BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pendidikan anak usia dini diselenggarakan sebelum jenjang pendidikan dasar, dapat diselenggarakan melalui jalur pendidikan formal, nonformal, dan atau informal.
Raudatul Athfal (RA) adalah salah satu jenjang Pendidikan Anak Usia Dini (PAUD) dari usia 4 – 6 tahun dalam bentuk pendidikan formal dibawah pengelolaan Kementrian Agama. RA setara dengan taman kanak-kanak (TK), dimana kurikulumnya ditekankan pada pemberian rangsangan pendidikan untuk membantu pertumbuhan dan perkembangan jasmani dan rohani agar anak memiliki kesiapan dalam memasuki pendidikan lebih lanjut.
Raudhatul Athfal Ar Raihan (RA Ar Raihan) adalah salah satu lembaga pendidikan anak usia dini setingkat taman kanak-kanak yang dikelola oleh Yayasan Ar Raihan Bantul. Raudhatul Athfal Ar Raihan dikenal juga dengan sebutan TKIT (Taman Kanak- kanak Islam Terpadu) Ar Raihan. Lembaga ini terletak di Kecamatan Bantul dan sejak 2013 menjadi Rintisan RA Unggul program Kementerian Agama Kanwil Daerah Istimewa Yogyakarta. Lembaga ini saat ini memiliki siswa lebih kurang 300 siswa dengan jumlah 10 kelas yaitu 5 kelas TK A dan 5 kelas Tk B. Lembaga ini memiliki 3 guru pendamping dari setiap kelasnya, 4 orang staff tata usaha wanita, 1 orang cleaning service pria.
Setiap awal tahunnya RA Ar-Raihan membuka pendaftaran peserta didik baru dan kuota siswa diutamakan lanjutan dari KBIT Ar-Raihan. Pendaftaran dibuka dari mulai bulan januari dan berakhir pada bulan juli. Proses Pendaftran diawali dengan pengambilan form pendaftaran siswa baru yang mana didalam form tersebut meminta informasi umum calon siswa baru dan juga pilihan detail biaya yang dikenakan diawal masuk sekolah yang terdiri dari biaya pendaftaran, biaya sumbangan gedung, biaya seragam, uang wakaf, biaya perlengkapan siswa, biaya buku paket, biaya kesehatan siswa dan keluarga siswa, biaya kegiatan siswa, uang
konsumsi dan Sumbangan Penyelenggaraan Pendidikan (SPP) dan iuran qurban.
Proses pendaftaran ulang untuk siswa lama tidak jauh berbada dengan siswa baru yang membedakan hanya adanya perbedaan dari biaya awal pendaftarannya saja.
Pembayaran biaya-biaya tersebut harus secara tunai kecuali untuk uang sumbangan gedung minimal membayar 50% dan dapat diangsur selama 1 semester kedepan.
Calon siswa baru dianggap diterima apabila semua tagihan tersebut dapat dilunasi dalam kurun waktu 2 minggu saja setelah form dikumpulkan kembali ke sekolah.
Terdapat juga pemotongan biaya SPP bagi siswa yang merupakan anak pegawai dan guru yayasan. Setiap siswa memiliki tagihan yang berbeda-beda tergantung dari jalur pendaftaran dan lamanya siswa dititipkan ditiap bulanya. Pada setiap bulannya bagian keuangan tata usaha melakukan pencatatan secara manual atas pembayaran biaya bulanan dan cicilan uang sumbangan gedung menggunakan buku angsuran pembayaran dan kartu SPP siswa yang kemudian data tersebut direkap ke dalam Microsoft Excel. Pembuatan laporan keuangan mulai jurnal sampai dengan laporan keuangan hanya dilakukan apabila data tersebut diperlukan atau untuk pelaporan ke yayasan dan itu meminta orang luar. Permasalahan yang lain adalah apabila terdapat piutang yang tak tertagih dari tagihan tersebut baik lembaga atau yayasan tidak menindak lanjuti baik melakukan penyisihan piutang untuk mengurangi resiko kerugian, membuat keringanan pelunasan piutang untuk meringankan pelunasan piutang, ataupun melakukan penghapusan piutang tak tertagih.
Setiap bulannya RA Ar-Raihan membuka pinjaman dana atau yang sering disebut cashbon yaitu pada saat hari gajian. Setiap pegawainya memiliki maksimal nominal peminjaman sebesar Rp. 3.000.000 dan minimal untuk melakukan peminjaman sebesar Rp. 500.000 dalam tiap periode pinjamnnya. namun jika pada tahun berjalan tersebut pegawai masih memiliki utang yang belum dilunasi maka pegawai tidak dapat melakukan peminjaman. Prosedur untuk melakukan cashbon adalah dengan membuat surat permohonan cashbon yang mana berisikan data pegawai, nominal pinjaman, tanggal awal peminjaman, tanggal akhir pelunasan, serta jumlah nominal yang akan diangsurkan disetiap bulannya dan meminta persetujuan dari bendahara unit, kepala sekolah dan pihak koperasi simpan pinjam yang pembuatannya masih menggunakan kertas.
Hal-hal tersebut menimbulkan masalah seperti salahnya pencatatan pembayaran, tidak tercatatnya pembayaran, adanya kesalahan dalam penginputan kedalam Microsoft Excel, hilangnya bukti pembayaran, perhitungan yang kurang tepat, tidak balance-nya laporan piutang, dan tidak terekapnya piutang angsuran yang belum lunas yang menyebabkan kerugian pada RA Ar-Raihan dan yayasan.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan penjelasan latar belakang tersebut maka rumusan masalah Proyek Akhir ini adalah sebagai berikut.
1. Bagaimana cara men-generate tagihan biaya pendidikan siswa?
2. Bagaimana cara mencatat transaksi pinjaman dan pembayaran angsuran pinjaman pegawai?
3. Bagaimana cara mencatat penyisihan piutang tak tertagih pembayaran siswa?
4. Bagaimana cara mencatat keringanan pembayaran piutang siswa?
5. Bagaimana cara mencatat penghapusan piutang tak tertagih?
6. Bagaimana cara membuat jurnal umum, buku besar, dan laporan piutang?
7. Bagaimana cara menghasilkan laporan analisis jangka waktu pelunasan piutang?
1.3 Tujuan
Adapun tujuan proyek akhir ini adalah membuat aplikasi yang dapat melakukan hal sebagai berikut.
1. Menghasilkan generate tagihan pembayaran siswa;
2. Menghasilkan pencatatan transaksi pinjaman dan pembayaran angsuran pinjaman pegawai;
3. Menghasilkan pencatatan penyisihan piutang tak tertagih pembayaran siswa;
4. Menghasilkan pencatatan keringanan pembayaran piutang siswa;
5. Menghasilkan pencatatan penghapusan piutang tak tertagih;
6. Menghasilkan jurnal umum, buku besar, dan laporan umur piutang;
7. Menghasilkan laporan analisis jangka waktu pelunasan piutang.
1.4 Batasan Masalah
Batasan masalah dalam proyek akhir ini adalah sebagai berikut.
1. Aplikasi ini tidak menangani pengelolaan aset dan kas pada RA Ar-Raihan;
2. Aplikasi ini tidak menangani migrasi data siswa dari KBIT Ar-Raihan;
3. Metode penghapusan piutang yang digunakan hanya metode penghapusan langsung;
4. Aplikasi ini menerapkan ketentuan simpan pinjam pegawai sesuai dengan prosedur yang berjalan di RA Ar-Raihan;
5. Aplikasi ini menggunakan periode penyisihan piutang setiap 3 bulan dan hanya dapat melakukan satu kali penyisihan dalam satu periode penyisihan;
6. Penyisihan pada aplikasi ini bertujuan sebagai cadangan dana untuk menutupi kerugian atas penghapusan piutang tak tertagih dan sebagai acuan jumalh maksimal keringanan pada keringanan pembayaran pelunasan pitang;
7. Perancangan aplikasi ini hanya sampai pada tahap implementasi sistem;
8. Aplikasi ini menggunakan buku besar dengan tiga kolom.
1.5 Metode Pengerjaan
Adapun metode yang digunakan pada pembuatan dan perancangan proyek akhir ini adalah sebagai berikut.
1.5.1. Metode Pengumpulan Data
Adapun metode atau teknik pengumpulan data yang digunakan yang dilakukan adalah sebagai berikut.
1. Metode Wawancara
Sebuah Metode pengumpulan data yang dilakukan melalui wawancara secara langsung dengan narasumber untuk memperoleh data yang relevan. Wawancara dilakukan dengan tidak menggunakan struktur yang ketat atau formal sehingga informasi yang diperoleh dirasa cukup mendalam. Dalam pengumpulan data dilakukan melalui wawancara dengan narasumber yaitu staff bagian keuangan tata usaha RA Ar-Raihan.
2. Metode Obsevasi
Sebuah metode pengumpulan data dengan melakukan pengamatan secara langsung pada obyek yang diamati. Teknik ini digunakan untuk memperoleh gambaran nyata kondisi yang ada pada lokasi pengamatan dan mengamati setiap proses transaksi dan pencatatan pada RA Ar-Raihan.
3. Studi Pustaka
Sebuah metode pengumpulan data dengan melakukan pengumpulan referensi- referensi teori yang berhubungan dengan proyek akhir. Teknik ini digunakan untuk memperoleh teori-teori dan pemahaman yang kuat sehingga bisa menjadi landasan dalam pembutan proyek akhir ini.
1.5.2. Metode Pengerjaan Aplikasi
SDLC adalah sebuah metode yang digunakan untuk mengembangkan sebuah sistem atau sebuah proses logika yang digunakan oleh seorang system analist untuk mengembangkan sebuah sistem informasi yang melibatkan requirements, validation, training dan pemilik sistem [1]. System Development Life Cycle (SDLC) atau siklus hidup pengembangan sistem dapat juga diartikan sebagai proses pembuatan dan pengubahan sistem serta model dan metodologi yang digunakan untuk mengembangkan sistem-sistem tersebut atau juga bisa diartikan sebagai pola yang diambil untuk mengembangkan sistem perangkat lunak [2].
Metode yang digunakan pada pembuatan aplikasi proyek akhir ini adalah menggunakan metode waterfall yang merupakan salah satu metode SDLC terdiri dari tahap-tahap sebagai berikut [3].
Gambar 1-1 Tahapan Model Waterfall
1. Perencanaan Sistem (System Planning)
Tujuan dari tahapan ini adalah untuk melakukan penyelidikan pendahuluan untuk mengevaluasi peluang atau masalah bisnis yang terkait dengan IT. Penyelidikan awal merupakan langkah penting karena hasilnya akan mempengaruhi keseluruhan proses pembangunan. Bagian penting dari penyelidikan pendahuluan adalah studi kelayakan yang mengulas biaya dan manfaat yang diantisipasi dan merekomendasikan tindakan berdasarkan faktor operasional, teknis, ekonomi, dan waktu [3].
2. Analisis Sistem (System Analysis)
Tujuan dari tahap analisis sistem adalah untuk membangun model logis dari sistem yang baru. Langkah pertama adalah pemodelan persyaratan, dimana Anda menyelidiki proses bisnis dan mendokumentasikan sistem yang harus dilakukan pengguna baru untuk memuaskan pengguna. Pemodelan persyaratan melanjutkan penyelidikan yang dimulai pada tahap perencanaan sistem. Untuk memahami sistem, Anda melakukan pencarian fakta dengan menggunakan teknik seperti wawancara, survei, review dokumen, observasi, dan pengambilan sampel. Anda menggunakan hasil penemuan fakta untuk membangun model bisnis, model data dan proses, dan model objek [3].
3. Desain (design)
Tujuan dari tahap perancangan sistem adalah membuat model fisik yang akan memenuhi semua persyaratan terdokumentasi untuk sistem. Pada tahap ini, Anda merancang antarmuka pengguna dan mengidentifikasi keluaran, masukan, dan proses yang diperlukan. Selain itu, Anda merancang kontrol internal dan eksternal, termasuk fitur berbasis komputer dan manual untuk menjamin sistem dapat diandalkan, akurat, mudah dirawat, dan aman. Selama tahap perancangan sistem, anda juga menentukan arsitektur aplikasi, yang akan digunakan programmer untuk mengubah desain logis menjadi modul program dan kode [3].
4. Implementasi Sistem (System Iplementation)
Tahap implementasi sistem adalah tahap dimana sistem baru dibangun. Apakah pengembang menggunakan analisis terstruktur atau metode Object Oriented, prosedurnya sama - program ditulis, diuji, dan didokumentasikan, dan sistem telah terinstal. Jika sistem dibeli sebagai paket, analis sistem mengonfigurasi perangkat lunak dan melakukan modifikasi yang diperlukan. Tujuan dari tahap implementasi sistem adalah untuk memberikan sistem informasi yang benar-benar berfungsi dan terdokumentasi. Pada akhir fase ini, sistem siap digunakan. Persiapan akhir termasuk mengubah data ke file sistem yang baru, melatih pengguna, dan melakukan transisi sebenarnya ke sistem yang baru. Tahap implementasi sistem juga mencakup
penilaian, yang disebut evaluasi sistem, untuk menentukan apakah sistem beroperasi dengan benar dan jika biaya dan manfaat sesuai harapan [3].
5. Sistem Pendukung dan Keamanan (System Support and Security)
Selama fase dukungan dan keamanan sistem, staff TI memelihara, meningkatkan, dan melindungi sistem. Pemeliharaan mengubah kesalahan yang benar dan menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan, seperti tarif pajak baru. Perangkat tambahan menyediakan fitur dan manfaat baru. Tujuan selama fase ini adalah memaksimalkan laba atas investasi TI. Kontrol keamanan melindungi sistem dari ancaman eksternal dan internal. Sistem yang dirancang dengan baik harus aman, dapat diandalkan, dapat dipertahankan, dan terukur. Desain skala dapat diperluas untuk memenuhi persyaratan dan volume bisnis baru. Pengembangan sistem informasi selalu berjalan dalam proses. Proses bisnis berubah dengan cepat, dan sebagian besar sistem informasi perlu diperbarui secara signifikan atau diganti setelah beberapa tahun beroperasi [3].
1.6 Jadwal Pengerjaan
Adapun jadwal pengerjaan proyek akhir.
Tabel 1-1 Tabel Jadwal Pengerjaan
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2
Perencanaan Analisis sistem Desain
Implementasi Sistem Dokumentasi
Juni Juli Agustus September
Kegiatan
2018
Oktober
