I. TUJUAN
Tujuan dari TKO ini adalah untuk mengatur proses Usulan Pelepasan dan Penghapusan Material Persediaan yang efisien, transparan dan akuntable.
II. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup TKO ini mengatur mekanisme proses FUPP (Form Usulan Pelepasan dan Penghapusan) yang berlaku di lingkungan Perusahaan,
TKO ini meliputi aktivitas di bawah ini :
1. Proses Pengajuan FUPP Material Persediaan 2. Proses Pra FUPP Material Persediaan
3. Proses FUPP Material Persediaan III. PENGERTIAN & BATASAN
A. PENGERTIAN
1. Perusahaan adalah Pertamina Hulu Energi Randugunting (PHE Randugunting). 2. Aset adalah harta benda berwujud (tangible) dan tak berwujud (intangible), yang
dibeli atau diperoleh dengan cara lainnya oleh KKKS, yang dipergunakan atau sedang tidak dipergunakan atau sudah tidak dipergunakan untuk kegiatan operasional KKKS, terdiri dari Harta Benda Modal (HBM), Harta Benda Inventaris (HBI), Tanah dan Persediaan.
3. KKKS adalah singkatan dari Kontraktor Kontrak Kerja Sama.
4. FUPP adalah singkatan dari Form Usulan Pelepasan dan Penghapusan. B. BATASAN
1. Hal-hal yang dapat menjadi justifikasi usulan penghapusan, antara lain : 1) Rusak & tidak ekonomis untuk diperbaiki,
2) Hilang/Musnah,
3) Tinggal Guna (obsolete), 4) Turun Mutu atau Kadaluarsa, 5) Susut alami,
6) Persediaan Mati (dead stock), 7) Selisih Persediaan,
8) Akibat Peraturan, 9) Akibat Keadaan Kahar
2. Penyebab penghapusan asset berdasarkan kategori Material Persediaan adalah : a) Rusak dan tidak ekonomis untuk diperbaiki dan/atau secara teknis sudah
tidak dapat dipergunakan.
b) Secara teknis sudah tidak dapat dipergunakan dan/atau tidak ekonomis bagi operasional KKKS.
c) Tinggal guna (obsolete).
d) Musnah atau secara fisik barangnya sudah tidak ada. e) Susut alami selama dalam penyimpanan.
f) Hilang, terbakar, tenggelam.
g) Persediaan mati (dead stock), dalam hal unit induknya sudah tidak ada dan tidak dapat dimanfaatkan lagi oleh seluruh KKKS.
h) Material sisa proyek/program pemboran yang sudah tidak dapat dimanfaatkan lagi oleh seluruh KKKS.
i) Bahan peledak (Handak) yang sudah rusak atau kadaluarsa atau turun mutu/ IV. REFERENSI
1. PTK Nomor: 007 REVISI-1/PTX/IX/2009 Buku Ketiga Pedoman Tata Kerja Pengelolaan Rantai Suplau Kontraktor Kerja Sama.
2. PTK Nomor: PTL-059/SKKO0000/2015/S0 Tentang Kebijakan Akutansi Kontrak Kerjasama Untuk Kegiatan Usaha Hulu Minyak dan Gas Bumi.
V. DOKUMEN TERKAIT
1. Pedoman Manajemen Logistik.
2. Formulir Usulan Penghapusan & Pelepasan.
3. Formulir Rekapitulasi usul Penghapusan & Pelepasan dan Pelaporan HBM/HBMT. 4. Izin Prinsip (Surat Persetujuan Penjualan BMN).
5. Surat Kegiatan Pasca Pelelangan.
6. Surat Keputusan Penghapusan dan Pelepasan BMN. 7. Laporan realisasi penghapusan asset.
8. Jumlah Penghapusan.
9. STK terkait Fungsi Accounting.
VI. FUNGSI/UNIT ORGANISASI/JABATAN TERKAIT 1. Logistic Supervisor
3. Senior Accountant. 4. Finance Manager. 5. Operation Manager. 6. Yard/Warehouse. 7. KKKS.
8. SKK Migas (cq. Pengelolaan Rantai Suplai). 9. Fungsi Field Logistics Operations.
10. Kementerian Keuangan (cq. Piutang Negara dan Kekayaan Negara Lainnya (PNKNL)).
11. Kementerian ESDM (cq. Pusat Pengelolaan Barang Milik Negara). VII. PROSEDUR
A. PENGAJUAN FUPP MATERIAL PERSEDIAAN.
1. Logistic Supervisor menerima usulan untuk pengajuan FUPP melalui : a. Data dari Inventory Control Specialist.
b. Data dari Cycle Count Warehouse. c. Data/informasi dari User.
2. Logistic Supervisor menindaklanjuti usulan-usulan tersebut kepada User untuk dilakukan pengecekan teknis, untuk mendapatkan lonfirmasi dari user mengenai usulan FUPP untuk material yang tidak dapat digunakan (rusak) dan/atau obsolete.
3. Logistic Supervisor mengkompilasi daftar material yang tidak dapat digunakan (rusak) dan/atau obsolete yang akan diajukan FUPP dan menyampaikan daftar kompilasi kepada VP SCM untuk persetujuan.
a. Apabila disetujui, maka dilanjutkan ke proses no 4. b. Apabila tidak disetujui, maka kembali ke no. 2.
4. Operation Manager mengajukan rekomendasi penghapusan persediaan kepada Finance Manager, General Manager, dan seterusnya (sesuai AAG) dengan merujuk pada TKO Pencadangan Persediaan Usang.
5. Logistic Supervisor bersama dengan Accounting & Budgeting mereview daftar suplus material yang selanjutnya meminta justifikasi kepada User atas rencana pemanfaatan material-material tersebut.
6. Logistic Supervisor memisahkan material berdasarkan kondisi sebagai berikut : a. Bisa dimanfaatkan :
b) Tidak dimanfaatkan secara internal Perusahaan, tetapi dapat ditawarkan untuk digunakan oleh KKKS lain.
b. Tidak bisa dimanfaatkan
7. Logistic Supervisor memberikan pengumuman penawaran material/asset kepada KKKS lain untuk Aset tidak dimanfaatkan secara internal dengan diketahui oleh Operation Manager dan Fungsi PRS SKK Migas.
a. Jika ada KKKS lain yang berminat maka dilakukan Proses Transfer Material. (Merujuk pada TKO Transfer Material).
b. Jika setelah melewati 3 bulan tidak ada KKKS lain yang berminat, Logistic Supervisor meminta persetujuan User untuk dihapuskan yang dilengkapi dengan justifikasi teknis dan keenokomiannya
8. Logistic Supervisor melakukan routing atas persetujuan penghapusan dari User kepada Pejabat-Pejabat Terkait seperti yang dituangkan dalam Form No. Formulir – 01 dalam lampiran 4.
9. Logistic Supervisor mengintruksikan kepada Yard/Warehouse Officer untuk memindahkan material ke area khusus.
B. PROSES PRA FUPP MATERIAL PERSEDIAAN.
1. Logistic Supervisor mengajukan Pra FUPP kepada SKK Migas. Dokumen yang harus dilengkapi yaitu :
a) Formulir 01, Formulir Usulan Penghapusan dan Pelaporan HBM b) Formulir WMD (Weight Measurement Document).
c) Justifikasi Teknis
d) Foto-foto/gambar material-material yang akan dihapus.
e) Formulir 02, Rekapitulasi Usulan Penghapusan dan Pelaporan HBM/HBMT. 2. SKK Migas melakukan pemeriksaan fisik material. Hasil dari proses ini adalah :
a) Berita acara pemeriksaan fisik. b) Formulir 3 pemeriksaan fisik. c) Foto material yang diperiksa.
Setelah mengirimkan usulan Pra FUPP ke SKK Migas, selanjutnya mengikuti penjadwalan pemeriksaan fisik atas usulan penghapusan material/asset tersebut. Dari hasil pemeriksaan fisik Pra FUPP, SKK Migas akan menerbitkan formulir 3 FUPP dan Berita Acara. Formulir 3 dan Berita Acara tersebut kemudian diajukan kembali oleh PHE Randugunting kepada SKK Migas sebagai pengajuan FUPP yang final.
C. PROSES FUPP MATERIAL PERSEDIAAN.
1. Logistic Supervisor menyampaikan Formulir usulan penghapusan dan pelepasan asset material kepada SKK Migas. Dokumen yang harus dilengkapi yaitu :
a. Surat Pengantar FUPP b. Dokumen pra FUPP
c. Dokumen pemeriksaan fisik d. Foto material
2. Logistic Supervisor memonitor hasil perkembangan pengajuan FUPP.
3. Perusahaan menerima surat dari Kementerian ESDM (PPBMN) tentang perihal pemeriksaan fisik dan penilaian objek/material FUPP.
4. Logistic Supervisor menerima disposisi surat dari Pejabat berwenang Perusahaan untuk melakukan koordinasi dengan pihak internal (Fungsi User dan Accounting & Budgeting) dan eksternal terkait dengan pelaksanaan pemeriksaan fisik dan penilaian objek/material FUPP.
5. Perusahaan menerima Berita Acara hasil pemeriksaan fisik dari Kementerian ESDM dan dilanjutkan ke Fungsi SCM berupa :
a. Berita Acara pemeriksaan administrasi oleh Pusat Pengelolaan Barang Milik Negara – Kementerian ESDM.
b. Berita Acara cek fisik oleh Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL).
c. Berita Acara cek fisik oleh Piutang Negara dan Kekayaan Negara Lainnya (PNKNL).
d. Surat usulan penghapusan BMN oleh Pusat Pengelolaan Barang Milik Negara – Kementerian ESDM Kementerian Keuangan.
6. Perusahaan menerima izin prinsip terbit dari PNKNL, Surat Keputusan Penjualan BMN eks KKKS yang ditandatangani sekjen a.n Menteri KESDM, dan jadwal pelelangan terhadap objek material/asset.
7. Logistic Supervisor melakukan koordinasi dengan fungsi terkait untuk mendukung pelaksanaan pelelangan.
8. Perusahaan menerima surat pemberitahuan rencana pengangkatan material/asset hasil lelang dari Pusat Pengelolaan Barang Milik Negara – ESDM.
9. Logistic Supervisor melakukan koordinasi dengan pihak Yard/Warehouse untuk proses pengangkatan.
10. Logistic Supervisor menerima dokumen dari kementerian ESDM berupa : a. Berita Acara awal pengangkatan
b. Berita Acara akhir pengangkatan
11. Logistic Supervisor menyusun laporan realisasi penghapusan asset ke SKK Migas (melalui Divisi PRS SKK Migas) berdasarkan Berita Acara awal dan akhir pengangkatan.
12. Perusahaan menerima surat penghapusbukuan dari SKK Migas dan meminta agar Fungsi Material dan Asset Accounting berkoordinasi dengan pihak terkait. VIII. INDIKATOR & UKURAN KEBERHASILAN
1. Proses penghapusan material sesuai dengan prosedur dan peraturan-peraturan yang berlaku.
2. Proses penghapusan material dilengkapi dokumen pendukung yang sudah ditetapkan.
3. Pengamanan dan penjagaan material di area khusus oleh KKKS dilakukan agar asset tidak rusak dan tidak hilang mulai dari pengajuan penghapusan hingga pengangkatan pasca lelang.
IX. LAMPIRAN
Lampiran 1 – Diagram Alir TKO Pengajuan FUPP Material Persediaan. Lampiran 2 – Diagram Alir TKO Proses Pra FUPP Material Persediaan. Lampiran 3 – Diagram Alir TKO Proses FUPP Material Persediaan.
Lampiran 4 – Formulir 01, Formulir Usulan Penghapusan dan Pelaporan HBM.
Lampiran 5 – Formulir 02, Rekapitulasi Usulan Penghapusan dan Pelaporan HBM/HBMT.
Formulir 3 – Formulir 3, Pemerikaan Fisik.
