laporan proyek KORESPONDENSI BISNIS 1

(1)

KORESPONDENSI BISNIS

Kelompok Tujuh :

Nurdayanti 43213110226

Ajeng Mas Reina

43213110232

Adhi Nugraha

43213110068

(2)

• _{Korespodensi atau surat menyurat adalah salah}

(3)

• _{Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal}

dari satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk

menyampaikan berita dengan demikian jelas

bahwa surat sangat penting artinya dalam

(4)

• _{Bentuk komunikasi tertulis lainnya yang sering}

digunakan selain surat, adalah memo, laporan,

dan dll. Untuk membantu kelancaran komunikasi

tertulis, maka prinsip yang harus diterapkan

adalah 7C, yaitu :

1. Compliteness ( lengkap)

6. Courtesy (sopan)

2. Conciseness ( ringkas )

7. Correctness (benar)

3. Consideration ( pertimbangan )

(5)

Fungsi Surat



_{Surat berfungsi sebagai :}



_{Wakil dari pengirim/penulis.}



_{Bahan pembukti.}



_{Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.}



_{Alat pengukur kegiatan organisasi.}

(6)

Syarat Surat

• _{Surat yang baik adalah :}

• _{Obyektif dan bukan subyektif.}

• _{Sistematis susunan isi surat.}

• _{Singkat, tidak bertele-tele.}

• _{Jelas, kepada siapa, dari mana, tentang apa.}

• _{Lengkap isinya.}

• _Sopan.

• _{Wujud fisik yang menarik ( kwalitas kertas, bentuk}

(7)

• _{Untuk menghasilkan surat yang memenuhi syarat}

seperti yang telah diutarakan, maka

penulisannyapun perlu memenuhi syarat yaitu :

• _{Menguasai permasalahannya.}

• _{Menguasai bahasa tertulis.}

(8)

Macam Surat

1. Menurut wujudnya

• _{Kartu pos.}

• _{Warjat pos.}

• _{Surat bersampul.}

• _{Memorandum dan Nota.}

• _Telegram.

(9)

2. Menurut Tujuannya

• _{Surat pemberitahuan.}

• _{Surat perintah.}

• _{Surat permintaan.}

• _{Surat peringatan.}

• _{Surat panggilan.}

• _{Surat susulan.}

• _{Surat keputusan.}

• _{Surat laporan.}

• _{Surat perjanjian.}

(10)

3. Menurut sifat isi dan asalnya

• _{Surat dinas.}

• _{Surat niaga.}

• _{Surat pribadi.}

• _{Surat yang isinya masalah sosial.}

4. Menurut jumlah penerima

• _{Surat biasa}

- Untuk satu orang (pejabat/organisasi)

• _{Surat edaran}

- Untuk beberapa orang/pejabat/organisasi.

• _{Surat pengumuman}

(11)

5. Menurut keamanan isinya

• _{Surat sangat rahasia.}

• _{Surat rahasia.}

• _{Surat biasa.}

6. Menurut urgensi penyelesaiannya

• _{Surat sangat segera.}

• _{Surat segera.}

• _{Surat biasa.}

7. Menurut prosedur pengurusannya

• _{Surat masuk.}

• _{Surat keluar.}

8. Menurut jangkauannya

• _{Surat intern.}

(12)

Bahasa Surat

• _{Bahasa praktis, maksudnya adalah :}

• _{Menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti}

artinya oleh penulis surat.

• _{Penulis mampu menggunakan kata tersebut.}

• _{Kata yang dipergunakan :}

• _Sederhana.

• _Umum.

(13)

Dalam surat menyurat gaya bahasa sangat

dipengaruhi oleh dua faktor yaitu :

• _{Kedudukan penulis surat terhadap yang dikirim}

surat.

• _{Persoalan yang akan dikemukakan di dalam surat,}

(14)

Langkah-Langkah Dalam

Menyusun Surat

• _{Menentukan tujuan.}

• _{Mengadakan pencatatan (inventarisasi) terhadap}

masalah-masalah yang akan dikemukakan

didalam surat, termasuk mengumpulkan

referensinnya.

• _{Menyusun maslah pada butir a secara sistematis}

sesuai dengan kaitan dan urutan masalahnya.

• _{Menguraikan atau menjabarkan butir c ke dalam}

(15)

Dalam hal menyusun surat satu

anjuran atau saran yang

sebaiknya selalu diingat yaitu

• _{Agar penyusun surat menempatkan diri sebagai}

pihak yang akan menerima agar dapat

membayangkn apa sekitarny yang akan terjadi

seandainya penyusun menerima surat tersebut.

• _{Hentikan untuk sementara waktu kegiatan}

(16)

Hal Lain Yang Perlu Diperhatikan,

Dalam Pengiriman Surat

• _{Bagian surat. Hal ini penting diketahui sebab}

setiap bagian surat mempunyai arti dan fungsi

yang bebeda.

• _{Bentuk surat dan teknik pengetikannya.}

• _{Penyusunanisi surat, yang merupakan bagian}

(17)

Bagian surat dan fungsinya:

1. Kepala surat ( Heading, letter head ), dengan

fungsi sebagai :

• _{Alat Penganal ( Identitas )}

• _{Alat pemberian Informasi}

• _{Iklan, pada kantor-kantor tertentu}

2. Tanggal surat, berfungsi sebagai :

• _Referensi

(18)

3. Nomor surat, dengan fungsi sebagai :

• _{Alat petunjuk bagi petugas filling}

• _{Alat pengukur kegiatan kantor yang berhubungan}

dengan surat pada suatu periode tertentu

• _{Penunjuk unit asal surat}

• _Referensi

• _{Lampiran, suatu petunjuk tentang dokumen yang harus}

disertakan bersama surat yang bersangkutan

4. Perihal, dengan fungsi sebagai :

• _Referensi

(19)

5. Alamat dalam, berfungsi sebgai :

• _{Petunjuk bagi petugas filling}

• _{Petunjuk kemana surat harus disampaikan}

• _{Alamat luar, bila menggunakan amplop berjendela}

6. Salam Pembuka

• _{Tanda pembicaraan akan dimulai. Tidak}

digunakan dalam surat resmi.

7. Isi Surat

• _{Memberikan uraian materi pokok dan}

(20)

8. Salam Penutup, berfungsi sebagai :

• _{Tanda bahwa pembicaraan telah selesai. Tidak}

digunakan dalam surat resmi

9. Nama Jabatan ( penutup surat ) , berfungsi

sebagai :

• Identitas penanggung jawab

• Petunjuk bagi petugas filling

10. Initial

• _{Initial adalah kode nama ( singkatan nama )}

pembuatan konsep dan pengetikan. Digunakan

untuk memudahkan pemeriksaan kembali

apabila terjadi kekeliruan.

11. Tembusan

• _{Digunakan apabila ada pihak lain yang}

(21)

Pedoman Dalam Menyusun Isi

Kegiatan Surat Menyurat

Pendiktean

• _{Keterampilan menuilis singkat sesuai dengan}

kecepatan pendiktean, perlu dimiliki agar yang

didiktekan dapat terekam atau tertulis dengan

cepat dan tepat. Akan lebih baik bila

(22)

Melatinkan

• _{Adalah keterampilan unutk mengalih bahasakan}

(23)

• Transkripsi

• _{Dalam hal ini tidak menggunakan pendiktean,}

maka tape recorder sering digunakan untuk

merekam pesan-pesan atau merekam isi surat yang

akan dikirim oleh pimpinan. Dengan demikian

maka kemampuan untuk memindahkan suara yang

keluar dari tape recorder tersebut kedalam bentuk

tulisan harus dimiliki.

• Mengetik

• _{Pembuatan konsep surat harus didasari oleh}

penguasaan bahasa, materi yang akan

dikomunikasikan, pendekatan kepada pandangan

pembaca atau yang akan dikirimi surat dan

(24)

• _Mengoreksi

• _{Diharapkan, konsep surat dibuat tidak berulang}

kali. Oleh sebab itu, adalah merupakan suatu

keharusan untuk dapat melakukan tindakan

koreksi atas kesalahan mengetik, susunan

kalimat, atrau pengetikan dalam arti bentuk

suratnya.

• _{Menandatangankan Surat}

• _{Langkah terakhir dari kegiatan mempersiapkan}

surat adalah penandatanganan surat yang telah

sesuai konsep oleh pimpinan. Pimpinan akan

bersedia menandatangani surat yang telah

(25)

• _Menggandakan

• _{Yaitu suatu kegiatan untuk memperbanyak atau}

memproduksi suatu naskah. Untuk melaksanakan

kegiatan ini maka perlu pula mengetahui tentang

cara pengoperasian mesin stensil, photo copy,

mencetak dengan menggunakan komputer, dan

lain-lain.

• _Menghitung

• _{Adalah kegiatan penunjuang yang berupa}

penghitungan-penghitungan yang dapat

membantu kelancaran kegiatan lainnya. Dalam

melaksanakan bermacam-macam kegiatan

(26)

Bentuk-Bentuk Surat

Bentuk Resmi /

Official Style

(27)

(28)

(29)

(30)

(31)

(32)

(33)

Bentuk Lurus Dengan Perihal atau “

Pokok Surat “ /

Subject Notice

(34)

PENUTUP

Kesimpulan

• Korespodensi atau surat menyurat adalah salah satu bentuk

komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat,

oleh karena itu korespondensi merupakan salah satu alat

komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan

dalam tugas sehari-hari dalam kantor.

• Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang

berasal dari satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk

menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat

sangat penting artinya dalam membantu memperlancar

tercapainya tujuan organisasi.

• Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik,

sebab penilaian negatif terhadap surat akan dapat

(35)

D A F T A R P U S T A K A

• Soedarmayanti, M.Pd. 2001.

Dasar-Dasar

Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran

.

Bandung:Mandar Maju.

• Mils, Geoffrey dkk. 1990.

Manajemen Perkantoran

Modern

. London: Pitman Publishing Limited.

(36)