Sesi 2
Perencanaan Jangka Panjang -
Pendek
KONSEP PERENCANAAN
Planning merupakan seperangkat kegiatan yang sangat
penting dalam manajemen
Clark & Peterson :
Planning is preparing a framework for guiding future action
Carter McNamara :
Planning is setting the direction for something -- some
system -- and then working to ensure the system follows
that direction.
Cooper, J.M. :
All planning has a future orientation, and all planning
KONSEP PERENCANAAN
Henry Fayol :
Perencanaan adalah aktivitas memperkirakan keadaan di masa depan
W.B. Casttater :
Perencanaan adalah cara manusia memproyeksikan keinginannya
Leorin W. Anderson :
Planning is a process by which an individual visualizes the future and creates a framework to guide his or her action in the future
Cuningham:
menyatakan bahwa perencanaan adalah menyeleksi dan
menghubungkan pengetahuan, fakta, imajinasi, dan asumsi untuk
masa yang akan datang dengan tujuan memvisualisasi dan
• Prajudi Atmusudirjo
perencanaan adalah perhitungan dan penentuan tentang
sesuatu yang akan dijalankan dalam mencapai tujuan
tertentu, oleh siapa, dan bagaimana.
• Bintoro Tjokroamidjojo
menyatakan bahwa perencanaan dalam arti luas adalah
proses memprsiapkan kegiatan-kegiatan secara
sistematis yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan
tertentu.
• Definisi lain
perencanaan adalah hubungan antara apa yang ada
sekarang dengan bagaimana seharusnya yang berkaitan
dengan kebutuhan, penentuan tujuan, prioritas,
program,dan alokasi sumber.
Konsep Perencanaan
Menurut UU 25/2004:
Suatu proses untuk menentukan tindakan masa depan
yang tepat, melalui urutan pilihan, dengan
memperhitungkan sumber daya yang tersedia.
Menurut Thomas L Saaty (1992):
Planning is a thinking and social process of aligning what
is deduced to be the likely outcome of situation, given
Perencanaan dalam Islam
• Qs. Al-Hasyr:18
”Hai orang-orang yang beriman, bertakwalah
kepada Allah dan hendaklah Setiap diri
KONSEP PERENCANAAN
Sistem memiliki :
inputs
to the system include resources such as raw materials,
money, technologies and people.
process
where they're aligned, moved along and carefully
coordinated, ultimately to achieve the goals set for the system.
Outputs
are tangible results produced by processes in the system,
such as products or services for consumers.
KONSEP PERENCANAAN
PERENCANAAN MERUJUK PADA
KATA KUNCI
:
• AKTIVITAS
ATAU PROSES YANG DILAKSANAKAN SEKARANG
•
MERUPAKAN
PENUNTUN
(GUIDELINE, FRAMEWORK) UNTUK
DILAKUKAN DI MASA YANG AKAN DATANG
•
DILAKUKAN DALAM SUATU
SISTEM
•
DALAM RANGKA MENCAPAI
TUJUAN
KONSEP PERENCANAAN
CIRI-CIRI PENGAMBILAN KEPUTUSAN :
1. BERSIFAT ANTISIPATIF :
– MENENTUKAN APA YANG INGIN DICAPAI
– BAGAIMANA CARA PENCAPAIANNYA
– BERANGKAT DARI KONDISI OBJEKTIF YANG ADA
2. MERUPAKAN SUATU SISTEM KEPUTUSAN
PROSES PENGAMBILAN
KEPUTUSAN
• Pemahaman permasalahan
• Identifikasi alternatif
• Menentukan sumber2 ketidakpastian
• Memilih kriteria
• Preferensi resiko
• Evaluasi alternatif
PERENCANAAN ORGANISASI
Definisi Perencanaan
Perencanaan adalah proses menentukan bagaimana organisasi
dapat mencapai tujuannya, dimana ditujukan pada tindakan yang tepat melalui melalui proses analisa, evaluasi, seleksi diantara kesempatan-kesempatan yang diprediksi terlebih dahulu.
Tujuan Perencanaan adalah membentuk usaha yang terkoordinasi dalam organisasi.
Perencanaan Organisasional mempunyai dua tujuan :
• Tujuan Perlindungan (Protective) : meminimisasikan resiko
dengan mengurangi ketidakpastian di sekitar kondisi bisnis dan menjelaskan konsekuensi tindakan manajerial yang berhubungan • Tujuan Kesepakatan (Affirmative) : meningkatkan tingkat
keberhasilan organisasional
Kerugian dan Keuntungan Perencanaan
Keuntungan Perencanaan :
1. Membantu wirausahawan berorientasi ke masa depan
2. Koordinasi keputusan yang tidak dibuat sekarang tanpa adanya gagasan tentang bagaimana ia akan mempengaruhi keputusan yang harus dibuat besok
3. Perencanaan menekan tujuan-tujuan organisasional sehingga wirausahawan secara konstan dalam pencapaian tujuan
organisasi
Kerugian Perencanaan :
Penekanan pada program perencanaan akan memakan banyak
waktu manajemen sehingga manajemen harus membagi antara waktu yang digunakan untuk perencanaan dengan waktu yang digunakan untuk fungsi manajemen lainnya seperti
JENIS-JENIS PERENCANAAN
Perencanaan Strategis
Adalah perencanaan jangka panjang yang dipusatkan pada
organisasi secara keseluruhan sehingga wirausahawan
memandang organisasi sebagai
suatu unit total dan
memutuskan apa yang hendak dilakukan dalam
jangka panjang untuk mencapai tujuan organisasi.
Perencanaan jangka panjang wirausahawan adalah
mencoba menentukan apa yang dilakukan oleh
organisasi agar berhasil dalam kurun waktu 3
sampai 5 tahun mendatang.
Definisi Strategi
Strategi sebagai suatu rencana luas dan umum yang
JENIS-JENIS PERENCANAAN
Perencanaan Strategis
Manajemen Strategis
Manajemen strategis merupakan proses yang
menjamin bahwa proses dan manfaat organisasi
dari penggunaan strategi organisasional yang
tepat. Strategi yang tepat adalah strategi yang
sesuai untuk kebutuhan organisasi pada saat
tertentu
Empat langkah proses dalam manajemen
strategis :
1. Perumusan strategi
2. Implementasi strategi
Pertanyaan dalam merumuskan strategi yang tepat guna adalah : 1. Apakah tujuan dan maksud organisasi tersebut?
Jawaban : kearah mana organisasi diarahkan, strategi yang tepat guna mencerminkan maksud dan tujuan organisasi
2. Kemanakah organisasi dewasa ini diarahkan?
Jawaban : memberitahukan kepada wirausahawan apakah organisasi sedang mencapai tujuannya sehingga tingkat kemajuan kearah pencapaian tujuan memuaskan atau tidak
3. Jenis kondisi lingkungan apa organisasi mempunyai keberadaan? Jawaban : membantu wirausahawan dalam menetapkan
kekuatan, kelemahan, masalah-masalah dan kesempatan
organisasional yang ada baik lingkungan eksternal dan internal maupun didalam dan diluar organisasi
4. Apa yang dapat dilakukan untuk bisa mencapai tujuan organisasi dengan lebih baik dimasa mendatang?
Jawaban : membuat wirausahawan menghasilkan strategi
Perencanaan Taktis
Perencanaan jangka pendek menekankan pada operasi
berbagai bagian organisasi yang sedang berjalan.
Jangka pendek adalah kurun waktu antara satu tahun
atau kurang. Wirausahawan menggunakan
perencanaan
taktis untuk menguraikan apa yang
harus dilakukan oleh berbagai bagian dari
organisasi untuk mencapai keberhasilan pada
jangka waktu satu tahun atau kurang
Perencanaan taktis dipusatkan pada apa yang akan
dilakukan dalam jangka pendek untuk membantu
organisasi mencapai tujuan organisasi jangka
PERENCANAAN DAN TINGKATAN MANAJEMEN
Tingkatan Manajemen dalam waktu perencanaan :
1. Manajemen puncak mempunyai tanggung jawab utama untuk melihat apakah perencanaan sudah dilaksanakan atau tidak dan menggunakan waktu perencanaan lebih banyak dibanding
manajemen tingkat menengah dan bawah
2. Manajemen tingkat menengah menggunakan waktu yang lebih banyak dibanding manajer tingkat bawah
3. Manajemen tingkat bawah lebih terlibat dalam kegiatan
operasional dari organisasi dan mempunyai waktu yang lebih sedikit dalam proses perencanaan
Tipe Perencanaan :
1. Manajer tingkat bawah membuat perencanaan jangka pendek dengan keahlian operasi harian menyebabkan menjadi perencana terbaik pada jangka pendek
2. Manajer tingkat menengah membuat perencana jangka yang agak panjang 3. Manajer puncak membuat perencanaan jangka panjang yang mempunyai
Langkah-Langkah dalam Proses Perencanaan :
1. Menyatakan tujuan organisasi yang jelas untuk dimulai
suatu perencanaan
2. Memilih berbagai cara alternatif untuk mencapai tujuan
3. Mengembangkan premis/asumsi yang menjadi dasar
alternatif kelayakan penggunaan setiap alternatif
4. Memilih alternatif terbaik untuk mencapai tujuan
5. Pengembangan rencana berdasarkan alternatif yang dipilih
dimana rencana jangka panjang dan jangka pendek mulai
dirumuskan
6. Memfungsikan rencana-rencana ke dalam
PENDEKATAN-PENDEKATAN DALAM
PERENCANAAN
Pendekatan Probabilitas Tinggi
Perencanaan menggunakan pendekatan
probabilitas tinggi ditujukan langsung untuk
menjamin tingkat keberhasilan yang bisa
diterima dan juga tujuan organisasional dapat
diukur
Keuntungan pendekatan probabilitas tinggi :
1. Menghasilkan rencana yang tepat
2. Perencana hanya memusatkan pada penemuan
cara yang praktis untuk mendapatkan tingkat
keberhasilan yang diinginkan
PENDEKATAN-PENDEKATAN DALAM PERENCANAAN
Pendekatan Maksimisasi
Perencana menggunakan pendekatan maksimisasi yang secara konstan menggunakan teknik kuantitatif dengan menggunakan model matematis
Melalui penggunaan model matematis, perencana pendekatan maksimisasi mencoba untuk :
1. Meminimisasi sumber daya yang digunakan untuk mendapatkan tingkat prestasi tertentu
2. Memaksimumkan prestasi yang dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia
3. Mendapatkan keseimbangan biaya dan manfaat yang terbaik
Keuntungan Pendekatan Maksimisasi : secara kontinyu menekankan pada pencapaian keuntungan potensial dari organisasi dan menggunakan teknik kuantitatif untuk mengembangkan rencana-rencana
Pendekatan Adaptasi
Pendekatan Adaptasi menekankan pada perencanaan yang efektif dipusatkan untuk membantu organisasi menyesuaikan diri
dengan variabel eksternal atau internal
Perencana yang menggunakan Pendekatan Adaptasi :
1. Melihat perubahan organisasional yang tidak dapat dihindari 2. Antisipasi pada perubahan masa depan
3. Menentukan dan menganalisa organisasional bagaimana memodifikasi organisasi ketika untuk berubah
Keuntungan Pendekatan Adaptasi : berfokus pada lingkungan eksternal dan internal organisasi untuk memprediksi perubahan organisasional
Kerugian Pendekatan Adaptasi : penekanan yang kurang pada tujuan
ALAT-ALAT PERENCANAAN Peramalan (Forecasting)
Peramalan adalah teknik prediksi terjadinya lingkungan masa depan yang akan mempengaruhi operasi organisasi
Metode Analisa Runtun Waktu (Time Series Analysis Method)
Memprediksi penjualan dimasa datang dengan menganalisa hubungan historis antara waktu dan penjualan yang biasa disajikan dalam bentuk grafik
Penjadwalan (Scheduling)
Merupakan proses perumusan daftar aktivitas mendetail yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi. Daftar aktivitas merupakan bagian integral dari rencana organisasional
Dua macam penjadwalan :
• Peta Gant (Gant Chart) yang merupakan diagram balok dengan waktu horizontal dan sumber daya vertikal
RENCANA-RENCANA
Rencana adalah suatu tindakan tertentu yang diusulkan untuk membantu organisasi dalam pencapaian tujuan.
Empat Dimensi suatu Rencana :
1. Perulangan dimensi yang menguraikan jangka dimana suatu rencana digunakan dari waktu ke waktu
2. Waktu dimensi adalah jangka periode waktu yang diliput oleh rencana, baik jangka panjang maupun jangka pendek
3. Jangkauan dimensi menguraikan bagian dari sistem manajemen total dimana rencana ditujukan
4. Tingkatan dimensi menunjukkan tingkatan organisasi yang
JENIS-JENIS RENCANA Rencana Tetap
Kebijaksanaan-Kebijaksanaan
Suatu kebijaksanaan merupakan rencana tetap yang memberi garis pedoman luas pada penyaluran manajemen pada arah tertentu, manajemen dituntun kearah pengambilan tindakan yang
konsisten dengan pencapaian tujuan organisasional
Prosedur
Merupakan rencana tetap yang menguraikan lebih spesifik tindakan yang berhubungan yang harus diambil untuk menyelesaikan
tugas tertentu
Aturan-Aturan
JENIS-JENIS RENCANA Rencana Sekali Pakai Program
Merupakan rencana sekali pakai yang dirancang untuk
melaksanakan suatu proyek khusus dalam organisasi dimana keberadaan program ini untuk pencapaian tujuan yang dapat diselesaikan
Anggaran
Merupakan rencana keuangan sekali pakai yang meliputi jangka waktu
Dimensi waktu Perencanaan
• Jangka Panjang (Long-Term Planning)
Skema Perencanaan Strategis
Jangka Panjang
Jangka Menegah
Jangka Pendek
VISI MISI Tujuan Sasaran Program &
Visi
• Sesuatu pernyataan yang menjadi tujuan yang akan
dicapai oleh organisasi dalam jangka panjang dengan
perspektif yang luas
• Cara Pandang Jauh Ke depan tentang di mana dan ke
mana Organisasi akan diarahkan dan apa yang akan
dicapai pada suatu saat
• Tanpa Visi, organisasi tidak memiliki arah yang jelas
• Merupakan turunan dari AD/ART
Misi
• Sesuatu pernyataan yang ditetapkan yang akn
dicapai dalam tempo tertentu selaras dengan
Visi organisasi.
• Sesuatu yang akan dilakukan atau diwujudkan
untuk mendukung tercapainya Visi
• Merupakan turunan dari Visi
VISI dan MISI
• Dengan misi yang jelas dan dapat dimengerti oleh
semua pihak dalam organisasi, maka segenap potensi
dan sumber daya yang dimiliki oleh organisasi dapat
diarahkan dan dikembangkan untuk mencapai tujuan
yang ditetapkan karena misi berperan sebagai pemandu
dalam tindakan manajemen yang diperlukan
• Pada prateknya terkadang antara terminologi VISI dan
MISI diartikan sama.
• VISI dan MISI adalah SUATU PERNYATAAN TENTANG
AMBISI PERUSAHAAN, sehingga dalam pernyataannya
SELALU menggunakan kata-kata
– MENJADI NOMOR SATU
– MENJADI YANG TERBAIK
VISI dan MISI
Contoh :
• PERUSAHAAN BOEING (PERUSAHAAN PESAWAT TERBANG):
– “TO BE THE NUMBER ONE AEROSPACE COMPANY IN THE
WORLD AND AMONG THE PREMIER INDUSTRIAL
CONCERNS IN TERMS OF QUALITY, PROFITABILITY, AND
GROWTH”.
• INTEL (PERUSAHAAN PROCESSOR):
– “INTEL’S MISSION IS TO BE THE PREMINENT BULIDING
BLOCK SUPPLIER TO THE NEW COMPUTING INDUSTRY
WORLDWIDE”
• PDAM TIRTONADI:
– “AKAN DIKENAL SEBAGAI PENYEDIA AIR MINUM DAN
PENGELOLA AIR LEMBAH TERBAIK DI INDONESIA DENGAN
MENGUTAMAKAN PELAYANAN PRIMA KEPADA
Untuk dapat mewujudkan Visi & Misi, Rencana
Jangka Panjang perlu dioperasionalisasikan
menjadi rencana-rencana yang lebih pendek
Visi dan Misi perlu di
breakdown
menjadi
Tujuan
dan
Sasaran
Untuk merumuskan Tujuan dan Sasaran,
organisasi perlu
“mengaca diri”
sehingga
tujuan dan sasaran tersebut mengarah ke
pancapaian Tujuan dan Sasaran namun sesuai
dengan kondisi organisasi baik internal maupun
eksternal
“Mengaca Diri” di atas dilakukan dengan
melakukan Analisis SWOT dan merumuskan
TUJUAN (OBJECTIVES)
Tujuan merupakan penjabaran dari
pernyataan misi. Tujuan adalah sesuatu yang
akan dicapai atau dihasilkan dalam kurun
waktu jangka menengah (misalnya 1-5 tahun)
Karakteristik:
Idealistik
SASARAN (GOALS)
Tujuan yang bersifat spesifik,
dapat dinilai, dapat diukur,
menantang namun dapat
dicapai, berorientasi pada hasil,
dan dapat dicapai
TUJUAN & SASARAN
Untuk dapat mencapainya, maka Tujuan dan
Sasaran tersebut harus dioperasionalisasikan
menjadi hal yang secara nyata dapat dilaksanakan
dalam jangka pendek, yaitu:
•
Kebijakan:
Ketentuan yang disepakati dan
ditetapkan untuk menjadi pedoman, pegangan,
dan petunjuk dalam mencapai sasaran, tujuan,
misi, dan visi
•
Program
Program
• Kumpulan Kegiatan nyata, sistematis, dan terpadu yang
dilaksanakan untuk mencapai tujuan dan sasaran
• Rencana kegiatan yang akan dilakukan organisasi dalam
jangka pendek.
•
Kegiatan:
Tindakan nyata dalam jangka waktu tertentu
untuk mencapai sasaran dan tujuan
• Turunan dari Misi
• Dimensi waktu 1 tahun
Anggaran
• perencanaan secara formal seluruh
kegiatan perusahaan dalam jangka waktu
tertentu yang dinyatakan dalan satuan
moneter
• Penilaian angka rupiah atas program yang
direncanakan
• Dimensi waktu tergantung kebijakan
Perencanaan Jangka Panjang
• proses berkelanjutan dalam membuat
keputusan sekarang secara sistematis dan,
dengan kemungkinan pengetahuan terhadap
masa depannya, mengorganisasi usaha yang
dibutuhkan untuk menentukan keputusan dan
mengukur hasil dari keputusan ini dibandingkan
dengan pengharapan melalui organisiasi,
Cakupan waktu
• tergantung kepada organisasi
• institusi pemerintah mencakup kurun
waktu hingga lebih dari 20 tahun,
Tujuan utama perencanaan jangka panjang
yaitu perumusan dan pengambilan
keputusan kebijakan-kebijakan yang
berdampak dalam jangka panjang
-
Tingkat return investasi
- Kebijakan tentang tenaga kerja
- Manajemen organisasi
Hasil dari perencanaan jangka panjang
• Berupa kebijakan yang diambil
1. Menambah fasilitas produksi
2. Program Marketing
Hubungan Perencanaan
Jangka Panjang dan Jangka Pendek
PROYEKSI RJP
PROYEKSI PENJ JGK
PENDEK
PERS ACTUAL PERMINT ACTUAL
SUMBER DAYA ACTUAL PERUMUSAN KEBIJAKAN KEPUTUSAN OPERASI
JGK PENDEK -TINGKAT RETURN
INVESTASI
-KEBIJAKAN TTG NAKER -KEBIJAKAN LAIN2
KEPUTUSAN OPERASI JGK PANJ
-MENAMBAH FASILITAS PRODUKSI -PROGRAM MARKETING
