30
PEMODELAN SISTEM E-RECRUITMENT KARYAWAN
BARU BERBASIS WEB STUDI KASUS PT.XYZ
Oleh :Mashudi
Manajemen Informatika, Politeknik LP3I Jakarta
Gedung Sentra Kramat Jl. Kramat Raya No. 7-9 Jakarta Pusat 10450 Telp. 021-31904598 Fax. 021-31904599
Email : m4shudi@gmail.com
ABSTRACT
Recruitment of employees within an organization is important because it has a function to gather the human resources in an organization, the growing technological advances have been demanding the company to apply the name of e-recruitment is the recruitment system that utilizes the Internet. There are some differences in this system than if the company applying traditional recruitment system, but the difference is not a problem because the company can obtain many benefits from this online system, the cost savings, ease of use for the candidate, the ease of use for the organization, increasing the speed of the recruitment process and success in finding a potential job candidates. Although the application of the company no one has been successful, but some large companies such as MICROSOFT or ORACLE has implemented an e-recruitment system.
Keyword : E- Recruitment, online, web
PENDAHULUAN
Dalam Perkembangan teknologi informasi telah mengubah dunia menjadi serba mudah, dengan dukungan teknologi komputer terbukti mekanisme kerja yang panjang menjadi efektif dan efisien. Komputer memegang peran penting dalam menunjang kelancaran aktivitas pekerjaan di dalam suatu informasi, pengelolaan data dengan menggunakan sistem basis data yang selama ini telah mendukung kinerja banyak instansi.
Sistem penerimaan karyawan baru di PT XYZ masih tergolong manual atau masih menggunakan teknologi yang sederhana yaitu dengan memanfaatkan Microsoft Office, dimana segala prosesnya dari menginput data, pencarian data dan penyimpanan data secara manual dengan memanfaatkan Microsoft Office, pada PT XYZ ini sistem yang sedang berjalan dalam penerimaan karyawan baru nya masih dengan mencatat setiap data secara manual ke dalam Microsoft Office dan itu akan memperlambat pencarian sewaktu data tersebut diperlukan.
31
Tujuan dari penulisan paper, memodelkansistem e-recruitment karyawan baru berbasis web. Pada penulisan ini tidak sampai pada tahap testing dan implementasi.
LANDASAN TEORI Sistem
Al-Bahra Bin Ladjamudin mengungkapkan : “pemahaman sistem ada dua pendekatan, yakni pendekatan prosedur dan pendekatan komponen atau elemen. Pendekatan prosedur, yaitu suatu urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan pendekatan komponen/elemen, yaitu kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu”.
E-Recruitment
E-rekrutmen adalah penggunaan internet untuk menarik karyawan yang potensial kedalam suatu organisasi, termasuk di dalamnya adalah penggunaan dari situs perusahaan itu sendiri, organisasi dan penggunaan papan pengumuman lowongan pekerjaan komersial secara online (Parry, 2006).
Web
Web merupakan merupakan salah satu sumber daya internet yang berkembang pesat. Informasi web didistribusikan melalui pendekatan hypertext, yang memungkinkan suatu teks pendek menjadi acuan untuk membuka dokumen yang lain. Dengan pendekatan hypertext ini, seseorang dapat memperoleh informasi dari suatu dokumen kedokumen yang lain, sehingga tidak harus membaca isi dokumen secara berurutan.
Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek
Menurut Dennis, analisis sistem mendeskripsikan apa yang harus dilakukan oleh sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Analisis sistem akan menjawab pertanyaan siapa yang akan menggunakan sistem, apa yang akan dikerjakan oleh sistem, dan dimana serta kapan sistem tersebut akan digunakan. Sedangkan perancangan sistem menentukan bagaimana sistem akan memenuhi tujuan tersebut, dalam hal ini: perangkat keras, perangkat lunak, infrastruktur jaringan, antarmuka pengguna, formulir dan laporan, serta program – program khusus, database, dan file yang akan dibutuhkan.
Objek adalah kombinasi antara struktur data dan prilaku dalam suatu entitas dan mempunyai nilai tertentu yang membedakan entitas tersebut. Pengertian berorientasi objek berarti pengorganisasian perangkat lunak sebagai kumpulan dari objek tertentu yang memiliki struktur data dan prilakunya. Konsep fundamental dalam analisis sistem berorientasi objek adalah objek itu sendiri.
32 Unified Modeling Language (UML)
UML adalah sintaks umum untuk membuat model logika dari suatu sistem. Dan digunakan untuk menggambarkan sistem agar dapat dipahami selama fase analisis dan desain. Sintaks yang didesain bersifat independen dari bahasa target dan proses perangkat lunak/tool, tapi cukup umun dan fleksibel karena dapat dimodifikasi dengan menggunakan definisi perluasan dan mengakomodasi hampir semua bahasa. Sintaks yang didefinisikan mudah dipahami, dan diaplikasikan ke dalam proyek. Ini memerlukan definisi himpunan semantik yang sesuai untuk proses arsitektur atau perangkat lunak. UML akan digunakan pada tahap analisa dan desain. Desain yang dihasilkan berupa diagram-diagram UML yang akan diterjemahkan menjadi kode program pada tahap implementasi.
Tinjauan Studi
Penelitian mengenai pengembangan sistem E-recruitment telah menarik perhatian banyak peneliti, beberapa penelitian terdahulu adalah :
1.
Tommy Septian Purnomo dengan judul “Rekrutment Online (E-Recruitment) Sebagai Suatu Inovasi Dalam Perekrutan Perusahaan”.2. Ferian Fauzi Abdulloh dengan judul “Analisis Dan Perancangan Aplikasi E-Recruitment Berbasis Web Untuk Forum Asisten (Fa) Stmik Amikom Yogyakarta”.
Kesimpulan yang didapatkan dari studi kasus di atas adalah telah banyak penelitian di bidang sistem E-recruitment, namun belum ada pengembangan sistem yang yang ideal pada perusahaan.
PEMBAHASAN Analisis
Keadaan Sistem Saat Ini
Untuk menggambarkan secara umum tentang sistem penerimaan karyawan baru pada PT XYZ yang sedang berjalan, penulis menggambarkannya dengan Activity Diagram sebagai gambaran dari proses yang dipakai di PT XYZ.
33 Analisis Sistem
Penelitian ini memodelkan aplikasi sistem informasi berbasis web e-recruitment yang terdiri dari :
1. Info lowongan, Jadwal tes, Hasil Tes, Jadwal Interview, Hasil Interview serta informasi umum lainnya
2. Data calon pelamar, Mengirim lamaran.
Dari uraian tersebut maka maka dapat dimodelkan menjadi activity diagram sebagai berikut:
Activity Diagram Admin
Gambar 1 Actvity Diagram Admin
Deskripsi activity diagram admin adalah sebagai berikut:
Pada gambar diagram aktifitas login admin ini mengambarkan aktifitas admin sebelum masuk ke halaman admin. Admin harus melakukan login dengan memilih kolom login yang ada pada halaman utama. Setelah itu admin mengisi username dan password. Sistem akan melakukan pengecekkan data, apakah data yang di masukkan valid datanya, jika ya maka sistem akan menampilkan halaman admin tetapi jika tidak maka sistem akan menampilkan kembali form login.
Activity Diagram Calon Karyawan
34
Deskripsi activity diagram informasi pesawat atau kereta adalah sebagai berikut: Pada gambar diagram aktifitas calon karyawan baru ini mengambarkan aktifitas calon karyawan saat melakukan registrasi user. Calon karyawan diwajibkan harus melakukan registrasi terlebih dahulu dengan memilih kolom registrasi yang ada pada halaman utama.
Pemilihan menu ini berlaku juga untuk menu lainnya yang bersifat umum yang tidak memerlukan login.
Use Case diagram
Dari uraian proses bisnis yang ada maka kita bisa memodelkan usecase diagram yang ada seperti gambar dibawah ini:
Gambar 4 Use case Diagram
Perancangan Class Diagram
Dari penjelasan activity diagram dan use case diagram maka bisa dibuat class diagram yang dibuat seperti gambar berikut ini:
35 Gambar 5 Class Diagram
SIMPULAN
Berdasarkan pada uraian yang ada di pembahasan tinjauan studi, analisis dan perancangan maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Penggunaan perancangan sistem informasi penerimaan karyawan baru secara online pada PT XYZ terbukti dapat membantu dalam penanganan proses penerimaan karyawan baru dan pengelolaan hasil tes dan interview.
2. Pemodelan sistem informasi penerimaan karyawan baru terbukti dapat mempercepat proses hasil tes dan interview, sehingga waktu yang dibutuhkan menjadi lebih cepat.
SARAN
Dari uraian kesimpulan maka bisa diperoleh saran sebagai berikut:
1. Dalam penerimaan karyawan baru data harus dilakukan seteliti mungkin untuk mencegah terjadinya kesalahan yang membuat kekacauan laporan penerimaan karyawan baru.
2. Perlu dibuat program password agar tidak semua pengguna komputer dapat menggunakan sistem ini selain pengguna khusus yang menangani sistem ini. Hal ini sangat perlu sekali, agar program yang ada didalamnya dapat selalu terjaga dengan baik berikut datanya, karena unsur kepercayaan di sini sangat penting sekali.
3. Perlu dibuat back up file agar data yang sudah ada tidak akan rusak atau hilang karena virus.
36 DAFTAR PUSTAKA
Abdulloh, Ferian Fauzi, “Analisis Dan Perancangan Aplikasi E-Recruitment Berbasis Web UntukForum Asisten (Fa) Stmik Amikom Yogyakarta”
Dennis, Alan, at.al. 2009. "Systems Analysis and Design with UML – 3rd Edition". John Wiley & Sons, Inc.
Ladjamuddin, Al-Bahra. 2005. “Analisis dan Desain Sistem Informasi” : Edisi Pertama, Graha Ilmu, Yogyakarta.
Muawar. 2005. “Pemodelan Visual dengan UML”. Graha Ilmu, Jakarta.
Purnomo, Tommy Septian, “Rekrutment Online (E-Recruitment) Sebagai Suatu Inovasi Dalam Perekrutan Perusahaan”,
Setiawan, Rony. 2010. “Membangun Aplikasi Web dengan PHP dan MySQL For Windows”, CV Lentera Ilmu, Jakarta.
