Arsip Nasional Republik Indonesia

(1)

Arsip Nasional Republik Indonesia

LEMBAR PERSETUJUAN

Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 telah saya setujui.

Disetujui di Jakarta

pada tanggal Mei 2009

Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,

(2)

PROSEDUR TETAP NOMOR 02 TAHUN 2009

TENTANG

PENYUSUNAN GUIDE

ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

BAB I PENDAHULUAN

A. Umum

Arsip statis sebagai warisan budaya bangsa merupakan salah satu aset bangsa yang perlu dilestarikan bersama. Secara yuridis formal pelestarian arsip statis merupakan tanggung jawab lembaga kearsipan baik di pusat, yaitu Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), maupun di daerah yaitu Badan/Kantor Kearsipan Provinsi dan Kabupaten/Kota. Di dalamnya terkandung informasi yang tiada ternilai harganya tentang kiprah perjalanan bangsa, mulai masa penjajahan sampai dalam mengisi kemerdekaan.

Arsip statis disimpan, dipelihara dan diolah bukan untuk kepentingan lembaga kearsipan semata, namun yang jauh lebih penting adalah untuk kepentingan pendidikan, penelitian, pembangungan, kesejahteraan dan kemaslahatan bangsa. Maka peran instansi terkait dan masyarakat menjadi sangat krusial. Hal ini sejalan dengan era informasi di Indonesia dimana kebutuhan informasi menjadi sangat penting.

Mengantisipasi keadaan tersebut maka ANRI dituntut untuk selalu tanggap. Peran ANRI sebagai salah satu lembaga penyedia informasi sangat vital. Namun demikian agar informasi yang tersimpan dapat diakses oleh publik diperlukan finding aids, baik dalam bentuk daftar, inventaris maupun guide arsip. Disinilah peran Direktorat Pengolahan.

Pengolahan arsip tidak seperti mengolah jenis informasi lainnya. Pengolahan arsip harus mengacu pada standar internasional yang telah diatur oleh ICA dengan ISAD (G). Di dalamnya mencakup berbagai aturan dan komponen yang harus dipenuhi. Guna mengaplikasikan standar pengaturan arsip yang benar maka di samping harus diatur sesuai ketentuan ISAD (G) juga perlu diatur berdasarkan petunjuk teknis dan langkah-langkah pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945.

(3)

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 2 -

B. Maksud dan Tujuan

Penyusunan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah-langkah dalam penyusunan guide bagi semua pihak terkait dalam pelaksanaan kegiatan di Lingkungan Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945.

Tujuan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Arsip ini adalah sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan di Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945, sehingga kinerja unit kerja dapat lebih ditingkatkan dan pada akhirnya pelaksanaan tugas pokok dan fungsi unit kerja dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Manfaat lain adalah adanya suatu sinergi dan keterkaitan antara Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 dengan unit lain dalam rangka pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam satuan program ANRI.

C. Ruang Lingkup

Prosedur Tetap Penyusunan Guide Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 ini berlaku dan digunakan di Lingkungan Subdit Pengolahan Arsip Konvesional Sebelum Tahun 1945. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 ini meliputi Penyusunan Guide Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945, Identifikasi Fisik, Sistem Penataan Dan Provenance, Penyusunan Rencana Teknis, Penelusuran Sumber Dan Referensi Serta Keterkaitan Arsip-Arsip Nusantara Berbahasa Asing Dan Daerah, Penulisan Guide, Penilaian Dan Penelaahan Guide, Penyempurnaan Guide, Penilaian Dan Pengesahan Guide.

D. Dasar

1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2964);

2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143);

3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP);

4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22/KEP/M.PAN/07/2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;

5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia.

(4)

- 3 -

6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.

E. Pengertian

Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan :

1. Guide Arsip adalah sarana penemuan arsip yang berisi abstraksi dalam berbagai derajat rincian yang memuat khasanah arsip yang umumnya dilengkapi dengan sejarah penataan arsip, sejarah dan fungsi lembaga/organisasi pencipta serta indeks dan lampiran pendukung lainnya

2. Identifikasi Arsip Statis adalah kegiatan pendataan arsip secara langsung di lokasi penyimpanan arsip baik fisik arsip, sistem penataan arsip maupun provenance atau pencipta arsipnya.

3. Penelusuran Sumber dan Referensi adalah kegiatan penelitian data melalui sumber cetakan/bahan referensi dari perpustakaan atau instansi terkait ke lembaga pencipta arsip yang akan dibuat guidenya.

4. Penilaian dan Penelaahan adalah kegiatan penilaian dan telaah terhadap guide yang telah dibuat untuk mendapat masukan dan koreksi dari Kasubdit Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 dan juga Direktur Pengolahan.

5. Penyempurnaan adalah kegiatan menyempurnakan dan editing terhadap guide yang telah mendapat penilaian dan penelaahan dari atasan yang berwenang.

6. Pengesahan adalah penandatanganan hasil penyempurnaan guide oleh pejabat yang berwenang melegalisasi.

7. Penulisan Guide adalah perumusan materi prosedur tetap guide yang dituangkan dalam format guide berdasarkan hasil identifikasi arsip statis, sistem penataan maupun

provenance yang berlaku di Lingkungan ANRI.

8. Pejabat yang Berwenang adalah pejabat yang berhak untuk memberi paraf dan atau menandatangani prosedur tetap sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan. 9. Rencana Teknis Penyusunan Guide Arsip yaitu kegiatan membuat rancangan kerja

dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis.

10. Sinkronisasi Arsip-arsip Nusantara berbahasa Asing dan Daerah adalah kegiatan secara bertahap melakukan identifikasi dan inventarisir sehingga diketahui informasi serta keterkaitannya terhadap khasanah arsip lainnya, terutama arsip yang berbahasa daerah dan bahasa asing termasuk bahasa Belanda yang berada di daerah agar dapat dihasilkan suatu sarana temu balik berupa daftar/inventaris arsip sesuai dengan ketentuan teknis

(5)

- 4 -

yang berlaku sehingga dapat dimanfaatkan seluas-luasnya bagi kepentingan publik dalam rangka Sistem Jaringan Kearsipan Nasional.

(6)

- 5 -

BAB II

PROSEDUR PENYUSUNAN GUIDE

Prosedur Penyusunan Guide Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut:

1. Identifikasi arsip (fisik, sistem dan provenance)

Penyusunan guide arsip dimulai dari kegiatan identifikasi arsip untuk mengetahui jumlah dan kondisi fisik arsip, sistem penataan dan provenance arsip, pemahaman akan hal tersebut akan mempermudah proses penyusunan guide selanjutnya yaitu penyusunan rencana teknis. 2. Penyusunan rencana teknis

Berdasarkan hasil identifikasi tersebut diatas tahapan kegiatan berikutnya membuat rancangan kerja atau rencana teknis dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis. Keberhasilan dalam membuat rencana teknis akan mempermudah proses penyusunan guide selanjutnya yaitu penelusuran sumber dan referensi serta sinkronisasi arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah.

3. Melaksanakan penelusuran sumber dan referensi serta sinkronisasi arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah

Tahapan selanjutnya dari penyusunan guide adalah kegiatan penelusuran sumber dan referensi serta sinkronisasi arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah yang ada pada instansi terkait dengan tujuan penelitian data melalui sumber cetakan/bahan referensi dari perpustakaan atau instansi terkait ke lembaga pencipta arsip yang akan dibuat guidenya. Apabila dalam penelusuran tersebut diketemukan arsip-arsip berbahasa asing dan daerah maka langkah berikutnya adalah melakukan identifikasi dan inventarisir sehingga diketahui informasi serta keterkaitannya terhadap khasanah arsip lainnya, terutama arsip yang berberbahasa daerah dan bahasa asing termasuk bahasa Belanda berada di daerah agar dapat dihasilkan suatu sarana temu balik berupa daftar/inventaris arsip bagi kepentingan publik dalam rangka Sistem Jaringan Kearsipan Nasional.

4. Penulisan Guide

Setelah semua data dan informasi terkumpul maka perlu dilakukan kegiatan perumusan materi prosedur tetap guide yang dituangkan dalam format guide berdasarkan hasil identifikasi arsip statis, sistem penataan maupun provenance yang berlaku di Lingkungan ANRI. Pada kegiatan penulisan ini dibuat skema isi guide yang terdiri dari komponen: abstraksi, daftar isi, pendahuluan, daftar pustaka, isi guide, indeks dan daftar singkatan.

(7)

- 6 -

5. Penilaian dan Penelaahan

Penulisan draf guide telah selesai maka tahap selanjutnya adalah kegiatan penilaian dan telaah terhadap guide yang telah dibuat untuk mendapat masukan dan koreksi dari Kasubdit Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 dan juga Direktur Pengolahan. 6. Penyempurnaan

Apabila penilaian dan telaah telah dilaksanakan maka perlu dilakukan penyempurnaan dan editing agar guide tersebut siap untuk ditandatangani dan disahkan oleh Direktur Pengolahan.

7. Pengesahan

Tahap terakhir dari penulisan guide ini adalah penandatanganan hasil penyempurnaan guide oleh pejabat yang berwenang melegalisasi.

(8)

- 7 -

BAB III PENUTUP

Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 ini dapat menjadi acuan bagi unit-unit kerja di Lingkungan Direktorat Pengolahan ANRI dalam menyusun guide arsip sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional.

Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Dan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Mei 2009

DIREKTUR PENGOLAHAN,

(9)

Arsip Nasional Republik Indonesia

LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 02 TAHUN 2009 TENTANG PENYUSUNAN GUIDE

(10)

1

-DAFTAR LAMPIRAN

PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

A. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945 B. DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM

PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

C. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

D. DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA KETERKAITAN ARSIP-ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

E. DIAGRAM ALIR PENULISAN GUIDE ARSIP DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

F. DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN GUIDE DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

G. DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN GUIDE DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

H. DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENGESAHAN GUIDE DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

(11)

2

-DIAGRAM ALIR

PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 1 Melaksanakan Identifikasi

Arsip, Sistem dan Provenance

2 Menyusun Rencana Teknis

3 Melaksanakan penelusuran

sumber dan referensi serta sinkronisasi arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan bahasa daerah

4 Menulis Guide Arsip

5 Menilai dan Menelaah Guide

6 Menyempurnakan Guide

7 Pengesahan Prosedur Tetap

(12)

3

-DIAGRAM ALIR

IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN GUIDE

No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum tahun 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit. Penyimpanan Arkon

1 Membuat dan mengajukan

rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

2 Memberikan penilaian dan

arahan

3 Membuat revisi rencana

identifikasi arsip, sistem dan

provenance yang telah dinilai

dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arsip

Konvensional Sebelum Tahun 1945

4 Mengajukan rencana

identifikasi arsip, sistem dan

provenance yang akan diolah

ke Direktur Pengolahan

5 Menilai dan mengarahkan ke

Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum tahun 1945 tentang teknik identifikasi arsip

6 Kasubdit Pengolahan Arkon

Sebelum tahun 1945 dan Arsiparis menyempurnakan rencana identifikasi

7 Direktur Pengolahan

berkoordinasi dengan Direktur Preservasi dan memerintahkan Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum 1945 untuk

berkoordinasi dengan Kasubdit Penyimpanan Arkon

Sebelum Tahun 1945 berkoordinasi dengan

(13)

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 4 -No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit. Penyimpanan Arkon 9 Melaksanakan identifikasi

fisik, sistem dan provenance arsip ke Depo

10 Mengetik hasil identifikasi

dalam bentuk laporan identifikasi

11 Menyampaikan laporan

identifikasi ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 12 Menyampaikan laporan verifikasi ke Direktur Pengolahan. 13 Berdasarkan laporan identifikasi, Direktur Pengolahan memutuskan tentang prioritas khasanah arsip yang akan dibuat guide.

(14)

5

-DIAGRAM ALIR

PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

No Uraian Prosedur Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit. Penyimpanan Arkon

1 Mengajukan draf rencana

teknis penyusunan guide yang terdiri dari jangka waktu pembuatan guide, biaya dan peralatan serta jumlah SDM yang dibutuhkan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

arahan kepada Arsiparis tentang penyusunan rencana teknis

3 Merevisi draf rencana teknis

setelah mendapat penilaian dan arahan dari Kasubdit

Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

4 Mengajukan program rencana

teknis ke Direktur Pengolahan

arahan ke Kasubdit

Pengolahan Arkon Sebelum tahun 1945 tentang

penyusunan rencana teknis

Sebelum Tahun 1945 dan Arsiparis merevisi draf penyusunan rencana teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan

7 Menyetujui rencana Teknis

berdasarkan penyempurnaan draf rencana teknis yang telah dilakukan oleh arsiparis

8 Membuat pengesahan terhadap

rencana teknis

(15)

6

-DIAGRAM ALIR

PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA

KETERKAITAN ARSIP-ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 Direktur Pengolahan Deputi Konservasi Arsip Instansi Terkait

1 Membuat draf surat

permohonan melakukan penelusuran sumber dan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah kepada instansi terkait

2 Mengajukan draf surat kepada

Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

3 Mengoreksi draft surat

4 Merevisi draf surat

korespondensi yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

5 Memberi paraf dan

mengajukan draf surat ke Direktur Pengolahan

6 Memberikan arahan ke

Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 tentang draft surat yang akan di tandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip

7 Melakukan penyempurnaan

draft surat dari Kasubdit Pengolahan Sebelum Tahun 1945 yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan

8 Membuat nota dinas sebagai

pengantar surat yang akan ditandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip dan mengirimkan kepada instansi terkait

(16)

7 -No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 Direktur Pengolahan Deputi Konservasi Arsip Instansi Terkait

9 Arsiparis dan Kasubdit

Pengolahan Sebelum Tahun 1945 melakukan penelusuran sumber/referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa Belanda ke instansi terkait

10 Mencari dan mencatat

data-data mengenai lembaga pencipta arsip, provenance dan sistem penataan yang diperoleh dari instansi terkait

11 Melakukan identifikasi

terhadap khasanah arsip berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait

12 Menindaklanjuti hasil

identifikasi dengan memberi masukan tentang pengelolaan arsip-arsip nusantara

berbahasa asing dan daerah

13 Melakukan diskusi dan

praktek pengolahan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah dengan instansi terkait

14 Melakukan telaah terhadap

daftar/inventaris arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait

15 Membuat laporan hasil

penelusuran sumber dan bahan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah

16 Menyampaikan Laporan ke

Direktur Pengolahan.

(17)

8

-DIAGRAM ALIR

PENULISAN GUIDE ARSIP DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

No Tahap Kegiatan Arsiparis _Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

Ketua Sekretaris Anggota Editor

1 Membagi tugas

2 Membuat pembagian tugas

secara tertulis

3 Membuat skema isi guide yang

terdiri dari komponen: abstraksi, daftar isi,

pendahuluan, daftar pustaka, isi guide, indeks dan daftar singkatan

4 Menulis dan berkonsultasi

dengan editor

5 Membuat masukan dan telaah

terhadap guide yang dibuat

6 Menyempurnakan hasil editing

dan menyerahkan kepada ketua

7 Menyerahkan guide dalam

bentuk laporan kepada Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

(18)

9

-DIAGRAM ALIR

PENILAIAN DAN PENELAAHAN GUIDE DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Seb 1945 Direktur Pengolahan Deputi Konservasi Arsip Instansi Terkait

1 Mempersiapkan draf guide

dan menelaah deskripsi yang tertuang dalam

inventaris/daftar arsip

2 Mempersiapkan arsip yang

akan di uji petikkan

3 Mencocokkan informasi arsip

dengan fisik arsip

4 Mengajukan draf guide ke

5 Memberikan masukan dan

arahan kepada Arsiparis tentang draf guide

6 Merevisi draf guide setelah

mendapat arahan

7 Mengajukan draft guide ke

Direktur Pengolahan

8 Direktur Pengolahan memberi

arahan ke Kasubdit Pengolahan Sebelum Tahun 1945 tentang penyusunan guide arsip

(19)

10

-DIAGRAM ALIR

PENYEMPURNAAN GUIDE DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

No Tahapan Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit. Penyimpanan Arkon

1 Mengajukan draf guide ke

2 Memberikan arahan kepada

Arsiparis tentang penulisan guide

3 Merevisi draf guide setelah

mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

4 Mengajukan draft guide ke

Direktur Pengolahan

5 Memberikan arahan ke

Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 tentang penyusunan guide arsip

6 Merevisi draf guide teknis dari

Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan

7 Melakukan uji petik terhadap

guide

8 Memutuskan guide telah final

berdasarkan penyempurnaan guide yang telah dilakukan

(20)

11

-DIAGRAM ALIR

PENILAIAN DAN PENGESAHAN GUIDE DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit. Penyimpanan Arkon

1 Memeriksa kelengkapan guide

yang akan dilegalisasi yang akan disahkan

2 Membuat nota dinas untuk

ditandatangani oleh Direktur Pengolahan

3 Mengesahkan guide

Norma waktu: 2 hari kerja

DIREKTUR PENGOLAHAN,