SISTEM OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

(1)

BADAN PENANGGULANGAN BENCANA DAERAH

PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT

15

SISTEM OPERASIONAL

PROSEDUR (SOP)

KEBENCANAAN

(2)

KATA PENGANTAR

Seiring dengan semakin meningkatnya tuntutan terhadap pelaksanaan pemerintahan yang

baik dan bersih (

good and clean governance

), upaya peningkatan profesionalisme aparat harus

terus ditingkatkan. Salah satu upaya tersebut adalah tersedianya sarana prasarana yang memadai

termasuk perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang dapat digunakan

dalam memacu kinerja aparat itu sendiri. Sistem Operasional Prosedur (SOP) menjadi salah satu

perangkat penting yang menjadi standar dalam pelayanan organisasi.

Upaya Penanggulangan Bencana yang melibatkan berbagai stakeholder memerlukan SOP

Kebencanaan yang mampu mendorong terjadinya sinergitas baik dalam tahapan prabencana,

tanggap darurat, maupun pasca bencana. Oleh karena itu, dengan adanya SOP Kebencanaan ini

maka diharapkan penanganan kebencanaan di Provinsi NTB mampu menurunkan indeks risiko

bencana hingga NTB menjadi Wilayah Tangguh Bencana.

Akhirnya kepada semua pihak yang telah memberikan masukan dalam penyusunan SOP

ini disampaikan terima kasih, semoga menjadi amal bakti dalam mewujudkan masyarakat NTB

yang sejahtera aman dari bencana.

Mataram, Agustus 2015

Badan Penanggulangan Bencana Daerah

Plt. Kepala Pelaksana

Ketut Subrata, S.Adm

Nip. 19580815 198103 1 029

(3)

No. NAMA SOP NOMOR KET 1 Pengusulan Kenaikan Pangkat Pegawai / /BPBD-NTB/VIII/2015

2 Pengelolaan Naskah Dinas Masuk / /BPBD-NTB/VIII/2015 3 Pengajuan SPP-LS / /BPBD-NTB/VIII/2015

4 Pengajuan SPP-UP / /BPBD-NTB/VIII/2015 5 Pengajuan SPP-GU / /BPBD-NTB/VIII/2015 6 Pengajuan SPJ / /BPBD-NTB/VIII/2015 7 Penyusunan LAKIP / /BPBD-NTB/VIII/2015

8 Penyusunan RKA BPBD / /BPBD-NTB/VIII/2015 9 Kaji Cepat dan Tepat Terhadap Lokasi, Kerusakan,

Kerugian dan Suber Daya

/ /BPBD-NTB/VIII/2015 10 SOP Tata Cara Pemberian Bantuan Pemenuhan

Kebutuhan Sarpras Penanggulangan Bencana

/ /BPBD-NTB/VIII/2015

11 Koordinasi Pada Saat Rehabilitasi dengan Instansi Terkait / /BPBD-NTB/VIII/2015 12 Perumusan Kebijakan Rehabilitasi / /BPBD-NTB/VIII/2015 13 Pemantauan, Evaluasi dan Analisis Pelaporan pada Saat

Rekonstruksi

/ /BPBD-NTB/VIII/2015

14 Perumusan Kebijakan Rekonstruksi / /BPBD-NTB/VIII/2015 DAFTAR ISI SOP

(4)

/ /BPBD-NTB/VIII/2015 25 Agustus 2015

-Disahkan oleh Badan Penanggulangan Bencana Daerah Plt. Kepala Pelaksana

Ketut Subrata, S.Adm NIP. 19580815 198103 1 029 Nama SOP SOP Pengelolaan Naskah Dinas Masuk

SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN

Dasar Hukum Kualifikasi pelaksana

1. Peraturan Pemerintah No.34 Tahun 1979, tentang Penyusutan Arsip 1. Pejabat dan staf yang telah mengikuti kursus kearsipan pola baru (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 NO.51,Tambahan 2. Memiliki kompetensi di bidang kearsipan

Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151)

2. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 30 Tahun 1979 tentang Tata Kearsipan Departemen Dalam Negeri

Keterkaitan Peralatan/perlengkapan

SOP Pengelolaan Naskah Dinas Masuk memiliki keterkaitan dengan SOP 1. Cap Naskah Dinas Masuk Pendistribusian Surat - Surat 2. Lembar Disposisi

3. Kartu Kendali Masuk

4. Lembar Pengantar Surat Masuk 5. Komputer

Peringatan Pencatatan dan pendataan

Pengelolaan surat masuk dilaksanakan untuk memenuhi amanah Perwali Nomor 14/2009.

Jikalau tidak dilaksanakan penerapannya naskah dinas, pendistribusian dan pengelolaannya, serta pengarsipkan tidak akan terpolakan dengan baik

Badan Penanggulangan Bencana Daerah Tanggal Efektif

Unit Kerja Sekretariat

SATUAN KERJA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi

(5)

/ /BPBD-NTB/VIII/2015 25 Agustus 2015

-Disahkan oleh Badan Penanggulangan Bencana Daerah Plt. Kepala Pelaksana

Ketut Subrata, S.Adm NIP. 19580815 198103 1 029 Nama SOP SOP Pengusulan Kenaikan Pangkat Pegawai

SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN

1. Undang -Undang RI Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok 1. Memiliki kompetensi di bidang kepegawaian Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1974 Nomor 2. Pejabat administrasi dan pejabat teknis 55, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3041), sebagai 3. Memahami teknis kearsipan

mana telah diubah dengan Undang-Undang No.43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-Undang No.8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 No.169, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia No.3980)

2. Undang-Undang NO.25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 NO.104, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia NO.4421

3. PP. No.12 Tahun 2002 tentang perubahan atas PP No. 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat PNS

4. Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara No.12 Tahun 2002 tentang Ketentuan Pelaksanaan PP No.99 tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil

1. SOP kenaikan pangkat istimewa 1. Surat permintaan dari Badan Kepegawaian Daerah kota Denpasar 2. SOP Penempatan 2. Daftar usul mutasi kenaikan pangkat PNS

3. SK. Kenaikan pangkat terbaru 4. DP - 3 Terakhir 5. DP - 3 Tahun lalu 6. Karpeg 7. Ijasah terakhir 8. SK. mutasi 9. SK. CPNS

10. SK. Kenaikan pangkat terakhir atasan langsung 11. Komputer

1. Apabila SOP ini dijalankan maka pegawai yang bersangkutan bisa 1. Daftar Urut Kepangkatan mendapat penghargaan naik pangkat tepat waktu 2. Bezeting

2. Apabila SOP ini tidak dijalankan maka pegawai yang bersangkutan dirugikan 3. Buku Kepegawaian

Sekretariat Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif

SATUAN KERJA

Unit Kerja

(6)

No. Kegiatan Keterangan Staf Ka.Sub. Sekretaris Kalak Kelengkapan Waktu Output

Bag Ka.Bid

1 Menerima dan mencatat naskah dinas 1.Kartu kendali 2 menit Diterimanya Naskah Dinas

masuk surat masuk

2.Cap surat masuk

2 Mendistribusikan naskah dinas masuk 1.Kartu kendali 2 menit Diterimanya Naskah Dinas surat masuk

2.Cap surat masuk

3 Menelahaan naskah dinas masuk 1.Lembar Disposisi 5 menit terkoreksinya naskah dinas surat masuk masuk

2.Lembar Pengantar

4 Mendistribusikan telahaan naskah dinas 1.Lembar Disposisi 2 menit diterimanya telahaan naskah

masuk surat masuk dinas masuk

2.Lembar Pengantar

5 Mengelola naskah dinas masuk 1.Lembar Disposisi 15 menit terkelolanya naskah dinas surat masuk masuk

2.Lembar Pengantar

6 Mendistribusikan dan memohonkan petunjuk Lembar Disposisi 2 menit tersedianya instruksi

naskah dinas masuk surat masuk pengelolaan naskah dinas

7 Menerima instruksi dan pengelolaan naskah Lembar Disposisi 2 menit terkelolanya naskah dinas

dinas masuk surat masuk

8 Mendokumentasikan / menyimpan naskah Filling kabinet, rak arsip, 2 menit tersimpannya naskah dinas

dinas masuk dan folder yang sudah dikelola

9 Menyelesaikan proses pengelolaan Naskah Naskah Dinas Masuk

Ditetapkan : di Mataram Pada tanggal : Agustus 2015

Badan Penanggulangan Bencana Daerah Plt. Kepala Pelaksana

Ketut Subrata, S.Adm NIP. 19580815 198103 1 029

Prosedur Pengelolaan Naskah Dinas Masuk

Pelaksana Mutu Baku

(7)

No. Kegiatan Keterangan Staf Ka.Sub. Sekretaris Kalak Kelengkapan Waktu Output

Bag

1 Menyiapkan data PNS yang akan naik Berkas Pegawai yang akan 30 menit tersedianya bahan usulan

pangkat naik pangkat kenaikan pangkat

2 Menginformasikan kenaikan pangkat Daftar usulan,SK, SKP, 15 menit diterimanya informasi kepada PNS Karpeg, dan Ijazah terakhir oleh PNS

3 Mengadakan rekapitulasi bahan usulan Daftar usulan,SK, SKP, 15 menit tersedianya bahan-bahan Karpeg, dan Ijazah terakhir usulan kenaikan pangkat

4 Memverifikasi bahan usulan kenaikan Daftar usulan,SK, SKP, 15 menit tersedianya bahan-bahan pangkat Karpeg, dan Ijazah terakhir usulan kenaikan pangkat

T

5 Memohonkan koreksi dan tanda tangan Daftar usulan,SK, SKP, 30 menit tersedianya bahan-bahan bahan usulan kenaikan pangkat Karpeg, dan Ijazah terakhir usulan kenaikan pangkat

Y

6 Mendistribusikan usul kenaikan pangkat Buku ekspedisi surat keluar 15 menit terkirimnya bahan-bahan usulan kenaikan pangkat

7 Mendokumentasikan / menyimpan arsip Filling kabinet dan rak arsip 5 menit tersimpannya arsip bahan

bahan usulan usulan kenaikan pangkat

8 Menyelesaikan proses penyampaian usulan kenaikan pangkat

Prosedur Kenaikan Pangkat

Pelaksana Mutu Baku

(8)

Nomor SOP 101/005/BPBD/2010 Tanggal Pembuatan 01 September 2010 Tanggal Revisi

-Tanggal Efektif 01 Desember 2010

Disahkan oleh Kepala Pelaksana Badan Penanggulangan Bencana Daerah

Nama SOP SOP PENYUSUNAN LAPORAN KEUANGAN PADA BPBD

1. Undang-Undang NO.25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan 1. Memiliki kompetensi di bidang Pengelolaan Keuanngan Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia 2. Pernah mendapatkan bimbingan teknis keuangan Tahun 2004 NO.104, Tambahan Lembaran Negara Republik 3. Memahami teknis kearsipan

Indonesia NO.4421

2. Peraturan Menteri Dalam Negeri no.59 tahun 2007 tentang Perubahan Atas Permendagri no.13 tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah

Keterkaitan Peralatan/perlengkapan SOP Penyusunan Laporan Keuangan berkaitan erat dengan SOP Penyusunan 1. Daftar pengantar

Pencapaian target realisasi keuangan 2. Dokumen Realisasi Anggaran 3. Komputer

4. Calculator

Peringatan Pencatatan dan pendataan 1. SOP penyusunan laporan keuangan dibuat untuk memudahkan para staf

keuangan dalam hal menyusun laporan dan tercapainya realisasi keuangan 2. SOP penyusunan laporan keuangan apabila tidak dilaksanakan akan menyebabkan tidak diketahuinya realisasi keuangan dan laporan keuangan secara keseluruhan

SATUAN KERJA

Unit Kerja

Badan Penanggulangan Bencana Daerah

(9)

Nomor SOP / /BPBD-NTB/VIII/2015 Tanggal Pembuatan 25 Agustus 2015

Tanggal Revisi -Tanggal Efektif

Disahkan oleh Badan Penanggulangan Bencana Daerah Plt. Kepala Pelaksana

Ketut Subrata, S.Adm NIP. 19580815 198103 1 029 Nama SOP SOP PENGAJUAN SPP LS

SUB BAGIAN KEUANGAN

1. Undang-Undang NO.25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan 1. Memiliki kompetensi dalam pengelolaan keuangan Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia 2. Pernah mendapatkan bimbingan teknis keuangan Tahun 2004 NO.104, Tambahan Lembaran Negara Republik 3. Memahami teknis kearsipan

Indonesia NO.4421

SOP Pengajuan SPP LS berkaitan erat dengan SOP Pengajuan SPP GU dan SPP UP 1. Daftar pengantar

2. Dokumen Pengelolaan SDM keuangan 3. Komputer

1, SOP pengajuan SPP LS dibuat agar tertatanya secara teratur sistem administrasi keuangan

2. SOP diatas apabila tidak dilaksanakan sesuai prosedur maka tugas dan fungsi masing - masing bagian tidak tertata dengan baik dan sistem administrasi keuangan akan tidak akuntabel

SATUAN KERJA

Badan Penanggulangan Bencana Daerah

(10)

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif

Nama SOP SOP PENGAJUAN SPJ

SUB BAGIAN KEUANGAN

1. Undang-Undang NO.25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan 1. Memiliki kompetensi dalam pengelolaan keuangan Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia 2. Pernah mendapatkan bimbingan teknis keuangan Tahun 2004 NO.104, Tambahan Lembaran Negara Republik 3. Memahami teknis kearsipan

Indonesia NO.4421

SOP Pengajuan SPJ berkaitan erat dengan SOP Pengajuan SPP LS 1. Daftar pengantar

2. Dokumen Pengelolaan SDM keuangan 3. Komputer

1, SOP pengajuan SPJ dibuat agar tertatanya secara teratur sistem administrasi keuangan

2. SOP diatas apabila tidak dilaksanakan sesuai prosedur maka tugas dan fungsi masing - masing bagian tidak tertata dengan baik dan sistem administrasi keuangan akan tidak akuntabel

SATUAN KERJA

(11)

SOP PENGAJUAN SPJ

No.

Kegiatan

Bendahara

Ka sub

Sekretaris

Kepala

Kelengkapan

Waktu

Output

Pembantu Keuangan

Pelaksana

1 Menyiapkan Kelengkapan SPJ Laporan SPJ 1 hari tersusunnya dokumen Laporan SPJ

2 Mengisi / memasukan ke dalam format - Laporan SPJ 1 hari tersusunnya dokumen Laporan SPJ format untuk membuat laporan SPJ

3 Memverifikasikan hasil dari laporan SPJ Laporan SPJ 1 hari tersusunnya dokumen Laporan SPJ

4 Menyampaikan / mengkoordinasikan Laporan SPJ 1 hari tersusunnya dokumen Laporan SPJ mengenai hasil laporan SPJ

T/ Y

5 Memohonkan tanda tangan hasil laporan Laporan SPJ 1 hari tersusunnya dokumen Laporan SPJ SPJ

6 Menyeleksi Laporan SPJ yang Laporan SPJ 1 hari

sudah ditandatangani dan disahkan tersusunnya dokumen Laporan SPJ

7 Mengirimkan Laporan SPJ 1 hari tersusunnya dokumen Laporan SPJ

Laporan SPJ

8 Mendokumentasikan laporan SPJ Laporan SPJ 1 hari tersusunnya penyimpanan arsip mengenai Dokumen hasil laporan SPJ

9 Menyelesaikan proses Laporan SPJ tersusunnya dokumen Laporan SPJ

(12)

Prosedur Pengajuan SPP LS

No.

Kegiatan

Bendahara

Ka sub

Sekretaris Kepala

Kelengkapan

Waktu

Output

Pembantu

Keuangan

Pelaksana

1. Surat pengantar SPP LS

1 Menyiapkan Kelengkapan SPP LS 2. Ringkasan SPP LS 1 hari tersusunnya dokumen kelengkapan SPP LS 3. Rincian SPP LS

4. Lampiran

2 Mengisi / memasukan ke dalam format - 2. Ringkasan SPP LS 1 hari tersusunnya dokumen kelengkapan SPP LS

format ( SIMDA ) 3. Rincian SPP LS

4. Lampiran

3 Memverifikasikan kelengkapan SPP LS 2. Ringkasan SPP LS 1 hari tersusunnya dokumen kelengkapan SPP LS 3. Rincian SPP LS

4. Lampiran

4 Menyampaikan / mengkoordinasikan 2. Ringkasan SPP LS 1 hari tersusunnya dokumen kelengkapan SPP LS mengenai Kelengkapan Dokumen SPP LS 3. Rincian SPP LS

4. Lampiran

5 Memohonkan tanda tangan dokumen SPP LS T 2. Ringkasan SPP LS 1 hari tersusunnya dokumen kelengkapan SPP LS 3. Rincian SPP LS

Y 4. Lampiran

1. Surat pengantar SPP LS 6 Menyeleksi Dokumen SPP LS yang 2. Ringkasan SPP LS 1 hari

Sudah ditandatangani dan disahkan 3. Rincian SPP LS tersusunnya dokumen kelengkapan SPP LS 4. Lampiran

7 Mengirimkan Dokumen Kelengkapan SPP LS 2. Ringkasan SPP LS 1 hari tersusunnya dokumen kelengkapan SPP LS 3. Rincian SPP LS

4. Lampiran

1. Surat pengantar SPP LS tersusunnya penyimpanan arsip mengenai

8 Mendokumentasikan SPP LS 2. Ringkasan SPP LS 1 hari Dokumen SPP LS

3. Rincian SPP LS 4. Lampiran

9 Menyelesaikan proses 2. Ringkasan SPP LS tersusunnya dokumen kelengkapan SPP LS 3. Rincian SPP LS

4. Lampiran

(13)

Prosedur Pengajuan SPP GU

No.

Kegiatan

Bendahara

Ka sub

Sekretaris

Kepala

Kelengkapan

Waktu

Output

Pembantu Keuangan

Pelaksana

1. Surat pengantar SPP GU

1 Menyiapkan Kelengkapan SPP GU 2. Ringkasan SPP GU 1 hari tersusunnya dokumen kelengkapan SPP GU 3. Rincian SPP GU

4. Lampiran

2 Mengisi / memasukan ke dalam format - 2. Ringkasan SPP GU 1 hari tersusunnya dokumen kelengkapan SPP GU

format ( SIMDA ) 3. Rincian SPP GU

4. Lampiran

3 Memverifikasikan kelengkapan SPP GU 2. Ringkasan SPP GU 1 hari tersusunnya dokumen kelengkapan SPP GU 3. Rincian SPP GU

4. Lampiran

4 Menyampaikan / mengkoordinasikan 2. Ringkasan SPP GU 1 hari tersusunnya dokumen kelengkapan SPP GU mengenai Kelengkapan Dokumen SPP GU 3. Rincian SPP GU

4. Lampiran

5 Memohonkan tanda tangan dokumen T 2. Ringkasan SPP GU 1 hari tersusunnya dokumen kelengkapan SPP GU

SPP GU 3. Rincian SPP GU

Y 4. Lampiran

1. Surat pengantar SPP GU 6 Menyeleksi Dokumen SPP GU yang 2. Ringkasan SPP GU 1 hari

Sudah ditandatangani dan disahkan 3. Rincian SPP GU tersusunnya dokumen kelengkapan SPP GU 4. Lampiran

7 Mengirimkan Dokumen Kelengkapan 2. Ringkasan SPP GU 1 hari tersusunnya dokumen kelengkapan SPP GU

SPP GU 3. Rincian SPP GU

4. Lampiran

1. Surat pengantar SPP GU tersusunnya penyimpanan arsip mengenai 8 Mendokumentasikan SPP GU 2. Ringkasan SPP GU 1 hari Dokumen SPP GU

3. Rincian SPP GU 4. Lampiran

9 Menyelesaikan proses 2. Ringkasan SPP GU tersusunnya dokumen kelengkapan SPP GU 3. Rincian SPP GU

4. Lampiran

(14)

Prosedur Pengajuan SPP UP

No.

Kegiatan

Bendahara Ka sub

Sekretaris

Kepala

Kelengkapan

Waktu

Output

Pembantu Keuangan

Pelaksana

1. Surat pengantar SPP UP

1 Menyiapkan Kelengkapan SPP UP 2. Ringkasan SPP UP 1 hari tersusunnya dokumen kelengkapan SPP UP 3. Rincian SPP UP

4. Lampiran

2 Mengisi / memasukan ke dalam format - 2. Ringkasan SPP UP 1 hari tersusunnya dokumen kelengkapan SPP UP

format ( SIMDA ) 3. Rincian SPP UP

4. Lampiran

3 Memverifikasikan kelengkapan SPP UP 2. Ringkasan SPP UP 1 hari tersusunnya dokumen kelengkapan SPP UP 3. Rincian SPP UP

4. Lampiran

4 Menyampaikan / mengkoordinasikan 2. Ringkasan SPP UP 1 hari tersusunnya dokumen kelengkapan SPP UP mengenai kelengkapan Dokumen SPP UP 3. Rincian SPP UP

4. Lampiran

5 Memohonkan tanda tangan dokumen SPP UP T 2. Ringkasan SPP UP 1 hari tersusunnya dokumen kelengkapan SPP UP 3. Rincian SPP UP

Y 4. Lampiran

1. Surat pengantar SPP UP 6 Menyeleksi Dokumen SPP UP yang 2. Ringkasan SPP UP 1 hari

sudah ditandatangani dan disahkan 3. Rincian SPP UP tersusunnya dokumen kelengkapan SPP UP 4. Lampiran

7 Mengirimkan Dokumen Kelengkapan SPP UP 2. Ringkasan SPP UP 1 hari tersusunnya dokumen kelengkapan SPP UP 3. Rincian SPP UP

4. Lampiran

1. Surat pengantar SPP UP tersusunnya penyimpanan arsip mengenai 8 Mendokumentasikan Dokumen SPP UP 2. Ringkasan SPP UP 1 hari Dokumen SPP UP

3. Rincian SPP UP 4. Lampiran

9 Menyelesaikan proses 2. Ringkasan SPP UP tersusunnya dokumen kelengkapan SPP UP 3. Rincian SPP UP

4. Lampiran

(15)

(16)

Ketut Subrata, S.Adm NIP. 19580815 198103 1 029 Nama SOP SOP Penyusunan LAKIP

SUB BAGIAN PROGRAM

1. Undang-Undang NO.25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan 1. Memiliki kompetensi di bidang perencanaan Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia 2. Pejabat administrasi dan pejabat teknis Tahun 2004 NO.104, Tambahan Lembaran Negara Republik 3. Memahami teknis kearsipan

Indonesia NO.4421

LAKIP disusun berdasarkan Penetapan Kinerja (PK) yang berisi program 1. RPJMD

dan kegiatan serta mengacu pada RKPD. 2. Rencana Strategis (Renstra) SOP Penyusunan LAKIP berkaitan erat dengan SOP Penyusunan 3. RKA

Penetapan Kinerja 4. Rencana Kerja Pembangunan 5. DPA

6. Komputer 7. Calculator

Penyusunan LAKIP dalam rangka evaluasi penetapan kinerja Dokumen LAKIP yang sudah tersusun segera didistribusikan kepada Inspektorat dan pencapaian kinerja.

Jika LAKIP tidak tersusun maka kewajiban penyelenggaraan

pertanggungjawaban pemerintah akan tidak bisa memberikan informasi capaian kinerja yang ditetapkan oleh BPBD

SATUAN KERJA

Unit Kerja

(17)

Prosedur Penyusunan LAKIP

No.

Kegiatan

Keterangan

sub bid/

sekretaris/ ka lak. Badan

Kelengkapan

Waktu

Output

sub bag

kabid

1 Mengumpulkan bahan-bahan penyusunan Renstra, RKA, DPA, PK, 1 hari tersedianya bahan

LAKIP PKK, PPS penyusunan LAKIP

2 Mengkomunikasikan Penetapan Kinerja Renstra, RKA, DPA, PK, 1 hari terjadinya koordinasi PKK, PPS antar bidang

3 Menetapkan Rencana Kerja Renstra, RKA, DPA, PK, 1 hari ditetapkannya rencana

PKK, PPS kerja

4 Mengadakan Pengukuran Kinerja Kegiatan Renstra, RKA, DPA, PK, 1 hari terukurnya kinerja kegiatan PKK, PPS

5 Mengadakan pengukuran capaian sasaran Renstra, RKA, DPA, PK, 1 hari terukurnya capaian

PKK, PPS sasaran

6 Menyiapkan draft LAKIP Dokumen Draft LAKIP 1 hari tersedianya draft dokumen LAKIP

7 Mengadakan pembahasan draft LAKIP Dokumen Draft LAKIP 1 hari terkoordinasinya penyusunan LAKIP 8 Mengadakan evaluasi LAKIP Dokumen LAKIP 1 hari terevaluasinya dokumen

LAKIP

9 Memohonkan persetujuan Dokumen LAKIP T Dokumen LAKIP 1 hari terkoreksinya dan

ditandatanganinya dokumen LAKIP

Y

9 Mendistribusikan LAKIP Dokumen LAKIP 1 hari terdistribusinya LAKIP BPBD

10 Mendokumentasikan dan menyimpan dokumen Dokumen LAKIP 1 hari tersimpannya dokumen

LAKIP LAKIP BPBD

11 Menyelesaikan proses penyusunan LAKIP

Pelaksana

Mutu Baku

(18)

Ketut Subrata, S.Adm NIP. 19580815 198103 1 029 Nama SOP SOP Penyusunan RKA BPBD

SUB BAGIAN PROGRAM

1. Undang-Undang NO.25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan 1. Memiliki kompetensi di bidang perencanaan Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia 2. Pejabat administrasi dan pejabat teknis Tahun 2004 NO.104, Tambahan Lembaran Negara Republik 3. Memahami teknis kearsipan

Indonesia NO.4421

RKA disusun berdasarkan Rencana Strategis yang berisi program 1. RPJMD

dan kegiatan serta mengacu pada RKPD. 2. Rencana Strategis (Renstra) SOP Penyusunan RKA berkaitan erat dengan SOP Penyusunan 3. Format RKA 2.1

Penetapan Kinerja 4. Format RKA 2.2

5. Rekapitulasi Usulan Program dan Kegiatan 6. Komputer

7. Kalkulator

Penyusunan RKA harus dilaksanakan untuk mendasari penyusunan RKA yang sudah diformat dihimpun dan dimohonkan tanda tangan Kepala Pelaksana Badan Anggaran Pendapatan Belanja Daerah. lanjut didistribusikan kepada Bappeda

Jika RKA tidak tersusun akan mengakibatkan tidak tersedianya anggaran dalam pelaksanaan kegiatan dalam SKPD

SATUAN KERJA

Unit Kerja

(19)

Prosedur Penyusunan RKA

No.

Kegiatan

Keterangan

sub bid/ sekretaris/ ka lak. Badan

Kelengkapan

Waktu

Output

sub bag kabid

1 Mengkomunikasikan rencana Format RKA dan 3 jam informasi penyusunan pembuatan rencana anggaran kegiatan surat perintah dari RKA

kepada sekretariat dan bidang Ka lak Badan untuk rancangan anggaran Format RKA dan

2 Membagikan bahan rancangan surat permintaan 2 jam tersusunnya RKA 22.1 pengusulan anggaran

3 Menyiapkan rencana anggaran Analisis program, 6 jam tersusunnya RKA (RAB untuk dimasukkan dalam format) kegiatan dan kebutuhan

Anggaran

4 Melakukan penyusunan ke dalam Format RKA 22.1, 5 jam tersusunnya RKA format - format

5 Melakukan rekapitulasi RKA ke dalam Format Format RKA 22.1, 3 jam tersusunnya RKA RKA 22 dan Rekapitulasi Program Format RKA 22,

6 Memohonkan tanda tangan RKA T Format RKA dan 2 jam tersusunnya RKA 22.1, format 22.1, format 22, rekapitulasi surat permintaan 22.2, dan rekapitulasi

usulan program pengusulan anggaran usulan program

Y

7 Mendistribusikan RKA yang sudah ditandatangani RKA yang sudah 1 jam terkirimnya bahan ditanda tangani usulan anggaran

8 Mendokumentasikan RKA arsip RKA 1 jam tersusunnya

penyimpanan arsip 9 Menyelesaikan Proses Penyusunan RKA

Mutu Baku

Pelaksana

(20)

Nama SOP SOP Kaji Cepat Dan Tepat Terhadap Lokasi, Kerusakan, Kerugian dan Sumber Daya

SEKSI KEDARURATAN

1. Undang - Undang 24 tahun 2007 tentang penanggulangan Bencana 1. Memahami Teknis Operasional (Pasukan) 2. PP No. 21 tahun 2008 tentang PenyelenggaraanPenanggulangan Bencana 2. Memiliki kompetensi di bidang Mitigasi Penanggulangan Bencana 3. Memiliki kompetensi di bidang Tanggap Darurat 3. PP No. 22 tahun 2008 tentang Pendanaan dan Pengelolaan

Bantuan Bencana

4. Peraturan Presiden No. 8 tahun 2008 tentang Penyelenggaraan Penanggulangan Bencana

5. Permendagri No. 46 tahun 2008 tentang Pedoman Organisasi dan Tata Kerja BPBD

6. PERKA BNPB No. 9 tahun 2008 tentang Prosedur Tetap Tim Reaksi Cepat 7. PERKA BNPB No. 10 tahun 2008 tentang Komando Tanggap Darurat Bencana

SOP ini disusun berdasarkan keterkaitan dengan SOP tanggap darurat 1. Sarana Transportasi,alat komunikasi, alat tulis, handycam, tustel bencana dan SOP penugasan tim reaksi cepat 2. Pelayanan kesehatan

1. Kaji cepat dan tepat bencana yang terjadi

bencana yang terjadi 2. Penilaian terhadap kebutuhan, kerusakan dan kerugian 2. Apabila SOP ini tidak dilaksanakan berdampak terlambatnya penanganan

terhadap korban bencana

1. SOP ini dibuat untuk dapat di ketahui secara cepat dan tepat situasi

SATUAN KERJA

Unit Kerja

Badan Penangggulangan Bencana Daerah

(21)

Prosedur Kaji Cepat Dan Tepat Terhadap Lokasi, Kerusakan, Kerugian dan Sumber Daya

No.

Kegiatan

Keterangan

sub bid/ sekretaris/ ka lak. Badan

Kelengkapan

Waktu

Output

sub bag kabid

- Petugas operasional

1 Mendapatkan informasi terjadinya bencana - Sarana tranportasi 15 mnt Terperoleh informasi - alat komunikasi

Teridentifikasi korban 2 Mengidentifikasikan cakupan lokasi bencana, korban, Melakukan identifikasi 15 mnt bencana

kerusakan dan kerugian

3 Menginventarisasikan dan mendata korban bencana Melakukan inventarisasi 30 mnt Terperolehnya data bencana dan pendataan

4 Mengkoordinasikan dengan instansi terkait Protap instansi terkait 45 mnt Terkoordinasinya instansi terkait

5 Melakukan kaji cepat dan tepat kondisi bencana Y/T Notulen rapat tim tentang 45 mnt Terwujudnya analisa kaji analisa rencana kegiatan cepat dan tepat

6 Melakukan penentuan status bencana T/Y Notulen rapat tim 30 mnt Terperolehnya status bencana

7 Melaksanakan saran yang tepat dalam penanganan T/Y Kebijakan penanganan 30 mnt Terwujudnya penanganan

bencana bencana

8 Melakukan Pelaporan T Draf laporan 15 mnt Terlapornya hasil kaji cepat Y

9 Mendokumentasikan laporan dan data kaji cepat Draf laporan data base 15 mnt Tersimpannya data base dan dan arsip surat arsip surat

10 Menyelesaikan Proses

Mutu Baku

Pelaksana

(22)

Ketut Subrata, S.Adm NIP. 19580815 198103 1 029 Nama SOP SOP Tata Cara Pemberian Bantuan Pemenuhan Kebutuhan

Sarpras Penanggulangan Bencana SEKSI LOGISTIK

1. Undang - Undang 24 tahun 2007 tentang penanggulangan Bencana 1. Memiliki kemampuan Teknis Operasional (Pasukan) 2. PP No. 21 tahun 2008 tentang Penyelenggaraan Penanggulangan Bencana 2. Memiliki kompetensi di Bidang Tanggap Darurat 3. PP No. 22 tahun 2008 tentang Pendanaan dan Pengelolaan Bantuan Bencana 3. Memiliki kompetensi di Bidang Mitigasi 4. Peraturan Presiden No. 8 tahun 2008 tentang Penyelenggaraan Penanggulangan

Bencana

5. Permendagri No. 46 tahun 2008 tentang Pedoman Organisasi dan Tata Kerja BPBD 6. PERKA BNPB No. 6 tahun 2008 tentang Pedoman Dana Siap Pakai

7. PERKA BNPB No. 7 tahun 2008 tentang Pedoman Tata Cara Pemberian Bantuan Pemenuhan Kebutuhan Dasar

8. Kepmenkes No. 979 tahun 2001 tentang Protap Yankes Penanganan Bencana dan Pengungsi

9. Kepmen Pemukiman Dan PU No. 534 tahun 2001 tentan Pedoman Penentuan Standart Pelayanan Minimal Bidang Bidang Penataan Ruang, Perumahan Dan Pemukiman Dan PU

10. Kepdirjen Bantuan Dan Jaminan Sosial Dep. Sosial RI No. 57 Tahun 2003 tentang Pedoman Umum Bantuan Sosial Korban Bencana Alam

11. Peraturan Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat Nomor 10 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Lain sebagai bagian dari Perangkat Daerah Prov. Nusa Tenggara Barat

12. Peraturan Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat Nomor 9 Tahun 2014 tentang Penanggulangan Bencana

13. Peraturan Gubernur Nusa Tenggara Barat Nomor 14 Tahun 2009 tentang Pembentukan Badan Penanggulangan Bencana Daerah Provinsi NTB

14. Peraturan Gubernur Nomor 8 Tahun 2014 tentang Pengurangan Risiko Bencana

1. Sarana Transportasi dan Alat Komunikasi

2. Logistik: Sandang, pangan, air bersih, penerangan, alat/perkakas rumah tangga, kompor Komando Tanggap Darurat Bencana Dan SOP Penugasan Tim Reaksi Cepat 3. Obat-obatan

1. Data jumlah korban bencana

kebutuhan dasar korban bencana 2. Jumlah bantuan yang akan disalurkan sesuai kebutuhan 2. Apabila pos ini tidak dilaksanakan berdampak kurangnya pasokan

kebutuhan dasar korban bencana

1. SOP ini dibuat untuk pedoman dalam pemberian bantuan dan pemenuhan

SATUAN KERJA

Unit Kerja

Bidang Kedaruratan dan Logistik

(23)

Prosedur Tata Cara Pemberian Bantuan Pemenuhan Kebutuhan Dasar

No.

Kegiatan

Keterangan

sub bid/ sekretaris/ ka lak. Badan

Kelengkapan

Waktu

Output

sub bag kabid

1 Mendapatkan informasi terjadinya bencana - Sarana prasarana 15 mnt Terdapatnya bencana - Alat Komunikasi

Petugas/pejabat terkait Terperolehnya informasi 2 Melakukan pengkajian secara cepat dan tepat 30 mnt korban

terhadap lokasi kerusakan dan sumber daya

Diketahui informasi Terpenuhinya data bencana 3 Melakukan inventarisasi dan pendataan korban korban bencana 45 mnt

bencana

4 Melakukan koordinasi dengan instansi terkait Protap instansi terkait 60 mnt Terkoordinasinya instansi terkait

5 Melaksanakan pemenuhan kebutuhan dasar Adanya logistik 60 mnt Terpenuhinya pemenuhan kebutuhan dasar

6 Melaporkan hasil pemberian bantuan T Draf korban bencana 30 mnt Terlapornya pelaksanaan dan penerima bantuan pemberian bantuan Y

7 Mendokumentasikan pelaporan dan data base Data base bencana dan 30 mnt Tersimpannya data base

korban bencana arsip surat dan arsip surat

(24)

Ketut Subrata, S.Adm NIP. 19580815 198103 1 029 Nama SOP SOP Kesiapsiagaan Menghadapi Bencana

SEKSI KESIAPSIAGAAN

1. Undang - Undang No.24 tahun 2007 tentang Penanggulangan Bencana 1. Memiliki penyiapan Data Base, Pedoman Kebijakan Pencegahan dan Kesiapsiagaan 2. PP No. 21 tahun 2008 tentang Penyelenggaraan Penanggulangan Bencana

3. PP No. 22 tahun 2008 tentang Pendanaan dan Pengelolaan Bantuan Bencana 2. Memiliki kompetensi di Bidang Penanggulangan Bencana 4. Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 33 Tahun 2006 tentang Pedoman

Umum Mitigasi Bencana

5. Perka BNPB Nomor 4 Tahun 2008 tentang Pedoman Penyusunan Rencana Penanggulangan Bencana

1. RPJMD

2. Rencana Strategis (Renstra)

3. Database BPBD Provinsi NTB dan Instansi terkait

SOP yang sudah diformat dimohonkan tanda tangan Kepala Pelaksana Badan

lanjut diteruskan kepada Bagian Organisasi dan menjadi pedoman BPBD untuk pelaksanaannya Penyusunan SOP ini dibuat untuk menjadi pedoman langkah dalam pelaksanaan

Pencegahan

Jika SOP ini tidak tersusun akan mengakibatkan terganggunya Program Pra Bencana

SATUAN KERJA

Unit Kerja

Bidang Pencegahan dan Kesiapsiagaan

Pasca bencana

(25)

Prosedur Pencegahan Kejadian Bencana

No.

Kegiatan

Keterangan

sub bid Ka. Bid.

ka lak. Badan

Kelengkapan

Waktu

Output

1 Terdapat potensi bencana Laporan dari instansi 15 mnt Laporan/Informasi potensi yang berkompeten bencana

2 Melakukan kajian risiko bencana Laporan Kajian Risiko 1 hari Kajian Risiko Bencana Bencana

Menilai kajian risiko bencana untuk tahap kegaiatan Laporan Kajian Risiko Disposisi

3 kesiapsiagaan selanjutnya Bencana 30 mnt

4 Membuat Perencanaan siaga (continjency planning) Kajian Risiko Bencana 5 hari Rencana Kontinjensi

5 Melakukan penilaian terhadap perencanaan siaga untuk Rencana Kontinjensi 30 mnt Disposi melakukan tindakan kesiapsiagaan selanjutnya

6 Memobilisasi sumber daya (resource mobilitation) 7 hari Data Sumber Daya Dae rah/Sektor yg dpt di mobilisasi

7 Menilai hasil mobilisasi sumber daya untuk Data sumber daya 30 mnt Disposisi melakukan tindakan kesiapsiagaan lainnya

8 Melaksaksanakan kegiatan Pendidikan dan Pelatihan Modul pelatihan dan 7 hari masyarakat memahami (training & education) instruktur/pelatih dan terlatih menghadapi

potensi bencana 9 Melakukan penilaian terhadap hasil pendidikan & pelatihan Laporan hasil penyeleng 30 mnt Disposisi

untuk melakukan tindakan kesiapsiagaan lainnya daran diklat

10 Melakukan Koordinasi Undangan rapat 5 hari Pembentukan Forum Koor

dinasi, Rencana Terpadu 11 Menilai hasil pelaksanaan koordinasi untuk Keputusan/hasil koordi- 30 mnt Disposisi

melakukan tindakan kesiapsiagaan lainnya nasi

12 Mekanisme Respon (response mechanism) 5 hari Pembentukan Posko, TRC Menentukan IC

13 Menilai hasil pelaksanaan mekanisme respon untuk 30 mnt melakukan tindakan kesiapsiagaan lainnya

14 Peringatan Dini (early warning) Sarana-prasarana, sis 5 hari Membangunan sistem tem peringatan dini peringatan dini 15 Menilai hasil pelaksanaan peringatan dini 30 mnt efektifitas sarana/prasa

melakukan tindakan kesiapsiagaan lainnya rana peringatan dini

16 Manajemen informasi (information system) 5 hari Membangun jaringan infor masi bencana yg mudah diakses

Mutu Baku

Pelaksana

(26)

No.

Kegiatan

Keterangan

sub bid Ka. Bid.

ka lak. Badan

Kelengkapan

Waktu

Output

Mutu Baku

Pelaksana

17 Menilai hasil pelaksanaan manajemen informasi 30 mnt

melakukan tindakan kesiapsiagaan lainnya

18 Gladi/Simulasi (drilling/simulation) TOR Gladi 2 hari Gladi/simulasi

19 Selesai

(27)

Ketut Subrata, S.Adm NIP. 19580815 198103 1 029 Nama SOP SOP Pencegahan Kejadian Bencana

SEKSI PENCEGAHAN

1. Undang - Undang No.24 tahun 2007 tentang Penanggulangan Bencana 1. Memiliki penyiapan Data Base, Pedoman Kebijakan Pencegahan dan Kesiapsiagaan 2. PP No. 21 tahun 2008 tentang Penyelenggaraan Penanggulangan Bencana

3. PP No. 22 tahun 2008 tentang Pendanaan dan Pengelolaan Bantuan Bencana 2. Memiliki kompetensi di Bidang Penanggulangan Bencana 4. Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 33 Tahun 2006 tentang Pedoman

Umum Mitigasi Bencana

5. Perka BNPB Nomor 4 Tahun 2008 tentang Pedoman Penyusunan Rencana Penanggulangan Bencana

1. RPJMD

3. Database BPBD Provinsi NTB dan Instansi terkait

lanjut diteruskan kepada Bagian Organisasi dan menjadi pedoman BPBD untuk pelaksanaannya Penyusunan SOP ini dibuat untuk menjadi pedoman langkah dalam pelaksanaan

Pencegahan

Jika SOP ini tidak tersusun akan mengakibatkan terganggunya Program Pra Bencana

SATUAN KERJA

Unit Kerja

Bidang Pencegahan dan Kesiapsiagaan

Pasca bencana

(28)

Prosedur Pencegahan Kejadian Bencana

No.

Kegiatan

Keterangan

sub bid Ka. Bid.

ka lak. Badan

Kelengkapan

Waktu

Output

1 Menerima informasi/laporan adanya potensi bencana Laporan dari instansi 15 mnt Laporan/Informasi potensi yang berkompeten bencana

2 Melakukan kajian risiko bencana Laporan Kajian Risiko 1 hari Kajian Risiko Bencana Bencana

Menilai kajian risiko bencana Laporan Kajian Risiko Kajian Risiko Bencana

3 Bencana 30 mnt

Mempersiapkan rapat koordinasi Disposisi Kalak Undangan Rapat

4 05 mnt

Rapat koordinasi bersama lembaga/instansi Keputusan Rapat : Notulensi Rapat 5 terkait, masyarakat dan organisasi kemasyarakatan - Pencegahan struktural 1 hari

- Pencegahan Non Struk tural

6 Menyusun rencana upaya pencegahan Struktural dan Non Rencana Kegiatan Pence 3 hari Rencana Kegiatan Pence

Struktural gahan gahan

7 Melaksanakan kegiatan pencegahan 7 hari - Bangunan

Rencana Kegiatan Pence - Peraturan, Pemasangan gahan Tanda bahaya, pelatihan

dsb

8 Selesai

Mutu Baku

Pelaksana

(29)

Ketut Subrata, S.Adm NIP. 19580815 198103 1 029 Nama SOP SOP Pengerahan SDM, Peralatan & Logistik

SEKSI LOGISTIK

1. Undang - Undang 24 tahun 2007 tentang penanggulangan Bencana 1. Memiliki kemampuan Teknis Operasional (Pasukan) 2. PP No. 21 tahun 2008 tentang Penyelenggaraan Penanggulangan 2. Memiliki kompetensi di Bidang Tanggap Darurat Bencana 3. Memiliki kompetensi di Bidang Mitigasi

3. PP No. 22 tahun 2008 tentang Pendanaan dan Pengelolaan Bantuan Bencana

5. Permendagri No. 46 tahun 2008 tentang Pedoman Organisasi Dan Tata Kerja BPBD

1. Sarana Transportasi, ambulans, alat komunikasi, unit Rescue dan lampu penerangan 2. Sarana pendukung lainnya

Komando Tanggap Darurat Bencana Dan Penugasan Tim Reaksi Cepat

Peringatan Pencatatan dan pendataan 1. Formulir pencatatan dan evakuasi 2. Data korban bencana

2. Apabila SOP ini tidak dilaksanakan berdampak tidak maksimalnya 3. Foto dan dokumentasi lainnya upaya penyelamatan dan evakuasi

SOP ini disusun berdasarkan keterkaitan antara dengan SOP Pembentukan

1. SOP ini dibuat untuk menjadi pedoman dalam pelaksanaan penyelamatan

SATUAN KERJA

Badan Penanggulangan Bencana Daerah

Unit Kerja

(30)

Prosedur Pengerahan SDM, peralatan dan logistik

No.

Kegiatan

Keterangan

sub bid/ sekretaris/ ka lak. Badan

Kelengkapan

Waktu

Output

sub bag kabid

1 Menerima informasi terjadinya bencana - Sarana tranportasi 15 mnt Terperoleh informasi - alat komunikasi

2 Melakukan identifikasi cakupan lokasi bencana, Melakukan identifikasi 15 mnt Teridentifikasi kondisi di

korban, kerusakan dan kerugian lapangan

3 Melakukan inventarisasi dan pendataan korban Melakukan inventarisasi 30 mnt Terinventarisasi data bencana

bencana dan pendataan

4 Melakukan koordinasi dengan instansi terkait Protap instansi terkait 30 mnt Terkoordinasinya instansi terkait

5 Melakukan kaji cepat dan tepat kondisi bencana T/Y Notulen rapat tim tentang 30 mnt Terwujudnya rencana kegiatan analisa rencana kegiatan pengerahan SDM, Peralatan

dan logistik

6 Mengerahkan SDM, peralatan dan logistik T/Y Melakukan persiapan 60 mnt Terlaksananya pengerahan SDM, peralatan dan logistik

7 Melakukan penentuan status bencana T/Y Notulen rapat tim 30 mnt Terperolehnya status bencana

8 Melakukan pelaporan kegiatan T Draf laporan 15 mnt Terlapornya pelaksanaan kegiatan

Y

9 Mendokumentasikan laporan dan arsip Data base dan arsip surat 15 mnt Tersimpannya data base dan arsip surat

Mutu Baku

Pelaksana

(31)

Nama SOP SOP Operasi Standar Penyelamatan dan Evakuasi Korban Bencana

SEKSI KEDARURATAN

1. Undang - Undang 24 tahun 2007 tentang penanggulangan Bencana 1. Memiliki kemampuan Teknis Operasional (Pasukan) 2. PP No. 21 tahun 2008 tentang Penyelenggaraan Penanggulangan 2. Memiliki kompetensi di Bidang Tanggap Darurat Bencana 3. Memiliki kompetensi di Bidang Mitigasi

3. PP No. 22 tahun 2008 tentang Pendanaan dan Pengelolaan Bantuan Bencana

5. Permendagri No. 46 tahun 2008 tentang Pedoman Organisasi Dan Tata Kerja BPBD

1. Sarana Transportasi, ambulans, alat komunikasi, unit Rescue dan lampu penerangan 2. Sarana pendukung lainnya

Komando Tanggap Darurat Bencana Dan Penugasan Tim Reaksi Cepat

Peringatan Pencatatan dan pendataan 1. Formulir pencatatan dan evakuasi 2. Data korban bencana

2. Apabila SOP ini tidak dilaksanakan berdampak tidak maksimalnya 3. Foto dan dokumentasi lainnya upaya penyelamatan dan evakuasi

1. SOP ini dibuat untuk menjadi pedoman dalam pelaksanaan penyelamatan SOP ini disusun berdasarkan keterkaitan antara dengan SOP Pembentukan

SATUAN KERJA

Unit Kerja

Badan Penanggulangan Bencana Daerah

(32)

Prosedur Operasi Standar Penyelamatan Dan Evakuasi Korban Bencana

No.

Kegiatan

Keterangan

sub bid/ sekretaris/ ka lak. Badan

Kelengkapan

Waktu

Output

sub bag kabid

1 Mendapatkan informasi terjadinya bencana - Sarana prasarana 15 mnt Terdapatnya bencana - Rescue Unit

- Alat Komonikasi

Petugas/pejabat terkait Terperolehnya informasi 2 Melakukan identifikasi cakupan lokasi, korban, kerusakan Tustel, Handycam 15 mnt korban

sarpras, gangguan pelayanan umum dan SDA

- Petugas/pejabat Terkoordinasinya 3 Melakukan koordinasi dengan instansi terkait Y/T terkait 30 mnt instansi terkait

- Protap instansi terkait

4 Melaksanakan kaji cepat dan tepat Y/T - Notulen 30 mnt Terwujudnya analisa - Analisa tindakan kaji cepat dan tepat

upaya penyelamatan - Petugas/aparat Terlaksananya upaya 5 Melaksanakan penyelamatan dan evakuasi korban bencana terkait, sarpras, 45 mnt penyelamatan dan

Y/T Rescue Unit, alat evakuasi korban komunikasi

6 Melakukan pemenuhan kebutuhan dasar Adanya logistik 30 mnt Terpenuhinya kebutuhan

T/Y dasar

7 Melakukan pelaporan pelaksanaan T Draf laporan 15 mnt Terkirimnya laporan pelaksanaan penyelamatan

Y dan evakuasi korban

8 Mendokumentasikan laporan kegiatan Data base penyelamatan 10 mnt Tersimpannya data base korban, evakuasi dan dan arsip surat

arsip surat 9 Menyelesaikan proses

Mutu Baku

Pelaksana

(33)

Prosedur Perumusan Kebijakan Program Rehabilitasi BPBD Provinsi NTB

No.

Kegiatan

Keterangan

sub bid/ sekretaris/ ka lak. Badan

Kelengkapan

Waktu

Output

sub bag kabid

1 Mempersiapkan rapat koordinasi Surat Undangan 30 mnt Lancarnya pelaksanaan Daftar Hadir rapat koordinasi

2 Melakukan Rapat koordinasi antar SKPD maupun T Rencana Teknis 5 jam Terkoordinasinya stakeholder terkait tugas Rehabilitasi masing-masing SKPD rencana kegiatan

Y Rehabilitasi

3 Menyampaikan rencana teknis tugas rehabilitasi Rencana Teknis 60 mnt adanya penjelasan masing-masing SKPD resmi dari semua SKPD

yang hadir 4 Merumuskan dalam bentuk kebijakan kegiatan Notulen Rapat 30 mnt tercapainya

Rehabilitasi kesepakatan rencana

keg. Rehabilitasi 5 Melaporkan hasil kebijakan Rehabilitasi T Dokumen Kebijakan 15 mnt Terwujudnya sebuah

Rehabilitasi dokumen Rehabilitasi Y

6 Memohonkan Penandatanganan dokumen kebijakan 15 mnt Adanya sebuah

Rehabilitasi Dokumen Kebijakan dokumen Rehabilitasi

T Rehabilitasi Y

7 Melakukan pengiriman Dokumen Kebijakan 1 hari Tersosialisasinya Rehabilitasi dokumen Rehabilitasi

8 Melakukan pengarsipan dokumen Dokumen Kebijakan 15 mnt Tersimpannya dokumen Rehabilitasi rekonstrusi dengan baik 9 Menyelesaikan kegiatan

Mutu Baku

Pelaksana

(34)

Nama SOP SOP Koordinasi pada saat Rehabilitasi dengan Instansi Terkait SEKSI REHABILITASI

1. Undang - Undang No.24 tahun 2007 tentang Penanggulangan Bencana 1. Memiliki penyiapan bahan perumusan kebijakan program Rehabilitasi 2. PP No. 21 tahun 2008 tentang Penyelenggaraan Penanggulangan Bencana 2. Memiliki kompetensi di Bidang Rehabilitasi

3. PP No. 22 tahun 2008 tentang Pendanaan dan Pengelolaan Bantuan Bencana 3. Memiliki kompetensi di Bidang perencanaan 4. PERKA BNPB No. 11 tahun 2008 tentang Pedoman Rehabilitasi dan

Rekonstruksi Pasca Bencana

1. RPJMD

SOP ini berkaitan erat dengan SOP Penyusunan Program rehabilitasi 3. Peraturan Kepala BNPB No. 11 tahun 2008 4. Database BPBD Provinsi NTB dan Instansi terkait

POS yang sudah diformat dimohonkan tanda tangan Kepala Pelaksana Badan lanjut diteruskan kepada Bagian Organisasi dan menjadi pedoman BPBD untuk pelaksanaannya

Pasca bencana

SOP ini disusun berdasarkan keterkaitan antara Tanggap Darurat dengan Rehabilitasi

Penyusunan POS ini dibuat untuk menjadi pedoman langkah dalam pelaksanaan Rehabilitasi

Jika POS ini tidak tersusun akan mengakibatkan terganggunya Program Rehabilitasi

SATUAN KERJA

Unit Kerja

(35)

Ketut Subrata, S.Adm NIP. 19580815 198103 1 029 Nama SOP SOP Perumusan Kebijakan Rehabilitasi

SEKSI REHABILITASI

1. RPJMD

lanjut diteruskan kepada Bagian Organisasi dan menjadi pedoman BPBD untuk pelaksanaannya SOP ini disusun berdasarkan keterkaitan antara Tanggap Darurat dengan Rehabilitasi

Jika SOP ini tidak tersusun akan mengakibatkan terganggunya Program Rehabilitasi Penyusunan SOP ini dibuat untuk menjadi pedoman langkah dalam pelaksanaan Rehabilitasi

SATUAN KERJA

Unit Kerja

Bidang Rehabilitasi dan Rekonstruksi

(36)

Prosedur Koordinasi pada saat Rehabilitasi dg Instansi Terkait BPBD Provinsi NTB

No.

Kegiatan

Keterangan

sub bid/ sekretaris/ ka lak. Badan

Kelengkapan

Waktu

Output

sub bag kabid

1 Menentukan peralihan masa tanggap darurat SOP Rehabilitasi 30 mnt Terjaminnya rasa

menjadi masa rehabilitasi nyaman korban

2 Melakukan koordinasi dengan instansi terkait SOP Semua Instansi 1 hari Terkoordinirnya keterpenuhinyanya kebutuhan standar minimum terkait Instasi pelaksana

3 Melaporkan dan menyiapkan sumbangan awal Notulen hasil rapat 15 mnt adanya laporan tertulis T koordinasi dan kesiapan pelaks.

pemberian sumbangan Y

4 Menyerahkan sumbangan awal Sumbangan yang 30 mnt terpenuhi standar akan diberikan minimal

5 Melakukan pelaporan awal hasil sumbangan dan Database sumbangan 1 hari Terpenuhi database

jumlah korban Database jumlah daerah bencana dan

korban jumlah korban 6 Membuatkan laporan resmi Database 1 hari Terlaporkannya situasi

T sebenarnya daerah

bencana Y

7 Menyerahkan sumbangan Rehabilitasi dari Database dan 3 hari Terpenuhinya

instansi terkait sumbangan sumbangan standar

minimal korban 8 Melakukan pengarsipan semua laporan dan arsip surat dan 1 hari tersimpannya database

database korban database daerah bencana dan

korban 9 Menyelesaikan Kegiatan

Mutu Baku

Pelaksana

(37)

Prosedur Perumusan Kebijakan Program Rehabilitasi BPBD Provinsi NTB

No.

Kegiatan

Keterangan

sub bid/ sekretaris/ ka lak. Badan

Kelengkapan

Waktu

Output

sub bag kabid

1 Mempersiapkan rapat koordinasi Surat Undangan 30 mnt Lancarnya pelaksanaan Daftar Hadir rapat koordinasi

2 Melakukan Rapat koordinasi antar SKPD maupun T Rencana Teknis 5 jam Terkoordinasinya stakeholder terkait tugas Rehabilitasi masing-masing SKPD rencana kegiatan

Y Rehabilitasi

3 Menyampaikan rencana teknis tugas rehabilitasi Rencana Teknis 60 mnt adanya penjelasan masing-masing SKPD resmi dari semua SKPD

yang hadir 4 Merumuskan dalam bentuk kebijakan kegiatan Notulen Rapat 30 mnt tercapainya

Rehabilitasi kesepakatan rencana

keg. Rehabilitasi 5 Melaporkan hasil kebijakan Rehabilitasi T Dokumen Kebijakan 15 mnt Terwujudnya sebuah

Rehabilitasi dokumen Rehabilitasi Y

6 Memohonkan Penandatanganan dokumen kebijakan 15 mnt Adanya sebuah

Rehabilitasi Dokumen Kebijakan dokumen Rehabilitasi

T Rehabilitasi Y

7 Melakukan pengiriman Dokumen Kebijakan 1 hari Tersosialisasinya Rehabilitasi dokumen Rehabilitasi

8 Melakukan pengarsipan dokumen Dokumen Kebijakan 15 mnt Tersimpannya dokumen Rehabilitasi rekonstrusi dengan baik 9 Menyelesaikan kegiatan

Mutu Baku

Pelaksana

(38)

Nama SOP SOP Koordinasi pada saat Rehabilitasi dengan Instansi Terkait SEKSI REHABILITASI

1. RPJMD

POS yang sudah diformat dimohonkan tanda tangan Kepala Pelaksana Badan lanjut diteruskan kepada Bagian Organisasi dan menjadi pedoman BPBD untuk pelaksanaannya

Pasca bencana

SOP ini disusun berdasarkan keterkaitan antara Tanggap Darurat dengan Rehabilitasi

Penyusunan POS ini dibuat untuk menjadi pedoman langkah dalam pelaksanaan Rehabilitasi

Jika POS ini tidak tersusun akan mengakibatkan terganggunya Program Rehabilitasi

SATUAN KERJA

Unit Kerja

(39)

Ketut Subrata, S.Adm NIP. 19580815 198103 1 029 Nama SOP SOP Perumusan Kebijakan Rehabilitasi

SEKSI REHABILITASI

1. RPJMD

lanjut diteruskan kepada Bagian Organisasi dan menjadi pedoman BPBD untuk pelaksanaannya SOP ini disusun berdasarkan keterkaitan antara Tanggap Darurat dengan Rehabilitasi

Jika SOP ini tidak tersusun akan mengakibatkan terganggunya Program Rehabilitasi Penyusunan SOP ini dibuat untuk menjadi pedoman langkah dalam pelaksanaan Rehabilitasi

SATUAN KERJA

Unit Kerja

Bidang Rehabilitasi dan Rekonstruksi

(40)

Prosedur Koordinasi pada saat Rehabilitasi dg Instansi Terkait BPBD Provinsi NTB

No.

Kegiatan

Keterangan

sub bid/ sekretaris/ ka lak. Badan

Kelengkapan

Waktu

Output

sub bag kabid

1 Menentukan peralihan masa tanggap darurat SOP Rehabilitasi 30 mnt Terjaminnya rasa

menjadi masa rehabilitasi nyaman korban

2 Melakukan koordinasi dengan instansi terkait SOP Semua Instansi 1 hari Terkoordinirnya keterpenuhinyanya kebutuhan standar minimum terkait Instasi pelaksana

3 Melaporkan dan menyiapkan sumbangan awal Notulen hasil rapat 15 mnt adanya laporan tertulis T koordinasi dan kesiapan pelaks.

pemberian sumbangan Y

4 Menyerahkan sumbangan awal Sumbangan yang 30 mnt terpenuhi standar akan diberikan minimal

5 Melakukan pelaporan awal hasil sumbangan dan Database sumbangan 1 hari Terpenuhi database

jumlah korban Database jumlah daerah bencana dan

korban jumlah korban 6 Membuatkan laporan resmi Database 1 hari Terlaporkannya situasi

T sebenarnya daerah

bencana Y

7 Menyerahkan sumbangan Rehabilitasi dari Database dan 3 hari Terpenuhinya

instansi terkait sumbangan sumbangan standar

minimal korban 8 Melakukan pengarsipan semua laporan dan arsip surat dan 1 hari tersimpannya database

database korban database daerah bencana dan

korban 9 Menyelesaikan Kegiatan

Mutu Baku

Pelaksana

(41)

N

E

G

E

R

I

,

G

A

M

A

W

A

N

(42)

PELAYANAN ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

SOP ...

Nomor SOP

PEMERINTAH KOTA MADIUN

SEKRETARIAT DAERAH

JL.Pahlawan 37 Madiun Kode Pos 63116

Telp (0351) 462756 FAX (0351)457331

Website Http://www.madiunkota.go.id

Tgl Pembuatan

Tgl Revisi

Tgl Pengesahan

Jabatan eselon III

Disahkan Oleh

Pelayanan Administrasi Surat Masuk dan Surat Keluar

Nama SOP

Kualifikasi Pelaksana

Dasar Hukum

1. Peraturan Walikota Nomor 25 Tahun 2010

Tentang ...

2. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor ...Tahun...

Tentang ...

Peralatan/Perlengkapan

Keterkaitan

1. Buku Agenda

2. Ekspedisi

3. Lembar Disposisi

Lintas Bidang

Pencatatan dan Pendataan

Peringatan

:

1. Kabag

2. kasubag

3. Staf

1. Keterlambatan informasi.

2. Pengadministrasian surat masuk dan keluar tidak tertib

yang mengakibatkan informasi tidak bisa ditindaklanjuti

tepat waktu.

(43)

Uraian Prosedur

Pelaksana

Mutu Baku

Ket

Kabag

Kasubbag

Staf

Kelengkapan

Waktu

Output

A. Administrasi Surat Masuk

1. Penerimaan surat masuk

Surat masuk

Surat diterima

2. Pencatatan surat masuk dalam buku

agenda dan pemberian lembar disposisi

Buku agenda,

lembar disposisi &

surat

Surat dicatat

dalam buku

agenda dan

dilengkapi lembar

disposisi

3 Pengecekan surat

Surat & lembar

disposisi

Lembar disposisi

yang sudah

diparaf

Sesuai

sifat

surat

4. Mendisposisikan/arahan untuk

ditindaklanjuti/didistribusikan

Surat & lembar

disposisi

Disposisi

5. Penerimaan,pencatatan disposisi pada

berkas surat masuk

Buku agenda,surat

& lembar disposisi

yang telah diisi

Disposisi

6. Tindak lanjut disposisi

Surat

&

lembar

disposisi

Surat

terdokumentasi

dan disposisi

(44)

B. Administrasi Surat Keluar

Kabag

Kasubag

Staf

1. Arahan/petunjuk

Kabag

kepada

Kassubag untuk mengonsep Surat

Surat masuk &

peraturam

perundang-undangan

Disposisi

2. Membuat Surat

Konsep surat &

peraturan

perundang-undangan

Konsep Surat

Keluar

4. Persetujuan Kasubbag dan Kepala

Bagian

Nota pengajuan

konsep

Paraf dan tanda

tangan pada nota

pengajuan

konsep

5. Penyampaian Surat ke Tata Usaha

Ekspedisi Surat

Keluar

Paraf pada

lembar ekspedisi

6. Pencatatan, pemberian lembar disposisi

untuk diajukan kepada Kepala Biro

Lembar disposisi

Tanda tangan

Kepala Biro

7. Pembubuhan nomor, stempel dan

penggandaan Surat

Stempel, Mesin Tik,

Fotocopy ,Amplop

Surat

8. Pengiriman : internal dalam kota

Ekspedisi

Paraf Tanda

Terima Surat

(45)