SISTEM INFROMASI PENGARSIPAN DOKUMEN PADA UNIT PELAYANAN
PAJAK DAERAH SAWAH BESAR DKI JAKARTA
Yuni Fitriani
AMIK BSI Bekasi
Jl. Raya Kaliabang No.8, Perwira, Bekasi Utara
yuni.yfi@bsi.ac.id
ABSTRACT— Perusahaan atau instansi pemerintah saat ini sangat mengutamakan teknologi dibidang komputer dalam mendapatkan atau mengelola informasi yang dibutuhkan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja, salah satunya adalah untuk pengolahan data pengarsipan dokumen. Pengarsipan merupakan kegiatan operasional rutin dilakukan oleh setiap personal dalam suatu organisasi atau perkantoran. Selama ini proses pengarsipan dokumen di Unit Pelayanan Pajak Daerah Sawah Besar DKI Jakarta masih didata dengan cara menulis mencatat ke dalam buku sebagai media penyimpanan atau sebagai arsip. Dengan banyaknya jumlah dokumen pelayanan yang diterima Unit Pelayanan Pajak Daerah Sawah Besar DKI Jakarta, maka pencarian data akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan tenaga. Sehingga untuk permasalahan tersebut, Peneliti mengusulkan untuk membuat aplikasi berbasis pemograman terstruktur, yang memudahkan pegawai dalam pengarsipan dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan cepat sehingga terlihat lebih efiktifitas dan efisiensi waktu kerja.
PENDAHULUAN
Salah satu kebutuhan yang sangat besar akan teknologi informasi sekarang ini adalah kebutuhan akan sistem informasi. Suatu organisasi sangat membutuhkan teknologi komputer dalam mendapatkan atau mengelola informasi yang dibutuhkan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja.
Pengolahan data dalam organisasi salah satunya adalah pengarsipan dokumen. Arsip adalah dokumen dalam semua media yang memiliki historis atau hukum yang. disimpan secara permanen. Pengarsipan dokumen pada Unit Pelayanan Pajak Daerah Sawah Besar DKI Jakarta kurang efisien karena masih menerapkan sistem pengarsipan yang konvensional.
Pajak Daerah Sawah Besar DKI Jakarta, maka pencarian data, serta proses peminjaman dan pengembalian arsip PBB-P2 akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan tenaga.
BAHAN DAN METODE
Lokasi Penelitian
Tempat atau lokasi penelitian adalah Unit Pelayanan
Pajak Daerah Sawah Besar DKI Jakarta.
Teknik Pengumpulan Data dan Analisa Data 1. Tehnik Pengumpulan Data
A. Observasi
Observasi yaitu pengamatan langsung terhadap suatu kegiatan yang sedang dilakukan di Unit Pelayanan Pajak Daerah Sawah Besar DKI Jakarta.
B. Wawancara
Wawancara yaitu dengan melakukan tanya jawab langsung dengan bagian administrasi pajak daerah di Unit Pelayanan Pajak Daerah Sawah Besar DKI Jakarta.
C. Studi Pustaka
Studi pustaka yaitu dengan mengumpulkan dan mempelajari buku-buku yang berkaitan dengan sistem informasi pengarsipan yang akan dibuat, untuk menghasilkan sistem informasi pengarsipan
yang baik.
2. Model Pengembangan Sistem
A. Analisa Kebutuhan Software
Pada tahap ini Peneliti mempelajari proses pengolahan data arsip yang sudah ada pada Unit Pelayanan Pajak Daerah Sawah Besar DKI Jakarta, untuk menentukan antar muka, kebutuhan data
yang diperlukan dan sebagai solusi software yang
diperlukan dalam pengembangan sistem informasi pengarsipan dokumen yang akan dibuat.
Diagram) untuk membuat rancangan database,
software architecture menggunakan UML (Unified
Modelling language).
C. Code Generation
Pada tahap ini bahasa pemrograman yang digunakan Visual Foxpro dan database Mysql, dimana untuk menerapkan aplikasi pengarsipan dokumen pada Unit Pelayanan Pajak Daerah Sawah Besar DKI Jakarta.
D. Testing
Tahap ini digunakan sebagai tolak ukur
keberhasilan pembangunan sistem pengarsipan dokumen yang telah dibuat. Untuk mengetahui bagaimana program yang dibuat dan mengetahui dimana kekurangan program tersebut Peneliti
menggunakan blackbox testing.
E. Support
Pengembangan terhadap sistem yang digunakan dalam
penyusunan program, untuk mengantisipasi
perkembangan maupun perubahan sistem yang
bersangkutan. Didalam pembuatan sudah menggunakan
hardware yang sudah support ke semua program dan software yang digunakan sudah bisa diimplementasikan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisa Kebutuhan Software
A. Tahapan Analisis
Berikut ini spesifikasi kebutuhan (sytem
requirement) dari sistem pengarsipan dokumen.
A1. Admin dapat mengelola entry data yaitu data
pegawai, data wajib pajak PBB-P2 dan arsip dokumen PBB-P2.
A2. Admin dapat mengelola pencarian dokumen
PBB-P2.
A3. Admin dapat mengelola data transaksi yaitu
peminjaman dan pengembalian dokumen PBB-P2.
A4. Admin dapat mengelola laporan yaitu laporan
pengarsipan dokumen PBB-P2, laporan
peminjaman dokumen PBB-P2 dan laporan pengembalian dokumen PBB-P2
B. Use Case Diagram
Use case bekerja dengan cara mendeskripsikan
interaksi antara pengguna sebuah sistem dengan
sistemnya sendiri melalui sebuah proses bagaimana sebuah sistem dipakai.
Gambar IV.1
Use Case Diagram Sistem Usulan C. Activity Diagram
Activity diagram yang digunakan dalam sistem usulan sebagai berikut :
1. Activity Diagram Login User
Gambar IV.2 Activity Diagram Login 2. Activity Diagram Entry Data Pegawai
Gambar IV.3
Gambar IV.4
Activity Diagram Entry Data Wajib Pajak
4. Activity Diagram Entry Data Arsip PBB-P2
Gambar IV.5
Activity Diagram Entry Data Arsip PBB-P2
5. Activity Diagram Pencarian Dokumen PBB-P2
6. Activity Diagram Transaksi Peminjaman Dokumen PBB-P2
Gambar IV.7
Activity Diagram Transaksi Peminjaman Dokumen PBB-P2
7. Activity Diagram Transaksi Pengembalian Dokumen PBB-P2
Admin/Staff Administrasi Umum Sistem
Tambah Transaksi Pengembalian Dokumen
Save Y
Hapus
Data Telah Tersimpan T
Gambar IV.8
Activity Diagram Transaksi Pengembalian Dokumen PBB-P2
Admin/Staff Administrasi Umum Sistem
Masukkan Periode Tanggal Laporan Arsip PBB-P2
Cetak Laporan Arsip PBB-P2 Y
Memilih Cetak Laporan
T
Menampilkan Laporan Arsip PBB-P2
Gambar IV.9
Activity Diagram Laporan Arsip PBB-P2
9. Activity Diagram Laporan Peminjaman Arsip PBB-P2
Admin/Staff Administrasi Umum Sistem
Masukkan Periode Tanggal Laporan Peminjaman Arsip PBB-P2
Cetak Laporan Peminjaman Arsip PBB-P2 Y
Memilih Cetak Laporan
T
Menampilkan Laporan Peminjaman Arsip PBB-P2
Gambar IV.10
Activity Diagram Laporan Peminjaman Arsip PBB-P2
10. Activity Diagram Laporan Pengembalian Arsip PBB-P2
Admin/Staff Administrasi Umum Sistem
Masukkan Periode Tanggal Laporan Pengembalian Arsip PBB-P2
Cetak Laporan Pengembalian Arsip PBB-P2 Y
Memilih Cetak Laporan
T
Menampilkan Laporan Pengembalian Arsip PBB-P2
Gambar IV.11
Activity Diagram Laporan Pengembalian Arsip PBB-P2 Desain
1. Entity Relationship Diagram (ERD)
Analisa data rancangan yang diusulkan ini digambarkan dengan diagram ER lengkap dengan atribut dan tingkat hubungan dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar IV.12
Entity Relationship Diagram Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen
UPPD Sawah Besar DKI Jakarta
2. Logical Record Structure (LRS)
LRS (Logical Record Structure) adalah representasi dari struktur record pada tabel-tabel yang terbentuk dari
hasil antar himpunan entitas. LRS (Logical Record
Structure) dalam rancangan ini adalah :
Gambar IV.13
Logical Record Structure (LRS) Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen
Gambar IV.14
Component Diagram Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen
B. Develoyment Diagram
Gambar IV.15
Develoyment System Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen
User Interface
Tampilan program dari sistem pengarsipan dokumen yang dibuat adalah :
Gambar 1V.16.
Tampilan Login User
Gambar IV.17. Tampilan Halaman Utama
Gambar IV.18. Tampilan Entri Data Pegawai
Gambar IV.19.
Gambar IV.20.
Tampilan Entri Data Arsip PBB-P2
Gambar IV.21.
Tampilan Pencarian Dokumen
Gambar IV.22.
Tampilan Peminjaman Arsip PBB-P2
Gambar IV.23
Tampilan Pengembalian Arsip PBB-P2
Gambar IV.24 Tampilan Laporan Arsip PBB-P2
KESIMPULAN
Dari hasil perkembangan penelitian ini maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut ini:
1. Dengan menggunakan sistem komputerisasi,
dapat mempermudah kegiatan (operasional) pengolahan data pengarsipan dokumen PBB-P2.
2. Sistem komputerisasi dapat meningkatkan efisensi
dan efektivitas kerja pegawai.
3. Dengan adanya sistem komputerisasi dapat
meminimalkan kesalahan yang terjadi.
4. Sistem informasi yang berbasis komputerisasi
tidak memerlukan waktu yang lama dalam mencari dan menemukan data arsip yang dibutuhkan.
Dengan adanya sistem komputerisasi proses peminjaman dan pengembalian arsip berjalan dengan lebih cepat dan akurat.
REFERENSI
2302-7339. Garut : Jurnal Algoritma Sekolah Teknologi Tinggi Garut Vol. 12, No 1 2015.
Firgiawansyah. 2005. Membangun Aplikasi Cantik dengan Menggunakan Microsoft Visual Foxpro 9.0. Jakarta : Andi Publishing.
Haryadi, hendi. 2009. Administrasi Perkantoran untuk Manajemen & Staf. Jakarta :Transmedia Pustaka.
Indrajani. 2011. Perancangan Basis Data dalam All in1.
Jakarta: Elex Media Komputindo.
Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset
Korowotjeng, Imanuel, Rizal Sengkey, Sary. D.E Paturusi, M.Eng Nancy J. Tuturoong. 2014. Sistem Informasi Pengarsipan Berbasis web di Kantor Jurusan Teknik Elektro Unsrat. ISSN: 2301-8402. Manado: E-Journal Teknik Elektro dan Komputer.
Mulyono, Sularso. 2012. Manajemen Kearsipan. Semarang : Unnes Press.
Radiant Victor Imbar, Eric Tirta. 2007. Analisa,
Perancangan dan Implementasi
Sistem Informasi. Bandung: Jurnal Informatika. Vol. 3, No. 3:119-149.
Wahana Komputer. 2010. Membuat Aplikasi Client Server MySQL.
Widodo, Prabowo Pudjo, dan Herlawati. 2011.
Menggunakan UML. Bandung: Informatika.
Yuswanto, 2003. Pemrograman Dasar Microsoft Visual
