Wawancara TEKNIK WAWANCARA. Sub Topik. Langkah Persiapan Wawancara

TEKNIK WAWANCARA

Uro Abdulrohim, S.Kom, MT.

Sub Topik

2

¨Format Pertanyaan ¨Teknik Wawancara ¨Merekam Wawancara ¨JAD (Joint Application Design)

Wawancara

3

¨ Wawancara adalah suatu percakapan langsung

dengan tujuan-tujuan tertentu dengan menggunakan format tanya jawab yang terencana.

¨ Wawancara memungkinkan analis sistem mendengar

tujuan-tujuan, perasaan, pendapat dan prosedur-prosedur informal dalam wawancara dengan para pembuat keputusan organisasional.

Langkah Persiapan Wawancara

4

¨Membaca materi latar belakang

bacalah informasi tentang orang yg diwawancarai dan organisasinya.

Spt : Laporan tahunan terbaru, laporan berkala perusahaan, atau publikasi-publikasi lainnya

Langkah Persiapan Wawancara

5

¨Menetapkan Tujuan

Tujuan berdasarkan latar belakang

¨Memutuskan siapa yang diwawancarai ¨Menyiapkan orang yang diwawancarai

mengatur waktu dgn menelpon mereka atau mengirim email. Biasanya wawancara dilakukan selama 45 mnt atau 1 jam

Langkah Persiapan Wawancara

6

¨Menentukan Jenis dan Struktur Pertanyaan

Jenis-jenis Pertanyaan

7

¨Pertanyaan Terbuka (Open-Ended) ¨Pertanyaan Tertutup (Close-Ended)

Pertanyaan Terbuka

8

¨Menggambarkan pilihan bagi orang yang

diwawancarai untuk merespons. Mereka terbuka dan bebas merespons.

Pertanyaan Terbuka

9

Contoh Pertanyaan :

¨ Bagaimana pendapat Anda tentang kondisi bisnis ke bisnis

ecommerce di perusahaan Anda ?

¨ Apa tujuan terpenting departemen Anda ?

¨ Sekali data diajukan lewat website bagaimana data-data

tersebut akhirnya diproses ?

¨ Gambarkan proses monitoring yang tersedia secara online

?

¨ Apa rasa frustasi terbesar yang Anda alami selama masa

peralihan menuju e-commerce ?

Pertanyaan Tertutup

10

¨Membatasi respon orang yg diwawancarai dgn

memberikan beberapa pilihan jawaban

Pertanyaan Tertutup

11

Contoh Pertanyaan :

¨ Berapa lama dalam seminggu gudang informasi proyek

diperbaharui?

¨ Rata-rata berapa kali panggilan yang diterima pusat

panggilan setiap bulannya ?

¨ Dari sumber-sumber informasi berikut yang mana yang paling

bermanfaat menurut Anda ? - Formulir keluhan konsumen

- Keluhan lewat e-mail dari konsumen yang mengunjungi website

- Interaksi tatap muka dengan konsumen - Barang yang dikembalikan konsumen

¨ Sebutkan dua prioritas utama Anda untuk meningkatkan

infrastruktur teknologi.

¨ Siapa yang menerima masukan ini ?

Pertanyaan Tertutup

12

¨Adakah Anda menggunakan web untuk

menampilkan informasi bagi vendor ?

¨Setuju atau tidak setuju Anda bahwa

e-commerce tidak begitu aman?

¨Apakah Anda ingin menerima salinan laporan

Struktur Wawancara

13 ¨Struktur Piramid ¨Struktur Funnel ¨Struktur Diamod

Struktur Pyramid

14

¨Dimulai dengan pertanyaan tertutup dan

selanjutnya dengan pertanyaan terbuka

¨Contoh :

Apakah Anda mempertimbangkan metode-metode lain untuk meningkatkan keamanan data-data perusahaan ?

Apakah yang Anda pikirkan bisa membuat keamanan di sini lebih efektif ?

Umumnya, bagaimana perasaan Anda tantang keamanan data terhadap pentingya akses internet ?

Struktur Funnel

15

¨ Dimulai dengan pertanyaan terbuka dan

selanjutnya dengan pertanyaan tertutup

¨ Contoh :

- Bagaimana reaksi Anda terhadap pencarian berbasis Web yang baru?

- Departeman mana yang akan mengimplemantasikannya ?

- Item-item apa yang tersedia untuk pembelian lewat situs ?

- Adakah item-item tertentu yang ditiadakan di website ?

Struktur Diamond

16

¨ Dimulai dengan pertanyaan tertutup, selanjutnya terbuka dan

ditutup dengan pertanyaan tertutup

¨ Contoh :

- Sebutkan lima jenis informasi yang dibawa layanan penggunaan website secara gratis seperti yang Anda gunakan.

- Sebutkan kegiatan-kegiatan promosional yang Anda buat fiturnya di website untuk layanan ini.

- Sebutkan nilai-nilai penggunaan komputer bagi Anda sebagai seorang Webmaster.

- Sebutkan dua item yang mengejutkan berkaitan dengan perilaku pengguna akhir situs Anda yang Anda temui lewat layanan ini.

Kelebihan Wawancara

17

¨ Pewawancara dpt memotivasi orang yang diwawancarai untuk

menjawab dengan bebas dan terbuka terhadap pertanyaa-pertanyaan yang diajukan.

¨ Memungkinkan pewawancara untuk mengembangkan

pertanyaan sesuai dengan situasi yang berkembang.

¨ Pewawancara dapat menilai kebenaran jawaban yang

diberikan dari gerak-gerik dan raut wajah orang yang diwawancarai.

¨ Pewawancara dapat menanyakan kegiatan-kegiatan khusus

yang tidak selalu terjadi.

Kekurangan Wawancara

18

¨Proses wawancara membutuhkan waktu yang lama,

sehingga secara relatif mahal.

¨Keberhasilan hasil wawancara sangat tergantung dari

kepandaian pewawancara.

¨Wawancara tidak selalu tepat untuk kondisi-kondisi

tertentu, misalnya di lokasi-lokasi yang ribut dan ramai.

¨Wawancara sangat menganggu kerja dari orang

yang diwawancarai bila waktu yang dimilikinya sangat terbatas.

Merekam Wawancara

19

¨Wawancara dapat direkam dengan tape recorder

atau buku catatan

¨Rekaman audio harus minta ijin dan menjamin

kerahasiaan

Kelebihan rekaman audio

20

¨Menampilkan rekaman yang akurat dari setiap

perkatanan orang yang diwawancarai

¨Membebaskan penanya mendengarkan apapun

yang dikatakan sekaligus meresponnya pada saat itu juga

¨Memungkinkan kontak mata yang lebih baik serta

pengembangan hubungan lebih baik antara penanya dan orang yang dianalisis

¨Wawancaranya bisa didengarkan ulang untuk

Kekurangan rekaman audio

21

¨Orang yang diwawancara kemungkinan agak

tertekan dan tidak bisa bebas meresponnya

¨Penanya kemungkinan mendengar dengan mudah

karena semuanya sudah direkam

¨Sult menempatkan bagian yang dianggap penting

selama perekaman

¨Biaya pengumpulan data menjadi meningkat

karena membutuhkan pentranskripsian tape

Kelebihan rekaman catatan

22

¨Membuat penanya tetap siaga

¨Menambah ingatan akan pertanyaan2 penting ¨Membantu ingatan akan kecenderungan wawancara

terpenting

¨Menunjukkan ketertarikan penanya dengan

wawancara

¨Mendemonstrasikan kesiapan penanya

Kekurangan rekaman catatan

23

¨ Hilangnya kontak mata yang vital ¨ Hilangnya rentetan percakapan

¨ Membuat orang yang diwawancarai ragu-ragu untuk

bicara saat penanya menulis

¨ Menimbulkan perhatian yang berlebihan terhadap

fakta justru mengurangi perhatian terhadap perasaan dan pendapat orang yang diwawancarai

Sebelum melakukan

wawancara

24

¨Kontak orang yang akan diwawancara dan topik

wawancara

¨Berbusana sesuai ¨Datang lebih awal

¨Konfirmasikan dengan orang yang akan

diwawancarai bahwa Anda sudah tiba dan siap memulai wawancara

Memulai wawancara

25

¨Berjabat tangan

¨Sebutkan nama dan tujuan Anda ¨Ambil buku catatan, tape recorder

¨Pastikan tape recorder bekerja dengan baik

Pertanyaan pembuka

26

¨Mulai dengan pembicaraan ringan , pertanyaan

terbuka

¨Simak untuk mendapatkan respon ¨Lihat perubahan yang terjadi

Selama wawancara

27

¨Wawancara tidak lebih dari 45 sampai 1 jam ¨Pastikan Anda memahami apa yang disampaikan

interview

¨Tanya tentang definisi bila perlu ¨Gunakan pertanyaan kemungkinan

Menutup wawncara

28

¨ Tanyakan “ apa ada hal lain yang Anda ingin tambahkan?” ¨ Buat kesimpulan dan berharap ada respon

¨ Tanyakan dengan siapa Anda harus melakukan wawancara

untuk selanjutnya

¨ Tentukan waktu wawancra selanjutnya

Laporan wawancara

29

¨Buat laporan sesegera mungkin setelah wawancara ¨Buat pokok2 kesimpulan wawancara kemudian

detailkan

¨Review laporan dengan responden

Joint Application Design (JAD) 30

¨Joint Application Design (JAD) dapat melakukan

wawancara bersama dengan komunitas user

¨JAD adalah teknik untuk menganalisis

syarat-syarat dan untuk merancang antarmuka pengguna bersama-sama dengan para pengguna dalam suatu kelompok

Joint Application Design (JAD) 31

Latar Belakang

¨ menyingkat waktu (sekaligus biaya)

¨ meningkatkan mutu hasil informasi yang diperoleh ¨ menciptakan identifikasi lebih banyak pengguna

dengan sistem

¨ informasi baru sebagai hasil proses-proses yang

partisipatif.

Partisipan dalam JAD

32

¨Penganalisis ¨Pengguna

¨Pihak Eksekutif (departemen pelatihan utk

memimpin sesi)

¨Pengamat ¨Notulen

Keuntungan JAD

33

¨Menghemat waktu, wawancara tradisional empat

mata

¨Perkembangan sistem yang cepat

¨Kemungkinan pengembangan kepemilikan sistem

informasi sebagai penganalisis

¨Pemgembangan desain yang kreatif

Kekurangan JAD

34

¨Membutuhkan komitmen anatara 18 sampai

dengan 20 partisipan

¨Bila persiapan JAD tidak memadai atau bila

laporan tindak lanjut tidak lengkap

¨Keahlian2 organisasional dan budaya

organisasional yang diperlukan tidak cukup bisa dikembangkan