Panduan Operasional Proses Review Seminar Nasional Official Statistics 2022
Politeknik Statistika STIS
1
Daftar Isi
1. Informasi Umum ... 2
2. Alur Kerja... 3
2.1. Alur Submission ... 3
2.2. Alur Review... 3
2.3. Alur Revisi... 4
3. Panduan Koordinator Editor... 5
3.1. Tugas Utama Koordinator Editor ... 5
3.2. Panduan Operasional untuk Koordinator Editor... 5
4. Pedoman Editor ... 9
4.1 Tugas Utama Editor ... 9
4.2 Panduan Operasional untuk Editor ... 9
5. Panduan Asisten Editor ... 15
5.1. Tugas Utama Asisten Editor ... 15
5.2. Panduan Operasional untuk Asisten Editor ... 15
6. Panduan Reviewer ... 22
6.1. Tugas Utama Reviewer ... 22
6.2. Panduan Operasional Proses Review ... 22
7. Panduan Proses Review ... 28
7.1. Kriteria Best Artikel ... 28
7.2. Kriteria Best Presenter ... 29
2
1. Informasi Umum
Dalam setiap seminar yang mengadakan call for paper akan selalu terdapat proses untuk penerimaan naskah. Pada Seminar Nasional Official Statistik 2022 kali ini, juga akan diadakan call for paper sebagai bagian dari seminar yang dilaksanakan. Dalam panduan ini, kami akan membahas alur dan pedoman pengoperasian sistem call for paper di Semnas Offstat 2022.
Sistem akan menggunakan Open Journal System dan Google Sheets sehingga membutuhkan browser dan koneksi internet. Open Journal System digunakan dalam proses penerimaan paper dan artikel, sedangkan Google Sheets akan digunakan untuk membantu proses monitoring.
Sistem penerimaan kertas dapat diakses di https://prosiding.stis.ac.id
3
2. Alur Kerja
2.1. Alur Submission
2.2. Alur Review
4
2.3. Alur Revisi
5
3. Panduan Koordinator Editor
3.1. Tugas Utama Koordinator Editor
Tugas utama koordinator editor adalah melakukan penilaian awal apakah artikel yang dikirimkan memenuhi persyaratan sebelum diikutsertakan dalam proses review. Jika artikel yang diajukan dianggap tidak memenuhi persyaratan, artikel tersebut dapat langsung ditolak. Di sisi lain, jika artikel memenuhi persyaratan awal, koordinator editor harus mengalokasikan editor dan asisten editor yang nantinya akan bertugas mengelola artikel dalam proses review.
3.2. Panduan Operasional untuk Koordinator Editor
1. Login
Buka website prosiding di https://prosiding.stis.ac.id dan akan muncul halaman seperti gambar di bawah ini. Masukkan username dan password kemudian klik Login.
2. Periksa Artikel di Unnasigned
Artikel yang dimasukkan awalnya akan berada di tab Unassigned. Pilih artikel yang masih dalam status submission dan klik pada baris artikel.
6
Halaman akan berubah menjadi detail artikel yang dipilih seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini.
3. Alokasikan editor dan asisten editor untuk artikel
Pada halaman detail artikel klik tombol Assign untuk menetapkan editor dan asisten editor.
7
Menu pop up akan muncul menampilkan editor dan asisten editor. pilih editor atau asisten editor yang akan dialokasikan. Sebelum mengklik OK, Anda dapat mengedit email yang akan dikirim ke editor dan asisten editor seperti gambar di bawah ini.
8
4. Periksa kembali apakah editor dan asisten editor telah dialokasikan
Tampilan halaman yang telah dialokasikan editor dan asisten editor akan terlihat seperti gambar di bawah ini
5. Masukkan alokasi ke google sheet
6. Cek secara berkala status review dari reviewer yang sudah ditentukan di google sheet.
9
4. Pedoman Editor
4.1 Tugas Utama Editor
Tugas utama editor adalah mengalokasikan reviewer untuk artikel yang telah dikirimkan. Selain mengalokasikan reviewer, editor juga bertanggung jawab atas proses review yang ada. Jika reviewer lambat atau tidak ada kejelasan dalam proses revisi artikel, editor harus memperingatkan/mengingatkan reviewer/penulis. Editor juga menentukan apakah artikel tersebut layak untuk diikutsertakan dalam seminar nanti berdasarkan nilai reviewer yang ada.
4.2 Panduan Operasional untuk Editor
1. Login
Buka website prosiding di https://proceedings.stis.ac.id dan akan muncul halaman seperti gambar di bawah ini. Masukkan username dan password kemudian klik Login.
2. Periksa Artikel di My Queue
Artikel yang dialokasikan akan muncul di tab My Queue. Pilih artikel yang sudah dalam status review dan klik pada baris artikel tersebut. Buka artikel yang berstatus Review (cek di google sheet id yang belum ditentukan oleh reviewer)
10
Halaman akan berubah menjadi rincian artikel yang dipilih seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini.
3. Tentukan reviewer
Untuk mengalokasikan reviewer kita dapat mengeklik tombol Add Reviewer pada menu Reviewer.
11
Menu pop up akan muncul menampilkan daftar reviewer. Pilih reviewer yang akan dialokasikan yang sesuai dengan artikel.
Pada menu selanjutnya, Anda dapat mengedit email yang akan dikirimkan ke reviewer.
Tentukan tanggal jatuh tempo respons (2 hari kalender) dan tinjau tanggal jatuh tempo review (7 hari kalender). Klik file yang akan direview dan pastikan file yang diperiksa adalah artikel yang sudah double-blind dan turnitin. Pastikan file yang dipilih memiliki nama file Articles IdPaper-DoubleBlind (contoh 15-DoubleBlind) dan Turnitin IdPaper-Turnitin (contoh 15- Turnitin). Untuk Review Type pilih Double Blind dan untuk Review Form pilih Review Form Semnas 2022.
12
Anda harus melakukannya lagi untuk mengalokasikan untuk resensi berikutnya.
4. Periksa kembali apakah reviewer telah dialokasikan
Jika reviewer telah dialokasikan, nama reviewer akan ditampilkan di Menu Reviewer seperti gambar di bawah ini.
5. Cek kondisi reviewer
Apabila setelah tanggal jatuh tempo respons (2 hari kalender), Reviewer menyatakan dua kondisi seperti berikut :
a. menyatakan tidak bersedia melakukan proses review, atau
b. menyatakan bersedia melakukan proses review tetapi sampai akhir jatuh tempo proses review (7 hari kalender), reviewer tidak mengirimkan hasil review, atau
13
c. apabila reviewer menyatakan setuju dan telah mengirim hasil review tetapi dalam artikel yang sama, hanya satu reviewer yang merespon
maka segera cari reviewer lain seperti yang tertera pada poin 3.
Apabila keputusan penerimaan artikel oleh reviewer bernilai imbang maka cari reviewer tambahan untuk memutuskan penerimaan artikel. Namun, jika tidak memungkinkan maka keputusan penerimaan artikel diserahkan kepada editor.
6. Keputusan penerimaan artikel
Apabila keputusan penerimaan artikel oleh minimal dua reviewer adalah diterima maka asisten editor akan mengirimkan Letter of Acceptance (LoA) pada author.
Apabila keputusan penerimaan artikel oleh minimal dua reviewer adalah ditolak maka klik Decline Submission
14
Apabila keputusan penerimaan artikel oleh minimal dua reviewer adalah diterima dengan revisi maka klik Request Revision
7. Perbarui data di Google Sheet
15
5. Panduan Asisten Editor
5.1. Tugas Utama Asisten Editor
Tugas utama asisten editor adalah memeriksa skor Turnitin dari artikel yang dikirimkan. Nilai ini nantinya akan membantu editor dalam menentukan apakah artikel yang dikirimkan perlu direvisi atau bahkan dapat ditolak jika tidak memenuhi persyaratan. Selain itu, tugas asisten editor adalah memastikan bahwa file yang ada memenuhi kriteria blind review.
5.2. Panduan Operasional untuk Asisten Editor
1. Login
Buka website prosiding di https://proceedings.stis.ac.id dan akan muncul halaman seperti gambar di bawah ini. Masukan username dan password kemudian klik Login.
2. Periksa Artikel di My Queue
artikel yang dialokasikan untuk pekerjaan akan muncul di tab My Queue. Pilih artikel yang masih dalam status submission dan klik pada baris artikel tersebut.
16
Halaman akan berubah menjadi rincian artikel yang dipilih seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini.
3. Periksa Double Blind
Download artikel yang ada, pastikan sudah double blind. Jika tidak double blind, hapus tulisan penulis dan upload ulang di menu Submission Files > Upload File. Pastikan file yang diupload berjudul IdPaper-DoubleBlind (contoh 8-DoubleBlind).
17 4. Unggah file Turnitin
Tambahkan hasil pengecekan turnitin dengan format IdPaper-Turnitin (contoh 8-Turnitin) pada menu submission file.
18
Setelah mengupload file Turnitin, daftar file akan ditampilkan seperti gambar di bawah ini.
5. Jika hasil turnitin lebih dari 40%, tolak artikel Untuk menolak artikel, klik tombol Decline Submission
19
Pada menu selanjutnya, Anda dapat mengedit email yang akan dikirimkan ke author.
6. Jika artikel lolos turnitin, pindahkan status ke review
Untuk memindahkan status ke review, klik tombol Send to Review dan pastikan file artikel double-blind dan hasil turnitin dicentang ketika muncul menu pop up seperti gambar di bawah ini.
20
7. Periksa kembali apakah status sudah dipindahkan ke review
Halaman akan ditampilkan seperti di bawah ini jika status telah diubah menjadi review. Periksa juga apakah file yang telah dikirim ke review benar (artikel double blind dan turnitin).
8. Perbarui status ke google sheet
9. Tunggu editor untuk menentukan reviewnya
10. Secara berkala update status review dari reviewer yang sudah ditentukan di google sheet.
11. Jika ada yang melebihi, maka kirimkan reminder pada menu Reviewer (dilakukan maksimal dua kali)
12. Jika tidak ada jawaban dua kali, maka konsultasikan dengan Pengelola Naskah Dosen
13. Jika sudah ada respon, update hasil review ke google sheet.
21 14. Tindak lanjut penerimaan artikel
Tindak lanjut asisten editor apabila
a. keputusan penerimaan artikel oleh minimal dua reviewer adalah diterima, atau
b. keputusan penerimaan artikel oleh minimal dua reviewer adalah diterima dengan revisi (dengan syarat form revisi dari author sudah lengkap)
maka klik Accept Submission kemudian kirim Letter of Acceptance melalui email yang akan dikirimkan ke author.
22
6. Panduan Reviewer
6.1. Tugas Utama Reviewer
Tugas utama reviewer adalah untuk mengevaluasi kelayakan artikel. Jika artikel yang diajukan dianggap tidak memenuhi persyaratan, artikel tersebut dapat ditolak. Jika memungkinkan, reviewer juga berhak untuk memberikan saran perbaikan atas kekurangan/kelemahan artikel. Di sisi lain, jika artikel memenuhi persyaratan, maka reviewer dapat merekomendasikan artikel untuk dapat dipublikasikan.
6.2. Panduan Operasional Proses Review
1. Login
Buka website prosiding di https://proceedings.stis.ac.id dan akan muncul halaman seperti gambar di bawah ini. Masukkan username dan password kemudian klik Login.
Setelah tombol login diklik, sistem menampilkan dashboard
2. Melihat tawaran review
Proses melihat tawaran review hanya dapat dilakukan oleh reviewer dengan mengakses dashboard pengajuan. Tawaran review manuskrip akan muncul pada antrian manuskrip aktif.
Reviewer internal dapat meninjau informasi dasar manuskrip tersebut dengan mengklik pada status manuskrip
23
Berikut adalah tampilan informasi dasar manuskrip yang ditawarkan kepada reviewer
3. Merespon tawaran review
Untuk menindaklanjuti tawaran review, reviewer harus merespon tawaran tersebut. Reviewer dapat menolak dan menerima tawaran tersebut.
Klik status manuskrip untuk melanjutkan proses. Berikut adalah tampilan dasar informasi manuskrip.
24
Reviewer dapat membaca detail manuskrip, melihat informasi deadline, merespon, menambahkan informasi ketertarikan disiplin ilmu, dan menentukan keputusan tawaran review terkait.
Reviewer dapat menolak tawaran dengan klik Decline Review Request dan muncul kotak dialog berikut.
Apabila reviewer mengklik Decline Review Request maka proses review berhenti. Jika reviewer menolak tawaran review maka naskah tidak dapat diunduh oleh reviewer. Akan tetapi, jika reviewer menerima tawaran tersebut prosesreview akan dilakukan melalui 4 tahap. Tahap pertama yaitu tahap melihat informasi dasar manuskrip.
Reviewer yang menerima tawaran dengan klik accept review, continue to step #2. Pada tahap kedua, reviewer membaca pedoman review. Jika ada form review maka reviewer harus mengisi form tersebut. Namun, jikatidak ada reviewer dapat melanjutkan pada tahap ketiga dengan klik continue to step #3.
25
Pada tahap ketiga ini reviewer mengunduh naskah kemudian melakukan review pada kolom review.
26
Reviewer juga dapat menambahkan catatan untuk penulis maupun editor.
Reviewer memberikan rekomendasi kepada editor terkait manuskrip tersebut dan klik submit review. Ada beberapa pilihan rekomendasi revisi yaitu:
a. Accept submission: menerima manuskrip tanpa adanya revisi.
b. Revision Required: menerima manuskrip dengan syarat revisi.
c. Decline Submission: merekomendasikan kepada editor untuk menolak manuskrip mungkin karena keabsahan manuskrip atau faktor lain.
d. See Comments: meminta editor untuk mempertimbangkan komentar yang diberikan oleh reviewer.
27
Reviewer mengisikan hasil review dan mengunggah file pada reviewer files. Selanjutnya klik submit review. Untuk mengirimkan rekomendasi revisi kepada manajer jurnal.
Pada tahap 4 muncul pemberitahuan review submitted. Rekomendasi revisi akan dikirim sistem ke manajer jurnal untuk selanjutnya diteruskan kepada penulis.
28
7. Panduan Proses Review
7.1. Kriteria Best Artikel
1. Skor penerimaan: (rentang 60-100 jika diterima) 2. Relevansi dengan topik Seminar Nasional 2022:
Sangat relevan / Relevan / Cukup relevan / Tidak relevan / Sangat Tidak relevan 3. Kebaruan/Orisinalitas:
Sangat baru / Baru / Cukup baru / Usang / Sangat usang 4. Kontribusi penelitian pada perdebatan akademik:
Sangat banyak / Banyak / Rata-rata / Sedikit / Sangat sedikit 5. Presentasi /Struktur makalah:
Sangat baik / Baik / Butuh perbaikan / Buruk / Sangat buruk 6. Relevansi dan kejelasan dari gambar, grafik, dan tabel:
Sangat baik / Baik / Butuh perbaikan / Buruk / Sangat buruk 7. Cakupan dalam daftar referensi, termasuk cara sitasinya:
Sangat baik / Baik / Butuh perbaikan / Buruk / Sangat buruk
8. Tingkat keyakinan reviewer terhadap topik (5 berarti sangat yakin, hingga 1 berarti sangat tidak yakin):
5 / 4 / 3 / 2 / 1
9. Detail revisi untuk penulis: … 10. Catatan untuk editor: …
11. Apakah makalah ini diterima dalam seminar nasional 2022?
Diterima tanpa revisi / Diterima dengan revisi / Ditolak
12. Jika diterima, apakah Anda merekomendasikan makalah ini sebagai kandidat untuk best paper award?
Ya / Tidak
13. Jika ditolak, apa alasan utama Anda menolak makalah ini?
o Tidak terlalu menarik bagi peserta Seminar Nasional Official Statistics 2022 o Kurangnya kebaruan, hasil penelitian tidak baru atau tidak meyakinkan o Struktur makalah tidak ditulis dengan baik
o Detail teknis tidak dijelaskan dengan baik
o Kurangnya kedalaman hasil penelitian (hanya konsep, tanpa bukti atau validasi)
29
7.2. Kriteria Best Presenter
1. Presentasi (10%)
a. Penggunaan alat presentasi dan alat desain presentasi 2. Materi Tulisan (10%)
a. Dalam bentuk slide PowerPoint / Prezi / Flash / dll.
b. Setiap slide dapat dibaca dengan jelas
c. Konten dibuat ringkas dan memuat diskusi mendalam d. Bahasa yang digunakan sesuai dengan materi dan ketentuan e. Konten materi di slide presentasinya sesuai dengan makalah 3. Kelengkapan Materi (15%)
a. Materi terdiri dari judul, isi, dan bibliografi
b. Tampilan presentasi disusun secara sistematis sesuai dengan materi c. Terdapat kesimpulan dan bibliografi terkait
d. Dilengkapi dengan gambar yang atraktif dan sesuai dengan materi 4. Kemampuan Presentasi (35%)
a. Dipresentasikan dengan percaya diri, antusias, penuh minat dan suara yang lantang b. Dapat mengekspresikan ide dan argumen dengan baik dan logis
c. Mengelola waktu presentasi dengan baik dan benar 5. Respon
a. Kecepatan memahami pertanyaan moderator/juri b. Ketepatan respon terhadap pertanyaan moderator/juri c. Konsistensi jawaban
