Panduan Fasilitasi Perencanaan Strategis Indonesia

(1)

BUKU PANDUAN

FASILITASI RAPAT KERJA BADAN PENGURUS FORUM SRIKANDI DESA KABUPATEN GUNUNGKIDUL PERIODE 2015/2018 (Periode Kepemimpinan Pertama)

“Sumbangsih Kepemimpinan Perempuan untuk Demokrasi Sehat Bermartabat”

MEMBANGUN PERENCANAAN STRATEGIS, REGULASI, DAN KEBIJAKAN ORGANISASI FORUM SRIKANDI DESA

KABUPATEN GUNUNGKIDUL PERIODE 2015/2018

Tim Penyusun :

Edi Supriyanti; Brahati, Sri Sumarti, Suti,

Widyasih Panglipur, Sri Pajariyah, Rini Iswandari, Murwati, Muryani, Riyadh ML FORUM SRIKANDI DESA KABUPATEN GUNUNGKIDUL

dan

YAYASAN SATU KARSA KARYA SURAKARTA TAHUN 2015

DAFTAR ISI

BAB MATERI HAL

BAB I CARA MENGGUNAKAN BUKU INI

BAB II PENDAHULUAN DAN TUJUAN RAPAT KERJA

BAB III PERANGKAT RAPAT KERJA BP FSD

BAB IV DISKUSI CURAH PENDAPAT : “MEMAHAMI PENTINGNYA PERENCANAAN STRATEGIS”

1. Apa makna Perencanaan Strategis bagi FSD?

2. Kenapa FSD harus berproses dalam perencanaan strategis? 3. Bagaimana Alur-Prosesnya?

BAB V MUSYAWARAH FORMATUR :

“Menegaskan Struktur Kepemimpinan FSD periode 2015/2018 hasil Musyawarah Anggota I FSD”;

(2)

DISKUSI CURAH PENDAPAT, DISKUSI KELOMPOK, PLENO, DAN STUDI DOKUMEN :

1. PENDAHULUAN :

a. Mandat yang dipegang Organisasi FSD; b. Mengenali (identifikasi) Para Pihak; c. Isu strategis yang mau digarap;

DISKUSI CURAH PENDAPAT DAN STUDI DOKUMEN :

2. MENEGASKAN IMPIAN : Tujuan, Visi, Misi, dan Nilai-Nilai yang harus dibangun dan dipegang dalam Organisasi;

DISKUSI CURAH PENDAPAT : “MEMAHAMI ALAT ANALISIS PEMETAAN PELUANG, TANTANGAN, KEKUATAN, DAN KELEMAHAN ORGANISASI” :

 Pentingnya Data dan Informasi Aktual :

a. Data dan Informasi tentang Lingkungan eksternal organisasi (ekonomi, sosial, budaya, politik, teknologi, peraturan perundang-undangan);

b. Institusional/Internal Organisasi (keanggotaan, kinerja, budaya, pola koordinasi, sistem kerja, dll);

 Memetakan Peluang dan Tantangan (lingkungan eksternal) organisasi;  Memetakan Kekuatan dan Kelemahan (institusional/internal)

organisasi;

DISKUSI KELOMPOK, PLENO, DAN STUDI DOKUMEN : 3. LINGKUNGAN STRATEGIS :

a. Lingkungan strategis internal :  Kepemimpinan Organisasi;  Tata Nilai dan Kode Etika;  Regulasi dan Kebijakan :  Mekanisme Koordinasi;

 Sistem administrasi kesekretariatan;  Sistem perencanaan dan penganggaran;

 Sistem pencatatan, monitoring, evaluasi, dan pelaporan keuangan;

b. Lingkungan strategis eksternal :  Ekonomi :

 Sosial :  Budaya :  Politik :  Teknologi :

 Peraturan-perundangan :

c. Faktor penentu keberhasilan;

DISKUSI KELOMPOK, PLENO, DAN STUDI DOKUMEN :

(3)

b. Sasaran; c. Strategi :

 Regulasi;  Kebijakan;  Program, dan:  Kegiatan

DISKUSI KELOMPOK, PLENO, DAN STUDI DOKUMEN :

5. RENCANA KINERJA/OPERASIONAL : a. Rencana Tiga tahunan;

b. Rencana Satu tahunan;

c. Pengukuran dan Evaluasi Kinerja; d. Pelaporan Akuntabilitas Kinerja;

BAB VII DISKUSI KELOMPOK, PLENO, DAN STUDI DOKUMEN : Merumuskan Rencana Kerja Tahun 2015 :

1. Regulasi dan Kebijakan Organisasi ; a. Sistem Administrasi Kesekretariatan; b. Sistem Administrasi Keuangan; 2. Program dan kegiatan tahun 2015 :

a. Bidang Organisasi (Program, Kegiatan, Anggaran, dan Jadwal pelaksanaan);

b. Bidang Sipil Politik (Program, Kegiatan, Anggaran, dan Jadwal pelaksanaan);

c. Bidang Ekonomi Sosial Budaya (Program, Kegiatan, Anggaran, dan Jadwal pelaksanaan);

d. Bidang Hubungan Masyarakat (Program, Kegiatan, Anggaran, dan Jadwal pelaksanaan);

BAB VIII LANDASAN DAN SUMBER RUJUKAN :

1. AD/ART FSD;

2. Garis Besar Haluan Organisasi (GBHO) FSD :

a. Rekomendasi Mekanisme Koordinasi dan Keuangan Organisasi; b. Rekomendasi Bidang Sipil Politik;

c. Rekomedasi Bidang Ekonomi Sosial Budaya; d. Rekomendasi Internal dan Eksternal Organisasi; 3. Hasil-Hasil Musyawarah Anggota I FSD Tahun 2015;

BAB XIV BAHAN BACAAN

1. Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 Tentang Desa; 2. Perencanaan Strategis yang Responsif Gender;

3. Format Perencanaan dan Penganggaran Organisasi Sosial; 4.

BAB I. CARA MENGGUNAKAN BUKU INI. A. Kegunaan.

Buku ini dirancanag untuk digunakan oleh Pimpinan Forum Srikandi Desa (FSD) Kabupaten Gunungkidul sebagai panduan sederhana merancang rencana strategis dan rencana kerja organisasi FSD. Buku ini dapat digunakan oleh :

(4)

2. Rapat-Rapat Permusyawaratan FSD yang membahas strategi organisasi; 3. Para anggota FSD sebagai bahan studi;

4. Fasilitator Organisasi Perempuan;

5. Instansi Pemerintahan dalam program/kegiatan penguatan desain organisasi perempuan di Gunungkidul;

B. Sistematika.

Buku ini tersusun atas 16 Bab yang memuat subyek berbeda, seperti termuat di daftar isi. Setiap Bab (sesi) dilengkapi dengan panduan kegiatan untuk dijalankan dalam kelompok kecil. Setiap kegiatan memiliki tujuan dan capaian yang diharapkan dalam setiap tugas kelompok. Setelah menyelesaikan tugas, setiap kelompok mempresentasikan hasil kerja, membandingkan dengan kelompok lain, dan mendiskusikan sehingga diperoleh kesimpulan dan permufakatan.

C. Yang Berwenang Memimpin Rapat Kerja.

Dalam GBHO, Mekanisme Koordinasi, BAB VIII, Pasal 14 disebutkan bahwa Pelaksanaan Rapat Kerja menjadi wewenang dan tanggungjawab Ketua Badan Pengurus (BP) FSD, dan bersama-sama dengan Wakil Ketua, Sekretaris, dan Bendahara memimpin jalannya Rapat Kerja.

D. Peran Fasilitator.

Dalam Rapat Kerja FSD, Pimpinan FSD berhak dan berwenang mengundang unsur eksternal sebagai fasilitator yang membantu jalannya Rapat Kerja baik dalam hal substansi maupun teknis. Dalam hal ini, peran fasilitator adalah :

1. Membantu pimpinan FSD dalam menegaskan latar belakang, tujuan, dan capaian Rapat Kerja FSD secara singkat, padat, jelas, dan langsung ke sasaran;

2. Membantu pimpinan FSD dalam memperkenalkan setiap topik dan tujuannya kepada seluruh unsur Badan Pengurus FSD yang terlibat dalam Rapat Kerja;

3. Membantu Pimpinan FSD dalam menjelaskan tugas yang harus dijalankan setiap kelompok; 4. Membantu kelompok jika diperlukan;

5. Membantu Pimpinan FSD dalam merancang format presentasi dan diskusi;

6. Membantu forum rapat kerja dalam mencapai permufakatan berdasarkan kesimpulan yang jelas dan jernih;

BAB II. PENDAHULUAN DAN TUJUAN.

Forum Srikandi Desa Kabupaten Gunungkidul periode 2015/2018 merupakan periode kepemimpinan FSD pertama, sehingga rapat kerja pertama ini diupayakan seoptimal mungkin dapat menggali semua data dan informasi tentang situasi lingkungan eksternal organisasi (peluang dan tantangan) serta situasi institusional/internal organisasi (kekuatan dan kelemahan) untuk merancang rencana strategis organisasi dalam hal desain organisasi, regulasi/kebijakan organisasi, peta jaringan kerja, kemungkinan kolaborasi dan kerjasama, yang diwujudkan dalam rencana kerja tahunan organisasi.

Dalam Anggaran Rumah Tangga (ART) FSD BAB Pasal 16 disebutkan bahwa “Rapat Kerja BP FSD dilaksanakan untuk menyusun rencana strategis tiga tahunan organisasi, menyusun rencana kerja tahunan organisasi, serta merancang, merumuskan, dan mensahkan regulasi dan kebijakan organisasi.

Perlu juga ditegaskan, bahwa Rapat Kerja dalam perumusan dan penyusunan rencana strategis FSD 2015-2018 ini bertujuan :

1. Memfasilitasi pimpinan FSD memahami tantangan pokok yang dihadapi FSD; 2. Memfasilitasi pimpinan FSD memahami konsep perencanaan strategis;

(5)

4. Memfasilitasi pimpinan BP FSD merancang strategi untuk mempengaruhi proses pengambilan keputusan ekonomi-politik penting yang menyangkut kepentingan FSD;

BAB III. PERANGKAT RAPAT KERJA.

Yang dimaksud dengan Perangkat Rapat Kerja BP FSD adalah kombinasi antara sumber daya manusia, data dan informasi, serta peralatan dan perlengkapan pendukung yang menjamin proses dan pendokumentasian Rapat Kerja dapat dilakukan dengan baik, yaitu diantaranya :

1. Pimpinan Rapat Kerja.

Rapat Kerja BP FSD dalam seluruh prosesnya dipimpin oleh Ketua BP FSD (GBHO, Mekanisme Koordinasi dan Keuangan Organisasi : BAB IV, Pasal 8, Bagian A, Poin 3) yang dibantu oleh Sekretaris I sebagai Notulen, dan Sekretaris II sebagai pendokumentasian photo dan berkas/arsip;

2. Data dan Informasi.

Rapat Kerja BP FSD dalam seluruh proses permusyawaratannya harus didukung dengan data dan informasi yang relevan, faktual, dan memadai. Data dan informasi dapat berupa peraturan perundang-undangan, dokumen perencanaan dan penganggaran daerah/desa, daftar para pihak (jaringan kerja), data keanggotaan, data korporasi, hasil penelitian dan studi kebutuhan, dan seluruh data serta informasi yang ditentukan oleh Pimpinan FSD dalam Rapat Pleno Pimpinan sebelum pelaksanaan Rapat Kerja (GBHO, Mekanisme Koordinasi dan Keuangan Organisasi : BAB VIII Pasal 13 ayat 1 sampai dengan ayat 7; Pasal 14 ayat 1 sampai dengan ayat 4);

3. Peralatan dan Perlengkapan.

Rapat Kerja BP FSD dalam seluruh proses permusyawaratannya harus didukung oleh peralaatan dan perlengkapan yang memudahkan Pimpinan FSD dalam proses dan pendokumentasiannya, diantaranya : LCD Proyektor, Laptop, Kamera Digital, alat tulis, kertas plano, metaplan, spidol 3 warna, spidol kecil 12 warna, solatip kertas, gunting, dan lain sebagainya sesuai dengan kebutuhan yang direncanakan dalam Rapat Pleno Pimpinan sebelum pelaksanaan Rapat Kerja dan menjadi tanggungjawab sekretaris I dan Sekretaris II dalam mempersiapkannya.

BAB IV. DISKUSI CURAH PENDAPAT : “MEMAHAMI PENTINGNYA PERENCANAAN STRATEGIS”.

1. Apa Perencanaan Strategis bagi FSD?

“Perencanaan Strategis membantu FSD mengenal dengan baik lingkungan eksternal dan kebutuhan akan desain organisasi/intitusionalnya sehingga dapat menyusun langkah-langkah yang harus diambil untuk meresponnya”. Perencanaan Strategis membantu memperjelas :

a. Cara-cara yang harus ditempuh untuk mengembangkan organisasi FSD;

b. Keputusan-keputusan yang harus diambil untuk memastikan FSD siap bertahan menghadapi tantangan masa depan;

2. Mengapa FSD harus berproses dalam Perencanaan Strategis? Karena Perencanaan Strategis membantu FSD dalam :

a. Mengantisipasi dan merespon perubahan masa depan;

b. Melakukan respon terhadap perubahan secara baik, sistematis, dan terorganisir, tidak gagap, reaktif, dan reaksioner;

c. Menguji semua informasi yang relevan berkaitan dengan situasi penguatan peran dan kedudukan (keterwakilan) perempuan dalam berbagai bidang;

(6)

3. Bagaimana Prosesnya? a. Pendahuluan :

 Mandat yang dipegang;

 Mengenali (identifikasi) Para Pihak;  Isu strategis yang mau digarap; b. Visi, Misi, dan Nilai-Nilai;

c. Lingkungan Strategis :

 Lingkungan strategis internal (analisis institusional);  Lingkungan strategis eksternal (analisis lingkungan);  Faktor penentu keberhasilan;

d. Merumuskan Rencana Strategis :  Tujuan;

 Sasaran;

 Strategi (regulasi, kebijakan, program, dan kegiatan); e. Rencana Kinerja/Operasional :

 Rencana Tiga tahunan;  Rencana Satu tahunan;

 Pengukuran dan Evaluasi Kinerja;  Pelaporan Akuntabilitas Kinerja;

f. Merapikan Dokumen Perencanaan dan Penganggaran periode 2015/2018;

BAB V. MUSYAWARAH FORMATUR : MENEGASKAN KEMBALI STRUKTUR KEPENGURUSAN BP FSD PERIODE 2015/2018.

Salah satu rekomendasi Musyawarah Anggota (MA) I FSD yang tercantum dalam Surat Keputusan (SK) MA I FSD Nomor 06/KMA-FSD/V/2015 Tentang Struktur Kepengurusan Badan Pengurus Forum Srikandi Desa Kabupaten Gunungkidul Periode 2015/2018 adalah mereview dan menegaskan kembali susunan kepengurusan BP FSD periode 2015/2018 berdasarkan minat, bakat, dan kompetensi masing-masing personil.

Proses penjaringan dan penyaringan calon formatur pada Sidang Pleno Pembentukan BP FSD dalam MA I FSD yang lalu menyepakati hanya 19 formatur yang akan disaring, sedangkan kebutuhan untuk mengisi struktur kepengurusan FSD adalah 24 orang.

Dalam Sidang Formatur pengisian struktur kepengurusan FSD dalam MA I FSD yang lalu, 19 formatur telah mencapai mufakat tentang “siapa menduduki tanggungjawab apa”, hanya saja ada 5 tanggungjawab (jabatan) yang belum terisi yaitu Sekretaris Wilayah yang berjumlah lima (5) formatur, sehingga MA I FSD merekomendasikan 2 hal yaitu :

1. Agar Rapat Kerja atau Rapat Pleno Pimpinan FSD mengundang 5 orang Formatur terpilih diluar 19 orang pimpinan FSD tersebut agar kebutuhan Tim Formatur sejumlah 24 orang dapat dipenuhi; 2. Agar Rapat Kerja atau Rapat Pleno Pimpinan FSD melakukan peninjauan kembali perihal hasil

sidang formatur, agar susunan kepengurusan BP FSD periode 2015/2018 sesuai dengan minat, bakat, dan kompetensi masing-masing personil;

(7)

Tabel 1. Susunan Kepengurusan BP FSD Kabupaten Gunungkidul Periode 2015/2018 berdasarkan hasil Sidang Formatur dalam MA I FSD 2015.

NO .

JABATAN KEPENGURUSAN PENGAMPU

1. Ketua Edi Supriyanti

2. Wakil Ketua Rini Iswandari

3. Sekretaris I Endah Dwi Astuti

4. Sekretaris II Widyasih Panglipur

5. Bendahara I Sri Sumarti

6. Bendahara II Suti

7. Koordinator Wilayah & Sekretaris Wilayah

Utara Canisia Martini

Selatan Sumarsih

Barat Watini

Timur Murjikem

Tengah Eko Sri Harjani

8. Bidang Organisasi Ketua Sri Pajariyah

Sekretaris Nur Ikhsan Dwi Riyanti 9. Bidang

Ekonomi-Sosial-Budaya

Ketua Muryani

Sekretaris Lilis Haryani 10. Bidang Sipil-Politik Ketua Brahati

Sekretaris Sri Handayani 11. Bidang Hubungan

Masyarakat

Ketua Ria Karlin Hidayani

Sekretaris Murwati

BAB VI. MERUMUSKAN DAN MENYUSUN RENCANA STRATEGIS FSD 2015-2018. DISKUSI CURAH PENDAPAT, DISKUSI KELOMPOK, PLENO, DAN STUDI DOKUMEN :

1. PENDAHULUAN :

a. Mandat yang Dipegang Organisasi FSD;

Diskusi Curah Pendapat untuk merumuskan arti dan makna “Mandat yang dipegang Organisasi FSD”.

 Mandat adalah ketentuan-ketentuan atau aturan-aturan formal yang

harus diikuti dan dipatuhi oleh suatu organisasi (dapat berupa UUD, UU, PP, KEPMEN, PERDA, PERBUP dsb.) Dan aturan informal dalam

organisasi (AD/ART, GBHO, Kode Etik, Standar Prosedur Operasional, dsb)

 Suatu organisasi perlu meghimpun mandat formal dan informal yang

mempengaruhi organisasi, menginterpretasikan tentang hasil apa yang diharapkan dari mandat, dan mengklarifkasi tentang apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan berdasarkan mandat.

 Mandat, mengikat perilaku seluruh anggota organisasi. Mandat dijadikan

(8)

Bryson, 2001, Achmad Rozi El Eroy, 2008;

“Nilai adalah sesuatu yang baik, yang dicita-citakan. Nilai-nilai dijadikan pedoman, acuan dalam bertindak dan berperilaku setiap anggota organisasi”

Contoh nilai:

 Kebersamaan

 Saling mempercayai

 Saling menghargai

 Kreativitas

 Inovasi

 Pelayanan prima

 Kejujuran;

 Anti manipulasi

Setelah diskusi curah pendapat selesai, Ketua BP FSD bersama Fasilitator mengajak seluruh Pimpinan BP FSD untuk menarik kesimpulan jelas dan jernih perihal arti dan makna “Mandat yang dipegang Organisasi FSD”

Untuk memahami bersama perihal apa-apa saja yang menjadi “Mandat bagi Organisasi FSD”, Pimpinan FSD dibagi kedalam 4 kelompok dengan metode berhitung secara berurutan dari sisi kiri menuju sisi kanan peserta (arah jarum jam).

Setelah kelompok terbentuk, Ketua BP FSD dibantu oleh Fasilitator mempersilahkan masing-masing kelompok untuk merumuskan apa-apa saja yang termasuk mandat bagi FSD dengan mengisi tabel sebagai berikut :

Tabel 2. Mandat Organisasi Berdasarkan Sumber Rujukan/Landasan dan Tata Nilai.

Sumber Rujukan/Landasan Tata Nilai yang dimandatkan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014

Tentang Desa

1. Semua elemen setara dalam politik pembangunan desa; 2. Pembangunan yang berkeadilan;

3. Keterwakilan Perempuan dalam berbagai bidang;

AD/ART FSD 1. Berjuang untuk bersumbangsih bagi demokrasi sehat bermartabat melalui kepemimpinan perempuan;

2. Demokratis, bertanggungjawab, disiplin, jujur,

... ...

Setelah diskusi kelompok dan pleno selesai, Ketua BP FSD bersama Fasilitator mengajak seluruh Pimpinan BP FSD untuk menarik kesimpulan jelas dan jernih perihal “Mandat yang dipegang Organisasi FSD”.

b. Mengenali (identifikasi) Para Pihak untuk Pemetaan Jaringan Kerja;

(9)

Stakeholder adalah orang, kelompok, atau organisasi apapun yang dapat menjadi mitra kolaborasi, pendukung, dan penerima manfaat dengan bersumbangsih berupa sumberdaya, atau output (hasil), atau segala sesuatu yang dibutuhkan untuk

mencapai tujuan, visi, dan misi organisasi.

Kemudian Pimpinan BP FSD dibagi dalam 3 kelompok dengan metode menghitung secara berurutan dari sisi kanan sampai sisi kiri (berlawanan arah jarum jam). Ketua BP FSD bersama Fasilitator mempersilahkan masing-masing kelompok untuk menyusun daftar para pihak berdasarkan unsur dan kepentingan/lingkup isu dan tugas pokok seperti yang tercantum dalam tabel 3 berikut.

Tabel 3. Daftar Pihak Strategis berdasarkan unsur dan kepentingan/lingkup isu dan tugas pokok

Unsur Pihak Kepentingan/lingkup isu dan tugas pokok

Pemerintahan BPMPKB 1. Peningkatan peran dan partisipasi perempuan; 2. Perlindungan anak;

3. Penguatan kapasitas organisasi perempuan; 4. ...

... ... ... ... ... ... LSM YSKK 1. Peningkatan kapasitas kepemimpinan perempuan;

2. ... ... ... ... ... ... ... Lembaga Pendidikan/

Lembaga Penelitian

... ... ... ... ... ... Korporasi ... ... ... ... ... ... Perorangan ... ... ... ... ... ...

Kemudian masing-masing kelompok mempresentasikan hasilnya dalam sebuah diskusi pleno, tiap-tiap kelompok menguji hasil diskusi kelompok lainnya agar didapatkan analisis stakeholder yang relevan dan strategis bagi pencapaian tujuan, visi, misi FSD.

Setelah diskusi kelompok dan diskusi pleno, Ketua BP FSD bersama Fasilitator mengajak seluruh Pimpinan BP FSD untuk menarik kesimpulan jelas dan jernih perihal arti dan makna “Pihak” (stakeholder) bagi perencanaan strategis organisasi FSD (pemetaan jaringan kerja).

c. Isu strategis yang mau digarap;

(10)

“Isu Mempresentasikan Suatu Kesenjangan Antara Praktek Kebijakan Publik Oleh Pemerintahan –Dan/Atau Korporasi- Dengan Kepentingan Publik”

Setelah diskusi curah pendapat selesai, Ketua BP FSD bersama Fasilitator mengajak seluruh Pimpinan BP FSD untuk menarik kesimpulan jelas dan jernih perihal arti dan makna Isu Strategis bagi FSD.

Pimpinan BP FSD dibagi dalam 2 kelompok dengan metode menghitung secara berurutan dari sisi kiri sampai sisi kanan (arah jarum jam). Ketua BP FSD bersama Fasilitator mempersilahkan masing-masing kelompok untuk merumuskan satu kalimat tentang Isu Strategis yang akan menjadi Fokus Garapan FSD untuk periode kepemimpinan 2015/2018.

Setelah diskusi kelompok dan diskusi pleno selesai, Ketua BP FSD bersama Fasilitator mengajak seluruh Pimpinan BP FSD untuk mencapai mufakat tentang Isu Strategis yang akan menjadi fokus garapan FSD tiga tahun mendatang.

“

DISKUSI CURAH PENDAPAT DAN STUDI DOKUMEN :

2. MENEGASKAN IMPIAN : Tujuan, Visi, Misi, dan Nilai-Nilai yang harus dibangun dan dipegang dalam Organisasi;

Visi adalah cara pandang jauh ke depan kemana organisasi harus dibawa agar dapat eksis, antisipatif, dan inovatif. Visi adalah suatu gambaran yang menantang tentang keadaan masa depan yang diinginkan oleh organisasi. (lan-bpkp, 2000, modl 2, p. 9).

Impian, atau kondisi yang dicita-citakan dan diidealkan oleh FSD tercantum dalam rumusan kalimat tujuan, visi, dan misi organisasi yang tercantum dalam AD/ART FSD yang telah disahkan dan ditetapkan dalam MA I FSD 2015.

VISI FSD :

Dalam AD/ART FSD BAB III, Pasal 10, disebutkan bahwa visi FSD adalah “Penggerak Keterwakilan Perempuan dalam Berbagai Bidang untuk Mewujudkan Kesejahteraan Masyarakat”

Misi FSD :

Dalam AD/ART FSD BAB III, Pasal 11, disebutkan bahwa misi FSD adalah :

1. Mengajak dan mendorong Perempuan Penyelenggara Pemerintahan Desa (P3D) untuk

terlibat dalam wadah FSD;

2. Meningkatkan kapasitas P3D dalam tata kelola penyelenggaraan pemerintahan desa yang

berkualitas;

(11)

5. Menjadi tempat pelatihan dan konsultasi bagi P3D;

6. Meningkatkan kapasitas SDM Perempuan untuk meningkatkan keterwakilan perempuan

dalam politik dan pemerintahan desa;

TUJUAN FSD :

Dalam AD/ART FSD BAB III, Pasal 9, disebutkan bahwa tujuan FSD adalah : “Menjadi Wadah Koordinasi dan Memfasilitasi segala upaya penguatan kapasitas dan jaringan perempuan penyelenggara pemerintahan desa”

SASARAN FSD :

“Sasaran merupakan penjabaran dari tujuan. Sasaran adalah penggambaran hal yang ingin diwujudkan melalui tindakan-tindakan yang diambil organisasi guna mencapai tujuan (target terukur). Jangka waktu sasaran dapat tahunan, semesteran, triwulanan, atau bulanan”.

DISKUSI CURAH PENDAPAT : “MEMAHAMI ALAT ANALISIS PEMETAAN KEKUATAN-KELEMAHAN DAN PELUANG-TANTANGAN ORGANISASI FSD”

Mengapa Analisis?

Analisis terhadap kekuatan dan kelemahan yang dimiliki FSD dan ancaman terhadapnya merupakan dasar untuk mengenali tantangan yang harus dihadapi. Proses analisis ini dikenal dengan nama Analisis SWOT (Strenght, Weakness, Oppotunity, dan Threats) atau Analisis KKPT (Kekuatan, Kelemahan, Peluang, dan Tantangan).

Hal terpenting adalah, analisis SWOT harus dilakukan dengan jujur. Peserta mengungkap informasi yang diketahui apa adanya sehingga situasi yang dihadapi dapat dikenali dengan tepat.

Analisis Apa?

Analisis KKPT terbagi dalam dua kelompok, yaitu :

1. Analisis institusional diarahkan pada identifikasi kekuatan dan kelemahan di dalam organisasi. a. Kekuatan (strong points): apa saja yang dapat memberi keuntungan atau aset bagi FSD.

Misalnya, program pelatihan yang rutin dan efektif.

b. Kelemahan (weak points): karakteristik atau sifat internal yang merugikan organisasi. Misalnya, hanya sedikit anggota yang bersedia membayar iuran rutin, dan lain sebagainya;

(12)

a. Peluang (opportunities): apa saja yang memberi kemungkinan adanya perbaikan atau penguatan organisasi. Misalnya, Undang-Undang Desa yang menempatkan Perempuan sebagai salah satu kelompok politik utama dalam politik pembangunan desa, program beberapa SKPD yang di Kabupaten Gunungkidul yang dapat digunakan untuk memperkuat organisasi FSD, dan lain sebagainya;

b. Tantangan (threats): kondisi di luar organisasi yang potensial melemahkan posisi FSD. Misalnya, banyak korporasi yang belum memiliki visi terhadap kepemimpinan perempuan dalam tanggungjawan sosialnya.

Masing-masing hasil analisis disusun dalam sebuah daftar dengan penjelasannya masing-masing, daftar tersebut digunakan untuk menganalisis peta kebutuhan organisasi sebagai bahan perumusan dan penyusunan rencana strategis organisasi.

Ketua BP FSD dan Fasilitator mengajak seluruh unsur pimpinan FSD mendiskusikan alat-alat (tools) analisis pemetaan KKPT / SWOT.

Keterangan : Matriks Analisis KKPT / SWOT

PELUANG (Opportunities) TANTANGAN (Threats)

KEKUATAN (Stengths) (Kekuatan + Peluang) = Keunggulan Komparatif

(Kekuatan + Tantangan) = Mobilisasi / Pengerahan

KELEMAHAN (Weaknesses)

(Kelemahan + Peluang)

= Modal masa depan / Sesuatu yang harus ditunda untuk masa depan

(Kelemahan + Tantangan) = Pengurangan Resiko / Kerugian

DISKUSI KELOMPOK, PLENO, DAN STUDI DOKUMEN :

3. PENTINGNYA DATA DAN INFORMASI DALAM PERENCANAAN STRATEGIS

Sesi ini Ketua BP FSD dan Fasilitator mengajak seluruh pimpinan FSD untuk menyusun daftar data/ dokumen/informasi yang dapat membantu dalam analisis kebutuhan pemetaan kekuatan, kelemahan, peluang, dan tantangan yang dimiliki FSD.

Data/dokumen/informasi yang dibutuhkan misalnya :

a. Internal : (i) AD/ART FSD; (ii) GBHO FSD; (iii) Hasil-hasil persidangan Musyawarah Anggota I FSD Tahun 2015; (iv) Data jumlah anggota FSD, yaitu para Perempuan Penyelenggara Pemerintahan Desa (P3D) baik yang menjabat sebagai Kepala Desa, Perangkat Desa, serta Pimpinan dan Anggota Badan Permusyawaratan Desa; dll.

(13)

beserta RKPDnya; (v) berbagai peraturan perundangan yang berhubungan langsung dengan isu-isu keorganisasian dan strategis FSD;

4. LINGKUNGAN STRATEGIS :

a. Lingkungan strategis internal (Kekuatan dan Kelemahan) :

Seluruh Pimpinan FSD dibagi dalam 2 kelompok dengan metode berhitung yang dimulai dari kiri kearah kanan (searah jarum jam). Kemudian masing-masing kelompok berdiskusi untuk merumuskan Lingkungan Strategis Internal Organisasi FSD dengan bantuan Tabel daftar Kekuatan dan Kelemahan berdasarkan Isu berikut :

Tabel 4. Daftra Kekuatan dan Kelemahan Berdasarkan Isu.

ISU KEKUATAN KELEMAHAN Tata Nilai dan Kode

Etik;

Sistem administrasi kesekretariatan;

... ...

Sistem perencanaan dan penganggaran;

... ...

Sistem pencatatan, monitoring, evaluasi, dan pelaporan keuangan;

... ...

Kesadaran akan Kepentingan Keterangan : disarikan dari AD/ART dan GBHO FSD 2015

Setelah selesai diskusi kelompok, masing-masing kelompok mempresentasikan dalam sebuah diskusi pleno dan saling menguji antar kelompok dengan data dan informasi yang faktual.

b. Lingkungan Strategis Eksternal (Peluang dan Tantangan) :

(14)

Tabel 5. Daftar Kekuatan dan Kelemahan Berdasarkan Isu.

ISU KEKUATAN KELEMAHAN PENJELASAN

Ekonomi ...

Keterangan : disarikan dari GBHO FSD Tahun 2015/2018

Setelah selesai diskusi kelompok, masing-masing kelompok mempresentasikan dalam sebuah diskusi pleno dan saling menguji antar kelompok dengan data dan informasi yang faktual.

d. Faktor Penentu Keberhasilan;

Faktor-faktor kunci keberhasilan adalah topik atau bidang yang berkaitan secara luas dengan misi, dalam hal mana kinerja sangat dipengaruhi oleh bagaimana suatu organisasi (pimpinan dan anggota serta semua pihak) menerima sukses atau kegagalan. Atau beberapa hal yang harus berjalan baik jika ingin meyakinkan keberhasilan suatu organisasi.

Syarat-syarat :

 Penting untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi;  Dapat diukur dan dikendalikan;

 Tidak terlalu banyak;

 Sesuatu yang harus dilaksanakan;  Dapat dilaksanakan di organisasi sejenis;

 Bersifat hierarkhis, beberapa faktor bersifat umum, dan bebrerapa faktor bersifat spesifik;

Pimpinan FSD harus merumuskan serta menguasai dan memahami sendiri dengan baik faktor-faktor yang menentukan keberhasilan strategi organisasi yang akan diambil, yaitu adanya tujuan yang detail, sasaran yang jelas, regulasi/kebijakan yang dibutuhkan, program, dan kegiatan yang nyata.

1. MERUMUSKAN TUJUAN.

(15)

1. Tujuan merupakan penjabaran dari misi. Tujuan adalah hasil akhir yang akan dicapai atau dihasilkan dalam jangka waktu 1 – 5 tahun;

2. Tujuan organisasi mempertajam fokus pelaksanaan misi organisasi. Tujuan organisasi meletakkan kerangka prioritas untuk memfokuskan arah semua program dan aktivitas organisasi dalam melaksanakan misi organisasi;

3. Tujuan harus dapat menunjukkan suatu kondisi yang ingin dicapai dimasa mendatang;

4. Tujuan akan mengarahkan perumusan sasaran, kebijakan, program, dan kegiatan dalam rangka merealisasikan misi;

Tabel 6. Daftar Tujuan Organisasi Berdasarkan Bidang Garapan. STRUKTUR KEPENGURUSAN /

BIDANG GARAPAN

TUJUAN

Sekretaris I dan Sekretaris II 1. ...; 2. ...;

Bendahara I dan Bendahara II 1. ...; 2. ...;

Koordinator Wilayah 1. ...; 2. ...;

Bidang Organisasi 1. ...; 2. ...;

Bidang Ekonomi Sosial Budaya 1. ...; 2. ...;

Bidang Sipil Politik 1. ...; 2. ...;

Bidang Hubungan Masyarakat 1. ...; 2. ...;

2. MENENTUKAN SASARAN.

Langkah II : Masing-masing struktur kepengurusan BP FSD menentukan sasaran.

Sasaran merupakan penjabaran dari tujuan. Sasaran adalah penggambaran hal yang ingin diwujudkan melalui tindakan-tindakan yang diambil organisasi guna mencapai tujuan (target terukur). Jangka waktu sasaran dapat tahunan, semesteran, triwulanan, atau bulanan.

KRITERIA SASARAN

(16)

kapan pencapaiannya;

 Menantang namun dapat dicapai, tetapi tidak boleh mengandung target yang tidak layak;  Berorientasi pada hasil, sasaran harus mensepesifikasikan hasil yang ingin dicapai;  Dapat dicapai dalam waktu satu tahun;

Tabel 7. Daftar Sasaran Berdasarkan Bidang Garapan STRUKTUR KEPENGURUSAN /

BIDANG GARAPAN

SASARAN

3. MENYUSUN STRATEGI ORGANISASI.

Strategi adalah suatu pertimbangan dan pemikiran yang logis, analitis serta konseptual mengenai hal-hal penting atau prioritas (baik dalam jangka panjang, pendek, maupun mendesak), yang dijadikan acuan untuk menetapkan langkah-langkah, tindakan, dan cara-cara (taktik) ataupun kiat (jurus-jurus) yang harus dilakukan secara terpadu untuk terlaksananya kegiatan operasional dan penunjang dalam menghadapi tantangan-tantangan (dan masalah-masalah) yang harus ditangani dengan sebaik-baiknya sesuai dengan tujuan ataupun sasaran-sasaran dan hasil (output) yang harus dicapai serta kebijaksanaan yang sudah ditetapkan sebelumnya. (FX. Soedjadi: Analisis Manajemen Modern: Kerangka Pikir dan Beberapa Pokok Aplikasinya, Haji Masagung, Jakarta, 1994).

Cara untuk mencapai tujuan dan sasaran atau strategi merupakan rencana yang menyeluruh dan terpadu mengenai upaya-upaya organisasi yang meliputi: penetapan kebijaksanaan, program operasional, dan kegiatan dengan memperhatikan sumberdaya organisasi serta keadaan lingkungan yang dihadapi.

Dalam menyusun strategi organisasi, ada tiga hal yang harus dirumuskan, yaitu merumuskan Kebijaksanaan, Program, dan Kegiatan masing-masing bidang garapan.

(17)

Tabel 8. Daftar Kebijaksanaan Organisasi Berdasarkan Bidang Garapan. STRUKTUR KEPENGURUSAN /

BIDANG GARAPAN

KEBIJAKSANAAN

Catatan : Masing-Masing Bidang Garapan harus dimulai dari AD/ART dan GBHO FSD dan hasil analisis KKPT/SWOT;

Setelah masing-masing struktur kepengurusan BP FSD merumuskan kebijaksanaannya, maka langkah berikutnya adalah menerjemahkan kebijaksanaan tersebut kedalam program-program dengan melihat kepada tabel 9 berikut ini.

Tabel 9. Program BP FSD Berdasarkan Kebijaksanaan Masing-Masing Struktur Kepengurusan. STRUKTUR KEPENGURUSAN/

BIDANG GARAPAN

Kebijaksanaan Program-Program

Struktur Kepengurusan / Bidang-Bidang

1. ... 1.1. ... 1.2. ... 2. ... 2.1. ... 2.2. ... 3. ... 3.1. ... 3.2. ...

Setelah masing-masing struktur kepengurusan BP FSD merumuskan program-programnya, maka langkah berikutnya adalah menerjemahkan program-program tersebut tersebut kedalam kegiatan-kegiatan dengan memperhatikan hal-hal berikut :

(18)

Kriteria Kegiatan (SMART):

 Spesifik, menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan

 Measurable, harus terukur dan dapat dipastikan waktu dan tingkat pencapaiannya.

 Aggressive but attainable, kegiatan harus dijadikan standar keberhasilan dalam satu tahun sehingga harus cukup menantang namun masih dalam tingkat keberhasilannya.

 Result oriented, kegiatan harus menspesifikasikan hasil yang ingin dicapai dalam periode satu tahun. Time-bound, kegiatan harus dapat direalisasikan dalam waktu yang relatif pendek dari beberapa minggu sampai beberapa bulan (tidak lebih dari satu tahun);

Tabel 10. Kegiatan BP FSD Berdasarkan Program Masing-Masing Struktur Kepengurusan. STRUKTUR KEPENGURUSAN/

BIDANG GARAPAN

Program Kegiatan-Kegiatan

Struktur Kepengurusan / Bidang-Bidang

RENCANA KERJA TIGA TAHUNAN

Rencana kerja tiga tahunan adalah rencana yang disusun untuk jangka waktu 3 tahunan. Rencana Kerja 3 Tahunan ini didasarkan pada program dan kegiatan yang sudah ditetapkan sebelumnya oleh masing-masing struktur kepengurusan (bidang garapan) :

NO .

STRUKTUR / BIDANG

PROGRAM KEGIATAN TAHUN ANGGARA

N 01. Kesekretariatan 1. ... 1.1. ...

1.2. ... 2. ... 2.1. ... 2.2. ... 02. Perbendaharaan 1... 1.1. ... 2.1. ...

RENCANA KERJA PERIODE TAHUN 2015/2016 (Menyusun Jadwal Kerja Prioritas Organisasi FSD)

Rencana tahunan pada hakekatnya adalah rencana yang akan direalisasikan pada periode satu tahun tertentu, yang didasarkan pada rencana tiga tahunan, lengkap dengan apa kegiatannya, siapa sasarannya, kapan dilaksanakan, dimana pelaksanaannya, bagaimana dilaksanakannya, dan berapa anggaran yang direncanakan.

(19)

Penyusunan Kegiatan Tahunan ini dilakukan dengan proses penganggaran dengan memperhatikan tabel 11 berikut.

Tabel 11. Daftar Kegiatan FSD Berdasarkan Kinerja Anggaran RENCANA KERJA DAN ANGGARAN

BADAN PENGURUS FSD

Formulir

RKA – BIDANG KESEKRETARIATAN Tahun Anggaran …

Urusan Pemerintahan : x. xx. .……….

Organisasi : x. xx. xx. ..……….

Rekapitulasi Anggaran Belanja Langsung Berdasarkan Program dan Kegiatan

Kode

Uraian

Lokasi

Kegiatan

Target Kinerja

(Kuantitatif)

Jumlah

Program Kegiatan

Tahun n Tahun

n+1 l Jumlah

1 2 3 4 5 6 7 8 9=6+7+8 10

xx Program ….

xx Kegiatan ….

xx dst ….

xx Program ….

xx Kegiatan ….

xx dst ….

xx Program ….

xx Kegiatan ….

xx dst ….

xx dst ….

Jumlah

……..,tanggal………..

(20)

(tanda tangan)

(nama lengkap)

Sedangkan Unsur Pimpinan Puncak BP FSD (Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, dan Bendahara) berkewajiban dan berwenang untuk merancang regulasi dan kebijakan perihal kesekretariatan dan perbendaharaan FSD melalui surat keputusan dan lain sebagainya sesuai dengan aturan dalam AD/ART dan GBHO FSD

Tabel 12. Regulasi dan Kebijakan Pimpinan FSD Berdasarkan Ruang Lingkup Kewenangan dan Landasan Peraturan Organisasi.

No .

Regulasi & Kebijakan Unsur Pimpinan FSD yang memiliki kewenangan

Landasan dalam

Peraturan Organisasi 1. Format Formulir

Pendaftaran Anggota

Ketua dan Sekretaris ART BAB II Pasal 3 ayat 1 huruf (c);

2. Format Surat Pernyataan

Kesanggupan Menjadi Anggota Biasa

Ketua dan Sekretaris ART BAB II Pasal 3 ayat 1 huruf (b);

3. Format Surat Pernyataan

Kesanggupan Menjadi Anggota Luar Biasa