Rancang Bangun Aplikasi Document Management System pada Bagian Kepegawaian di Perusahaan Daerah Pasar Surya Surabaya

(1)

RANCANG BANGUN APLIKASI

DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN DI PERUSAHAAN DAERAH PASAR

SURYA SURABAYA

Supriyanto1)_Sulistiowati2) _{Yoppy Mirza Maulana}3)

Program Studi/Jurusan Sistem Informasi STMIK STIKOM Surabaya Jl. Raya Kedung Baruk 98 Surabaya, 60298

Email : 1)[email protected], 2) [email protected], 3) [email protected]

Abstract:

The company Solar Market Area (PDPS) is a company engaged in the field of community service in the city of Surabaya. In the process of its business, coupled with PDPS administrative staffing processes. Document management administration process is divided into six staffing processes. In those processes, currently experiencing difficulty in managing documents. This is because the process of shipping, receiving, storage, search, and document approval is done manually. It also results in the process of pengirimanan, search, and document storage became longer, the difficulty in providing additional information, security, and permissions settings for the document.

Keywords:Document Management System, Aplication, Personnel Administration. Perusahaan Daerah Pasar Surya (PDPS)

Surabaya merupakan badan usaha milik

pemerintah daerah Surabaya yang bergerak di bidang pelayanan masyarakat dalam rangka pemenuhan tempat, sarana, dan prasarana pasar tradisional di kota Surabaya. Pasar tradisional di Surabaya dipandang penting dalam rangka menggerakkan roda perekonomian bagi kalangan pedagang kecil dan menengah. Sifat usaha PDPS adalah menyediakan pelayanan jasa bagi

kemanfaatan umum dengan memperoleh

keuntungan berdasarkan prinsip-prinsip

pengelolaan perusahaan (Peraturan Daerah Kota Surabaya, 2008: No 6).

Dalam mengurus administrasi

kepegawaian PDPS melakukan enam proses

pengelolaan dokumen meliputi mengelola

dokumen dalam menyusun rencana formasi pegawai dan mengusulkan rencana pengadaanya, mengelola dokumen dalam menyusun rencana pendidikan dan latihan pegawai, mengelola dokumen dalam melakukan penilaian kinerja pegawai, mengelola dokumen dalam membuat

daftar gaji, mengelola dokumen dalam

melakukan pemeliharaan pegawai, dan

mengelola dokumen dalam proses pemutusan hubungan. Kegiatan administrasi kepegawaian di

setiap proses pengelolaan dokumen

menghasilkan dokumen yang diantaranya

memiliki keterkaitan dengan proses pengelolaan lainnya. Aturan perusahaan yang menerangkan tentang persetujuan merupakan alasan yang menyalurkan antar stakeholder di proses setiap pengelolaan dokumen. Berikut ini adalah gambar dari aliran dokumen administrasi kepegawaian.

Dari gambaran siklus dokumen

administrasi kepegawaian tersebut, di dalamnya terdapat proses-proses yang saat ini mengalami kesulitan dalam menjalankannya. Hal ini disebabkan tidak adanya sistem (aplikasi) yang dapat membantu bagian kepegawaian dalam

mengelola administrasi kepegawaian.

Berdasarkan riset yang telah dilakukan, detail penyebab masalah yang dihadapi perusahaan saat ini ada enam permasalahan. Permasalahan pertama terletak pada pemberian keterangan

tambahan tentang dokumen administrasi

kepegawaian seperti meta data dokumen, masih kurang lengkap. Permasalahan selanjutnya yakni

proses penyimpanan (storage) dokumen

Jurnal Sistem Informasi

Situs Jurnal : http://jurnal.stikom.edu/index.php/jsika

(2)

Supriyanto , Sulistiowati, Mirza, Y.. / JSIKA Vol 3, No 2 (2014) ISSN 2338-137X administrasi yang telah dilakukan oleh bagian

kepegawaian dengan cara menyimpan dokumen dalam bentuk hardcopy. Proses ini mengalami kesulitan pada saat dokumen yang tersimpan

telah penuh sehingga untuk menyimpan

dokumen harus ditata rapi dulu. Permasalahan selanjutnya yakni pada keamanan (security) dokumen kepegawaian perusahaan sekarang tidak terjaga dengan baik, sehingga segala

pengelolahan dokumen (perbaikan dan

pembuatan) tidak tercatat sehingga pemantauan terhadap dokumen kepegawaian tidak dapat terlaksana.

Permasalahan selanjutnya yakni pada masalah hak akses dokumen. Dalam aturan perusahaan hak akses terhadap dokumen sudah diatur, tetapi aturannya hanya diatur oleh kepala kepegawaian. Pembagian hak akses dalam proses bisnis sekarang sebenarnya sudah baik, tetapi pernah ada kesalahan hak akses dalam penggunaan dokumen. Hal ini berkaitan dengan penyimpanan dokumen yang di lemari khusus kepegawaian, sehingga pengaturan hak akses belum optimal. Permasalahan selanjutnya yakni

proses pencarian (searching) dokumen

membutuhkan waktu yang lama, karena bagian kepegawaian harus mengingat atau mencatat dokumen yang akan dicari ke media pembantu (kertas, notepad, dan lain-lain). Setelah dibuat list dokumen maka bagian kepegawaian mencari di lemari khusus kepegawaian. Pencarian

dokumen di lemari khusus kepegawaian

membutuhkan waktu lama walaupun tempat sudah tertata rapi. Hal ini karena bagian kepegawaian harus memilah dari tumpukan dokumen kepegawaian.

Permasalahan terakhir yakni

pendistribusian dokumen administrasi

kepegawaian membutuhkan waktu lama. Bagian kepegawaian memiliki hubungan yang cukup banyak dengan stakeholder dalam proses

administrasi kepegawaian. Pendistribusian

dokumen administrasi kepegawaian dikelola oleh bagian Tata Usaha. Berdasarkan aturan perusahaan tugas bagian Tata Usaha mengatur semua surat masuk dan keluar di PDPS,

sehingga distribusi dokumen administrasi

kepegawaian akan membutuhkan waktu lama.

Akibat yang akan ditimbulkan adalah

keterlambatan proses-proses lainnya.

Melihat kondisi proses kerja di bagian kepegawaian saat ini, memerlukan adanya

beberapa perubahan dan perbaikan alat

pelaksanaan manajemen dokumen. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk membantu

pengolahan data kepegawaian perusahaan agar dapat berjalan lebih maksimal, sesuai dengan peraturan daerah, serta dapat menberikan penurunan biaya operasional bagi perusahaan. Perubahan dan perbaikan ini dimulai dari penggunaan aplikasi Document Management System berbasis web, yang bertujuan membantu

bagian kepegawaian dalam melakukan

pemberian keterangan tambahan dokumen

(Annotations), penyimpanan dokumen (storage), keamanan dokumen (security), pengaturan hak akses dokumen, pencarian dokumen (searching) dan mendistribusikan dokumen melalui jaringan (distribution).

Harapan dari penerapan aplikasi

Document Management System yang berbasis web adalah mambantu bagian kepegawaian dalam melakukan administrasi kepegawaian sesuai dengan Peraturan Walikota Surabaya Nomor 15 Tahun 2007 pada pasal 23. Hal ini disebabkan PDPS memiliki cabang perusahaan yang tersebar di daerah Surabaya. Setiap proses

mengelola dokumen dalam administrasi

kepegawaian dapat meminimalisasi risiko sistem saat ini.

METODE

Konsep Document Management System

Menurut Laserfiche (2007:13)

Komponen penting dari sistem manajemen dokumen, yakni:

a. Usability (Kegunaan)

Sebuah sistem akan sering digunakan jika penggunaan sederhana untuk menangkap, memenejemen dan menemukan dokumen yang diperlukan. Agar suatu kegunaan sistem manajemen dokumen terasa oleh pengguna di seluruh organisasi, harus

diperhatikan tampilan yang user-friendly

dan mudah digunakan (Laserfiche,

2007:13).

b. Indexing and Retrieval (Pengindeksan dan Pencarian)

Sebuah sistem manajemen dokumen dengan

fitur lengkap memudahkan untuk

menemukan apa yang dibutuhkan.

Pengambilan dokumen yang relevan harus cepat, mudah dan efisien, dengan beberapa

metode kategorisasi informasi

(Laserfiche,2007:17).

- Indexing

Indexing digunakan untuk mencari dokumen

elektronik. Terdapat tiga cara utama dalam

membuat indexing dari dokumen, yaitu

(3)

Supriyanto , Sulistiowati, Mirza, Y. / JSIKA Vol 3, No 2 (2014) ISSN 2338-137X indexing melalui kategori kata kunci dari

dokumen, dan membuat indexing dengan

berdasarkan grup dari dokumen.

- Retrieval

Memungkinkan pengguna mencari hanya

dengan kata kunci yang sudah

dikategorikan. Pencarian dokumen ini

menggunakan konsep full text indexing,

yang dapat menemukan dokumen yang perlu untuk dibaca dan mengindek dokumen secara manual dengan menggunakan kata kunci.

c. Annotations (Keterangan Tambahan)

Informasi tambahan tentang dokumen dapat membantu dalam memantau dokumen itu sendiri. Pengguna aplikasi DMS dapat

menambah atau menghapus informasi

tambahan, tanpa mengubah dokumen

aslinya. Pada umumnya, highlight, dan

sticky notes adalah merupakan jenis

penjelasan yang digunakan di dalam aplikasi DMS (Laserfiche,2007:21).

d. Storage and Archiving (Penyimpanan dan Pengarsipan)

Dokumen dalam sistem manajemen

dokumen harus tersimpan di dalam database

secara handal. Sistem penyimpanan

Dokumen manajemen harus mampu

mengakomodasi perubahan teknologi dan pertumbuhan masa depan organisasi. Lebih tepatnya untuk menyediakan penyimpanan dokumen jangka panjang dan pengarsipan (Laserfiche,2007:22).

e. Distribution (Distribusi)

Sebuah sistem manajemen dokumen harus membantu dalam hal menggunaan atau pembagian dokumen pada orang yang tepat

(Laserfiche,2007:24). Proses distribusi

dokumen menghubungkan antar stakeholder

di perusahaan, sehingga penggunaan

dokumen dapat diakses secara bersamaan. f. Workflow (Alur Kerja)

Workflow dapat meningkatkan otomatisasi routing dokumen ke berbagai orang dan

menghilangkan kemacetan

g. Security (Keamanan)

Sistem keamanan merupakan kebutuhan mutlak bagi setiap sistem manajemen

dokumen. Sebuah sistem manajemen

dokumen fitur lengkap memberikan sistem administrator untuk mengatur hak akses. Salah satu keamanan yakni otentikasi, yang memiliki pengertian tingkat keamanan yang

mengharuskan pengguna untuk memberikan mandat biasanya nama pengguna dan

password, untuk mengakses sistem

(Laserfiche,2007:28). h. Integration (Integrasi)

Pengenalan perangkat lunak yang

menggunakan teknologi baru sering

menciptakan masalah pengintegrasian dengan sistem yang ada, yang dikelola oleh bagian pendukung komputer. Program manajemen dokumen harus menawarkan alat integrasi dikemas secara mudah, agar bagian pendukung bisa mudah menerapkan

perangkat lunak yang baru

Blok Diagram

Adapun beberapa secara garis besar proses dalam mengelola dokumen kepegawaian yang dilakukan oleh perangkat lunak bisa dilihat pada gambar 1.

Mengelola dokumen dalam menyusun rencana formasi pegawai dan mengusulkan rencana pengadaanya

Mengelola dokumen dalam menyusun rencana pendidikan dan latihan pegawai

Mengelola dokumen dalam melakukan penilaian kinerja pegawai Mengelola dokumen dalam pemutusan hubungan kerja Mengelola dokumen dalam memelihara pegawai Mengelola dokumen dalam membuat

daftar gaji dan penghasilan pegawai lainnya F o rm ren can a ke bu tuh a n p eg a wa i Perjanjian kerja Form rencana kebutuhan diklat Sertifikasi diklat Form penilaian kinerja H asil p e ni la ia n ki ne rja Su ra t ke te ran g a n Perubahan data pegawai Permohonan cuti, Keterangan mutasi Detail gaji SP1, SP2, SP3 Surat pemohonan cuti, Perpindahan pegawai Su ra t kep utusan pe mb erhe nt ian ke rja DMS:

1. Usability 4. Storage and Archiving

2. Indexing and Retrieval 5. Distribution

3. Annotations 6. Security

Arah Panah Merah : output dan input Arah Panah Hitam : Input

Arah Panah Hijau : Output Legenda

Arah Dokumen

Gambar 1. Blok Diagram

Sistem Flow

Sistem flow di bawah ini

dikelompokkan secara kategori proses.

1. Aliran Sistem Fungsi Mengunggah Dokumen PPB

Aliran sistem fungsi mengunggah dokumen PPB ini memiliki beberapa proses yang saling berkaitan. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 2.

2. Aliran Sistem Pengiriman dokumen PPB

Aliran sistem fungsi pengiriman

dokumen ppb ini memiliki beberapa proses yang saling berkaitan. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 3

(4)

Supriyanto , Sulistiowati, Mirza, Y.. / JSIKA Vol 3, No 2 (2014) ISSN 2338-137X

3. Aliran Sistem Fungsi Menerima dokumen PPB

Aliran sistem fungsi menerima

dokumen PPB ini memiliki beberapa proses yang saling berkaitan. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 4.

4. Aliran Sistem Fungsi Melihat Dokumen PPB

Aliran sistem fungsi melihat dokumen PPB ini memiliki beberapa proses yang saling berkaitan. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 5.

Gambar 2. Aliran sistem fungsi mengunggah dokumen PPB

.

Staf Kepegawaian Fungsional : Pengiriman dokumen ppb

Start Login 1 Memilih konten ³8QJJDK 'RNXPHQ´ 2 Pegawai Informasi Memilih tabs ³'LVWULEXVL´ 3 Dokumen Simpan distribusi 5 Finish Disposisi

Kepala Unit Kerja

Memilih stakeholder 4 Pegawai Form rencana kebutuhan pegawai Kategori Dokumen

Gambar 3 Aliran sistem fungsi pengiriman dokumen ppb

Staf Kepegawaian Fungsional : Menerima dokumen ppb

Start Login 1 Memilih halaman ³%HUDQGD´ 2 Pegawai Informasi Memilih konten ³'LVSRVLVL \DQJ EHOXP GLOLKDW´ 3 Disposisi Syarat Jabatan Unduh Dokumen 4 Finish Dokumen Kategori

Gambar 4 Aliran sistem Fungsi Menerima dokumen PPB

5. Aliran Sistem Fungsi Permintaan Approval Dokumen PPB

Aliran sistem fungsi permintaan

approval dokumen ppb ini memiliki beberapa proses yang saling berkaitan. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 5.

6 Staf Kepegawaian Fungsional : Melihat dokumen ppb

Start Login 1 Memilih halaman ³%HUDQGD´ 2 Pegawai Informasi Memilih konten ³/DPDUDQ SHNHUMDDQ EHOXP GLOLKDW´ 3 Lamaran

Pekerjaan Lihat Dokumen 4

Finish

Dokumen Kategori

Disposisi

Gambar 5. Aliran sistem permintaan approval dokumen ppb

6. Aliran sistem fungsi Approval dokumen phk (kuk)

Aliran sistem fungsi Approval dokumen phk (kuk) ini memiliki beberapa proses yang

(5)

Supriyanto , Sulistiowati, Mirza, Y. / JSIKA Vol 3, No 2 (2014) ISSN 2338-137X saling berkaitan. Berikut aliran sistem dapat

dilihat pada Gambar 6.

Kepala Kepegawaian Fungsional : Approval dokumen ppb (KK)

Start Login 1 Memilih halaman ³%HUDQGD´ 2 Pegawai Informasi Memilih konten ³'RNXPHQ \DQJ EHOXP GLRWRULVDVL´ 3 Form rencana kebutuhan pegawai Memilih PHQX ³/LKDW 'RNXPHQ´ 4 Dokumen Otorisasi Memberikan otorisasi 5 Perjanjian kontrak keja Start Detail Otorisasi Dokumen

Gambar 6. Aliran sistem fungsi Approval dokumen phk (kuk)

7. Aliran sistem fungsi Melihat disposisi dokumen

Aliran sistem fungsi Melihat disposisi dokumen ini memiliki beberapa proses yang saling berkaitan. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 7

Tata Usaha Fungsional : Menerima disposisi dokumen

Dokumen administrasi Kepegawaian Start Login 1 Memilih halaman ³%HUDQGD´ 2 Pegawai Informasi Memilih konten ³'LVSRVLVL \DQJ EHOXP GLOLKDW´ 3 Disposisi Unduh Dokumen 4 Finish Dokumen Kategori

Gambar 7. Aliran sistem fungsi Melihat disposisi dokumen

Data Flow Diagram

Data Flow Diagram di bawah ini terdiri dari:

1.

Context Diagram

Berikut ini adalah desain context

diagram untuk perangkat lunak yang akan

dikerjakan. Untuk melihatnya bisa pad

gambar 8.

Surat pemutusan hubungan kerja (bd) Surat pemutusan hubungan kerja (sd)

Surat teguran (bd) Surat teguran (sd) Dto unggah (bd) Dti unggah (sd) Form rencana kebutuhan diklat (bd) Form rencana kebutuhan diklat (sd) Form rencana kebutuhan pegaw ai (bd) Form rencana kebutuhan pegaw ai (sd) Surat Pemutusan hubungan kerja (bd) Dti PApproval pp

Dto PApproval pp Detail perhitungan gaji (sd)

Detail perhitungan gaji (bd)

Jenis diklat (sd) Jenis diklat (bd)

Surat Pemutusan hubungan kerja (sd)

Perjanjian kontrak kerja (bd) Perjanjian kontrak kerja (sd) Dto pengirim pk (sk) Dti pengirim pk (sk) Dto pengirim lp (sk) Dti pengirim lp (sk) Dto pengirim ppb (sk) Dti pengirim ppb (sk)

Form kuesioner penilaian kinerja (fix) (sd) Form kuesioner penilaian kinerja (fix) (bd) Dti pengiriman ppb (kuk)

Dto pengiriman ppb (kuk) Form kuesioner penilaian kinerja (fix) (sd)

Form kuesioner penilaian kinerja (fix) (bd) Disposisi syarat jabatan (sd) Disposisi syarat jabatan (bd)

Surat edar penilaian kinerja dan form kuesioner penilaian kinerja (sd) Surat edar penilaian kinerja dan form kuesioner penilaian kinerja (bd)

Form rencana kebutuhan pegaw ai (sd) Form rencana kebutuhan pegaw ai (bd)

Dto approval pp (kk) Dti approval pp (kk) Surat pemutusan hubungan kerja (O1) (so) Surat pemutusan hubungan kerja (O1) (bo)

Detail perhitungan gaji (O1) (so) Detail perhitungan gaji (O1) (bo) Dto approval pk (kk)

Dti approval pk (kk) jenis diklat (O1) (so) jenis diklat (O1) (bo) Dti approval ppb (kk) Dto approval ppb (kk)

Dti approval pp (kuk) Dto approval pp (kuk)

Form rencana kebutuhan pegaw ai (O2) (so) Form rencana kebutuhan pegaw ai (O2) (bo)

Jenis diklat (O2) (so) Pemutusan hubungan kerja (O3) (bo)

Pemutusan hubungan kerja (O3) (so)

Jenis diklat (O2) (bo) Dti approval pp Dto approval pp Detail perhitunagn gaji (so) Detail perhitungan gaji (bo) Lamaran Pekerjaan (sd)

Lamaran Pekerjaan (bd) Data administrasi kepegaw aian Informasi Disposisi

Staf Kepegaw aian

Kepala Kepegaw aian

Kepala Unit Kerja

Direksi Sub Bagian Gaji

Tata Usaha

0

Rancang Bangun Aplikasi DMS pada Bagian Kepegaw aian di PDPS

+

Gamabar 8. Context Diagram

2. DFD Level 0

Keterangan lebih lanjut tentang

DFD level 0 yakni, bisa dilihat pada gambar

9.

Data Jabat an Data det ail otorisasi Data Pencarian

dat a jabatan Data pencarian

Data jabatan Data Jabat an

Data Jabat an Data Jabat an

Data Pencarian Data Inf ormasi

Data Inf ormasi Data Det ail otorisasi dat a pencarian

dat a pencarian Data pencarianData Kat egori

Data Inf ormasi

Data Kat egori Data Disposisi Data Inf ormasi

Data Inf ormasi Data Inf ormasi

Data Kat egori

[Dt i unggah (sd)] [Surat pemut usan hubungan kerja (sd)]

[Form rencana kebutuhan pegawai (sd)] [Form rencana kebutuhan pegawai (bd)]

[Form rencana kebutuhan diklat (sd)] [Form rencana kebutuhan diklat (bd)]

[Dt o unggah (bd)] [Surat teguran (sd)] [Surat teguran (bd)] [Surat pemut usan hubungan kerja (bd)]

Data Unggah dokumen Data Simpan Data Login

Data login

Data Kirim Data Konten unggah dan distribusi

[Surat Pemutusan hubungan kerja (sd)] [Surat Pemutusan hubungan kerja (bd)]

[Dt o PApprov al pp] [Dt i PApprov al pp] [Detail perhit ungan gaji (bd)]

[Detail perhit ungan gaji (sd)] [Jenis diklat (bd)] [Jenis diklat (sd)] [Perjanjian kontrak kerja (sd)]

[Perjanjian kontrak kerja (bd)]

[Dt o pengirim pk (sk)] [Dt i pengirim pk (sk)] [Dt i pengirim lp (sk)] [Dt o pengirim lp (sk)] [Dt i pengirim ppb (sk)] [Dt o pengirim ppb (sk)]

dat a pilih stakeholder Data Simpan Data Unggah dokumen Data Unggah dokumen

Data Login [Form kuesioner penilaian kinerja (f ix) (bd)]

[Form kuesioner penilaian kinerja (f ix) (sd)] [Dt o pengiriman ppb (kuk)] [Dt i pengiriman ppb (kuk)]

[Form kuesioner penilaian kinerja (f ix) (sd)] [Form kuesioner penilaian kinerja (f ix) (bd)] [Disposisi sy arat jabatan (sd)] [Disposisi sy arat jabatan (bd)]

dat a Unduh dat a beranda Data Beranda

Data login

[Surat edar penilaian kinerja dan f orm kuesioner penilaian kinerja (bd)] [Surat edar penilaian kinerja dan f orm kuesioner penilaian kinerja (sd)]

[Form rencana kebutuhan pegawai (sd)] [Form rencana kebutuhan pegawai (bd)]

[Dt i approv al pp (kk)] [Dt o approval pp (kk)]

[Surat pemut usan hubungan kerja (O1) (so)] [Surat pemut usan hubungan kerja (O1) (bo)] [Detail perhit ungan gaji (O1) (so)] [Detail perhit ungan gaji (O1) (bo)]

[Dt o approval pk (kk)] [Dt i approv al pk (kk)] [jenis diklat (O1) (so)]

[jenis diklat (O1) (bo)]

[Dt i approv al ppb (kk)] [Dt o approval ppb (kk)]

[Dt i approv al pp (kuk)] [Dt o approval pp (kuk)]

[Pemut usan hubungan kerja (O3) (so)] [Pemut usan hubungan kerja (O3) (bo)] [Jenis diklat (O2) (so)] [Jenis diklat (O2) (bo)] [Form rencana kebutuhan pegawai (O2) (so)] [Form rencana kebutuhan pegawai (O2) (bo)]

[Dt i approv al pp] [Dt o approval pp] Data Otorisasi

Data Beranda Data Beranda Data Login

[Detail perhit unagn gaji (so)] [Detail perhit ungan gaji (bo)]

[Lamaran Pekerjaan (sd)] [Lamaran Pekerjaan (bd)] Data Unduh Data Beranda Data Beranda Data Login

[Data administ rasi kepegawaian] [I nf ormasi Disposisi] 1 Mengunggah dokum en + 2 Pengiriman dokumen + 3 Menerima dokumen + 4 Melihat dokumen + 5

Permintaan approv al dokumen

+ 6 Approv al dokumen + Tat a Usaha Tat a Usaha 1 Pegawai 2 Dokumen 3 Disposisi Staf Kepegawaian Staf Kepegawaian Sub Bagian Gaji Sub Bagian Gaji 1 Pegawai 2 Dokumen 5 Otorisasi Direksi Direksi Direksi Direksi Direksi Direksi Direksi Direksi Direksi Kepala Unit KerjaKepala Unit Kerja Kepala Kepegawaian Kepala Kepegawaian Kepala Kepegawaian Kepala Kepegawaian Kepala Kepegawaian Kepala Kepegawaian Kepala Kepegawaian Kepala Kepegawaian Kepala Kepegawaian Kepala Kepegawaian Kepala Kepegawaian Kepala Kepegawaian Kepala Unit Kerja Kepala Unit Kerja Kepala Unit Kerja Kepala Unit Kerja 1Pegawai 2 Dokumen 3 Disposisi Staf Kepegawai an Staf KepegawaianStaf Kepegawaian Staf Kepegawaian Kepala Unit KerjaKepala Unit KerjaKepala Unit KerjaKepala Unit Kerja

Staf Kepegawaian Staf KepegawaianStaf KepegawaianStaf KepegawaianStaf KepegawaianStaf Kepegawaian

Staf Kepegawai an Staf KepegawaianStaf

Kepegawai an Staf Kepegawai an Staf Kepegawaian Staf Kepegawaian Staf KepegawaianStaf Kepegawai an Staf KepegawaianStaf Kepegawai an Staf Kepegawaian Staf Kepegawai an Staf Kepegawai an Staf Kepegawai an Staf Kepegawai an Staf Kepegawai an Staf Kepegawai an Staf Kepegawai an Staf Kepegawai an Staf Kepegawai an Staf Kepegawaian 6Kat egori 7Inf ormasi 6Kat egori 7Inf ormasi 8Detail Ot orisasi 7Inf ormasi 6Kat egori 2 Dokumen 2 Dokumen 7Inf ormasi 13 Jabatan 13Jabatan 13 Jabatan 8Detail Ot orisasi 13 Jabatan Gambar 9. DFD level 0

3. DFD Level 1 Proses Unggah

Dari kumpulan ptoses dalam level 0,

terdapat level 1 tentang proses unggah.

Untuk melihat bisa pada gambar 10

(6)

Supriyanto , Sulistiowati, Mirza, Y.. / JSIKA Vol 3, No 2 (2014) ISSN 2338-137X Gambar 10. DFD level 1 Unggah Dokumen

[Data Jabatan] [data pencarian]

[Data Inf ormasi] [Data Kategori]

[Surat pemutusan hubungan kerja (bd)] [Surat pemutusan hubungan kerja (sd)]

[Surat teguran (sd)] [Surat teguran (bd)] [Dto unggah (bd)] [Dti unggah (sd)]

[Form rencana kebutuhan diklat (sd)] [Form rencana kebutuhan diklat (bd)] [Form rencana kebutuhan pegaw ai (bd)] [Form rencana kebutuhan pegaw ai (sd)][Data Simpan]

[Data Unggah dokumen] _{[Data Login]} Dt Tabel Dt Tabel Dt Tabel Dt Tabel 1.1 Proses unggah PPB 1.2 Proses unggah LP 1.3 Proses unggah PK 1.4 Proses unggah PP 1.5 Proses Unggah PHK 1 Pegaw ai 2 Dokumen 2 Dokumen Staf Kepegaw ai an Staf Kepegaw ai an Staf Kepegaw ai an

Staf Kepegaw aian Staf Kepegaw aian Staf

Kepegaw ai an

Staf Kepegaw aian Staf Kepegaw ai an Staf Kepegaw ai an Staf Kepegaw aian

6 Kategori ₇ _Informasi

13 Jabatan

4. DFD Level 1 Pengiriman Dokumen

terdapat level 1 tentang proses pengiriman

dokumen. Untuk melihat bisa pada gambar

11.

[Data Jabatan] [Data Inf ormas i]

[Data Kategori] [Data penc arian]

[Dto pengirim pk (s k)] [Dto pengirim lp (s k)]

[Dto pengirim ppb (sk)] [Dto pengiriman ppb (kuk)]

[Dti pengirim pk (s k)] [Dti pengirim lp (s k)] [Dti pengirim ppb (s k)] [Form kues ioner penilaian kinerja (f ix ) (bd)]

[Form kues ioner penilaian kinerja (f ix ) (s d)] [Dti pengiriman ppb (kuk)]

Dt Tabel Dt Tabel [Data Unggah dokumen]

[Data Simpan]

[Data Unggah dokumen] [data pilih s takeholder]

[Data Login] 2.1 Pros es kirim PPB 2.2 Pros es kirim LP 2.3 Pros es kirim PK Kepala Unit Kerja Kepala Unit Kerja Kepala Unit KerjaKepala Unit Kerja 1 Pegaw ai 2 Dokumen 3 Dis pos is i 3 Dis pos is i Staf Kepegaw ai an Staf Kepegaw aian Staf Kepegaw ai an Staf Kepegaw aian Staf Kepegaw aian Staf Kepegaw aian 7 Informas i 6 Kategori 13 Jabatan

Gambar 11. DFD level 1 Pengiriman dokumen

5. DFD Level 1 Menerima Dokumen

terdapat level 1 tentang proses menerima

12.

[Data Jabatan]

[Data Inf ormas i]

[Data Inf ormas i] [data penc arian]

[data Unduh] [data beranda] [Data Beranda] [Data login]

[Form kues ioner penilaian kinerja (f ix ) (s d)] [Dis pos isi s yarat jabatan (bd)]

[Dis pos isi s yarat jabatan (sd)]

[Form kues ioner penilaian kinerja (f ix ) (bd)]

[Surat edar penilaian kinerja dan f orm kues ioner penilaian kinerja (s d)] [Surat edar penilaian kinerja dan f orm kues ioner penilaian kinerja (bd)]

[Form renc ana kebutuhan pegaw ai (sd)] [Form renc ana kebutuhan pegaw ai (bd)] Dt Tabel

3.1

Pros es terima PPB

3.2

Pros es terima PK Kepala

Unit KerjaKepala Unit Kerja Kepala Unit Kerja Kepala Unit Kerja 1 Pegaw ai 2 Dokumen 3 Dis pos is i 3 Dis pos is i Staf Kepegaw ai an Staf Kepegaw ai an Staf Kepegaw aian Staf Kepegaw aian 7 Informas i 6 Kategori 13 Jabatan

Gambar 12. DFD level 1 Menerima Dokumen

6. DFD Level 1 Melihat dokumen

terdapat level 1 tentang proses melihat

13.

[Data jabatan]

[Data Penc arian] [Data Inf ormas i] [Data Login] [Data Beranda] [Data Beranda] [Data Unduh] bac a Dt Tabel Dto Lihat Dto lihat [Lamaran Pekerjaan (bd)] [Lamaran Pekerjaan (s d)]

[Data administras i kepegaw aian] [Inf ormasi Dispos is i] 4.1 Pros es lihat PPB 4.2 Pros es lihat adminis tras i Tata Usaha Tata Usaha 1 Pegaw ai 2 Dokumen 3 Dis pos is i 3 Dis pos is i Staf Kepegaw a ian Staf Kepegaw aian 7 Informas i 2 Dokumen 13 Jabatan

Gambar 13. DFD level 1 Melihat Dokumen

7. DFD Level Permintaan Approval

Dokumen

terdapat level 1 tentang proses permintaan

approval dokumen. Untuk melihat bisa pada

gambar 14.

[Data Inf ormasi]

[Data Detail otorisasi] [data jabatan]

[Data pencarian]

[Perjanjian kontrak kerja (sd)]

[Data Kirim] [Data login]

[Data Konten unggah dan distribusi] [Perjanjian kontrak kerja (bd)]

[Jenis diklat (bd)] [Jenis diklat (sd)]

[Detail perhitungan gaji (bd)] [Detail perhitungan gaji (sd)]

[Dti PApproval pp] [Dto PA pproval pp]

[Surat Pemutusan hubungan kerja (bd)] [Surat Pemutusan hubungan kerja (sd)]

Dt Tabel Dt Tabel Dt Tabel Dt Tabel 5.1 Proses P A pproval PPB 5.2 Proses P A pproval LP 5.3 Proses P A pproval GP 5.4 Proses P A pproval PP 5.5 Proses P A pproval PHK Staf Kepegaw aian Staf Kepegaw aian Staf

Kepegaw aian Kepegaw aianStaf

Staf

Kepegaw aian Staf

Kepegaw aian Staf Kepegaw ai an Staf Kepegaw ai an Staf Kepegaw aian Staf Kepegaw aian 2 Dokumen 5 Otorisasi 1 Pegaw ai 8 Detail Otorisasi 7 Informasi 13 Jabatan

Gambar 14. DFD level 1 Permintaan Aproval Dokumen

8. DFD level 1 Approval dokumen

terdapat level 1 tentang proses aproval

15.

(7)

Supriyanto , Sulistiowati, Mirza, Y. / JSIKA Vol 3, No 2 (2014) ISSN 2338-137X

[Data Jabatan] [Data Pencarian]

[Data Kategori] [Data detail otorisasi] [Data Disposisi]

[Dti approval pk (kk)]

[Dto approval pp (kuk)] [Dto approval pp]

[Dto approval pp (kk)]

[Surat pemutusan hubungan kerja (O1) (bo)] [Pemutusan hubungan kerja (O3) (so)]

[Pemutusan hubungan kerja (O3) (bo)] [Surat pemutusan hubungan kerja (O1) (so)]

[Dti approval pp (kk)] [Dti approval pp] [Dti approval pp (kuk)] [Detail perhitungan gaji (O1) (so)]

[Detail perhitunagn gaji (so)] [Detail perhitungan gaji (bo)]

[Detail perhitungan gaji (O1) (bo)] [Dto approval pk (kk)] [jenis diklat (O1) (bo)]

[Form rencana kebutuhan pegaw ai (O2) (bo)] [Form rencana kebutuhan pegaw ai (O2) (so)]

[Data Login] [Data Beranda]

[Data Beranda] [Data Otorisasi]

[jenis diklat (O1) (so)]

[Dto approval ppb (kk)] [Dti approval ppb (kk)] Dt tabel Dt tabel Dt Tabel Dt Tabel Dt Tabel

[Jenis diklat (O2) (bo)] [Jenis diklat (O2) (so)]

6.1 Proses approval PPB 6.2 Proses approval LP 6.3 Proses approval PK 6.4 Proses approval GP 6.5 Proses approval PP 6.6 Proses approval PHK Sub Bagian Gaji Sub Bagian Gaji 1 Pegaw ai

2 Dokumen 55 OtorisasiOtorisasi

Direksi Direksi Direksi Direksi Direksi Direksi Direksi Direksi Kepala Unit Kerja Kepala Unit Kerja Kepala Kepegaw aian Kepala Kepegaw aian Kepala Kepegaw aian Kepala Kepegaw aian Kepala Kepegaw aian Kepala Kepegaw aian Kepala Kepegaw aian Kepala Kepegaw aian Kepala Kepegaw ai an Kepala Kepegaw aian Kepala Kepegaw aian Kepala Kepegaw aian 7 Informasi 6 Kategori 2 Dokumen 8 Detail Otorisasi 13 Jabatan

Gambar 15. DFD level 1 Aproval Dokumen

Entity Relationship Diagram

(ERD) merupakan sistem untuk

mempresentasikan,

kebutuhan

sistem

kedalam suatu bentuk dengan struktur

keseluruhan dari data pemakai. ERD ini

terdiri dari 2 yakni CDM dan PDM.

1. Conceptual Data Model

(CDM)

berjabatan membuat membuat mempunyai mengunggah memberikan terdiri memiliki pegawai NIP NAMA_LENGKAP PENGGUNA TEMPAT_LAHIR TANGGAL_LAHIR FOTO UNIT_KERJA TMT_PASAR TMT_JABATAN PENDIDIKAN ALAMAT STATUS <pi> Integer Variable characters (30) Variable characters (30) Variable characters (20) Date Variable characters (300) Variable characters (40) Date Date Variable characters (20) Variable characters (100) Variable characters (10) <M> NIP ... <pi> jabatan NIJ NIPP NAMA_JABATAN TGL_BUAT_J STATUS

<pi> Variable characters (30) Integer Variable characters (30) Date & Time Variable characters (5) <M> <M> <M> <M> NIJ ... <pi> kategori KODE_KATEGORI NAMA_KATEGORI TGL_BUAT logo warna <pi> Integer Variable characters (200) Date & Time Variable characters (300) Variable characters (20) <M> <M> <M> <M> <M> KODE_KATEGORI ... <pi> dokumen KODE_DOKUMEN PEMBUAT CATATAN data fname datatype size filedate STATUS tgl_keluar lihat tgl_jadi text Oto

<pi> Variable characters (20) Variable characters (30) Variable characters (100) Long binary Variable characters (225) Variable characters (60) Integer Date & Time Variable characters (20) Date & Time Variable characters (5) Date & Time Long binary Variable characters (5) <M> <M> <M> <M> <M> <M> KODE_DOKUMEN ... <pi> detail_otorisasi NO_OTORISASI NAMA_OTORISASI JABATAN_OTORISASI STATUS_OTORISASI TANGGAL_DETAIL <pi> Integer Variable characters (75) Variable characters (75) Variable characters (15) Date & Time

<M> NO_OTORISASI ... <pi> otorisasi ID_OTORISASI TANGGAL_OTORISASI SIFAT_OTORISASI <pi> Integer Date & Time Variable characters (20) <M> <M> ID_OTORISASI ... <pi> informasi KODE_INFORMASI JUDUL_INFORMASI ISI_INFORMASI TANGGAL_INFORMASI STATUS_INFORMASI <pi> Integer Variable characters (20) Text Date & Time Variable characters (10) <M> <M> <M> <M> <M> KODE_INFORMASI ... <pi> disposisi KODE_DISPOSISI TANGGAL_TERIMA ASAL TANGGAL_DISPOSISI PERIHAL KETERANGAN_DISPOSISI SIFAT_DISPOSISI INSTRUKSI STATUS_DISP Variable characters (50) Date & Time Variable characters (75) Date & Time Text Text Variable characters (20) Variable characters (75) Variable characters (1) <M> Gambar 16. CDM

2.

Physical Data Model

(PDM)

FK_BERJABATAN FK_MEMBUAT FK_MEMBUATQ FK_MEMPUNYAI FK_MENGUNGGAH FK_MEMBERIKAN FK_TERDIRI FK_MEMILIKI pegawai NIP NIJ NAMA_LENGKAP PENGGUNA TEMPAT_LAHIR TANGGAL_LAHIR FOTO UNIT_KERJA TMT_PASAR TMT_JABATAN PENDIDIKAN ALAMAT STATUS ... int varchar(30) varchar(30) varchar(30) varchar(20) date varchar(300) varchar(40) date date varchar(20) varchar(100) varchar(10) <pk> <fk> jabatan NIJ NIPP NAMA_JABATAN TGL_BUAT_J STATUS varchar(30) int varchar(30) datetime varchar(5) <pk> kategori KODE_KATEGORI NIP NAMA_KATEGORI TGL_BUAT logo warna ... int int varchar(200) datetime varchar(300) varchar(20) <pk> <fk> dokumen KODE_DOKUMEN NIP KODE_KATEGORI PEMBUAT CATATAN data fname datatype size filedate STATUS tgl_keluar lihat tgl_jadi text Oto ... varchar(20) int int varchar(30) varchar(100) longblob varchar(225) varchar(60) int datetime varchar(20) datetime varchar(5) datetime longblob varchar(5) <pk> <fk2> <fk1> detail_otorisasi NO_OTORISASI ID_OTORISASI KODE_DOKUMEN NAMA_OTORISASI JABATAN_OTORISASI STATUS_OTORISASI TANGGAL_DETAIL ... int int varchar(20) varchar(75) varchar(75) varchar(15) datetime <pk> <fk2> <fk1> otorisasi ID_OTORISASI TANGGAL_OTORISASI SIFAT_OTORISASI ... int datetime varchar(20) <pk> informasi KODE_INFORMASI NIP JUDUL_INFORMASI ISI_INFORMASI TANGGAL_INFORMASI STATUS_INFORMASI ... int int varchar(20) text datetime varchar(10) <pk> <fk> disposisi KODE_DOKUMEN KODE_DISPOSISI TANGGAL_TERIMA ASAL TANGGAL_DISPOSISI PERIHAL KETERANGAN_DISPOSISI SIFAT_DISPOSISI INSTRUKSI STATUS_DISP ... varchar(20) varchar(50) datetime varchar(75) datetime text text varchar(20) varchar(75) varchar(1) <fk>

Gambar 17. PDM

Hasil dan Pembahasan Program

Pembuatan desain dan program dari

aplikasi Document Management system

disesuaikan gambaran perancangan sistem yang sudah dikerjakan pada bab sebelumnya. Untuk mengetahui secara terperinci dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

Interface Login

Proses di halaman ini memadukan dua kata kunci yakni nama dan sandi setiap pegawai yang akan melakukan proses pengelolaan dokumen di aplikasi. Selain memadukan kedua

kata kunci, dalam proses login menggunakan

sequrity base 64

dalam pengecekan data

pegawai.

Gambar 18. Tampilan Login Pegawai

Tampilan Utama

Dalam tampilan utama ini terdapat berapa menu pilhan yang bisa dilakukan user dalam mengelola dokumen, terdapat pula kumpulan informasi tentang dokumen yang di

(8)

Supriyanto , Sulistiowati, Mirza, Y.. / JSIKA Vol 3, No 2 (2014) ISSN 2338-137X distribusi, maaupun yang dimintai otorisai

terhadap user tersebut.

Gambar 19. Tampilan Utama

Tampilan Daftar Otorisasi

Daftar otorisasi dokumen ini

dikelompokkan menjadi dua keompok, yakni yang dsudah diotorisai, maupun yang belum diotorisasi.

Gambar 20. Tampilan Daftar Otorisasi

Tampilan Unggah Dokumen

Unggah dokumen ini merupakan

tampilan yang terdiri dari pengisian identitas

dokumen yang akan diunggah ke database

secara binary.

Gambar 21. Tampilan Unggah doumen

Tampilan Pengiriman Dokumen

Tampilan proses pengiriman dokumen ini sama seperti unggah dokumen namun proses diberikan proses lain yang betkaitan, yakni

proses disposisi dokume kepada stakeholder lain.,

Gambar 22. Tampilan Pengiriman Dokumen

Tampilan Menerima Dokumen

Tampilan menerima dokumen

merupakan tampilan yang terdapat dalam daftar

dokumen yang didisposisikan kepada

stakeholder. Untuk menerima dokumen,

stakeholder tinggal mengunduh dokumen dengan memilih tombol disamping kanan.

Gambar 23. Tampilan Menerima Dokumen

Tampilan Melihat Dokumen

Tampilan melihat dokumen ini secara detailnya untuk melihat dokumen dengan cara memilih menu lihat doumen pada daftar dokumen yang

didisposisikan. Setalh dokumen dilihat,

makadaftar dokumen akan berpindah tempat ke kelompok yang sudah dilihat.

(9)

Supriyanto , Sulistiowati, Mirza, Y. / JSIKA Vol 3, No 2 (2014) ISSN 2338-137X

Tampilan Permintaaan Aproval

Dokumen

Tampilan Permintaan Aproval dokumen ini terdiri dari dua kelompok masukan, yakni pertama masukan identitas dokumen dan kedua list stakeholder yang akan diberi persetujuan dokumen.

Gambar 25. Tampilan Permintaan approval dokumen

Tampilan Aproval Dokumen

Dokumen yang telah diberi list otorisasi

akan terkirim ke stakeholder. Proses selanjutnya adalah approval dokumen oleh stakeholder yang ddiberi wewenang otorisasi dokumen. Untuk memberi otorisasi, stakeholder hanya menekan meu setuju atau tidak pada kelompok otorisasi.

Gambar 26. Tampilan Aproval Dokumen

Tampilan Melihat Disposisi

Melihat disposisi dokumen ini berlau untuk stakeholder Tata Usaha, karena dalam aturan yang berlaku dalam perusahaan Tata Usaha mengetahui dokumen yang keluar masuk di bagian kepegawaian. Untuk melihat disposisi dokumen, tata usaha memilih menu lihat dokumen.

Gambar 27. Tampilan Melihat Disposisi

Rekapitulasi Uji Coba Sistem

Dalam tahapan mengiplementasikan

aplikasi Document Management System ini

terlebih dulu dilakukan sebuah uji coba sistem, Proses ini bertujuan untuk memastikan bahwa aplikasi DMS ini sudah berjalan dengan benar yang sesuai dengan fungsional-fungsional yang sudah dijelaskan pada bab sebelumnya.

Uji coba Sistem ini dilakukan pula

dengan menggunakan firebug untuk megetahui

kecapatn dalam melakulan proses fungsional dan non fungsional.

Aplikasi sistem DMS pada bagian kepegawaian ini diuji menggunakan pengujian black box testing. dimana pengujian sistem dimulai dari segi fungsional program yang ada pada sistem DMS.

Tabel 1. Rekapitulasi hasil pengujian Black Box

Testing dan White Box Testing. Test

Case Fungsional Hasil

1 Unggah dokumen Sesuai Harapan

2 Pengiriman

dokumen

Sesuai Harapan

3 Menerima dokumen Sesuai Harapan

4 Permintaan

approval dokumen

Sesuai Harapan

5 Melihat dokumen Sesuai Harapan

6 Aproval dokumen Sesuai Harapan

7 Melihat disposisi Sesuai Harapan

Berdasarkan hasil rekapitulasi fungsi yang udah diuji memberikan penjelasan bahwa

(10)

Supriyanto , Sulistiowati, Mirza, Y.. / JSIKA Vol 3, No 2 (2014) ISSN 2338-137X aplikasi DMS pada bagian kepegawaian dapat

diimplementasikan oleh perusahaan.

SIMPULAN

Berdasarkan hasil uji coba dan evaluasi aplikasi DMS pada Bagian Kepegawaian PD. Pasar Surya. Maka dapat diperoleh suatu kesimpulan sebagai berikut:

1. Aplikasi pengelolaan dokumen yang dibuat

mampu memberi keterangan tambahan tentang dokumen sehingga memberikan index dalam pencarian dalam dokumen.

mampu menyimpan dokumen administrasi kepegawaian secara binary sehingga

mengurangi biaya pembuatan dan

pengiriman dokumen secara hardcopy dan membantu keamanan (security) dokumen kepegawaian perusahaan dengan cara

menerapkan base64 pada proses

otentifikasi.

mampu membantu dalam permasalahan hak

akses dalam penggunaan dokumen

administrasi kepegawaian sehingga

terhindar dari kehilangan dokumen.

mampu membantu pencarian dokumen administrasi kepegawaian secara cepat.

mampu mengirim dokumen sehingga dapat meringankan tugas dari bagian tata usaha.

RUJUKAN

Britton, Carol and Doake, Jill. 2001.

Object-Oriented Systems Development. McGraw - Hill Education.

Coles, Michael and Cotter, Hilary. 2009. Pro

Full-Text Search in SQL Server 2008. United Stated of America.

Indrajit, Richardus Eko. 1998. Renaissance

Advisors Methodologies. Jakarta:

STIMIK Perbanas Renaissance Center.

Kendall, K.E. dan Kendall, J.E. 2003. Analisis

dan Perancangan Sistem. Jakarta : PT. Indeks.

Laserfich. 2007. Document Management

Overview. Long Beach : Laserfiche.

Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data.

Yogyakarta : Andi Offset.

Mulyani, Sri. 2007. Metode dan Analisis

Perancangan Sistem. Bandung : Abdi Sistematika.

Pemerintah Kota Surabaya. 2008. Peraturan

Daerah Kota Surabaya Nomor 6 Tahun 2008 Tentang Perusahaan Daerah Pasar Surya. Surabaya.

Pramana, Hengky W. 2005. Aplikasi Manajemen

Perekrutan Berbasis Access. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo.

Romeo. 2003. Testing & Implementasi Sistem,

Edisi Satu. Surabaya : Stikom Surabaya.

Siswountomo, Wiwit. 2006. Kiat Jitu

Mendesaian User Interface Software.

Jakarta : PT. Elex Media Komputindo. Wardhana, Lingga dan Makodian, Nuraksa.

2010. Technopreneur. Jakarta : PT.