1 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Dewasa ini banyak perusahaan berlomba–lomba menyelenggarakan sebuah event yang baik. Event–event yang diselenggarakan tersebut sangat beragam, mulai dari launching product, company gathering, anniversary,
exhibitions, seminar, promosi, talkshow dan sebagainya. Perusahaan–perusahaan
tersebut mencoba membuat konsep yang berbeda dengan yang lain untuk membuat event mereka lebih berkesan dan berbeda dari yang lain. Karena event yang diselenggarakan tentunya memiliki dampak, baik dampak positif maupun dampak negatif. Dampak yang timbul dari event akan berpengaruh terhadap lingkungan disekitar tempat event diselenggarakan atau kepada stakeholder yang terlibat dalam penyelenggaraan event.
Setiap dampak positif yang muncul dari event harus dapat dikelola dengan baik dan dikembangkan secara maksimal, sementara dampak negatif harus ditekan seminimal mungkin atau bahkan dihilangkan dalam event. Untuk itu sangat perlu untuk membuat konsep perencanaan event yang baik dan matang. Tujuan dari pembuatan konsep dan penyelenggaraan yang baik tidak lain adalah membuat
event tersebut menjadi lebih unik, menarik dan menjadi sebuah event yang sukses.
Kesuksesan dalam menyelenggarakan sebuah event akan mempunyai pengaruh yang besar terhadap perusahaan atau organisasi. Event-event ini banyak dimanfaatkan oleh perusahaan atau organisasi sebagai ajang untuk promosi,
memperluas koneksi serta tujuan-tujuan lainnya. Baik dari perusahaan secara mandiri, organisasi, asosiasi, profit maupun non-profit.
Dalam arti sempit event diartikan sebagai pameran, pertunjukan atau festival, dengan syarat ada penyelenggara, peserta dan pengunjung. Dalam arti luas, event diartikan sebagai suatu kurun waktu kegiatan yang dilakukan oleh sebuah organisasi dengan mendatangkan orang orang ke suatu tempat agar mereka memperoleh informasi atau pengalaman penting serta tujuan lain yang diharapkan penyelenggara.1
Event atau lebih dikenal sebagai special event didefinisikan sebagai
fenomena yang muncul dari kejadian-kejadian yang sifatnya non rutin, yang di dalamnya ada unsur hiburan, budaya, personal (khusus) atau tujuan perusahaan yang merupakan bagian dari aktifitas normal/kehidupan sehari-hari, yang tujuannya adalah mencerahkan, merayakan, menghibur atau memberikan pengalaman sekelompok orang.2
Dibalik dari kesuksesan sebuah event tersebut tidak terlepas dari adanya sebuah manajemen yang baik. Menyelenggarakan sebuah event bukannya pekerjaan mudah. Keberhasilan sebuah event tentu ditunjang oleh alat ukur yang sudah disiapkan. Agar semua tujuan berhasil dicapai, banyak faktor yang mempengaruhi. Kualitas manajamen adalah hal yang utama dalam hal ini. 3 Mulai dari konsep acara, perencanaan, pelaksanaan hingga evaluasi kegiatan harus dipikirkan dengan matang. Manajemen dalam hal strategi mempunyai peran
1
John E. Kennedy. Manajemen Even. Jakarta: PT. Bhuana Ilmu Populer. 2009. hal. 3 2
Anton Shone and Bryn Parry. Successful Event Management. London: Thomson Learning.2004. hal.8
3
untuk membantu perusahaan menyesuaikan diri dari perubahan lingkungan usaha. Perubahan lingkungan tentu mempengaruhi prestasi sebuah perusahaan dalam meraih keuntungan atau konstribusi kepada pihak-pihak yang terkait. Kegagalan event bisa terjadi apabila tidak terkoordinasi dengan akurat, rekruitmen yang tidak maksimal, dan prioritas waktu yang tidak konsisten. Semua itu adalah tindakan manajemen.4
Manajemen sendiri dapat dirumuskan sebagai suatu proses dari kelompok orang-orang yang secara koordinatif, memimpin kegiatan-kegiatan tertentu untuk mencapai tujuan-tujuan bersama. Umumnya aktivitas manajemen pada setiap lembaga atau oganisasi berkaitan dengan usaha mengembangkan potensi dan memimpin suatu tim atau sekelompok orang dalam satu kesatuan, dengan memanfaatkan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan tertentu dalam organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.5
Manajemen event adalah bagian ilmu yang menciptakan dan mengembangkan sebuah kegiatan untuk mengumpulkan orang – orang disuatu tempat, melakukan serangkaian aktivitas yang teratur untuk memperoleh suatu informasi atau menyaksikan suatu kejadian. Manajemen event adalah suatu kejadian-kejadian yang terjadi pada saat tertentu yang digunakan untuk mengatur, membimbing, dan memimpin semua orang yang menjadi bawahannya agar usaha yang sedang dikerjakan dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya pada suatu badan organisasi tertentu.6
4
Kennedy, op.cit., hal.7 5
Sukarna. Dasar-Dasar Manajemen. Bandung: Mandar Maju. 2011.hal. 75 6
Pengaruh dari kesuksesan penyelenggaraan sebuah event akan berdampak kepada citra dari perusahaan atau organisasi. Sedangkan kesuksesan sebuah event dipengaruhi oleh tahapan manjemennya. Apakah tahapan atau proses manajemen untuk sebuah event sudah terlaksana atau belum. Event adalah salah satu bentuk aktivitas Public Relations(PR) yang berarti event juga merupakan alat bagi Public
Relations untuk menyampaikan pesan kepada khalayak. Pesan tersebut akan
selalu berorientasi pada pencitraan atau reputasi dari sebuah perusahaan ataupun organisasi. Untuk itu PR menjalankan fungsi manajemen untuk menjalankan sebuah event agar berjalan sesuai yang diharapkan, yaitu berorientasi pada citra perusahaan atau organisasi.
Public Relations serta kaitannya dengan kemajuan perusahaan lewat
event-event yang berlangsung, karena seorang Public Relations haruslah mengetahui
dan memahami secara mendalam tentang bagaimana ia berkomunikasi dengan khalayaknya, menggunakan cara berkomunikasi yang baik sesuai dengan situasi dan kondisi yang berlangsung pada saat itu, menggunakan dan menyusun serta merencanakan proses komunikasi yang baik, menciptakan atau membangun reputasi dan citra perusahaan, mengatasi masalah-masalah yang terjadi di dalam perusahaan yang menyangkut pihak internal dan eksternal.
Berdasarkan peran Public Relations dalam “Effective PR” yakni teknisi komunikasi, penentu ahli, fasilitator komunikasi atau fasilitator pemecahan masalah. Berdasarkan peran tersebut, maka ruang lingkup dalam tugas PR dalam organisasi meliputi programming, relationship, writing, editing, information,
satu diantaranya.7 Dalam pelaksanaan pekerjaannya, PR akan menggunakan konsep-konsep manajemen untuk mempermudah pelaksaaan tugas-tugasnya. Bahwa proses pekerjaan humas mulai dari tahapan perencanaan hingga evaluasi sepenuhnya mengacu pada pendekatan teori fungsi manajemen.
Dalam hal ini fungsi seorang Public Relations dalam mengelola event sangat dibutuhkan, karena perusahaan atau organisasi memanfaatkan event sebagai sarana mengkomunikasikan pesan perusahaan. Pesan perusahaan dengan mengadakan event sangat beragam, mulai dari menaikan penjualan, membuat inovasi produk hingga mempertahankan atau memperbaiki citra perusahaan.
Seorang PR tidak hanya dituntut untuk menjaga hubungan baik dengan khalayak atau media. Tapi kegiatan PR saat ini sudah luas cakupannya baik dari segi manajemen, pemasaran, periklanan, promosi, propoganda dan publisitas. Seorang PR dituntut untuk mampu merencanakan serta menjalankan program-program yang mampu menumbuhkan suatu kepercayaan, kepuasan atau pun minat beli suatu produk atau jasa dari perusahaan yang kemudian akan membentuk suatu citra.
Keinginan sebuah organisasi untuk mempunyai citra yang baik kepada publik sasaran berawal dari sebuah pengertian yang tepat mengenai citra sebagai salah upaya yang perlu dilaksanakan. Dalam upaya tersebut banyak cara untuk mendapatkan hasil yang diinginkan salah satunya dengan melaksanakan sebuah event.
7
Scott M. Cutlip, Allen H. Center, Glen M. Broom. Effective PR (Merancang & Melaksanakan Kegiatan Kehumasan Dengan Sukses) Prentice Hall. Jakarta: Kelompok Gramedia. hal .32
Umumnya kesuksesan pelaksanaan suatu event pada setiap lembaga atau organisasi berkaitan dengan usaha mengembangkan potensial dan memimpin suatu tim dan kelompok orang dalam satu kesatuan, dengan memanfaatkan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan tertentu dalam organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.
Dari penjabaran–penjabaran diatas dapat diperoleh suatu kesimpulan bahwa menyelenggarakan suatu event merupakan suatu bagian yang bertujuan memperoleh good will, kepercayaan, saling pengertian dan citra yang baik dimata publik. Perusahaan atau organisasi perlu memiliki cara untuk memperoleh itu semua. Pada hal ini Jakarta Scout Check melakukan penyelenggaraan event untuk mempertahankan citra positifnya.
Organisasi bernama Jakarta Scout Check (JSC) didirikan sekitar tahun 1969. Selama bertahun-tahun JSC telah berubah menjadi salah satu organisasi yang handal dan terpercaya dalam industri minyak dan gas di Indonesia. Jakarta
Scout Check sendiri merupakan organisasi formal untuk pertukaran informasi
tertentu yang berkaitan dengan kegiatan industri minyak dan gas di Indonesia. Kegiatan rutin JSC adalah rapat bulanan dengan para anggota, dalam rapat ini para anggota berbagi informasi seputar minyak dan gas serta aktivitas eksplorasi yang ada dalam perusahaan mereka. Kegiatan rutin lainnya yaitu rapat dengan para pengurus, pengawas serta para pembina mengenai program kerja serta laporan semua kegiatan dan acara yang akan, sedang ataupun yang telah dijalankan.
Saat ini JSC telah menjadi salah satu organisasi yang banyak diikuti perusahaan–perusahaan minyak dan gas terkemuka di Jakarta sehingga memiliki reputasi dan citra yang baik dipublik internal dan eksternal perusahaan. Hal tersebut dapat dilihat dari pentingnya data yang miliki JSC karena bersumber langsung dari tangan pertama. Data tersebut didapatkan langsung dari anggota JSC. Citra JSC yang baik juga dapat dilihat dari perusahaan mana saja yang tergabung dalam di Jakarta Scout Check forum ini. Perusahaan besar seperti Pertamina, TOTAL E&P dan Star Energy tergabung dalam organisasi ini. Dari tahun ke tahun member JSC pun bertambah, hingga saat ini berjumlah 59 member.
Hal ini memperlihatkan bahwa citra JSC dikalangan dunia migas sudah terbentuk dengan baik. Perusahaan – perusahaan besar dan ternama tergabung menjadi anggota dan selalu hadir di setiap pertemuan JSC. JSC juga aktif menyelenggarakan talkshow, ataupun pertemuan- pertemuan dengan para anggotanya. Para anggota pun aktif dalam milis dan selalu hadir meramaikan
event-event Jakarta Scout Check. Hubungan dengan para pemangku kepentingan
seperti BPMIGAS dan Ditjen Migas juga terjalin dengan baik. Bisa dilihat dari antusias mereka apabila hadir dan menjadi nasasumber apabila melaksanakan kegiatan bersama Jakarta Scout Check.
Pada kali ini JSC menyelenggarakan event “Farmout Forum Indonesia
2012”. Event ini baru diadakan pertama kali di Indonesia. Event yang
diselenggarakan oleh JSC memberikan peluang kepada para perusahaan migas untuk mempromosikan blok–blok mereka kepada perusahaan lain dan
memberikan kesempatan bagi perusahaan tersebut untuk berbisnis. Pada sisi lain acara ini memberikan kesempatan bagi perusahaan–perusahaan migas untuk mendapatkan jaringan komunikasi dan bisnis.
Dalam acara “Farmout Forum Indonesia 2012” ini JSC juga mempromosikan kegiatan JSC dan program kegiatan JSC, serta keuntungan – keuntungan apa saja yang didapatkan apabila bergabung dengan Jakarta Scout
Check. Selain bermanfaat bagi para anggota dan visitor yang hadir, tentunya
event ini adalah salah satu upaya mempertahankan citra positif Jakarta Scout
Check di mata publik internal dan eksternal. Jika event ini berjalan lancar dan
berhasil mencapai tujuannya, JSC akan dianggap organisasi yang mempunyai manfaat yang baik. Manfaat yang dirasakan oleh publik akan dirasakan juga manfaatnya oleh internal Jakarta Scout Check. Event Farmout Forum Indonesia pada bulan September 2012 ini adalah event yang pertama kali diselenggarakan di Indonesia di kalangan dunia migas. Acara serupa sering diadakan di Singapura. Maka dari itu panitia mempunyai ide melaksanakan acara Farmout Forum di Indonesia. Event perdana ini diadakan di Bali dengan alasan karena Bali adalah sebuah daerah pariwisata yang menarik dan tentunya hal ini menjadi daya tarik pengunjung yang berminat hadir. Selain lokasi, alasan lain adalah banyak blok - blok yang potensial untuk diinfokan kepada visitor dan yang pasti kepada calon
investor yang hadir.
Farmout ForumIndonesia 2012 yang baru pertama digelar di Indonesia ini, boleh dibilang sukses. Kurang lebih 167 peserta yang terdiri dari perwakilan Direktorat Jenderal Migas, BPMIGAS, PT. Patra Nusa Data, Pusat Data dan
Informasi (Pusdatin) Kementerian ESDM, beberapa perusahaan minyak dan gas bumi, perusahaan survei, serta perusahaan jasa konsultan, hadir dalam acara itu. Termasuk perwakilan investor dan stakeholder sektor migas dari Malaysia, Australia, Jepang, Singapura, dan Italia.
Acara ini bekerja sama dengan banyak pihak, seperti Petrochina, Star Energy, Total E&P, serta pemangku kepentingan dipemerintah. Service company
pun ikut meramaikan acara ini. Semua turut hadir dan membantu pelaksanaan
event Farmout Forum Indonesia 2012. Semua perusahaan ini mau bekerja sama, tentunya karena sudah terjalin komunikasi dan kepercayaan yang baik dengan Jakarta Scout Check.
Alasan penulis memfokuskan dimanajemen event dan mengapa harus
“Farmout Forum Indonesia 2012” dibandingkan event Jakarta Scout Check yang
lain ialah karena event ini merupakan program besar yang pertama kali dilakukan oleh Jakarta Scout Check dan pertama kali di Indonesia. Tentunya program ini akan mempengaruhi citra Jakarta Scout Check kedepannya. Citra tersebut dipengaruhi oleh manajemen yang dilakukan oleh Jakarta Scout Check. Banyak unsur yang dapat diteliti dalam event ini yang diharapkan dapat mempertahankan citra positif yang telah ada sekarang ini. Unsur berupa tahapan-tahapan manajemen dalam menyelenggarakan sebuah event. Tahapan tersebut mulai dari persiapan event, meliputi pembuatan konsep, pengaturan waktu, pembuatan desain acara hingga evaluasi yang dilakukan oleh panitia Jakarta Scout Check dalam menyelenggarakan event ini. Penelitian Event Farmout Forum Indonesia 2012 dijalankan dengan berdasarkan tahapan proses fungsi manajemen, seperti fungsi
manajemen yang dikemukakan oleh GR Terry yaitu Planning, Organizing,
Actuating dan Controlling. Tahapan manajemen ini adalalah cara pencapaian
tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu dengan menggunakan kegiatan orang lain yang terdiri dari tindakan-tindakan POAC tersebut. Tujuan tahapan manajemen ini untuk mencapai keteraturan, kelancaran dan kesinambungan usaha untuk mencapai tujuan. Tentunya hasil akhir tujuan tersebut diharapkan mempertahankan citra positif untuk Jakarta Scout Check.
Untuk itu peneliti ingin mengkaji Manajemen Event Farmout Forum Indonesia 2012 dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan citra positif Jakarta Scout Check, sebagai salah satu organisasi yang terpercaya dikalangan dunia migas
1.2 Fokus Penelitian
Dalam penelitian ini fokus penelitian adalah tahapan manajemen event
“Farmout Forum Indonesia 2012” mengacu kepada teori George R. Terry . Jadi
fokus penelitiannya sebagai berikut:
1. Planning sebagai dasar pemikiran dari tujuan dan penyusunan event
Farmout Forum Indonesia 2012, langkah-langkah yang akan dipakai untuk
mencapai tujuan event. Merencanakan berarti mempersiapkan segala kebutuhan, memperhitungkan matang-matang apa saja yang menjadi kendala, dan merumuskan bentuk pelaksanaan kegiatan yang bermaksuud untuk mencapai tujuan dari event Farmout Forum Indonesia 2012.
2. Organizing sebagai cara untuk mengumpulkan orang-orang dan menempatkan mereka menurut kemampuan dan keahliannya dalam pekerjaan yang sudah direncanakan untuk event Farmout Forum Indonesia 2012.
3. Actuating sebagai cara untuk menggerakan organisasi agar berjalan sesuai
dengan pembagian kerja masing-masing serta menggerakan seluruh sumber daya yang ada dalam organisasi agar pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan bisa berjalan sesuai rencana dan bisa mencapai tujuan event
Farmout Forum Indonesia 2012.
4. Controlling sebagai cara untuk mengawasi apakah gerakan dari organisasi
ini sudah sesuai dengan rencana atau belum. Serta mengawasi penggunaan sumber daya dalam organisasi agar bisa terpakai secara efektif dan efisien tanpa ada yang melenceng dari rencana event Farmout Forum Indonesia 2012.
Dari uraian diatas, maka peneliti mencoba mengidentifikasi permasalahan yaitu “Bagaimana Manajemen Event Farmout Forum Indonesia 2012 dalam Mempertahankan Citra Postitif Jakarta Scout Check?”.
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan dilakukan penelitian ini berdasarkan perumusan masalah adalah untuk mengetahui Manajemen Event Farmout Forum Indonesia 2012 dalam mempertahankan Citra Positif Jakarta Scout Check.
1.4 Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut : 1. Manfaat Akademis
Penelitian ini diharapkan mampu memberikan bahan bacaan atau referensi bagi pembaca sebagai salah satu sarana untuk memperoleh kajian tentang Manajemen Event Farmout ForumIndonesia 2012 dalam mempertahankan Citra Positif Jakarta Scout Check.
2. Manfaat Praktis
Penelitian ini diharapkan mampu memberikan informasi yang berguna dan dasar sumbangan pemikiran bagi perusahaan mengenai Manajemen Event
Farmout Forum Indonesia 2012 dalam mempertahankan Citra Positif
Jakarta Scout Check. 3. Manfaat Sosial
Penelitian ini diharapkan mampu memberikan manfaat kepada masyarakat mengenai bagaimana langkah – langkah untuk menyelenggarakan sebuah
event seperti yang peneliti tuangkan dalam penelitian “Manajemen Event
Farmout Forum Indonesia 2012 dalam mempertahankan Citra Positif
