50
ANALISIS SISTEM REKRUTMEN DAN SELEKSI KARYAWAN PT. XYZ PALEMBANG
Emelda
STIE Rahmaniyah Sekayu, Sumatera Selatan, Indonesia E-mail: imeldaoedirman@yahoo.com
ABSTRAK
Artikel ini bertujuan mengetahui sistem rekrutmen, seleksi dan kendala-kendala dari sistem rekrutmen karyawan pada PT. XYZ Palembang. Peneliti melakukan library research dan Field Research, observasi dan wawancara untuk mengumpulkan data, kemudian data tersebut di analisis dengan metode deskriptif kualitatif. Berdasarkan pengamatan peneliti PT. XYZ Palembang belum melaksanakan perencanaan karyawan dan sistem rekrutmen menggunakan sumber internal seperti kerabat dari karyawan dan pemilik perusahaan, hal ini dapat membawa dampak positif dan negative bagi perusahaan. Seperti jumlah pelamar dan mengakibatkan karyawan yang dipilih tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Teknik rekrutmen didesentralisasi Rekrutmen karyawan juga hanya disampaikan melalui mulut ke mulut tidak dipublikasikan secara umum. Pada proses seleksi belum adanya standar yang pasti dalam hal melihat faktor-faktor yang mempengaruhi proses seleksi, sehingga hal ini berkemungkinan untuk mempengaruhi perbedaan dalam pengambilan keputusan penerimaan dan kesempatan memperoleh pekerjaan dari satu calon pelamar dengan calon pelamar yang lain. Hal tersebut akan berpengaruh pula terhadap kualitas dan kriteria sumber daya manusia yang dimiliki oleh PT XYZ. Hal yang menjadi kendala pada sistem rekrutmen dan seleksi terletak pada faktor internal dalam perusahaan itu sendiri seperti belum ada kebijakan dan standar yang ditetapkan oleh perusahaan khususnya mengenai rekrutmen, seleksi, pengembangan dan pelatihan, promosi, kompensasi dan insentif dan pemberhentian karyawan PT XYZ Palembang.
Kata kunci : Rekrutmen, Karyawan, Profesional, Internal, Eksternal
I. PENDAHULUAN
Keberlangsungan hidup suatu perusahaan ditentukan oleh kemampuan manajemen dalam mengelola sumber daya yang dimilikinya, sumber Daya Manusia merupakan faktor penting dalam berlangsungnya keberhasilan perusahaan. Sumber daya manusia dengan kualitas yang sesuai dengan bidang yang dibutuhkan, akan mampu menjalankan operasional perusahaan secara baik sesuai dengan rencana. Selain Penempatan karyawan pada suatu bidang haruslah sesuai dengan keahlian dan pengetahuan yang dimiliki, begitu juga dengan jumlah
pekerjaan yang diberikan kepada karyawan tersebut haruslah sebanding dengan besarnya kapasitas atau volume pekerjaan, sehingga dalam penyelesaian suatu pekerjaan baik dari segi kualitas, kwantitas maupun waktu serta biaya sesuai dengan apa yang diharapkan.
Rekrutmen calon karyawan merupakan suatu proses yang berlangsung terus-menerus dalam upaya perusahaan membangun sebuah posisi pelamar yang berkualitas bagi pemenuhan kebutuhan sumber daya manusia di masa mendatang, walaupun tidak ada satu pun lowongan yang bersifat khusus pada saat
51 ini. Rekrutmen bertujuan untuk memperoleh karyawan yang berkualitas maksudnya adalah pintar, terampil, berkompetensi, dapat bekerja keras, kreatif, sehingga mampu meningkatkan citra perusahaan serta memiliki moralitas tinggi. Manajemen sumber daya manusia, memperoleh karyawan melalui proses perencanaan, rekrutmen, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi yang bertujuan mendapatkan karyawan yang berkompeten. Menurut Stoner (2006), proses seleksi merupakan awal dari fungsi operasional berikutnya pengembangan, kompensasi, integrasi, dan pemeliharaan dengan tujuan memperoleh karyawan yang sesuai dengan kebutuhan Perusahaan.
Praktik ini juga memungkinkan perusahaan memelihara hubungan dengan sumber perekrutan karyawan. Terdapat berbagai sumber karyawan yang umumnya digunakan organisasi atau perusahaan melakukan perekrutan. Organisasi dapat mengisi jabatan tertentu, dari orang di dalam organisasi yang telah siap untuk dipekerjakan ataupun orang yang berasal dari luar organisasi. Pendapat Mello (2011:204) mengatakan bahwa “ensure the organization has the right employees with the right skills in the right places, at the right times”, dari pendapat ini terlihat bahwa proses rekrutmen dan seleksi adalah proses penting. Apabila proses rekrutmen dan seleksi belum dikelola dengan baik, maka kemungkinan perusahaan sulit memperoleh sumber daya manusia yang sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Hal tersebut akan menyebabkan proses kinerja dalam perusahaan berjalan kurang efektif dan efisien.
Berdasarkan analisis latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan masalah dalam Penelitian ini yaitu : Bagaimana
tahapan rekrutmen karyawan pada PT. XYZ Palembang, bagaimana seleksi karyawan pada PT. XYZ Palembang dan kendala-kendala dari sistem rekrutmen dan seleksi karyawan pada PT. XYZ Palembang Palembang.
1.2 Tujuan dari Penelitian ini adalah
a. Mengetahui bagaimana sistem rekrutmen karyawan pada PT. XYZ Palembang
b. Mengetahui tahapan seleksi karyawan pada PT. XYZ Palembang?
c. Mengetahui Kendala-Kendala dari sistem rekrutmen dan seleksi karyawan pada PT. XYZ Palembang
2. METODOLOGI PENELITIAN 2.1 Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan di PT. XYZ Palembang Palembang yang beralamat Jalan Kebun Bunga Villa Anggrek No.B5 Km 9 Sukarami Palembang.
2.2 Jenis dan Sumber Data
Prosedur dalam pengambilan data penelitian ini menggunakan dua jenis data, yaitu Data primer dan data Sekunder. Data primer, peneliti mengambil atau mengumpulkan langsung data-data yang diperlukan dari objek penelitian, seperti data wawancara. Data Sekunder, data-data dikumpulkan dengan cara membaca buku-buku, dokumen-dokumen, searching jurnal di internet dan lain-lain yang berhubungan dengan kajian yang diamati.
2.3 Teknik Pengumpulan Data
Penelitian ini, menggunakan teknik-teknik pengumpulan data library research dan Field Research, observasi dan Wawancara. Peneliti menggunakan desain Penelitian kualitatif deskriptif, Penelitian yang digunakan untuk meneliti pada kondisi obyek yang alamiah, dimana Peneliti adalah sebagai instrumen kunci,
52 teknik pengumpulan data dilakukan secara triangulasi (gabungan), analisa data bersifat kualitatif, dan hasil Penelitian ini lebih menekankan makna dari pada generalisasi (Sugiyono, 2013). Subjek dalam Penelitian ini adalah pemilik, Kepala personalia perusahaan dan karyawan. Objek Penelitian berfokus pada
proses rekrutmen dan seleksi karyawan. Jenis data yang digunakan adalah data kualitatif, dokumen pribadi, catatan lapangan, ucapan dan tindakan responden dan dokumen pendukung (Sugiyono, 2012).
3. PEMBAHASAN
3.1 Proses rekrutmen karyawan
Sejumlah perusahaan di Indonesia proses rekrutmen menggunakan alur atau tahapan yang hampir sama. Apabila diskemakan proses rekrutmen berdasarkan alurnya sebagai berikut :
Gambar 3.1 Proses Rekrutmen Sumber: Mardianto (2014:10)
a. Sourcing Process merupakan proses untuk mendapatkan pelamar sesuai dengan kebutuhan yang ada, melalui sumber-sumber yang tersedia. Metodenya menggunakan internal resourcing dan external resourcing. Cara menarik para pelamar cukup beragam yaitu direct mail, job fair/bursa kerja, iklan, head hunter, asosiasi profesi dan sebagainya.
b. Selection Process adalah proses untuk menyaring pelamar menjadikan kandidat sesuai dengan kriteria (seleksi) yang ada. Cara yang dilakukan bisa berupa psychological test/psikometri, wawancara psikologi, tes teknis, managerial skill test, dan sebagainya.
c. User Process merupakan proses mencari orang yang sesuai pada posisi yang tersedia, di antara kandidat yang telah lolos dari proses seleksi. Tahapan yang biasanya dilakukan yaitu
wawancara oleh direct user (manager) dan indirect user (director), Medical
chek up, Sign contact dan
administration dan orientasi karyawan baru
Proses perekrutan karyawan pada PT XYZ Palembang belum sepenuhnya sesuai dengan definisi perekrutan yang dikemukakan oleh Sulistiyani dan Rosidah dalam Sunyoto (2012: 93) mengatakan bahwa proses rekrutmen adalah proses mencari, menemukan, dan menarik para pelamar untuk menjadi tenaga kerja pada dan oleh organisasi tertentu atau sebagai serangkaian aktivitas mencari atau memikat pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian, dan pengetahuan yang diperlukan guna menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan kekaryawanan. Kemudian tujuan dari rekrutmen PT XYZ Palembang tercermin dari teori Bangun (2012:144)
53 yaitu untuk memenuhi kebutuhan sumber daya manusia (SDM) sesuai dengan persyaratan yang dituntut suatu pekerjaan. Sumber Rekrutmen Sumber Daya Manusia menurut hasil wawancara dengan informan meliputi pemilik perusahaan, kepala personalia dan karyawan perusahaan, sumber rekrutmen melalui lingkungan internal rekomendasi dari karyawan. Ketiga sumber rekrutmen yang digunakan tersebut bila dikaitkan dengan teori yang dikemukakan oleh Bangun (2012:144-151), sumber rekrutmen yang digunakan oleh PT XYZ dari karyawan dikategorikan sebagai sumber rekrutmen yang berasal dari eksternal perusahaan.
PT XYZ Palembang dalam merekrut karyawan menggunakan metode tertutup dengan media mouth to mouth rekomendasi dari karyawan dengan cara perusahaan menitipkan pesan kepada karyawan bahwa membutuhkan karyawan baru, oleh karenanya karyawan dalam perusahaan diperbolehkan untuk merekomendasikan kenalan dan kerabat untuk melamar di perusahaan. Pemilik
perusahaan juga dapat melakukan hal yang sama. Metode ini memiliki kelemahan seperti jumlah lamaran yang masuk relatif sedikit sehingga kesempatan untuk mendapatkan orang yang tepat pada posisi jabatan tersebut menjadi sempit. Namun metode ini memiliki keuntungan yaitu dapat menekan biaya sangat melakukan seleksi. Teknik yang digunakan pada PT. XYZ Palembang yaitu teknik rekrutmen didesentralisasi, hal ini mengingat kompleksitas kegiatan perusahaan yang relatif kecil. Rekrutmen dengan cara ini dipakai untuk posisi khas professional, ilmiah, atau administratif. Karena cara ini menurut mereka lebih efektif dan sesuai dengan biaya yang mereka punya, waktunya pun tidak lama dalam merekrutmen karyawan. Teknik didesentralisasi ini sendiri akan secara langsung perusahaan bagian administrasi dan direktur yang mengendalikan proses rekrutmennya.
Berikut proses perekrutan karyawan menurut Handoko (2008), proses rekrutmen secara ringkas dapat dijelaskan pada gambar di bawah ini :
Gambar 3.2 Proses rekrutmenMenurut Hani Handoko Berikut uraian proses rekrutmen
sumber daya manusia menurut T. Hani Handoko :
1. Perencanaan Sumber Daya
Perencanaan dapat di ibaratkan sebagai inti manajemen, karena perencanaan
membantu untuk mengurangi ketidakpastian di waktu yang akan datang, dan oleh karena itu memungkinkan para pengambil keputusan untuk mengunakan sumberdaya-sumberdaya mereka yang
54 terbatas secara paling efisien dan efektif. Perencanaan sumber daya manusia (human resources planning) adalah esensial bagi penarikan, seleksi, latihan dan pengembangan, dan kegiatan-kegiatan personalia lainnya dalam organisasi. Perencanaan sumber daya manusia merupakan serangkaian kegiatan yang di lakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktuyang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan kebutuhan tenaga kerja yang di timbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut.
Organisasi harus mengidentifikasikan baik kebutuhan-kebutuhan personalia jangka pendek maupun jangka panjang melalui perencanaan. Rencana-rencana jangka pendek menunjukkan berbagai kebutuhan tenaga kerja yang harus di penuhi selama satu tahun yang akan datang. Sedangkan rencana-rencana jangka panjang mengestimasi situasi sumber daya manusia untuk dua, lima, atau kadang-kadang sepuluh tahun yang akan datang.
2. Permintaan Manajer
Kebutuhan sumber daya manusia organisasi di waktu yang akan datang adalah “pusat” kegiatan perencanaan kekaryawanan. Hampir semua perusahaan harus membuat prediksi kebutuhan-kebutuhan karyawan di waktu yang akan datang, meskipun mungkin tidak perlu mengestimasi sumber-sumber suplainya. Perencanaan sumber daya manusia sering hanya d artikan sebagai kegiatan penentuan jumlah (kuantitas) dan jenis (kualitas) karyawan yang di perlukan untuk mencapai tujuan organisasi secara optimal.
3. Lowongan pekerjaan yang tersedia Setelah perencanaan sumber daya manusia dan adanya permintaan dari
para manajer, pasti di dalam perusahaan terdapat lowongan pekerjaan yang mesti harus secepat mungkin diisi.
4. Pendapat manajer
Para manajer perlu mengetahui karakteristik-karakteristik, standar-standar dan kemampuan manusia yang diperlukan setiap pekerjaan. Para manajer mengharapkan pengisian lowongan pekerjaan yang tersedia secepat mungkin dapat diisi karena suatu perusahaan yang melakukan kegiatan operasional memerlukan tenaga kerja atau karyawan yang baik, berwawasan luas, terampil, berpengalaman, berkualitas serta dapat melaksanakan pekerjaan yang di bebankan untuk dapat menunjang keberhasilan dan kemajuan perusahaan. 5. Analisis Informasi Jabatan
Pemahaman tentang pekerjaan-pekerjaan dan persyaratanpersyaratan harus dikumpulkan melalui analisis pekerjaan. Analisis jabatan secara sistematik mengumpulkan, mengevaluasi, dan mengorganisasi informasi tentang pekerjaan-pekerjaan. Informasi pekerjaan yang di kumpulkan melalui analisis pekerjaan memainkan peranan krusial dalam departemen personalia, karena mensuplai data minimum untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan personalia.
6. Persyaratan-persyaratan Jabatan
Persyaratan-persyaratan setiap jabatan adalah salah satu kendala penarikan. Sebagai contoh, untuk menarik tenaga-tenaga terampil adalah lebih sulit dari pada tenaga-tenaga tidak terampil. Departemen personalia perlu mempelajari permintaan-permintaan jabatan dari analisis informasi jabatan dan komentar para manajer. Pengetahuan akan persyaratan
55 persyaratan jabatan memungkinkan bagian personalia untuk memilih cara terbaik dalam program penarikan dengan batasan-batasan yang ada. 7. Metode rekrutmen
Dua alternative untuk mencari kandidat yakni dari dalam perusahaan atau dari luar perusahaan. Jika diambil dari dalam, apabila kebutuhan staf untuk masa yang akan datang telah direncanakan, maka perlu juga diketahui siapa kira-kira karyawan yang ada saat ini yang dapat dipindahkan atau dipromosikan. Jika kandidat harus dicari dari luar perusahaan maka perlu dipertimbangan dengan cermat metode rekrutmen yang tepat untuk mendaptkan kandidat tersebut.
Memilih metode-metode rekrutmen yang paling tepat untuk jabatan. Ada beberapa metode rekrutmen yang dapat dipilih oleh perusahaan dalam melakukan rekrutmen seperti iklan, Depnakertrans, perusahaan pencari tenaga kerja, lembaga pendidikan, organisasi buruh, dan lain sebagainya. Perusahaan juga dapat memilih lebih dari satu metode, tergantung situasi dan kondisi yang terjadi saat itu.
8. Pelamar – pelamar yang memuaskan Untuk mendapatkan pelamar yang sesuai dengan yang di harapkan oleh suatu organisasi atau perusahaan yaitu sesuai dengan kemampuan atau keahlihan yang dimiliki untuk memegang jabatan yang belum terisi. Pada penjelasan di atas bahwa pimpinan tidak segan untuk merekomendasikan kerabatnya namun hendaknya mengikuti proses rekrutmen yang ada. Berdasarkan pengamatan Peneliti metode rekrutmen menyebabkan profesionalisme seseorang dalam menjalankan tugas, serta merusak atau melanggar tata etika dan norma yang
ada. Menurut Simammora dalam Donni Juni Priansa (2004:101), mengemukakan bahwa metode rekrutmen mempunyai keuntungan dan kelemahan yaitu:
a. Kenaikan gaji dan status karir.
Karyawan umumnya mengharapkan adanya kenaikan gaji dan status. Karenanya kebijakan akan meningkatkan moral kerja karyawan, kurangnya promosi dan peningkatan karir dalam organisasi dapat menjadi penyebab utama timbulnya putaran karyawan dan ketidakpuasan.
b. Pengurangan risiko kekeliruan seleksi dan penempatan.
Manajemen organisasi dapat menilai keahlian, pengetahuan, dan keistimewaan dari kalangan karyawannya yang ada saat ini secara lebih akurat dari pada sekitarnya diadakan wawancara terhadap pelamar. Resiko terjadinya kekeliruhan seleksi dan penempatan dapat dikurangi.
c. Rekrutmen dan seleksi lebih sederhana
Masalah rekrutmen dan seleksi dapat disederhanakan karena yang direkrut dari luar hanyalah pekerja entry level dan persyaratan pendidikan, keahlian, dan pengetahuan tentang pekerjaan ini relatif sederhana.
d. Pengalaman
Individu yang tertarik dari dalam tentunya lebih mengenal organisasi dan karyawannya, dengan cara ini biaya penarikan dari dalam akan lebih murah dari pada apabila organisasi harus melakukan rekrutmen dari sumber eksternal, disini karyawan telah menguasai semua organisasi dan organisasi tidak perlu lagi melakukan investasi lebih jauh dalam mengorientasikan karyawan terhadap ekspektasi dan standar organisasi. e. Pelatihan dan sosialisasi
56 Masa pelatihan dan sosoalisasi lebih singkat disebabkan lowongan yang ada diisi secara internal. Karyawan-karyawan yang ada sekarang semakin sedikit belajar tentang organisasi dan prosedurnya dibandingkan seorang pendatang baru.
Adapun kelemahan dari sumber internal yaitu:
a. Memicu pertikaian
Saat para karyawan mengetahui semua calon yang akan mengisi kekosongan terbit rasa benci terhadap siapa saja yang akhirnya dipromosikan, namun masalah ini tidak begitu terlihat manakala orang luar yang menduduki posisi tersebut. b. Kebutuhan karyawan yang baru
Tidak ada organisasi yang suatu saat tidak akan memanfaatkan injeksi “darah baru”, organisasi memerlukan beragam keahlian baru, ide baru, metode baru, dan itu semuanya dibawa masuk oleh orang-orang dari luar organisasi yang dampaknya akan membuka wawasan baru terhadap profitabilitas.
c. Peniruan terhadap karyawan terdahulu
Ada kemungkinan karyawan dari dalam tidak lebih dari sekedar peniru atasannya sehingga tidak satu pun gagasan baru yang dapat disemai. Pada saat dipromosikan ke posisi yang lebih tinggi dan mereka cenderung sekadar mengulangi praktik yang sudah ada dan kadaluwarsa.
d. Perubahan teknologi
Organisasi tidak mungkin mengembangkan semua bakat dari dalam secara cepat guna mengikuti perubahan itu.
e. Efek riak
Apabila sebuah lowongan diisi secara internal, lowongan kedua akan muncul dalam artian menduduki posisi yang ditinggalkan oleh individu yang mengisi kekosongan pekerjaan tadi. Jikalau kekosongan yang kedua ini juga diisi secara internal, maka kekosongan lain bakal terjadi lagi. Perpindahan karyawan ini disebut efek riak.
f. Pencapaian tujuan affirmative action Pencapaian tujuan affirmative action biasanya diraih hanya melalui perekrutan eksternal yang agresif. Kebijakan ini menciptakan pola pikir yang sempit dimana kebijakan promosi dari dalam juga
membutuhkan program
pengembangan manajemen yang kuat dalam upaya mempersiapkan kandidat manajerial untuk memikul tanggung jawab yang lebih besar.
3.2 Seleksi Karyawan
Proses seleksi yang dilakukan oleh PT XYZ belum sesuai dengan yang diutarakan Sunyoto (2012:108) proses seleksi sumber daya manusia. Seleksi merupakan serangkaian langkah kegiatan yang dilaksanakan untuk memutuskan apakah seseorang pelamar diterima atau ditolak, dalam suatu instansi tertentu setelah menjalani serangkaian tes yang dilaksanakan. Proses ini memilih sekelompok pelamar, yang mendekati kriteria untuk posisi yang tersedia berdasarkan kondisi yang ada pada saat ini. Hasil wawancara yang Peneliti dapatkan dari informan mengenai proses penyeleksian karyawan pada PT XYZ belum melakukan perencanaan SDM, setiap ada surat lamaran yang masuk maka akan dikumpul terlebih dahulu dan jika ada posisi yang kosong barulah lamaran tersebut. Syarat-syarat pelamar yaitu:
57 1. Surat lamaran yang ditulis tangan
2. Fotokopi ijasah terakhir
3. Kartu Tanda Pengenal (KTP/SIM) 4. SKCK
5. Pasfoto
6. Sertifikat lainnya (jika ada)
Selanjutnya para calon karyawan tersebut akan masuk keruangan kepala personalia atau ke ruangan pimpinan perusahaan. Sebelum melakukan wawancara, walaupun para calon karyawan telah mengirimkan dokumen-dokumen juga diminta kembali menyerahkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan, seperti ditulis di atas kemudian proses wawancara dilaksanakan. Dalam wawancara yang berlangsung sekitar lima belas sampai dua puluh menit.
Menurut T. Hani Handoko (2008) tahap-tahap seleksi sumber daya manusia (SDM) yang dilakukan oleh pihak manajemen suatu organisasi, yaitu penerimaan pendahuluan, tes-tes penerimaan, wawancara seleksi, pemeriksaan referensi-referensi, evaluasi medis (tes kesehatan), wawancara oleh penyelia, dan keputusan penerimaan. Uraian tahapan seleksi, sebagai berikut: a. Seleksi administrasi
Tahap pertama yang dilakukan adalah mengadakan pemeriksaan persyaratan administratif yang harus dipenuhi para pelamar untuk mengetahui lengkap tidaknya persyaratan tersebut. Seleksi administrasi meliputi : 1) Pengisian formulir lamaran yang disediakan perusahaan., 2) Persyaratan lampiran surat lamaran dan 3) Persyaratan finansial lainnya jika diperlukan (daftar riwayat hidup, fotokopi ijasah, fotokopi kartu tanda penduduk, fotokopi sertifikat pelatihan atau kursus, dll). b. Seleksi pengetahuan umum
Seleksi pengetahuan umum biasanya dilakukan secara tertulis mengingat
yang diberikan cukup banyak dan memerlukan pemikiran yang matang. Seleksi pengetahuan umum meliputi 1) Pengetahuan umum yang berhubungan dengan ruang lingkup perusahaan, 2) Pengetahuan umum yang berhubungan dengan sistem ketenagakerjaan dan
c. Tes Penerimaan
Menurut Handoko, (2008) ada bermacam-macam jenis test penerimaan. Setiap tipe tes mempunyai kegunaan yang terbatas, dan mempunyai tujuan yang berbeda. Tes -tes yang dipergunakan antara lain: 1) Tes Psikologi, yaitu berbagai peralatan tes yang mengukur atau menguji kepribadian atau temperamen, bakat, minat, kecerdasan dan keinginan berprestasi. 2) Tes Pengetahuan,yaitu bentuk tes yang menguji informasi atau pengetahuan yang dimiliki para pelamar. Pengetahuan yang diujikan harus sesuai dengan kebutuhan untuk melaksanakan pekerjaan. 3) Tes Performa, yaitu bentuk tes yang mengukur kemampuan para pelamar untuk melaksanakan beberapa bagian pekerjaan yang akan dipegangnya. c. Wawancara
Hampir tidak ada seleksi tenaga kerja tanpa melalui tahap wawancara, tidak peduli pada tingkat apapun. Tentu saja tujuan dan teknik serta intensitasnya dapat berbeda pada tiap tingkat. Pada tingkat terbawah mungkin hanya bersifat mendasar dan hanya sekedar bertatap muka. Tetapi pada tingkat eksekutif atau manajer justru bisa menjadi satu-satunya metode yang bisa digunakan sehingga harus dilakukan dengan teknik yang tepat dan secara professional. Wawancara seleksi adalah percakapan formal dan mendalam yang dilakukan untuk mengevaluasikan hal, dapat
58 diterimanya atau tidak (Acceptability) seorang pelamar.
d. Persetujuan Manajer
Bagi para pelamar yang sudah lolos dari seleksi-seleksi sebelumnya, maka sampailah pada langkah dimana persetujuan atasan langsung ini memungkinkan supervisor menerima atau menolak pelamar tersebut. Di dalam tahap ini perlu dilakukan wawancara lagi oleh supervisor. Proses seleksi belum sepenuhnya seperti teori di atas diterapkan oleh PT XYZ, tahapnya meliputi :
a. Tahap penerimaan pendahuluan yang dilakukan dengan perkenalan dan menanyakan tujuan dimana hal ini akan sangat membantu dalam upaya menghilangkan kesalahpahaman dan menghindarkan pencarian informasi dari sumber tidak resmi.
b. Tahap pemeriksaan referensi dimana tahap ini dilakukan pemeriksaan dokumen-dokumen yang dibawa oleh calon karyawan baru. PT XYZ belum melakukan tes-tes di atas, dimana hal ini membantu menilai kesesuai dengan karyawan yang dibutuhkan perusahaan dikarenakan belum mencerminkan strategi perusahaan untuk mendapatkan karyawan berkualitas sesuai posisi pekerjaan. Hal ini sesuai dengan teori Handoko (1997:89-101) mengenai definisi Tes-tes penerimaan yaitu berbagai peralatan bantu yang menilai kemungkinan padunya antara kemampuan, pengalaman dan kepribadian pelamar dan persyaratan jabatan. PT XYZ, melakukan tes untuk dapat mengetahui kemampuan dari pelamar, sehingga terkadang perusahaan salah memilih dan mengambil keputusan dalam penerimaan karyawan baru yang
sesuai standar dan kualifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Untuk dapat mengenal dan mengetahui kemampuan dan karakter dari calon karyawan baru haruslah
menggunakan psychological test,
knowledge tests dan performance test. Jika PT XYZ melakukan Psychological test, PT XYZ dapat mengukur atau menguji kepribadian atau tempramen, bakat, minat, kecerdasan dan keinginan berprestasi dari calon karyawan baru. Selain itu knowledge tests ini berguna bagi perusahaan untuk menguji pengetahuan dan pengalaman kerja calon karyawan baru. Ketiga Performance test digunakan untuk mengukur kemampuan para pelamar untuk melaksanakan beberapa bagian pekerjaan yang akan dipegangnya. c. Tahap wawancara PT XYZ
melibatkan pimpinan langsung (direktur), tipe wawancara yang digunakan dalam yaitu format wawancara terstruktur, wawancara dengan meminta pelamar kerja untuk membayangkan serangkaian keadaan dan menunjukkan bagaimana mereka akan merespon dalam situasi tertentu. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan berorientasi ke masa depan. Selain itu dalam wawancara meminta pelamar untuk menceritakan apa yang mereka lakukan di masa lalu, baik dalam hal pekerjaan atau situasi kehidupan yang relevan dengan pekerjaan. Baik dari sisi pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang dibutuhkan dalam sebuah pencapaian. Di sisi lain untuk dalam melakukan wawancara perusahaan menggunakan metode wawancara terstruktur, metode tersebut memang mempunyai kelebihan yaitu perusahaan dapat
59 menyesuaikan sesuai kondisi, tetapi disisi lain dengan menggunakan metode wawancara tidak terstruktur pewawancara harus memiliki kemampuan lebih dalam menggali informasi dan menyesuaikan diri dan juga membuat perusahaan tidak memiliki standar yang pasti dalam mengajukan pertanyaan dalam wawancara. Untuk itu perusahaan sebaiknya menggunakan teknik wawancara campuran (mix) dimana metode ini merupakan gabungan teknik wawancara terstruktur dengan teknik wawancara tidak terstruktur, sehingga perusahaan dapat memiliki standart dalam mengajukan pertanyaan dalam wawancara dan juga pertanyaan dapat berkembang dan menyesuaikan dengan kondisi Faktor Seleksi Sumber Daya Manusia Selain itu terdapat perbedaan sudut pandang mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi dalam proses seleksi antara pemimpin dan kepala personalia. Hal ini terlihat dari kepala personalia menganggap bahwa faktor-faktor yang mempengaruhi proses seleksi adalah kondisi seseorang saat menjalani wawancara, apakah orang tersebut sedang membawa masalah dari luar atau tidak. Dari sisi pemimpin faktor-faktor lain yang mempengaruhi berupa faktor gaji, usia, jenis kelamin, latar belakang sosial dan jarak tempat tinggal. Dari hal tersebut terlihat perbedaan sudut pandang dimana pemiliki memandang dari hal-hal konkrit dan terukur, sedangkan kepala personalia melihat dari sisi emosional.
d. Tahap terakhir keputusan penerimaan dilakukan telepon PT XYZ tidak melakukan evaluasi atas kesehatan karyawan yang mereka terima, tahap tes kesehatan diganti dengan cara
perusahaan meminta riwayat kesehatan kepada calon karyawan yang diberikan saat penyerahan dokumen-dokumen lamaran. Tetapi kekurangan yang dapat terjadi jika riwayat kesehatan diserahkan sendiri oleh calon pelamar sehingga hasil riwayat kesehatan tersebut belum tentu dapat dipercaya kebenarannya.
Dari hal tersebut terlihat bahwa kurang adanya standar yang pasti dalam hal melihat faktor-faktor yang mempengaruhi proses seleksi, sehingga hal ini berkemungkinan untuk mempengaruhi perbedaan dalam pengambilan keputusan penerimaan dan kesempatan memperoleh pekerjaan dari satu calon pelamar dengan calon pelamar yang lain. Hal tersebut akan berpengaruh pula terhadap kualitas dan kriteria sumber daya manusia yang dimiliki oleh PT XYZ. Oleh karena itu sebaiknya dilakukannya persamaan sudut pandang antara pemimpin dan kepala personalia mengenai faktor-faktor yang berpengaruh terhadap proses seleksi sehingga pertimbangan dalam pengambilan keputusan penerimaan calon karyawan baru memiliki standart yang jelas sehingga setiap calon pelamar memiliki kesempatan yang sama dalam memperoleh pekerjaan. Dari hal tersebut ketika dikaitkan dengan teori yang diungkapkan oleh Siagian dalam Sunyoto (2012:109-111) faktor atau tantangan seleksi yang perlu diperhatikan oleh PT XYZ yaitu kesamaan kesempatan memperoleh pekerjaan. Sumber rekrutmen perusahaan dapat dilakukan melalui media internet mengingat terjadi perubahan teknologi dan prilaku di masyarakat hal ini dapat berdampak pada penggunaan biaya dalam melakukan rekrutmen karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dimana perusahaan
60 telah dapat mengundang lebih banyak calon pelamar.
Sumber rekrutmen yang dilakukan melalui rekomendasi dari karyawan dalam perusahaan berpengaruh terhadap daya tahan karyawan bekerja diperusahaan dikarenakan karyawan baru memiliki kenalan di dalam perusahaan sehingga dapat lebih cepat beradaptasi. Selain itu tingkat absensi karyawan perusahaan dimana ketika ada acara ditempat asal, beberapa karyawan ijin bersamaan dikarenakan ada hubungan kekerabatan satu sama lain. Dari hal tersebut, perusahaan sebaiknya menerapkan peraturan yang tegas yang berhubungan dengan absensi sehingga kepentingan pribadi tidak mengganggu kegiatan operasional perusahaan. Teknik rekrutmen yang digunakan oleh PT XYZ yaitu teknik Centralized Recruitment Technique yang berdampak terhadap tingkat kecepatan dan kemudahan pengontrolan dan pengawasan terhadap proses rekrutmen. Dikarenakan PT XYZ memiliki struktur organisasi yang cukup sederhana dan terbagi menjadi empat bagian saja sehingga proses rekrutmen yang dilakukan secara terpusat lebih efektif dan lebih memudahkan dalam pengecekan dan pengontrolannya.
3.3 Kendala-Kendala Rekrutmen
Berbagai kebijaksanaan organisasi merupakan cermin utama atas berhasil atau tidaknya perekrutan calon karyawan. Kebijaksanaan organisasi yang akan mempengaruhi perekrutan itu adalah: 1. Kebijaksanaan Promosi yang dilakukan
masih sangat terbatas untuk karyawan umum dan promosi penarikan karyawan juga masih melalui mulut- kemulut tidak dipublikasikan ke media luas seperti koran, majalah, iklan, dan sebagainya. Sehingga kesempatan untuk promosi sangat terbatas maka pelamar akan sedikit. Promosi
merupakan idaman setiap karyawan, dengan adanya promosi status dan pendapatan karyawan akan bertambah besar.
2. Kebijaksanaan sumber tenaga kerja di PT. XYZ Palembang ini hanya bersumber dari kalangan keluarga dan lingkungan sekitar tempat kerja saja. Sehingga sumber tenaga yang didapatkan perusahaan terbatas dan sedikit, sulit untuk mendapatkan karyawan yang sesuai dengan keinginan perusahaan. Misal ada posisi yang kosong dan tidak sesuai dengan latar pendidikannya maka akan sulit untuk menyesuaikannya apakah karyawan tersebut bisa atau tidak melakukannya.
3. Kebiasaan pencari tenaga kerja apabila karyawan tersebut sudah terbiasa berkerja di tempat lain maka karyawan tersebut sudah banyak mendapatkan pengalaman. Maka karyawan tersebut akan membandingkan tempat kerja tersebut dengan tempat kerja yang sekarang. Kebiasan positif atau negatif akan terbawa ke perusahan baru. Apabila karyawan tersebut belum pernah bekerja sama sekali di tempat lain maka karyawan tersebut masih binggung dan belum begitu berpengalaman apa yang ingin karyawan kerjakan. Akan sulit buat perusahaan untuk mendidiknya dan mengajarkannya.
4. Kondisi-kondisi lingkungan eksternal di PT. XYZ Palembang Palembang dalam segi perekonomiannya tumbuh dengan begitu cepat dan persaingannya juga banyak maka perekrutan karyawan sedikit tiap tahunnya.
Terdapat perbedaan sudut pandang mengenai faktor seleksi antara pemimpin dan kepala personalia. Pimpinan melihat
61 dari sudut berupa faktor gaji, usia, jenis kelamin, latar belakang sosial dan jarak tempat tinggal. Sedangkan kepala personalia dari faktor proses seleksi yaitu kondisi pelamar saat menjalani wawancara, apakah orang tersebut akan membawa masalah. Perbedaan bagi perusahaan. Sudut pandang ini akan berdampak pada kemungkinan perbedaan atas standar dan penilaian-penilaian dalam pengambilan keputusan penerimaan karyawan baru.
Agar proses perekrutan berhasil maka perusahaan perlu menyadari berbagai kendala yang bersumber dari “organisasi, pelaksana perekrutan dan lingkungan eksternal”. Menurut. Sondang P. Siagian (2009) Kendala-kendala yang dihadapi setiap perusahaan tidak sama, tetapi pada umumnya kendala-kendala itu adalah:
a. Faktor-faktor organisasional
Berbagai kebijaksanaan organisasi merupakan cermin utama atas berhasil atau tidaknya perekrutan calon karyawan. Kebijaksanaan organisasi yang akan mempengaruhi perekrutan itu adalah:
1. Kebijaksanaan Kompensasi dan Kesejahteraan.
Jika perusahaan dapat memberikan kompensasi dan kesejahteraan yang cukup besar serta adil maka pelamar yang serius akan semakin banyak, tetapi sebaliknya jika gaji dan kesejahteraan rendah maka pelamar menjadi sedikit.
2. Kebijaksanaan Promosi
Apabila kesempatan untuk promosi diberikan cukup luas maka pelamar yang serius semakin banyak, tetapi sebaliknya jika kesempatan untuk promosi sangat terbatas maka pelamar akan menjadi sedikit. Promosi merupakan idaman setiap karyawan, karena dengan promosi
berarti status dan pendapatan akan bertambah besar.
3. Kebijaksanaan status karyawan Jika status karyawan menjadi karyawan tetap/full-time maka pelamar semakin banyak, tetapi jika
status karyawannya
honorer/harian/part-time maka pelamar akan semakin sedikit. 4. Kebijaksanaan sumber tenaga kerja
Jika tenaga kerja yang akan diterima hanya bersumber dari tenaga kerja local maka pelamar yang serius akan sedikit, tetapi sebaliknya bila tenaga kerja yang akan diterima bersumber dari seluruh Nusantara, maka pelamar akan semakin banyak. b. Kebiasaan pencari tenaga kerja
Sebagai tenaga spesialis yang diharapkan bahwa mereka yang sering pula dikenal sebagai pencari tenaga kerja itu mampu bertindak dan berpikir rasional, akan tetapi karena berbagai faktor, seperti latar belakang pendidikan dan pengalaman para tenaga kerja tersebut mungkin saja sudah mempunyai kebiasaan kebiasaan tertentu, kebiasaan tersebut ada segi positif ada juga segi negatif.
c. Kondisi-kondisi lingkungan eksternal Jika kondisi perekonomian tumbuh dengan cepat dan saingannya juga banyak maka pelamar akan sedikit, tetapi jika tingkat pertumbuhan perekonomian kecil maka pelamarnya akan semakin banyak.
4. Simpulan
Berdasarkan uraian terdahulu dapat kesimpulan sumber rekrutmen karyawan pada PT. XYZ Palembang Palembang menggunakan sumber internal. Dalam proses perekrutan tenaga kerja nelum mengikuti proses yang ideal dilakukan oleh banyak perusahaan di Indonesia terutama pada siklus seleksi pada tahap tes
62 yang bertujuan untuk mendapat karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan kemampuanya dengan posisi yang akan diduduki di perusahaan tersebut. Sumber internal mempunyai beberapa keuntungan seperti kenaikan gaji dan status karir, pengurangan risiko kekeliruan seleksi dan penempatan, rekrutmen dan seleksi lebih sederhana, pengalaman, pelatihan dan sosialisasi. Adapun kelemahan dari sumber internal yaitu memicu pertikaian, kebutuhan karyawan yang baru, peniruan terhadap karyawan terdahulu, perubahan teknologi, efek riak, dan pencapaian tujuan affirmative action. Kendala yang terdapat dalam kegiatan rekrutmen karyawan adalah kebijakan dalam sumber dan proses seleksi serta lingkungan eksternal.
Berikut ini adalah saran-saran yang dapat Peneliti sampaikan :
a) Perusahaan harus membuka sistem rekrutmen yang terbuka agar mendapatkan karyawan yang sesuai dengan posisi yang dibutukan perusahan tersebut.
b) Karyawan harus mempunyai kewibawaan dan keterampilan sehingga dapat dipromosikan oleh perusahaan.
c) Meningkatkan prestasi kerja karyawan lama agar karyawan tersebut lebih royal dalam perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
A.F. Stoner. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara
Bangun, Wilson. 2012. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Erlangga
Danang, Sunyoto. 2012. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta:
PT Buku Seru.
http://repository.upi.edu/17628/4/ S_MBS_1001311_Bibliography Handoko, T. Hani. 2008. Manajemen
Personalia dan Sumber Daya Manusia. Liberty: Yogyakarta Handoko, T. Hani. 2014. Manajemen
Personalia dan Sumber Daya Manusia. BPFE, Yogyakarta. Mello, Jeffrey A. 2011. Strategic Human
Resource Management (3rd
edition). United States of America: South-Western Publishing Co.
Simamora, Henry. 2004. Manajemen
Sumber Daya Manusia.
Yogyakarta: STIE YKPN.
Siagian, Sondang P. 2014. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara
Sugiyono. 2013. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta.CV
