PENGEMBANGAN DECISION SUPPORT SYSTEMS BERBASIS KEY PERFORMANCE INDICATOR DI
DIVISI TENANT RELATION MANAGEMENT
NUR HUSNA NASUTION
PROGRAM STUDI MAGISTER ILMU KOMPUTER SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR
2012
PERNYATAAN MENGENAI TESIS DAN SUMBER INFORMASI
Dengan ini saya menyatakan bahwa tesis Pengembangan Decision Support Systems Berbasis Key Performance Indicator di Divisi Tenant Relation Management adalah karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi manapun.
Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir tesis ini.
Bogor, Oktober 2012 Nur Husna Nasution NRP G651100221
ABSTRACT
NUR HUSNA NASUTION. Decision Support Systems Development based on Key Performance Indicator in Tenant Relation Management division. Under direction of KUDANG BORO SEMINAR, and SONY HARTONO WIJAYA.
Key performance indicator report is the most importance report for tenant relation management to make’s a decision and as company performance information to manager infront of board of management. Current KPI report in tenant relation management division still developed by un-integrated system that combine all department information report with Microsoft excell. Therefore information system for integrating key performance indicators report among Tenancy, Marketing and Customer Service department is very needed.
Development process for key performance indicator reporting system use waterfall method analysis and Unified Modeling Language for modeling system.
Creating new system for Tenant Relation Management Division based on integration key performance indicator report in all departments (tenancy, marketing and customer service) will make easier for information data share, and faster in report generation with real time reporting. The result from key performance indicator report can help manager to decide when the operational meeting review will be held by Marketing, Engineering, House keeping and Security, when the Marketing should focus on leasing platinum area, and finally decide when marketing should start to find new tenant.
Keyword : decision support systems, key performance indicator, unified modeling language, waterfall,
RINGKASAN
NUR HUSNA NASUTION. Pengembangan Decision Support Systems Berbasis Key Performance Indicator di Divisi Tenant Relation Management. Dibimbing oleh KUDANG BORO SEMINAR, dan SONY HARTONO WIJAYA.
Peningkatan kualitas pelayanan terhadap Tenant sangatlah menjadi perhatian manajemen untuk meningkatkan nilai Gedung yang dikelola dalam dunia bisnis. Kondisi saat ini mengharuskan Divisi Tenant Relation management untuk melakukan rekapitulasi secara manual ataupun secara sistem yang berbeda untuk membuat suatu laporan key performance indicator. Hal ini membutuhkan waktu yang lama hanya untuk mengeluarkan suatu laporan dan tidak secara real time. Situasi tersebut akan terus berulang setiap akan terbitnya laporan yang secara biaya akan bertambah dan akan mengurangi efektivitas dan efisiensi kerja dari karyawan. Guna mencapai kebutuhan tersebut pengembangan suatu sistem informasi perangkat lunak yang terintegrasi sangatlah dibutuhkan. Dengan Pengembangan Aplikasi Decision Support Systems berbasis KPI ini dapat mengatasi segala permasalahan yang timbul pada divisi Tenant Relation Management saat ini sehingga memberikan gambaran apa saja target yang tidak tercapai.
Sistem informasi yang diterapkan harus dapat mengintegrasikan informasi yang berasal dari divisi Tenant Relation Management (TRM) ke divisi-divisi lainnya sehingga proses sharing information di antara divisi dapat berjalan secara otomatis tanpa adanya proses manual. Hal tersebut sangat diharapkan manajemen untuk melakukan kontrol terhadap keluhan atau permintaan yang masuk. Penerapan key performance indicator di Divisi Tenant Relation Management dapat memberikan pihak manajemen kontrol terhadap jalannya operasional sehari-hari untuk landasan dalam pengambilan keputusan yang berpengaruh terhadap 3 departemen di bawahnya, yaitu : Departemen Tenancy, Departemen Marketing & Leasing dan Departemen Customer Service
Kebutuhan suatu laporan key performance indicator yang cepat dan tepat merupakan suatu hal yang sangat penting agar mampu menghasilkan sejumlah informasi yang bermanfaat bagi manager dalam proses pengambilan keputusan
atas aktivitas yang terjadi pada divisi Tenant Relation management.
Pengembangan Decision Support Systems dengan menggunakan parameter KPI dalam laporan sebagai acuan kontrol aktivitas kerja divisi Tenant Relation Management (TRM). Pengembangan Decision Support Systems menggunakan parameter KPI dengan cara analisa dan desain sistem informasi yang terintegrasi menggunakan metode Waterfall dan tools Unified Modeling Language (UML) di divisi Tenant Relation Management yang menghasilkan laporan KPI tersebut sebagai bahan dalam pengambilan keputusan di divisi Tenant Relation Management.
Dengan adanya Sistem baru divisi Tenant Relation Management yang berdasarkan Key Performance Indicator yang terintegrasi antar departemen mempermudah sharing data, informasi dan pembuatan laporan lebih cepat dan real time. Hasil dari laporan report Key Performance Indicator dapat membantu manajer dalam pengambilan keputusan dalam kapan harus melakukan review operasional Marketing, Engineering, House Keeping dan Security, kapan fokus terhadap penjualan area Platinum, kapan Marketing harus mencari tenant baru dan sebagainya.
Kata Kunci : decision support systems, key performance indicator, unified modeling language, waterfall,
© Hak Cipta milik IPB, tahun 2012 Hak Cipta dilindungi Undang-Undang
1. Dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi karya tulis ini tanpa mencantumkan atau menyebutkan sumber
a. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik atau tinjauan suatu masalah
b. Pengutipan tidak merugikan kepentingan wajar IPB
2. Dilarang mengumumkan dan memperbanyak sebagian atau seluruh karya tulis dalam bentuk apapun tanpa izin IPB
PENGEMBANGAN DECISION SUPPORT SYSTEMS BERBASIS KEY PERFORMANCE INDICATOR DI
DIVISI TENAT RELATION MANAGEMENT
NUR HUSNA NASUTION G651100221
Tesis
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh
Gelar Magister Komputer pada Program Studi Ilmu Komputer
PROGRAM STUDI MAGISTER ILMU KOMPUTER SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR
2012
Penguji Luar Komisi : Musthofa, S. Kom, M. Kom
Judul Tesis : Pengembangan Decision Support Systems Berbasis Key Performance Indicator di Divisi Tenant Relation Management
Nama : Nur Husna Nasution
NRP : G651100221
Program Studi : Ilmu Komputer
Disetujui, Komisi Pembimbing
Prof. Dr. Ir. Kudang Boro Seminar, M.Sc Sony Hartono Wijaya, S.Kom, M.Kom Ketua Anggota
Diketahui,
Ketua Program Studi Dekan Sekolah Pascasarjana Ilmu Komputer
Dr. Yani Nurhadryani, S.Si, M.T Dr. Ir. Dahrul Syah, M.Sc. Agr.
Tanggal Ujian : 14 September 2012 Tanggal Lulus :
PRAKATA
Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, atas segala rahmat dan hidayah-Nya sehingga kita selalu dalam keadaan sehat wal’afiat untuk selalu beraktivitas. Alhamdulillah penulis ucapkan, karena penulisan penelitian ini dapat diselesaikan dengan baik. Tema yang dipilih dalam penelitian tesis ini adalah Pengembangan Decision Support Systems Berbasis Key Performance Indicator di Divisi Tenant Relation Management.
Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas bantuan, dukungan dan motivasi baik secara langsung maupun tidak langsung dalam pelaksanaan penulisan penelitian, kepada pihak:
1. Aa Agus Sofyandi S. Kom, atas doa, kesabaran, support dan waktu diskusinya yang telah mendukung dan memotivasi dalam segala hal, memahami dan terus mengingatkan untuk menyelesaikan kuliah di Institut Pertanian Bogor .
2. Ayahanda Arisman Nasution dan Ibunda Mardiani atas doa dan dukungan agar cepat terselesainya kuliah ini.
3. Bapak Prof. Dr. Ir. Kudang Boro Seminar, M.Sc selaku ketua komisi pembimbing atas bimbingan, arahan, mengingatkan, motivasi dan doa sejak awal penulisan sehingga memberikan aura positif dan semangat yang tinggi dalam menyelesaikan penulisan tesis.
4. Bapak Sony Hartono Wijaya S.Kom, M.Kom, selaku anggota komisi pembimbing atas bimbingan, arahan, tantangan dan motivasi dalam menyelesaikan hal-hal desain dan teknis dalam aplikasi.
5. Ibu Sherly, SE selaku Divisi Tenant Relation Management manager atas informasi yang dibutuhkan dalam bidang Marketing, Tenant Relation dan Customer Service, arahan dan bimbingannya dalam menyelesaikan penulisan ini.
6. Bapak Muhaemin Toha, SE selaku Project Manager atas ijinnya untuk melakukan penelitian dalam ruang lingkup Divisi Tenant Relation Management.
7. Anak-anak tercintaku kakak ‘Shabira Zhillan Zhalila’, kakak ‘Karina Zahra Syakira’ dan dede ‘Ghassani Yasra Nasyitha’ atas kesabaran, pengertiannya dan kedewasaan kalian dalam menjalani hidup 2 tahun ini.
8. Bunda Dr. Ir. Sri Nurdiati, M. Sc atas doa, motivasi dan arahannya sehingga penulis memilih kampus IPB.
9. Bapak Dr. Ir. Agus Buono, M. Si, M. Kom atas dukungannya kepada kami mahasiswa pascasarjana Ilmu Komputer IPB angkatan XII agar cepat menyelesaikan pendidikan kuliah.
10. Ibu Dr. Yani Nurhadryani, S.Si, M.T atas doa dan motivasi kepada penulis untuk cepat menyelesaikan tesis ini.
11. Para dosen Program Studi Ilmu Komputer Sekolah Pascasarjana Institut Pertanian Bogor yang telah memberikan wawasan pengetahuan bagi penulis.
12. Rekan-rekan seperjuangan S2 Ilkom XII IPB : Safar, Imam, Gibtha, Sari, Yudith, Pak Andi, Mila, Pak Kodar, Asep, Pak Ilyas, Prita, Teh Ana, mbak Dian, Ami, Teh Kania, Yustin, mbak Verra, Mr. G, Pak Komar, Fikri dan Irwan atas dukungan, saling memotivasi, mengingatkan, bantuan dan kebersamaan selama kuliah di Ilkom IPB dan semasa penulisan penelitian.
13. Pak Toto dan Pak Yadi, atas bantuannya dalam memberikan informasi yang berhubungan dengan kuliah dan membantu dalam urusan administrasi pendidikan.
14. Rekan-rekan S2 Ilkom mbak Sinta, Pak Muklis dan Kak Supri atas motivasi dan dukungan untuk menyelesaikan S2 Ilkom IPB.
Serpong, Oktober 2012
Nur Husna Nasution,
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Bandar Jaya, Lampung Tengah pada tanggal 1 Februari 1978 dari pasangan Bapak Arisman Nasution dan Ibu Mardiani Nasution sebagai anak kedua dari lima saudara. Penulis meluluskan sekolah dasar pada SD Negeri 3 Bandar Jaya tahun 1991, meluluskan sekolah menengah pertama pada SMP Negeri 1 Poncowati, Terbanggi Besar tahun 1994 dan meluluskan sekolah menengah umum pada SMU Negeri 2 Tanjung Karang, Bandar Lampung tahun 1997.
Pada tahun 1997 - 2001, penulis melanjutkan pendidikan S1 di Jurusan Teknik Informatika Institut Sains dan Teknologi Al-kamal Jakarta. 1999 – 2000 Menjadi Asisten Lab. Komputer dan memandu Praktikum Pascal, Fortran dan Assembler. Pada tahun 2010 – 2012 penulis melanjutkan S2 di Ilmu Komputer (ILKOM), Institut Pertanian Bogor.
Penulis mengajar di Institut Sains dan Teknologi Al-Kamal Jakarta dari tahun 2006 – 2011. Dalam mata kuliah Bahasa dan Algoritma Pemrograman, Bahasa Rakitan dan Struktur Data, untuk praktikumnya Bahasa Pemrograman Pascal dan Assembler.
Sejak tahun 2011, aktivitas penulis konsentrasi kuliah.
DAFTAR ISI
Halaman
DAFTAR TABEL ... xv
DAFTAR GAMBAR ... xvi
DAFTAR LAMPIRAN ... xviii
PENDAHULUAN ... 1
Identifikasi Masalah ... 4
Rumusan Masalah ... 4
Tujuan Penelitian ... 5
Ruang Lingkup Penelitian ... 5
TINJAUAN PUSTAKA ... 7
Key Performance Indicator (KPI) ... 7
Unified Modeling Language (UML) ... 10
Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan-Decision Support Systems (DSS) ... 15
Penelitian Sebelumnya yang Relevan ... 19
Perbedaan Penelitian dengan Penelitian Sebelumnya ... 22
METODE PENELITIAN ... 25
Kerangka Pemikiran ... 25
Kerangka Penelitian ... 25
PEMBAHASAN PENGEMBANGAN DECISION SUPPORT SYSTEMS BERBASIS KEY PERFORMANCE INDICATOR DI DIVISI TENANT RELATION MANAGEMENT ... 29
Study Kebutuhan ... 29
Kondisi Divisi Tenant Relation Management Saat Ini ... 29
Sistem Divisi Tenant Relation Management di Bidang Properti... 30
Key Performance Indicator Tenant Relation Management Systems ... 34
Analisis Proses Divisi Tenant Relation Management ... 38
Keputusan Manager Divisi Tenant Relation Management ... 38
90
Identifikasi Pelaku Bisnis ... 39
Identifikasi Use Case persyaratan Bisnis ... 41
Desain Proses Divisi Tenant Relation Management ... 45
Model Use Case ... 45
Model Activity Diagram ... 51
Model Class Diagram ... 56
Model Sequence Diagram ... 62
Implementasi Sistem Tenant Relation Management ... 65
Menu Program ... 65
Output / Report Program ... 72
Pengujian Sistem Tenant Relation Management ... 85
Evaluasi Report Key Performance Indicator ... 86
Implikasi Manajerial di Divisi Tenant Relation Management ... 91
SIMPULAN DAN SARAN... 93
DAFTAR PUSTAKA ... 95
LAMPIRAN ... 97
DAFTAR TABEL
Halaman
1,,Perbedaan Penelitian yang Dikembangkan dengan Penelitian Sebelumnya ... 22 2 Daftar Pelaku-pelaku Bisnis Divisi Tenant Relation Management ... 39 3 Daftar Use Case dalam Divisi Tenant Relation Management ... 43
DAFTAR GAMBAR
Halaman
1 Tiga Jenis Ukuran Kinerja ... 7
2 Menggambarkan Penetapan Tujuan SMART ... 9
3 Keenam Jenis DSS Didasarkan Tingkat Dukungan Pemecahan Masalah 17 4 Kerangka Penelitian ... 26
5 Diagram Konteks Divisi Tenant Relation Management ... 42
6 Diagram Use Case Pengembangan DSS Divisi Tenant Relation Management ... 46
7 Diagram Use Case Pengembangan DSS SubSystems Tenant Relation Management ... 50
8 Complaint Handling Class Diagram ... 56
9 Request Handling Class Diagram ... 57
10 Leasing Class Diagram ... 58
11 Event Class Diagram ... 59
12 Overtime Class Diagram ... 61
13 Tenant Relation Management Class Diagram ... 62
14 Struktur Menu Aplikasi TRM ... 65
15 Struktur Menu Aplikasi Report Key Performance Indicator ... 66
16 Tampilan Login Program pada Divisi TRM ... 67
17 Tampilan Input Proses Prospecting Tenant di Departemen Marketing .. 67
18 Tampilan Input Proses Complaint di Departemen Customer Service ... 68
19 Tampilan Input Proses Overtime di Departemen Customer Service ... 69
20 Tampilan Input Proses Data Tenant di Departemen Tenancy... 70
21 Tampilan Input Proses Contract Facility di Departemen Tenancy ... 71
22 Tampilan Input Proses Target KPI ... 71
23 Tampilan Report Proses Prospecting Tenant ... 72
24 Tampilan Report Proses Renewal ... 73
25 Tampilan Report Proses Complaint ... 74
26 Tampilan Report Proses Overtime ... 74
27 Tampilan Report Proses Tenant List ... 75
28 Tampilan Report Proses Facility Agreement ... 76
29 Tampilan Report KPI Proses Complaint Status ... 77
30 Tampilan Report KPI Proses Complaint Response Time ... 78
31 Tampilan Report KPI Proses Inquiry ... 79
32 Tampilan Report KPI Proses Inquiry Response Time ... 80
33 Tampilan Report KPI Proses Rental Rate ... 81
34 Tampilan Report KPI Proses Occupancy Rate ... 82
35 Tampilan Report KPI Proses Renewal ... 83
36 Tampilan Report KPI Proses Expense ... 84
37 Tampilan Report KPI Proses Income ... 84
38 Report KPI Dashboard Departemen Customer Service ... 86
39 Report KPI Dashboard Departemen Marketing ... 88
40 Report KPI Dashboard Expense & Income ... 90
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman 1 Call Center Activity Diagram untuk Use Case Complaint Handling dan
Complaint Update ... 98
2 Call Center Activity Diagram untuk Use Case Request Handling dan Request Update ... 99
3 Marketing Leasing Activity Diagram untuk Use Case Leasing Prospecting dan Prospecting Progress ... 100
4 Marketing Leasing Activity Diagram untuk Use Case LOO Leasing dan Renewal ... 101
5 Marketing Event Activity Diagram untuk Use Case Event Prospecting, Prospecting Progress Event dan LOO Event ... 102
6 Tenancy Activity Diagram untuk Use Case Facility Agreement, Tenant Update dan Tenant List Master ... 103
7 Overtime Activity Diagram untuk Use Case Overtime Request dan Overtime Approval ... 104
8 Complaint Handling Sequence Diagram ... 105
9 Complaint Update Sequence Diagram ... 105
10 Request Handling Sequence Diagram ... 106
11 Request Update Sequence Diagram ... 106
12 Leasing Prospecting Sequence Diagram ... 107
13 Prospecting Progress Sequence Diagram ... 107
14 Leasing LOO Sequence Diagram ... 108
15 Renewal Sequence Diagram ... 108
16 Event Prospecting Sequence Diagram ... 109
17 Event Progress Sequence Diagram ... 109
18 Event LOO Sequence Diagram ... 110
19 Facility Sequence Diagram ... 110
20Tenant Update & Tenant List Sequence Diagram ... 111
21 Overtime Request Sequence Diagram ... 111
22 Overtime Update & Approval Sequence Diagram ... 112
BAB I PENDAHULUAN
Berbagai perubahan yang terjadi dalam dunia bisnis, menuntut organisasi untuk membuka diri terhadap tuntutan perubahan dan berupaya menyusun strategi dan kebijakan yang mampu menjawab ketidakpastian lingkungan bisnis.
Persaingan sangat ketat dalam bisnis memunculkan situasi yang disebut sebagai hypercompetition (D’Aveni 1994, diacu dalam Djaelani 2009), yang disebabkan oleh berbagai organisasi dalam industri yang sama berlomba–lomba menawarkan pilihan yang disesuaikan dengan kebutuhan konsumen.
Esensi dari persaingan bisnis saat ini terletak pada bagaimana sebuah perusahaan dapat mengimplementasikan proses penciptaan produk dan atau jasanya secara lebih murah, lebih baik dan lebih cepat (cheaper, better and faster) dibandingkan dengan pesaing bisnisnya (Indrajit dan Djokopranoto 2002, diacu dalam Djaelani 2009). Dikatakan bahwa saat ini yang menjadi sumber competitive advantage adalah “the ability of the organization to differentiate itself, in the eyes of customers, from its competition and secondly by operating at a lower cost”.
Penelitian sebelumnya menurut Cai (2009) menjelaskan tentang keterkaitan atau hubungan antar Key Performance Indicator untuk masing-masing bagian di dalam bidang Supply Chain yang di dukung dengan sistematika untuk pencapaian masing-masing KPI. Penentuan penggunaan metode SCOR (Supply Chain Operation Reference) sebagai alat yang sistematik untuk pengembangan yang memiliki 5 kategori pengukuran yaitu, sumber daya (Resources), keluaran (Output), fleksibilitas (Flexibility), inovasi (Innovativness) dan informasi (Information). Pencapaian suatu KPI sangatlah membutuhkan biaya yang lebih besar atau usaha yang lebih untuk KPI yang lainnya, hal ini berpengaruh terhadap beberapa hal yaitu, informasi yang kurang lengkap, sumber daya yang terbatas, dan keterbatasan komunikasi. Hasil dari penelitian tersebut berupa kerangka kerja (Framework) sebagai dasar penetapan dan pencapaian KPI dan tidak diteruskan ke dalam suatu sistem yang terintegrasi seperti Decision Support Systems (DSS) (Cai, Liu X., Xiao, Liu J., 2009).
Valverde (2011) mengangkat suatu penelitian yang mendesain dan membuat Risk Management Systems yang berbasis DSS dengan menggunakan
model keputusan yang sudah ada untuk membantu manager dalam pengambilan keputusan investasi di dalam bidang Real Estate seperti kapan harus menjual suatu aset, memilih pembelian suatu aset atau investasi dalam bentuk apapun, penentuan nilai dari suatu aset atau investasi dan lain sebagainya. Hasil dari penelitian tersebut adalah suatu sistem DSS dengan menggunakan Visual Basic Development Tools dan Microsoft Access sebagai Database Engines tetapi tidak didukung oleh sistematik pencapaian dalam bentuk KPI dalam proses pengambilan keputusan.
Hal yang sama terjadi pada PT. Buana Sakti yang merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang Pengelolaan Gedung (Perkantoran). Peningkatan kualitas pelayanan terhadap Tenant (Penyewa Perkantoran) sangatlah menjadi perhatian manajemen untuk meningkatkan nilai Gedung yang dikelola dalam dunia bisnis. Untuk mencapai hal tersebut, PT. Buana Sakti sangat menitikberatkan pada kepuasan Tenant yang hampir 93% menghuni gedung yang dikelola oleh PT. Buana Sakti. Hal tersebut dapat diraih dengan meningkatkaan kualitas pelayanan terhadap Tenant di berbagai aspek baik itu dari sisi sumber daya manusia yang selalu berinteraksi dengan Tenant ataupun dari sisi prosedur penanganan keluhan atau permintaan yang diterapkan dalam suatu sistem informasi terpadu, sehingga mempercepat proses penanganan keluhan atau pun permintaan Tenant / non Tenant. Sistem informasi yang diterapkan harus dapat mengintegrasikan informasi yang berasal dari divisi Tenant Relation Management (TRM) ke divisi-divisi lainnya sehingga proses sharing information di antara divisi dapat berjalan secara otomatis tanpa adanya proses manual. Hal tersebut sangat diharapkan manajemen untuk melakukan kontrol terhadap keluhan atau permintaan yang masuk.
Dengan adanya sistem informasi, dapat diketahui keluhan-keluhan apa saja yang paling banyak dilaporkan oleh Tenant atau non Tenant, sehingga dapat dilakukan perbaikan/pencegahan agar keluhan tersebut tidak terulang kembali.
Untuk melakukan kontrol terhadap keluhan, parameter Key Performance Indicator terhadap jumlah keluhan secara total, nilai persentase hunian (occupancy), waktu respon pihak terkait terhadap keluhan atau permintaan yang masuk dapat diterapkan. Secara keseluruhan penerapan KPI di Divisi Tenant
Relation Management dapat memberikan pihak manajemen kontrol terhadap jalannya operasional sehari-hari.
Laporan KPI merupakan laporan yang sangat penting bagi divisi Tenant Relation Manajemen untuk landasan dalam pengambilan keputusan yang berpengaruh terhadap 3 departemen di bawahnya, yaitu;
a. Departemen Tenancy
b. Departemen Marketing & Leasing c. Departemen Customer Service
Secara garis besar, semua informasi yang akan digunakan dalam melakukan proses formulasi KPI sudah terdapat dalam sistem yang selama ini digunakan, karena ketidaktersediaan waktu dan personil yang mengakibatkan formulasi KPI tersebut belum dilakukan.
Laporan KPI merupakan salah satu elemen dari laporan divisi TRM.
Laporan KPI merupakan pengembangan Decision Support Systems (DSS) yang berdasarkan dari parameter-parameter KPI yang ada dan sudah diformulasikan oleh manajer divisi TRM. Laporan KPI harus tersedia setiap bulannya yang akan digunakan sebagai informasi kinerja divisi tersebut dihadapan manajemen.
Laporan KPI dari divisi TRM berisi berbagai macam informasi mengenai aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh personil / karyawan di Divisi TRM, seperti service level penanganan keluhan, persentase nilai hunian dan lain-lain. Laporan KPI ini memberikan gambaran dan bantuan kepada manager dalam pengambilan keputusan di divisi Tenant Relation Manajemen dalam hal, kapan melakukan review operasional Engineering, House Keeping, Security dan Marketing, kapan menentukan kenaikan dan penurunan service charge dan rental charge, kapan marketing mencari tenant baru dan lain-lain.
Laporan KPI yang ada sekarang di PT Buana Sakti pada divisi Tenant Relation Management masih dilakukan secara sistem yang tidak terintegrasi, dengan menggabungkan informasi masing-masing departemen dengan menggunakan laporan Microsoft Excell, maka diperlukan pengembangan sistem informasi laporan KPI yang terintegrasi ke semua departemen yang terlibat.
Dengan adanya pengembangan DSS berbasiskan parameter KPI diharapkan akan lebih mudah dan cepat dalam pengambilan keputusan.
Dalam perkembangan dunia teknologi informasi, kebutuhan akan suatu sistem informasi yang dapat memberikan suatu bentuk proses atau laporan yang digunakan untuk proses pengambilan keputusan secara cepat dan tepat sangatlah dibutuhkan. Proses pengembangan suatu sistem haruslah melalui kaidah-kaidah pengembangan sistem yang benar dengan menggunakan metode yang tepat seperti Waterfall dengan tools Metode Unified Modeling Language ( UML ).
1.1 Identifikasi Masalah
Dengan mengamati berbagai proses yang ada di Divisi Tenant Relation Management (TRM), ditemukan beberapa proses atau prosedur dan keinginan dari manajemen terhadap Divisi Tenant Relation Management. Beberapa masalah dari manajemen dapat dijabarkan sebagai berikut:
a. Banyaknya jumlah complaint atau keluhan tenant
b. Keterlambatan dalam pembuatan rekapitulasi keluhan datang dari tenant
c. Lambatnya penyampaian informasi keluhan ke departemen terkait d. Keterlambatan data mengenai persentase Occupancy
e. Keterlambatan dalam membuat laporan available space untuk setiap bulannya
f. Kontrol pengeluaran divisi TRM yang over budget
g. Kualitas pelayanan complaint terhadap SDM yang masih perlu ditingkatkan
Sejumlah informasi awal ini menjadi masukan berarti, sehingga direncanakan untuk membuat perancangan dan pengembangan sistem untuk mengatasi masalah- masalah tersebut.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan beberapa temuan permasalahan diatas, maka Perencanaan dan Pengembangan Aplikasi Decision Support Systems berbasiskan parameter KPI perlu dilakukan beberapa hal berikut :
a. Identifikasi proses bisnis, komponen utama dan informasi pendukung lainnya dalam proses penyusunan dan pembuatan Decision Support Systems.
b. Menggunakan parameter KPI untuk masing-masing departemen berdasarkan kebutuhan laporan KPI yang dibutuhkan.
c. Menggunakan metode pengembangan perangkat lunak Waterfall dan tools UML yang digunakan dalam pengembangan Decision Support Systems.
d. Pengembangan sistem informasi Decision Support Systems dengan konsep sistem yang terintegrasi.
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah mengembangan Decision Support Systems dengan menggunakan parameter KPI sebagai acuan kontrol aktivitas kerja dan pengambilan keputusan divisi Tenant Relation Management (TRM).
1.4 Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup dari penelitian ini adalah Mengembangan DSS menggunakan parameter KPI yang sudah ada dengan menggunakan data informasi kontrak, Tenant, Complaint dan Inquiry untuk dianalisis dan desain sistem informasi yang terintegrasi sehingga menghasilkan laporan KPI yang membantu manager dalam pengambilan keputusan di Divisi Tenant Relation Management (TRM) pada PT. Buana Sakti.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Key Performance Indicator ( KPI )
Dalam rangka untuk dapat membangun dan meningkatkan kinerja dalam proses, menurut Anupindi (2006) penting untuk mengukur sesuatu / hal yang mungkin untuk diukur. Alfred Sloan, CEO General Motors antara 1923 dan 1946, mendefinisikan pemimpin profesional sebagai salah satu yang mengontrol dengan fakta dari pada intuisi dan emosi. Dengan mengumpulkan fakta-fakta untuk suatu tujuan, sangatlah mungkin untuk mendapatkan pandangan yang jelas dari suatu proses. Mengukur kinerja merupakan bagian penting ketika mengimplementasikan metode untuk meningkatkan produk dan proses dan juga saat membuat hasil dari sebuah perubahan. (Anupindi 2006 ; diacu dalam Rensfelt, Winblad, Lindman, 2008)
2.1.1 Ukuran Kinerja ( Performance Measures)
Ukuran kinerja dapat didefinisikan dalam beberapa cara. Definisi berikut ini disarankan oleh Parmenter (2007) yang dibagi atas 3 Performance Measures, Key Result Indicator (KRI), Key Performance Indicator (KPI) dan Performance Indicator (PI). Dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1 Tiga Jenis Ukuran Kinerja (Parmenter 2007)
Key Result indicator (KRI) mengukur kinerja dari sudut pandang eksternal, dapat berupa ukuran financial. KRI dimaksudkan untuk memberikan informasi seperti keuntungan bagi para pemegang saham suatu perusahaan. ukuran KRI mengindikasikan apakah arah dari perusahaan telah tepat dan akurat, tetapi tidak
memberikan suatu informasi bagaimana meningkatkan hasil yang di dapat. Secara luas KRI mencakup periode yang lebih lama, biasanya bulan, tahun dan sangat tepat untuk manajemen sebagai dasar pengambilan keputusan, tetapi sangat sedikit sekali digunakan untuk aktivitas rutin (Parmenter 2007).
Performance Indicator (PI) merupakan indikator yang menunjukan apa yang perlu dicapai dalam pandangan internal operasional perusahaan untuk meningkatkan performa perusahaan. PI merupakan suatu pertimbangan penting sebagai ukuran tambahan dalam KPI ketika pengambilan keputusan.
Key Performance Indicator (KPI) merupakan indikator yang memperlihatkan apa yang perlu dicapai dalam pandangan internal operasional perusahaan. KPI fokus sebagai bagian dari suatu ukuran perusahaan / organisasi yang merupakan suatu hal yang penting untuk menuju sukses baik itu untuk sekarang dan masa depan. KPI yang baik mencerminkan beberapa faktor sukses yang penting dan juga digunakan oleh jenis KPI lainnya. Parmenter (2007) mengidentifikasi 7 karakteristik KPI :
1. Ukuran Non Financial
2. Ukuran yang sering digunakan (Regular measurements) 3. Ukuran yang diketahui oleh manajemen
4. Semua orang yang ada di dalam suatu organisasi telah mengerti dan memahami KPI
5. Tanggung jawab kepada individu dan tim 6. Memiliki efek yang sangat signifikan 7. Memiliki efek yang positif
Key performance indicator terletak lebih detail di dalam suatu organisasi dan akan di ukur dalam periode harian, mingguan dan bulanan. KPI yang baik merupakan suatu hal yang penting dan terus menerus mendapat perhatian dari manajemen.
Ketika telah menyimpang dari tujuan, pihak manajemen dapat mengambil suatu keputusan dan memanggil seseorang yang bertanggung jawab.
2.1.2 Implementasi KPI
Parmenter (2007) menyebutkan terdapat 4 kriteria dasar yang harus dipenuhi sebelum suatu organisasi dapat menyatakan bahwa mereka telah
mengimplementasikan KPI ke dalam aktivitas operasional. Kriteria tersebut adalah :
1. Kolaborasi antara karyawan, tim, supplier dan pelanggan 2. Desentralisasi dari level manajemen sampai level operasional 3. Integrasi atau keterkaitan antara ukuran, laporan dan tindakan 4. Hubungan KPI ßà strategi
Untuk mengimplementasikan KPI, membutuhkan suatu proses sistem yang saling terkait, baik itu dari lingkungan organisasi sendiri seperti karyawan, manager, pemegang saham dan dari pihak-pihak luar seperti pelanggan dan supplier. Parmenter menitik beratkan kepada laporan yang harus tepat waktu, efisien, dan fokus terhadap peningkatan pengambilan keputusan.
Ketika mengimplementasikan KPI, hal yang penting adalah mendefinisikan hasil/tujuan dari masing-masing KPI. Shahin and Mahbod (2007, diacu dalam Rensfelt, Winblad, Lindman, 2008) menyatakan, bahwa SMART merupakan suatu metoda yang menggunakan beberapa kriteria untuk bagaimana merencanakan suatu tujuan. SMART merupakan Spesific, Measurable, Achievable, Realistic dan Time Sensitive.
Gambar 2 Menggambarkan Penetapan Tujuan SMART (Shahin dan Mahbod, 2007)
• Spesific – Tujuan / hasil haruslah jelas dan spesifik, tujuan / hasil yang melebar sangat tidak diharapkan. Ketika tujuan / hasil jelas dan spesifik, sangat mudah diketahui kapan tujuan / hasil tersebut telah di capai.
• Measurable – Tujuan / hasil harus dapat diukur, baik itu secara kualitas ataupun kuantitas. Hal ini dapat ditempatkan dalam hubungannya dengan performa standar atau harapan dari suatu performa.
• Achievable – Dapat dicapai, tetapi harus diformulasikan sebagai suatu tantangan dan dengan demikian akan menginspirasi organisasi untuk mencapai hasil / tujuan.
• Realistic – menciptakan suatu ide yang merupakan hasil / tujuan haruslah tercapai, tetapi harus juga realistis dan berorientasi hasil.
• Time Sensitive – setiap hasil / tujuan memiliki batasan waktu kapan tujuan / hasil tersebut dapat dicapai. Fakta bahwa tujuan / hasil merupakan sesuatu yang membutuhkan batasan waktu akan membuat suatu kemudahan dalam mengukur suatu peningkatan suatu tujuan/hasil berikutnya.
2.2 Unified Modeling Language (UML)
Metode Unified Modeling language ( UML ) adalah suatu modeling analisa yang berorientasi object yang dapat digunakan sebagai salah satu alternatif metode analisa suatu sistem perangkat lunak yang didalamnya terdapat proses- proses yang sesuai dengan kaidah-kaidah pengembangan sistem.
UML adalah sebuah bahasa yang berdasarkan grafik/gambar untuk memvisualisasi, menspesifikasikan, membangun, dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan software berbasis Object-Oriented (OO). UML sendiri juga memberikan standar penulisan sebuah sistem blueprint, yang meliputi konsep bisnis proses, penulisan kelas-kelas dalam bahasa program yang spesifik, skema database, dan komponen-komponen yang diperlukan dalam sistem software.
Pendekatan analisa dan rancangan dengan menggunakan model OO mulai diperkenalkan sekitar pertengahan 1970 hingga akhir 1980 dikarenakan pada saat itu aplikasi software sudah meningkat dan mulai komplek. Jumlah yang menggunakan metoda OO mulai diujicobakan dan diaplikasikan antara 1989 hingga 1994, seperti halnya oleh Grady Booch dari Rational Software Co., dikenal
dengan Object-Oriented Software Engineering (OOSE), serta James Rumbaugh dari General Electric, dikenal dengan Object Modelling Technique (OMT).
Kelemahan saat itu disadari oleh Booch maupun Rumbaugh adalah tidak adanya standar penggunaan model yang berbasis OO, ketika mereka bertemu ditemani rekan lainnya Ivar Jacobson dari Objectory mulai mendiskusikan untuk mengadopsi masing-masing pendekatan metoda OO untuk membuat suatu model bahasa yang uniform / seragam yang disebut UML dan dapat digunakan oleh seluruh dunia.
Secara resmi bahasa UML dimulai pada bulan oktober 1994, ketika Rumbaugh bergabung Booch untuk membuat sebuah project pendekatan metoda yang uniform/seragam dari masing-masing metoda mereka. Saat itu baru dikembangkan draft metoda UML version 0.8 dan diselesaikan serta di release pada bulan oktober 1995. Bersamaan dengan saat itu, Jacobson bergabung dan UML tersebut diperkaya ruang lingkupnya dengan metoda OOSE sehingga muncul release version 0.9 pada bulan Juni 1996. Hingga saat ini sejak Juni 1998 UML version 1.3 telah diperkaya dan direspons oleh Object Management Group (OMG), Anderson Consulting, Ericsson, Platinum Technology, ObjectTime Limited, dll serta di pelihara oleh OMG yang dipimpin oleh Cris Kobryn. UML adalah standar dunia yang dibuat oleh OMG, sebuah badan yang bertugas mengeluarkan standar-standar teknologi objectoriented dan software component.
UML sebagai sebuah bahasa yang memberikan vocabulary dan tatanan penulisan kata-kata dalam ‘Microsoft Word’ untuk kegunaan komunikasi. Sebuah bahasa model adalah sebuah bahasa yang mempunyai vocabulary dan konsep tatanan / aturan penulisan serta secara fisik mempresentasikan dari sebuah sistem.
Seperti halnya UML adalah sebuah bahasa standar untuk pengembangan sebuah software yang dapat menyampaikan bagaimana membuat dan membentuk model- model, tetapi tidak menyampaikan apa dan kapan model yang seharusnya dibuat yang merupakan salah satu proses implementasi pengembangan software. UML tidak hanya merupakan sebuah bahasa pemograman visual saja, namun juga dapat secara langsung dihubungkan ke berbagai bahasa pemograman, seperti JAVA, C++, Visual Basic, atau bahkan dihubungkan secara langsung ke dalam sebuah object-oriented database. Begitu juga mengenai pendokumentasian dapat
dilakukan seperti; requirements, arsitektur, design, source code, project plan, tests, dan prototypes. Untuk dapat memahami UML membutuhkan bentuk konsep dari sebuah bahasa model dan mempelajari 3 (tiga) elemen utama dari UML seperti building block, aturan-aturan yang menyatakan bagaimana building block diletakkan secara bersamaan dan beberapa mekanisme umum (common).
2.2.1 Konsepsi Dasar UML
Abstraksi konsep dasar UML yang terdiri atas structural classification, dynamic behavior dan model management dari Diagrams. Main concepts bisa di pandang sebagai term yang akan muncul pada saat diagram dibuat. Dan view adalah kategori dari diagram tersebut (Dharwiyanti dan Wahono, 2003 ).
UML mendefinisakan diagram sebagai berikut :
• use case diagram
• class diagram
• statechart diagram
• activity diagram
• sequence diagram
• collaboration diagram
• component diagram
• deployment diagram
1. Use Case Diagram
Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Yang ditekankan adalah “apa” yang diperbuat sistem, dan bukan
“bagaimana”. Sebuah use case merepresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem. Use case merupakan sebuah pekerjaan tertentu, misalnya login ke sistem, meng-create sebuah daftar belanja dan sebagainya. Seorang/sebuah aktor adalah sebuah entitas manusia atau mesin yang berinteraksi dengan sistem untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu.
Use case diagram dapat sangat membantu bila sedang menyusun requirement sebuah sistem, mengkomunikasikan rancangan dengan klien dan merancang test case untuk semua feature yang ada pada sistem. Sebuah use case dapat meng-include fungsionalitas use case lain sebagai bagian dari proses dalam dirinya. Secara umum diasumsikan bahwa use case yang di-include akan
dipanggil setiap kali use case yang meng-include dieksekusi secara normal.
Sebuah use case dapat di-include oleh lebih dari satu use case lain, sehingga duplikasi fungsionalitas dapat dihindari dengan cara menarik keluar fungsionalitas yang common. Sebuah use case juga dapat meng-extend use case lain dengan behaviour-nya sendiri. Sementara hubungan generalisasi antar use case menunjukkan bahwa use case yang satu merupakan spesialisasi dari yang lain.
2. Class Diagram
Class adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansiasi akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek. Class menggambarkan keadaan (atribut/properti) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metode/fungsi).
Class diagram menggambarkan struktur dan deskripsi class, package dan objek beserta hubungan satu sama lain seperti containment, pewarisan, asosiasi, dan lain-lain. Class memiliki tiga area pokok :
1. Nama (dan stereotype) 2. Atribut
3. Metode
Atribut dan metode dapat memiliki salah satu sifat berikut :
• Private, tidak dapat dipanggil dari luar class yang bersangkutan
• Protected, hanya dapat dipanggil oleh class yang bersangkutan dan anak- anak yang mewarisinya
• Public, dapat dipanggil oleh siapa saja
Class dapat merupakan implementasi dari sebuah interface, yaitu class abstrak yang hanya memiliki metoda. Interface tidak dapat langsung diinstansiasikan, tetapi harus diimplementasikan dahulu menjadi sebuah class.
Dengan demikian interface mendukung resolusi metoda pada saat run-time.
Sesuai dengan perkembangan class model, class dapat dikelompokkan menjadi package. Kita juga dapat membuat diagram yang terdiri atas package.
Hubungan Antar Class
1. Asosiasi, yaitu hubungan statis antar class. Umumnya menggambarkan class yang memiliki atribut berupa class lain, atau class yang harus
mengetahui eksistensi class lain. Panah navigability menunjukkan arah query antar class.
2. Agregasi, yaitu hubungan yang menyatakan bagian (“terdiri atas..”).
3. Pewarisan, yaitu hubungan hirarkis antar class. Class dapat diturunkan dari class lain dan mewarisi semua atribut dan metoda class asalnya dan menambahkan fungsionalitas baru, sehingga pewarisan disebut anak dari class yang diwarisinya. Kebalikan dari pewarisan adalah generalisasi.
4. Hubungan dinamis, yaitu rangkaian pesan (message) yang di-passing dari satu class kepada class lain. Hubungan dinamis dapat digambarkan dengan menggunakan sequence diagram yang akan dijelaskan kemudian.
3. Activity Diagram
Activity diagrams menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi dan bagaimana alur sistem berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi.
Activity diagram merupakan state diagram khusus, di mana sebagian besar state adalah action dan sebagian besar transisi di-trigger oleh selesainya state sebelumnya (internal processing). Oleh karena itu activity diagram tidak menggambarkan perilaku internal sebuah sistem (dan interaksi antar subsistem) secara eksak, tetapi lebih menggambarkan proses-proses dan jalur-jalur aktivitas dari level atas secara umum. Sebuah aktivitas dapat direalisasikan oleh satu use case atau lebih. Aktivitas menggambarkan proses yang berjalan, sementara use case menggambarkan bagaimana aktor menggunakan sistem untuk melakukan aktivitas.
Sama seperti state, standar UML menggunakan segiempat dengan sudut membulat untuk menggambarkan aktivitas. Decision digunakan untuk menggambarkan prilaku pada kondisi tertentu. Untuk mengilustrasikan proses- proses paralel (fork dan join) digunakan titik sinkronisasi yang dapat berupa titik, garis horizontal atau vertikal. Activity diagram dapat dibagi menjadi beberapa object swimlane untuk menggambarkan objek mana yang bertanggung jawab untuk aktivitas tertentu.
4. Sequence Diagram
Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di sekitar sistem (termasuk pengguna, display dan sebagainya) berupa message yang digambarkan terhadap waktu. Sequence diagram terdiri atas dimensi vertikal (waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait). Sequence diagram biasa digunakan untuk menggambarkan skenario atau rangkaian langkah-langkah yang dilakukan sebagai respons dari sebuah event untuk menghasilkan output tertentu. Diawali dari apa yang men-trigger aktivitas tersebut, proses dan perubahan apa saja yang terjadi secara internal dan output apa yang dihasilkan.
Masing-masing objek, termasuk aktor, memiliki lifeline vertikal. Message digambarkan sebagai garis berpanah dari satu objek ke objek lainnya. Pada fase desain berikutnya, message akan dipetakan menjadi operasi/metoda dari class.
Activation bar menunjukkan lamanya eksekusi sebuah proses, biasanya diawali dengan diterimanya sebuah message. Untuk objek-objek yang memiliki sifat khusus, standar UML mendefinisikan icon khusus untuk objek boundary, controller dan persistent entity.
2.3 Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan – Decision Support Systems (DSS)
Sistem pendukung pengambilan keputusan (DSS) adalah sistem berbasis komputer yang interaktif, yang membantu para pengambil keputusan untuk menggunakan data dan berbagai model untuk memecahkan masalah-masalah yang tidak terstruktur. (Gorry dan Morton, 1978 diacu dalam Turban, Aronson, Liang, 2005). Littel (1970) menyatakan bahwa untuk sukses, sistem tersebut haruslah sederhana, cepat, mudah dikontrol, adaptif, lengkap dengan isu-isu penting dan mudah berkomunikasi.
Sistem pendukung ini membantu pengambilan keputusan manajemen dengan menggabungkan data, model-model dan alat-alat analisis yang komplek, serta perangkat lunak yang akrab dengan tampilan pengguna ke dalam satu sistem yang memiliki kekuatan besar (powerful) yang dapat mendukung pengambilan keputusan yang semi atau tidak terstruktur. DSS menyajikan kepada pengguna satu perangkat alat yang fleksibel dan memiliki kemampuan tinggi untuk analisis
data penting. Dengan kata lain, DSS menggabungkan sumber daya intelektual seorang individu dengan kemampuan komputer dalam rangka meningkatkan kualitas pengambilan keputusan. DSS diartikan sebagai tambahan bagi para pengambil keputusan, untuk memperluas kapabilitas, namun tidak untuk menggantikan pertimbangan manajemen dalam pengambilan keputusannya.
(Sutono, 2007)
Turban (2005), mengidentifikasi karakteristik dan kapabilitas kunci dari DSS adalah :
1. Dukungan untuk pengambilan keputusan, terutama pada situasi semiterstruktur dan tak terstruktur, dengan menyertakan penilaian manusia dan informasi terkomputerisasi.
2. Dukungan untuk semua level manajerial, dari eksekutif puncak sampai manajer lini.
3. Dukungan untuk individu dan kelompok.
4. Dukungan untuk keputusan independen dan atau sekuensial.
5. Dukungan di semua fase proses pengambilan keputusan : inteligensi, desain, pilihan dan implementasi.
6. Dukungan di berbagai proses dan gaya pengambilan keputusan.
7. Adaptive sepanjang waktu.
8. Pengguna merasa seperti di rumah.
9. Peningkatan terhadap keefektifan pengambilan keputusan (akurasi, timeliness, kualitas) ketimbang pada efisiensinya (biaya pengambilan keputusan).
10. Kontrol penuh oleh pengambilan keputusan terhadap semua langkah proses pengambilan keputusan dalam memecahkan suatu masalah.
11. Pengguna akhir dapat mengembangkan dan memodifikasi sendiri sistem sederhana.
12. Biasanya model-model digunakan untuk menganalisis situasi pengambilan keputusan.
13. Akses disediakan untuk berbagai sumber data, format dan tipe, mulai dari sistem informasi geografis (GIS) sampai sistem berorientasi objek.
14. Dapat dilakukan sebagai alat standalone yang digunakan oleh seorang pengambil keputusan pada satu lokasi atau didistribusikan di dan di satu organisasi keseluruhan dan di beberapa organisasi sepanjang rantai persediaan.
Dalam suatu penelitiannya Alter mengembangkan satu taksonomi dari enam jenis DSS yang didasarkan pada tingkat dukungan pemecahan masalah.
Keenam jenis tersebut tampak pada Gambar 3.
Sedikit Tingkat kerumitan sistem Sangat
Gambar 3 Keenam Jenis DSS Didasarkan Tingkat Dukungan Pemecahan Masalah
Jenis DSS yang memberikan dukungan paling sedikit adalah jenis yang memungkinkan manajer mengambil hanya sebagian kecil informasi (unsur-unsur informasi) seperti terlihat pada kolom 1 Gambar 3. Manajer dalam hal ini dapat bertanya pada database untuk mendapatkan angka/jumlah tingkat penyerapan anggaran pada satu satker di bawah lingkup kerjanya.
Jenis DSS yang memberikan dukungan yang sedikit lebih tinggi memungkinkan baginya menganalisis seluruh isi file mengenai tingkat penyerapan anggaran pada unit-unit lain yang terkait. Contohnya adalah laporan gaji bulanan pegawai yang disiapkan dari file gaji. Dukungan yang lebih lagi diberikan oleh sistem yang menyiapkan laporan total penyerapan anggaran biaya pegawai dan tunjangan-tunjangan yang diterimanya yang diolah dari berbagai file sistem penggajian.
Ada dua tipe DSS yang dikenal, yaitu : Model-driven DSS dan Data- driven DSS. Jenis DSS yang pertama merupakan suatu sistem yang berdiri sendiri terpisah dari sistem informasi organisasi secara keseluruhan. DSS ini sering dikembangkan langsung oleh masing-masing pengguna dan tidak langsung dikendalikan dari divisi sistem informasi. Kemampuan analisis dari DSS ini umumnya dikembangkan berdasarkan model atau teori yang ada dan kemudian Tingkat Dukungan Pemecahan Masalah
dikombinasikan dengan tampilan pengguna yang membuat model ini mudah untuk digunakan. Jenis DSS yang kedua, data-driven DSS, menganalisis sejumlah besar data yang ada atau tergabung di dalam sistem informasi organisasi. DSS ini membantu untuk proses pengambilan keputusan dengan memungkinkan para pengguna untuk mendapatkan informasi yang bermanfaat dari data yang tersimpan di dalam database yang besar. Banyak organisasi atau perusahaan mulai membangun DSS ini untuk memungkinkan para pelanggannya memperoleh data dari website-nya atau data dari sistem informasi organisasi yang ada.
Decision Support Systems meliputi berbagai komponen yang termuat di dalam sistem pendukung ini, yaitu :
• DSS database:
Kumpulan data berjalan atau historis dari sejumlah aplikasi. Komponen ini digunakan untuk menanyakan dan menganalisis data. Database ini dapat berupa PC database atau massive database.
• DSS software Systems:
Kumpulan dari perangkat lunak yang digunakan untuk menganalisis data, seperti:
On-Line Analytical Processing (OLAP) tools, datamining tools, atau kumpulan dari model-model matematika dan analisa yang mudah untuk diakses oleh para pengguna DSS. Model ini dapat berupa model fisik (model rancangan ruang kerja, taman, dan model pesawat terbang), model perhitungan matematika (seperti : persamaan, alogaritma, anuitas, cicilan bunga kredit), atau model verbal (seperti : deskripsi suatu prosedur untuk penulisan suatu perintah kerja/order). Masing- masing DSS dibangun untuk seperangkat tujuan tertentu dan akan menghasilkan berbagai kumpulan model tergantung pada kebutuhan dan tujuannya.
Aplikasi DSS dapat terdiri dari subsistem seperti : 1. Subsistem Manajemen Data
Subsistem manajemen data memasukkan satu database yang berisi data yang relevan untuk situasi dan dikelola oleh perangkat lunak yang disebut sistem manajemen database (DBMS). Subsistem manajemen data dapat diinterkoneksikan dengan data warehouse perusahaan, suatu repositori untuk data perusahaan yang relevan untuk pengambilan keputusan.
2. Subsistem Manajemen Model
Merupakan paket perangkat lunak yang memasukkan model keuangan, statistik, ilmu manajemen atau model kuantitatif lainnya yang memberikan kapabilitas analitik dan manajemen perangkat lunak yang tepat. Perangkat lunak ini sering disebut sistem manajemen basis model (MBMS).
3. Subsistem antarmuka pengguna
Pengguna berkomunikasi dengan dan memerintahkan DSS melalui subsistem ini. Para peneliti menegaskan bahwa beberapa kontribusi unik dari DSS berasal dari interaksi yang intensif antara komputer dan pembuat keputusan.
4. Subsistem Manajemen Berbasis Pengetahuan
Subsistem ini dapat mendukung semua subsistem lain atau bertindak sebagai suatu komponen independen. Susbsistem ini memberikan inteligensi untuk memperbesar pengetahuan orang pengambil keputusan.
Subsistem ini dapat diinterkoneksikan dengan repositori pengetahuan perusahaan (bagian dari sistem manajemen pengetahuan), yang kadang- kadang disebut basis pengetahuan organisasional.
Berdasarkan definisi, DSS harus mencakup tiga komponen utama dari DBMS, MBMS dan antarmuka pengguna. Subsistem manajemen berbasis pengetahuan adalah opsional, namun dapat memberikan banyak manfaat karena memberikan inteligensi bagi tiga komponen utama tersebut. Seperti pada semua sistem informasi manajemen, pengguna dapat dianggap sebagai komponen DSS.
2.4 Penelitian Sebelumnya yang Relevan
Valverde (2011) melakukan penelitian dengan membuat DSS Manajemen resiko untuk industri real estate. Pada penelitian tersebut sistem informasi dirancang sesuai dengan spesifikasi dan diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic dan database Microsoft Access.
Database sistem itu diisi dengan data dari California USA dan sistem diuji dengan contoh-contoh berbeda dan laporan yang memuaskan diperoleh dari simulasi. DSS sangatlah berguna bagi manager manajemen resiko dalam investasi real estate. DSS dapat dideskripsikan sebagai sebuah interaksi, berbasis sistem komputer yang di desain untuk membantu pengambil keputusan untuk
menyelesaikan masalah yang tidak terstruktur. Pengguna utama dari sistem ini adalah investor untuk memonitor kinerja dari pengelola gedung.
Tujuan sistem akan memberikan informasi mengenai hal-hal sebagai berikut :
o Berapa kategori aset yang akan digunakan o Memilih optimasi level resiko keseluruhan o Kapan waktunya untuk melakukan penjualan aset o Nilai dari properti
Mohemad, Hamdan, Othman dan Noor (2010) melakukan penelitian dalam membuat suatu keputusan yang transparan dan persaingan yang sehat dalam proses tender membutuhkan suatu alat sebagai dasar panduan dalam proses pengambilan keputusan. Makalah ini menyimpulkan hal-hal yang biasa digunakan dalam proses tender secara umum di dunia seperti Amerika, Eropa dan Asia.
Dokumen terstruktur dalam jumlah yang banyak dalam proses tender konstruksi perlu di analisa dengan alat komputasi. Akan menjadi lebih sulit ketika proses otomatisasi untuk perubahan dokumen tidak struktur ke dalam format atau bentuk dokumen terstruktur pada proses input di dalam proses pengambilan keputusan.
Dalam rangka untuk melakukan proses tender secara otomatis, integrasi di dalam model DSS sepertinya pendekatan model yang menjanjikan. Makalah ini mengusulkan sebuah kerangka kerja untuk DSS dalam tujuannya untuk melakukan pengembangan proses tender.
Cai, Liu X., Xiao dan Liu J. (2009) melakukan penelitian dalam strategi peningkatan kinerja untuk pembuat keputusan dalam dunia supply chain.
• KPI pada bisnis supply chain menjadi isu yang penting untuk meningkatkan kinerja secara berkelanjutan
• Sistem kinerja manajemen yang kompleks meliputi beberapa proses manajemen, seperti identifikasi ukuran, menentukan target, perencanaan, komunikasi, monitoring, laporan dan masukan
• Peningkatan kinerja merupakan proses yang terus menerus yang membutuhkan baik itu analisa ukuran kinerja sistem dan mekanisme untuk memulai langkah-langkah untuk mewujudkan tujuan KPI (Pencapaian KPI) yang berhubungan dengan perencanaan dan
pelaksanaan, dan membuat langkah-langkah untuk merealisasikan tujuan kinerja dalam pekerjaan rutin sehari-hari.
Metodologi yang diusulkan untuk meningkatkan kinerja manajeman Supply Chain secara sistematik adalah metodologi yang mendukung KPI accomplishment (Pencapaian KPI). Metodologi ini mengimplementasikan pengulangan yang lebih kecil diatara 3 langkah utama dalam siklus kinerja manajemen yaitu Set Goal, Model dan Plan. Penentuan metodologi untuk pembahasan ini adalah Supply Chain Operation Reference (SCOR) merupakan model yang didesain untuk memfasilitasi kerangka dari ukuran kinerja supply chain secara sistematik dan sebagai alat untuk pengembangan selanjutnya. SCOR memiliki 5 kategori pengukuran yaitu : Sumber daya, Keluaran, Fleksibilitas, Inovasi dan Informasi. Sistematik Metodologi KPI :
1. Balance Score Card (BSC) 2. Activity Based Costing (ABC)
3. Supply Chain Operation Reference (SCOR)
Roy, Chamorro, Wegen dan Steele melakukan penelitian membuat solusi yang diusulkan dalam makalah ini menyediakan mekanisme untuk pemantauan solusi Knowledge Management (KM) dalam isu-isu terkait dengan proses bisnis.
Metodologi baru ini difokuskan pada tujuan bisnis untuk membuat solusi indikator kinerja (PI) KM. Sistem pengukuran harus dipelajari adalah :
• Langkah-langkah kinerja individu
• Himpunan ukuran kinerja secara keseluruhan
• Hubungan antara kinerja sistem pengukuran dan lingkungan dimana KM beroperasi
Penelitian ini telah mengembangkan 'langkah demi langkah' kerangka kerja dan pendekatan metodologis untuk mengidentifikasi Key Performance Indicator (KPI) untuk solusi KM. Para konseptual menghubungkan kerangka pengukuran strategis untuk KM solusi pada tingkat operasional. Pendekatan metodologis memberikan praktisi dengan menetapkan template yang tepat dalam membantu manajer untuk melaksanakan kerangka konseptual. KPI yang dikembangkan dengan ukuran kerangka efektivitas solusi KM dalam proses bisnis, yang memungkinkan perusahaan untuk tidak hanya memantau jika
pengetahuan dikelola benar tetapi juga jika hak pengetahuan dikelola dalam perusahaan.
2.5 Perbedaan Penelitian dengan Penelitian Sebelumnya
Dari uraian di atas dan tujuan dari penelitian yang akan dikembangkan, dapat dilihat perbedaannya. Seperti terlihat pada Tabel 1 di bawah ini :
Tabel 1. Perbedaan Penelitian yang dikembangkan dengan penelitian sebelumnya.
Penelitian Sebelumnya
Nama Peneliti Metode yang digunakan, Objek dari penelitian, Topik
Tools dan Bentuk yang dihasilkan
Valverde, 2011 Model matematika (Findaly Model, Tucker Model), industri real estate, metode DSS untuk hasil yang di capai, tools Visual Basic dan database Microsoft Acces, menghasilkan Aplikasi manajemen resiko real estate
Mohemad, Hamdan, Othman dan Noor, 2010
Proses tender di bidang konstruksi, metode DSS dan hasil berupa kerangka kerja
Cai, Liu X., Xiao dan Liu J., 2009
Supply Chain Operation Reference (SCOR), supply chain., berdasarkan KPI accomplishment dan hasil berupa kerangka kerja
Roy, Chamorro, Wegen dan Steele
Knowledge Management (KM), proses bisnis, berdasarkan KPI dan hasil berupa kerangka kerja
Penelitian yang dikembangkan
Husna, 2012 Metode Waterfall untuk penelitian, Divisi TRM di Manajemen properti, Analisis dan desain rancangan menggunakan UML, implementasi menggunakan Power Builder 11.5 dan database engine SQL Anywhere 8, hasil berupa aplikasi menghasilkan report DSS berbasis KPI
BAB III METODE PENELITIAN
3. 1 Kerangka Pemikiran
Kebutuhan akan suatu laporan key performance indicator yang cepat dan tepat merupakan suatu hal yang sangat penting agar mampu menghasilkan sejumlah informasi yang bermanfaat bagi manager dalam proses pengambilan keputusan atas aktivitas yang terjadi pada divisi Tenant Relation management.
Kondisi saat ini mengharuskan Divisi Tenant Relation management untuk melakukan rekapitulasi secara manual ataupun secara sistem yang berbeda untuk membuat suatu laporan KPI. Hal ini membutuhkan waktu yang lama hanya untuk mengeluarkan suatu laporan dan tidak secara real time. Situasi tersebut akan terus berulang setiap akan terbitnya laporan yang secara biaya akan bertambah dan akan mengurangi efektivitas dan efisiensi kerja dari karyawan.
Guna mencapai kebutuhan tersebut pengembangan suatu sistem informasi perangkat lunak yang terintegrasi sangatlah dibutuhkan. Dengan Pengembangan Aplikasi Decision Support Systems berbasis KPI ini dapat mengatasi segala permasalahan yang timbul pada divisi Tenant Relation Management saat ini sehingga akan memberikan gambaran apa saja target yang tidak tercapai.
3. 2 Kerangka Penelitian
Dalam mencapai kerangka pemikiran di atas, hal yang perlu dilakukan adalah memahami kondisi dan masalah yang ada dengan menuangkannya ke dalam suatu metodologi kerja menggunakan metode waterfall (Sommerville, 2011) dengan memberikan suatu solusi atas permasalahan di divisi Tenant Relation management tersebut. Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam penelitian ini menghasilkan pengembangan Decision Support Systems yang berbasiskan key performance indicator. Pada penelitian ini dilakukan penggunaan parameter- parameter key performance indicator yang sudah diformulasikan oleh para direksi divisi Tenant Relation Management. Untuk kerangka penelitian yang dilakukan dapat dilihat pada Gambar 4.
Gambar 4 Kerangka Penelitian Berikut penjelasan mengenai tahapan kerangka penelitian :
a. Studi Kebutuhan (Requirement Study)
Analisis kebutuhan merupakan suatu tahapan dalam pengembangan perangkat lunak untuk menggali segala bentuk informasi dari awal sampai akhir dengan harapan dapat mengetahui kendala-kendala yang dihadapi.
Pada tahapan ini akan digunakan untuk melakukan interview / tanya jawab Mulai
Studi kebutuhan
Identifikasi Masalah
Analisis Kebutuhan Sistem
Desain Sistem
Implementasi Sistem
Pengujian Sistem
Analisis Output
Selesai Proses Bisnis
Ada Kesalahan Ya
Bukan Kesalahan Prosedur /
Proses Bisnis
Tidak
mengenai kondisi yang ada sekarang dan masalah yang dihadapi dengan kondisi yang ada beserta harapan untuk memperbaharui kondisi yang ada.
1. Requirement Scope (Batasan Sistem)
2. Stakeholder Identification (Identifikasi Entitas)
Stakeholder Identification merupakan entitas yang akan terlibat dalam sistem divisi Tenant Relation Management. Proses ini merupakan tahapan yang penting dalam proses penyusunan UML.
3. Requirement Gathering (Pengumpulan Informasi)
Berdasarkan informasi entitas yang terlibat dalam sistem divisi Tenant Relation Management, proses pengumpulan informasi akan dilakukan untuk masing-masing entitas baik itu proses yang biasa dilakukan dan harapan yang diinginkan sampai dengan konsep pelaporan. Dalam pembahasan ini akan dibatasi untuk transaksi-transaksi yang berhubungan dengan departemen-departemen di bawah divisi Tenant Relation Management.
b. Identifikasi Masalah
Pada tahapan ini akan diidentifikasi beberapa permasalahan yang ada pada divisi Tenant Relation Management dan identifikasi kebutuhan informasi yang mendukung pengembangan Decision Support Systems yang berbasiskan key performance indicator baik itu merupakan perbaikan dari sistem yang lama ataupun penambahan suatu proses bisnis yang semakin maju. Pengidentifikasian masalah ini terjadi selama masa interview / tanya jawab.
c. Analisis Kebutuhan Sistem
Dalam proses menganalisa kebutuhan sistem, perlu dilakukan analisis berdasarkan studi pustaka dan literatur mengenai konsep key performance indicator yang dibutuhkan selama penelitian. Oleh karena itu analisa kebutuhan harus mencakup sebagian besar proses yang berkaitan dengan divisi Tenant Relation Management (TRM). Hasil dari studi kebutuhan dan identifikasi masalah akan diterjemahkan menjadi suatu proses-proses dengan metode yang berorientasi object (UML). Analisis kebutuhan sistem ini akan dibuatkan analisis menggunakan deskripsi use case, use
case diagram, activity diagram, class diagram dan sequence diagram untuk input, output, proses, storage dan kontrol.
d. Desain Sistem
Dalam proses ini, dilakukan proses desain sistem divisi Tenant Relation Management berdasarkan analisis yang ada diterjemahkan menjadi desain sistem suatu proses-proses dengan metode yang berorientasi object (UML), baik itu dari sisi logika bisnis, struktur data maupun Graphical User Interface (GUI). Dalam tahapan ini perangkat lunak apa yang akan digunakan untuk pengembangan Decision Support Systems yang berbasiskan Key Performance Indicator.
e. Implementasi Sistem
Proses penerapan analisis dan desain sistem baik itu logika dan tampilan (Graphical User Interface) dengan menggunakan perangkat lunak pengembangan sistem Power Builder 11.5 dan database engine SQL Anywhere 8 yang menghasilkan Pengembangan DSS berbasis KPI sebagai bentuk akhir laporan KPI buat manajer atau manajemen.
f. Pengujian Sistem
Proses pengujian sistem secara internal dapat dilakukan baik itu secara verifikasi ataupun validasi data dan disesuaikan dengan parameter KPI yang ada dilakukan guna mengantisipasi seminimal mungkin pengujian yang gagal ketika dilakukan test oleh user. Metode pengujian yang diambil adalah metode pengujian Black Box. Pengujian Black Box adalah pengujian aspek fundamental sistem tanpa memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak. Metode ini digunakan untuk mengetahui apakah perangkat lunak berfungsi dengan benar.
g. Analisis Output
Analisis output laporan KPI dilakukan ketika hasil yang dikeluarkan dari sistem tidak memenuhi kriteria estetika dan aturan standar dari pihak divisi Tenant Relation Management.
