Manual Book Warkat User Root. 1. Login Anda bisa login dengan username dan password sesuai dengan akun terdaftar di sistem kepegawaian umrah (simpeg).

Teks penuh

(1)

Manual Book Warkat User Root 1. Login

Anda bisa login dengan username dan password sesuai dengan akun terdaftar di sistem kepegawaian umrah (simpeg).

Gambar 1. Login

Gambar 2. Gagal Login

Jika anda berhasil login kemudian akan muncul halaman seperti berikut:

(2)

Gambar 3. Halaman Depan

User sebagai admin akan memiliki menu sebagai berikut:

Gambar 4. Menu Admin

Beranda: Sebagai Refresh Halaman

Referensi: didalam menu referensi terdapat sub menu jabatan dan klasifikasi jabatan.

Gambar 5. Menu Referensi

Submenu jabatan: menampilkan data-data jabatan pegawai umrah.

Gambar 6. Data Jabatan Submenu Klasifikasi Surat: Menampilkan Kode Hal surat.

(3)

Gambar 7. Data Klasifikasi Surat Kemudian menu Catatan Surat

Gambar 8. Menu Catatan Surat

Didalam menu catatan surat terdapat submenu surat masuk dan surat keluar.

Submenu Surat Masuk: berfungsi untuk aktifitas surat masuk.

Gambar 9. List Surat Masuk

Untuk membuat surat masuk user sebagai admin dapat mengklik di tombol kemudian akan muncul form input surat masuk m berikut:

(4)

Gambar 10. Form Input Surat Masuk

Ketika suratmasuk berhasil diinput, maka surat masuk akan muncul di data surat masuk.

Gambar 11. Data Surat Masuk

Status : Jika belum dibaca berarti pimpinan tujuan surat masuk belum melihat surat masuk.

(5)

Aksi : Detail Surat seperti berikut ini:

Gambar 12. Detail Surat Masuk

Edit Surat form Edit suratmasuk jika terjadi perubahan data

Gambar 13. Edit Surat Masuk

Submenu Surat Keluar: Menu aktivitas surat keluar

Gambar 14. Menu Surat Keluar

Didalam system warkat, surat keluar terdiri dari 3 surat yaitu surat dinas, surat edaran dan nota dinas.

Untuk membuat surat dinas, klik di menu surat dinas

(6)

Gambar 15. Menu Input Surat Dinas

Kemudian untuk membuat surat klik di tombol maka akan muncul form buat surat keluar (surat dinas).

(7)

Gambar 16. Tambah Surat Keluar Keterangan:

(8)

Gambar 17. Jenis Tujuan Surat

Jika surat keluar ditujukan untuk unit didalam umrah, pembuat surat harus memilih unit, dan jika tujuan surat adalah instansi eksternal pembuat surat harus memilih instansi.

Gambar 18. Jenis Tujuan Surat

Gambar 19. Klasifikasi Surat

Pembuat surat harus memilih klasifikasi surat sebagai kode hal surat.

Gambar 20. Lampiran dan Tanggal Surat Lampiran: Jumlah lampiran pendukung surat keluar

Tanggal surat ialah tanggal yang akan ditampilkan didalam surat.

Gambar 21. Form Kepada Unit Kepada Unit: Pembuat surat harus memilih tujuan surat.

(9)

Gambar 22. Form Input Surat Keluar Hal surat: Sesuai dengan perihal surat

Tanggal buat surat: Tanggal saat pembuat surat menginputkan surat.

Isi Surat: Form Input suratkeluar

Gambar 23. Form Input Isi Surat

Jika surat tidak memiliki lampiran, maka hapus lapiran di template surat keluar.

Buat isi surat di panah isi surat diatas.

Menu Pengaturan

Gambar 24. Menu Pengaturan

Didalam menu pengaturan terdapat submenu Pengguna dan Masuk sebagai.

Pengguna adalah data penata usaha

(10)

Gambar 25. Data Pengguna

Masuk sebagai: Aktivitas peran admin, admin bisa menjadi siapa saja sesuai username yang diinput:

Gambar 26. Form Peran Admin

Menu Rekap, didalam menu rekap terdapat sub meny Surat masuk dan Surat Keluar

Gambar 27. Menu Rekap

Submenu surat masuk: Data seluruh surat masuk Universitas Maritim Raja Ali Haji.

Gambar 28. Data Surat Masuk

Submenu Surat Keluar: Data seluruh surat keluar Universitas Maritim Raja Ali Haji.

(11)

Gambar 29. Data Surat Keluar Menu Notifikasi

Gambar 30. Menu Notifikasi

Notifikasi atau Pemberitahuan ialah menu pemberitahuan jika ada suratmasuk, surat keluar dan disposisi.

(12)

Manual Book bagi User Penata Usaha

User ini berfungsi untuk menginput surat masuk dan membuat surat keluar.

Penata usaha disetiap unit dapat login menggunakan username dan password yang biasa digunakan untuk login di system kepegawaian (simpeg) umrah.

Gambar 1. Login

Gambar 2. Login Gagal

Penata usaha yang berhasil login ke system warkat akan muncul halaman sebagai berikut:

(13)

Gambar 3. Halaman Setelah berhasil Login Sebagai penata usaha adapun menu yang dapat digunakan ialah:

Gambar 4. Menu Penata Usaha Beranda: Tombol Refresh Halaman

Surat masuk: Menu yang berhubungan dengan surat masuk

Gambar 5. List Surat Masuk Input Surat Masuk:

Gambar 6. Form Input Surat Masuk Keterangan:

(14)

Kepada: Tujuan surat masuk

Nomor Surat: Input nomor surat berdasarkan nomor surat yang masuk.

Hal Surat: Isi sesuai dengan hal surat yang masuk

Lampiran: Isi jumlah lampiran surat masuk (Ex: 1 Lembar) Tembusan: Isi dengan tembusan sesuai dengan tujuan

Dari Instansi: Isi dengan asal pengirim surat.

Tanggal Surat: Tanggal yang tertera disurat

Tanggal Terima Surat: Tanggal surat diterima penata usaha

Kemudian akan muncul tampilan data surat masuk sebagai berikut ini yang merupakan list data surat masuk:

Gambar 7. Data Surat Masuk

Menu Surat Keluar

Gambar 8. Menu Surat Keluar

Merupakan menu aktifitas adanya surat keluar dari instansi penata usaha yang login untuk melakukan pengiriman surat ke instansi dan unit lain.

Berikut ini list data surat keluar:

(15)

Gambar 9 List Surat Keluar

Warkat versi 1.0 baru menyediakan 3 macam jenis surat yaitu surat dinas, surat edaran dan nota dinas untuk melihat list surat keluar berjenis surat dinas penata usaha dapat mengklik di menu surat dinas, untuk melihat list surat keluar jenis surat edaran dapat mengklik di menu surat edaran dan untuk melihat list surat keluar jenis nota dinas dapat mengklik di menu nota dinas.

Kemudian untuk membuat surat terlebih dahulu penata usaha harus mengklik jenis surat yang akan dibuat dengan mengklik disalah satu menu ini:

Gambar 10. Menu Surat Setelah d klik kemudian klik lagi tanda seperti berikut Maka akan muncul form sesuai jenis surat

(16)

Gambar 11. Form Surat Dinas

(17)

Gambar 12. Form Surat Edaran

(18)

Gambar 13. Form Nota Dinas

(19)

1. Cara Input Surat Dinas Keterangan:

Gambar 14. Jenis Tujuan Surat

Jika surat keluar ditujukan untuk unit didalam umrah, pembuat surat harus memilih unit, dan jika tujuan surat adalah instansi eksternal pembuat surat harus memilih instansi.

Gambar 15. Jenis Tujuan Surat

Gambar 16. Klasifikasi Surat

Pembuat surat harus memilih klasifikasi surat sebagai kode hal surat.

Gambar 17. Lampiran dan Tanggal Surat

Lampiran: Jumlah lampiran pendukung surat keluar

Tanggal surat ialah tanggal yang akan ditampilkan didalam surat.

Gambar 18. Form Kepada Unit Kepada Unit: Pembuat surat harus memilih tujuan surat.

(20)

Gambar 19. Form Input Surat Keluar Hal surat: Sesuai dengan perihal surat

Tanggal buat surat: Tanggal saat pembuat surat menginputkan surat.

Isi Surat: Form Input suratkeluar

Gambar 20. Form Input Isi Surat

Jika surat tidak memiliki lampiran, maka hapus lapiran di template surat keluar.

Untuk menginputkan isi surat dapat diinputkan di gambar panah yang bertuliskan isi surat.

2. Cara Input Surat Edaran

(21)

Gambar 21. Form Surat Keluar

Klasifikasi Surat: Penta usaha dapat memilih Kode Hal sesui dengan yang dibutuhkan Lampiran: Jika ada lampiran maka dapat menginputkan jumlah lampiran surat (Ex: 2 Lembar)

Tanggal Surat: Tanggal surat yang akan ditampilkan didalam surat

Gambar 22. Form Surat Keluar

Kepada Unit: Tujuan surat akan dikirimkan kepada unit apa saja, penata usaha dapat memilih unit yang akan dituju, penata usaha juga dapat memilih tujua unit lebih dari satu.

Gambar 23. Form Surat Keluar

(22)

Gambar 24. Form Surat Keluar

Gambar 25. Form Surat Keluar Hal Surat : Perihal surat

Tanggal Buat Surat: Tanggal saat membuat surat Untuk menulis isi surat dituliskan disini:

(23)

Gambar 26. Form Surat Keluar

Gambar 27. Form Surat Keluar Ditandatangani: pimpinan yang menandatangani surat

Gambar 28. Form Surat Keluar

Tembusan: Bagian surat yang dipakai untuk menunjukkan adanya pihak atau orang lain yang juga menerima surat itu selain penerima surat, penata usaha dapat memilih tujuan tembusan lebih dari satu.

(24)

Setelah selesai membuat surat kemudian klik tombol Simpan:

Jika Berhasil:

Maka akan muncul di data surat keluar:

Menu History: Berisi seluruh data surat masuk yang diterima di unit penata usaha tersebut.

Notifikasi: Berisi pemberitahuan adanya disposisi yang masuk.

(25)

Ex: Notifikasi Surat Masuk

Ketika Diklik Detail Surat Akan muncul tampilan seperti berikut

Untuk mendisposisikan surat (jika staff tidak bisa) klik di tanda ini kemudian akan muncul tampilan seperti berikut:

(26)

Kepada : tujuan disposisi Sifat : sifat disposisi Isi Disposisi: isi disposisi

Keterangan: Keterangan jika ada

Pemberitahuan adanya disposisi yang masuk

Berikut tampilan isi disposisi

Kemudian untuk melihat detail disposisi klik di aksi maka akan muncul tampilan berikut ini:

Lembar disposisi dapat diprintkan dengan mengklik tombol Sehingga akan muncul lembar disposisi yang akan diprint:

(27)
(28)

MANUAL BOOK UNTUK PIMPINAN

Menu Surat Masuk: Berisi data surat masuk

Menu Surat Keuar: Berisi data surat keluar yang dibuat penata usaha

Menu Notifikasi: Pemberitahuan adanya surat masuk, surat keluar dan disposisi yang baru.

Notifikasi: Berisi pemberitahuan adanya disposisi yang masuk.

Ex: Notifikasi Surat Masuk

Ketika Diklik Detail Surat Akan muncul tampilan seperti berikut

(29)

Untuk mendisposisikan surat klik di tanda ini kemudian akan muncul tampilan seperti berikut:

Kepada : tujuan disposisi Sifat : sifat disposisi Isi Disposisi: isi disposisi

Keterangan: Keterangan jika ada

(30)

Pemberitahuan adanya disposisi yang masuk

Berikut tampilan isi disposisi

Kemudian untuk melihat detail disposisi klik di aksi maka akan muncul tampilan berikut ini:

Lembar disposisi dapat diprintkan dengan mengklik tombol Sehingga akan muncul lembar disposisi yang akan diprint:

(31)

Logout: Keluar dari system

Figur

Gambar 1. Login

Gambar 1.

Login p.1
Gambar 4. Menu Admin

Gambar 4.

Menu Admin p.2
Gambar 5. Menu Referensi

Gambar 5.

Menu Referensi p.2
Gambar 7. Data Klasifikasi Surat  Kemudian menu Catatan Surat

Gambar 7.

Data Klasifikasi Surat Kemudian menu Catatan Surat p.3
Gambar 10. Form Input Surat Masuk

Gambar 10.

Form Input Surat Masuk p.4
Gambar 11. Data Surat Masuk

Gambar 11.

Data Surat Masuk p.4
Gambar 12. Detail Surat Masuk

Gambar 12.

Detail Surat Masuk p.5
Gambar 15. Menu Input Surat Dinas

Gambar 15.

Menu Input Surat Dinas p.6
Gambar 16. Tambah Surat Keluar  Keterangan:

Gambar 16.

Tambah Surat Keluar Keterangan: p.7
Gambar 24. Menu Pengaturan

Gambar 24.

Menu Pengaturan p.9
Gambar 23. Form Input Isi Surat

Gambar 23.

Form Input Isi Surat p.9
Gambar 22. Form Input Surat Keluar  Hal surat: Sesuai dengan perihal surat

Gambar 22.

Form Input Surat Keluar Hal surat: Sesuai dengan perihal surat p.9
Gambar 25. Data Pengguna

Gambar 25.

Data Pengguna p.10
Gambar 26. Form Peran Admin

Gambar 26.

Form Peran Admin p.10
Gambar 27. Menu Rekap

Gambar 27.

Menu Rekap p.10
Gambar 1. Login

Gambar 1.

Login p.12
Gambar 5. List Surat Masuk  Input Surat Masuk:

Gambar 5.

List Surat Masuk Input Surat Masuk: p.13
Gambar 4. Menu Penata Usaha  Beranda: Tombol Refresh Halaman

Gambar 4.

Menu Penata Usaha Beranda: Tombol Refresh Halaman p.13
Gambar 3. Halaman Setelah berhasil Login  Sebagai penata usaha adapun menu yang dapat digunakan ialah:

Gambar 3.

Halaman Setelah berhasil Login Sebagai penata usaha adapun menu yang dapat digunakan ialah: p.13
Gambar 7. Data Surat Masuk

Gambar 7.

Data Surat Masuk p.14
Gambar 9 List Surat Keluar

Gambar 9

List Surat Keluar p.15
Gambar 11. Form Surat Dinas

Gambar 11.

Form Surat Dinas p.16
Gambar 12. Form Surat Edaran

Gambar 12.

Form Surat Edaran p.17
Gambar 13. Form Nota Dinas

Gambar 13.

Form Nota Dinas p.18
Gambar 20. Form Input Isi Surat

Gambar 20.

Form Input Isi Surat p.20
Gambar 19. Form Input Surat Keluar  Hal surat: Sesuai dengan perihal surat

Gambar 19.

Form Input Surat Keluar Hal surat: Sesuai dengan perihal surat p.20
Gambar 22. Form Surat Keluar

Gambar 22.

Form Surat Keluar p.21
Gambar 21. Form Surat Keluar

Gambar 21.

Form Surat Keluar p.21
Gambar 24. Form Surat Keluar

Gambar 24.

Form Surat Keluar p.22
Gambar 26. Form Surat Keluar

Gambar 26.

Form Surat Keluar p.23

Referensi

Memperbarui...

Related subjects :