Standard Operation Procedure Judul Module Sales
Document ID Klasifikasi Publik/Internal/Rahasia*
Version 2 Owner Divisi Pemasaran
Tanggal terbit 25 Agustus 2017 Prepared by
*pilih salah satu
Distribution List Persetujuan dan Penetapan Board of Director PT. Garam (Persero)
Review dan Update Team Change Management Akselerasi Implementasi ERP Pemahaman dan
Implementasi
Kantor Pusat/Kantor Pegaraman/Cabang Pemasaran
Daftar Perubahan Dokumen
No Versi Tanggal Rev Rincian Perubahan PIC
1. 00 09 Feb 2017 Release pertama Fathurachman-Telkom
2. 01 04 Mei 2017 Review & Perbaikan struktur standarisasi format SOP Melengkapi Bab-1 dan Bab-2
Indrijo-VP IT Garam
3. 02 18 Juli 2017 Review & Perbaikan Test Case Bab-2 Team IT – PT. Garam
03 24 Agustus 2017 Melengkapi Bab I Point 1.1 Latar Belakang Team Change Management ERP Melengkapi Bab I Point 1.4 Key Succes Factor Team Change Management ERP Melengkapi Bab I Point 1.5 Definisi Team Change Management ERP Melengkapi Bab 2 Point 2.1 Overview Team Change Management ERP Melengkapi Bab 2 Point 2.2 Job Description Team Change Management ERP
4 DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ... 4
LAMPIRAN : ... 5
BAB I PENGANTAR ... 5
1.1 Latar Belakang ... 5
1.2 Maksud dan Tujuan ... 5
1.3 Ruang Lingkup ... 6
1.4 Key Success Factors ... 6
1.5 Definisi... 6
BAB II MANUAL GUIDE ... 7
2.1 Overview ... 7
2.2 Job Description ... 8
2.2.1 KEPALA DIVISI/BIRO ... 8
2.2.2 KEPALA BAGIAN ... 8
2.2.3 KEPALA SEKSI ... 8
2.2.4 STAFF ... 8
2.3 Capability System ... 8
2.4 Test Case ... 9
2.4.1 Login... 9
2.4.2 Buat Sales Order ... 11
2.4.3 Mengapprove Sales Order ... 14
2.4.4 Closed Sales Order... 17
2.4.5 Membuat SPJG ... 20
2.4.6 SPJG Closed ... 24
2.4.7 Invoice ... 25
2.4.8 Delivery Order... 28
5 LAMPIRAN :
Hal :
No Work Instruction Nama
1.
2.
BAB I PENGANTAR 1.1 Latar Belakang
1. MOU antara PT. Garam dengan PT. Telkom No. 04/KS/IV/2016; K.TEL183/ HK.840/dr5- 1000000/2016 tanggal 25 April 2016 oleh EVP Telkom Regional 5 Jatim Bali & Nusra dan Direktur Keuangan PT. Garam perihal sinergy BUMN terkait pemanfaatan sumberdaya perusahaan.
2. 3737/HK.810/DES-00/2016 tanggal 28 Mei 2016 tentang Penyediaan Enterprise Resource Planning (ERP) dan ICT Solution untuk PT.GARAM
3. Go-live ERP untuk modul Sales pada tanggal 03 Juli 2017
4. Perlunya dokumen SOP untuk membantu kesuksesan change management implementasi ERP di PT.Garam
1.2 Maksud dan Tujuan
1. Dokumen ini disusun dengan maksud sebagai panduan dalam mengoperasikan menu Sales bagi seluruh karyawan.
2. Tujuan :
a. User memiliki pemahaman yang baik tentang Menu Sales dan tujuannya.
b. User mampu mengoperasikan dengan baik menu Sales mulai dari cara membuat Sales Order hingga Delivery Order beserta workflow-nya.
6 1.3 Ruang Lingkup
Area penerapan PT.Garam – Nasional
Modul Sales
Capability
1. Membuat Sales Order, SPJG, Invoice, dan Delivery Order 2. Menyetujui Sales Order
3. Cetak SPJG dan Delivery Order
4. History SPJG, Sales Order, Invoice, Delivery Order
1.4 Key Success Factors
Indikator keberhasilan implementasi Sales adalah :
1. Masing-masing karyawan baik yang menjabat sebagai kepala Divisi/Biro, Bagian, Seksi hingga Staf mampu membuat dan memahami alur dari proses bisnis Sales.
2. Terjadi konsistensi penggunaan Menu Sales oleh user.
3. Setiap user dapat memonitor sampai mana Sales Order-nya telah disetujui/ direvisi/ ditolak oleh atasan.
4. Terjadi konsistensi pembayaran Sales Order berdasarkan Sales online.
5. Divisi Pemasaran mendapatkan informasi yang cukup dari modul sales sehingga dapat melakukan review dan analisa – analisa penjualan untuk menentukan strategy dan rencana penjualan.
6. BOD mendapatkan informasi yang cukup dari dashboard atapun reporting modul sales yang dapat digunakan untuk membantu mengambil sebuah keputusan.
1.5 Definisi
SO Sales Order
SPJG Surat Perjanjian Jual Beli Garam
DO Delivery Order
SO Closed Sales Order yang sudah tidak bisa di edit lagi SPJG Closed SPJG yang sudah tidak bisa di edit lagi Aprroval Sales Form Persetujuan Sales Order
7 BAB II MANUAL GUIDE
2.1 Overview
Penjualan (sales) adalah aktivitas atau bisnis menjual produk atau jasa. Dalam proses penjualan, penjual atau penyedia barang dan jasa memberikan kepemilikan suatu komoditas kepada pembeli untuk suatu harga tertentu. Sales sendiri merupakan ujung tombak dari perusahaan, maka dari itu dibutuhkan pencatatan secara mendetail dan berurutan sesuai dengan system kerja dari perusahaan sendiri agar tidak ada kerugian dari pihak PT. Garam maupun pihak pelanggan sendiri. Adapun komponen-komponen Sales yaitu:
1. Check Stock dengan detail Gudang yang tersedia
2. Pembuatan Sales Order beserta detail (informasi pelanggan dan informasi gudang) 3. Approval dari Sales Order dan SPJG dari atasan
4. History Sales Order 5. Cetak Sales Order
6. Pembuatan SPJG berdasarkan Sales Order beserta detail (informasi produk dan packing, destinasi dan waktu dan cara penyerahan)
7. Cetak SPJG
8. Pembuatan Invoice berdasarkan SPJG dan Sales Order
9. Pembuatan Delivery Order berdasarkan SPJG dan metode pembayaran.
10. Cetak Delivery Order.
11. Reporting dan Dashboard Sales
Sales Order hanya dapat diproses apabila telah disetujui oleh atasan dan berdasarkan stok yang ada di gudang. Pembuatan SPJG juga harus berdasarkan Sales Order yang telah dibuat. Invoice juga dibuat berdasarkan SPJG dan Sales Order, dan Delivery Order dibuat juga berdasarkan invoice dan SPJG.
Namun apabila Pembayaran dibayar dimuka, akan masuk ke modul Uang Muka Sales, dan Delivery Order tidak bisa dibuat apabila invoice belum dibayar. Dan pembayaran setelah barang diterima akan ter- integrasi ke modul PIUTANG, dan Delivery Order bisa dibuat.
8 2.2 Job Description
2.2.1 KEPALA DIVISI/BIRO
Beberapa tugas yang harus dilakukan oleh Kepala Divisi/Biro terkait Sales adalah :
1. Mengecek detail Order, invoice, Delivery Order, SPJG bawahannya yang butuh persetujuan oleh kepala Divisi
2. Menyetujui/merevisi/menolak Sales Order bawahannya
2.2.2 KEPALA BAGIAN
Beberapa tugas yang harus dilakukan oleh Kepala Bagian terkait Sales adalah :
1. Mengecek detail Sales Order, invoice, Delivery Order, SPJG bawahannya yang butuh persetujuan oleh kepala bagian
2. Menyetujui/merevisi/menolak Sales Order bawahannya
3. Memonitor sejauh mana persetujuan Sales Order yang telah dibuat 2.2.3 KEPALA SEKSI
Beberapa tugas yang harus dilakukan oleh Kepala Seksi terkait Sales adalah :
1. Membuat Sales Order, invoice, Delivery Order, SPJG setiap kali ada permohonan 2. Memonitor sejauh mana persetujuan Sales Order yang telah dibuat
3. Mencetak SPJG dan Mencetak Delivery Order 2.2.4 STAFF
Beberapa tugas yang harus dilakukan oleh staff terkait Sales adalah : 1. Membuat Sales Order tiap kali melakukan penjualan
2. Memonitor sejauh mana persetujuan Sales Order yang telah dibuat 2.3 Capability System
Secara umum menu yang disediakan untuk Sales adalah : 1. Membuat Sales Order, SPJG, Invoice, Delivery Order.
2. Daftar permintaan Sales Order.
3. Approval Sales Order, SPJG
4. Daftar history Sales Order, SPJG, Invoice, Delivery Order.
5. Mencetak Delivery Order dan SPJG
9 2.4 Test Case
2.4.1 Login Overview
Untuk bisa mengoperasikan Sales di ERP, user harus melakukan login dulu ke ERP. Login dilakukan dengan menginputkan user dan password yang terdaftar. Setelah login, ERP akan menampilkan menu sesuai hak priviledge nya
Test Case ID:
TC-001 Function:
Login Data Assumption :
Employee User Flow Proses:
Standard Deskripsi:
User melakukan login dan berhasil melihat menu sesuai hak priviledgenya
Aksi State Awal/Tampilan Data Hasil yang diharapkan
Aplikasi Sales dijalankan melalui website garamina.com -
> login
Tampilan utama login User login Tampilan home website garamina.com
User Guide:
Langkah yang harus dilakukan oleh user untuk login adalah sebagai berikut : a. Akses ke url https://garamina.com dan akan tampil gambar di bawah ini.
10 Gambar 2.1 Tampilan Login ERP PT.Garam
b. Masukan user dan password di Text Box Login seperti gambar di atas dan klik tombol Login.
c. Apabila user dan password sudah terdaftar dan valid, maka akan muncul tampilan sebagai berikut sebagai tanda berhasil login.
Gambar 2.2 Tampilan Menu Utama ERP PT.Garam Penjelasan :
i. Modul Akses : Modul-Modul yang dapat di akses oleh user ii. Modul SALES : User akses modul Sales
d. Apabila user dan password tidak terdaftar atau password salah, maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini. (apabila terjadi case seperti ini agar menghubungi team IT PT.Garam untuk disolusikan.)
Text box login
Modul Akses Modul Sales
11 Gambar 2.3 Message window user/password salah
2.4.2 Buat Sales Order Overview
Halaman ini merupakan halaman yang digunakan ketika user ingin membuat Sales Order.
Test Case ID:
TC-002 Function:
Membuat Sales Order Data Assumption :
Perintah Sales Order dari atasan/diri sendiri Deskripsi:
User memilih side menu sales order untuk membuat Sales Order berdasarkan request dari pelanggan.
Aksi State Awal atau
Tampilan
Data Hasil yang diharapkan
User menekan / memilih menu Sales Order ->
Tambah
Tampilan utama home Sales
- Tampilan halaman side menu Sales order pada module sales
Flow Proses:
Standard User Guide:
a. Setelah berhasil login, maka klik modul Sales seperti gambar di atas. (Gambar 2.2) b. Setelah itu akan muncul tampilan seperti gambar 2.4.
c. Kemudian pilih Side-menu Sales Order sehingga menampilkan halaman seperti pada gambar 2.5
12 d. Pilih tombol tambah, kemudian akan muncul pop-up menu seperti gambar 2.6
e. Isi Informasi umum sales order kemudian pilih tab Data Barang dan isi pula informasi Data Barang tersebut seperti gambar 2.7
f. Kemudian pilih tambah, lalu simpan.
Gambar 2.4 Tampilan home Sales Order Menu Sales
Order
13 Gambar 2.5 Tampilan Sub-Menu Sales Order
Gambar 2.6 Tampilan pop-up menu tambah sales order.
Tombol Tambah
14 Gambar 2.7 Tampilan Tab Data Barang pada pop-up menu Tambah Sales Order
2.4.3 Mengapprove Sales Order Overview
Halaman ini merupakan halaman untuk atasan yang akan mengapprove/ menolak Sales Order yang sedang diajukan.
Test Case ID:
TC-003 Function:
Menyetujui Sales Order yang sedang diajukan.
Data Assumption :
Atasan di bagian Sales/Marketting.
Flow Proses:
Standard Deskripsi:
User melakukan approval terhadap Sales Order yang sedang dibuat untuk dilanjutkan ke tahap SPJG
15
Aksi State Awal/Tampilan Data Hasil yang diharapkan
User menekan / memilih menu Approval Sales -> Approval
Tampilan utama home Sales
Sales Order
Tampilan Approval Sales garamina.com
User Guide:
a. Setelah adanya Sales Order yang diajukan, maka dibutuhkan approval dari atasan.
b. Pilih Modul Sales, kemudian Side-menu Approval Sales, akan muncul seperti gambar 2.8 c. Klik 1x pada Sales Order yang akan disapprove, kemudian klik tombol Approval.
d. Akan muncul menu pop up seperti pada gambar 2.9
e. Kemudian pilih tab Form Approval. Apabila informasi umum sudah dipahami, akan muncul seperti gambar 2.10
f. Isi keterangan pada kolom Catatan dan pilih Setuju / Tidak Setuju sebagai bentuk approval seperti gambar 2.10
Gambar 2.8, Side menu Approval Sales pada modul Sales Tombol Approval
Pilih Sales Order
16 Gambar 2.9, Pop Menu Dari Sales Order yang telah dipilih.
Gambar 2.10 Form Approval Tab dari Pop-up Menu.
17 2.4.4 Closed Sales Order
Overview
Halaman ini merupakan halaman dari Sales order, digunakan untuk menutup sales order agar dapat lanjut ke tahap pembuatan SPJG setelah sales order di approve oleh atasan.
Test Case ID:
TC-004 Function:
Menutup Sales Order yang sedang diajukan.
Data Assumption :
Perintah Sales Order dari atasan/diri sendiri Flow Proses:
Standard Deskripsi:
User melakukan approval terhadap Sales Order yang sedang dibuat untuk dilanjutkan ke tahap SPJG
Aksi State Awal atau
Tampilan
Data Hasil yang diharapkan
User menekan / memilih menu Sales Order -> Closed Sales Order
Tampilan utama home Sales
Sales Order Tampilan Menu Sales order garamina.com
User Guide:
a. Setelah Sales Order di approve oleh atasan, Sales Order di closed agar dapat menjadi SPJG, dengan cara membuka side-menu sales order sehingga akan muncul halaman seperti gambar 2.11.
b. Kemudian pilih Sales ordernya dengan cara klik 1x pada sales order yang akan diclosed, lalu pilih tombol Closed Sales Order.
c. Akan muncul notification, pilih ok seperti gambar 2.12. Dan jika berhasil maka akan muncul gambar 2.13
d. Setelah di closed, sales order akan muncul di side-menu Closed Sales Order dan men-generate no SPJG.
e. Kemudian pilih side-menu Closed Sales Order jika ingin melakukan pengecekan seperti dialog box
18 seperti pada gambar 2.14
Gambar 2.11 Menu Sales Order
Gambar 2.12 Notifikasi Closed Sales Order
Pilih Sales Order Tombol Closed Sales
Order
19 Gambar 2.13 Notifikasi Sukses di closed
Gambar 2.14 Side Menu Closed Sales Order
20 2.4.5 Membuat SPJG
Overview
Halaman ini merupakan halaman yang digunakan ketika user ingin membuat SPJG.
Test Case ID:
TC-005 Function:
Membuat SPJG Data Assumption :
Perintah SPJG dari atasan/diri sendiri Deskripsi:
User memilih side menu SPJG untuk membuat SPJG berdasarkan data Sales Order yang sudah di closed.
Aksi State Awal/ Tampilan Data Hasil yang diharapkan
User menekan / memilih menu SPJG -> Tambah
Tampilan utama home Sales
Sales Order
Tampilan halaman Modul Sales ERP PT.Garam
Flow Proses:
Standard User Guide:
a. Pada pembuatan SPJG, dibutuhkan data Sales Order yang telah di closed sebelumnya.
b. Pilih side-menu SPJG, kemudian pilih tombol tambah seperti gambar 2.15.
c. Kemudian akan muncul pop-up menu berupa form seperti gambar 2.16.
d. Kemudian pilih nomor SO (Sales Order) berdasarkan Sales Order yang akan dibuat SPJG nya dan kemudian isi formnya (gambar 2.16).
e. Kemudian menuju tab jenis pembayaran, lalu isi form seperti pada gambar 2.17.
f. Kemudian periksalah informasi ppn dan pph dan total yang dapat berubah karena tenor pembayaran (gambar 2.19)
g. Kemudian pilih tab biaya lain, apabila muncul dan sesuai. Pilih simpan seperti gambar 2.20.
h. SPJG berhasil dibuat seperti gambar 2.21.
Notes :
i. Untuk pembuatan SPJG, Pembayaran yang dibayar dimuka berati SPJG sudah masuk ke modul UM
21 Sales. dan Delivery Order tidak bisa dibuat apabila invoice belum dibayar.
ii. Dan untuk pembayaran setelah barang diterima, akan di integrasi ke modul PIUTANG, dan Delivery Order bisa di create.
Gambar 2. 15 Side Menu SPJG Pilih SPJG
Tombol Tambah
22 Gambar 2.16 Menu Pop Up Tambah SPJG
Gambar 2.17 Tab Jenis Pembayaran pada Pop Up menu Tambah SPJG
23 Gambar 2.18 Tab jenis Pembayaran dengan Tenor 2x
Gambar 2.19 Perubahan PPN dan PPH serta informasi dari tenor
Gambar 2.20 Tab Biaya Lain dari Pop Up menu Tambah SPJG
24 Gambar 2.21 Menu SPJG yang telah berhasil menambahkan SPJG
2.4.6 SPJG Closed Overview
Halaman ini merupakan halaman yang digunakan ketika user ingin menutup SPJG agar dapat lanjut ke tahapan invoice / Delivery Order.
Test Case ID:
TC-006 Function:
Close SPJG Data Assumption :
Menutup SPJG yang sedang berlangsung.
Deskripsi:
User menekan/memilih Side menu SPJG Closed pada module Sales untuk melanjutkan pada tahap Invoice / Delivery Order.
25
Aksi State Awal/Tampilan Data Hasil yang diharapkan
User menekan / memilih menu SPJG -> Closed SPJG
Tampilan utama home Sales
SPJG Tampilan SPJG Closed pada module Sales
Flow Proses:
Standard User Guide:
a. Setelah memastikan SPJG sudah di setujui dengan pelanggan, maka SPJG harus di closed agar dapat lanjut ke tahap pembuatan Invoice / Deivery Order.
b. Buka side-menu SPJG seperti pada gambar 2.21 di atas.
c. Pilih SPJG yang akan di closed, kemudian tekan tombol Closed SPJG, kemudian ok.
d. SPJG sudah berstatus closed, dan muncul di side-menu SPJG Closed seperti gambar 2.22
Gambar 2.22 Side Menu SPJG Closed 2.4.7 Invoice
Overview
Fungsi dari Invoice merupakan fungsi untuk membuat data penagihan kepada pelanggan, invoice dapat di generate setelah SPJG sudah di closed
Test Case ID:
26 TC-007
Function:
Membuat Invoice Data Assumption :
Perintah Invoice dari atasan/diri sendiri Deskripsi:
User menekan/memilih Side menu Invoice pada module Sales untuk melengkapi proses transaksi dengan pelanggan.
Aksi State Awal/Tampilan Data Hasil yang diharapkan
User menekan / memilih menu invoice
Tampilan utama home Sales
SPJ G
Tampilan halaman side-menu Invoice pada module sales
Flow Proses:
Standard User Guide:
a. Setelah SPJG Closed, Invoice dapat dibuat di side-menu Invoice pada module Sales seperti gambar 2.23
b. Kemudian klik tambah untuk menambahkan invoice.
c. Muncul pop-up menu form yang dapat diisi berdasarkan SPJG yang di inginkan seperti gambar 2.24 d. Kemudian buka tab Biaya Lain, apabila sesuai klik simpan (gambar 2.25 )
e. Kemudian invoice akan muncul dan menungu update untuk status.
Note :
i. Apabila invoice telah dibuat dan berstatus progress, verifikasi akan di lakukan oleh bagian finance pada bagian UM Transaksi sebelum bisa lanjut ke Delivery Order.
ii. Semua invoice bergantung kepada tipe pembayaran.
27 Gambar 2.23 Side Menu Invoice pada modul Sales
Gambar 2.24 Pop-up menu untuk tambah Invoice
28 Gambar 2.25 Tab Biaya Lain pada Tambah Invoice
2.4.8 Delivery Order Overview
Delivery Order adalah dokumen yang berfungsi sebagai surat perintah penyerahan barang kepada pembawa surat tersebut, yang ditujukan kepada bagian yang menyimpan barang ( Bagian gudang ) milik perusahaan atau bagian gudang perusahaan lain yang memiliki konsensus dengan perusahaan yang menerbitkan Delivery Order.
Test Case ID:
TC-008 Function:
Membuat Delivery Order Data Assumption :
Perintah Delivery Order dari atasan/diri sendiri Deskripsi:
User menekan/memilih Side menu Delivery Order pada module Sales untuk melengkapi proses transaksi terhadap pelanggan.
29
Aksi State Awal/Tampilan Data Hasil yang diharapkan
User menekan / memilih menu Delivery Order
Tampilan utama home Sales
SPJG, Invoice
Tampilan halaman side-menu Delivery Order pada module sales
Flow Proses:
Standard User Guide:
a. Setelah Invoice dibayar, Delivery Order dapat dibuat di side-menu Delivery Order pada module Sales seperti gambar 2.26.
b. Kemudian klik tambah untuk menambahkan Delivery Order.
c. Muncul pop-up menu form yang dapat diisi berdasarkan SPJG dan Invoice yang di inginkan seperti gambar 2.27.
d. Kemudian pilih simpan apa bila sudah diisi dan sesuai.
Gambar 2.26 Side Menu Delivery Order pada Module Sales
30 Gambar 2.27 Pop Up Menu Tambah Delivery Order
![Studi Induksi Kalus Androgenik Pisang Batu [Musa balbisiana (Bb)] Pada Berbagai Media Dengan Penambahan Putresin](data:image/gif;base64,R0lGODlhAQABAIAAAP///wAAACH5BAEAAAAALAAAAAABAAEAAAICRAEAOw==)