BAB IV PEMBAHASAN PENGEMBANGAN DECISION SUPPORT SYSTEMS BERBASIS KEY PERFORMANCE INDICATOR DI
DIVISI TENANT RELATION MANAGEMENT
2. Report Marketing a). Rental Rate
Report KPI proses Rental Rate pada departemen Marketing dapat di lihat pada Gambar 33.
Gambar 33 Tampilan Report KPI Proses Rental Rate
Gambar 33 memperlihatkan kalkulasi yang dihasilkan dari proses Rental Rate yang ada pada bagian departemen Marketing. Berdasarkan gambar Rental Rate yang ada didapatkan rata-rata Rental Rate 13,71 USD, sedangkan untuk target parameter Rental Rate adalah 15 USD, sehingga menghasilkan target yang tidak tercapai. Untuk mengetahui dari mana mendapatkan total rental, total luasan area dan rata-rata Rental Rate dapat dilihat pada detail, yang merupakan report dari hasil transaksi yang terjadi di sistem informasi TRM.
b). Occupancy Rate
Report KPI proses Occupancy Rate pada departemen Marketing dapat dilihat pada Gambar 34.
Gambar 34 Tampilan Report KPI Proses Occupancy Rate
Gambar 34 memperlihatkan persentase yang dihasilkan dari proses Occupancy Rate yang ada pada bagian departemen Marketing. Berdasarkan gambar Occupancy Rate yang ada hanya memperlihatkan persentase report dari hasil transaksi yang terjadi di sistem informasi TRM pada departemen Marketing.
Disini dapat dilihat apakah target terpenuhi? Ternyata target tercapai, karena untuk class platinum melebihi dari target 55 %.
c). Renewal
Report KPI proses Renewal pada departemen Marketing dapat dilihat pada Gambar 35.
Gambar 35 Tampilan Report KPI Proses Renewal
Gambar 35 memperlihatkan persentase yang dihasilkan dari proses Renewal yang ada pada bagian departemen Marketing. Berdasarkan gambar renewal ada 10 tenant yang masa kontraknya mau habis, sedangkan yang baru dilakukan renewal 6 tenant, sehingga menghasilkan persentase di bawah target parameter KPI yang membuat tujuan dari manajemen tidak akan tercapai. Untuk lebih jelas dan mendukung pengambilan simpulan tersebut bisa dilihat pada data detail.
3. Report Expense & Income a). Expense
Expense merupakan pengeluaran buat divisi TRM, yang harus di bayar oleh bagian Finance Accounting, untuk melihat hasil Report KPI proses Expense yang dibandingkan antara expense actual dengan budget pada divisi TRM dapat dilihat pada Gambar 36.
Gambar 36 Tampilan Report KPI Proses Expense
Gambar 36 menjelaskan kalkulasi yang dihasilkan dari proses Expense pada divisi TRM, yang membandingkan antara pengeluaran kenyataan dan pengeluaran rencana berdasarkan transaksi-transaksi yang terjadi pada sistem informasi TRM.
b). Income
Income merupakan pendapatan buat divisi TRM dari hasil rental leasing dan event, yang menjadi pemasukan buat manajemen perusahaan. Dimana pendapatan ini ada yang menjadi pendapatan bersih dan ada pendapatan yang akan digunakan lagi buat operasional perusahaan. Untuk melihat hasil Report KPI proses Income yang dibandingkan antara Income actual dengan budget pada divisi TRM dapat dilihat pada Gambar 37.
Gambar 37 Tampilan Report KPI Proses Income
Gambar 37 menjelaskan kalkulasi yang dihasilkan dari proses Income pada divisi TRM, yang membandingkan antara pendapatan Leasing dan Event berdasarkan transaksi-transaksi yang terjadi pada sistem informasi TRM, yang merupakan pendapatan actual, yang akan dibandingkan dengan pendapatan leasing dan event berdasarkan budget. Dari grafik ini dapat dilihat apakah target dari manajemen tercapai atau tidak.
4.5 Pengujian Sistem Tenant Relation Management
Pengujian sistem merupakan tahapan dimana semua kebutuhan sistem pada proses requirement telah terpenuhi di dalam aplikasi yang ada. Tujuan utama dari pengujian sistem adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan.
Metode pengujian yang diambil adalah metode pengujian Black Box. Pengujian Black Box merupakan metode perancangan data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. Data uji dibangkitkan, dieksekusi pada perangkat lunak dan kemudian keluaran dari perangkat lunak di cek apakah sudah sesuai dengan yang diharapkan atau tidak. Pengujian dilakukan terhadap beberapa tahapan pengujian, yaitu :
1. Data Set Testing
Data set testing merupakan pengujian yang dilakukan terhadap tipe data yang digunakan di dalam struktur database dengan proses, transaksi atau fungsi yang ada di dalam aplikasi sistem harus sama.
2. Unit dan Systems Testing
Unit dan Systems test merupakan pengujian yang dilakukan terhadap proses, fungsi atau modul untuk keseluruhan informasi yang ada baik dari sisi tipe data, proses masing-masing unit dan proses sistem yang berhubungan dengan interaksi antara aplikasi dan database.
3. Integration Testing
Integration test merupakan pengujian yang dilakukan untuk menguji relasi atau hubungan baik itu secara proses aplikasi ataupun dari sisi penggunaan data-data yang ada di dalam data-database antar proses atau modul dengan proses atau modul lainnya.
4. User Acceptance Testing
User acceptance test merupakan pengujian akhir yang dilakukan antara pengembang sistem dengan user untuk melakukan pengujian sistem secara keseluruhan dari proses awal sampai proses akhir yang telah disepakati bersama pada tahap analisa kebutuhan.
4.6 Evaluasi Report Key Performance Indicator 1. Report Customer Service / Call Center
Report Customer Service / Call Center yang berbasis target parameter merupakan tujuan dari pembuatan penelitian ini. Data-data transaksi yang terjadi pada sistem informasi divisi TRM, antara tenant dan Call Center, Control Room dan Marketing. Akan dibandingkan dengan target parameter KPI yang sudah ditetapkan oleh manajemen Gedung. Untuk departemen Call Center ada 4 kegiatan yang bisa dibuatkan laporan pengembangan DSS berbasis KPI yang akan digunakan oleh Manager divisi TRM atau Manajemen Perusahaan dalam memberikan target untuk kedepannya, kebijakan apa yang harus diperbaikan oleh Manager, melihat permasalah dan kendala yang ada. Untuk report Call Center yang berbasis KPI dapat dilihat pada Gambar 38.
Gambar 38 Report KPI Dashboard Departemen Customer Service
Gambar 38 memberikan pandangan dan informasi sehingga membantu dalam pengambilan keputusan bagi Manager divisi Tenant Relation Management untuk memberikan target dan perbaikan kinerja pada departemen Call Center.
Terutama untuk aktivitas-aktivitas : a. Complaint Status
Dengan melihat laporan KPI Complaint Status ini, Manager dapat mengetahui :
1. Apakah target parameter KPI Complaint status tercapai.
2. Berapa complaint yang masuk dalam sehari, sebulan ataupun setahun.
3. Berapa persentase complaint yang dapat ditangani oleh departemen-departemen terkait.
4. Service yang kurang baik dari departemen mana terhadap tenant.
5. Paling banyak complaint di bagian departemen mana.
6. Perbaikan kinerja departemen yang berhubungan dengan pelayanan.
b. Complaint Response Time
Dengan melihat laporan KPI Complaint Response Time ini, Manager memiliki Gambaran dalam :
1. Apakah pelayanan terhadap tenan sudah memuaskan.
2. Apakah target parameter KPI Complaint Response Time tercapai.
3. Berapa rata-rata waktu complaint yang dapat direspon oleh departemen-departemen terkait.
4. Seberapa baik kerja dari departemen-departemen terkait.
5. Kenapa complaint tidak cepat dilakukan response.
c. Inquiry
Dengan melihat laporan KPI Inquiry ini, Manager memiliki Gambaran dalam :
1. Apakah target parameter KPI Inquiry tercapai.
2. Berapa persentase inquiry yang dapat ditangani oleh departemen Marketing.
3. Mengetahui tenant yang berpontesi dan peminatnya dari kalangan apa.
d. Inquiry Response Time
Dengan melihat laporan KPI Inquiry Response Time ini, Manager memiliki Gambaran dalam :
1. Apakah target parameter KPI Inquiry Response Time tercapai.
2. Berapa rata-rata waktu Inquiry yang direspons oleh departemen Marketing.
3. Mengetahui tenant yang berpontesi dan peminatnya dari kalangan apa.