Sistem Informasi Manajemen Aset
Air Media Persada
Overview Sistem Informasi Manajemen Aset
Sistem Informasi Manajemen Aset (SIMA) (SIM ASET) merupakan sistem informasi manajemen pendataan aset (inventaris dan ruang) secara terintegrasi seluruh instansi dalam rangka melaksanakan tertib administrasi pengelolaan dan pendataan barang. Aturan yang kami jadikan acuan dalam perancangan SIM Aset ini, salah satunya adalah Permendagri No. 17 Tahun 2007. Sistem ini dapat digunakan baik di lingkungan Pemerintah Daerah maupun Perguruan Tinggi.
Sistem Informasi Aset berfungsi untuk melakukan pencatatan mengenai pengadaan, pengesahan, penggunaan, perawatan, status, serta kondisi aset tersebut.
Aset dapat meliputi inventarisasi tanah, inventarisasi gedung, inventarisasi alat angkutan, inventarisasi senjata api, inventarisasi jaringan, inventarisasi peralatan seperti alat tulis kantor & alat laboratorium, inventarisasi ruang/gudang dan barang-barang yang terdapat di dalamnya, inventarisasi lokasi lainnya dan barang-barang yang terdapat di dalamnya.
Sistem ini dapat digunakan oleh Biro Sarana Prasarana (BSP), Biro Administrasi Umum (BAU), Bagian Gudang, Bagian Rumah Tangga, Bagian Kendaraan, hingga Seksi Keamanan.
Aset-aset yang dimiliki oleh suatu Instansi dapat dipantau tentang keberadaan, nilai, perpindahan dan kondisinya. Sistem Informasi Aset dipersiapkan untuk Kebutuhan
Perencanaan dalam Utilisasi Ruang dan sharing Fasilitas antar Departemen atau Pihak tertentu.
Layanan yang kami berikan mencakup:
Updating SIM Aset,
Penyesuaian Sistem dengan Business Process setiap Kampus (System Customization),
Migrasi Database - Ekspor/Impor Data Excel,
Instalasi Server dan Sistem di Jaringan Intranet/Internet,
Pelatihan Admin/Operator (disertai Buku Manual Penggunaan), serta
Garansi Sistem, Maintenance dan Layanan Pendampingan.
Sistem Informasi Manajemen Aset ini dirancang dengan platform Web Based (berbasis Web) dan telah support Barcode Reader. Sistem ini dapat diaplikasikan dalam Intranet maupun Online Internet. SIM Aset dikembangkan mengikuti alur business process, mulai dari pengadaan barang hingga distribusi barang. Barang tersebut akan tercatat sebagai Barang Aset dan terdata pada sebuah Ruang. Aset yang tercatat dalam software ini meliputi Gedung, Ruang beserta segala macam barang yang berada di dalamnya.
Fitur Sistem Informasi Manajemen Aset
1. Modul Data Referensi
o Referensi Unit Kerja, digunakan Kode masing-masing Unit untuk menyatakan suatu barang berada di Unit Kerja sesuai Kode yang dimaksud. Contoh Kode tersebut adalah: 23.04.03.97010.00 (PEBIN - PBI - UPB - UPB Bagian - Unit Pemakai).
o Referensi Kelompok Barang, digunakan kode masing-masing kategori kelompok barang untuk menyatakan suatu barang masuk ke dalam kategori kelompok barang sesuai kode yang dimaksud. Contoh Kode tersebut adalah: 1.01.01.01.001 (Golongan Barang - Bidang - Kelompok - Sub Kelompok - Sub Sub Kelompok).
o Referensi Lokasi, digunakan untuk menyatakan suatu Lokasi Kota/Kabupaten, Propinsi, dan Negara.
o Referensi Lainnya, meliputi Data Pegawai (perekaman dan pengaturan publikasi daftar pegawai), Data Status Barang (perekaman dan pengaturan publikasi daftar status barang: ada, dipinjam, dihibahkan, hilang, dan sejenisnya), Data Kondisi Barang (perekaman dan pengaturan publikasi daftar kondisi barang: baik, rusak, dan sejenisnya), Data Cara Perolehan (perekaman dan pengaturan publikasi daftar cara perolehan barang: hibah, pembangunan, pembelian, dan sejenisnya), Data Dasar Perolehan (perekaman dan pengaturan publikasi daftar dasar perolehan barang: taksiran, perolehan, dan sejenisnya).
2. Modul Inventarisasi
Perekaman Data Barang untuk dikelompokkan ke dalam Kategori Barang dan Unit Kerja yang bertanggung jawab terhadap barang tersebut. Hasil dari perekaman tersebut secara otomatis membentuk Kode Barang. Perekaman Data Barang kemudian dapat dikelompokkan ke dalam inventarisasi, seperti di bawah ini:
o Inventarisasi Gedung, meliputi: No. KIB Tanah yang ditempati, Luas, Lokasi, Tahun Guna, Harga, Tanggal Perolehan, Lokasi, Luas, Surat Tanah, Unit Pemakai, Pengadaan, Catatan Pengisi, Pengesahan, dan Mutasi.
o Inventarisasi Kendaraan Bermotor / Alat Angkutan (Motor), meliputi: Detail Mesin (Merk, Tipe, Perakitan, Daya Mesin, dan lainnya), Harga, Tanggal
Perolehan, Kelengkapan Motor (helm, jaket, stnk, dll), Unit Pemakai, Pengadaan, Catatan Pengisi, Pengesahan, dan Mutasi.
o Inventarisasi Senjata Api, meliputi: Merk, Tipe, Kaliber, No. Pabrik, Harga, Tanggal Perolehan, Kelengkapan Senjata, Unit Pemakai, Pengadaan, Catatan Pengisi, Pengesahan, dan Mutasi.
o Inventarisasi Ruang, perekaman Inventarisasi Barang yang meliputi: Peralatan Kantor, Komputer, Alat-alat, dll. Barang yang menempati suatu ruang tertentu akan di masukkan dalam Inventarisasi Ruang.
o Inventarisasi Lokasi Lainnya, yaitu perekaman Inventarisasi Barang Lainnya yang tidak menempati suatu ruang tertentu, melainkan lokasi yang bukan milik.
o Pencarian Inventaris, pencarian inventaris suatu barang dapat dilakukan pada seluruh aset yang ada, atau per kategori kelompok, dan atau per unit kerja tempat barang itu berada, dan atau kondisi barang, dan atau status barang.
o Cetak Daftar Inventaris, cetak daftar inventaris dapat dilakukan dengan 2 model, yaitu: model Cetak Kartu Inventaris tiap barang, dan Cetak Daftar Inventaris, untuk digunakan sebagai Pelaporan atau Arsip.
3. Modul Perawatan
o Parameter Perawatan, mengatur parameter-parameter apa saja yang berkatian dengan kelompok barang yang sama. Hal ini sebagai data untuk memberi informasi Masa Perawatan dan Keterlambatan Perawatan suatu barang.
o Manajemen Perawatan, mengatur arus masuk-keluar nya suatu barang untuk Perawatan. Barang yang sudah masuk masa perawatan akan dilakukan
pemberitahuan bahwa barang tersebut sudah waktunya dilakukan perawatan.
4. Modul Laporan
o Laporan Daftar Barang Saat ini atau periode tertentu per kelompok barang atau secara keseluruhan.
o Laporan Mutasi/Penghapusan barang.
o Laporan Jumlah aset total atau per kelompok barang.
o Laporan Jumlah nilai/harga aset total atau per kelompok barang.
o Laporan Perawatan/pemeliharaan barang.
o Laporan Peringatan barang-barang yang sudah masuk Masa Perawatan berkala.
5. Manajemen User Dan Sistem
o Modul Sistem, mengatur Modul-modul Sistem sesuai dengan fitur-fitur sistem yang akan dibuat.
o Menu Sistem, mengatur Menu-menu Aplikasi, urutan tata layout menu sesuai dengan fitur-fitur sistem yang akan dibuat.
o User, mengatur Daftar User sesuai dengan fungsi dan hak akses yang diberikan.
o Group User, mengatur Daftar Kelompok User.
o Grant User, mengatur Hak Akses kelompok user yang terhadap modul-modul sistem yang dibuat.
