PENERAPAN SISTEM AUTOMASI
PADA PERPUSTAKAAN INSTITUT TEKNOLOGI DEL DI DESA SITOLUAMA, LAGUBOTI KABUPATEN
TOBA SAMOSIR
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A. Md) dalam bidang Studi Perpustakaan
Oleh:
Devi Ribekka Simarmata 142201038
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2017
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya :Penerapan Sistem Automasi Pada Perpustakaan Institut Teknologi Del di Desa Sitoluama, Laguboti Kabupaten Toba Samosir
Oleh : Devi Ribekka Simarmata
NIM : 142201038
Dosen Pembimbing : Drs. Jonner Hasugian, M. Si
NIP : 195911221987021002
Tanda Tangan :
Tanggal :
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas Karya : Penerapan Sistem Automasi Pada Perpustakaan Institut Teknologi Del di Desa Sitoluama, Laguboti Kabupaten Toba Samosir
Oleh : Devi Ribekka Simarmata
NIM : 142201038
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN
Ketua Jurusan : Hotlan Siahaan, S. Sos, M.I. Kom NIP : 19783312005012003
Tanda Tangan :
Tanggal :
FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Dekan : Dr. Budi Agustono, M.S
NIP : 196008051987031001
Tanda Tangan :
Tanggal :
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat rahmat serta kasih-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini yang berjudul“PENERAPAN SISTEM AUTOMASI PADA PERUSTAKAAN INSTITUT TEKNOLOGI DEL DI DESA SITOLUAMA LAGUBOTI KABUPATEN TOBA SAMOSIR”.
Tujuan penulisan kertas karya ini untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.Penulis menyadari bahwa kertas karya ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh sebab itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak demi kesempurnaan kertas karya ini.
Terselesaikannya kertas karya ini tidak terlepas dari bantuan banyak pihak, sehingga pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati dan penuh rasa hormat penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya bagi semua pihak yang telah memberikan bantuan moril maupun materil baik langsung maupun tidak langsung dalam penyusunan kertas karya ini hingga selesai, terutama kepada yang saya hormati:
1. BapakDr. Budi Agustono. M.S,selakuDekanFakultasIlmuBudayaUniversitas Sumatera Utara.
2. IbuHotlanSiahaan, S.Sos. M.I.KomselakuKetuaProgram Studi D-III PerpustakaanFakultasIlmuBudayaUniversitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. Jonner Hasugian, M. Si selakudosenpembimbing yang telahbanyakmeluangkanwaktudantenagauntukmemberiarahansertabimbingansampa ikertaskaryainiselesai.
4. Seluruhstafpengajar program studi D-III
PerpustakaanFakultasIlmuBudayaUniversitas Sumatera Utara yang telahbanyakmembantudanmendidikpenulisselamaperkuliahan.
5. SeluruhstafperpustakaanInstitutTeknologi Del yang
telahmemberikaninformasidansemangat kepadapenulis.
6. Teristimewauntuk orang tuatercinta, Ramses Simarmata, S.Th dan Anna Pakpahan
terimakasih telahbanyakmemberidukungan, semangat,
dansenantiasamendoakanpenulisselamaini.
7. Terkhusus buat Oneng yang udah 3 tahun bersama menjalani perkuliahan. Makasih banyak udah selalu ada untuk mendukungdan mendoakan aku, sukses terus buat kita.
8. Buat sahabat-sahabat ku tersayang “Kurcaci” Meiyana, Era dan Diza yang terussama-samaberjuang dalam perkuliahan, terima kasih sudah selalu ada baik dalam suka maupun duka dan atasdukunganserta candaannyaselamaini.
9. Buatteman-temanseperjuanganstambuk 2014. Terimakasihatasdukungan, motivasidandoanya.
Akhir kata penulis mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu dan penulis berharap semoga kertas karya ini dapat bermanfaat bagi kita semua dan menjadi bahan masukan dalam dunia pendidikan.
Medan, Juli 2017 Penulis
Devi Ribekka Simarmata 142201038
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR... i
DAFTAR ISI ... iii
BAB I PENDAHULUAN………... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Tujuan Penulisan ... 3
1.3 Ruang Lingkup ... 3
1.4 Metode Pengumpulan Data ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA………... 5
2.1 Tenaga Pengelola……… 5
2.1.1 Pustakawan………. 6
2.1.2 Peran Pustakawan………... 8
2.1.3 Kode Etik Pustakawan... 9
2.2 Sistem Pelayanan... 10
2.3 Layanan Pengguna... 12
2.4 Jenis-jenis Pelayanan Perpustakaan... 13
2.4.1 Layanan Sirkulasi... 13
2.4.2 Layanan Referensi... 21
2.4.3 Layanan Audiovisual... 27
2.4.4 Layanan Foto Kopi... 28
BABIII PENERAPAN SISTEM AUTOMASI PADA PERPUSTAKAAN INSTITUT TEKNOLOGI DEL... 29
3.1 Jenis Layanan Pada Perpustakaan Institut Teknologi Del... 29
3.1.1 Layanan Sirkulasi... 29
3.1.2 Layanan Referensi... 37
3.2 Peran Pustakawan terhadap layanan pengguna
pada Perpustakaan Institut Teknologi Del... 42
3.3 Kendala-kendala yang dihadapi Pustakawan IT Del... 45
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 46
4.1Kesimpulan... 46
4.2 Saran ... 47
DAFTAR PUSTAKA... 48
LAMPIRAN... 50
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang dan Masalah
Perpustakaan adalah salah satu pusat informasi yang sangat dekat dan akrab dengan masyarakat. Selain pusat informasi, perpustakaan juga merupakan sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi, pelestarian khasanah budaya bangsa, serta berbagai layanan jasa lainnya. Produk utama perpustakaan adalah informasi. Perpustakaan mengumpulkan semua informasi yang sesuai dengan bidang kegiatan dan misi lembaga dan pengguna yang dilayaninya. Kemudian mengolah, melestarikan, memelihara dan merawat seluruh koleksi perpustakaan agar tetap dalam keadaan baik, utuh, layak pakai dan tidak lekas rusak dan menyajikan informasi tersebut kepada pengguna untuk di pergunakan dan diberdayakan .
Masa sekarang ini setiap orang dituntut untuk selalu memiliki informasi terbaru untuk dapat tetap bertahan dan eksis dalam setiap pekerjaan dan profesi masing-masing.
Perpustakaan sebagai salah satu pusat informasi dituntut untuk dapat memberikan layanan informasi yang cepat dan tepat. System manual dirasakan tidak memadai lagi seiring dengan perkembangan dunia teknologi informasi yang semakin pesat. Oleh karena itu perpustakaan membutuhkan penerapan komputerisasi dalam system kerumahtanggaannya.
Penerapan sistem terkomputerisasi ini sering di kenal dengan sebutan automasi perpustakaan. Penerapan automasi perpustakaan ini sangat dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja perpustakaan sehingga semakin efektif dan efisien.
Kebutuhan informasi semakin meningkat seiring dengan tumbuh dan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi informasi. Sesuai dengan perkembangan itu sebagai sumber informasi, perpustakaan dituntut untuk memberikan layanan informasi yang cepat dan tepat. Untuk memberikan layanan yang cepat dan tepat, perpustakaan memerlukan automasi.
Kegiatan ini dibutuhkan untuk meningkatkan layanan serta meningkatkan produktivitas kerja. Peningkatan layanan sangat dibutuhkan untuk penelusuran informasi bagi para pengguna perpustakaan.
Teknologi informasi merupakan perangkat untuk menerapkan sistem kerja agar dapat dilakukan dengan efektif dan efisien. Automasi perpustakaan adalah salah satu aspek
pemanfaatan teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan mulai dari pengadaan pengatalogan hingga ke jasa pelayanan informasi bagi pembaca. Atau sering juga disebut dengan istilah komputerisasi perpustakaan. (Basuki, 1995: 96).
Hadirnya perpustakaan di tengah-tengah masyarakat bukan hanya untuk sarana menambah pengetahuan maupun wawasan akan tetapi juga mampu membantu masyarakat dalam mengembangkan teknologi sederhana yang dapat membantu pemecahan masalah dalam pekerjaan mereka. Di negara–negara yang sudah mengalami kemajuan di bidang teknologi dan informasi, informasi yang terdapat di perpustakaan dapat diakses dimana saja dan kapan saja, tidak menutup kemungkinan dapat mengakses di rumah, di kantor, di ruang kuliah dan tempat-tempat lainnya. Secara tidak langsung teknologi telah merubah paradigma tentang perpustakaan, yang sebelumnya hanya sebagai suatu sarana atau tempat untuk menyimpan bahan pustaka berupa buku,majalah, Koran daninformasi aktual lainya yang secara pasif menunggu pembaca menjadi sebuah pusat informasi aktual yang secara proaktif berada di mana–mana dan dapat diakses kapan saja.
Berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi di masa sekarang ini, perpustakaan sebagai sarana pusat informasi yang aktual harus dapat mengikuti laju perkembangan arus informasi yang semakin global. Dengan teknologi, perpustakaan seharusnya mempunyai perencanaan operasional dalam jangka yang relatif panjang guna meningkatkan akses dalam pengolahan dan sistem pelayanan kepada para pengguna perpustakaan dengan seefektif dan seefisien mungkin, cepat, tepat dan berdayaguna secara optimal ditangan pengguna.
Faktanya peran sebuah perpustakaan di Universitas sangat penting, karena suatu perpustakaan adalah pusat informasi yang aktual yang sangat menunjang dalam program pendidikan di lingkungan akademik. Perpustakaan bisa disebut berkualitas bila suatu perpustakaan itu memiliki kelengkapan sarana maupun prasarana dan keefektifan dalam pelayanan jasa yang diberikan oleh perpustakaan.
Penggunaan perangkat lunak (software) di sebuah Perpustakaan menjadi sangat penting. Dengan diterapkannya perangkat lunak yang mendukung maka kegiatan dalam perpustakaan akan menjadi cepat dan efisien, pengguna pun akan merasa puas dalam hal pelayanan. Perangkat lunak yang mendukung akan membantu proses kinerja di perpustakaan seperti pemrosesan data serta juga dapat membantu pengguna dalam
pencarian bahan pustaka. Dengan penggunaan perangkat lunak maka proses kerja yang terjadi di perpustakaan akan lebih cepat, efektif dan efisien.
Perpustakaan Institut Teknologi Del dibuka mulai tanggal 9 januari 2002 dengan sistem pelayanan open access (terbuka), artinya setiap mahasiswa bebas memasuki perpustakaan dan mengambil sendiri buku yang akan di pinjam. Setiap tahunnya kegiatan dan fasilitas di perpustakaan harus selalu dikembangkan, sebagai contoh pada tahun 2003 , telah tersedia fasilitas software yang di rancang oleh Dosen India yaitu Mr. Abhisek sebagai system informasi pencarian koleksi buku dan CD. Dengan menggunakan software yang ada maka mahasiswa dapat mengakses pemesanan buku melalui komputer di Laboratorium.
Perpustakaan Institut Teknologi Del memiliki sistem informasi atau sistem automasi yang disebut dengan sistem informasi perpustakaan IT Del (SIPP).
Pengembangan automasi Perpustakaan Institut Teknologi Del bertujuan untuk meningkatkan pelayanan bagi pengguna dan kualitas perpustakaan tersebut.
Penulis juga berkeinginan untuk melihat secara langsung bagaimana penerapan sistem automasi Perpustakaan Institut Teknologi Del, di latarbelakangi oleh keinginan tersebut, maka penulis menetapkan judul kertas karya yaitu ” PenerapanSistem Automasi pada Perpustakaan Institut Teknologi Del di Desa Sitoluama Laguboti Kabupaten Toba Samosir”
1.2 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari penulisan kertas karya ini adalah :
1. Untuk mengetahui bagaimana pengembangan sistem automasi pada perpustakaan Institut Teknologi Del.
2. Untuk mengetahui sejauh mana pelaksanaan automasi pada perpustakaan Institut Teknologi Del khususnya dalam kegiatan pengadaan, pengatalogan dan pengawasan sirkulasi.
3. Untuk mengetahui pengaruh penerapan sistem automasi pada perpustakaan Institut Teknologi Del.
1.3 Ruang Lingkup Masalah
Ruanglingkupkertaskaryaini membahas tentang Penerapan Sistem Otomasi Perpustakaan Institut Teknologi Del yang meliputi: pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi, keanggotaan, dan pengolahan koleksi buku.
1.4 MetodePengumpulan Data
Metodepengumpulan data dalamkertaskaryainisebagaiberikut : 1. Studi
kepustakaandenganmempelajariliterature,baikdalambentukbukumaupun dalambentukweb,yang adahubungannyadenganmasalah yang dibahas.
2. Pengumpulan data
dalambentukobservasidimanapenulismelakukanpengamatansejauhmanaperk embangansistem automasiperpustakaanpada Perpustakaan Institut Teknologi Del.
3. Wawancara langsung dengan pegawai Perpustakaan Institut Teknologi Del.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Automasi Perpustakaan
Sistem Automasi perpustakaan sering disebut dengan sistem perpustakaan terintegrasi ( integrated library system ) sering juga diistilahkan dengan penggunaan teknologi informasi pada perpustakaan, dimana kegiatan perpustakaan dilakukan dengan menggunakan teknologi informasi ( IT ). Saleh (2014, 4) menyatakan lebih lanjut bahwa penerapan teknologi komputer di bidang perpustakaan dan informasi menjadi semakin penting, karena teknologi ini menjanjikan peningkatan mutu layanan perpustakaan terutama kecepatan dan efesiensi kerja.
Automasi perpustakaan adalah sebuah proses pengolahan perpustakaan dengan mengunakan bantuan teknologi informasi. Dengan bantuan teknologi informasi maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan efesien. Selain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusuri kembali. Dengan demikian pustakawan dapat menggunakan waktu lebihnya untuk mengurusi pengembangan perpustakaan karena beberapa pekerjaan yang bersifat berulang (repatable) sudah diambil alih komputer. Hassan (2009, 3).
Hal yang harus diperhatikan pertama kali dalam penerapan automasi perpustakaan adalah pembuatan database yang didalamnya mencakup data angggota, data koleksi, data sirkulasi, dan laporan – laporan perpustakaan seperti grafik dan statistik
Berdasarkan jurnal Kepustakawanan dan Masyarakat Membaca (2005,10):
Automasi perpustakaan adalah penggunaan/pemanfaatan teknologi komputer yang terkait dengan pengelolaan perpustakaan untuk lebih memudahkan ,mempercepat, mengefisiensikan pekerjaan perpustakaan, baik untuk petugasnya maupun untuk pengguna pengunjungnya berdasarkan pemahaman teori dasar prinsip dasar ilmu perpustakaan.
Sedangkan menurut Hasugian (2009,178) :
Penerapan teknologi informasi adalah berupa penggunaan komputer pada berbagai kegiatan rutin perpustakaan,yaitu biasa disebut automasi perpustakaan.
2.2 Syarat Automasi Perpustakaan
Sistem Automasi perpustakaan memiliki beberapa syarat yang salingmendukung dan saling terkait satu dengan yang lainnya. Yang bila tidakada satu syarat saja akan mengganggu kinerja sistem automasi itu sendiri.Menurut Wahyu Surpiyanto dan Ahmad Muhsin dalambukunyaTeknologi Informasi Perpustakaan (2008, 37), “sistem Automasi memilikibeberapa syarat,antara lain:Pengguna (users), PerangkatKeras(hardware), Perangkat Lunak (software) , Jaringan (network),Data,Panduan Operasional (Manual).”
Sedangkan menurut Nur(2007, 7), “sebuah sistem Automasi perpustakaan umumnya terdiri dari tiga bagian: pangkalan data, pengguna (users), perangkat automasi (softwaredan hardware).
Sistem Automasi setidaknya harus terdapat; pengguna, perangkatkeras, perangkat lunak, jaringan serta data yang akan diinformasikan.Antara syarat yang satu dengan syarat yang lain saling menunjang kinerjannya. Dari pendapat- pendapat di atas syarat-syarat otomasi perpustakaan, sebagai berikut :
1. Pengguna (users)
Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem Automasi perpustakaan (Surpiyanto, 2008, 37). Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna- penggunanya yang terdiri atas pustakawan, staf yang selanjutnya bertindak sebagai operator atau teknisi, serta para anggota perpustakaan.
2. Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras merupakan sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah suatu data yang ada di perpustakaan menjadi informasi secara cepat dan tepat serta diperlukan program untuk menjalankan mesin tersebut (Surpiyanto, 2008, 37). Perangkat Keras berfungsi untuk mengumpulkan data–
data serta mengubah data–data ke dalam suatu bentuk yang nantinya akan dapat diproses oleh komputer. Hardware pada automasi perpustakaan terdiri dari komputer, scanner, digital camera dan CD Writer.
3. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat Lunak merupakan suatu piranti dari sistem automasiperpustakaan yang digunakan untuk memberikan perintah-perintah yang memberitahu perangkat keras untuk melakukan suatu pekerjaan sesuai dengan perintah (Surpiyanto, 2008, 37). Perangkat keras dan perangkat lunak saling berkaitan satu sama lain, tanpa adanya perangkat lunak, perangkat keras tidak akan ada gunanya. Perangkat lunak juga bisa diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai baik multi-tasking ataupun multi-user.Bentuk-bentuk perangkat lunak (software) dalam Automasi perpustakaan seperti CDS/ISIS dari UNESCO yang dapat diperoleh secara gratis melalui internet.
4. Jaringan (Network)
Jaringan merupakan sarana penghubung antara komputer satu dengan komputer yang lain agar menjadi suatu keterkaitan antar komputer (Surpiyanto, 2008, 37). Semua komputer yang ada dipusatkan kepada satu komputer host atau server yang mengatur semua kinerja dari sistem Automasi. Jaringan juga merupakan piranti vital dalam menunjang kinerja sistem Automasi perpustakaan.
5. Data
Data bisa disebut bahan baku dari sebuah informasi. Data bisa berupa alfabet, angka maupun simbol khusus baik dalam bentuk kertas, elektonik maupun bentuk lainnya yang kemudian diproses oleh komputer untuk dijadikan sebuah informasi.
6. Manual/Panduan Operasional
Manual/Panduan Operasional bisa disebut juga prosedur atau Penjelasan cara pemasangan, penyesuaian, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak dengan baik dan benar (Surpiyanto, 2008, 37). Manual juga bisa
diartikan sebagai kunci untuk kelancaran kinerja suatu sistem automasi perpustakaan.Dengan berkembangnya jaringan internet dan perkembangan teknologi sekarang ini, dapat memudahkan seseorang untuk mencari referensi tentang panduan operasional suatu sistem. Dengan kata lain seseorang tidak perlu datang ke perpustakaan untuk mencari buku tentang panduan operasional, tapi seseorang perlu kejelian untuk mencari referensi melalui akses internet.
Sejalan dengan terpenuhinya syarat-syarat di atas sistem automasi perpustakaan akan dapat berjalan dengan baik dan maksimal, maka kinerja deri pustakawan di perpustakaan akan lebih mudah dan cepat. Sebaliknya bila satu syarat tidak terpenuhi maka sistem automasi di perpustakaan tidak akan bisa berjalan sebagaimana mestinya, hal ini dapat menghambat pelayanan di perpustakaan.
2.3 Fungsi Automasi
Fungsi automasi perpustakaan diperlukan untuk meningkatkan mutu layanan perpustakaan dan meningkatkan pelayanan bagi pengguna perpustakaan.Sehingga perpustakaan dapat mengikuti pertambahan koleksi, transaksi, dan resource sharing dengan perpustakaan lainnya.Sistem automasi juga berfungsi untuk memudahkan penggunauntukmencaridokumenatau buku yang dicaridiperpustakaan.
Fungsi automasi Perpustakaan menurut Sukrino (2008, 5) :
1. Fungsi pengganti dari pekerjaan manual menjadi automasi.
2. Fungsi pengaturan pekerjaan rutin secara automatis, sehingga fungsi pengaturan manusia berkurang.
3. Fungsi informasi, fungsi yang didasarkan pada komunikasi data jaringan kerja computer dengan berbagai jenis bahasa.
4. Fungsi komputasi di dasarkan atas data.
5. Fungsi kordinasi yaitu fungsi yang di dasarkan pada sistem informasi manajemen, pengajaran berbantu computer, pelaksanaa penelitian, dan membuat model.
2.4 Manfaat Automasi Perpustakaan
Teknologi informasi memiliki peran yang sangat penting dalam meningkatkan pelayanan perpustakaan di masa modern saat ini.Penerapan sistem automasi perpustakaan memiliki banyak manfaat bagi perpustakaan itu sendiri.Dengan berkembangnya teknologi informasi nyatanya membuat perpustakaan untuk menerapkan sistem automasi perpustakaan. Banyak manfaat yang diperoleh dari penerapan sistem automasiperpustakaan bagi sebuah perpustakaan, antara lain mengefisiensikan kinerja perpustakaan,mempercepat pelayanandi perpustakaan, mempercepat proses temu balik di perpustakaan, dan memudahkan kinerjadari pustakawan. Menurut Supriyanto dan Muhsin (2008, 37).Sistem automasi perpustakaan dengan menerapkan kemajuan teknologi informasi akan memberikan manfaat sebagai berikut:
1. Mengefesiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan.
2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan.
3. Meningkatkan citra perpustakaan.
4. Pengembangan infrasruktur nasional, regional, dan global.
Komputer di perpustakaan memiliki banyak manfaat, antara lain:
1. Mempercepat proses temu balik informasi (information retrieval).
2. Memperlancar proses pengolahan, pengadaan bahan pustaka.
3. Komunikasi antar perpustakaan
4. Menjamin pengelolaan data administrasi perpustakaan.
Pekerjaan yang sebelumnya dikerjakan secara manual dapatdipercepat dan diefisienkan dengan penerapan teknologi informasi. Selainitu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untukditelusuri kembali. Dengan demikian para pustakawan dapat menggunakanwaktu lebihnya untuk pengembangan perpustakaan karena pekerjaan yangsifatnya berulang telah di ambil alih oleh komputer.
2.5 Tujuan Automasi Perpustakaan
Penerapannya automasi perpustakaan memiliki beberapa tujuan. Mempermudah kinerja di perpustakaan, meminimalisir terjadinya duplikasi karya, meningkatkanefisiensi dalam pelayanan serta meningkatkan ruang lingkup jasa yang ada di perpustakaan.
Beberapapakar memiliki pendapat tersendiri mengenai tujuan diterapkannya sistemautomasi di perpustakaan. Menurut Harmawan (2009, 6-7), tujuan penerapan sistem automasi di perpustakaan, antara lain:
1. Mengatasi keterbatasan waktu
2. Mempermudah akses informasi dari berbagai pendekatan misalnya dari judul, kata kunci judul, pengarang, kata kunci pengarang dsb.
3. Dapat dimanfaatkan secara bersama-sama
4. Mempercepat proses pengolahan, peminjaman dan pengembalian 5. Memperingan pekerjaan
6. Meningkatkan layanan
7. Memudahkan dalam pembuatan laporan statistik 8. Menghemat biaya
9. Menumbuhkan rasa bangga
10. Mempermudah dalam pelayanan untuk kepentingan akreditasi.
Sedangkan menurut Saiful (2005) mengatakan tujuan automasi perpustakaan adalah sebagai berikut :
1. Memudahkan integrasi kegiatan perpustakaan pada perpustakaan yang menggunakan sistem manual, kegiatan perpustakaannya masih dilakukan secara terpisah – pisah belum terintegrasi. Misalnya antara kegiatan pengolahan bahan pustaka dengan kegiatan sirkulasi peminjaman dan penelusuran tidak terintegrasi sehingga stok bahan pustaka tidak bisa secara langsung terpantau pada bagian sirkulasi peminjaman dan penelusuran bahan pustaka. Dengan adanya otomasi perpustakaan maka ketiga kegiatan ini dapat terintegrasi sehingga stok bahan pustaka secara langsung dapat terpantau dan akan memudahkan pada kegiatan sirkulasi peminjaman maupun untuk kegiatan
penelusuran bahan pustaka karena secara pasti pengguna perpustakaan mengetahui stok bahan pustaka berada. Kalaupun bahan pustaka tersebut dipinjam maka pengguna perpustakaan dengan cepat dapat mengetahui siapa yang sedang meminjam dan kapan bahan pustaka tersebut dikembalikan.
2. Memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan perpustakaan dengan adanya automasi maka akan memudahkan kerjasama antar perpustakaan karena tersedianya alat komunikasi data yang sudah cukup canggih yaitu jaringan internet. Dengan adanya internet maka antar perpustakaan dapat melakukan komunikasi setiap saat dan antar perpustakaan juga dapat melakukan pengiriman data dan tukar menukar data dan informasi. Pada sistem manual tentunya hal ini akan sulit dilakukan.
3. Membantu menghindari duplikasi kegiatan diperpustakaan pada sistem manual duplikasi kegiatan tak bisa dihindari karena semua kegiatan pendataan dilakukan secara manual melalui pencatatan atau pengetikan. Sedang pada automasi perpustakaan semua kegiatan pendataan dilakukan secara komputerise sehingga terbangun suatu basis data atau pangkalan data. Dengan adanya basis data ini maka akan terhidari duplikasi kegiatan diperpustakaan.
Misalnya, pada kegiatan sirkulasi peminjaman, petugas tidak perlu lagi menulis nama anggota dan alamat anggota tapi cukup memasukan nomor id anggota demikian juga untuk bahan pustaka yang dipinjam cukup dimasukan nomor id bahan pustaka maka deskripsi bahan pustaka dengan sendirinya akan tampil di layar komputer. Demikian untuk kegiatan-kegiatan lain, cukup dengan memanfaatkan basis data yang tersedia.
4. Menghindari dari pekerjaan yang bersifat mengulang dan membosankan pada sistem manual, kegiatan yang paling rutin dilakukan dan yang membosankan adalah pembuatan label punggung bahan pustaka. Dengan otomasi perpustakaan kegiatan ini akan mudah dilakukan oleh petugas perpustakan karena cukup memanfaatkan basis data dengan bantuan program atau software komputer maka pencetakan label punggung bahan pustaka, katalog bahan pustakaan dan barcode bahan pustaka dengan mudah dapat dilakukan.
5. Memperluas jasa perpustakaan dengan adanya automasi perpustakaan, maka jasa perpustakaan dapat dilakukan dengan jangkauan yang lebih luas. Karena informasi bahan perpustakaan dapat diakses tidak saja di tempat perpustakaan berada tapi juga diakses darimana dan kapan saja tidak terbatas dengan ruang dan waktu. Hal dapat terjadi karena ada jasa layanan jaringan internet. Bahkan kualitas informasi juga dapat ditingkatkan misalnya informasi yang disediakan tidak saja berupa katalog bahan pustaka tapi juga bisa berupa abstrak bahkan kalau memungkinkan sampai pada fulltext.
6. Memberikan peluang untuk memasarkan jasa dengan automasi perpustakaan, petugas perpustakaan dapat secara aktif memasarkan jasa layanan perpustakaan kepada penggunakan perpustakaan. Hal ini dapat dilakukan karena tersedianya basis data bahan pustaka yang sudah berbentuk soft file dan juga tersedianya teknologi informasi dan komunikasi yang canggih yang dapat memudahkan melakukan komunikasi data dan informasi.
7. Meningkatkan efesiensi, otomasi perpustakaan memberikan dampak yang lebih baik bagi pengelola perpustakaan dan pengguna perpustakaan. Hal ini disebabkan kerena adanya efisiensi yang terjadi dalam otomasi perpsutakaan tersebut. Dengan adanya automasi perpustakaan maka efisiensi tenaga, waktu dan biaya akan terasa bagi pengelola perpustakaan, demikian juga bagi pengguna perpustakaan karena pengguna perpustakaan dapat mengakses data dan informasi bahan pustaka dari mana dan kapanpun.
Berdasarkan pendapat-pendapat para ahli di atas terbukti bahwapenerapan sistem automasi di perpustakaan memiliki banyak tujuan yangberguna bagi perkembangan perpustakaan di masa teknologi informasi saatini. Mengefisiensi waktu, memperingan pekerjaan pustakawan, menghemat biaya, mempermudah pelayanan merupakan beberapa tujuan-tujuan diterapkan nya system automasi diperpustakaan guna mengembangkan perpustakaan sebagai pusat informasi yang dapat memenuhi kebutuhan informasi para penggunanya.
2.6Ruang Lingkup Automasi Perpustakaan
Penerapan sistem automasi di perpustakaan sangat mempengaruhi kinerja di perpustakaan.Semua kegiatan rutin kerumahtanggaan perpustakaan ditujukan untuk mengontrol koleksi suatu perpustakaan, mulai dari kegiatan pengadaaan, pengatalogan sampai kepada kegiatan sirkulasi. Gambaran umum rutinitas kerumahtanggan perpustakaan mencakup sejumlah pekerjaan sebagai berikut ( Hasugian, 2009, 171) :
a. Pengadaan (acquisitions) yaitu mencakup seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengadaan bahan ppustaka, baik yang dilakukan melalui pembelian, pertukaran, maupun berupa hadiah. Kegiatan pengecekan bibliografi yang dilakukan sebelum pemesanan dan penerimaan bahan pustaka termasuk di dalamnya. Kegiatan lain yang juga termasuk ke dalamnya, adalah mencakup pemrosesan dan pemeliharaan administrasi atau arsip yang berhubungan dengan pengadaan tesebut.
b. Pengatalogan (cataloguing) yaitu seluruh kegiatan yang dilaukan untuk mempersiapkan cantuman (record) bibliografi, dengan tujuan untuk menghasilkan kaatalog yang digunakan sebagai sarana temu kembali koleksi perpustakaan. Katalog tersebut dapat berbentuk kartu ataupun dalam bentuk online (OPAC).
c. Pengawasan sirkulasi (circulation control) yaitu seluruh kegiatan yang berhubungan dengan transaksi peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.
Kagiatan ini mencaku pencatatan peminjaman dan pengembalian koleksi yang biasanya untuk penggunaan di luar perpustakaan. Dengan kata lain, kegiatan ini berhubungan dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan.
d. Pengawasan sirkulasi (serial control) yaitu seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan pesanan, penerimaan dokumen. Akses terhadap koleksi serial, pengajuan tuntutan (claim),peminjaman dan penjilidan terbitan berkala atau serial.
e. Katalog online (online public access catalogue) atau OPAC yaitu penyediaan fasilitas temu kembali koleksi perpustakaan melalui terminal komputer untuk digunakan oleh pengguna perpustakaan.
f. Statistik yaitu pencatatan kuantitas pekerjaan yang mencakup jumlah perolehan bahan pustakan, jumlah pengolahan bhaan pustaka, jjuumlah anggota perpustakaan,jumlah pengunjung, jumlah peminjam, jumlah ahan pustaka yang dipinjamkan kepada pengguna, keterlambatan pengembalian dan sebagainya . Sistem kerumahtanggaan perpustakaan mengumpulkan dan mengolah data ini untuk keperluan inforasi manajemen dan pelaporan.
2.7 Kebutuhan Sistem Automasi
Pada sistem kerumah tanggaan perpustakaan yang masih manual, semua pekerjaan dilakukan dengan tenaga manusia. Pekerjaan yang sering dilakukan secara berulang–ulang akan membosankan pelaksananya. Kemampuan tenaga manusia untuk melakukan dan meningkatkan pekerjaan sangatlah terbatas karena kondisi pekerjaan harus diselasaikan dengan waktu yang cepat dan akurat.
Keterbatasan untuk menangani atau melakukan berbagai kegiatan juga sering terjadi dan dialami oleh perpustakaan, keadaan ini memicu munculnya keinginan untuk mengautomasi sejumlah kegiatan di perpustakaan. Kebutuhan sistem dinyatakan dalam bentuk spesifikasi dan rincian kebutuhan.Ada yang memulai dari rincian kebutuhan hanya untuk bagian atau unit tertentu.Artinya, hanya bagian atau unit tertentu yang dianggap mendesak yang di automasi.Pengelola perpustakaan memerinci kebutuhan sistem untuk semua bagian atau unit kegiatan yang ada. Untuk itu dibutuhkan sistem automasi yang mampu mengkordinir seluruh kegiatan yang ada pada kerumahtanggaan perpustakaan.
Kegiatan kerumahtanggaan adalah salah satu rangkaian kegiatan terpadu, data bibliografi yang tercatat pada bagian pengadaan, misalnya akan dicatat pada bagian pengolahan dan data yang sama juga akan mungkin dicatat pada bagian sirkulasi. Melihat rangkaian ini dapat diperkirakan bahwa sistem perpustakaan yang terintegrasi menjadi pilihan sistem yang dibutuhkan perpustakaan.
Duplikasi pencatatan data bibliografi yang sama akan terhindar pada kegiatan tertentu. Proses pelaksanaan kegiatan akan berlangsung lebih cepat, dan kinerjanya akan lebih akurat. Dengan demikian, pernyataan kebutuhan sistem akan ditindak lanjuti dengan
cara pemilihan sistem. Pemilihan sistem tentu berhubungan dengan kebutuhan sistem yang dinyatakan oleh masing – masing perpustakaan. (Hasugian, 2009, 10)
2.8 Pemilihan Sistem
Sebelum menentukan sistem informasi yang dibutuhkan oleh perpustakaan, maka pustakawan juga harus perlu melakukan studi terlebih dahulu karena akan berkaitan dengan perangkat - perangkat lunak akan digunakan mengakomodasi kebutuhan – kebutuhan perpustakaan. Pemilihan sistem adalah salah satu faktor yang sangat penting dan dipertimbangkan dalam usaha mengembangkan teknologi informasi diperpustakaan.Faktor yang ditinjau dari aspek pemilihannya adalah pemilihan perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).
2.8.1 Metode Pemilihan Sistem
Salah satu metode atau cara yang digunakan untuk mencapai suatu tujuan automasi perpustakaan pada hakikatnya untuk meningkatkan kualitas perpustakaan kepada pengguna perpustakaan. Untuk mencapai tujuan tersebut maka perpustakaan dapat melakukan berbagai cara atau metode dalam pemilihan sistem yang sesuai.
Berdasarkan cara pengembangannya, Corbin sebagai mana yang dijelaskan oleh Hasugian membagi metode automasi perpustakaan atas empat yaitu membeli sistem turnkey (turnkey systems), mengadaptasi sistem (adapted systems), mengembangkan sistem lokal (locally development systems), dan menggunakan sistem bersama (shared system ). Selanjutanya Hasugian menjelaskan pengertian lebih lanjut tentang hal diatas :
a. Membeli sistem turnkey.
Sistem turnkey adalah suatu sistem komputer yang dirancang, diprogram, diuji dan kemudian dijual oleh perusahaan ( vendor atau supllier ) kepada perpustakaan dalam keadaan siap untuk dipasang dan dioperasikan. Sistem ini merupakan suatu paket jadi.Biasanya vendor juga menyiapkan dokumentasi yang perlu, seperti pedoman untuk para pengguna.Ada kalanya vendor mengikutkan pada kontrak untuk pemasangan dan pemeliharaan sistem, serta penyelenggaraan pelatihan pengoperasian sistem tersebut untuk para staf perpustakaan. Sedangkan vendor lain
hanya menyiapkan atau menjual software aplikasinya saja, dan perpustakaan yang bertangungjawab untuk menyiapkan hardwarenya.
Mengembangkan sistem automasi perpustakaan dengan cara turnkey mempunyai beberapa keuntungan diantaranya, sistem turnkey dapat dipasang diperpustakaan dalam tenggang waktu relatif singkat karena sistem tersebut merupakan paket jadi, biaya desain, pemprograman dan pengujian dapat dihindarkan. Spesialis sistem dan komputer biasanya disediakan pada saat instalasi dan pelatihan pengoperasian dan staf tidak harus berlatar belakang pendidikan komputer.Pada sisi lain, sistem turnkey juga mempunyai kelemahan antara lain, beberapa ciri sistem turnkey tidak sesuai dengan keinginan atau kebutuhan perpustakaan, karena sistem tersebut dirancang dan diprogram untuk mengakomodasi kebutuhan perpustakaan secara umum.Kelemahan lainnya, disamping harganya mahal, beberapa sitem turnkey tidak fleksibel dalam pengertian bahwa tidak dapat dirubah setelah dipasang.
b. Mengadaptasi dari sistem lain.
Perpustakaan dapat juga membangun dan mengembangkan automasinya dengan cara mengadaptasi dari sistem dengan cara kerja sama jaringan. Sistem jaringan adalah suatu sistem yang dirancang, diprogram dan digunakan secara bersama oleh beberapa perpustakaan oleh beberapa perpustakaan, karena itu sistem tersebut dinamakan sistem koperatif.Perpustakaan yang menjadi anggota jaringan biasanya membayar sejumlah biaya kepada pengelola pusat jaringan sesuai kesepakatan bersama, menyangkut persyaratan anggota, hak dan kewajiban, serta jenis layanan yang digunakan secara bersama.
c. Mengembangkan sistem lokal.
Perpustakaan juga bisa membangun sistem automasi dengan mengembangkan sistem lokal.Sistem lokal adalah sistem komputer yang dirancang, diprogram dan diuji oleh perpustakaan pembuatnya.Keuntungan dari sistem lokal, sistem yang dirancang dan diprogram sesuai kebutuhan atau keinginan perpustakaan.Kelemahan dari sistem lokal adalah membutuhkan waktu yang lamaagar dapat beroperasi,
karena pembuatannya biasanya dimulai dari desain, pemprograman, pengujian, sampai kepada penginstalan sistem.
d. Menggunakan bersama sistem dari perpustakaan lain.
Metode atau cara lain yang dapat dipilih oleh perpustakaan dalam rangka membangun dan mengembangkan sistem automasinya yaitu dengan menggunakan bersama sistem dari perpustakaan lain. Dengan metode ini, perpustakaan dapat menekan biaya dan kegitan merancang, memprogram dan menguji sistem yang biasanya membutuhkan biaya dan waktu yang banyak karena kegiatan - kegiatan tersebut sudah dilakukan oleh perpustakaan asal sistem tersebut.Kelemahan yang harus diperhitungkan oleh perpustakaan bila mengunakan metode ini adalah, adanya perbedaan kebijakan antara perpustakaan asal pemilik sistem yang mau menggunakan sistem tersebut.
Menurut Hasugian ada empat metode pemilihan sistem automasi, sesuai dengan perkembangan saat ini metode tersebut masih digunakan oleh perpustakaan dalam meningkatkan kualitas layanan perpustakaan kepada para penggunanya .
2.8.2 Pemilihan Perangkat Komputer
Di dalam penerapan sistem automasi perpustakaan yang baik, maka perlu pertimbangan dan pemikiran yang matang untuk merencanakan baik penyediaan perangkat maupun penentuan sistem manajemen yang akan dipakai. Khusus untuk pengadaan perangkat keras dan lunak serta sistem pengelolaannya yang harus memperhatikan beberapa faktor dan indikator yang akan menjadi subtansi pelaksanaan pekerja. Pernyataan ini bertujuan agar didalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan baik sesuai yang diinginkan dengan berdasarkan prinsip efesiensi, efektifitas, dan peningkatan produktifitas kerja.
a) Harga murah
Indikator ini merupakan suatu perkiraan biaya yang dapat dijangkau oleh Platfon anggaran perpustakaan yang akan dipakai untuk membelinya. Namun tidak mengabaikan kualitas perangkat yang akan diadakan dengan standar built up.
b) User friendly
Pengadaan perangkat lunak selayaknya mempertimbangkan dengan keramahan di dalam pemakaiannya.Keramahan yang dimaksud adalah kemudahan di dalam mengoperasikan serta tidak membuat operator merasa canggung/asing menggunakannya.
c) Instans dan terintegrasi
Perangkat instans adalah perangkat lunak yang sudah siap pakai dikalangan umum dan sudah memenuhi persyaratan standarnisasi nasional ataupun internasional.Perangkat lunak ini pula harus dirancang sedemikian rupa menurut kebutuhan aktivitas perpustakaan, agar nantinya di dalam pengoperasiannya secara terpadu sampai menghasilkan sesuatu yang maksimal.
d) Fleksibel
Keflesibelan suatu perangkat yang akan diimplementasikan di perpustakaan, memang suatu tuntutan dan kebutuhan pustakawan sebagai tenaga operator dan pengguna perpustakaan sebagai pemakai jasa layanan otomasi yang setiap saat menggunakannya. Disamping itu, perangkat keras yang dipakai akan mudah up grade di masa akan datang apabila sudah tiba waktunya untuk dikembangkan secara spesifikasi dan tingkat kemampuan kerjanya dibutuhkan.
e) Kompatibilitas dengan perangkat lunak lainnya ( compatibility )
Penyesuaian antara program yang ada dengan program lain yang akan dipergunakan dalam melaksanakan suatu pekerjaan, tanpa ada pengaruh yang sifatnya akan menghambat proses kerja yang sedang berlangsung.
Belakangan ini banyak perpustakaan yang telah menerapkan teknologi informasi dengan cara membeli sistem turnkey. Dalam kaitannya dengan menggunakan sistem ini ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan perangkat komputer baik perangkat lunak ( software ) maupun perangkat keras ( hardware ).
Syarat – syarat sistem komputer yang memudahkan pemakai diperpustakaan adalah:
1. Efektif biaya, artinya penggunaan sistem berbantuan komputer tidak berbeda biaya dengan metode manual.
2. Nyaman, artinya mudah diperoleh.
3. Penggunaannya mudah, artinya instruksi yang diberikan jelas, prosedur yang digunakan langsung tidak berbelit-belit.
4. Penggunaan sistem berbantuan komputer dianggap lebih bagus, dan secara ekonomis menarik serta lebih bergengsi.
5. Menghibur, artinya komputer merupakan mainan baru bagi pemakai.
6. Cara menggunakannya tidak berbeda dengan cara pemakai memperoleh informasi melalui sistem manual artinya tidak jauh menyimpang dari prosedur yang digunakan pemakai. (Sulistyo-Basuki, 1991)
1. Pemilihan perangkat lunak ( software )
Perangkat lunak adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan intruksi – intruksi yang memberitahu perangkat keras untuk melakukan suatu tugas sesuai dengan perintah.Tanpa perangkat lunak, perangkat keras tidak ada gunanya. Perangkat lunak juga sering diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai baik multi-tasking maupun multi-user,( suprianto, 2008,40 ).
Dari pendapat diatas dapat dikatakan bahwa perangkat lunak dapat melakukan tugas sesuai dengan perintah dan sangat membantu bagi pustakawan dan pengguna perpustakaan.
Beberapa faktor dan kriteria dapat diidentifikasi melalui berbagai acuan.Tedd sebagaimana dijelaskan oleh Hasugian mengemukakan sejumlah pokok pikiran yang bisa digunakan sebagai acuan bagi perpustakaan dalam mengidentifikasi, mengevaluasi dan memilih software jadi yang cocok untuk kegiatan kerumahtanggaan perpustakaan.
Pokok pikiran tersebut dapat dikelompokkan menjadi 4 ( empat ) kategori atau faktor sebagai berikut :
1. Faktor umum
a) Pengalaman perpustakaan lain yang pernah menggunakan software tersebut.
Pengalaman perpustakaan lain yang telah menggunakan software yang akan dibeli tersebut jauh lebih penting, dari pada pengalaman yang dikemukakan oleh vendor atau supplier, sebab apa yang dikemukakan vendor atau supplier biasanya banyak berimplikasi kepada konsep pemasaran yaitu promosi terhadap produknya.
b) Reputasi dari badan atau organisasi yang menulis atau memproduksi software tersebut. Sistem turnkey atau paket jadi biasanya ditulis atau diproduksi oleh bermacam- macam organisasi seperti perpustakaan, perusahaan komputer, lembaga penelitian dan sebagainya. Faktor ini perlu dijadikan sebagai bahan pertimbangan, karena menyangkut reputasi dalam memproduksi software tersebut, karena hal ini menyangkut kepada kualitas produk.
2. Faktor teknis
a) Apakah software tersebut dapat melakukan sejumlah fungsi yang diperlukan dalam waktu yang tepat.
b) Apakah software tersebut dapat dijalankan pada hardware yang tersedia.
c) Apakah software tersebut dapat dijalankan pada sistem operasi (operating systems) yang tersedia.
d) Batasan data, berapa jumlah records, besaran file, jumlah fields, besaran fields, besaran records dan sebagainya.
e) Bagaimana kemudahan menggunakan software tersebut.
f) Faktor bahasa atau komunikasi yang digunakan dalam software.
3. Faktor pendukung
a) Menyangkut dokumentasi untuk pedoman instalasi.
b) Petunjuk pengoperasian, pemeliharaan dan sebagainya.
c) Apakah vendor menyediakan bantuan untuk memasang software, pelatihan dan modifikasi sistem (upgrades) sesuai perkembangan teknologi komputer, misalnya jika muncul versi baru dari software tersebut.
d) Apakah ada organisasi pengguna (user group) untuk software tersebut.
Biasanya software yang baik, memunculkan user group sebagai wadah tukar menukar pengalaman menggunakannya.
4. Faktor biaya
Faktor penting yang menjadi pertimbangan ialah harga dari software yang akan dibeli. Mahal atau murahnya harga suatu software harus dipertimbangkan dengan fasilitas yang tersedia didalamnya.Semakin lengkap fasilitasnya tentu harganya pun cenderung semakin mahal.Untuk itu perlu dilakukan perhitungan yang cermat sesuai dengan kemampuan anggaran perpustakaan.
5. Faktor hukum
Salah satu faktor yang tidak boleh diabaikan dalam memilih dan membeli software ialah faktor hukum.Hal penting yang pelu diketahui dalam faktor hukum ini ialah mencakup ada tidaknya jaminan dalam pembelian software tersebut.
2. Pemilihan perangkat keras (hardware)
Pendekatan yang paling penting yang dilakukan dalam memilih hardware ialah mengumpulkan ialah mengumpulkan berbagai informasi yang berkenaan dengan software yang dijalankan.Ada keterkaitan antara software dengan hardware. Adakalanya suatu software memerlukan spesifikasi hardware tertentu, misalnya menyangkut versi processor, RAM, dan sebagainya. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam memilih hardware, selain kualitas barang, juga faktor ketersediaan suku cadang. Oleh karena itu, sebaiknya pihak perpustakaan melakukan konsultasi dengan staf pusat komputer yang ada di perguruan tinggi, sebelum melakukan penawaran atau transaksi pembelian.Dalam pemilihan yang mau digunakan sebagai terminal, hal yang perlu diperiksa antara lain layar, printer, alat perekam, karakteristik dan transmisi.
BAB III
PENERAPAN SISTEM AUTOMASI PADA PERPUSTAKAAN INSTITUT TEKNOLOGI DEL
3.1 Sejarah Perpustakaan Institut Teknologi Del
Perpustakaan Politeknik Informatika Del dibuka mulai tanggal 9 Januari 2002 dengan sistem pelayanan open acces (terbuka), artinya setiap mahasiswa bebas memasuki perpustakaan dan mengambil sendiri buku yang akan dipinjam. Perpustakaan dibuka dengan ketersediaan buku sejumlah 138 buku dan 59 judul buku.Buku-buku yang tersedia semua adalah buku-buku komputer.
Sejak awal berdiri, banyak dikunjungi oleh mahasiswa/i yang saat itu masih sekitar 60 mahasiswa/i angkatan I PI-Del. Sangat membanggakan dengan jumlah hanya 138 buku dan baru berdiri setelah 3 bulan penerimaan mahasiwa/i baru, hal ini yang menyebabkan perpustakaan menjadi tempat yang ramai dikunjungi.
Sebelum pembukaan Perpustakaan maka kepada Mahasiswa diberikan pengarahan olehKepala Perpustakaan Tiurma Lumban Gaol SP, tepatnya pada tanggal 8 Januari 2002.
Perpustakaan dijalankan dengan menggunakan perlengkapan sirkulasi yang beberapanya disediakan sendiri diantaranya : master untuk tempat kartu kuning yang digunakan untuk pelayanan peminjaman, Kartu kuning yang berisi nama dan NIM. Kartu anggota dimodifikasi sendiri untuk pekerjaan ini dibantu oleh dosen yaitu Bapak Arnaldo Marulitua Sinaga.
Berikut foto perpustakaan PI-Del pertama sekali yang berada di lantai dua (di atas ruang administrasi), saat ini digunakan sebagai meeting room.
Gambar 1 : Mahasiswa Angkatan 2005 Sambil Berdiskusi
Perencanaan strategis diperlukan agar pihak perpustakaan dapat memikirkan kembali peran dan jasa yang diberikannya, apabila perpustakaan ingin tetap hidup dan berhasil dalam situasi yang selalu berubah. Untuk menghadapi kenyataan itu diperlukan perencanaan strategis yang membantu perpustakaan dalam memusatkan perhatiannya untuk mencari dukungan dan mengidentifikasi serta memanfaatkan sumber-sumber baru.
Tahun 2003 perpustakaaan sekaligus juga digunakan untuk menempatkan barang- barang koperasi. Transaksi buku sekaligus juga disatukan menjadi transaksi pembelian snack dan minuman oleh mahasiswa. Pada saat itu petugas melayani transaksi buku sekaligus juga transaksi pembelian barang-barang koperasi.
Tahun 2003 gedung perpustakaan yang baru telah selesai dibangun, letakny a berada di samping gedung auditorium. Gedung baru terdiri dari 2 lantai, 2 unit ruang diskusi, 1 unit ruang referensi, 1 unit ruang pengolahan buku dan 1 unit ruang kepala perpustakaan dan 1 unit ruang baca tenang.
Gambar 2 : Perpustakaan Institut Teknologi Del
Gambar 3 : Ruang Baca Tenang
Gambar 4 :Ruang Referensi
Gambar 5 :Ruang Baca Tenang
Perancangan bangunan dilakukan sedemikian rupa sehingga mampu mengkondisikan tempat yang nyaman dan tertata rapi yang disediakan bagi pengunjung perpustakaan.Penempatan lukisan dan bunga menambah apik suasana perpustakaan.Kesan
bahwa suatu perpustakaan adalah tempat yang membosankan dan penuh dengan buku- buku yang berdebu ditiadakan. Segenap petugas dididik untuk senantiasa cinta akan kebersihan, kerapian, dan keindahan. Cleaning service juga sangat berperan dalam mendukung kebersihan di perpustakaan, walaupun harus selalu dibimbing, dalam arti petugas harus memberikan waktu untuk senantiasa mengawasi kerja cleaning service.
Setiap tahunnya kegiatan dan fasilitas di perpustakaan harus selalu dikembangkan, sebagai contoh pada tahun 2003 , telah tersedia fasilitas software yang di rancang oleh Dosen India yaitu Mr. Abhisek sebagai sistem informasi pencarian koleksi buku dan CD.
Dengan menggunakan software yang ada maka mahasiswa dapat mengakses pemesanan buku melalui komputer di Laboratorium.
Sumber informasi sejarah Perpustakaan IT Del diperoleh dari Kepala Perpustakaan TiurmaLumbanGaol, S.P. M.P. (saksisejarah) yang merupakanpustakawan yang menanganiPerpustakaan IT Del sejakberdiritahun 2002, selengkapnyabiasdiaksesmelalui link berikut: http://www.del.ac.id/?page_id=146
3.2 Visi, Misi Dan Tujuan Perpustakaan Institut Teknologi Del Visi dan misi Perpustakaan adalah sebagai berikut:
Visi:
Visi Perpustakaan Institut Teknologi Del adalah sebagai pusat informasi terkemuka yang menyediakan layanan informasi cetak maupun cetak dan juga penyedia layanan informasi berteknologi tinggi.
Misi:
1. Menyediakan layanan pustaka yang mendukung program-program akademik dan non akademik.
2. Memberikan layanan informasi cetak maupun non cetak bagi seluruh civitas akademika IT Del maupun kepada masyarakat umum.
3. Meningkatkan cara dan proses diseminasi koleksi lebih efisien dan efektif.
4. Meningkatkan keragaman koleksi demi peningkatan mutu layanan.
Tujuan dan sasaran perpustakaan IT Del adalah:
1. Mendukung pelaksanaan Tri Darma Perguruan Tinggi
2. Menyediakan dan mendiseminasikan informasi baik dalam bentuk cetak atau non cetak.
3. Menumbuhkan dan meningkatkan minat baca
4. Meningkatkan pemanfaatan teknologi informasi untuk mendukung proses pencarian informasi melalui media internet.
3.2.1 Tugas dan Fungsi
Untuk mewujudkan visi Politeknik Informatika Del, maka perpustakaan memiliki fungsi sebagai berikut:
1. Fungsi Edukatif
Perpustakaan menyediakan bahan bacaan wajib mata kuliah dan bahan bacaan pengaya.
2. Fungsi Informatif
Perpustakaan IT Del menyediakan dan mendiseminasikan informasi yang berguna bagi civitas akademika IT Del.
3. Fungsi Deposit Local Content
Perpustakaan IT Del menyimpan koleksi local content (TA, PA, KP) dalam bentuk hardcopy dan softcopy yang dapat diakses secara online full text untuk IT Del, abstrak untuk luar IT Del.
4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan IT Del menyediakan ruangan dan bahan bacaan yang sifatnya rekreasi yang mampu membangun kreativitas dan minat pengguna serta bersifat menghibur pengguna.
3.3 Struktur Organisasi Perpustakaan Institut Teknologi Del
Struktur organisasi Perpustkaan IT Del terdiri dari Wakil Rektor Bidang Akademik dan kemahasiswaan, Kepala Perpustakaan,Bidang layanan pemustaka, Bidang pengelolaan bahan pustaka.
Gambar 6 : Struktur Organisasi Perpustakaann IT Del
No Nama Jabatan
1 Tiurma Lumban Gaol, S.P., M.P. Kepala Perpustakaan 2 Larisma Simanjuntak, S. Sos Bidang Layanan Pemustaka
3 Osin Verawati Nainggolan, S. Sos Bidang Pengelolaan Bahan Pustaka 4 Santy Munthe, Amp. Bidang Pengelolaan Bahan Pustaka
Tabel 1 : Data Pegawai Perpustakaan IT Del Wakil Rektor Bidang Akademik dan
Kemahasiswaan
Kepala Perpustakaan
Bidang Layanan Pemustaka
Bidang Pengelola an Bahan Pustaka
3.4Koleksi Perpustakaan Institut Teknologi Del
Perpustakaan Institut Teknologi Del memiliki koleksi : buku, Tugas Akhir, Tesis, Disertasi, Jurnal, e-journal, Prosiding, Majalah, Tabloid, Surat Kabar, dan Bahan audiovisual ( CD dan DVD )
1. Buku sebanyak 6293 judul 10710 Eksemplar.
2. E-book sebanyak 1200 judul
3. Bahan audiovisual ( CD dan DVD ) 989 Eksemplar 4. Majalah 21 Eksemplar
3.5JumlahPengunjung Perpustakaan Institut Teknologi Del
Jumlah pengunjung Perpustakaan Institut Teknologi Del pada tahun 2016 dan tahun 2017 :
Jumlah Kunjungan ke Perpustakaan IT Del Periode Tahun 2016
2339 2314 2603 2542 2859 2018
830 956
3000 2874 2871
1919
0 500 1000 1500 2000 2500 3000 3500
JanuariFebrua ri
Maret April Mei Juni Juli
AgustusSeptemberOktoberNovemberDesember
Gambar 7 : Grafik Jumlah Kunjungan Perpustakaan IT Del Tahun 2016
Jumlah Kunjungan ke Perpustakaan IT Del Periode Januari s.d. Mei 2017
Gambar 8 : Grafik Jumlah Kunjungan Perpustakaan IT Del Tahun 2017
3.6 JumlahPeminjaman Buku Perpustakaan Institut Teknologi Del
Jumlah peminjaman buku Perpustakaan Institut Teknologi Del pada tahun 2016 dan 2017 :
Jumlah Transaksi Peminjaman Buku Tahun 2016
Gambar 9 : Grafik Jumlah Transaksi Peminjaman Buku Tahun 2016
Jumlah Transaksi Buku di Perpustakaan IT Del Periode Januari s.d. Mei 2017
Gambar 10 : Grafik Jumlah Transaksi Peminjaman Buku Tahun 2017
3.7 PeningkatanJumlah Pengunjung Perpustakaan
Peningkatan jumlah kunjungan ke Perpustakaan Institut Teknologi Del tahun 2016 dan 2017 adalah :
Jumlah Kunjungan ke Perpustakaan IT Del Periode Tahun 2016
2339 2314 2603 2542 2859 2018
830 956
3000 2874 2871
1919
0 500 1000 1500 2000 2500 3000 3500
JanuariFebrua ri
Maret April Mei Juni Juli
AgustusSeptemberOktoberNovemberDesember
Gambar 11 : Grafik Jumlah Kunjungan Ke Perpustakaan IT Del Tahun 2016
Jumlah Kunjungan ke Perpustakaan IT Del Periode Januari s.d. Mei 2017
Gambar 12 : Grafik Jumlah Kunjungan Ke Perpustakaan IT Del Tahun 2017
Peningkatan ini berkaitan dengan meningkatnya kualitas layanan jasa yang diberikan perpustakaan dan menyediakan akses terhadap sumber informasi yang disediakan perpustakaan kepada pengguna. Adapun upaya yang dilakukan untuk mendukung peningkatan jumlah pengunjung perpustakaan sebagai berikut :
1. meningkatkan kualitas pelayanan perpustakaan.
2. meningkatkan sarana prasarana perpustakaan terutama layanan yang berbasis digital untuk menghadapi perkembangan teknologi yang semakin pesat.
3. Meningkatkan pelayanan perpustakaan terutama melalui layanan perpustakaan online dan website.
4. Menambah bahan koleksi bahan pustaka baik bahan pustaka cetak maupun bahan pustaka non cetak.
5. Meningkatkan promosi perpustakaan.
3.8 PeningkatanJumlah Koleksi Buku Perpustakaan
Peningkatan jumlah koleksi perpustakaan pada tahun 2015 – 2017 yaitu:
1. Jumlah koleksi buku yang tersedia diperpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi pada tahun 2015 sebanyak 5.411 judul.
2. Jumlah koleksi buku yang tersedia diperpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi pada tahun 2016 sebanyak 5.846.
3. Jumlah koleksi buku yang tersedia diperpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi pada tahun 2017 sebanyak 6.293 judul .
Terdapat pertambahan jumlah koleksi perpustakaan yang cukup meningkat dalam kurun waktu 1 ( satu ) tahun terakhir ini. Adapun hal – hal yang mendukung peningkatan jumlah koleksi buku pada Perpustakaan Institut Teknologi Del sebagai berikut :
1. Adanya jumlah anggaran yang memadai untuk penambahan judul koleksi bahan pustaka.
2. Melakukan pemeliharaan atas koleksi bahan pustaka yang ada.
3. Melakukan pengadaan bahan pustaka sesuai kebutuhan pemustaka dan permintaan oleh Dosen IT Del.
3.9 Sistem Informasi Perpustakaan IT Del
Sistem Informasi Perpustakaan IT Del ( Sipp Del) merupakan suatu bentuk penelusuran terhadap koleksi yang tersedia melalui terminal komputer. Berfungsi untuk mencari informasi berdasarkan judul, pengarang, penerbit, dan nomor DDC atau kombinasi Sipp Del ini sangat membantu pengguna perpustakaan dalam menelusuri informasi diperpustakaan.
Penelusuran dapat dilakukan dengan memasukkan kata kunci atau judul buku yang dicari, misalnya pengarang yang kita ketahui, kemudian komputer akan melakukan pencocokan terhadap buku yang dicari oleh pengguna perpustakaan. Jika kata kunci yang dicari ditemukan, maka seluruh informasi dalam cantuman katalog akan ditampilkan dilayar komputer.
Selain Sistem informasi perpustakaan ( Sipp Del), Perpustakaan IT Del juga memiliki sistem digitalisasi tugas akhir yang dapat diakses melalui https://akademik.del.ac.id dan sistem administrasi online,jurnal online dan e-book.
Gambar 13 : Sistem Informasi Perpustakaan IT Del ( Sipp Del )
Gambar 14 : Sistem Informasi TA Online
3.10 PenerapanSistem Automasi Di Perpustakaan Institut Teknologi Del
Semakin berkembangnya teknologi informasi dan berkembangnya jumlah koleksi yang sangat pesat serta menciptakan pelayanan pepustakaan yang berkulitas adalah hal yang melatar belakangi penerapan teknologi informasi pada perpustakaan Institut Teknologi Del .Dengan latar belakang tersebut maka perpustakaan Institut Teknologi Del memakai sistem automasi perpustakaan atau yang biasa disebut dengan teknologi
informasi pada perpustakaan. Sistem informasi perpustakaan ini telah terintegrasi secara penuh. Dengan sistem ini setiap sub – sistem dalam perpustakaan dapat melakukan komunikasi data antar sub – sistem dapat berjalan.
3.10.1 Pengadaan
Pengadaan yaitu mencakup seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengadaan bahan pustaka, baik yang dilakukan melalui pembelian, sumbangan dan maupun berupa hadiah.Kegiatan pengecekan bibliografi yang dilakukan sebelum pemesanan dan penerimaan bahan pustaka yang termasuk didalamnya. Kegiatan ini untuk mencakup pemprosesan dan pemeliharaan administrasi atau arsip yang berhubungan dengan pengadaan tersebut.Fungsi utama dari modul pengadaan adalah digunakan untuk membuat daftar usulan buku dan daftar pengadaan buku.
Pelayanan pengadaan adalah proses pemesanan bahan pustaka hingga bahan pustaka tersebut tiba diperpustakaan dan kemudian dilakukan pencatatan identitas buku.
Aktifitas yang terjadi dalam proses pengadaan antara lain pemilihan bahan pustaka yang akan dipesan, dan memasukkan data bahan pustaka ke database.
Dalam automasi perpustakaan, kegiatan ini hanya memberikan informasi pertimbangan pengadaan bahan pustaka yang dibutuhkan oleh perpustakaan. Peranan sistem automasi dalam pengadaan bahan pustaka yang dilakukan diperpustakaan Institut Teknologi Del yaitu :
1. Untuk mengetahui bahan - bahan pustaka yang sudah ada diperpustakaan sehingga pustakawan mudah untuk melakukan pemesanan bahan pustaka.
2. Agar pustakawan mudah untuk memesan tambahan bahan pustaka bila masih diperlukan.
3. Mudah menentukan apakah materi tertentu yang dipesan sudah tidak terbit lagi atau belum terbit.
4. Memudahkan pustakawan untuk memesan langsung ke penjual buku lewat komputer dan mengatur perincian biayanya.
5. Untuk mengetahui judul - judul penting yang tersedia di database sehingga bisa digunakan untuk menyeleksi buku.
6. Memungkinkan bahan yang dipesan bila tersedia dikirim oleh penjual buku dalam jangka waktu 24 jam.
7. Memungkinkan untuk mengetahui judul-judul penting yang tersedia di database sehingga bisa digunakan untuk menyeleksi buku, dll.
Proses pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan Umum Institut Teknologi Del : Buku-buku yang diterima terlebih dahulu didaftar dan diidentifikasikan sebagai bukti perbendaharaan perpustakaan. Inventarisasi meliputi kegiatan pengecapan tanda milik perpustakaan pada tempat/halaman yang ditentukan, pemberian nomor induk pada buku dan pendaftaran nomor induk/deskripsi ringkas buku ke dalam pangkalan data komputer. Setiap bahan pustaka/buku, sebelum diteruskan ke unit pengatalogan terlebih dahulu masing-masing judul dilampirkan sejenis formulir isian seperti T-slip. Formulir isian ini merupakan formulir pengatalogan yang isinya berupa kode/keterangan-keterangan atau isi ringkas suatu bahan pustaka, dengan tujuan untuk memudahkan pihak kataloger dan operator pemasukan data ke komputer, karena formatnya sama dengan yang ada pada lembar kerja (worksheet) pengatalogan berbasis komputer. Data bibliografi yang dientri dalam pangkalan data meliputi unsur-unsur deskripsi bibliografi bahan pustaka yang meliputi: nomor urut pendaftaran, tanggal pendaftaran, nomor induk, judul, impresum, asal, jumlah, bahasa, harga, serta keterangan (jika dibutuhkan). Setelah pengentrian data ke dalam komputer, bahan pustaka selanjutnya diserahkan ke bagian pengatalogan.
3.10.2 Pengatalogan
Pengatalogan adalah seluruh kegiatan yang dilakukan untuk mempersiapkan cantuman record bibliografi dengan tujuan untuk menghasilkan katalog yang akan digunakan sebagai sarana temu kembali koleksi perpustakaan. aktifitas yang terjadi pada proses pengatalokan antara lain pengklasifikasian bahan pustaka, pembuatan katalog, dan pembuatan label bahan pustaka sehingga bahan pustaka tersebut siap untuk dipinjam pengguna perpustakaan.
Perpustakaan Institut Teknologi Del menggunakan dua pedomandalam pengatalogan yaitu :
1. Penentuan nomor klasifikasi digunakan sistem klasifikasi DDC 23 (Dewey Decimal Classifikasion).
2. Untuk penentuan subjek digunakan LCSH (Library of Congres Subject Heading).
Sistem pencarian informasi di Perpustakaan Institut Teknologi Del dapat di akses melalui Online Library Information Systemmelaluihttps://sipp.del.ac.id. Untuk mencari koleksi buku, pengguna dapat langsungmengklik menu buku yang tersedia pada SIPP.Pencarian buku bisa berdasarkan :
a. ID Buku b. Pengarang c. Judul
d. Nomor klasifikasi e. Penerbit
f. Subjekbuku
Seperti gambar dibawah ini. Setelah mendapatkan informasi dari sistem, pengunjung bisa langsung menuju rak buku.
Gambar 15 : Sistem Informasi Pencarian Buku
Begitu juga untuk pencarian informasi lainnya seperti karya-karya ilmiah dan koleksi CDdan DVD yang ada di perpustakaan. Pengguna bisa mengklik menu Local Content IT Del yang ada di sistem informasi. Begituinformasi yang dicari telah didapat, pengguna bisa langsung menuju rak.
Gambar 15 : Sistem Informasi Pencarian CD dan DVD
Fungsi utama pengatalogan pada Perpustakaan Institut Teknologi Del adalah untuk mengelolah data koleksi buku maupun koleksi berkala.
3.10.3PengawasanSirkulasi
Pengawasan sirkulasi adalah seluruh kegiatan yang berhubungan dengan transaksi peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.Aktifitas yang terjadi pada pengawasan sirkulasi mencakup peminjaman dan pengembalian bahan koleksi yang biasanya untuk penggunaan diluar perpustakaan. Dengan kata lain, kegiatan ini berhubungan dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan. Fungsi utama pengawasan sirkulasi pada Perpustakaan Institut Teknologi Del adalah untuk mengelolah data peminjaman, pengembalian, dan denda keterlambatan pinjaman buku.
Selain untuk mengelolah ketiga data diatas, pengawasan sirkulasi juga berfungsi untuk mengelolah kegiatan yang meliputi pemesanan buku,pembacaan buku, dan pendataan buku yang hilang.untuk mencatat transaksi peminjaman dibentuk file lain yang disebut dengan file peminjaman. Fungsi dari file ini adalah untuk mengetahui berapa banyak buku yang dipinjam oleh pengguna perpustakaan dan bisa menghapus data peminjaman buku. Sistem automasi berperan penting dalam pengawasan sirkulasiperpustakaan karena pengunaan komputer sangat membantu dalam mengefesiensikan waktu peminjaman maupun pengembalian.
Di samping kecepatan transaksi peminjaman dan pengembalian buku, komputer dapat membantu pustakawan pada bagian sirkulasi sebagai berikut:
1. Menentukan judul buku yang tersedia dan dimana lokasi buku tersebut disimpan.
2. Menentukan apakah seorang dapat meminjam atau tidak boleh meminjam.
3. Dapat menghitung denda apabila seseorang terlambat mengembalikan buku.
Dengan adanya bantuan komputer maka transaksi lebih cepat dan tidak memakan banyak waktu. Memudahkan pengguna perpustakaan mengembalikan dan meminjam buku dari perpustakaan.
Gambar 15 : Pengawasan Sirkulasi
3.10.4 Keanggotaan
Pengunaan teknologi informasi sangat berperan pada bagian keanggotaan. Pada Perpustakaan Institut Teknologi Del, unit keanggotaan mengelolah anggota perpustakaan dengan mendaftarkan ke bagian keanggotaan.
Syarat untuk menjadi anggota perpustakaan Institut Teknologi Delmendaftar sebagai anggota perpustakaan dan memiliki kartu keanggotaan. Dengan syarat :
1. Foto copy KTP / kartu pelajar Mengisi formulir anggota.
2. Mematuhi segala peraturan yang ditetapkan oleh perpustakaan.
Anggota perpustakaan IT Del terdiri dari:
1. Mahasiswa IT Del 2. Dosen dan Staf IT Del 3. Karyawan Del
4. Keluarga Dosen, Staf, dan Karyawan Del
Gambar 16 : kartu keanggotaan Perpustakaan IT Del
3.10.5 Pengolahan Koleksi Buku
Kegiatan pengolahan koleksi buku terdiri atas beberapa bagian, yaitu:
a. Tambah data buku b. Edit data buku c. Hapus data buku
Kegiatan menambah data buku dalam kegiatan pengolahan dilakukan jika ada buku yang baru diterima oleh perpustakaan, baik melalui kegiatan pembelian, hadiah, tukar- menukar.
Dalam proses menambah data buku ini, data-data yang dientri antara lain:
o Tanggal o Kode bahasa
o No. kendali setempat o No. panggil DDC o Judul
o ISBN o Bahasa
o Nomor klasifikasi o Nama pengarang o Edisi - Impresum o Deskripsi fisik o Catatan umum o Catatan bibliografi o Subyek
Gambar 17 : Pengolahan Koleksi Buku
