BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. PENGERTIAN PROSEDUR
Dalam menjalankan usahanya, suatu perusahaan tidak lepas dari berbagai macam prosedur. “Prosedur adalah suatu urutan kegiatan, yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih yang disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang”. (Mulyadi,1997)
Prosedur merupakan suatu urutan-urutan pekerjaan melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi yang terjadi.( Zaki Baridwan, 1998)
Prosedur merupakan bagian dari suatu sistem. Hal ini dapat dilihat dari pengertian sistem yang didefinisikan oleh Mulyadi (2001) ”suatu
Prosedur adalah mengindikasikan rangkaian aktivitas, tugas-tugas, langkah-langkah, keputusan-keputusan, perhitungan-perhitungan, dan proses-proses yang dijalankan melalui serangkaian pekerjaan yang menghasilkan suatu tujuan yang diinginkan, suatu produk atau sebuah akibat. Sebuah prosedur biasanya mengakibatkan sebuah perusahaan. Selain itu, prosedur juga dapat diartikan sebagai serangkaian aksi, tindakan atau operasi yang harus dijalankan atau di eksekusi dengan cara yang baku (sama) dari keadaan yang sama. (htpps://id.m.wikipedia.org/wiki/Prosedur)
Berdasarkan dari pengertian-pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa prosedur adalah urut-urutan pekerjaan yang saling berinteraksi dan disusun untuk menjamin perlakuan yang seragam terhadap transaksi yang sering terjadi.
2.2. PENGERTIAN GAJI
Dalam pengertian lain, gaji adalah suatu bentuk pembayaran periodik dari seorang majikan pada karyawannya yang dinyatakan dalam suatu kontrak kerja. Pada perusahaan atau instansi pembayaran kepada karyawan meliputi gaji, tunjangan keluarga, tunjangan transport, dan lain-lain. Namun yang terpenting bagi karyawan adalah penerimaan gaji, karena gaji adalah merupakan imbalan jasa yang dilakukan secara teratur dalam jumlah tertentu (Basuswasta,1993).
Halim (1999) menyatakan bahwa gaji merupakan pembayaran kepada tenaga kerja atau karyawan yang diasarkan pada rentang waktu seperti gaji mingguan, bulanan, dan lain sebagainya.
Gaji pada umumnya dibayarkan kepada karyawan tetap atau yang mempunyai jenjang jabatan tertentu setiap bulan (Mulyadi, 1993).
Terdapat 3 fungsi gaji, antara lain sebagai berikut :
1. Pengalokasian sumber daya manusia secara efisien
lebih mendorong para karyawan untuk bekerja lebih baik kearah pekerjaan yang produktif.
2. Penggunaan sumber daya manusia secara lebih efisien dan efektif
Dengan menunjukan gaji yang tinggi pada karyawan mengandung implikasi bahwa organisasi akan menggunakan tenaga karyawan tersebut dengan efisien dan seefektif mungkin, sebab dengan cara demikian organisasi yang bersangkutan akan memperoleh manfaat dan keuntungan yang maksimal.
3. Mendorong stabilitas dan perubahan ekonomi
Sebagai akibat alokasi dan penggunaan sumber daya manusia dalam organisasi yang bersangkutan secara efisien dan efektif maka dapat diharapkan bahwa prosedur pemberian gaji tersebut secara langsung dapat membantu stabilitas organisasi dan secara tidak langsung ikut serta dalam mendorong stabilitas dan pertumbuhan ekonomi secara keseluruhan.
Penggajian di Indonesia didasarkan pada tiga fungsi, yaitu :
3. Menyediakan insentif untuk mendorong peningkatan produktivitas kerja.
Di PT Bio Takara (Eyelashes) Purwokerto, pembayaran gaji dilakukan setiap satu bulan sekali yaitu setiap tanggal 10 dengan besar gaji diatas UMK (Upah Minimum Kabupaten) untuk bagian atau fungsi selain produksi yang membuat bulu mata besarnya gaji ditentukan oleh general manajer, sedangkan untuk karyawan dibagian produksi (pembuatan bulu mata) besarnya gaji sesuai dengan hasil produk (bulu mata) yang dihasilkan setiap bulannya.
Gaji dibedakan sesuai jabatan atau fungsi. Prosedur pemberian gaji di PT Bio Takara didasarkan pada peraturan prusahaan dan
sesuai standar UMK dengan cara pembayaran sesuai status kerja, yaitu :
1. Gaji pokok 2. Tunjangan tetap
Jamsostek
Diberikan khususnya untuk sopir. 3. Tunjangan tidak tetap
Reward
a. karyawan yang menghasilkan produksi terbanyak.
b. karyawan yang berangkat tidak pernah telat dan tidak pernah absen.
Extra Fooding
Karyawan yang membutuhkan tenaga extra (lembur)
Sistem kerja karyawan di PT Bio Takara dapat dibedakan menjadi 2 kelompok yaitu :
1. Gaji bulanan
2. Upah borongan
Upah yang dibayarkan kepada karyawan bukan atas dasar satuan waktu (hari, minggu, bulan) melainkan atas dasar satuan barang (tugas) yang harus dikerjakan.
Selain memberikan gaji pokok dan berbagai tunjangan, PT Bio Takara juga memberikan jaminan kesejahteraan kerja kepada karyawan. Hal ini merupakan bentuk perhatian perusahaan agar didalam bekerja, karyawan akan mendapat perlindungan yang penuh dalam keselamatan kerja, kesejahteraan, dan keamanan lingkungan. Jaminan kesejahteraan di PT Bio Takara berupa :
a. Jamsostek
Program jaminan kecelakaan kerja, jaminan hari tua, dan jaminan kematian.
b. Tunjangan sosial
2.3. DOKUMEN YANG DIGUNAKAN DALAM PROSEDUR
PEMBAYARAN GAJI
Dalam Sistem Akuntansi (Mulyadi 1996), ada beberapa dokumen yang dapat digunakan dalam hubungannya dengan sistem akuntansi penggajian, yaitu :
1. Dokumen pendukung perubahan gaji
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti misal surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif, penurunan pangkat, dan lain sebagainya.
2. Kartu jam hadir
3. Kartu jam kerja
Untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja.
4. Daftar gaji
Dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.
5. Rekap daftar gaji
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen yang dibuat berdasrkan daftar gaji. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji.
6. Surat pernyataan gaji
7. Amplop gaji
Amplop ini digunakan pada saat pembayaran gaji kepada karyawan sehingga keamanan uang yang ada didalam amplop atas gaji yang diterima karyawan dapat terjaga. Dihalaman muka amplop ditempel slip gaji yang telah dibuat berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
8. Bukti kas keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji.
Menurut PT Bio Takara (Eyelashes) dokumen yang digunakan dalam hubungannya dengan sistem akuntansi penggajian, yaitu meliputi :
1. Dokumen pendukung perubahan gaji
dan kualitas kinerja. Dokumen ini digunakan sebagai salah satu dasar penentuan jumlah gaji. Bagi karyawan yang tidak mengalami perubahan pangkat, penentuan besarnya gaji didasarkan pada daftar gaji bulan lalu.
2. SPL (Surat Pengajuan Lembur)
SPL dikeluarkan atau dibuat oleh fungsi HRD. Berisikan pengajuan tambahan jam kerja dari jam kerja normal untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang harus segera diselesaikan.
3. Daftar absensi karyawan
Daftar ini dikeluarkan atau dibuat oleh fungsi HRD. Daftar ini disajikan dengan dua cara yaitu menggunakan mesin pencatat waktu dan pengabsenan secara manual. Daftar absen akan dipakai untuk melakukan perhitungan terhadap gaji sehingga ketelitian data tentang kehadiran karyawan menjadi penting.
4. Laporan hasil produksi
karyawan. Laporan ini akan direkap setiap bulan. Laporan hasil kerja akan dipakai untuk melakukan perhitungan terhadap gaji.
5. Daftar gaji
Daftar ini dibuat atau dikeluarkan oleh fungsi payroll (penggajian). Menunjukan perhitungan gaji masing-masing karyawan selama periode tertentu.
6. Slip gaji
Slip ini dibuat atau dikeluarkan oleh fungsi payroll (penggajian). Slip ini akan ditempelkan dihalaman amplop gaji yang berisikan nama karyawan, nomor identifikasi karyawan, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
7. Amplop gaji
8. Data receh gaji
Data yang digunakan untuk mencatat gaji yang dibayarkan secara langsung.
2.4. CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN DALAM
PEMBAYARAN GAJI
Akuntansi mempunyai fungsi dan peranan bersifat keuangan yang sangat penting dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya.
Mulyadi (2001:382) menyatakan catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah, antara lain sebagai berikut :
1. Jurnal Umum
Digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja kedalam setiap departemen dalam perusahaan.
2. Kartu Harga Pokok Produk
Digunakan untuk mencatat gaji karyawan langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
3. Kartu Biaya
perusahaan sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.
4. Kartu Penghasilan Karyawan
Digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawan. Kartu penghasilan karyawan digunakan sebagai tanda terima gaji karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan, sehingga rahasia penghasilan karyawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang lain.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam proses pembayaran gaji pada PT Bio Takara (Eyelashes) Purwokerto adalah jurnal umum dimana biaya gaji terdapat didalamnya. Berikut jurnal yang ada didalam jurnal umum :
Contoh pencatatan gaji untuk bulan Januari pada saat pengakuan
biaya gaji untuk bulan Februari
Biaya gaji Rp. xxxxx
Contoh pencatatan gaji untuk bulan Februari pada saat pembayaran
Hutang gaji Rp. xxxx
Biaya gaji Rp. xxxx
Contoh pencatatan gaji apabila dibayarkan langsung.
Biaya gaji Rp. xxxx
Kas Rp. Xxxx
2.5. PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI
Menurut Mulyadi, 1993:386 Prosedur akuntansi penggajian melibatkan fungsi kepegwaian, pencatatan waktu, bagian keuangan, fungsi pembuatan daftar gaji, dan bagian akuntansi antara lain sebagai berikut :
1. Fungsi kepegawaian
mutasi karyawan, penghentian karyawan, pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta perhitungan gaji karyawan.
2. Fungsi pencatatan waktu
Bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan.
3. Fungsi keuangan
Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran gaji serta tunjangan karyawan.
4. Fungsi pembuatan daftar gaji
5. Fungsi akuntansi
Bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok penjualan serta penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja.
2.6. SISTEM PENGENDALIAN INTERN
Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2000). Menurut Widjajanto (2001:1) menyatakan “Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian
yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahap yaitu input, proses, dan output.”
Sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang disusun dalam rangkaian secara menyeluruh untuk melaksanakan berbagai kegiatan atau fungsi pokok dalam suatu badan usaha (Maroom, 2002).
dengan pngan pertanggungjawaban aktiva dan keandalan laporan keuangan. Pengendalian intern meliputi struktur organisasi, dan semua cara serta alat-alat yang dikoordinasikan didalam perusahaan yang bertujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi dalam operasi, dan membantu kebijakan manajemen yang telah diterapkan lebih dahulu.
