BAB IV PEMBAHASAN PENGEMBANGAN DECISION SUPPORT SYSTEMS BERBASIS KEY PERFORMANCE INDICATOR DI
DIVISI TENANT RELATION MANAGEMENT
9. Rata-rata response time terhadap inquiry
4.3 Desain Proses Divisi Tenant Relation Management .1 Model Use Case
4.3.2 Model Activity Diagram
Setelah didapatkan use case Tenant Relation Management maka desain selanjutnya adalah membuat model Activity Diagram yang menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem Tenant Relation Management.
a. Call Center Activity Diagram
Call Center Activity diagram pada divisi Tenant Relation Management memiliki aktivitas-aktivitas seperti terlihat pada Lampiran 1 dan Lampiran 2 untuk :
1. Use Case Complaint Handling
Dimulai dari mendapatkan complaint information dari tenant atau non tenant baik melalui telepon, email atau website, proses open new complaint form entry dan menginput informasi keluhan, lalu melakukan proses pemeriksaan data tenant. Apakah termasuk tenant? Jika tidak maka melakukan proses entry non tenant information dan jika ya maka melakukan search tenant list yang sudah ada dan pilih tenant, kemudian melakukan proses pilih tipe complaint setelah itu proses entry complaint detail, proses selesai.
2. Use Case Complaint Update
Dimulai ketika Control Room akan melakukan perubahan status terhadap complaint yang sudah diselesaikan. Pihak control room atau departemen terkait akan membuka tampilan daftar semua complaint, melakukan pencarian terhadap complaint yang sudah selesai, kemudian melakukan update untuk status terakhir (Done, Pending, Cancel).
3. Use case Request Handling
Dimulai dari permintaan tenant ataupun non tenant terhadap pengelola gedung. Dalam hal ini call center akan membuka tampilan input Request
Handling, menentukan apakah pihak yang meminta adalah tenant atau non tenant, jika non tenant maka pihak call center akan mengisikan data-data informasi berdasarkan informasi yang di dapat. Jika tenant maka call center hanya memilih data tenant tersebut. Kemudian call center akan memilih tipe atau jenis permintaan yang diminta yang dilanjutkan dengan pengisian permintaan lebih detail.
4. Use Case Request Update
Dimulai ketika departmen yang bersangkutan akan melakukan perubahan status terhadap complaint yang sudah diselesaikan. Pihak control room atau departemen terkait akan membuka tampilan daftar semua permintaan, melakukan pencarian terhadap permintaan yang sudah diselesaikan, kemudian melakukan update untuk status terakhir (Done, Pending, Cancel).
b. Marketing Leasing Activity Diagram
Marketing Leasing Activity diagram pada divisi Tenant Relation Management memiliki aktivitas-aktivitas seperti terlihat pada Lampiran 3 dan Lampiran 4 untuk :
1. Use Case Leasing Prospecting
Dimulai dengan adanya kebutuhan suatu perusahaan untuk melakukan penyewaan baik itu secara email, telpon ataupun kunjungan. Informasi tersebut akan dimasukan oleh call center dengan membuka tampilan input prospecting dan melakukan pencarian di sistem terhadap data yang sudah di terima dari calon tenant. Jika data yang diberikan sudah terdapat di dalam sistem maka call center dapat melakukan update informasi tehadap calon tenant tersebut dan jika informasi calon tenant tersebut tidak ada di dalam sistem, maka call center melakukan proses penginputan untuk data calon tenant baru.
2. Use Case Prospecting Progress
Proses ini bermula ketika terjadi interaksi antara marketing dan calon tenant. Marketing akan melakukan pencarian data calon tenant tersebut di dalam sistem kemudian marketing akan membuka tampilan untuk
prospecting progress dan memasukan informasi-informasi berdasarkan hasil interaksi dengan calon tenant ke dalam sistem beserta status dari masing-masing prospecting, status tesebut adalah :
a. Inquiry, merupakan status awal dari calon tenant dimana ketertarikan calon tenant terhadap lokasi yang akan di sewa.
b. On Going, merupakan status dari calon tenant dimana calon tenant tersebut sudah melakukan beberapa interaksi dengan marketing dan sudah melakukan kunjungan terhadap lokasi yang diminati.
c. Reserved, merupakan status dari calon tenant dimana calon tenant sudah menyetujui harga, kondisi dan lain sebagainya.
d. Lease Agreement, merupakan status dari calon tenant dimana calon tenant dalam proses pembuatan kontrak sewa menyewa.
3. Use Case LOO Leasing
Proses ini merupakan proses pembuatan kontrak dari calon tenant yang dalam status reserved. Marketing akan melakukan pencarian terhadap data-data calon tenant dengan status reserved. Setelah itu, marketing akan melakukan input kontrak sewa , pemilihan lokasi yang diinginkan, periode LCD dan LED, nilai rental dan service serta besaran security deposit.
4. Use Case Renewal
Merupakan proses perpanjangan kontrak, yang bermula dari penyeleksian dari daftar tenant yang akan habis masa kontraknya dalam 3 bulan ke depan. Setelah itu marketing akan memasukan periode sewa baru beserta informasi besaran rate sewa dan rental serta security deposit baru dan kemudian marketing melakukan proses persetujuan atas perpanjangan kontrak tersebut.
c. Marketing Event Activity Diagram
Marketing Event Activity diagram pada divisi Tenant Relation Management memiliki aktivitas-aktivitas seperti terlihat pada Lampiran 5 untuk :
1. Use Case Event Prospecting
Dimulai dengan adanya kebutuhan suatu perusahaan atau individu untuk melakukan suatu acara event ataupun wedding baik itu secara email, telpon
ataupun kunjungan. Informasi tersebut akan dimasukan oleh call center dengan membuka tampilan input prospecting event dan melakukan pencarian di sistem terhadap data-data yang sudah di terima dari calon tenant. Jika data yang diberikan sudah terdapat di dalam sistem maka call center dapat melakukan update informasi tehadap calon tenant tersebut jika terdapat perbedaan informasi dengan yang ada di sistem dan jika informasi calon tenant tersebut tidak ada di dalam sistem maka call center melakukan proses penginputan untuk data calon tenant baru.
2. Use Case Prospecting Progress Event
Proses ini bermula ketika terjadi interaksi antara marketing event dengan calon tenant event. Marketing akan melakukan pencarian data calon tenant event tersebut di dalam sistem kemudian marketing akan membuka tampilan untuk prospecting progress event dan memasukan informasi-informasi berdasarkan hasil interaksi dengan calon tenant ke dalam sistem beserta status dari masing-masing prospecting event, status tesebut adalah:
a. Inquiry, merupakan status awal dari calon tenant event dimana ketertarikan calon tenant terhadap lokasi yang akan di sewa.
b. On Going, merupakan status dari calon tenant dimana calon tenant tersebut sudah melakukan beberapa interaksi dengan marketing dan sudah melakukan kunjungan terhadap lokasi yang diminati.
c. Reserved, merupakan status dari calon tenant dimana calon tenant sudah menyetujui harga, kondisi dan lain sebagainya.
d. Lease Agreement, merupakan status dari calon tenant dimana calon tenant dalam proses pembuatan kontrak sewa menyewa.
3. Use Case LOO Event
Proses ini merupakan proses pembuatan kontrak dari calon tenant event yang dalam status reserved. Marketing akan melakukan pencarian terhadap data calon tenant dengan status reserved. Setelah itu, marketing akan melakukan input kontrak event, pemilihan lokasi yang diinginkan, periode LCD dan LED , nilai sewa serta besaran security deposit.
d. Tenancy Activity Diagram
Tenancy Activity diagram pada divisi Tenant Relation Management memiliki aktivitas-aktivitas seperti terlihat pada Lampiran 6 adalah :
1. Use Case Facility agreement
Dimulai ketika tenant mengajukan untuk penambahan fasilitas yang disediakan oleh gedung. Tenancy akan melakukan pencarian terhadap tenant yang akan melakukan penambahan fasilitas, kemudian tenancy akan melakukan pemilihan tipe layanan berdasarkan kebutuhan dari tenant, memasukan periode layanan serta besaran sewa fasilitas. Setelah itu tenancy akan melakukan persetujuan terhadap fasilitas tersebut.
2. Use Case Tenant Update
Bermula ketika ada perubahan dari data tenant yang diinformasikan ke pihak tenancy. Kemudian pihak tenancy akan melakukan pencarian terhadap tenant tersebut,kemudian tenancy akan melakukan update terhadap data-data tenant berdasarkan informasi yang di dapat.
3. Use Case Tenant List Master
Bermula ketika tenancy akan menampilkan semua informasi-informasi tenant. Tenancy akan memilih periode kontrak, pemilihan tenant dan menampilan semua informasi mengenai tenant tersebut.
e. Overtime Activity Diagram
Overtime Activity diagram pada divisi Tenant Relation Management memiliki aktivitas-aktivitas seperti terlihat pada Lampiran 7 adalah :
1. Use Case Event Overtime Request
Bermula ketika tenant melakukan permintaan overtime baik itu dengan menggunakan email ataupun mengisi form yang sudah ada. Call center akan membuka tampilan input overtime kemudian memasukan tanggal dan jam awal overtime dan akhir overtime. Setelah itu call center akan melakukan pemilihan lokasi atas tenant tersebut, pemilihan tipe overtime.
2. Use Case Overtime Approval
Use case ini dimulai ketika pihak control room melakukan setup dengan BAS sistem atas permintaan overtime yang ada, setelah melakukan hal
tersebut pihak control room akan melakukan proses persetujuan atas overtime yang masuk.