PENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK OTOMASI PERPUSTAKAAN PADA PERPUSTAKAAN UMUM
PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat sudah mempengaruhi berbagai bidang kehidupan dan profesi, hal ini menyebabkan perubahan system pada instansi atau perusahaan juga harus merubah cara kerja mereka. Teknologi informasi banyak digunakan untuk pengolahan pekerjaan karena daya efektivitas dan efisiensinya yang sudah terbukti mampu mempercepat kinerja . Kemajuan yang paling terlihat adalah pada penggunaan teknologi informasi dalam proses pengolahan data menjadi informasi menjadi cepat dan dilakukan secara otomatis. Hal ini lah yang menjadi sebab penggunaan dan penerapan teknologi computer disuatu instansi menjadi ukuran kemajuan, tidak terkecuali di perpustakaan. Terbukti perpustakaan banyak diukur dengan penggunaan teknologi informasi yang diterapkan.
Perpustakaan adalah institusi yang menyediakan koleksi bahan pustaka tertulis, tercetak terekam sebagai pusat informasi yang diatur menurut system aturan dan didayagunakan untuk keperluan pendidikan, penelitian, serta rekreasi intelektual bagi masyarakat. Perpustakaan berperan melakukan layanan informasi literal kepada masyarakat. Sebagai pemberi layanan literal kepada masyarakat maka tugas pokok perpustakaan itu adalah :
1. Menghimpun bahan pustaka yang meliputi buku dan nonbuku sebagai sumber informasi 2. Mengolah dan merawat pustaka
3. Memberikan layanan bahan pustaka
Begitu juga dengan perpustakaan umum yang berada ditengah-tengah masyarakat, bahwa perpustakaan yang dibutuhkan sekarang ini perpustakaan yang sudah memakai sarana teknologi informasi (TI). Disini penulis akan mencoba menulis tentang Penggunaan Tknologi Informasi untuk Otomasi Perpustakaan pada Perpustakaan Umum.
1
dipakai, banyaknya rak buku ataupun berjubelnya pengguna. Namun semakin canggih sarana yang ada otomatis kinerja perpustakaan itu maka semakin majulah perpustakaan tersebut.
Penerapan teknologi informasi (TI) di perpustakan merupakan wujud dari suatu perubahan layanan. Perubahan inilah yang mendorong perpustakaan melakukan modernisasi pelayanan dan menerapkan TI dalam aktivitas kesehariannya. Tuntutan perubahan yang semakin besar ini seakan menjadi tantangan bagi perpustakaan untuk berbenah diri dan selalu inovatif untuk dapat memberikan layanan yang terbaik melalui fasilitas teknologi informasi.
PEMBAHASAN
A. Penggunaan Teknologi Informasi untuk Otomasi Perpustakaan
Teknologi Informasi (TI) saat ini telah menyebar hampir disemua bidang, tidak terkecuali di perpustakaan. Dalam masyarakat maju, pengetahuan merupakan sumber daya primer untuk individu dan public. Perpustakaan digital adalah sebuah system yang memiliki berbagai layanan dan obyek informasi yang mendukung akses obyek informasi tersebut melaluiperangkat digital. Layanan ini diharapkan dapat mempermudah pencarian informasi didalam koleksi obyek informasi seperti dokumen, gambar, data base dalam format digital dengan cepat, tepat dan akurat.
Beberapa istilah yang dapat digunakan untuk menggambarkan konsep perpustakaan digital seperti perpustakaan elektronik, perpustakaan maya, perpustakaan hyper, perpustakaan cyber, dan perpustakaan tanpa dinding. Pada dasarnya perpustakaan digital sama saja dengan perpustakaan biasa, hanya saja dia memakai prosedur kerja berbasis computer dan sumber informasinya digital. Dan jaringan informasi internet memberikan kesempatan luas untuk mengakses lembaga yang menyediakan informasi. Perpustakaan digital tidaklah berdiri sendiri, melainkan terkait dengan sumber-sumber lain dan pelayanan informasinya terbuka bagi pengguna diseluru dunia.
2
perpustakaan terotomasi, perpustakaan digital (digital library). Kebutuhan akan teknologi informasi sangat berhubungan dengan peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi, ilmu pengetahuan yang berkembang, seiring dengan menulis, mencetak, mendidik dan kebutuhan masyarakat akan informasi.
Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk seperti :
1. Teknologi informasi digunakan sebgai system informasi Manajemen perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan system informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistic dan sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk automasi perpustakaan.
2. Teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan, dan meyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital ( perpustakaan digital). Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun terintegrasi dalam suatu system informasi, ini tergantung pada kemampuan Software yang digunakan, sumber daya manusia, dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang mendukung keduanya (Ikhwan Arif, 2003 : 2,3).
B. Digitasi Perpustakaan
Digitasi perpustakaan merupakan salah satu jawaban terhadap pelayanan sirkulasi dan pelayanan informasi yang selama ini dikeluhkan oleh masyarakat pengguna jasa perpustakaan. Hal ini tentunya dapat mengeliminir image negative terhadap perpustakaan yang beralih fungsi dari tempat nongkrong, gosipm dan sebagainya.
3
Adapun keunggulan dari perpustakaan digital adalah : 1. Layanan jarak jauh (long distance service)
2. Akses yang mudah 3. Murah (cost effective)
4. Pemeliharaan koleksi secara digital 5. Jawaban yang tuntas
6. Jaringan global
Manfaat perpustakaan digital diantaranya : 1. Sebagai sumber pengetahuan
2. Media penyebaran pengetahuan 3. Untuk penyimpanan (repository) 4. Untuk perawatan (preservasi)
Perpustakaan digital secara ekonomis lebih menguntungkan dibanding dengan perpustakaan tradisional. Chapman dan Kenney (1996) mengemukakan ada empat alasannya yakni ; Institusi dapat berbagi koleksi digital, koleksi digital dapat mengurangi kebutuhan terhadap bahan cetak pada tingkat local, penggunaanya akan meningkatkan akses elektronik, nilai jangka panjang koleksi digital akan mengurangi biaya berkaitan dengan pemeliharaan dan penyampaiannya.
Perpustakaan digital harus menyediakan infrastruktur dan peralatan yang diperlukan untuk digitalisasi, selanjutnya pustakawan harus mampu mengidentifikasi sumber daya yang tersedia, terutama sumber daya manusia yang dapat dijadikan mitra dalam hal pengembangan. Kolaborasi sebagai hubungan formal dalam proses pengembangan mulai dari formulasi ide, perencanaan, pengujian pruduk, hingga implementasi sangat penting.
4
C. Manfaat Otomasi
Otomasi perpustakaan dengan menerapkan kemajuan Teknologi Informasi akan memberikan manfaat sebagai berikut.
1. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan 2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan 3. Meningkatkan citra perpustakaan
4. Pengembangan infrastruktur nasional, regional, dan global. D. Cakupan Otomasi
Bidang cakupan otomasi layanan perpustakaan dengan menggunakan teknologi informasi dapat untuk menjalankan system layanan secara otomatis mulai dari : Usulan koleksi, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi, pengelolaan terbitan berkala. Dll.
E. Piranti Otomasi Perpustakaan
Dalam sebuah system otomasi perpustakaan terdapat beberapa unsure atau syarat yang saling mendukung danterkait satu dengan lainnya. Unsur-unsur atau syarat tersebut dapat disebukan sebagai berikut :
2. Perangkat keras (hardware), Sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat serta diperlukan program untuk menjalankannya.Perangkat keras otomasi perpustakaan antara lain computer, scanner, digital camera dan CD Writer.
3. Perangkat lunak (software), adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan instruksi-instruksi yang memberitahu perangkat keras untuk melakukan suatu tugas sesuai dengan perintah. Tanpa perangkat lunak perangkat keras tidak ada gunanya. Perangkat lunak juga sering diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan computer agar sesuai dengan permintaan pemakai baik multi-tasking maupun multi-user.
5
4. Network/Jaringan. Otomasi perpustakaan harus mampu menenuhi kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi informasi.
5. Data, merupakan bahan baku informasi. Data dapat berupa alphabet, angka, maupun symbol khusus
6. Manual/panduan operasional, adalah prosedur atau penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Manual adalah kunci bagi kelancaran suatu system otomasi perpustakaan.
F. Proses Digitalisasi
Romi Satrio Wahono (2006) mengatakan bahwa pengelolaan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan dengan pengelolaan dokumen tercetak. Proses pengeloaan dokumen elektronik melewati beberapa tahapan, antara lain dalam proses digitalisasi, penyimpanan dan pengaksesan/temu kembali dokumen. Pengelolaan dokumen elektronik yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam pembangunan system perpustakaan digital.
G. Proses Penyimpanan Data
Pada tahap ini dilakukan proses penyimpanan, termasuk di dalamnya adalah pemasukan data (data entry), editing, pembuatan indeks dan klasifikasi berdasarkan subjek dari dokumen. Klasifikasi bisa menggunakan UDC (Universal Decimal Classification) atau DDC ( Dewey Decimal Classification) yang banyak digunakan perpustakaan-perpustakaan di Indonesia.
H. Proses Temu Kembali Informasi.
dokumen akan mengikuti pendekatan proses penyimpanan yang kita pilih. Menggunakan database yang terintegrasi dengan baik membuat proses ini lebih fleksibel dan efektif dilakukan, terutama untuk penyimpanan data skala besar. Di sisi lain, kelemahannya adalah relative lebih rumitnya system dan proses yang harus kita lakukan.
6
I. Software Otomasi Perpustakaan Digital
Sistem otomasi perpustakaan yang baik adalah terintegrasi , mulai dari system pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, system pencarian kembali bahan pustaka, system sirkulasi, membership, pengaturan denda keterlambatan pengembalian, dan system reporting aktivitas perpustakaan dengan berbagai parameter pilihan. Lebih sempurna lagi apabila system otomasi perpustakaan dilengkapi dengan barcoding, dan mekanisme pengaksesan data berbasis web dan internet.
Berikut ini adalahsatu contoh system otomasi perpustakaan dengan fitur-fitur yang mengakomudasi kebutuhan perpustakaan secara lengkap, dari pengadaan, pengolahan, penelusuran, serta manajemen anggota dan sirkulasi. Diharapkan contoh system yang ditampilkan dapat dijadikan studi kasus dalam pengembangan system otomasi perpustakaan lebih lanjut.
1. Otentikasi Sistem, sistem akan melakukan pengecekan apakah username dan password yang dimasukkan adalah sesuai dengan database. Kemudian juga mengatur tampilan berdasarkan privilege pemilik account, sebagai pengguna atau admin dari system.
2. Menu Utama, menampilkan berbagai menu pengadaan, pengolahan, penelusuran, anggota dan sirkulasi, catalog peraturan, administrasi dan security. Menu ini dapat di-setting untuk menampilkan menu sesuai dengan hak akses user (privilege), misalnya hanya mengaktifkan menu penelusuran untuk pengguna umum dll.
3. Administrasi, Security, dan Pembatasan Akses, fitur ini mengakomodasi fungsi untuk menangani pembatasan dan wewenang user, mengelompokkan user, dan member user id, serta password untuk mengelola dan mengembangkan seta mengatur sendiri akses menu yang diinginkan.
7
5. Pengolahan Bahan Pustaka, fitur ini mengakomodasikan proses pemasukan data buku/majalah ke database, penelusuran status buku yang diproses, pemasukan cover buku/nomer barcode, pencetakan kartu catalog, label barcode, dan nomor punggung buku (call number).
6. Penelusuran Bahan Pustaka, Penelusuran atau pencarian kembali koleksi yang telah disimpan adalah suatu hal yang penting dalam dunia perpustakan. Fitur ini harus mengakomodasikan penelusuran melalui pengarang, judul, penerbit, subjek, tahun terbit dsb.
7. Manajemen Anggota dan Sirkulasi, merupakan jantungnya system otomasi perpustakaan karena disinilah banyak kegiatan manual yang digantikan oleh computer dengan jalan mengotomasinya. Di dalamnya terdapat berbagai fitur, diantaranya pemasukan dan pencarian data anggota perpustakaan, pencatatan peminjaman dan pengembalian buku (dengan teknologi barcoding), penghitungan denda keterlambatan pengembalian buku, dan pemesanan peminjaman buku.
8. Pelaporan (Reporting), system reporting memudahkan pengelola perpustakaan untuk bekerja lebih cepat, laporan dan rekap dibuat secara otomatis sesuai dengan parameter-parameter yang dapat kita atur. Sistem reporting sangat membantu dalam proses analisa aktivitas perpustakaan. Misalnya kita tidak perlu lagi membuka ribuan transaksi secara manual untuk melihat transaksi peminjaman koleksi dalam satu kategori, atau mengecek aktivitas seorang pengguna perpustakaan dalam jangka satu tahun.
PENUTUP
Teknologi informasi banyak digunakan untuk pengolahan pekerjaan karena daya efektivitas dan efisiensinya yang sudah terbukti mampu mempercepat kinerja . Kemajuan yang paling terlihat adalah pada penggunaan teknologi informasi dalam proses pengolahan data menjadi informasi menjadi cepat dan dilakukan secara otomatis. Hal ini lah yang menjadi sebab penggunaan dan penerapan teknologi computer disuatu instansi menjadi ukuran kemajuan, tidak terkecuali di perpustakaan. Terbukti perpustakaan banyak diukur dengan penggunaan teknologi informasi yang diterapkan. Perpustakaan adalah institusi yang menyediakan koleksi bahan pustaka tertulis, tercetak terekam sebagai pusat informasi yang diatur menurut system aturan dan didayagunakan untuk keperluan pendidikan, penelitian, serta rekreasi intelektual bagi masyarakat.
Perpustakaan digital secara ekonomis lebih menguntungkan dibanding dengan perpustakaan tradisional. Chapman dan Kenney (1996) mengemukakan ada empat alasannya yakni ; Institusi dapat berbagi koleksi digital, koleksi digital dapat mengurangi kebutuhan terhadap bahan cetak pada tingkat local, penggunaanya akan meningkatkan akses elektronik, nilai jangka panjang koleksi digital akan mengurangi biaya berkaitan dengan pemeliharaan dan penyampaiannya.
Perbedaan mendasar antara digital library dan system otomasi perpustakaan ada pada tujuannya. Digital library lebih berorientasi kepada proses sharing koleksi-koleksi bahan pustaka yang sudah berbentuk file elektronik. Sedangkan system otomasi perpustakaan lebih cendrung kepada proses otomasi bisnis yang ada di perpustakaan, sehingga mampu meringankan beban pustakawan atau pengurus perpustakaan.
9
Supriyanto, Wahyu. Muhsin, Ahmad. Teknologi Informasi Perpustakaan, Strategi Perancangan Perpustakaan Digital: Yogyakarta, Kanisius, 2008.
Majalah Perpustakaan, Visipustaka: Jakarta, Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi, 2009.
