mba Naning dan Mba Raras atas dukungan dan doa yang telah diberikan.
3. Kedua keponakan, Regan dan Danis atas tingkah lucu dan nakalnya yang telah memberi sensasi lain saat pengerjaan laporan.
4. Sri Raharso, S.Sos, M.Si selaku dosen pembimbing Tugas Akhir. 5. Drs. H.M. Raharso, MT selaku wali kelas Manajemen Aset 2008.
6. Dra. Koernia Purwihartuti, M.Si selaku ketua Program Studi Manajemen Aset.
7. Dr. A. Gima Sugiama, SE, MP selaku Ketua Satgas Manajemen Aset yang selalu memberikan nasihat dan motivasi yang sangat bermanfaat.
8. Bapak Subhan dan Teh Yuni yang selalu membantu dalam pengurusan administrasi.
9. M. Bhima Yogaswara selaku rekan saat penelitian, atas cinta dan kasih sayang yang telah diberikan sehingga menjadi penyemangat sejak awal kuliah sampai dengan penulisan laporan Tugas Akhir, dan selamanya.
10. Seluruh teman-teman Manajemen Aset 2008 (ManSion) yang selalu kompak dan penuh solidaritas.
11. Orang tua beserta keluarga dari M. Bhima Yogaswara atas motivasi, doa, dan semangat yang diberikan.
Penulis berharap semoga kebaikan mereka disertai dengan keridhoan dan keikhlasannya. Amin.
viii UCAPAN TERIMA KASIH...
iii iv v vii
DAFTAR ISI... viii
DAFTAR LAMPIRAN... xi
DAFTAR TABEL... xii
DAFTAR GAMBAR... xiii BAB I PENDAHULUAN...
1.1 Latar Belakang... 1.2 Identifikasi Proyek... 1.3 Tujuan dan Manfaat Proyek... 1.4 Kerangka Berpikir... 1.5 Lokasi dan Waktu Kegiatan...
1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA...
2.1 Manajemen Aset... 2.1.1 Pengertian Manajemen Aset... 2.1.2 Tujuan Manajemen Aset... 2.1.3 Tahapan Kerja Manajemen Aset... 2.2 Optimasi Aset... 2.2.1 Pengertian Optimasi Aset... 2.2.2 Tujuan Optimasi Aset... 2.2.3 Prosedur Optimasi Aset... 2.2.4 Kriteria Optimasi Aset... 2.3 Konsep Dasar Sistem... 2.4 Konsep Dasar Informasi... 2.4.1 Data... 2.5 Sistem Informasi...
ix
2.5.1 Komponen Sistem Informasi... 2.6 Sistem Informasi Manajemen... 2.6.1 Pengertian dan Karakteristik SIM... 2.6.2 Komponen Fisik Sistem Informasi Manajemen... 2.7 Sistem Informasi Manajemen Aset... 2.8 Siklus Hidup Pengembangan Sistem... 2.9 Konsep Sistem Basis Data... 2.9.1 Komponen Lingkungan Basis Data... 2.9.2 Entity Relationship Diagram (ERD)... 2.9.3 Data Flow Diagram (DFD)... 2.9.4 Kamus Data... 2.9.5 Keunggulan Database Management System... 2.10 Penelitian Pendahulu... 2.11 Landasan Normatif...
23 BAB III RANCANGAN DAN PROSEDUR PROYEK...
3.1 Rancangan Proyek... 3.1.1 Gambaran Umum Perusahaan... 3.1.2 Profil PT Pegadaian... 3.1.3 Visi dan Misi PT Pegadaian... 3.1.4 Struktur Organisasi PT Pegadaian... 3.1.5 Gambaran Umum Divisi Logistik dan Pengelolaan Aset ... 3.1.6 Aset Bangunan yang Dikelola Divisi Logistik dan Pengelolaan Aset... 3.1.7 Teknik Pengumpulan Data... 3.1.8 Rancangan Optimasi Aset... 3.1.9 Gambaran Perancangan Proyek SITOA... 3.2 Prosedur Kerja Proyek... 3.3 Operasionalisasi Variabel...
42 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN...
4.1 Analisis Tingkat Optimasi Aset...
x
4.1.1 Analisis Profitabilitas yang Dihasilkan Aset... 4.1.2 Analisis Tingkat Efektivitas Aset... 4.1.3 Analisis Nilai Aset... 4.1.4 Analisis Tingkat Produktivitas Aset... 4.1.5 Hasil Tingkat Optimasi Aset... 4.2 Rancangan Sistem Informasi Tingkat Optimasi Aset Bangunan PT PegadaianWilayah VIII Jakarta I... 4.2.1 Analisis Sistem... 4.2.2 Analisis Prosedur... 4.2.3 Analisis Data... 4.2.4 Analisis Pemakai... 4.2.5 Analisis Perangkat Keras... 4.2.6 Analisis Perangkat Lunak... 4.2.7 Perancangan Sistem... 4.2.8 Perancangan Data Flow Diagram (DFD)... 4.2.9 Kamus Data... 4.2.10 Perancangan Entity Relationship Diagram (ERD)... 4.2.11 Perancangan Input... 4.2.12 Perancangan Output... 4.3 Pembahasan dan Implementasi Sistem... 4.3.1 Kajian Tingkat Optimasi Aset Bangunan... 4.3.2 Perangkat Implementasi... 4.3.3 Hasil Implementasi... 4.4 Evaluasi Kebutuhan dengan Sistem Informasi...
59 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN...
xi
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN A Formulir Bimbingan
LAMPIRAN B Surat Penerimaan Penelitian dari PT Pegadaian LAMPIRAN C Bukti Hadir Sidang
LAMPIRAN D Daftar Aktiva Tetap Bangunan Kantor
LAMPIRAN E Daftar Frekuensi Penggunaan Langen Palikrama LAMPIRAN F Panduan Menggunakan Sistem Informasi Tingkat
Optimasi Aset Bangunan
xii
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel 1.1 Jadwal Pelaksanaan Tugas Akhir... 7 Tabel 2.1 Komponen Fisik SIM... 27 Tabel 2.2 Penelitian Pendahulu... 40 Tabel 3.1 Penggolongan Aset Bangunan PT Pegadaian Wilayah VIII 49 Tabel 3.2 Operasionalisasi Variabel... 57 Tabel 4.1 Perhitungan Nilai Sisa... 61 Tabel 4.2 Perhitungan Tingkat Optimasi Aset... 63
xiii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1.1 Kerangka Berpikir... 6
Gambar 2.1 Tahapan Kerja Manajemen Aset... 12
Gambar 2.2 Rumus RONA... 17
Gambar 2.3 Rumus Efektivitas... 17
Gambar 2.4 Tiga Aktifitas pada Sistem Informasi... 23
Gambar 2.5 Blok Sistem Informasi yang Berinteraksi... 24
Gambar 2.6 Konsep Dasar SIMA... 29
Gambar 2.7 Restrukturisasi Aset Tetap BUMN/BUMD Menuju SIMA ... 31
Gambar 2.8 Siklus Hidup Pengembangan Sistem... 32
Gambar 2.9 Relasi One to One... 35
Gambar 2.10 Relasi One to Many... 36
Gambar 2.11 Relasi Many to Many... 36
Gambar 2.12 Simbol Data Flow Diagram... 37
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Pegadaian... 47
Gambar 3.2 Rancangan Optimasi Aset... 51
Gambar 3.3 Gambaran Perancangan SITOA... 53
Gambar 3.4 Tahapan-tahapan dalam SDLC... 55
Gambar 4.1 Flow Map Sistem yang Sedang Berjalan... 67
Gambar 4.2 Flow Map Usulan SITOA... 72
Gambar 4.3 Diagram Konteks SITOA... 73
Gambar 4.4 DFD Level 1 SITOA... 75
Gambar 4.5 DFD Level 2 Proses 1 Input Data... 76
Gambar 4.6 DFD Level 2 Proses 2 Edit Data... 77
Gambar 4.7 DFD Level 2 Proses 3 Hapus Data... 78
Gambar 4.8 DFD Level 2 Proses 4 Cetak Data... 78
Gambar 4.9 Entity Relationship Diagram SITOA... 81
xiv
Gambar 4.11 Desain Tampilan Awal... 84
Gambar 4.12 Desain Tambah Data... 84
Gambar 4.13 Desain Edit dan Hapus Data... 85
Gambar 4.14 Desain Print Data... 85
Gambar 4.15 Desain Tampilan Output... 86
Gambar 4.16 Tampilan Login SITOA... 88
Gambar 4.17 Tampilan Awal Program SITOA... 89
Gambar 4.18 Menu Tambah Data pada Kategori Bangunan... 89
Gambar 4.19 Tampilan Notifikasi Simpan Data... 90
Gambar 4.20 Tampilan Tambah Data pada Manage Gedung... 90
Gambar 4.21 Tampilan Notifikasi Tambah Data... 91
Gambar 4.22 Tampilan Tambah dan Edit Data Profitabilitas... 91
Gambar 4.23 Tampilan Tambah dan Edit Data Efektivitas... 92
Gambar 4.24 Tampilan Tambah dan Edit Data Produktivitas... 93
Gambar 4.25 Tampilan Tambah dan Edit Data Nilai Sisa... 94
Gambar 4.26 Tampilan Menu Edit Ketegori Bangunan... 95
Gambar 4.27 Tampilan Edit Data Kategori Bangunan... 95
Gambar 4.28 Tampilan Menu Edit Nama Bangunan... 96
Gambar 4.29 Tampilan Edit Data Bangunan... 96
Gambar 4.30 Tampilan Menu Hapus Data Kategori Bangunan... 97
Gambar 4.31 Tampilan Menu Hapus Data Bangunan... 97
Gambar 4.32 Tampilan Konfirmasi Hapus Data... 98
Gambar 4.33 Tampilan Prosas Cetak pada Program SITOA... 98
108
DAFTAR PUSTAKA
Ariyanti, Ieta. 2008. Jurnal Sistem Informasi Manajemen Aset Berbasis Web Dilingkungan PDAM Surabaya. Surabaya: Universitas Narotama.
Case, Karl. E dan Ray. Fair. 2007. Prinsip-prinsip Ekonomi. Jakarta: Penerbit Erlangga.
Djumara, Noorsyamsa. 2007. Prinsip-prinsip Manajemen Aset/Barang Milik Daerah. Jakarta: Departemen Dalam Negeri dan Lembaga Administrasi Negara.
Hariyono, Arik. 2007. Prinsip & Teknik Manajemen Kekayaan Negara. Jakarta: Departemen Keuangan Republik Indonesia Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Umum.
Haryanto, Imam. 2008. Membuat Database Dengan Microsoft Acceess. Bandung: Informatika.
Hermanto, Agus. 2009. Pengelolaan Barang Milik Negara. Jakarta: Departemen Keuangan Republik Indonesia Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Umum.
Husein, M. Fakhri dan Amin Wibowo. 2006. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: UPP STIM YKPN YOGYAKARTA.
Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain. Yogyakarta: Andi.
Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi.Yogyakarta: Andi Offset.
109
Mitchell, John. S. 2007. Physical Asset Management Handbook. Texas: Clarion Technical Publishers.
Muninggar, Dyah Nariswary R. 2012. Evaluasi Efektivitas Sistem Informasi Manajemen Aset Tanah dan Bangunan Operasional. Bandung: Politeknik Negeri Bandung.
Nugroho, Eko. 2008. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Penerbit ANDI.
Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.
Peraturan Menteri Keuangan No. 96 Tahun 2007 Tentang Tata Cara Pelaksanaan Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan, dan Pemnidahtanganan Barang Milik Negara.
Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 2005 Tentang Standar Akuntansi Pemerintahan.
Readyratios. 2011. Return on Net Assets. Diambil 23 Juni 2012 dari
www.readyratios.com
Robbins, Stephen P & David A Decenzo. 2004. Fundamental of Management.
Pearson Education. New Jersey
Salinan Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara No. PER-06/MBU/2011 Tentang Pedoman Pendayagunaan Aktiva Tetap Badan Usaha Milik Negara.
Siregar, Doli. 2004. Manajemen Aset.Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
110
Suprihanto, John. 1992. Manajemen Personalia. Yogyakarta: BPFE.
Sutabri, Tata. 2003. Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
Sutanta, Edhy. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Sutrisno, Mei. 2004. An Investigation af Participation Project Appraisal Developing Countries Using Elements of Value an Risk Management
(Volume 1). Manchester: University of Manchester Institute.
Taramitra. 2008. Manajemen Aset. Diambil 25 Desember 2011 dari www.taramitra.co.id
Tanujaya, Edward & Shirly Tholina.2006. Manajemen. Salemba Empat. Jakarta.
111
LAMPIRAN
