KEMENTERIAN LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA

(1)

Sekretariat Direktorat Jenderal

Informasi dan Diplomasi Publik

2020

KEMENTERIAN LUAR NEGERI

REPUBLIK INDONESIA

(2)

i

Sesuai amanat Undang-undang Nomor 25 tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional dan guna mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi secara optimal, Kementerian Luar Negeri RI telah menetapkan Rencana Strategis Kementerian Luar Negeri Tahun 2020-2024 melalui Keputusan Menteri Luar Negeri Nomor 28/B/RO/XI/2020/01 tanggal 24 November 2020, yang ditindaklanjuti dengan penetapan Rencana Strategis Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik Tahun 2020-2024 melalui Keputusan Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik Nomor KEP/RO/00260/11/2020/07 tanggal 30 November 2020. Atas dasar tersebut, Sekretariat Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik menyusun Rencana Strategis Sekretariat Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik Tahun 2020-2024 sebagai pedoman pelaksanaan visi, misi, dan pencapaian tujuan Sekretariat Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik untuk lima tahun ke depan.

Rencana Strategis Sekretariat Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik Tahun 2020-2024 memaparkan secara sistematis visi, misi, tujuan, sasaran strategis, serta program dan kegiatan yang akan dilakukan Sekretariat Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik untuk kurun waktu tahun 2020-2024. Rencana Strategis ini juga memuat analisa kekuatan, kelemahan, peluang, dan tantangan dalam pelaksanaan misi dan program kerja Sekretariat Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik. Dokumen Rencana Strategis Sekretariat Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik akan menjadi pedoman atau kerangka acuan dalam perumusan kegiatan setiap bagian di unit kerja Sekretariat Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik.

Program dan kegiatan Sekretariat Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik memiliki tujuan utama untuk memberikan dukungan administrasi dan teknis bagi keberhasilan pencapaian tujuan dan sasaran strategis Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik yang mencakup dukungan pengelolaan anggaran, pemenuhan sarana dan prasarana, kepegawaian, serta perencanaan dan evaluasi program. Keberhasilan Sekretariat Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik dalam pemenuhan dukungan administrasi dan teknis tersebut akan secara langsung menunjang tingkat capaian kinerja Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik.

(3)

ii

Sebagai penutup, kami harap kiranya Rencana Strategis Sekretariat Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik Tahun 2020-2024 ini dapat bermanfaat sebagai pedoman dan acuan dalam upaya peningkatan kinerja dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Sekretariat Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik pada khususnya, dan Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik serta Kementerian Luar Negeri pada umumnya.

Jakarta, Desember 2020 Sekretaris Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik

Kuncoro Giri Waseso NIP 19650618 199307 1 001

(4)

iii

KATA PENGANTAR ...

i

DAFTAR ISI ...

iii

BAB I ANALISA SWOT ...

1 BAB II VISI, MISI, TUJUAN, DAN SASARAN STRATEGIS ….

3 LAMPIRAN

Lampiran 1: Matriks Arah Kebijakan dan Strategi

7

(5)

1 Penyusunan Rencana Strategis Sekretariat Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik 2020-2024 didasarkan pada Rencana Strategis Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik 2020-2024. Sekretariat Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik merupakan Unit Eselon II yang memiliki tanggung jawab untuk memberikan pelayanan sebaik-baiknya yang bersifat teknis maupun administratif dalam rangka mendukung pencapaian visi dan misi Direktorat Jenderal. Peran yang dijalankan Sekretariat Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik ini penting untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik. Oleh karena pentingnya peranan Sekretariat Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik dalam keberhasilan kinerja Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik, maka pengelolaan manajerial harus dilakukan secara optimal.

Berdasarkan Peraturan Menteri Luar Negeri Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Luar Negeri, Sekretariat Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik mempunyai tugas melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas substansi dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik.

Pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik pada lima tahun terakhir telah berjalan dengan baik dan lancar yang ditunjukkan dengan realisasi anggaran dan capaian kinerja Sekretariat Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik. Pengelolaan keuangan Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik pada periode 2015-2019 berlangsung baik dan akuntabel sesuai dengan ketentuan yang berlaku, serta menggunakan aplikasi pengelolaan keuangan untuk meningkatkan kualitas pelaporan dan pertanggungjawaban keuangan secara lebih akurat, cepat, dan efisien.

Pemenuhan sarana dan prasarana di lingkungan Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi juga berjalan dengan baik dan sesuai dengan perencanaan anggaran pada tahun berjalan. Sekretariat Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi berupaya secara maksimal untuk memenuhi permintaan pengadaan maupun pemeliharaan sarana dan prasarana di seluruh unit kerja Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi.

Nilai Evaluasi Akuntabilitas Kinerja Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi pada periode sebelumnya juga menunjukkan peningkatan, yaitu dari 76,14 pada tahun 2018 menjadi 76,78 pada tahun 2019. Peningkatan ini berkat adanya berbagai upaya penyempurnaan dalam proses penyusunan dokumen perencanaan dan evaluasi sehingga sesuai dengan prosedur, tepat waktu, dan terukur.

(6)

2 Dalam menjalankan peranannya serta untuk menghadapi tantangan dan memenuhi harapan para stakeholders, Sekretariat Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi perlu melakukan penyempurnaan tata kelola organisasi salah satunya dengan melakukan analisa dari segi internal dan eksternal organisasi. Analisa SWOT Sekretariat Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi selengkapnya dapat dilihat pada tabel berikut:

MATRIKS ANALISA SWOT

Internal

Su

p

o

rt

STRENGTHS

a. Kapasitas SDM yang cukup memadai untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi;

b. Anggaran yang memadai;

c. Pemenuhan sarana prasarana yang memadai;

d. Struktur organisasi Setditjen IDP telah mengakomodir pelaksanaan tugas, fungsi, serta pencapaian sasaran program Ditjen IDP;

e. Perencanaan program dan kegiatan yang jelas dan terukur.

WEAKNESSES

a. Pelaksanaan program yang tidak semuanya dapat berjalan sesuai perencanaan;

b. Penempatan SDM yang belum merata dan belum sesuai dengan peta jabatan;

c. Keterbatasan dan penggunaan ruang kerja dan ruang arsip yang kurang optimal

B

a

rr

ie

rs

OPPORTUNITIES

a. Semangat reformasi birokrasi

mendorong terciptanya pelaksanaan manajemen birokrasi yang bersih, transparan, dan sesuai dengan aturan yang berlaku;

b. Kerja sama dan koordinasi yang terjalin dengan baik dengan institusi pemerintah atau K/L lain seperti Kementerian

Keuangan, Bappenas, Kementerian PAN dan RB, serta pihak terkait lainnya; c. Perkembangan teknologi memberikan

peluang pemanfaatan sistem teknologi/aplikasi baru dalam

mendukung tata kelola administrasi; d. Tersedianya peluang pengembangan

kompetensi pegawai melalui diklat, beasiswa, dan lain-lain.

THREATS

a.

Adanya perubahan kebijakan dalam pelaksanaan suatu kegiatan yang telah direncanakan terkadang berdampak pada tidak tercapainya output kegiatan;

b.

Pihak ketiga kurang profesional dalam pemenuhan kontrak/ komitmen yang sudah disepakati;

c.

Pelaksanaan kegiatan unit kerja

secara mendadak menyulitkan pengelolaan anggaran dan dukungan teknis.

(7)

3

II.1 Visi

Penjelasan kata-kata kunci:

- Terwujudnya pelayanan dukungan manajemen dan dukungan teknis adalah terlaksananya penyiapan dan penyajian hal-hal yang terkait dengan tata kelola, administrasi, dan pengelolaan sumber daya, anggaran dan barang;

- Prima adalah sangat baik;

- Inovatif adalah membawa pembaharuan, mampu memberikan sesuatu yang baru, berinisiatif.

II.2 Misi

Dalam mewujudkan visi Sekretariat Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi, ditetapkan 3 (tiga) misi sebagai berikut:

1. Menyediakan layanan Sekretariat Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi yang handal, efisien, efektif, dan akuntabel;

2. Meningkatkan kompetensi/keahlian sumber daya manusia (SDM) dan pengelolaan administrasi SDM;

3. Meningkatkan nilai evaluasi Akuntabilitas Kinerja secara optimal.

- Menyediakan adalah menyiapkan, mengatur, mengelola, serta mengembangkan ketersediaan sesuai dengan kebutuhan organisasi;

- Layanan Sekretariat Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi adalah menyiapkan kebutuhan yang mencakup perencanaan organisasi, pengelolaan sumber daya

Terdepan dalam dukungan manajemen dan teknis yang

prima dan inovatif

Misi 1:

Menyediakan layanan Sekretariat Direktorat Jenderal

Informasi dan Diplomasi yang handal, efisien, efektif, dan

(8)

4 manusia, ketatalaksanaan, dukungan anggaran, sarana dan prasarana, administrasi serta dukungan teknis lainnya;

- Handal adalah dapat dipercaya, dijadikan tumpuan;

- Efisien dan efektif merupakan sikap responsif dan proses yang lebih singkat, cepat, serta berhasil guna;

- Akuntabel adalah dapat dipertanggungjawabkan.

- Meningkatkan adalah menambah tingkatan, lebih tinggi dari kondisi sebelumnya; - Kompetensi/keahlian adalah kemahiran, kecakapan, berpengetahuan pada

bidangnya;

- Pengelolaan administrasi sumber daya manusia (SDM) adalah menyelenggarakan/mengurus hal-hal yang terkait prosedur kepegawaian;

- Sumber daya manusia (SDM) mencakup pegawai Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi yang dibina dan dikembangkan potensinya.

- Meningkatkan adalah menambah tingkatan, lebih tinggi dari kondisi sebelumnya; - Nilai Evaluasi Akuntabilitas Kinerja adalah nilai keberhasilan pelaksanaan misi

organisasi dalam mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan melalui sistem pertanggungjawaban secara periodik;

- Optimal adalah terbaik, tertinggi.

II.3 Tujuan

Misi 3:

Meningkatkan nilai evaluasi Akuntabilitas Kinerja

secara optimal

Misi 2:

Meningkatkan kompetensi/keahlian sumber daya manusia

(SDM) dan pengelolaan administrasi SDM

Dukungan manajemen dan dukungan teknis yang

prima dan inovatif

(9)

5 Penjelasan kata-kata kunci:

- Dukungan manajemen dan teknis merupakan penyokong kebutuhan perencanaan, pengorganisasian, implementasi rencana, dan pengendalian penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran dengan cepat dan tepat;

- Prima adalah sangat baik;

- Inovatif adalah membawa pembaharuan, mampu memberikan sesuatu yang baru, berinisiatif.

II.4 Sasaran Strategis

Pada periode 2020-2024, Sekretariat Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik menerapkan manajemen kinerja berbasis Balanced Scorecard (BSC) dengan 5 (lima) Sasaran Strategis yang tergabung dalam 3 Perspektif yakni: (1) Stakeholders Perspective; (2) Internal Process Perspective; dan (3) Learning and Growth Perspective.

Sasaran Strategis ini diukur melalui 6 (enam) Indikator Kinerja Utama (IKU) dengan target sebagaimana tercantum pada tabel di bawah ini.

Kode

SS Sasaran Program

Kode IKU

Indikator Kinerja Utama (IKU)

Target

2020 2021 2022 2023 2024

Stakeholder Perspective

S1 Tata Kelola Organisasi di

Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik yang baik

S1.1 Nilai Reformasi Birokrasi

Kementerian Luar Negeri

85 86 87 88 89

S1.2 Nilai evaluasi AKIP

Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik 78 (BB) 79 (BB) 80 (BB) 81 (BB) 82 (BB)

Internal Business Process

B1 Sarana dan Prasarana di

Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik yang memadai

B1.1 Persentase Sarana dan

Prasarana yang dipenuhi sesuai dengan rencana di Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik

100% 100% 100% 100% 100%

B2 Pengelolaan Anggaran di

Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik yang Optimal

B2.1 Nilai Kinerja Anggaran di

Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik

90 91 92 93 94

B3 Pengelolaan Data Indeks

Citra Positif Indonesia di Dunia Internasional yang Baik

B3.1 Jumlah Laporan

Pengelolaan Data Indeks Citra Indonesia di Dunia Internasional

(10)

6 Learning & Growth Perspective

L1 Tata Kelola Organisasi di

Sekretariat Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik yang baik

L1.1 Nilai evaluasi AKIP

Srkretariat Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik 78 (BB) 79 (BB) 80 (BB) 81 (BB) 82 (BB)

(11)

7 MATRIKS ARAH KEBIJAKAN DAN STRATEGI

SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL INFORMASI DAN DIPLOMASI PUBLIK NO STRATEGI DITJEN INFORMASI

DAN DIPLOMASI PUBLIK

STRATEGI SETDITJEN INFORMASI DAN DIPLOMASI PUBLIK

1. Melakukan penataan organisasi yang adaptif sesuai dinamika tuntutan polugri, peningkatan kualitas perencanaan serta monitoring dan evaluasi

kinerja, dan tata kelola Direktorat Jenderal Informasi dan

Diplomasi Publik.

a) Merumuskan, mengelola, dan mengoordinasi perencanaan program kerja Ditjen IDP selaras dengan Rencana Pembangunan Nasional; b) Merumuskan dan menetapkan prosedur kerja

sesuai dengan struktur kelembagaan organisasi; c) Mengoordinasi penyusunan kertas kerja dan

menelaah laporan hasil pelaksanaan program kerja Ditjen IDP;

d) Menyusun kebijakan dukungan manajemen dan dukungan teknis lainnya bagi seluruh satuan organisasi di lingkungan Ditjen IDP dalam rangka pelaksanaan tugas pokok Ditjen IDP;

e) Melaksanakan pengelolaan data pada Aplikasi Indeks Citra Indonesia di Dunia Internasional yang didapatkan melalui perwakilan RI di luar negeri; f) Melakukan penyempurnaan terhadap aplikasi

Indeks Citra Indonesia di Dunia Internasional bersama dengan Pustik KP.

2. Meningkatkan implementasi sistem manajemen kinerja

Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik berbasis

teknologi informasi.

a) Merumuskan rencana inisiatif peningkatan manajemen kinerja Ditjen IDP;

b) Memberikan pertimbangan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan ketentuan dan peraturan

perundangan (naskah rancangan surat-surat Keputusan Menteri dan Putusan Perundang-undangan, dsb) dalam lingkup tugas Ditjen IDP; c) Mengoordinasi penyusunan laporan program kerja

Ditjen IDP;

d) Menganalisa data dan merumuskan kertas kerja Ditjen IDP;

e) Menyusun kebijakan terkait ketatausahaan dan dokumentasi Ditjen IDP berbasis teknologi informasi;

f) Mengoordinasi pengelolaan arsip Ditjen IDP melalui kerja sama dengan Biro Administrasi Kementerian dan Perwakilan (BAKP) dan Arsip Nasional RI (ANRI);

g) Menyusun kebijakan terkait urusan kepegawaian, perlengkapan, dan rumah tangga Ditjen IDP; h) Merumuskan inisiatif pengembangan kompetensi

pegawai Ditjen IDP;

i) Meningkatkan mutu manajemen administrasi kepegawaian Ditjen IDP.

3. Meningkatkan kualitas sarana, prasarana, aset dan barang guna meningkatkan kinerja Direktorat Jenderal Informasi dan

Diplomasi Publik.

a) Melaksanakan pemenuhan sarana dan prasarana sesuai dengan kebutuhan dan peraturan

perundangan yang berlaku.

b) Berkoordinasi dengan Satker terkait lainnya mengenai pengadaan dan pengelolaan BMN.

(12)

8 NO STRATEGI DITJEN INFORMASI

4. Melaksanakan sistem penganggaran Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik berbasis kinerja.

a) Menyusun kebijakan pengelolaan anggaran Ditjen IDP;

b) Menyusun rencana kebutuhan anggaran Ditjen IDP;

c) Melakukan pengawasan terhadap penggunaan anggaran;

d) Mengajukan revisi anggaran sesuai kebutuhan. 5. Meningkatkan akuntabilitas

pengelolaan anggaran dan aset negara serta kepatuhan terhadap peraturan perundangan pada Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik.

a) Menyusun laporan pertanggungjawaban penggunaan anggaran berbasis teknologi informasi;

b) Berkoordinasi dengan Kementerian Keuangan, Bappenas, dan K/L lainnya dalam hal pengelolaan anggaran secara akuntabel;

c) Berkoordinasi dengan unit kerja di lingkungan Kemlu (Biro Perencanaan dan Organisasi, Biro Keuangan, Inspektorat Jenderal) dalam hal pengelolaan anggaran secara akuntabel; d) Mengoodinasi penyediaan, pencatatan,

pendistribusian, penyimpanan, dan pemeliharaan dan penghapusan BMN berbasis teknologi informasi;

e) Mengawasi pelaksanaan urusan pengelolaan rumah tangga.

6. Melaksanakan manajemen SDM Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik yang berbasis merit, akuntabel, kredibel, dan transparan.

a) Penyiapan penyusunan rencana kebutuhan sumber daya manusia dan penyusunan formasi sesuai peta jabatan yang diajukan Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik; b) Penyiapan bahan analisis dan pengajuan

penempatan pegawai sesuai dengan kompetensi jabatan pada Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik;

c) Penyiapan pengembangan sumber daya manusia dan manajemen kinerja sumber daya manusia Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik; d) Penyiapan pengembangan, manajemen, dan

pelayanan sistem informasi sumber daya manusia, serta manajemen naskah dan dokumen sumber daya manusia Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik;

e) Pengelolaan mutasi jabatan dan kepangkatan sumber daya manusia di lingkungan Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik; f) Pengelolaan kesejahteraan, perizinan, dan

koordinasi pemberian penghargaan bagi sumber daya manusia di lingkungan Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik;

g) pelaksanaan penegakan disiplin dan penyelesaian kasus kepegawaian di lingkungan Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik; h) penyelesaian pemberhentian dan pemberian

pensiun pegawai di lingkungan Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik;

(13)

9 NO STRATEGI DITJEN INFORMASI

i) penyiapan penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria, serta evaluasi dan pelaporan di bidang kepegawaian di lingkungan Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik.

7. Meningkatkan tata kelola pengawasan intern berbasis risiko pada Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik.

Mengkoordinasikan penerapan Sistem

Pengendalian Intern Pemerintah dan Manajemen Resiko di lingkungan Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik.

(14)

10 MATRIKS KINERJA

SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL INFORMASI DAN DIPLOMASI PUBLIK Program/ Kegiatan Sasaran Program (Outcome)/ Sasaran Kegiatan (Output)/ Indikator

Target Alokasi (Juta Rupiah)

2020 2021 2022 2023 2024 2020 2021 2022 2023 2024 Program: Dukungan Manajemen Kegiatan: Pengelolaan Keuangan, BMN, Umum dan Organisasi Ditjen Informasi dan Diplomasi Publik Sasaran Program: Tata Kelola Organisasi Kemenlu yang Baik Sasaran Kegiatan: Organisasi dan Tata Kelola yang Baik di Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik 36.243,81 9.756,95 14.296,63 15.011,46 15.762,04 1 Nilai Reformasi Birokrasi Kemenlu 85 86 87 88 89 32.990,99 6.157,85 8.223,57 8.634,746 9.066,48 2 Nilai evaluasi AKIP Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik 78 (BB) 79 (BB) 80 (BB) 81 (BB) 82 (BB) 2.421,39 2.762,48 3.689,12 3.873,58 4.067,26 3 Persentase Sarana dan Prasarana yang dipenuhi sesuai dengan rencana di Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik 100% 100% 100% 100% 100% 396,46 400 1.770,63 1.859,16 1.952,12

(15)

11 Program/ Kegiatan Sasaran Program (Outcome)/ Sasaran Kegiatan (Output)/ Indikator

Target Alokasi (Juta Rupiah)

2020 2021 2022 2023 2024 2020 2021 2022 2023 2024 4 Nilai Kinerja Anggaran di Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik 90 91 92 93 94 434,96 436,62 613,31 643,98 676,18 5 Jumlah Laporan Pengelolaan Data Indeks Citra Indonesia di Dunia Internasional N/A 1 1 1 1 0 0 0 0 0 6 Nilai evaluasi AKIP Setditjen Informasi dan Diplomasi Publik 78 (BB) 79 (BB) 80 (BB) 81 (BB) 82 (BB) 0 0 0 0 0