Standard Operating Procedure (SOP) Lintas Unit UPT PMO

(1)

UPT PMO

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi

Institut Teknologi Bandung

(2)

Standard Operating Procedure (SOP)

DAFTAR ISI

001/I1.B03.4/SOP/2014 Asesmen Calon Pegawai ITB

002/I1.B03.4/SOP/2014 Asesmen Pemetaan Kompetensi Tenaga Kependidikan ITB 003/I1.B03.4/SOP/2014 Presentasi Penyesuaian Ijazah Tenaga Kependidikan ITB 004/I1.B03.4/SOP/2014 Pelatihan Internal ITB

005/I1.B03.4/SOP/2014 Pelatihan Eksternal ITB

006/I1.B03.4/SOP/2014 Pelaksanaan Outbound Bagi Pimpinan, Dosen, dan Tenaga Kependidikan

007/I1.B03.4/SOP/2014 Evaluasi Pelatihan dan Workshop

008/I1.B03.4/SOP/2014 Perubahan Struktur Organisasi Unit Kerja 009/I1.B03.4/SOP/2014 Penambahan dan atau Perubahan SOP

010/I1.B03.4/SOP/2014 Pengadministrasian Penggunaan Ruangan dan Fasilitas UPT PMO ITB 011/I1.B03.4/SOP/2014 Pemeliharaan Ruangan dan Fasilitas UPT PMO ITB

(3)

ASESMEN CALON PEGAWAI ITB

No. 001/I1.B03.4/SOP/2014

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi

Institut Teknologi Bandung

(4)

JUDUL : ASESMEN CALON PEGAWAI ITB

NOMOR : 001/I1.B03.4/SOP/2014 REVISI KE : 0

BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 1 dari 5

Standard Operating Procedure (SOP)

RIWAYAT REVISI

N/A

(5)

JUDUL : ASESMEN CALON PEGAWAI ITB NOMOR : 001/I1.B03.4/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 2 dari 5 2 DAFTAR ISI

I. UNIT KERJA TERKAIT 3

II. TUJUAN 3

III. REFERENSI 3

IV. PENGERTIAN & BATASAN 3

V. PROSEDUR 4

VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 4

(6)

JUDUL : ASESMEN CALON PEGAWAI ITB

Standard Operating Procedure (SOP)

I. UNIT KERJA TERKAIT

1. UPT PMO

2. Direktorat Kepegawaian

II. TUJUAN

Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur alur pelaksanaan asesmen bagi seorang calon pegawai ITB (dosen dan tenaga kependidikan) agar diperoleh calon pegawai yang sesuai dengan kompetensi jabatan yang dibutuhkan dan sejalan dengan visi ITB.

III. REFERENSI

1. Renstra ITB 2011-2015 Bidang Sumber Daya Manusia 2. Competence at Work; Lyle M. Spencer

IV. PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN

1. Asesmen adalah serangkaian kegiatan sistematis yang dilakukan, berupa

pengukuran potensi dan kompetensi individu.

2. Kompetensi adalah karakteristik dasar manusia yang dari bukti-bukti pengalaman nyata (nampak dari perilaku) ditemukan mempengaruhi atau dapat dipergunakan untuk memperkirakan (tingkat) kinerja seseorang atau kemampuan mengatasi persoalan pada suatu situasi tertentu di tempat kerja. Kompetensi meliputi soft competency, hard competency, dan kompetensi bidang.

3. Profil Kompetensi Individu (KI) adalah hasil pemetaan potensi dan kompetensi individu yang ditampilkan dalam format tertentu. Misalnya untuk soft competency menggunakan format psikogram.

4. Kompetensi Jabatan adalah kompetensi yang dipersyaratkan/ dibutuhkan sesuai dengan karakteristik suatu jabatan atau Kebutuhan Kompetensi Jabatan (KKJ)

5. Level Kompetensi adalah tingkatan kompetensi yang menunjukkan perbedaan suatu level dengan level yang lain.

(7)

JUDUL : ASESMEN CALON PEGAWAI ITB NOMOR : 001/I1.B03.4/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 4 dari 5 4 2. BATASAN

1. Asesmen yang dimaksud adalah asesmen untuk calon pegawai yang direkrut oleh Direktorat Kepegawaian ITB.

2. Basis data kepegawaian yang dimaksud adalah data yang ada pada Direktorat Kepegawaian ITB

V. PROSEDUR

1. UPT PMO menerima surat permohonan asesmen dalam rangka rekrutmen pegawai baru ITB dari Direktorat Kepegawaian.

2. UPT PMO mengajukan permohonan (a) data ketersediaan posisi pekerjaan yang dibutuhkan (b) kompetensi yang dibutuhkan untuk masing-masing posisi pekerjaan (c) daftar calon peserta asesmen sesuai pengelompokan posisi pekerjaan.

3. UPT PMO mengajukan RAB dan jadwal kegiatan asesmen kepada Direktorat Kepegawaian.

4. UPT PMO menerima persetujuan pengajuan RAB dan jadwal kegiatan asesmen dari Direktorat Kepegawaian.

5. UPT PMO membentuk tim asesmen yang berasal dari Unit Kerja di lingkungan ITB dan atau pihak asosiate dari luar ITB.

6. UPT PMO melakukan kegiatan asesmen

7. UPT PMO melaporkan hasil asesmen kepada Direktorat Kepegawaian.

8. UPT PMO menerima data pegawai baru berdasarkan asesmen yang telah dilakukan dari Direktorat Kepegawaian sesuai penempatan dan posisi pekerjaan yang diberikan.

VI. INDIKATOR KEBERHASILAN

Melakukan menyelesaikan kegiatan asesmen dalam rangka rekrutmen pegawai ITB dalam waktu 1 bulan

VII. LAMPIRAN

(8)

Lampiran 1 – SOP Asesmen Calon Pegawai ITB

DIAGRAM ALIR SOP ASESMEN CALON PEGAWAI ITB

UPT PMO _KepegawaianDirektorat _{Pegawai ITB}Tim Asesor Tim Asesor _{Pihak ke-3}

No PROSEDUR 1 2 3 4 5 6 8 1 2 5 6 7 8

UPT PMO menerima surat permohonan asesmen dalam rangka rekrutmen pegawai baru ITB dari Direktorat Kepegawaian.

UPT PMO mengajukan permohonan (a) data ketersediaan posisi pekerjaan yang dibutuhkan (b) kompetensi yang dibutuhkan untuk masing-masing posisi pekerjaan (c) daftar calon peserta asesmen sesuai pengelompokan posisi pekerjaan.

UPT PMO mengajukan RAB dan jadwal kegiatan asesmen kepada Direktorat Kepegawaian.

UPT PMO menerima persetujuan pengajuan RAB dan jadwal kegiatan asesmen dari Direktorat Kepegawaian.

UPT PMO membentuk tim asesmen yang berasal dari Unit Kerja di lingkungan ITB dan atau pihak asosiate dari luar ITB.

UPT PMO melakukan kegiatan asesmen

UPT PMO melaporkan hasil asesmen kepada Direktorat Kepegawaian. UPT PMO menerima data pegawai baru berdasarkan asesmen yang telah dilakukan dari Direktorat Kepegawaian sesuai penempatan dan posisi pekerjaan yang diberikan. 3 4 5 5 Ya 7 Tidak

(9)

ASESMEN PEMETAAN KOMPETENSI

TENAGA KEPENDIDIKAN ITB

No.002/I1.B03.4/SOP/2014

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi

Institut Teknologi Bandung

(10)

JUDUL : ASESMEN PEMETAAN KOMPETENSI TENAGA KEPENDIDIKAN ITB

Standard Operating Procedure (SOP)

RIWAYAT REVISI

N/A

(11)

NOMOR : 002/I1.B03.4/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 2 dari 5 2 DAFTAR ISI

II. TUJUAN 3

III. REFERENSI 3

V. PROSEDUR 4

(12)

Standard Operating Procedure (SOP)

1. UPT PMO

II. TUJUAN

Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur alur pelaksanaan asesmen pemetaan kompetensi tenaga kependidikan ITB agar diperoleh peta kompetensi individu pegawai yang bersangkutan.

1. Renstra ITB 2011-2015 Bidang Sumber Daya Manusia 2. Competence at Work; Lyle M. Spencer

1. Asesmen adalah serangkaian kegiatan sistematis yang dilakukan, berupa

pengukuran potensi dan kompetensi individu.

2. Kompetensi adalah karakteristik dasar manusia yang dari bukti-bukti pengalaman nyata (nampak dari perilaku) ditemukan mempengaruhi atau dapat dipergunakan untuk memperkirakan (tingkat) kinerja seseorang atau kemampuan mengatasi persoalan pada suatu situasi tertentu di tempat kerja. Kompetensi meliputi soft competency, hard competency, dan kompetensi bidang.

3. Profil Kompetensi Individu (KI) adalah hasil pemetaan potensi dan kompetensi individu yang ditampilkan dalam format tertentu. Misalnya untuk soft competency menggunakan format psikogram.

4. Kompetensi Jabatan adalah kompetensi yang dipersyaratkan/ dibutuhkan sesuai dengan karakteristik suatu jabatan atau Kebutuhan Kompetensi Jabatan (KKJ)

5. Level Kompetensi adalah tingkatan kompetensi yang menunjukkan perbedaan suatu level dengan level yang lain.

(13)

NOMOR : 002/I1.B03.4/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 4 dari 5 4 3. BATASAN

1. Asesmen yang dimaksud adalah asesmen pemetaan kompetensi untuk tenaga kependidikan ITB

2. Basis data kepegawaian yang dimaksud adalah data yang ada pada Direktorat Kepegawaian ITB

V. PROSEDUR

1. UPT PMO mengajukan permohonan data terkini tentang kepersonaliaan tenaga kependidikan kepada Direktorat Kepegawaian.

2. Direktorat Kepegawaian memberikan data kepersonaliaan tenaga kependidikan terkini kepada UPT PMO.

3. UPT PMO mengklasifikasikan data kepersonaliaan tenaga kependidikan sesuai dengan kelompok jabatan (posisi pekerjaan) masing-masing.

4. UPT PMO membentuk tim asesmen untuk mempersiapkan kegiatan asesmen pemetaan kompetensi pegawai

5. UPT PMO beserta tim melakukan kegiatan asesmen

6. UPT PMO memasukkan data hasil asesmen dalam sistem database pegawai dan memetakan potensi dan kompetensi tenaga kependidikan

Memperoleh data tentang kompetensi individu dari 500 orang pegawai per tahun.

VII. LAMPIRAN

(14)

Lampiran 1 – SOP Asesmen Pemetaan Kompetensi Tenaga Kependidikan ITB

DIAGRAM ALIR SOP ASESMEN PEMETAAN KOMPETENSI TENAGA KEPENDIDIKAN ITB

UPT PM O _KepegawaianDirektorat _{Pegawai ITB}Tim Asesor Tim Asesor _{Pihak ke-3}

No PROSEDUR 1 2 3 4 5 1 2 4 6 6

UP T P M O m engajukan perm ohonan data terkini tentang kepersonaliaan tenaga kependidikan kepada D irektorat Kepegaw aian.

Direktorat K epegaw aian m em berikan data kepersonaliaan tenaga kependidikan terkini kepada U PT PM O .

UP T P M O m engklasifikasikan data kepersonaliaan tenaga kependidikan sesuai dengan kelom pok jabatan (posisi pekerjaan) m asing-m asing.

UP T P M O m em bentuk tim asesm en untuk m em persiapkan kegiatan asesm en pem etaan kom petensi pegaw ai

UP T P M O beserta tim m elakukan kegiatan asesm en

UP T P M O m em asukkan data hasil asesm en dalam sistem database pegaw ai dan m em etakan potensi dan kom petensi tenaga kependidikan

3

5 5

(15)

PRESENTASI PENYESUAIAN IJAZAH

TENAGA KEPENDIDIKAN ITB

No.003/I1.B03.4/SOP/2014

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi

Institut Teknologi Bandung

(16)

JUDUL : PRESENTASI PENYESUAIAN IJAZAH TENAGA KEPENDIDIKAN ITB

Standard Operating Procedure (SOP)

RIWAYAT REVISI

N/A

(17)

NOMOR : 003/I1.B03.4/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 2 dari 5 2 DAFTAR ISI

II. TUJUAN 3

III. REFERENSI 3

V. PROSEDUR 4

(18)

Standard Operating Procedure (SOP)

1. UPT PMO

II. TUJUAN

Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur alur pelaksanaan presentasi penyesuaian ijazah tenaga kependidikan ITB agar diperoleh penilaian kesesuaian antara pendidikan yang ditempuh dengan bidang pekerjaan yang menjadi tupoksi pegawai yang bersangkutan.

Renstra ITB 2011-2015 Bidang Sumber Daya Manusia

1. Ijazah adalah bukti kelulusan dari pendidikan formal berjenjang Diploma

Tiga (D3), Sarjana (S1), Magister (S2).

2. Presentasi Penyesuaian Ijazah adalah penilaian melalui presentasi

materi di hadapan para penguji

2. BATASAN

1. Penyesuaian Ijazah diperuntukkan bagi tenaga kependidikan yang telah menempuh pendidikan formal D3, S1, S2

2. Presentasi penyesuaian ijazah dilakukan dengan menyampaikan materi melalui teknik presentasi mengenai kaitan antara pendidikan yang ditempuh dengan peningkatan kinerja pegawai yang bersangkutan.

(19)

NOMOR : 003/I1.B03.4/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 4 dari 5 4 V. PROSEDUR

1. UPT PMO menerima surat permohonan kegiatan penyesuaian ijazah dari Direktorat Kepegawaian.

2. UPT PMO menyampaikan kepada Direktorat Kepegawaian jadwal kegiatan beserta kisi-kisi materi yang akan dipresentasikan peserta

3. UPT PMO membentuk tim asesmen yang anggotanya berasal dari UKA/UKP di lingkungan ITB.

4. UPT PMO melakukan kegiatan penyesuaian ijazah

5. UPT PMO melaporkan hasil kegiatan penyesuaian ijazah kepada Direktorat Kepegawaian.

Melakukan kegiatan presentasi penyesuaian ijazah dalam rangka kenaikan pangkat pegawai ITB minimal 1 kali kegiatan dalam 1 tahun

VII. LAMPIRAN

(20)

Lampiran 1 – SOP Presentasi Penyesuaian Ijazah Tenaga Kependidikan ITB

DIAGRAM ALIR PRESENTASI PENYESUAIAN IJAZAH TENAGA KEPENDIDIKAN ITB

UPT PMO _KepegawaianDirektorat Tim Asesor_UKA Tim Asesor _UKP

No PROSEDUR 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

UPT PMO menerima surat permohonan kegiatan penyesuaian ijazah dari Direktorat Kepegawaian.

UPT PMO menyampaikan kepada Direktorat Kepegawaian jadwal kegiatan beserta kisi-kisi materi yang akan dipresentasikan peserta

UPT PMO membentuk tim asesmen yang anggotanya berasal dari UKA/UKP di lingkungan ITB.

UPT PMO melakukan kegiatan penyesuaian ijazah

UPT PMO melaporkan hasil kegiatan penyesuaian ijazah kepada Direktorat Kepegawaian.

(21)

PELATIHAN INTERNAL ITB

No.004/I1.B03.4/SOP/2014

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi

Institut Teknologi Bandung

(22)

JUDUL : PELATIHAN INTERNAL ITB

Standard Operating Procedure (SOP)

RIWAYAT REVISI

N/A

(23)

JUDUL : PELATIHAN INTERNAL ITB NOMOR : 004/I1.B03.4/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 2 dari 7 2 DAFTAR ISI

II. TUJUAN 3

III. REFERENSI 3

V. PROSEDUR 4

(24)

Standard Operating Procedure (SOP)

1. Setiap UKA/UKP

2. Direktorat Kepegawaian 3. Tenaga Kependidikan

II. TUJUAN

Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur alur perizinan bagi seorang pegawai (Dosen dan Tenaga Kependidikan) agar pelatihan yang diikuti sesuai dengan kebutuhan kompetensi jabatan yang bersangkutan dan sejalan dengan visi ITB ke depan.

1. Peraturan Pemerintah No. 65 Tahun 2013 tentang Statuta Institut Teknologi Bandung.

2. Keputusan Senat ITB No: 023/SK/K01-SA/2002 tentang Harkat Pendidikan 3. SK Rektor no. 290/SK/K01/KP/2005 tentang perubahan PODC menjadi UPT

Pengembanan Manusia dan Organisasi

1. Pelatihan adalah suatu kegiatan pembelajaran yang diselenggarakan

oleh UPT PMO ITB untuk peningkatan pengetahuan, ketrampilan dan sikap

2. Workshop adalah suatu kegiatan pembelajaran yang diselenggarakan

oleh UPT PMO ITB untuk peningkatan pengetahuan, ketrampilan dan sikap yang disertai dengan produk berupa dokumen atau kesepakatan bersama.

3. Internal adalah Lingkup Unit di lingkungan ITB

4. UKA adalah Unit Kerja Akademik ITB, berupa sekolah dan fakultas yang

dikepalai oleh Dekan.

(25)

JUDUL : PELATIHAN INTERNAL ITB NOMOR : 004/I1.B03.4/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 4 dari 7 4

6. Kompetensi adalah persyaratan pendidikan, pengalaman, pelatihan dan

keterampilan minimal yang harus dimiliki oleh seorang pegawai agar mampu melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya secara efektif.

7. UPT PMO, Unit Pelaksana Teknis Pengembangan Manusia dan

Organisasi.

2. BATASAN

1. SOP ini meliputi identifikasi dari kebutuhan pelatihan, pelaksanaan dan

evaluasi kegiatan pelatihan bagi tenaga kependidikan.

2. Pelatihan yang dimaksud adalah transfer pengetahuan.

3. Evaluasi kompetensi yang dimaksud adalah yang dilakukan oleh UPT

PMO ITB.

4. Basis data kepegawaian yang dimaksud adalah aplikasi yang ada pada

Direktorat Kepegawaian ITB.

V. PROSEDUR

1. UPT PMO mengirimkan surat kepada semua UKA dan UKP perihal program Pelatihan & Workshop yang akan dilaksanakan selama satu semester yang akan datang.

2. UKA/UKP membuat dan mengirimkan rekapitulasi usulan peserta Pelatihan & Workshop dari unit kerja masing-masing kepada UPT PMO dengan melampirkan formulir kesediaan mengikuti Pelatihan & Workshop yang sudah disetujui.

3. UPT PMO mereview usulan peserta Pelatihan & Workshop sesuai ketersediaan kapasitas ruangan. UPT PMO mengirimkan daftar akhir peserta Pelatihan& Workshop kepada pimpinan UKA dan UKP.

4. UPT PMO memberikan undangan kepada masing-masing individu calon peserta Pelatihan & Workshop dengan tembusan pimpinan unit.

5. Calon Peserta Pelatihan & Workshop memberikan konfirmasi kehadiran kepada UPT PMO selambat-lambatnya dua hari sebelum hari pelaksanaan.

(26)

Standard Operating Procedure (SOP)

6. Peserta hadir dengan membawa surat tugas dan peralatan yang dibutuhkan, berpakaian rapi, serta mengikuti Pelatihan & Workshop sesuai jadwal.

7. Setelah Pelatihan & Workshop selesai, peserta mengirim form evaluasi dan menyerahkan kepada UPT PMO.

8. UPT PMO memberikan sertifikat Pelatihan & Workshop untuk paket Pelatihan & Workshop, dengan minimal Pelatihan & Workshop 4 sesi.

9. UPT PMO memberikan informasi keikutsertaan Pelatihan & Workshop pegawai UKA/UK{ kepada setiap UKA/UKP secara berkala.

10. UPT PMO memberikan informasi keberlangsungan Pelatihan & Workshop

Kepada WRSO

1. Pelatihan berjalan sesuai jadwal dan memenuhi target jumlah peserta.

2. Berkurangnya gap kompetensi dari peserta dari kondisi sebelum pelatihan dan sesudah pelatihan.

3. Terjadinya kesesuaian antara pelatihan yang diikuti dengan kebutuhan kompetensi pegawai.

VII. LAMPIRAN

Lampiran 1 - Diagram Alir Pelatihan Internal

(27)

No PROSEDUR _PMOUPT _KepegawaianDirektorat _UKA/UKPPimpinan _KependidikanTenaga 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

UPT PMO mengirimkan surat kepada semua Pimpinan UKA dan UKP perihal program pelatihan yang akan dilaksanakan selama satu semester yang akan datang.

UKA & UKP membuat dan mengirimkan rekapitulasi usulan peserta Pelatihan & Workshop dari unit kerja masing-masing kepada UPT PMO dengan melampirkan formulir kesediaan mengikuti Pelatihan & Workshop yang sudah disetujui

UPT PMO mereview usulan peserta Pelatihan & Workshop sesuai ketersedian kapasitas ruangan. UPT PMO mengirimkan daftar akhir peserta Pelatihan & Workshop kepada pimpinan UKA dan UKP

UPT PMO memberikan undangan kepada masing masing individu calon peserta Pelatihan & Workshop dengan tembusan pimpinan unit.

Calon peserta Pelatihan & Workshop memberikan konfirmasi kehadiran kepada UPT PMO selambat-lambatnya dua hari sebelum hari pelaksanaan

Peserta hadir dengan membawa surat tugas dan peralatan yang dibutuhkan, berpakaian rapi, serta mengikuti Pelatihan & Workshop sesuai jadwal

Setelah Pelatihan & Workshop selesai, peserta mengisi form evaluasi dan menyerahkan kepada UPT PMO.

UPT PMO memberikan sertifikat Pelatihan & Workshop untuk paket Pelatihan & Workshop, dengan minimal Pelatihan & Workshop 4 sesi

UPT PMO memberikan informasi keikutsertaan pelatihan & workshop pegawai UKA/UKP kepada setiap UKA/UKP secara berkala ( 3 bulan minimal)

UPT PMO memberikan informasi keberlangusngan Pelatihan & Workshop kepada WRSO 1 2 9 5 3 tidak ya 8 7 6 4 10

(28)

(29)

PELATIHAN EKSTERNAL ITB

No.005/I1.B03.4/SOP/2014

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi

Institut Teknologi Bandung

(30)

JUDUL : PELATIHAN EKSTERNAL ITB

Standard Operating Procedure (SOP)

RIWAYAT REVISI

N/A

(31)

JUDUL : PELATIHAN EKSTERNAL ITB NOMOR : 005/I1.B03.4/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 2 dari 7 2 DAFTAR ISI

II. TUJUAN 3

III. REFERENSI 3

V. PROSEDUR 4

(32)

Standard Operating Procedure (SOP)

1. Setiap UKA/UKP

2. Direktorat Kepegawaian 3. Institusi Luar ITB

II. TUJUAN

Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur alur pelaksanaan kegiatan pelatihan bagi peserta perorangan atau institusi di luar ITB agar pelatihan yang ditawarkan sesuai dengan kebutuhan peserta.

2. Keputusan Senat ITB No: 023/SK/K01-SA/2002 tentang Harkat Pendidikan 3. SK Rektor no. 290/SK/K01/KP/2005 tentang perubahan PODC menjadi UPT

Pengembangan Manusia dan Organisasi

1. Pelatihan adalah suatu kegiatan pembelajaran bertema yang diselenggarakan oleh UPT PMO ITB untuk peningkatan pengetahuan, ketrampilan dan sikap

2. Workshop adalah suatu kegiatan pembelajaran bertema yang

diselenggarakan oleh UPT PMO ITB untuk peningkatan pengetahuan, ketrampilan dan sikap yang disertai dengan produk berupa dokumen atau kesepakatan bersama.

3. Eksternal adalah Lingkungan asal peserta pelatihan dan workshop baik

sebagai peserta perorangan atau institusi dari luar ITB.

4. Kompetensi adalah kemampuan seseorang yang diperoleh dari

pendidikan, pengalaman, pelatihan keterampilan.

5. UPT PMO, Unit Pelaksana Teknis Pengembangan Manusia dan

(33)

JUDUL : PELATIHAN EKSTERNAL ITB NOMOR : 005/I1.B03.4/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 4 dari 7 4 2. BATASAN

1. Pelatihan dan workshop eksternal dapat dilaksanakan oleh UPT PMO

atau bekerjasama dengan pihak lain dari unit ITB atau pihak luar.

V. PROSEDUR

1. Pelatihan dapat dilaksanakan atas inisiasi sendiri UPT PMO atau bekerjasama dengan unit lain. Dalam hal ini, pelatihan dilakukan kerjasama dengan unit lain ITB dibuat kesepakatan yang meliputi pembiayaan dan teknik pelaksanaan pelatihan.

2. UPT PMO mengirimkan surat undangan yang berisi brosur kegiatan pelatihan dan lembar formulir pendaftaran pelatihan kepada calon peserta perorangan atau institusi diluar ITB.

3. Peserta perorangan atau Institusi luar ITB memilih jenis pelatihan yang diperlukan dan menentukan jumlah orang yang akan ikut pelatihan serta mengirimkan surat balasan perihal keikut sertaan pegawainya dalam pelatihan yang ditawarkan oleh UPT PMO ITB.

4. UPT PMO mendata jenis pelatihan dan jumlah orang yang akan ikut pelatihan dari institusi luar.

5. UPT PMO menghubungi Dir.SP untuk menggunakan ruangan yang ada di ITB jika pelatihan dilakukan di ITB.

6. UPT PMO mengirimkan surat penerimaan peserta pelatihan kepada peserta perorangan atau institusi luar ITB dan menjelaskan persyaratan yang harus dipersiapkan peserta ketika mengikuti pelatihan serta menjelaskan jadwal dan tempat pelaksanaan pelatihan.

7. UPT PMO memastikan kesiapan pelaksanaan kegiatan meliputi handout, ruangan, konsumsi, spanduk, daftar hadir, updated jadwal pelatihan dan form kuesioner evaluasi pelatihan.

(34)

Standard Operating Procedure (SOP)

8. Peserta hadir dengan membawa surat penerimaan dan peralatan yang dibutuhkan, berpakaian rapi serta mengikuti pelatihan & workshop sesuai jadwal.

9. Diakhir pelatihan, peserta diminta mengisi kuesioner sebagai feedback bagi UPT PMO.

10. UPT PMO memberikan sertifikat pelatihan kepada peserta.

1. Peserta pelatihan memberikan respon positif terhadap kegiatan pelatihan yang diselenggarakan UPT PMO ITB.

2. Banyaknya pelatihan eksternal yang terselenggara dan jumlah peserta sesuai target.

VII. LAMPIRAN

Lampiran 1 - Diagram Alir Pelatihan Internal

(35)

No PROSEDUR _PMO UKA/UKP UPT SP _ITB _Perorangan 1 2 3 4 5 6 7

Pelatihan dapat dilaksanakan atas inisiasi sendiri UPT PMO atau bekerja sama dengan unit lain. Dalam hal ini, pelatihan dilakukan kerjasama dengan unit lain ITB dibuat kesepakatan yang meliputi pembiayaan dan tekni pelaksanaan pelatihan

UPT PMO mengirimkan surat undangan yang berisi brosur kegiatan pelatihan dan lembar formulir pendaftaran pelatihan kepada calon peserta perorangan atau institusi diluar ITB

Peserta perorangan atau Intitusi luar ITB memilih jenis pelatihan yang diperlukan dan menentukan jumlah orang yang akan ikut pelatihan serta mengirimkan surat balasan perihal keikut sertaan pegawainya dalam pelatihan yang ditawarkan oleh UPT PMO ITB

UPT PMO mendata jenis pelatihan dan jumlah orang yang akan ikut pelatihan dari peserta perorangan atau institusi luar

UPT PMO menghubungi Dir. SP untuk menggunakan ruangan yang ada di ITB jika pelatihan dilakukan di ITB

UPT PMO mengirimkan surat penerimaan peserta pelatihan kepada peserta perorangan atau institusi luar ITB dan menjelaskan persyratan yang harus dipersiapkan peserta ketika mengikuti pelatihan serta menjelaskan jadwal dan tempat pelaksanaan pelatihan

UPT PMO memastikan kesiapan pelaksanaan kegiatan pelatihan meliputi handout, ruangan, konsumsi, spanduk, daftar hadir, updated jadwal pelatihan dan form kuesioner evaluasi pelatihan

1 2 4 7 6 5 3 1 2 6

(36)

No PROSEDUR _PMOUPT UKA/UKP UPT SP Institusi Luar _ITB _PeroranganPeserta

8 9 10

Peserta hadir dengan membawa surat penerimaan dan peralatan yang dibutuhkan, berpakai rapi serta mengikuti pelatihan & workshop sesuai jadwal Diakhir pelatihan, peserta diminta mengisi kueisoner sebagai feedback bagi UPT PMO

UPT PMO memberikan sertifikat pelatihan kepada peserta

8 10 8 10 8 9

(37)

(38)

Standard Operating Procedure (SOP)

PELAKSANAAN OUTBOUND BAGI PIMPINAN,

DOSEN DAN TENAGA KEPENDIDIKAN

No.006/I1.B03.4/SOP/2014

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi

Institut Teknologi Bandung

(39)

JUDUL : PELAKSANAAN OUTBOUND BAGI PIMPINAN, DOSEN DAN TENAGA KEPENDIDIKAN NOMOR : 006/I1.B03.4/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 1 dari 5 1 RIWAYAT REVISI N/A LEMBAR PENGESAHAN

(40)

JUDUL : PELAKSANAAN OUTBOUND BAGI PIMPINAN, DOSEN DAN TENAGA KEPENDIDIKAN

Standard Operating Procedure (SOP)

DAFTAR ISI

II. TUJUAN 3

III. REFERENSI 3

V. PROSEDUR 4

(41)

JUDUL : PELAKSANAAN OUTBOUND BAGI PIMPINAN, DOSEN DAN TENAGA KEPENDIDIKAN NOMOR : 006/I1.B03.4/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 3 dari 5 3

1. UKA/ UKP

2. Direktorat Sarana dan Prasarana (Dit SP) 3. UPT K3L

4. UPT YANKES

II. TUJUAN

Tujuan SOP ini adalah untuk membuat standar baku Pelaksanaan Outbond Pimpinan, Dosen dan Tenaga Kependidikan Baik yang dilakukan oleh UPT PMO maupun UPT PMO bekerjasama dengan Pihak luar.

2. Keputusan Senat ITB No: 023/SK/K01-SA/2002 tentang Harkat Pendidikan 3. Surat Keputusan No 290/SK/K01/KP/2005 tentang perubahan PODC menjadi

UPT Pengembangan Manusia dan Organisasi ITB

Outbond adalah Kegiatan yang dilakukan di alam terbuka (Outdoor)

dengan melakukan beberapa simulasi permainan (Game) baik secara individu maupun perkelompok.

Outbond adalah Kegiatan yang dilakukan dengan melakukan beberapa

kegiatan dengan simulasi atau permainan (Game) diluar dari rutinitas keseharian

2. BATASAN PELAKSANAAN

SOP yang dimaksud sebagai acuan pelaksanaan kegiatan Outbond Pimpinan, Dosen dan tenaga Kependidikan yang dilakukan oleh UPT PMO di ITB

(42)

JUDUL : PELAKSANAAN OUTBOUND BAGI PIMPINAN, DOSEN DAN TENAGA KEPENDIDIKAN

Standard Operating Procedure (SOP)

V. PROSEDUR

1. UPT PMO menyampaikan surat undangan kepada UKA/UKP perihal Outbond Pimpinan, Dosen dan tenaga Kependidikan berdasarkan kebutuhan

2. Pimpinan UKA/UKP menyampaikan daftar nama calon peserta yang akan disertakan dala kegiatan Outbound.

3. UPT PMO menetapkan calon peserta yang telah diajukan oleh UKA/UKP

4. UPT PMO mengajukan permohonan kepada UPT K3L menyiapkan ambulan, dan kepada UPT Yankes untuk menyiapkan tenaga Medis/ Paramedis serta permohonan peminjaman Bis, dan kendaraan lainnya kepada Dit SP

5. UPT K3L menyiapkan ambulan, UPT Yankes menyiapkan tenaga Medis/ Paramedis serta Dit SP menyediakan bus, dan kendaraan lainnya kepada UPT PMO untuk membantu pelaksanaan kegiatan outbond

6. UPT PMO melaksanaan kegiatan outbond dan melakukan evaluasi pelaksanaan kegiatan dengan meminta masukan dari peserta UPT PMO Melakukan evaluasi pelaksanaan kegiatan dengan meminta masukan dari peserta

1. Jumlah peserta, dan jumlah unit yang terlibat dalam pelaksanaa Outbond

2. Kepuasan peserta dan interaksi sosial, keakraban diantara peserta dan kebersamaan

VII. LAMPIRAN

(43)

5 1 2 3 4 5 6

UPT PMO menyampaikan surat undangan kepada UKA/UKP perihal Outbond Pimpinan, Dosen dan tenaga Kependidikan berdasarkan kebutuhan Pimpinan UKA/UKP menyampaikan daftar nama calon peserta yang akan disertakan dala kegiatan Outbound.

UPT PMO menetapkan calon peserta yang telah diajukan oleh UKA/UKP

UPT PMO mengajukan permohonan kepada UPT K3L menyiapkan ambulan, dan kepada UPT Yankes untuk menyiapkan tenaga Medis/ Paramedisserta permohonan peminjaman Bis, dan kendaraan lainnya kepada pool kendaraan Dit SP

UPT K3L menyiapkan ambulan, UPT Yankes menyiapkan tenaga Medis/ Paramedis serta Dit SP menyediakan

Bis, dan kendaraan lainnya kepada UPT PMO untuk membantu pelaksanaan kegiatan outbond

UPT PMO melaksanaan kegiatan outbond dan melakukan evaluasi pelaksanaan kegiatan dengan meminta masukan dari peserta

2 4 3 5 6 1

(44)

Standard Operating Procedure (SOP)

EVALUASI PELATIHAN DAN WORKSHOP

No.007/I1.B03.4/SOP/2014

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi

Institut Teknologi Bandung

(45)

JUDUL : EVALUASI PELATIHAN DAN WORKSHOP NOMOR : 007/I1.B03.4/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 1 dari 5 1 RIWAYAT REVISI N/A LEMBAR PENGESAHAN

(46)

JUDUL : EVALUASI PELATIHAN DAN WORKSHOP

Standard Operating Procedure (SOP)

DAFTAR ISI

II. TUJUAN 3

III. REFERENSI 3

V. PROSEDUR 4

(47)

JUDUL : EVALUASI PELATIHAN DAN WORKSHOP NOMOR : 007/I1.B03.4/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 3 dari 5 3

1. UKA/ UKP

II. TUJUAN

Tujuan SOP ini adalah untuk membuat standar baku evaluasi pelatihan dan workshop yang dilaksanakan oleh UPT PMO

1. Evaluasi pelatihan dan workshop adalah penilaian dari keefektifan

pelaksanaan pelatihan dan workshop untuk peningkatan kinerja peserta.

2. Pre-test adalah ujian pada saat mulai pelatihan dan workshop untuk para

peserta untuk mengetahui penguasaan materi sebelum pelatihan dan workshop disampaikan.

3. Post-test adalah ujian pada saat akhir pelatihan dan workshop untuk para

peserta untuk mengetahui penguasaan materi setelah pelatihan dan workshop disampaikan.

4. UKA/ UKP adalah unit kerja akademik/ unit kerja pendukung di ITB.

5. UPT PMO adalah Unit Pelaksana Teknis Pengembangan Manusia dan

(48)

JUDUL : EVALUASI PELATIHAN DAN WORKSHOP

Standard Operating Procedure (SOP)

2. BATASAN PELAKSANAAN

Evaluasi pelatihan dan workshop yang dimaksud adalah pelatihan dan workshop yang dilaksanakan untuk internal ITB

V. PROSEDUR

1. UPT PMO melaksanakan evaluasi pada saat pelatihan dan workshop dilaksanakan yang meliputi pre-test, post-test dan menyebarkan kuesioner evaluasi pelatihan dan workshop untuk diisi oleh peserta.

2. UPT PMO mengirimkan surat kepada UKA/UKP untuk melakukan pengambilan data penilaian kinerja peserta dengan mengisi

form/kuesioner penilaian kinerja peserta yang berasal dari UKA/UKP tersebut atas pelatihan dan workshop yang dilaksanakan UPT PMO selama tiga bulan sekali.

3. UKA/UKP mengirimkan surat dengan lampiran form/kuesioner penilaian kinerja yang telah diisi kepada UPT PMO.

4. UPT PMO melaksanakan workshop hasil evaluasi pelatihan dan workshop dengan mengundang UKA/UKP.

1. Tingkat partisipasi UKA/UKP dalam evaluasi pelatihan dan workshop

2. Penilaian positif terhadap kegiatan evaluasi pelatihan dan workshop.

VII. LAMPIRAN

(49)

5

No PROSEDUR UPT PMO UKA/ UKP

1

2

3

4

UPT PMO melaksanakan evaluasi pada saat pelatihan dan workshop dilaksanakan yang meliputi pre-test, post-test dan menyebarkan kuesioner evaluasi pelatihan dan workshop untuk diisi oleh peserta. UPT PMO mengirimkan surat kepada UKA/UKP untuk melakukan pengambilan data penilaian kinerja peserta dengan mengisi form/kuesioner penilaian kinerja peserta yang berasal dari UKA/UKP tersebut atas pelatihan dan workshop yang dilaksanakan UPT PMO selama tiga bulan sekali.

UKA/UKP mengirimkan surat dengan lampiran form/kuesioner penilaian kinerja yang telah diisi kepada UPT PMO.

UPT PMO melaksanakan workshop hasil evaluasi pelatihan dan workshop dengan mengundang UKA/UKP.

2

3 1

(50)

Standard Operating Procedure (SOP)

PERUBAHAN STRUKTUR ORGANISASI

UNIT KERJA

No.008/I1.B03.4/SOP/2014

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi

Institut Teknologi Bandung

(51)

JUDUL : PERUBAHAN STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJA REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 1 dari 5 1 RIWAYAT REVISI N/A LEMBAR PENGESAHAN

(52)

JUDUL : PERUBAHAN STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJA NOMOR : 008/I1.B03.4/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 2 dari 5

Standard Operating Procedure (SOP)

DAFTAR ISI

II. TUJUAN 3

III. REFERENSI 3

V. PROSEDUR 4

(53)

JUDUL : PERUBAHAN STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJA REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 3 dari 5 3

1. UKA

2. UKP (Direktorat, Lembaga, UPT dan USDI)

II. TUJUAN

Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme perubahan struktur organisasi unit kerja agar struktur unit kerja tetap sejalan dengan strategi pengembangan ITB dengan memperhatikan kaidah-kaidah baku dalam perancangan struktur organisasi.

1. Penetapan ITB sebagai PTNBH 2. Statuta ITB

3. SK Rektor tentang Struktur Organisasi UKA/UKP

IV. PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN

1. UKA adalah Unit Kerja Akademik ITB, berupa sekolah dan fakultas yang dikepalai oleh Dekan

2. UKP adalah Unit Kerja Pendukung ITB, berupa lembaga, direktorat atau UPT di bawah koordinasi wakil rektor

B. BATASAN

1. Struktur organisasi yang dimaksud adalah struktur organisasi resmi UKA dan UKP yang disahkan oleh Rektor ITB.

V. PROSEDUR

1. Pimpinan unit kerja menyampaikan surat usulan perubahan struktur

organisasi kepada Wakil Rektor yang menangani unit kerja tersebut. Surat usulan berisikan: latar belakang, usulan struktur organisasi yang baru dan usulan tupoksi struktur organisasi yang baru

(54)

JUDUL : PERUBAHAN STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJA NOMOR : 008/I1.B03.4/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 4 dari 5

Standard Operating Procedure (SOP)

2. Jika disetujui, Wakil Rektor yang menangani unit kerja tersebut meneruskan

surat usulan perubahan struktur organisasi kepada WRSO

3. WRSO mendisposisikan surat usulan perubahan struktur organisasi kepada

UPT PMO

4. UPT PMO melakukan reviu terhadap usulan perubahan struktur organisasi.

Jika dianggap perlu, UPT PMO berkoordinasi dengan unit kerja yang mengusulkan perubahan struktur organisasi

5. UPT PMO memberikan rekomendasi kepada WRSO terkait usulan

perubahan struktur organisasi dari unit kerja

6. WRSO mengembalikan usulan perubahan struktur organisasi kepada wakil

rektor pimpinan unit kerja yang mengusulkan, jika usulan perubahan perlu direvisi

7. Jika disetujui, WRSO (atas nama Rektor) menerbitkan SK perubahan struktur

organisasi yang baru. SK tersebut di-cc kan kepada unit kerja pengusul, WR pimpinan unit kerja pengusul dan UPT PMO.

8. UPT PMO mendokumentasikan SK perubahan struktur organisasi yang baru

1. Lamanya waktu reviu sejak disposisi dari WRSO diterima hingga rekomendasi diberikan (maksimum 1 bulan)

2. Kepuasan unit kerja pengusul terkait rekomendasi yang diberikan

VII. LAMPIRAN

(55)

(56)

Standard Operating Procedure (SOP)

PENAMBAHAN DAN ATAU PERUBAHAN SOP

No.009/I1.B03.4/SOP/2014

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi

Institut Teknologi Bandung

(57)

JUDUL : PENAMBAHAN DAN ATAU PERUBAHAN SOP NOMOR : 009/I1.B03.4/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 1 dari 5 1 RIWAYAT REVISI N/A LEMBAR PENGESAHAN

(58)

JUDUL : PENAMBAHAN DAN ATAU PERUBAHAN SOP NOMOR : 009/I1.B03.4/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 2 dari 5

Standard Operating Procedure (SOP)

DAFTAR ISI

II. TUJUAN 3

III. REFERENSI 3

V. PROSEDUR 4

(59)

JUDUL : PENAMBAHAN DAN ATAU PERUBAHAN SOP NOMOR : 009/I1.B03.4/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 3 dari 5 3

1. UKA/ UKP 2. Kantor WRSO 3. UPT PMO

II. TUJUAN

Tujuan SOP ini adalah untuk membuat standar baku pengajuan penambahan dan atau perubahan SOP di unit kerja (UKA/UKP)

1. Penambahan SOP baru adalah pembuatan SOP dari yang sebelumnya

ada.

2. Perubahan SOP adalah perubahan terhadap SOP yang telah ada menjadi

SOP yang baru.

3. UKA/ UKP adalah unit kerja akademik/ unit kerja pendukung di ITB. 4. WRSO adalah Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi

5. UPT PMO adalah Unit Pelaksana Teknis Pengembangan Manusia dan

(60)

JUDUL : PENAMBAHAN DAN ATAU PERUBAHAN SOP NOMOR : 009/I1.B03.4/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 4 dari 5

Standard Operating Procedure (SOP)

2. BATASAN

SOP yang dimaksud tidak termasuk SOP yang berlaku di internal UKA/UKP

V. PROSEDUR

1. UKA/ UKP mengajukan surat permohonan penambahan dan atau perubahan SOP yang ada kepada WRSO

2. WRSO mendisposisikan surat permohonan tersebut kepada UPT PMO mengenai reviu penambahan dan atau perubahan SOP yang diajukan UKA/UKP

3. UPT PMO mereviu penambahan dan atau perubahan SOP yang sudah diajukan UKA/UKP. Bila tidak disetujui (SOP yang diajukan diangap tidak perlu atau harus dilakukan perbaikan), UPT PMO mengembalikan kepada UKA/UKP.Bila disetujui, UPT PMO mengajukan kepada WRSO.

4. WRSO menetapkan penambahan dan atau perubahan SOP yang diajukan oleh UKA/UKP menjadi SOP yang baku.

1. Lama pemrosesan dari pengajuan penambahan dan atau perubahan SOP

sampai dengan penetapan SOP yang baku oleh WRSO paling lama 1 (satu) bulan.

2. Penyelenggaraan aktivitas di UKA/UKP berjalan lancar dan sesuai

prosedur

VII. LAMPIRAN

(61)

5

No PROSEDUR UPT PMO WRSO UKA/UKP

1 2

3

4

UKA/ UKP mengajukan surat permohonan penambahan dan atau perubahan SOP yang ada kepada WRSO

WRSO mendisposisikan surat permohonan tersebut kepada UPT PMO mengenai reviu penambahan dan atau perubahan SOP yang diajukan UKA/UKP

UPT PMO mereviu penambahan dan atau perubahan SOP yang sudah diajukan UKA/UKP. Bila tidak disetujui (SOP yang diajukan diangap tidak perlu atau harus dilakukan perbaikan), UPT PMO mengembalikan kepada UKA/UKP.Bila disetujui, UPT PMO mengajukan kepada WRSO WRSO menetapkan penambahan dan atau perubahan SOP yang diajukan oleh UKA/UKP menjadi SOP yang baku

. 2 4 Disetujui 1 3 Tidak disetujui

(62)

Standard Operating Procedure (SOP)

PENGADMINISTRASIAN PENGGUNAAN RUANGAN

DAN FASILITAS UPT PMO ITB

No.010/I1.B03.4/SOP/2014

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi

Institut Teknologi Bandung

(63)

JUDUL : PENGADMINISTRASIAN PENGGUNAAN RUANGAN DAN FASILITAS UPT PMO ITB

NOMOR : 010/I1.B03.4/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 1 dari 5 1 RIWAYAT REVISI N/A LEMBAR PENGESAHAN

(64)

Standard Operating Procedure (SOP)

DAFTAR ISI

II. TUJUAN 3

III. REFERENSI 3

V. PROSEDUR 4

(65)

3

1. UKA/ UKP di ITB 2. Unit Kerja di luar ITB

II. TUJUAN

Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme penyelenggaraan kegiatan layanan bebas pinjam ruangan dan fasilitas UPT PMO untuk kegiatan UKA / UKP ITB maupun untuk kegiatan yang diselenggarakan oleh pihak luar ITB, sehingga pelaksanaan kegiatan peminjaman ruangan dan fasilitas UPT PMO dapat berjalan secara efektif dan efisien.

1. Undang-Undang No. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, khususnya Pasal 45 tentang Sarana dan Prasarana Pendidikan.

2. Peraturan Pemerintah No. 66 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi.

3. Surat Keputusan No 290/SK/K01/KP/2005 tentang perubahan PODC menjadi UPT Pengembangan Manusia dan Organisasi ITB

1. Pengadministrasian penggunaan ruangan adalah proses administrasi

pengelolaan permintaan izin penggunaan ruangan di gedung UPT PMO-ITB oleh pihak internal PMO-ITB maupun pihak eksternal PMO-ITB, untuk kegiatan ilmiah, sosial, maupun budaya baik bersifat komersial maupun non-komersial dengan tema kegiatan yang tidak menyimpang dari visi dan misi ITB.

2. Yang dimaksud dengan istilah “Ruangan” dalam SOP ini adalah semua

(66)

Standard Operating Procedure (SOP)

2. BATASAN

Pengadministrasian penggunaan ruangan dan fasilitas adalah proses administrasi pengelolaan permintaan izin penggunaan ruangan dan fasilitas di Gedung UPT PMO.

V. PROSEDUR

1. Unit di ITB mengirimkan surat permohonan izin penggunaan ruangan kepada UPT PMO-ITB. Untuk Himpunan Mahasiswa harus sepengetahuan Dekan atau Katua Prodi, sedangkan untuk Unit Kegiatan Mahasiswa, harus sepengetahuan Lembaga Kemahasiswaan. Sedangkan Unit kerja di luar ITB harus sepengetahuan Direktorat SP.

2. UPT PMO menginformasikan pada unit yang bersangkutan perihal ijin penggunaan ruangan dan fasilitas, serta menginformasikan biaya pemeliharaannya.

3. UPT PMO menjadwalkan penggunaan Ruangan dan Fasilitas pada agenda kegiatan di UPT PMO.

4. UPT PMO mempersiapkan Ruangan sebelum kegiatan dilaksanakan.

5. Unit di ITB (Pemohon) menggunakan Ruangan dan Fasilitas untuk kegiatan.

6. UPT PMO melakukan penataan kembali ruangan setelah kegiatan dilaksanakan, termasuk pemeriksaan dan penyimpanan kembali peralatan elektronik yang dipergunakan.

1. Termanfaatkannya Ruangan dan Fasilitas di UPT PMO-ITB untuk

menunjang kegiatan sivitas di ITB.

2. Terpeliharanya kebersihan dan kenyamanan Ruangan dan Fasilitas di

UPT PMO-ITB.

VII. LAMPIRAN

Lampiran 1 – Diagram Alir SOP Pengadministrasian Penggunaan Ruangan dan Fasilitas UPT-PMO.

(67)

5

No. Kegiatan UPT PMO UKA/UKP ITB Unit Kerja di _{luar ITB}

1 Pemohon mengirimkan surat permohonan izin penggunaan ruangan dengan melampirkan dokumen perizinan, Unit kerja di ITB: untuk Himpunan Mahasiswa harus sepengetahuan Dekan atau Ketua Prodi, untuk Unit Kegiatan Mahasiswa harus sepengetahuan Lembaga Kemahasiswaan. Sedangkan Unit kerja di luar ITB harus sepengetahuan Direktorat SP

2 UPT PMO menginformasikan pada unit yang bersangkutan perihal ijin penggunaan ruangan dan fasilitas, serta menginformasikan biaya pemeliharaannya.

3 UPT PMO menjadwalkan penggunaan Ruangan dan Fasilitas pada Agenda Kegiatan UPT PMO

4 UPT PMO mempersiapkan Ruangan dan Fasilitasnya sebelum kegiatan dilaksanakan.

5 Unit Kerja pemohon, menggunakan Ruangan dan Fasilitas untuk kegiatan

6 UPT PMO melakukan penataan kembali Ruangan dan Fasilitas setelah kegiatan

dilaksanakan, termasuk pemeriksaan dan penyimpanan kembali peralatan elektronik yang dipergunakan

4

5

6

1

3

1

2

Tidak

5

Ya

(68)

Standard Operating Procedure (SOP)

PEMELIHARAAN RUANGAN DAN FASILITAS

UPT PMO ITB

No.011/I1.B03.4/SOP/2014

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi

Institut Teknologi Bandung

(69)

JUDUL : PEMELIHARAAN RUANGAN DAN FASILITAS UPT PMO ITB

NOMOR : 011/I1.B03.4/SOP/2014 REVISI KE : 0 BERLAKU TMT : 12 November 2014 HALAMAN : 1 dari 6 1 RIWAYAT REVISI N/A LEMBAR PENGESAHAN

(70)

Standard Operating Procedure (SOP)

DAFTAR ISI

II. TUJUAN 3

III. REFERENSI 3

V. PROSEDUR 4

(71)

3

1. Direktorat Perencanaan ITB 2. Direktorat Logistik ITB

II. TUJUAN

SOP ini dibuat sebagai kerangka kerja kegiatan pemeliharaan dan perawatan Aset ITB dari proses perencanaan perawatan, pelaksanaan perawatan, dan penerimaan hasil perawatan asset. Sehingga asset ITB memiliki umur ekonomis serta tingkat kemanfaatan yang lebih lama. SOP ini bertujuan untuk terwujudnya mekanisme pemeliharaan dan perawatan bangunan gedung dan fasilitas sesuai fungsi yang ditetapkan dan yang memenuhi persyaratan teknis, keselamatan, kesehatan, kenyamanan dan kemudahan serta kelestarian alam.

1. Perpres No 70 tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah 2. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 24/PRT/M/2008 tentang

Pedoman Pemeliharaan dan perawatan Bangunan Gedung 3. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA).

4. Satuan Biaya Umum yang ditetapkan Bapenas

5. Daftar Harga Satuan (DHS) Barang/Jasa pendukung SBU dan SBK di Lingkungan Depdikbud .

6. Surat Keputusan No 290/SK/K01/KP/2005 tentang perubahan PODC menjadi UPT Pengembangan Manusia dan Organisasi ITB

1. Ruangan/Gedung, Fasilitas/Asset/Barang Milik Negara adalah semua

barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBN atau berasal dari perolehan lainnya yang sah.

(72)

Standard Operating Procedure (SOP)

2. Pemeliharaan ruangan adalah kegiatan menjaga keandalan ruangan

beserta sarana dan prasarananya agar ruangan dan fasilitas selalu laik fungsi.

3. Perawatan ruangan dan fasilitas adalah kegiatan memperbaiki dan/atau

mengganti bagian ruangan dan fasilitas agar ruangan dan fasilitas tetap laik fungsi.

2. BATASAN

1) Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Perawatan asset harus memperoleh

persetujuan dari Dinas Tata Ruang dan Cipta Karya Kota Bandung.

2) Harus sesuai dengan Kode Akun.

3) Dokumen pemeliharaan asset harus layak untuk dilelangkan.

V. PROSEDUR

Pemeliharaan Ruangan dan Perawatan Fasilitas UPT PMO yang dibiayai anggaran ITB

1. UPT PMO mengajukan persetujuan RAB ke Direktorat Perencanaan sebagai

bahan dokumen pembahasan dengan Direktorat Sarana dan Prasarana.

2. Direktorat Perencanaan menyerahkan persetujuan RAB oleh Distarcip kepada

Direktorat Sarana dan Prasarana.

3. Direktorat Sarana dan Prasarana mengirimkan surat kepada Pimpinan UPT

PMO perihal rencana pemeliharaan asset.

4. UPT PMO mengusulkan rencana pemeliharaan.

5. Direktorat sarana dan Prasarana melakukan verifikasi usulan dari UPT PMO

berdasarkan kemampuan alokasi anggaran.

(73)

5

7. Direktorat Sarana dan Prasarana menyampaikan dokumen pemeliharaan

asset kepada Direktorat Logistik melaksanakan pengadaan jasa pemeliharaan

8. Direktorat Sarana dan Prasarana memberikan penjelasan teknis pekerjaan

didalam rapat Aanwizing di Direktorat Logistik.

9. Kontrak kerja pelaksanaan pemeliharaan Aset oleh Direktorat logistik.

10. Ceklist pekerjaan dilakukan bersama antara Direktorat Logistik, Direktorat

Sarana dan Prasarana,

Output yang dihasilkan adalah Hasil Pekerjaan Pengadaan Jasa Pemeliharaan oleh Direktorat Logistik

Indikator yang dapat dipakai adalah:

1. Tersusunnya dokumen pengadaan jasa perawatan/pemeliharaan secara

benar dan wajar.

2. Tersusunnya dokumen perawatan/pemeliharaan asset tepat waktu.

3. Tidak terjadinya Gagal Lelang yang diakibatkan kekurang lengkapan dalam

dokumen perencanaan.

4. Termanfaatkan seluruh dana secara efisien dan efektif.

5. Diterimanya pekerjaan sesuai dengan spesifikasi yang dikontrakkan, asset

memiliki nilai tambah kemanfaatan secara optimal.

VII. LAMPIRAN

Lampiran : Diagram Alir SOP Pemeliharaan Ruangan dan Perawatan Fasilitas UPT PMO-ITB

(74)

Standard Operating Procedure (SOP)

Diagram Alir SOP Pemeliharaan Ruangan dan Perawatan Fasilitas UPT PMO-ITB

No Prosedur UPT PMO Dit SP Dit Log

1 UPT PMO membuat dokumen perencanaan/proposal perbaikan untuk pemeliharaan ruangan dan fasilitas. Yang berskala kecil dapat dilaksanakan sendiri dan dimasukan dalam RKA PMO, sedangkan yang berskala besar berkoordinasi dengan Direktorat Sarana dan Prasarana

2 Direktorat Sarana dan Prasarana menyerahkan dokumen pemeliharaan ruangan dan fasilitas UPT PMO kepada Direktorat Logistik

3 UPT PMO memberikan penjelasan teknis pekerjaan di dalam rapat aanwizing di Direktorat logistik

4 UPT PMO menyampaikan masukan terkait dengan pekerjaan yang sedang dan telah dilakukan kepada Direktorat Sarana dan Prasarana

1

3 3

4 4 4