KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
Direktorat Jenderal Guru Dan Tenaga Kependidikan
Manual Pengguna
SIM DIKLAT MODAL TATAP MUKA
SIM DIKLAT TATAP MUKA
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
S I M D I K L A T T a t a p M u k a
H a l a m a n
| 2
Riwayat Dokumen
Nomor Revisi
Tanggal Revisi Ringkasan Perubahan
S I M D I K L A T T a t a p M u k a
H a l a m a n
| 3
Daftar Istilah/Singkatan
ADMIN : Administrastor Simdiklat Moda Tatap Muka
Operator : Operator aplikasi Simdiklat Moda Tatap Muka
Simdiklat TM : Simdiklat Tatap Muka, merujuk aplikasi Simdiklat untuk Moda Tatap Muka
SIGELAR : Sistem Informasi Manajemen Guru Pembelajar
PTK : Pendidik dan Tenaga Kependidikan
SIGELAR : Sistem Informasi Manajemen Guru Pembelajar
NS : Nara Sumber
IN : Instruktur
GP : Guru Pembelajar
UPT : Unit Pelaksana Teknis
S I M D I K L A T T a t a p M u k a
H a l a m a n
| 4
Daftar Isi
DIREKTORAT JENDERAL GURU DAN TENAGA KEPENDIDIKAN ... 1
RIWAYAT DOKUMEN ... 2 DAFTAR ISTILAH/SINGKATAN ... 3 DAFTAR ISI ... 4 MANUAL PENGGUNA ... 5 1. DESKRIPSI APLIKASI ... 5 1.1. Pengguna Aplikasi ... 5 1.1.1. Entitas Aplikasi ... 5
1.2. Alur Data SIMDIKLAT TM ... 6
1.3. Spesifikasi Teknis ... 8
2. MODA DESKTOP SIMDIKLAT ... 8
2.1.1. Koneksi SIMDIKLAT TM terhadap Database ... 9
2.1.1.1. Koneksi Database Lokal ... 9
2.1.1.2. Koneksi Database Server-Client ... 9
2.1.1.3. Kebutuhan Koneksi Internet dan Offline Process ... 10
2.1.1.4. Pengumpulan Data ... 10
2.1.1.4.1. Backup dan Restore ... 10
2.1.1.4.2. Upload Ke Server Dashboard ... 10
2.2. Buat Operator dan Kelas ... 11
2.2.1. Buat Operator ... 11
2.2.2. Kelas ... 12
2.2.3. Instalasi ... 12
2.2.3.1. Koneksi Server ... 13
2.2.3.1.1. Setting Server ... 13
2.2.3.1.2. Setting Client Server ... 13
2.2.4. Koneksi Lokal ... 14
2.2.5. Setting Master Data ... 15
2.2.5.1. Setting Instansi ... 15
2.2.5.2. Data Pejabat ... 16
2.2.5.3. Setting Dokumen Registrasi ... 17
2.2.6. Setting Kelas ... 18
2.2.6.1. Manajemen Operator ... 18
2.2.6.2. Manajemen Kelas ... 19
2.2.6.3. Import Kelas dari Server ... 19
2.2.6.4. Setting Kelas Diklat ... 20
2.2.6.4.1. Pengaturan Data Deskripsi Kelas Diklat ... 20
2.2.6.4.2. Peserta ... 21
2.2.6.4.3. Sertifikat ... 21
2.2.6.4.4. Pengaturan Data Pejabat ... 21
2.2.6.4.4.1. Upload Data Kelas ke Server Pusat ... 22
2.2.6.4.4.2. Backup dan Restore Data Kelas ... 23
2.2.6.5. Registrasi Peserta ... 24
2.2.6.6. Data Peserta (Pengisian Manual) ... 26
2.2.6.7. Cetak dan Isi Presensi Peserta ... 27
2.2.6.8. Cetak Dokumen Pendukung ... 28
2.2.6.8.1. Cetak Verifikasi Data Peserta Diklat ... 29
2.2.6.8.2. Cetak Tanda Terima Sertifikat ... 30
2.2.6.8.3. Cetak ID Card ... 30
2.2.6.8.4. Cetak Surat Pengembalian ... 31
2.2.7. Evaluasi ... 32
S I M D I K L A T T a t a p M u k a
H a l a m a n
| 5
Manual Pengguna
1. Deskripsi Aplikasi
SIMDIKLAT TM singkatan dari Sistem Informasi Manajemen Pendidikan dan Pelatihan Modal Tatap Muka yang merupakan bagian dari SIGELAR, singkatan dari Sistem Informasi Manajemen Guru Pembelajar, yaitu Aplikasi Sistem Informasi Skala Nasional sebagai bagian dari Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Nasional yang dikembangkan oleh Dirjen GTK Kemdikbud.
Dengan tujuan melakukan efektivitas dan efisiensi, serta peningkatan kualitas layanan dan kemudahan pengelolaan data dan kegiatan yg terintegrasi, dibangunlah sebuah sistem informasi untuk menangani pengolahan data administratif dan kesekretariatan pelaksanaan program diklat. Sehingga, apabila mengacu pada Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No. 44 tahun 2013 pasal 1 poin (d) melaksanakan pengelolaan sistem informasi kompetensi pendidik dan tenaga kependidikan, dan poin (e) melaksanakan pengelolaan data dan informasi peningkatan kompetensi pendidik dan tenaga kependidikan, dapat terpenuhi.
Penyelenggaraan peningkatan kompetensi PTK dapat diasumsikan sebagai diklat, dan pengelolaan data dan informasi dapat diasumsikan sebagai sebuah sistem manajemen informasi (information management
system). Sehingga berkembanglah pemikiran mengenai sebuah sistem manajemen diklat yang efektivitas
dan efisien, terstruktur, dan informatif, sehingga dapat memperlancar dalam proses kegiatan diklat secara masif.
Tujuan SIMDIKLAT TM adalah untuk membangun sebuah sistem pengelola data administratif dan kesekretariatan pelaksanaan program diklat moda tatap muka dengan konsep Single Entry Multiple Output, disinergikan dengan data hasil Uji Kompetensi Guru (UKG) tahun 2015, terutama untuk daerah/wilayah yang masih sulit/belum terjangkau jaringan internet.
Dokumen pengguna ini merupakan pedoman bagi para pengelola data dan informasi diklat dalam memahami prosedur operasional.
1.1. Pengguna Aplikasi
Pengguna aplikasi SIMDIKLAT Terpadu ini adalah unit GTK Pusat dan pelaksana teknis (PPPPTK, LPPPTK KPTK, dan unit terkait) dalam melaksanakan tugas kegiatan pelatihan/diklat Guru Pembelajar. SIMDIKLAT TM menangani tata kelola diklat, mulai dari data detil peserta, pendokumentasian proses diklat, hasil diklat peserta, sampai dengan pelaporan hasil. Diharapkan dapat mempermudah tanggungjawab yang diemban oleh unit pelaksana teknis dalam menangani kegiatan/diklat pengembangan keprofesian ini dengan profesonal.
1.1.1. Entitas Aplikasi
Dalam menjalankan aplikasi SIMDIKLAT TM ini minimal terpenuhi unsur sebagai berikut:
No STAKEHOLDER KETERANGAN TANGGUNGJAWAB
1 Admin adalah satu orang
yang ditunjuk oleh UPT yang bertanggungjawab terhadap keberlangsungan kegiatan SIMDIKLAT TM
a. Memahami proses diklat secara keseluruhan, baik dari sisi kegiatan maupun sisi teknis SIMDIKLAT TM.
b. Mengkoordinasikan setiap PIC dalam satker. c. Memahami proses dan output kegiatan
SIMDIKLAT TM pada setiap satker secara keseluruhan.
d. Mensosialisasikan aplikasi (SOP SIMDIKLAT TM) serta perubahannya pada seluruh PIC dan pejabat terkait di dalam institusinya.
S I M D I K L A T T a t a p M u k a
H a l a m a n
| 6
No STAKEHOLDER KETERANGAN TANGGUNGJAWAB
e Memastikan kelengkapan data dan ketuntasan program yang disyaratkan pada kegiatan SIGELAR
2 Operator merupakan satu
orang atau lebih yang merupakan bagian dari panitia yang memenuhi unsur SIGELAR, SIMDIKLAT TM
a. Membaca dan memahami manual pengguna SIMDIKLAT TM
b. Menjalankan proses penyiapan peserta di SIGELAR sehingga peserta tersebut siap diunduh oleh SIMDIKLAT TM.
c Menjalankan proses pada SIMDIKLAT TM, sesuai dengan SOP Sehingga data kegiatan setiap satker dapat direkam hingga tuntas.
3 NS/IN Widyaiswara, PTP,
atau individu yang secara resmi ditunjuk kepala UPT untuk menyampaikan materi kepada peserta GP.
a. Melakukan seluruh penilaian terkait dengan pelaksanaan diklat sesuai dengan juknis masing-masing kegiatan.
b. Menyerahkan hasil akhir penilaian kepada operator untuk diinput dalam SIMDIKLAT TM
1.2. Alur Data SIMDIKLAT TM
Bagan alir data SIMDIKLAT TM secara umum adalah sebagai berikut: ALUR DATA SIMDIKLAT TERPADU
Online Offline SIGELAR / SIMDIKLAT TM DESKTOP SIMDIKLAT TM SIGELAR Data Peserta YA Pendataan Diklat Oleh Panitia Pembuatan Kelas Diklat START Download Kelas Diklat Panitia (User) Cetak Sertifikat Data Peserta valid? UPDATE ke SIGELAR YA END Isi Status Kelulusan dan Minta ID Kelulusan Verifikasi Data Peserta di SIMDIKLAT ok? TIDAK YA Kelengkapan Data 100%? YA TIDAK Data Peserta YA TIDAK
S I M D I K L A T T a t a p M u k a
H a l a m a n
| 7
SIMDIKLAT TM tidak terlepas dari SIGELAR yang merupakan sumber data utama peserta Guru Pembelajar. Apabila dijabarkan, bagan di atas adalah sebagai berikut:No. Kegiatan PIC Output SIM ONLINE/
OFFLINE
1 Penyiapan data peserta OPERATOR Calon peserta siap diunduh di SIMDIKLAT
SIGELAR ONLINE
2 Unduhan data peserta dari SIGELAR ke
SIMDIKLAT TM
OPERATOR data calon peserta SIGELAR /
SIMDIKLAT TM
ONLINE
3 Pembuatan kelas, pembagian peserta dan panitia per kelas
ADMIN kelas diklat SIGELAR /
SIMDIKLAT TM
ONLINE
4 Unduh data kelas dan peserta dari server ke desktop
OPERATOR kelas diklat SIMDIKLAT
TM
ONLINE
5 Pengaturan master data (instansi, data pejabat, jenis diklat, struktur program, dokumen registrasi, detil kelas diklat).
OPERATOR data master SIMDIKLAT
SIMDIKLAT TM
OFFLINE
6 Registrasi peserta yang hadir dan sesuai undangan dan kelas yang sudah dibentuk.
OPERATOR Data peserta SIMDIKLAT
TM
OFFLINE
7 Penggantian peserta
a. Peserta pengganti harus sesuai dengan karekteristik kelas (mapel dan modul)
OPERATOR peserta pengganti SIMDIKLAT
TM OFFLINE b. Peserta pengganti akan dianggap valid jika merupakan peserta UKG 2015
OPERATOR peserta pengganti SIMDIKLAT
TM
OFFLINE
c. Peserta pengganti akan dianggap valid jika sudah dilaporkan ke SIGELAR
OPERATOR peserta pengganti SIMDIKLAT
TM dan SIGELAR
ONLINE
8 Cetak form verifikasi untuk perbaikan data peserta (berlaku hanya di SIMDIKLAT TM, dan sementara), dengan mengedarkan lembar hardcopy kepada peserta untuk dikoreksi.
OPERATOR dokumen form
perbaikan data peserta SIMDIKLAT TM OFFLINE 9 Melakukan perubahan data peserta
OPERATOR data peserta terupdate SIMDIKLAT TM
S I M D I K L A T T a t a p M u k a
H a l a m a n
| 8
No. Kegiatan PIC Output SIM ONLINE/
OFFLINE
10 Cetak berkas adm.kelas peserta, absensi, dokumen pendukung lainnya
OPERATOR dokumen form
administrasi kelas peserta, absensi, dokumen pendukung lainnya SIMDIKLAT TM OFFLINE
11 Input data presensi peserta OPERATOR data presensi peserta terupdate
SIMDIKLAT TM
OFFLINE 12 Penilaian pre-test dan
post-test
INSTRUKTUR dokumen rekap akhir
penilaian
SIMDIKLAT TM
OFFLINE 13 Penginputan nilai pre-test
dan post-test
OPERATOR data nilai peserta
terupdate
SIMDIKLAT TM
OFFLINE 14 Penginputan dan
pemrosesan nilai akhir, status kelulusan peserta diklat.
OPERATOR data NA dan
kelulusan terupdate
SIMDIKLAT TM
OFFLINE
15 Unggah data per kelas ke SIGELAR
OPERATOR data ketuntasan kegiatan terupdate
DESKTOP SIMDIKLAT
ONLINE 16 Isi instumen evaluasi
kelas, pemateri, dsb
GP Dokumen evaluasi
diklat
SIGELAR ONLINE
17 Cetak Sertifikat GP Sertifikat SIGELAR ONLINE
1.3. Spesifikasi Teknis
Dengan pertimbangan konektifitas internet, pada saat kegiatan yang berlangsung, yang kemungkinan berada pada wilayah-wilayah sulit mendapatkan koneksi internet yang stabil, maka SIMDIKLAT TM memiliki dua model koneksi aplikasi, yaitu model ONLINE, dan Model OFFLINE.
Model ONLINE merupakan fitur aplikasi yang membutuhkan koneksi internet yang stabil, sedangkan model OFFLINE adalah fitur aplikasi dimana proses transaksional data tidak membutuhkan koneksi internet.
2. Moda Desktop SIMDIKLAT
Menu yang terdapat pada SIMDIKLAT TM adalah sebagai berikut:
Menu Sub Menu
SIMDIKLAT • Setting Koneksi DB
MASTER • Setting Instansi
• Data Pejabat
• Dokumen untuk Registrasi
KELAS • Manajemen Operator
• Manajemen Kelas NS dan IN di Server
• Import Kelas dari server
• Setting Kelas Diklat
S I M D I K L A T T a t a p M u k a
H a l a m a n
| 9
Menu Sub Menu
• Backup Kelas
• Restore Kelas
• Upload ke Server
BERKAS • Cetak dan Isi Presensi Peserta
• Cetak Dokumen Pnedukung
• Pre-Post Test
• Nilai Akhir
2.1.1. Koneksi SIMDIKLAT TM terhadap Database
Untuk memudahkan dalam pelaksanaan kegiatan dengan SIMDIKLAT TM maka disediakan menyediakan dua jenis koneksi database, yaitu lokal (embededdatabase), dan client-server database. 2.1.1.1. Koneksi Database Lokal
Dengan fungsi yang sejak awal sudah ada pada SIMDIKLAT TM dengan embedded database, memungkinkan penggunaan aplikasi secara offline.
Dengan melakukan setting pada menu pada tab .
2.1.1.2. Koneksi Database Server-Client
Untuk memenuhi kebutuhan perkembangan diklat yang semakin banyak, sehingga perlu ditangani oleh lebih dari 1 orang operator, maka disediakan fungsi client-server, yang dapat menggunakan jaringan LAN.
S I M D I K L A T T a t a p M u k a
H a l a m a n
| 10
Untuk dapat menjalankan model client-server ini 1 PC yg difungsikan sebagai server, dan beberapa PC sebagai client, diperlukan juga koneksi LAN/WLAN, dengan pengalamatan IP statik maupun dinamis, yang mengkoneksikan antara satu atau lebih client dengan satu server.2.1.1.3. Kebutuhan Koneksi Internet dan Offline Process
Untuk memenuhi kebutuhan pada lokasi yang memiliki jaringan LAN/internet kurang bagus, secara umum, database aplikasi SIM DIKLAT TM disertakan dengan aplikasi (embedded database).
2.1.1.4. Pengumpulan Data
Diasumsikan dalam proses manajemen diklat itu sendiri adalah dilakukan oleh panitia, dengan menggunakan user OPERATOR, yang didistribusikan oleh ADMIN, sebagai penanggungjawab operator. Maka ada dua jenis pengumpulan data oleh tiap-tiap operator kelas kepada penanggungjawab operator, yaitu backup-restore dan upload ke server dashboard.
2.1.1.4.1. Backup dan Restore
Backup adalah proses mengeluarkan seluruh data per kelas diklat, dalam bentuk .sql file. Sedangkan Restore adalah proses memasukkan kembali data per kelas yang telah dikeluarkan dalam bentuk .sql file.
2.1.1.4.2. Upload Ke Server Dashboard
Untuk melakukan proses upload data ini ke server pusat perlu dipastikan terdapat koneksi internet yang stabil.
a) Masuk ke tab
b) Pilih menu
S I M D I K L A T T a t a p M u k a
H a l a m a n
| 11
d) Yang melakukan upload data adalah operator yang bertanggungjawab terhadap kelas tsb.
e) Login menggunakan hanya menggunakan user OPERATOR penjab kelas. f) List kelas yang tampil merupakan plot sesuai OPERATOR.
g) Centang kelas, kemudian pilih tombol
h) Proses upload data kelas yang tercentang, dengan demikian data di server pusat adalah sesuai dengan data unggah terakhir oleh operator.
2.2. Buat Operator dan Kelas
Agar tidak terjadi duplikasi nama kelas dan operator diantara satker, maka proses pembuatan kelas dan operator dilakukan di server SIMDIKLAT (untuk NS) atau melalui SIGELAR (IN dan GP), sehingga tidak ada duplikasi id kelas , yang dapat berakibat bercampurnya data lainnya pada saat diunggah ke server pusat. Proses disini dibuatkan id unik untuk setiap pembuatan kelas maupun operator.
2.2.1. Buat Operator
Operator adalah penanggungjawab satu atau lebih kelas diklat. Dengan menggunakan SIMDIKLAT TM, menu Kelas | Manjemen Operator:
S I M D I K L A T T a t a p M u k a
H a l a m a n
| 12
a) Isikan data operatorb) Klik tombol “Simpan”
c) Dan akan muncul nama operator pada list data akun operator yang terdapat pada UPT/SatKer
2.2.2. Kelas
Pembuatan Kelas hanya dapat dilakukan oleh ADMIN, melalui SIMDIKLAT TM, pilih menu Kelas | Manajemen Kelas NS dan IN di Server :
d) Login sebagai ADMIN e) Ikuti wizard yg ada
2.2.3. Instalasi
Aplikasi SIMDIKLAT TM merupakan aplikasi desktop yg tidak memerlukan proses instalasi, cukup dengan menyalin (copy) folder SIMDIKLAT_TM yang berisi file/folder sbb:
S I M D I K L A T T a t a p M u k a
H a l a m a n
| 13
Aplikasi utama adalah file SimDIKLAT_TM.exe, sedangkan file lainnya adalah file pendukung koneksi ke database, dan database itu sendiri untuk penggunaan aplikasi secara lokal.Catatan : untuk menjalankan aplikasi, pastikan untuk kelengkapan file / folder seperti tersebut diatas 2.2.3.1. Koneksi Server
Koneksi server yang dimaksud adalah, koneksi database menggunakan metode client-server. Dimana mode koneksi ini dapat digunakan untuk pembagian pekerjaan, namun dengan satu data terpusat. Digunakan apabila dalam satu kegiatan dikerjakan oleh beberapa orang panitia, dengan maksud mendistribusikan pekerjaan kepada lebih dari satu operator. Salah satu komputer dengan aplikasi SIMDIKLAT Terpadu Desktop dijadikan sebagai server, dan yang lain sebagai client, sehingga meski dikerjakan oleh lebih dari satu orang, integrasi data tetap terpelihara.
2.2.3.1.1. Setting Server
Untuk melakukan pengaturan komputer yang dijadikan sebagai server, diharapkan komputer server menggunakan ip static, atau dapat mendapatkan ip dinamis, namun selalu perhatikan pengaturan ip di client agar mengarah kepada ip server, adalah sebagai berikut:
a) Masuk ke menu pada tab .
b) Setting koneksi DB sebagai lokal
2.2.3.1.2. Setting Client Server
a) Masuk ke menu pada tab .
S I M D I K L A T T a t a p M u k a
H a l a m a n
| 14
Dimana host/ip address adalah ip komputer server.
2.2.4. Koneksi Lokal
a) Pastikan dalam satu folder aplikasi SIM DIKLAT Terpadu terdapat file-file berikut
b) Jalankan simdiklat_TM.exe
S I M D I K L A T T a t a p M u k a
H a l a m a n
| 15
2.2.5. Setting Master Data
Konsep single input multiple output dalam sistem informasi manajemen adalah konsep dimana sebuah data, yang di sebut dengan data master, tidak perlu dientrikan berulang-ulang.
Data Master diklat merupakan data-data pokok / referensi yang nantinya dapat dimanfaatkan sebagai output, baik dokumen maupun data lainnya secara berulang-ulang.
a) Klik tab
b) Maka akan tampil menu:
2.2.5.1. Setting Instansi
Untuk pertama kali, pastikan setting detail instansi telah dilakukan, untuk penyesuaian dokumen output
a) Pilih tab master
b) Pilih menu c)
d) Isikan data instansi
S I M D I K L A T T a t a p M u k a
H a l a m a n
| 16
f) Pilih nama instansi pada list,g) maka data-data lainnya akan terisi: - Nama instansi
- Jenis instansi - Propinsi - Kab./Kota - Alamat instansi
- Telepon dan fax instansi - Laman web
- Logo
h) Namun demikian beberapa data dapat dilakukan perubahan secara manual. i) Lakukan proses simpan
2.2.5.2. Data Pejabat
Merupakan data referensi pejabat di UPT bersangkutan, salahsatunya adalah untuk penandatangan dokumen keuangan, dan sertifikat.
Data master pejabat atau panitia diklat yaitu nama lengkap dengan gelar, dan NIP. Serta golongan/ruang. a) Pilih menu b) Isikan data-data: - NIP - Nama lengakap - Jabatan - Golongan/ruang
S I M D I K L A T T a t a p M u k a
H a l a m a n
| 17
c) Selalu tekan tombol untuk melakukan perubahan data yang sudah ada.d) Tombol untuk menambah daftar pejabat.
e) selalu tekan tombol untuk menyimpan baik penambahan maupun perubahan data.
f) Tombol untuk menghapus data.
2.2.5.3. Setting Dokumen Registrasi
Pengaturan mengenai surat tandaterima untuk peserta, yang dapat diartikan juga sebagai bukti registrasi peserta, serahterima perlengkapan diklat, serta bukti tandaterima penyerahan dokumen peserta bagi kepentingan penyelenggara diklat.
a) Pilih menu
b) Muncul form:
c) Pemilihan jenis dokumen, terdapat dua, yaitu serah dan terima
S I M D I K L A T T a t a p M u k a
H a l a m a n
| 18
e) Jenis dokumen serah adalah dokumen-dokumen yang diserahkan oleh peserta kepada UPTpenyelenggara diklat, semilsal adalah SPPD, Surat Keterangan, Surat Tugas peserta, dll. f) Jenis dokumen terima adalah dokumen-dokumen yang diterima peserta dari UPT
penyelenggara diklat, semisal adalah ATK, Modul, Panduan, Jadual, dll. g) Tombol untuk melakukan perubahan data yang sudah ada. h) Tombol untuk menambah daftar dokumen..
i) Selalu tekan tombol untuk menyimpan, baik penambahan maupun perubahan data.
j) Tombol untuk menghapus data
2.2.6. Setting Kelas
a) Masuk tab menu kelas b) Akan muncul sub menu:
2.2.6.1. Manajemen Operator
Operator adalah penanggungjawab satu atau lebih kelas diklat. Dengan menggunakan SIMDIKLAT TM, menu Kelas | Manjemen Operator:
a) Login sebagai ADMIN
S I M D I K L A T T a t a p M u k a
H a l a m a n
| 19
c) Klik tombol “Simpan”d) Dan akan muncul nama operator pada list data akun operator yang terdapat pada UPT/SatKer 2.2.6.2. Manajemen Kelas
Pembuatan Kelas hanya dapat dilakukan oleh ADMIN, melalui SIMDIKLAT TM, pilih menu Kelas | Manajemen Kelas NS dan IN di Server :
a) Login sebagai ADMIN b) Ikuti wizard yg ada
2.2.6.3. Import Kelas dari Server
a) Pilih
b) Aplikasi harus terhubung ke internet untuk mengunduh data kelas pada server pusat.
c) Maka akan muncul form login, kemudian login sebagai operator yang di plot di kelas. d) Jika berhasil login, akan muncul daftar kelas
S I M D I K L A T T a t a p M u k a
H a l a m a n
| 20
e) Centang kelas yang akan diunduh data pesertanya, kemudianf) Proses download data kelas dan pesertanya
2.2.6.4. Setting Kelas Diklat
a) Masuk menu
b) Akan muncul form berikut, dimana pada kolom kiri adalah nama kelas, dan kolom kanan adalah data detil kelas diklat.
2.2.6.4.1. Pengaturan Data Deskripsi Kelas Diklat
a) Pilih kelas diklat ( ) yang akan dilakukan pengaturan, masuk ke tab diklat ( ) b) Pilih tombol terlebih dahulu untuk melakukan perubahan data.
c) Nama diklat dan nama kelas, serta jenis diklat, dsb. d) Tempat kegiatan nantinya dibutuhkan pada sertifikat. e) Kab./Kota Kegiatan
S I M D I K L A T T a t a p M u k a
H a l a m a n
| 21
g) Tombol untuk melakukan perubahan data yang sudah ada, dan jangan lupa
untuk menekan tombol untuk menyimpan perubahan.
2.2.6.4.2. Peserta
a) Apabila proses import dari dashboard berhasil, maka pada tab Peserta ( ) pada menu Setting Kelas Diklat, akan muncul data detil peserta yang diunduh.
2.2.6.4.3. Sertifikat
Sertifikat akan diproses dan dicetak melalui SIGELAR
2.2.6.4.4. Pengaturan Data Pejabat
a) Masuk ke tab pejabat
S I M D I K L A T T a t a p M u k a
H a l a m a n
| 22
c) Tekan tombol setelah memilih nama pejabat.d) Bila telah terisi semua untuk pengaturan tab pejabat, tekan tombol untuk menyimpan perubahan.
e) Tombol untuk melakukan perubahan data yang sudah ada.
f) Pengaturan ini otomastis akan tampil di dokumen-dokumen pandukung/pertanggungjawaban diklat, seperti dokumen keuangan.
2.2.6.4.4.1. Upload Data Kelas ke Server Pusat
Dengan asumsi data terunggah semua ke server pusat, maka ADMIN dapat mengunduh kembali data seluruh kelas pada UPT dimana saja melalui SIMDIKLAT, asal terdapat koneksi internet ke server pusat yang stabil. Proses upload ini sendiri harus dilakukan oleh Operator
bersangkutan yang bertanggungjawab terhadap kelas, namun untuk mengunduh data. a) Pastikan terdapat koneksi internet yang stabil dan terhubung ke server pusat.
b) Proses upload dengan menu
c) Login Sebagai Operator kelas
d) Akan tampil list kelas yang diplot, pilih (centang) kelas yg akan diupload, kemudian .
S I M D I K L A T T a t a p M u k a
H a l a m a n
| 23
e) Proses upload
2.2.6.4.4.2. Backup dan Restore Data Kelas
Backup adalah proses mengeluarkan seluruh data per kelas diklat, dalam bentuk .sql file. Sedangkan Restore adalah proses memasukkan kembali data per kelas yang telah dikeluarkan dalam bentuk .sql file.
Dalam Proses Backup-Restore data kelas ini tidak membutuhkan koneksi internet ke server pusat, dan dilakukan secara offline.
BACKUP
a) Pada tab
b) Pilih menu backup kelas diklat
c) Bakcup yang dilakukan adalah per kelas yang terpilih d) Pilih
e) Save as file .sql
f) Seluruh data satu kelas akan dibackup sesuai dengan kondisi data saat itu. g) Bila sukses akan munful form konfirmasi
S I M D I K L A T T a t a p M u k a
H a l a m a n
| 24
RESTORE
a) Pilih tombol
b) Pilih file .sql yang telah disimpan
c) Pilih
d) Bila berhasil tampil form konfirmasi
2.2.6.5. Registrasi Peserta
Proses registrasi dapat diartikan sebagai proses verifikasi data peserta yang datang, apakah peserta yang bersangkutan ataukah peserta pengganti, dikarenakan satu dan lain hal.Proses registrasi peserta adalah sebagai berikut:
a) Pilih menu
S I M D I K L A T T a t a p M u k a
H a l a m a n
| 25
c) Pilih tombol untuk memilih peserta, akan tampil list peserta.d) List peserta ini sebelumnya telah diatur pada menu Setting Data Peserta (see section 2.2.6.2.) e) Select nama peserta, tekan tombol .
f) Isikan status peserta yang hadir apakah pengganti ataukah sesuai dengan undangan.
g) Centang kelengkapan berkas yang diserah-terimakan
h) Pengaturan list berkas dokumen serah terima adalah pada menu Setting Dokumen Registrasi i) Kemudian tekan tombol
S I M D I K L A T T a t a p M u k a
H a l a m a n
| 26
j) Form sebelah kiri adalah bukti yang diserahkan kepada peserta dan form sebelah kanan adalahbukti bagi penyelenggara.
k) Tekan tombol untuk menyimpan registrasi peserta, serta melanjutkan ke registrasi berikutnya.
2.2.6.6. Data Peserta (Pengisian Manual)
Dalam kondisi tertentu, peserta dapat dientrykan secara manual per individu. Pilih menu Setting Kelas Diklat | Tab Calon Peserta | Tombol Manual
c) Tombol untuk melakukan penambahan data peserta. d) Tombol untuk melakukan perubahan data yang sudah ada.
S I M D I K L A T T a t a p M u k a
H a l a m a n
| 27
e) Selalu tekan tombol untuk menyimpan, baik penambahan maupun perubahandata.
f) Export data peserta per kelas dengan tombol menu , maka data akan dikeluarkan dalam bentuk dokumen spread sheet (file excel) dan disimpan pada local drive.
2.2.6.7. Cetak dan Isi Presensi Peserta
a) Pilih tab Cetak
b) Pilih periode presensi
Isi tanggal pada periode presensi hari pertama sampai hari terakhir
S I M D I K L A T T a t a p M u k a
H a l a m a n
| 28
d) Untuk melakukan isian hasil presensi, masuk tab Isi Presensi2.2.6.8. Cetak Dokumen Pendukung
Dokumen pendukung terdiri dari: - Verifikasi data peserta diklat
- Dimaksudkan agar kesalahan yang terjadi pada saat pencetakan sertifikat maupun dokumen keuangan.
- Tanda terima sertifikat - Cetak ID card
- Cetak surat pengembalian
- Surat pengembalian ini adalah sebagai surat resmi menyatakan bahwa peseerta telah menyelesaikan diklat, dan selanjutnya bukan menjadi tanggungjawab dari penyelenggara. a) Pilih menu cetak dokumen pendukung
S I M D I K L A T T a t a p M u k a
H a l a m a n
| 29
b) Pada form Cetak Dokumen Pendukung, pilih kelas diklat,c) Pilih dokumen yang akan dicetak
d) Pilih tombol untuk mencetak dokumen yang diperlukan.
2.2.6.8.1. Cetak Verifikasi Data Peserta Diklat
Karena data berasal dari data SIAP PADAMU NEGERI yang kemungkinan datanya belum dilakukan perbaikan berkala, sesuai dengan data pada saat diklat, maka perlu adanya konfirmasi ulang mengenai data pribadi peserta, sehingga kesalahan penulisan data diri yang berakibat pada dokumen-dokumen seperti sertifikat dan keuangan dapat diminimalisir.
a) Pada form Cetak Dokumen Pendukung
b) Pada dropdown menu Dokumen yang dicetak, pilih “VERIFIKASI DATA PESERTA
DIKLAT”.
S I M D I K L A T T a t a p M u k a
H a l a m a n
| 30
d) Kemudian hasil dari verifikasi data peserta diklat ini merupakan dasar untuk melakukan perubahan/update pada data peserta diklat. (section 3.2.7)
2.2.6.8.2. Cetak Tanda Terima Sertifikat
a) Pada form Cetak Dokumen Pendukung (section 3.4.2)
b) Pada dropdown menu Dokumen yang dicetak, pilih “TANDA TERIMA SERTIFIKAT”.
c) Akan tampil Tanda Terima Sertifikat untuk dicetak.
2.2.6.8.3. Cetak ID Card
a) Pada form Cetak Dokumen Pendukung (section 3.4.2),
S I M D I K L A T T a t a p M u k a
H a l a m a n
| 31
c) Akan tampil ID CARD untuk dicetak.
2.2.6.8.4. Cetak Surat Pengembalian
a) Pada form Cetak Dokumen Pendukung (section 3.4.2),
b) Pada dropdown menu Dokumen yang dicetak, pilih “SURAT PENGEMBALIAN”.
S I M D I K L A T T a t a p M u k a
H a l a m a n
| 32
2.2.7. Evaluasi
Untuk mengakomodir keperluan evaluasi diklat, disediakan form untuk pengisian evalusi diklat, yaitu nilai pretest dan postest, serta Nilai Akhir.
2.2.7.1. Pengisian Nilai Pre-Post Test
a)
Pilih menu
Tampil form pengisian pretest postest
Yang diisikan adalah hasil akhir pretest dan postest pada bagian , pretest pada kolom Pre Test, dan postest pada kolom Post Test.
