PEMERINTAH KOTA MADIUN
DINAS SOSIAL, PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN PERLINDUNGAN ANAK
Jalan Salak Nomor 51 Madiun, Kode Pos : 63131 Jawa Timur Telepon : ( 0351 ) 465611
Fax : ( 0351-473737 )
Email : dinsosp3a.kotamadiun@gmail.com
LAPORAN PEJABAT PENGELOLA
INFORMASI DAN DOKUMENTASI
(PPID-PEMBANTU) TAHUN 2019
PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANGSepert i ya ng t ert uang d a la m U nda ng-Unda ng Da sar N egar a Repu blik I ndo ne s ia Ta hu n 1945 Pa sa l 28 F ba hw a s et iap o rang ber ha k unt uk berko mu nika s i d a n me mp ero le h I nfo r ma s i u nt uk me ng e mba ngka n pr ibad i d a n ling ku nga n so sia ln ya, s ert a ber hak u nt uk me ncar i, me mp ero le h, me milik i, da n me nyimp a n I nfo r ma s i d e nga n me ngg u nak a n sega la je n is sa lura n ya ng t ersed ia. Ser t a unt uk me mbe r ika n ja mina n t erhadap se mu a o rang da la m me mp ero le h I nfo r ma s i, da n s es ua i de nga n Unda ng U nda ng Ket erbuk aa n Info r ma si Publik no 14 t a hu n 20 08 ba hwa hak u nt uk me mpero le h info r ma si m eru paka n ke but uha n po ko k set iap o rang bag i pe ng e mba nga n pr iba d i ma u pun lingku nga n so s ia ln ya da n meru paka n bag ia n pe nt ing da la m k et aha na n n as io na l. B a hka n sa la h sat u e le me n pe nt ing da la m me wu ju dka n pe n ye le nggara a n neg ara ya ng t erbu ka ada la h ha k pu blik u nt uk me mpero le h I nfo rma s i se su a i d e nga n perat ura n peru nda ng- u nd a nga n t erse but . Hak at as I nfo r ma s i me nja d i sa ngat pe nt ing kare na mak in t er buka pe n ye le n ggaraa n negara u nt uk d iaw as i
pub lik, pe nye le nggar aa n neg ara t erse but juga mak in d apat
d ip ert angg u ng ja wa bk a n. Ha k set iap Ora ng u nt uk me mpero le h I nfo r ma s i jug a re le va n u nt u k me ningkat ka n ku a lit a s ket er libat a n ma s yar akat da la m pro ses pe ng a mb ila n k eput usa n p u blik. Part is ipa s i at au ket er libat a n
ma s yar akat t idak ba n yak berart i t anpa ja mina n k et erbuk aa n
Info r ma s i. Da n p e nge lo laa n I nfo r ma si P ublik merupa ka n up a ya u nt uk me nge mba ngka n ma s yarak at info r ma a si .
LAPORAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID-PEMBANTU) TAHUN 2019
pe nye le nggar aa n negara ya ng ba ik ya it u ya ng t ra nsp ara n,e fekt if da n e fis ie n aku nt a be l sert a dap at d ipert anggu ng jaw a bka n de ng a n me n ingkat ka n pera n akt if ma sya rakat da la m pe ng a mb ila n k e bijak a n pub lik da n pe nge lo la a n B ada n Pu blik ya n g ba ik.
Bada n P u blik w a jib me n yed ia ka n in fo r ma s i pu blik ya ng a kurat be nar da n t id ak me n yes at ka n , maka U nt uk me la k s a naka n kew a jiba n se baga ima na d ima ks ud B ada n P u blik harus me mba ng un da n me nge mba n gk a n s ist im in fo r ma s i da n do ku me nt asi u nt uk me nge lo la info r mas i pu blik sec ara ba ik da n e fis ie n se hing ga b is a d ia kses de ng a n ba ik d a n mu da h . M e la lu i Pe ja bat Penge lo la la I nfo r masi d a n Do ku me nt as i (PPID) ya ng t e la h d it u njuk da n d iba nt u de ng a n pe ja bat fu n gs io na l ya ng ada a gar t erwu jud pe la ya na n yg c epat t epat dan sed er ha na maka Ba da n Pu blik me mbuat da n me nge mba ngka n s ist im la ya na n info r ma s i yg ino vat if ce pat muda h da n wa jar d a n se la lu me ma nt au da n me nge va lua s i me la lu i lapo ra n ya ng d isa jik a n o le h p e ja bat PPID .
1.2. DASAR PENYELENGGARAAN
a. Undang-undang Dasar 1945
b. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4846);
c. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran
Negara RI Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5038);
d. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071);
e. Peraturan Pemerintah Nomor 61 tahun 2010 tentang Pelaksanaan UU No.14
Tahun 2008;
f. Perda Provinsi Jawa Timur No. 8 Tahun 2011 tentang Pelayanan Publik di
Provinsi Jawa Timur (Lembaran Daerah Tahun 2011 No. 7 Seri E)
g. Perda no 3 tahun 2016 Tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah; h. Peraturan Walikota Madiun no 20 Tahun 2017 Tentang Pedoman Pengelolaan
Pelayanan Informasi dan Dokumentasi;
1.3. TUJUAN
Bahwa tujuan bagi penyelenggara dan pelaksana pelayanan publik serta para pengambil keputusan dalam rangka:
a. Meraih kepercayaan masyarakat terhadap kinerja penanggung jawab,
penyelenggara, dan pelaksana pelayanan publik;
b. Menilai suatu kinerja pelayanan publik dengan berdasarkan persepsi
masyarakat pengguna pelayanan;
penyelenggara, dan pelaksana pelayanan publik dengan pengguna pelayanan;
d. Memperkokoh dasar perencanaan kegiatan,pengembangan dan pengan ggaran
kegiatan pelayanan publik;
e. STRUKTUR ORGANISASI
KEGIATAN PELAKSANAAN PPID-PEMBANTU
2.1. PEJ AB AT PENG ELO LA IN FORM ASI PUB L IK ( PPID - Pe mbantu)
Dinas, Sosial Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak mempunya i tugas sebagai berikut:
1. Mengkoordinasikan dan mengkonsultasikan bahan informasi dan dokumentasi 2. Menyimpan ,mendokumentasikan ,menyediakan dan member pelayanan
informasi kepada public
3. Melakukan verifikasi bahan informasi publik
4. Melakukan uji konsekuensi atas informasi yang dikecualikan 5. Melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi
6. Menyediakan informasi dan dokumentasi untuk diakses oleh masyarakat
2.2 SARANA DAN PRAS ARAN A
Fasilitas yang tersedia dalam memberikan layanan Informasi publik, di Dinas Sosial PPPA Kota Madiun :
Untuk melaksanakan pelayanan Informasi perlu didukung oleh Front office dan back office yaitu :
a. Front Office meliputi = > Desk layanan langsung
> Desk layanan via media fOTO
b. Back office meliputi = > Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi
> Bidang Pengolahan Data dan Klasifikasi Informasi Front Office merupakan fasilit as layanan Informasi bagi publik melalui Proses Tatap muka ( datang langsung ) untuk mendapatkan informasi
yang dibutuhkan Perlunya Klinik Dinas Sosial PPPA berlokasi di Lobi, yang berukuran 3 m x 5 m dari meja front desk dengan 1 kursi petugas serta sofa untuk tamu, yang diletakkan di luar ruang. Ruang tunggu dilengkapi dengan 1 unit Plasma TV, 2 unit PC untuk akses katalog, 1 unit PC untuk buku pengunjung serta instrument untuk pelayanan Informasi berupa formulir permohonan Informasi, tanda bukti permintaan Informasi publik,tanda bukti penyerahan Informasi publik serta formulir pengajuan keberatan.
d. Filling Kabinet
e. WIBSITE dan FACEBOOK
Di era Information technology saat ini untuk mendukung layanan Informasi publik secara mudah,murah,cepat dan akurat, perlu membangun akses
Informasi bagi publik melalui telepon call center maupun web site. Facebook. Gmail Alamat kantor : Jalan Salak No. 51 Kota Madiun
No. Telp : (0351) 465611, Fax (0351) 473737
WEB
;
dinsos.madiunkota.go.id
f. Sarana kelengkapan
Untuk mendukung kelancaran penanganan pengaduan pelayanan Informasi publik, langkah awal yang harus dipenuhi adalah sebuah pedoman, standar operasional prosedur, antara lain sebagaimana tertera dalam halaman berikut:
Tabel : 2.1
TANDA KELENGKAPAN PENGELOLA INFORMASI PUBLIK
Dinas Sosial,Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak
TAHUN 2019
NO KELENGKAP AN PPID KETERANGAN
ADA
TID AK
T I DAK ADA
1 Pedoman Umum tentang PPID V
2 Daftar Informasi Publik (DIP) V
3 Standar Operasional Prosedur (SOP) V
4 Buku Registrasi V
5 Form.Permohonan Informasi Publik V
6 Form.Permohonan Keberatan V
7 Form.Tanda Bukti Penerimaan Permohonan V
8 Form.Tanda Bukti Penerimaan Keberatan V
9 Meja pelayanan informasi V
10 Informasi public melalui Web V
LAPORAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID-PEMBANTU) TAHUN 2019
2.3. WAKTU PELAYANAN INFORMASI
Dalam memberikan layanan informasi kepada pemohon informasi P PID-PEMBANTU Dinas Sosial ,Pemberdayaan perempuan dan Perlindungan Anak menetapkan waktu pemberian Pelayanan Informasi Publik di Dinas Sosial Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kota Madiun pada hari senin sampai dengan jumat sesuai jam kerja yang ada.
2.4. MEKANISME PERMOHONAN INFORMASI PUBLIK
a) Pemohon informasi datang ke desk layanan informasi mengisi formulir
permintaan informasi dengan melampirkan foto copy KTP pemohon dan pengguna informasi.
b) Petugas memberikan tanda bukti penerimaan permintaan informasi publik
kepada pemohon informasi publik.
c) Petugas memproses permintaan pemohon informasi publik sesuai dengan
formulir permintaan informasi publik yang telah ditandatangani oleh pemohon informasi publik.
d) Petugas menyerahkan informasi sesuai dengan yang diminta oleh
pemohon/pengguna informasi Jika informasi yang diminta masuk dalam kategori dikecualikan, PPID menyampaikan alasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku.
e) Petugas memberikan Tanda Bukti Penyerahan Informasi Publik kepada
Pengguna Informasi Publik.
• Jika PPID tidak memberitahukan kebutuhan perpanjangan, pemohon dapat mengajukan kepada atasan PPID (10 + 7) hari kerja 30 hari kerja 30 hari kerja 14 hari kerja
• Jika Atasan PPID tidak me mbe rikan ja wa ba n, bera rti sa ma denga n penolakan
2.5. JANGKA WAKTU PENYELESAIAN
a) Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik dilakukan
setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah ditentukan;
b) Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterima permintaan, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pembantu akan menyampaikan pemberitahuan yang berisikan informasi yang diminta berada dibawah penguasaannya atau tidak. Dan PPID dapat memperpanjang waktu paling lambat 7 (tujuh) hari kerja.
c) Penyampaian/pendistribusian/penyerahan informasi publik kepada pemohon informasi
publik dilakukan secara langsung, melalui email, fax ataupun jasa pos;
d) Jika permohonan informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuan juga
dicantumkan materi informasi yang diberikan, format informasi, apakah dalam bentuk soft copy atau data tertulis, serta biaya apabila dibutuhkan untuk keperluan penggandaan atau perekaman. Bila permintaan informasi ditolak, maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan alasan penolakan berdasarkan ketentuan yang ada.
UU KIP.
• Maksimum waktu perpanjangan adalah 7 hari kerja
• Pemohon diberikan waktu mak si mum 14 ha ri kerja untuk me ngajukan keberatan melal ui komi si informa si
LAPORAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID-PEMBANTU) TAHUN 2019
Tabel : 2.3
REKAPITULASI LAYANAN INFORMASI PUBLIK
Dinas Sosial, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kota Madiun 2019
No BULAN Permin Taan Infor masi Permo honan Infor Masi(WEB) Status Waktu Ket
Dipenu hi Ditol ak Proses Perm intaan Informasi
Perm oh on an Informasi
1 JANU AR I 76 76 0 0 15 menit < 10 hari
2 FEB RUAR I 2 1 2 1 0 0 15 menit < 10 hari
3 MARE T 20 20 0 0 15 menit < 10 hari
4 APR IL 2 8 2 8 0 0 15 menit < 10 hari
5 M E I 1 0 7 1 0 7 0 0 15 menit < 10 hari
6 JUNI 19 19 0 0 15 menit < 10 hari
7 JUL I 23 23 0 0 15 menit < 10 hari
8 AGUS TUS 17 17 0 0 15 menit < 10 hari
9 SEP TEMB ER 46 46 0 0 15 menit < 10 hari
10 OK TOB ER 54 54 0 0 15 menit < 10 hari
11 NOVEMB ER 74 74 0 0 15 menit < 10 hari
12 DES EMB ER 3 7 3 7 0 0 15 menit < 10 hari
JUMLAH
3.1Kesimpulan.
Penyelenggaraan Layanan Informa si Publik terhadap masyarakat sampai saat ini pada umumnya sudah berjalan seperti yang diharapkan, walaupun masih ada beberapa yang harus dibenahi, namun sudah banyak yang tampak hasilnya.
Tantangan selanjutnya yang dihadapi oleh penyelenggaraan layanan informasi publik di PPID-Pembantu adalah sebagai berikut:
1) Tantangan untuk mendulang prestasi di tahun mendatang
dengan mempersiapkan diri untuk bisa masuk dalam penilaian Komisi Informasi (KI) Provinsi dan dari Yayasan Lembaga Konsumen (YLKI) serta dari Akademisi , semua harus konsisten menjalankan tugasnya dengan penuh dedikasi ,peningkatan kinerjanya dengan memanfaatkan sumberdaya yang telah tersedia dengan sarana prasarana pendukung yang selama ini telah tersedia dan yang akan disediakan; .
2) pola dan sistem kerja yang lebih luas, namun atas dasar
pertimbangan prioritas. Perlu memperbaiki secara kuantitatif dan kualitatif hasil kerja dan mekanisme pencapaian yang masih kurang, terutama cara pelayanan terhadap peminta informasi secara baik;
3) Hasil yang sudah dicapai,perlu ditingkatkan baik volume dan
LAPORAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID-PEMBANTU) TAHUN 2019
3.2. Saran-saran
Berpijak pada hasil kegiatan layanan informasi publik dapat dikemukakan beberapa saran sebagai berikut :
1) Diperlukan meja informasi di layanan sekretariat,
2) Petugas yang menangani informasi secara rutin dengan mencatat dari
masing-masing meja informasi;
3) Memasukkan data informasi wajib, dan data kegiatan yang lain ke weebsite
PPID-Pembantu Dinas Sosial,Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak;
4) Kegiatan PPID-Pembantu Dinas Sosial, Pemberdayaan Perempuan dan
Perlindungan Anak perlu memiliki tempat sendiri sehingga dapat memungkinkan masyarakat dapat mengetahui kegiatan PPID;
5) Sarana dan Prasarana pendukung berupa fax,telepon hendaknya disdiakan
di bagian meja informasi
Mengetahui,
Kepala Dinas Sosial, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak
Kota Madiun
HERI SUWARTONO, S.Sos.,M.Si.
Pembina Utama Muda Nip 19720505 199101 1 002
Madiun, Desember 2019 Yang melaporkan
Drs. SRI MARHAENDRA DATTA, M.Mkes Pembina
