Standar Operasional Prosedur (SOP) PENGELOLAAN MEDIA DAN BRANDING
MELALUI NEWSROOM
KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, RISET DAN TEKNOLOGI UNIVERSITAS AIRLANGGA
PUSAT KOMUNIKASI DAN INFORMASI PUBLIK Identitas SOP
Nama SOP PENGELOLAAN MEDIA DAN BRANDING MELALUI
NEWSROOM
Nomor SOP SOP-UNAIR-KIP-02
Tanggal Pembuatan 1 Maret 2021 Tanggal Revisi 1 Maret 2021 Tanggal Efektif 16 Agustus 2021
Perumusan: Penetapan: Pengendalian
Ali Sahab, S.IP., M.Si NIP.198206032009121001
dr. Martha Kurnia K.
Sp.KFR(K)
NIP.197703022014122001
Prof. Nurul Barizah S.H., LL.M., Ph.D.
NIP. 197102221995122002
A. DASAR HUKUM
1. Undang-Undang Nomor: 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
2. Peraturan Pemerintah RI Nomor 61 tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
3. Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 75 Tahun 2016 Tentang Layanan Informasi Publik di Lingkungan Kementrian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi
4. Peraturan Rektor Universitas Airlangga No. 13 Tahun 2021 Tentang Standar Operasional Pelayanan Informasi publik di Lingkungan Universitas Airlangga
B. KETERKAITAN
1. SOP Pengelolaan Media dan Branding melalui Media Sosial 2. SOP Pengelolaan Website
C. KUALIFIKASI PELAKSANA
a. Ketua/Sekretaris Pusat Komunikasi dan Informasi Publik
1. Memahami secara teknis tentang Kehumasan dan Pelayanan Publik 2. Memahami karakteristik stakeholder
3. Memiliki keterampilan dalam berkomunikasi dan manajerial b. Koordinator Bidang Media dan Branding
1. Memahami secara teknis tentang bidang Media dan Branding 2. Memahami karakteristik stakeholder
3. Memiliki keterampilan dalam berkomunikasi dan manajerial c. Staf Newsroom
1. Berpenampilan rapi dan sopan.
2. Memiliki kemampuan komunikasi yang baik (berbicara dan mendengarkan) 3. Memiliki kepribadian yang baik, empati, ketelitian, inisiatif, dan kepekaan 4. Memiliki kemampuan membangun dan membina relasi
5. Memiliki pengetahuan dan wawasan mengenai organisasi 6. Memiliki pengetahuan dan wawasan mengenai etika jurnalisme d. Staf Lay-outer
1. Berpenampilan rapi dan sopan.
2. Memiliki kemampuan komunikasi yang baik (berbicara dan mendengarkan) 3. Memiliki ketelitian, inisiatif, dan kepekaan
4. Memiliki kemampuan membangun dan membina relasi 5. Memiliki kemampuan teknik menata letak media cetak
6. Memiliki pengetahuan dan wawasan mengenai etika jurnalisme e. Kontributor
1 Berpenampilan rapi dan sopan.
2. Memiliki kemampuan komunikasi yang baik (berbicara dan mendengarkan) 3. Memiliki kepribadian yang baik, empati, ketelitian, inisiatif, dan kepekaan 4. Memiliki kemampuan membangun dan membina relasi
5. Memiliki pengetahuan dan wawasan mengenai etika jurnalisme
D. PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Komputer/laptop
2. Printer 3. Scanner
4. Telepon/handphone 5. Jaringan internet
6. Borang Formulir Kepuasan Layanan Peliputan / Publikasi UNAIRNEWS 7. Borang Perencanaan Pemberitaan UNAIR NEWS (BO-UNAIR-KIP-02-01)
E. PERINGATAN
1. Terkait proses produksi berita, jika narasumber tidak berkenan atau sulit dimintai keterangan, maka proses produksi berita dapat terhambat.
2. Jika naskah citizen reporter tidak memenuhi SOP penulisan, maka akan ditolak untuk dipublikasikan pada website UNAIR NEWS.
3. Jika naskah citizen masih memerlukan koreksi atau informasi tambahan, maka Redaksi akan mengirimkan ulang naskah dan meminta penulis citizen reporter untuk memperbaiki naskah dan dikirimkan kembali ke email Redaksi.
4. Ketua/Sekretaris berhak menyunting/membatalkan publikasi jika pada berita tersebut terdapat kesalahan informasi.
5. Terkait produksi majalah, jika pengiriman naskah ke email staf layouter terlambat, maka proses desain produk cetak akan lebih lama dan jadwal terbit akan mundur.
F. URAIAN SOP
a. Pendataan dan Perencanaan Sumber Berita
1. Ketua/Sekretaris Pusat Komunikasi dan Informasi Publik (PKIP UNAIR) menerima surat permohonan liputan melalui e-office atau email adm@news.unair.ac.id paling lambat sebelum kegiatan dilaksanakan;
2. Ketua/Sekretaris Pusat Komunikasi dan Informasi Publik mendisposisikan permohonan kepada Staf Newsroom untuk didata melalui Borang Perencanaan Pemberitaan UNAIR NEWS (BO-UNAIR-KIP-02-01) paling lambat 1 hari kerja sejak permohonan diterima;
3. Staf Newsroom menyampaikan rencana pemberitaan ke Ketua/Sekretaris PKIP melalui Borang Perencanaan Pemberitaan UNAIR NEWS setiap 1 minggu sekali;
4. Ketua/Sekretaris PKIP menyetujui rencana pemberitaan paling lambat 1 hari kerja sejak penyampaian rencana pemberitaan oleh Staf Newsroom.
b. Produksi Berita
1. Kontributor menerima penugasan liputan dari Staf Newsroom;
2. Kontributor melakukan koordinasi dengan panitia kegiatan/narasumber PKIP paling lambat 1 hari sebelum kegiatan;
3. Kontributor menulis berita dari hasil peliputan/wawancara dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Ketentuan Penulisan Berita
- Naskah berita memiliki judul dengan maksimal 8 kata dan isi.
- Isi naskah ditulis dalam 300-500 kata dan ditulis dalam Bahasa Indonesia yang baik dan benar disertai kutipan pendapat dari narasumber.
- Naskah dalam format word dikirim disertai foto pendukung dalam format jpeg/jpg disertai keterangan foto.
- Naskah dan foto pendukung dikirim ke email UNAIR NEWS adm@news.unair.ac.id
b. Ketentuan Penulisan Artikel Ilmiah Populer:
- Panjang artikel 250-300 kata
- Mengikuti susunan penulisan Artikel Ilmiah Populer sebagai berikut:
o Judul
Berisi bahasa yang unik dan bisa menarik pembaca.
o Lead / Pembuka Tulisan
Berisi susunan ide utama atau pokok bahasan yang bisa disampaikan melalui kutipan, data-data, pernyataan, dan catatan penegas dengan panjang 2-3 kalimat dalam satu pargraf.
o Penjelas / Isi Tulisan
Berisi tulisan ataupun gagasan penejelas dan pendukung dari tulisan pembuka. Gagasan itu bisa disampaikan dalam narasi yang tetap mengacu pada sudut pandang penulis
o Penutupan / Simpulan
Berisi pernyataan yang merangkum, mempertegas dan memberikan solusi atau menjadi tulisan yang menyimpulkan semua isi tulisan dari awal hingga akhir
- Karakter tulisan dalam Artikel Ilmiah Populer sebagai berikut:
o Lugas : tidak emosional, bermakna tunggal, tidak menimbulkan interprestasi lain.
o Logis : disusun berdasarkan urutan yang konsisten o Efektif : ringkas dan padat.
o Efisien : hanya mempergunakan kata atau kalimat yang penting dan mudah dipahami.
o Objektif berdasarkan fakta : setiap informasi dalam kerangka ilmiah selalu apa adanya, sebenarnya, dan konkret
- Menyertakan judul dan link artikel jurnal Scopus yang dituliskan menjadi opini.
- Menyertakan ilustrasi foto pendukung naskah (disertakan sumber foto di dalam naskah).
- Mengirimkan seluruh tulisan yang sudah selesai ke email Tim Redaksi UNAIR NEWS (adm@news.unair.ac.id dengan subjek: AIP DOSEN_SCOPUS_NAMA PENULIS
- Naskah AIP yang masuk sebelum pukul 12.00 WIB akan diunggah pada hari yang sama (kecuali Sabtu-Minggu)
c. Ketentuan Penulisan Opini:
- Penulis opini adalah dosen, mahasiswa, tenaga kependidikan, atau alumni Universitas Airlangga
- Naskah opini berisi seputar isu-isu terkini - Naskah terdiri dari 600-900 kata
- Naskah opini yang dikirimkan harus orisinal dan tidak bermuatan SARA.
- Naskah dikirim ke email adm@news.unair.ac.id disertakan nama dan kontak di badan e-mail
- Redaksi berhak menentukan apakah naskah layak diterbitkan atau tidak.
4. Kontributor mengirim naskah ke email redaksi paling lambat 3 hari kerja sejak kegiatan berlangsung.
c. Penerbitan Berita
a. Penerbitan pada media online news.unair.ac.id
1. Staf Newsroom membuka email naskah berita dan menyuntingnya paling lambat 2 hari sejak email diterima;
2. Staf Newsroom mengirimkan naskah kepada Sekretaris PKIP untuk pengecekan akhir sebelum diunggah paling lambat 1 hari kerja sejak naskah disunting;
4. Staf Newsroom mengunggah naskah dan foto pendukung atas persetujuan Sekretaris PKIP paling lambat 1 hari kerja sejak naskah disetujui;
5. Staf Newsroom juga merilis berita-berita pilihan ke media massa melalui mailgroup paling lambat 1 hari kerja sejak naskah disetujui dan didokumentasikan dalam Borang Rilis Pers UNAIR NEWS (BO-UNAIR- KIP-02-02)
6. Staf Newsroom mendokumentasikan berita-berita yang unggah pada Borang Pemberitaan Bulanan UNAIR NEWS (BO-UNAIR-KIP-02-03) setiap bulan
7. Staf Newsroom akan mengirimkan Borang Kepuasan Layanan Peliputan/Publikasi UNAIR NEWS (BO-UNAIR- KIP-02-04) melalui link https://forms.gle/Nk2Kjs4TeQK82EQ4A dan meminta pemohon untuk mengisi setelah beritanya terunggah.
b. Penerbitan pada media cetak Warta Universitas Airlangga
1. Staf Newsroom menerima email naskah berita pada minggu pertama bulan penerbitan;
2. Staf Newsroom menyunting naskah yang diterima dalam jangka waktu 7 hari kerja;
3. Staf Newsroom mengirim naskah ke email Staf Layouter paling lambat 1 hari sejak proses penyuntingan selesai;
4. Staf Layouter mendesain dan menata letak media cetak paling lambat 7 hari kerja sejak data diterima lengkap;
5. Staf Layouter menyampaikan hasil lay-out kepada Koordinator Bidang Media dan Branding untuk proofreading/moderasi paling lambat 1 hari sejak proses lay-out selesai;
6. Koordinator Bidang Media dan Branding memoderasi hasil tata letak dan menyampaikan hasilnya ke Staf Lay-outer untuk diperbaiki (jika perlu) paling lambat 3 hari sejak draft dikirimkan;
7. Staf Layouter memperbaiki hasil lay-out dan mengirimkan draft revisi ke Koordinator Bidang Media dan Branding untuk finalisasi paling lambat 3 hari sejak masukan perbaikan diterima;
8. Staf Layouter mengirimkan draft final ke percetakan dengan persetujuan Koordinator Bidang Media dan Branding paling lambat 1 hari sejak disetujui.
G. PENCATATAN DAN PENDATAAN
1. Borang Perencanaan Pemberitaan UNAIR NEWS 2. Borang Rilis Pers UNAIR NEWS
3. Borang Pemberitaan Bulanan UNAIR NEWS
4. Borang Kepuasan Layanan Peliputan/Publikasi UNAIR NEWS
FLOWCHART
Pengelolaan Media dan Branding Melalui Newsroom
Pendataan dan Perencanaan Sumber BeritaProduksi BeritaPenerbitan Berita di Media OnlinePenerbitan Berita di Media Cetak
Koordinator Media dan Branding
Staf Newsroom Kontributor Ketua/Sekretaris PKIP Staf Lay-outer
Mulai
mendata sumber berita dari permintaan peliputan
merencanakan pemberitaan dalam Borang Perencanaan Pemberitaan UNAIR NEWS
menyampaikan rencana pemberitaan
Membagi tugas peliputan
Menyetujui rencana pemberitaan
Menerima penugasan liputan/
wawancara
Melakukan peliputan/wawancara
Menulis berita
Mengirimkan draft naskah berita dan foto pendukung ke email
adm@news.unair.ac.id
Membuka email naskah dan menyunting
Mengecek naskah final sebelum diunggah
Menyetujui produk cetak YA untuk dicetak
TIDAK
Meminta naskah untuk diperbaiki kemudian diteruskan ke percetakan Mengirimkan file desain ke percetakan
Memperbaiki desain dan mengirimkan file desain ke percetakan atas persetujuan
Koordinator Media dan Branding
Selesai Selesai Mendesain dan menata letak produk
cetak Mengirim naskah ke staf lay-outer
Membuka email naskah dan menyunting
Mengecek naskah final sebelum diunggah
Menyetujui naskah YA untuk diunggah
TIDAK
Meminta naskah untuk diperbaiki kemudian
diunggah Mengunggah naskah final
Memperbaiki naskah dan mengunggah naskah final
Selesai Merilis naskah ke media massa dan mengirimkan borang kepuasan jika
diperlukan
Selesai
Merilis naskah ke media massa dan mengirimkan borang kepuasan jika
diperlukan
Menerima surat permohonan liputan melalui e-office atau email Menerima disposisi dari ketua
