MODUL 3
MICROSOFT WORD 2007 (PENERAPAN)
A. TUJUAN
Mahasiswa dapat memahami dan memanfaatkan fasilitas tabel, grafik dan surat gabung (Mail Merge) dalam Microsoft Office Word. Setelah praktikum ini diharapkan peserta dapat memanfaatkannya dalam kegiatan studi sehari-hari.
B. LANDASAN TEORI
Dalam pembuatan neraca perkembangan perusahaan, baik itu neraca perdagangan, neraca pendapatan,dll mutlak ditampilkan grafik dan tabel untuk melihat kecenderungan suatu perusahaan bisa dikatakan naik apa turun. Karena itu nanti akan berpengaruh pada strategi yang akan diterapkan dan target yang diharapkan untuk kedepannya. Beruntung fasilitas Microsoft Word sudah menyediakan interface yang mampu untuk mengolah semua data tersebut, dan otomatis akan langsung mengkalkulasi data yang ada ke dalam bentuk tabel dan grafik sesuai dengan keinginan kita.
Selain fasilitas yang ditawarkan diatas, ada pula fasilitas Surat masal. Surat masal atau yang lebih dikenal dalam word dengan sebutan Mail Merge adalah bentuk sebuah surat/amplop/dokumen yang dapat dibuat secara masal dengan menggabungkan antara master surat/dokumen dengan datanya. Sebagai contoh dokumen yang dapat dibuat dengan proses Mail Merge adalah surat undangan, surat pengangkatan jabatan, rapor siswa, blanko nilai, amplop surat dan lain sebagainya. Dengan Mail Merge memungkinkan kita untuk mengirimkan dokumen seperti surat ke banyak alamat tujuan dengan isi dan informasi yang sama sehingga tidak perlu dilakukan pengetikan secara berulang-ulang.
Hal-hal yang akan dilakukan dalam bab ini antara lain: 1. Membuat Tabel
b. Klik tanda panah kebawah dan tentukan jumlah baris dan kolom yang dibutuhkan.
Gambar 3.1. Memasukkan Tabel
c. Jika tidak ada bentuk kolom yang sesuai, klik Insert Table o Table size : Ukuran table.
• Number of columns : Tentukan jumlah kolom. • Number of rows : Tentukan jumlah baris o AutoFit behavior : Pengepasan tabel otomatis. o AutoFormat : Memilih bentuk format tabel.
d. Pilih Ok dan Di layar muncul tampilan sebagai berikut.
Gambar 3.2. Kotak Tampilan Insert Tabel
Dari menu Layout yang akan aktif ketika kita membuat suatu tabel.
Gambar 3.3. Menu Layout pada Tabel 1) Draw Table : Menggambar kotak tabel.
2) Insert : Menyisip tabel, kolom, baris atau sel. 3) Delete : Menghapus tabel, kolom, baris atau sel. 4) Select : Memilih tabel, kolom, baris atau sel. 5) Merge Cells : Menggabungkan sel.
6) Split Cells : Membagi sel. 7) Split Table : Membagi tabel.
8) Table AutoFormat : Memilih format tabel. 9) Auto Fit : Mengepas kolom / baris otomatis.
10)Heading Rows Repeat : Mengulangi judul tabel ke tabel halaman berikutnya.
11)Convert : Mengubah jenis penulisan teks menjadi tabel atau sebaliknya. 12)Sort : Mengurutkan data tabel.
13)Formula : Operasi perhitungan data tabel.
14)Hide Gridlines : Menyembunyikan garis bantu tabel.
15)Table Properties : Memodifikasikan tabel, kolom, baris atau sel
2. Merancang Grafik
a. Sorot tabel yang akan di buat grafik
Tabel 3.1. Tabel Masukan Pembuatan Grafik
NO BARANG BULAN
JANUARI FEBRUARI MARET
DISKET 2300 4000 3200
MOUSE 5600 3400 5360
b. Klik pada tab Insert, pilih pada grup illustrations
c. Klik Chart, di layar akan muncul tampilan default sebagai berikut
Gambar 3.4. Tampilan Grafik Default
Gambar 3.5. Pilih Grafik yang Sesuai
3. MAIL MERGE
Semua mail merge dalam Word membutuhkan dua buah file : dokumen utama(main document) dan sumber data(data source). Dokumen utama berisi tulisan yang sama untuk kesemua dokumen mail merge yang dibentuk.
Gambaran umum proses Mail Merge dalam Microsoft Word a) Select the document type
Pilih tipe dokumen yang hendak dibuat dengan mail merge. Anda dapat membuat surat, pesan e-mail, amplop, label dan direktori.
b) Select a starting document
Dokumen awal/dokumen utama mengandung tulisan yang sama untuk ke semua dokumen mail merge.
c) Select the recepients
Semua mail merge membutuhkan dua buah file yaitu untuk dokumen utama dan sumber data. Sumber data berisi informasi yang hendak ditampilkan dalam dokumen utama. Anda dapat membuat sumber data baru, atau menggunakan basis data (database) sebagai sumber data.
d) Write your letter
Tulislah ata editlah dokumen awal dan tetapkanlah tempat dimana anda ingin memasukkan informasi dari sumber data ke dokumen awal.
e) Preview your letter
Tampilkan dokumen anda bagaimana bentuknya setelah informasi dari sumber data dimasukkan.
f) Complete the mail merge
Gabungkan data dari sumber data ke tempat yang ditunjuk di dokumen, terciptalah sebuah dokumen khas untuk setiap record dari seumber data.
C. ALAT DAN BAHAN 1. Personal Computer 2. OS Windows XP
3. Microsoft Office Word 2007
D. LANGKAH – LANGKAH PRAKTIKUM
1. Membuka program Ms Word 2007 pada komputer.
2. Membuat dokumen baru yang akan digunakan sesuai perintah.
3. Kerjakan pada lembar kerja tugas-tugas praktikum yang telah disediakan di bagian akhir bab ini.
4. Untuk tugas pembuatan mail merge, langkah-langkah pengerjaannya adalah sebagai berikut :
a) Tulis Master Surat yang akan digunakan pada lembar kerja Berikut adalah contoh surat dengan nama Latihan.docx
ILMU KOMUNIKASI
FAKULTAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA
Undangan : Penerimaan Beasiswa Surakarta, 5 Maret 2011
Diberitahukan kepada para mahasiswa ilmu komunikasi angkatan 2010 yang disebut namanya di bawah ini, diantaranya :
Nama : NIM : Alamat :
Sehubungan dengan adanya informasi beasiswa tahun 2011, maka kami dari pihak program studi ilmu komunikasi UMS mengundang anda untuk menghadiri rapat yang insyaallah akan dilaksanakan pada :
Hari/tanggal :
Jam :
Tempat :
Agenda : Membicarakan dana beasiswa PPA dan BBM
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, besar harapan kami anda dapat hadir tepat pada waktunya. Dan atas perhatian dan kerjasamanya kami mengucapkan terima kasih.
Kajur. Ilmu Komunikasi
b) Aktifkan Mail Merge
Gambar 3.6. Mengaktifkan Mail Merge 1) Pilih “Step by Step Mail Merge Wizard”
2) Tampilan lembar kerja akan berubah menjadi seperti berikut :
Gambar 3.7. Pemilihan Dokumen “Letters” pada Mail Merge
Tipe Dokumen Keterangan
E-mail Messages Tiap email dapat dibuat berbeda-beda untuk tiap record Envelopes Tiap record dicetak pada satu amplop
Labels Tiap record dicetak pada satu label. Label digunakan ketika anda hendak membuat label surat, label nama, atau label keterangan lain
Directory Kesemua record dari sumber data dicetak pada satu katalog dokumen
3) Selanjutnya pilih Next : Starting document
c) Tampilan selanjutnya adalah pemilihan document, karena document yang akan kita gunakan telah aktif maka pilih “Use the current document”
Gambar 3.8. Menentukan Master Surat
Select Starting Document
Keterangan
Use the current document
Menggunakan dokumen yang sekarang telah dibuka dan tampil pada layar sebagai dokumen awal
Merge ”siap pakai” dimana anda dapat mengedit sesuai keinginan anda
Start from existing document
Membuka dokumen mail merge yang telah ada dan membuat perubahan dari isi dan penerima sesuai kebutuhan
Selanjutnya pilih Next: Select recipient untuk membuat dan menentuka penerima dari surat tersebut
d) Dalam menentukan penerima surat ada beberapa pilihan,
Gambar 3.9. Memilih Penerima Surat
1) kita pilih “Type a new list” karena kita belum pernah menuliskan daftar penerima.
2) Pilih Create untuk membuat daftar peneraima surat
Use an existing list Jika anda telah membuat dan menyimpan file list data, anda dapat memakainya.
Select from Outlook contacts
Jika anda menggunakan Microsoft Outlook, anda dapat menggunakan nama dan alamat dari contact list sebagai
sumber data
Type a new list Jika 2 pilihan diatas belum dibuat
Gambar 3.10. Tampilan Alamat Penerima Surat
3) Pilih Costumize Address List, untuk mengatur nama-nama kolom sesuai pilihan.
4) Gunakan Rename atau Delete untuk mengganti.
Gambar 3.11. Hasil Penggantian Nama Kolom 5) Pilih Ok
Gambar 3.12. Tampilan Alamat Penerima Surat Setelah Perubahan
6) Masukkanlah data-data pada tabel_latihan berikut ke dalam entri New Address List
Tabel 3.2. Tabel Data Masukan pada Mail Merge
Nama Andi Nugroho Budi Hartono Susilo Arif Nim L10080050 L10080080 L10080055 Alamat Purwodadi Wonogiri Klaten
Hari Kamis Selasa Jumat
Tanggal 10 Maret 2011 8 Maret 2011 11 Maret 2011 Jam 10.00 WIB 13.00 WIB 14.00 WIB Tempat Ruang J.2.3 Ruang J.3.5 Ruang J.4.5
7) Untuk menambahkan data pada daftar, pilih New Entry 8) Jika data telah selesai dimasukkan, pilih Ok
9) Muncul tampilan penyimpanan daftar penerima (file berjenis .mdb), beri nama Daftar dan pilih Save.
e) Proses Memasukkan data-data daftar penerima pada master surat
Gambar 3.13. Memasukkan Data Penerima pada Surat
1) Pilih More Item untuk memasukkan data pada surat
Gambar 3.14. Kotak Dialog Pemilihan Field ke dalam Surat
2) Pilih field yang sesuai dengan isian pada surat. Misalkan jika ingin memasukkan Nama pada surat, maka pilih field Nama.
3) Pilih Insert lalu Close, ulangi dan sesuaikan antar isian pada surat dan field pada kotak dialog hingga semua field dapat dimasukkan dalam dokumen
4) Ingat, sebelum memasukkan field pada surat sebaiknya tekan spasi terlebih dahulu agar tampilan terlihat rapi.
Gambar 3.15. Hasil Akhir Mail Merge
5) Pilih Next: Preview your letters untuk melihat hasil akhir surat.
Gambar 3.16. Melihat Surat Satu Per Satu
5. Simpan dokumen hasil kerja anda pada komputer sesuai dengan aturan yang telah diberikan oleh Dosen Pengampu atau Asisten Praktikum.
E. TUGAS PRAKTIKUM
1. Membuat tabel seperti di bawah berikut
Pertanyaan :
1. Kemudian letakkan kursor di baris paling bawah, tekan ctrl+enter. Apa yang terjadi?
2. Apa fungsi dari Ctrl+enter?
2. Menampilkan Grafik dari data berikut ini
Tahun Nilai 1 Nilai 2 Nilai 3 Nilai 4
2006 8 7 7 5
2007 5 7 8 7
2008 7 6 5 8
2009 9 9 6 6
3. Membuat Mail Merge
KELUARGA MAHASISWA TEKNIK ELEKTRO
JURUSAN ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA
PERIODE 2008/2009
Undangan: Malam KeakrabanAssalaamu’alaikum Wr. Wb.
Kepada Adik Mahasiswa Baru Angkatan 2008 Nama :
N.I.M. : Kelas :
Asal :
Diharapkan hadir dalam acara Malam Keakraban yang diselenggarakan oleh Keluarga Mahasiswa Teknik Elektro (KMTE) UMS besok pada:
Hari :
Tanggal : Tempat :
Pembicara :
Atas pentingnya acara, maka seluruh mahasiswa baru WAJIB hadir. Wassalaamu’alaikum Wr. Wb.
Ketua Umum KMTE
Wahyu Prihantoro
Surakarta, 18 Desember 2008 Sekretaris Umum KMTE
Andika Nugraha Mengetahui,
Ketua Jurusan Teknik Elektro
Masukkanlah data-data berikut pada table_latihan berikut ini kedalam entri new address list.
Nama Andi Suryo Budi Hartoyo Susilo Arif
Nim L20080050 L20080067 L20080075
Kelas A B B
Asal Magelang Karanganyar Jepara
Hari Kamis Senin Jumat
Tanggal 8 September 2008 12 September 2008 9 September 2008
Tempat Ruang J.4.5 Ruang J.4.7 Ruang J.4.6
Pembicara Ir Bana Handaga, MT
Gunawan, ST, MComSc. Aris Rakhmadi, ST, M.Eng
Nama Enjen Sudarman Lulu Cahyono Badri Kamal
Nim L20080052 L20080167 L20080105
Kelas B D C
Asal Sukoharjo Sragen Purwodadi
Hari Kamis Senin Jumat
Tanggal 8 September 2008 12 September 2008 9 September 2008
Tempat Ruang J.4.1 Ruang J.4.2 Ruang J.4.3
