BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem
Akuntansi
Sistem akuntansi sangat dibutuhkan oleh perusahan karena dengan membuat sistem akuntansi ini akan mempermudah pembuatan laporan keuangan yang cepat dan akurat serta berperan sebagai sistem pengawasan. Sistem akuntansi dapat di tinjau dari makna dari sistem dan akuntansi, tujuan dan unsur yang terdapat dalam sistem akuntansi.
2.1.1 Pengertian Sistem
Seperti yang dijelaskan diatas bahwa sistem akuntansi merupakan bagian dari suatu sistem. Sistem merupakan wujud yang menggambarkan aktivitas dari rutinitas yang dilakukan oleh perusahaan, pelaksanaan rutinitas menjadi subsistem yang saling bekerjasama dan saling berkaitan antara satu dengan yang lain dalam sebuah sistem. Hal ini dipertegas oleh beberapa ahli, seperti Mulyadi (2008:5) menjelaskan bahwa :
“Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Sedangkan pengertian prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.”
Adapun pengertian sistem menurut Susanto (2008:22) adalah kumpulan atau group dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik phisik atau non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Hal ini di pertegas oleh Krismiaji (2010 : 1) yang berpendapat bahwa sistem adalah :
“Sistem merupakan rangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan, yang memiliki karakteristik meliputi; komponen, atau sesuatu yang dapat diihat, didengar atau dirasakan; proses, kegiatan untuk mengkoodinasikan komponen yang terlibat dalam sebuah sistem; tujuan, sasaran akhir yang ingin dicapai dari kegiatan koordinasi komponen tersebut.”
Sedangkan Diana dan Setiawati (2011:3) berpendapat bahwa sistem merupakan serangkaian bagian yang saling tergantung dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Suatu sistem pasti tersusun dari sub-sub sistem yang lebih kecil yang juga saling tergantung dan bekerja sama untuk mencapai tujuan.
Dari beberapa pendapat tersebut di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya sistem terdiri dari tiga unsur, yaitu: masukan (input), proses (procces) merupakan suatu aktivitas yang dapat mentransformasikan input menjadi output, sedangkan output (keluaran) hal yang menjadi tujuan, sasaran, atau target pengorganisasian suatu sistem atau dengan kata lain sesuatu dapat dikatakan sistem apabila memiliki bagian-bagian yang saling berintegrasi dengan maksud untuk mencapai suatu tujuan, bagian-bagian itu dinamakan subsistem dan memenuhi tiga unsur Input-Proses-Output.
2.1.2 Pengertian Akuntansi
Akuntansi merupakan suatu aktivitas yang dilakukan oleh setiap perusahaan karena setiap perusahaan mempunyai suatu proses pembuatan laporan keuangan. Adapun beberapa ahli menjelaskan pengertian akuntansi, menurut Mulyadi (2008:2) menjelaskan bahwa : “Akuntansi adalah proses pencatatan, penggolongan, pemeriksaan dan penyajian dengan cara-cara tertentu, transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan atau organisasi lain serta penafsiran terhadap hasilnya.”
Pendapat lainnya mengenai akuntansi yang dikemukakan Diana dan Setiawati (2011:14) yaitu “Akuntansi merupakan proses mengidentifikasi, mengukur, mencatat dan mengkomunikasikan peristiwa-peristiwa ekonomi dari suatu organisasi (bisnis maupun nonbisnis) kepada pihak-pihak yang berkepentingan dengan informasi bisnis tersebut (pengguna informasi).”
Dari beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa akuntansi adalah suatu proses identifikasi, penyajian, pencatatan dan mengkomunikasikan segala kejadian ekonomi yang terjadi dalam suatu entitas yang terjadi dalam perusahaan atau organisasi lain kepada pihak pemakai informasi yang berkepentingan baik itu pihak internal maupun eksternal untuk memudahkan pengelolaan perusahaan. 2.1.3 Pengertian Sistem Akuntansi
Setiap perusahaan melakukan kegiatan akuntansi untuk mengetahui seberapa berkembang perusahaan tersebut, untuk melakukan kegiatan akuntansi dibutuhkan suatu sistem yaitu sistem akuntansi sebagai sistem pengawasan.
Adapun penjelasan pengertian sistem akuntansi dari beberapa ahli, menurut Mulyadi (2008:3) berpendapat bahwa “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.”
Pendapat lainnya mengenai sistem akuntansi yang dikemukakan Hariningsih (2006:2) , yaitu : “Sistem akuntansi adalah salah satu sistem informasi diantara berbagai sistem yang digunakan oleh manajemen dalam mengelola perusahaan”
Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem akuntansi terdiri dari beberapa unsur akuntansi meliputi organisasi, formulir, catatan, dan laporan yang saling terkait untuk mencapai tujuan, yaitu menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh pengguna yang berwenang khususnya manajemen dalam mengelola perusahaan menjadi lebih efektif, efisien, dan ekonomis.
2.1.4 Tujuan Sistem Akuntansi
Sistem Akuntansi dibentuk bertujuan untuk menjaga keamanan harta perusahaan. Dengan adanya pengendalian dan pengecekan yang baik dalam sistem akuntansi, maka penyelewengan, penggelapan harta perusahaan dan kesalahan dapat ditekan seminimal mungkin. Adapun tujuan sistem akuntansi menurut beberapa ahli, menurut Mulyadi (2008 : 31) yaitu “Sistem akuntansi tidak hanya digunakan untuk mencatat transaksi keuangan yang telah terjadi saja,
namun memilik peran yang besar dalam melaksanakan bisnis perusahaan. Bahkan dalam bisnis tertentu, sistem akuntansi merupakan alat yang digunakan untuk melaksanakan bisnis utama perusahaan.”
Adapun tujuan sistem akuntansi menurut Kusrini (2007:10) adalah (1) Mendukung operasi sehari-hari, (2) Mendukung pengambilan keputusan manajemen, (3) Memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggungjawaban.
Berdasarkan tujuan diatas dapat disimpulkan bahwa tujuan sistem akuntansi adalah untuk menghasilkan informasi yang akurat dan berkualitas, meningkatkan pengendalian dan mengefisienkan biaya operasional, sehingga dapat meningkatkan kualitas informasi.
2.1.5 Unsur Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi dibentuk memiliki tujuan, untuk mencapai suatu tujuan maka diperlukan unsur-unsur sistem akuntansi untuk menunjang kelancaran dalam melakukan kegiatan akuntansi dalam perusahaan. Adapun penjelasan unsur sistem akuntansi menurut Mulyadi (2008:3) yang berpendapat bahwa unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri jurnal, buku besar dan buku pembantu serta laporan berikut ini akan diurai lebih jelas mengenai unsur-unsur dari sistem akuntansi tersebut diantaranya:
1. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir, peristiwa yang terjadi dalam organisasi didokumentasikan. Dengan
formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya, sebagai dasar dalam pencatatan.
2. Jurnal
Merupakan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan serta meringkas data keuangan serta data lainnya. Dalam jurnal ini data keuangan pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam pelaporan keuangan serta terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasilnya diposting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar dalam bentuk jumlah rupiah dari suatu transaksi tertentu.
3. Buku Besar
Buku besar atau general ledger terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang sebelumnya telah dicatat ke dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai unsur informasi yang diperlukan untuk disajikan dalam laporan keuangan. Rekening buku besar dapat dipandang sebagai wadah dalam menggolongkan data keuangan atau juga sebagai sumber informasi keuangan untuk menyajikan laporan keuangan. 4. Buku Pembantu
Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (Subsidiary Ledger). Buku pembantu atau Subsidiary Ledger terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu dapat disebut sebagai catatan
akuntansi akhir karena setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam buku-buku tersebut, prosedur akuntansi berikutnya adalah penyajian laporan keuangan.
5. Laporan
Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang berisi tentang informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi
2.2
Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Sistem akuntansi penjualan kredit termasuk salah satu sistem akuntansi yang penting karena baik penjualan kredit maupun penjualan secara tunai merupakan sumber pendapatan perusahaan. Sistem akuntansi penjualan kredit ini dapat ditinjau dari komponen-komponen yang terdapat didalamnya seperti makna, fungsi yang terkait, dokumen, catatan, prosedur dan sistem pengendalian internal.
Adapun pendapat dari beberapa ahli mengenai sistem penjualan kredit, diantaranya menurut Mulyadi (2008:210) berpendapat bahwa bahwa :
“Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit. Umumnya perusahaan manufaktur melakukan penjualan produknya dengan sistem penjualan kredit ini.”
Pendapat lain dikemukakan oleh Puspitawati & Anggadini (2011:165) yaitu “Penjualan kredit adalah aktivitas penjualan yang menimbulkan
tagihan/klaim/piutang kepada pembeli (customer) sehingga penjual tidak menerima uang tunai pada saat barang diserahkan kepada pembeli (customer).”
Berdasarkan beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa penjualan secara kredit yang telah dikemukakan sebelumnya dapat disimpulkan bahwa penjualan secara kredit bukanlah wujud jual belinya, tetapi cara pembayaran harga barang yang yaitu melalui cicilan dengan jumlah dan waktu pembayaran tertentu. Dengan menjual barang secara kredit berarti perusahaan memberikan kelonggaran kepada konsumen dalam hal melakukan pembayaran, sehingga mereka dapat melakukan pembelian yang lebih besar sesuai dengan kebutuhan mereka.
2.2.1 Fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Sistem akuntansi penjualan kredit dapat terbentuk karena adanya suatu fungsi atau bagian yang terlibat didalamnya. Adapun pendapat dari beberapa ahli, seperti halnya yang dijelaskan oleh Mulyadi (2008:211) fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit yaitu:
a. Fungsi Penjualan
Bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat "back order" pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan.
b. Fungsi Kredit
Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
c. Fungsi Gudang
Bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
d. Fungsi Pengiriman
Bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan, juga bertanggung jawab untuk menjamin tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi diri yang berwenang.
e. Fungsi Penagihan
Bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.
f. Fungsi Akuntansi
Bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur, serta membuat laporan penjualan.
Adapun pendapat lain tentang fungsi atau bagian yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan kredit yang dikemukakan oleh Krismiaji (2010:307), adalah sebagai berikut : 1. Bagian Penjualan
a. Menerima Surat Pesanan Pembelian dari pembeli
b. Atas dasar surat pesanan tersebut, membuat Surat Order Penjualan (SOP) sebanyak 6 lembar dan mendistribusikan sebagai berikut:
Lembar ke 1 dan order pelanggan diserahkan ke Bagian Penagihan untuk diarsipkan sementara.
Lembar ke 2 diserahkan ke Bagian Pengiriman.
Lembar ke 3 dan ke 4 dimintakan persetujuan ke Bagian Kredit.
Lembar ke 5 dikirimkan ke pelanggan.
Lembar ke 6 diarsipkan urut nomor. 2. Bagian Kredit
Atas dasar Surat Order Penjualan (SOP) lembar ke 3 dan ke 4 yang diterima Bagian Penjualan, bagian ini memeriksa data kredit pelanggan yang mencakup sejarah kredit dan batas kredit (credit limit) pelanggan tersebut. Selanjutnya bagian ini memberikan persetujuan (tanda tangan) terhadap Surat Order Penjualan tersebut dan meneruskannya ke Bagian Gudang.
3. Bagian Gudang
Atas dasar Surat Order Penjualan (SOP) lembar ke 3 dan ke 4 yang telah diotorisasi, bagian gudang mempersiapkan barang yang akan dikirim. Selanjutnya bagian ini mendistribusikan Surat Order Penjualan sebagai berikut:
a. Lembar ke 3 bersama dengan barangnya diserahkan ke Bagian Pengiriman
b. Lembar ke 4 diarsipkan urut nomor. 4. Bagian Pengiriman
a. Setelah menerima Surat Order Penjualan (yang telah diotorisasi) dan barang dari Bagian Gudang, bagian ini mengeluarkan Surat Order Penjualan lembar ke 2 dari arsipnya.
b. Atas dasar kedua dokumen tersebut, bagian ini membuat nota pengiriman barang sebanyak 3 lembar dan didistribusikan sebagai berikut:
Lembar 1 bersama-sama dengan Surat Order Penjualan yang telah diotorisasi diserahkan ke Bagian Penagihan.
Lembar 2 bersama-sama dengan Surat Order Penjualan lembar ke 2 diarsipkan urut tanggal.
Lembar 3 bersama-sama dengan barangnya dikirimkan kepada pelanggan.
5. Bagian Penagihan
a. Setelah menerima Surat Order Penjualan (SOP) (yang telah diotorisasi) dan nota pengiriman barang lembar ke 1 dari Bagian Pengiriman, bagian ini mengeluarkan Surat Order Penjualan lembar ke 1 dan Surat Pesanan Pembelian Pelanggan dari arsipnya.
b. Atas dasar keempat dokumen ini, Bagian Penagihan membuat Faktur Penjualan sebanyak 3 lembar, dan didistribusikan sebagai berikut:
Lembar ke 1 dikirimkan kepada pelanggan
Lembar ke 2 diserahkan ke Bagian Piutang
Lembar ke 3 diurutkan urut nomor besama-sama dengan Surat Order Penjualan lembar ke 3 yang telah diotorisasi, Nota pengiriman lembar ke 1, Surat Pesanan Pembelian Pelanggan dan Surat Order Penjualan lembar ke 1 setelah sebelumnya digunakan sebagai dasar untuk mencatat ke Jurnal Penjualan.
Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi penjualan kredit dilakukan oleh beberapa fungsi yaitu fungsi penjualan sebagai penerima pesanan dan menginformasikan barang yang dipesan kebada setiap fungsi, fungsi kredit sebagai penganalisa status kredit, fungsi gudang untuk mencatat persediaan, fungsi pengiriman untuk mengotorisasi dan mengantar barang yang keluar, fungsi akuntansi sebagai pencatat, fungsi piutang sebagai pencatat piutang serta fungsi penagihan yang berfungsi membuat surat tagihan jika terdapat keterlambatan pembayaran piutang.
2.2.2 Dokumen yang digunakan dalam Sistem Penjualan Kredit
Di dalam suatu sistem akuntansi terdapat aktivitas yang dilakukan oleh fungsi yang terkait, setiap aktivitas yang dilakukan fungsi-fungsi tersebut dibutuhkan suatu dokumen yang menandakan bahwa transaksi tersebut benar terjadi. Adapun dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit menurut Mulyadi (2008 : 214), yaitu :
a. Surat order pengiriman dan tembusannya merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. Berbagai tembusan surat order pengiriman terdiri dari :
1. Surat order pengiriman
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera di atas dokumen tersebut.
2. Tembusan kredit (credit copy)
Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.
3. Surat pengakuan (acknowledgement copy)
Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan, untuk memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman.
4. Surat muat (bill of lading)
Tembusan surat muat ini merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum. Surat muat ini biasanya dibuat 3 lembar, 2 lembar untuk perusahaan angkutan umum, dan 1 lembar disimpan sementara oleh fungsi pengiriman setelah ditandatangani oleh wakil perusahaan angkutan umum tersebut.
5. Slip pembungkus (packing slip)
Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasikan barang-barang yang diterimanya.
6. Tembusan gudang (warehouse copy)
Merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah seperti yang tercantum didalamnya, agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman, dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang.
7. Arsip pengendalian pengiriman (sales order follow – up copy) Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. Jika fungsi penjualan telah menerima tembusan surat order pengiriman dari fungsi pengiriman yang merupakan bukti telah dilaksanakan pengiriman barang, arsip pengendalian pengiriman ini kemudian diambil dan dipindahkan ke arsip order pengiriman yang telah terpenuhi. Arsip pengendalian pengiriman merupakan sumber informasi untuk membuat laporan mengenai pesanan pelanggan yang belum dipenuhi (order backlogs).
8. Arsip Index Silang (Cross-index File Copy)
Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan
menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan mengenai status pesanannya.
b. Faktur penjualan dan tembusannya merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusannya antara lain :
1. Faktur penjualan (customer’s copy)
Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan. Jumlah lembar faktur penjualan dikirim kepada pelanggan adalah tergantung permintaan pelanggan.
2. Tembusan piutang (account receivable copy)
Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang.
3. Tembusan jurnal penjualan (sales journal copy)
Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan.
4. Tembusan Analisis (analysis copy)
Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk
analisis penjualan, dan untuk perhitungan komisi wiraniaga
(salesperson).
5. Tembusan Wiraniaga (Salesperson copy)
Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan yang lewat di tangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya.
c. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
d. Bukti Memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum.
Merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum. Dalam penjualan kredit bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
2.2.3 Catatan yang digunakan dalam Sistem Penjualan Kredit
Dalam sistem akuntansi penjualan kredit sangat dibutuhkan pencatatan, pencatatan ini merupakan langkah awal untuk pembuatan laporan keuangan. Adapun catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit menurut Mulyadi (2008:219) antara lain :
a. Jurnal Penjualan adalah catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan.
b. Kartu Piutang adalah catatan akuntansi yang merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada setiap debiturnya.
c. Kartu Persediaan adalah catatan yang dilaksanakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.
d. Kartu Gudang adalah catatan yang dilaksanakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang digunakan untuk mencatat harga.
e. Jurnal umum adalah catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
2.2.4 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Sistem akuntansi penjualan kredit dapat terbentuk dari prosedur-prosedur, prosedur penjualan kredit dapat berjalan jika di dukung oleh fungsi, dokumen dan catatan yang ada dalam sistem tersebut. Adapun pendapat mengenai jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan akuntansi kredit yang dijelaskan oleh Mulyadi (2008 : 220), adalah sebagai berikut :
1. Prosedur order penjualan.
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambah informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk
memungkinkan fungsi tesebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli.
2. Prosedur persetujuan kredit.
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuaan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.
3. Prosedur pengiriman.
Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman.
4. Prosedur penagihan.
Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman.
5. Prosedur pencatatan piutang.
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang.
6. Prosedur distribusi penjualan.
Dalam prosedu ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut infomasi yang diperlukan oleh manajemen.
7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan.
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. 2.2.5 Sistem Pengendalian Internal
Pengendalian internal memiliki peranan yang sangat penting dalam suatu sistem informasi akuntansi yang diterapkan perusahaan. Sistem yang baik harus memiliki pengendalian internal agar terhindar dari kesalahan atau kecurangan yang mungkin terjadi dan dilakukan oleh karyawan yang menjalankan sistem. Adapun beberapa pendapat para ahli mengenai pengertian sistem pengendalian internal, seperti yang dijelaskan Mulyadi (2008:163) bahwa sistem pengendalian internal adalah:
“Sistem Pengendalian Internal meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan yang bertujuan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian, dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong pemenuhan manajemen”.
Adapun pengertian lain tentang sistem pengendalian internal menurut Susanto (2008:103) bahwa :
“Pengendalian intern sebagai suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi, manajemen, dan karyawan yang dirancang untuk memberikan jaminan yang meyakinkan bahwa tujuan organisasi akan dapat dicapai melalui efisiensi dan efektivitas operasi, penyajian laporan keuangan yang dapat dipercaya, ketaatan terhadap undang-undang dan aturan yang berlaku”.
Berdasarkan pengertian di atas dapat diketahui bahwa pengendalian intern merupakan metode, kebijakan, prosedur organisasi
yang ditujukn untuk menjamin kekayaan organisasi dan keandalan informasi akuntansi dan operasi bagi manajemen organisasi.
a. Tujuan Sistem Pengendalian Internal
Sistem pengendalian internal dibuat sebagai sistem pengawasan untuk mencegah dan meminimalisir terjadinya penyelewengan. Adapun pendapat beberapa ahli tentang tujuan sistem pengendalian internal, seperti yang dikemukakan oleh Mulyadi (2008 : 163), antara lain :
a. Menjaga keamanan harta perusahaan dan juga catatan organisasi. b. Memeriksa ketelitian atas kecermatan dan kebenaran data
akuntansi.
c. Memajukan efisiensi perusahaan.
d. Membantu agar tidak ada penyimpangan dari kebijakan -kebijakan manajemen yang ada.
Adapun pendapat lain tentang tujuan sistem pengendalian internal yang dikemukakan oleh Susanto (2008:104) yaitu :
a. Mengamankan harta perusahaan
b. Menguji ketelitian dan keandalan akuntansi c. Meningkatkan efisiensi perusahaan
d. Ketaatan pada kebijaksanaan telah digariskan pimpinan perusahaan Dari beberapa pendapat di atas maka dapat disimpulkan bahwa tujuan dari sistem pengedalian internal adalah untuk mengamankan harta perusahaan, menguji dan memeriksa ketelitian akuntansi, meningkatkan efisiensi perusahaan
serta membantu agar tidak ada penyimpangan-penyimpangan dari kebijakan manajemen yang ada.
b. Unsur Sistem Pengendalian Internal
Untuk dapat mencapai tujuan-tujuan tersebut, sistem pengendalian internal didukung oleh unsur yang terdapat didalamnya. Adapun unsur sistem pengendalian internal yang dikemukakan oleh Mulyadi (2008:164), adalah sebagai berikut :
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan, seperti pemisahan setiap fungsi untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam setiap organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam tercatat ke dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan (reliability) yang tinggi. Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:
a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
b. Pemeriksaan mendadak (suprised audit)
Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari yang lain, agar tercipta internal check yang baik dalam pelaksanaan tugasnya.
d. Perputaran jabatan (job rotating).
Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat, memperluas wawasan pengetahuan yang mendalam, sehingga persekongkolan di antara karyawan dapat dihindari.
e. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya.
Untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodik harus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara kekayaan fisik dengan catatan akuntansi yang bersangkutan dengan kekayaan tersebut.
f. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian internal yang lain.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, berbagai cara berikut ini dapat ditempuh:
a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya.
b. Pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaaannya.
d. Unsur Sistem Pengendalian Internal Penjualan Kredit
Penjualan merupakan kegiatan utama dalam perusahaan yang harus diperhatikan secara serius. Oleh karena itu penjualan harus dikendalikan dengan baik. Apabila pengendalian atas aktivitas penjualan kredit kurang baik, maka akan mempengaruhi secara langsung terhadap operasi penjualan yaitu target penjualan yang telah direncanakan tidak tercapai dan pendapatan perusahaan menurun. Adapun unsur sistem pengendalian intern yang dijelaskan olehMulyadi (2008 : 221) antara lain :
a. Struktur organisasi
1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit.
2. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit
3. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas
4. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya satu fungsi saja.
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
1. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman.
2. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman).
3. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap "sudah dikirim" pada copy surat order pengiriman.
4. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada di tangan direktur pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.
5. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan.
6. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi
dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk dan memo kredit).
7. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat.
c. Praktek yang sehat
1. Surat order pengiriman urut tercetak dan pemakaiannya dapat dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan
2. Faktur penjualan bernomor urut cetak dan pemakaiannya dapat dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan.
3. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan fungsi tersebut.
4. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar.
2.3
Metodologi Pengembangan Sistem Terstruktur
Pengembangan sistem (system development) merupakan langkah-langkah yang dilakukan untuk menciptakan atau memodifikasi sistem informasi yang dimiliki suatu organisasi. Pengembangan sistem informasi dilakukan secara periodik sehingga membentuk suatu siklus, siklus ini disebut siklus hidup pengembangan sistem (system development life cycle).
2.3.1 Tahap-Tahap Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem diperlukan untuk memperbaiki suatu sistem. Untuk melaksanakannya dibutuhkan beberapa tahap yang harus dilakukan. Adapun tahapan yang dikemukakan Mulyadi (2008 : 39) bahwa ada beberapa tahap yang harus dilakukan dalam pengembangan sistem, yaitu :
1. Analisis Sistem
Dalam tahap ini, analis sistem membantu pemkai informasi dalam mengidentifikasi informasi yang diperlukan oleh pemakai untuk melaksanakan pekerjaannya.
2. Desain Sistem
Desain adalah proses penterjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam aternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan. Tahap desain sistem ini dibagi menjadi lima tahap :
1. Desain sistem secara garis besar.
2. Penyusunan usulan desain sistem secara garis besar 3. Evaluasi sistem
4. Penyusunan laporan final desain sistem secara garis besar 5. Penyusunan laporan final desain sistem secara rinci. 3. Implementasi Sistem
Dalam tahap implementasi ini, analis sistem menyusun Laporan Final Implementasi Sistem yang terdiri dari dua bagian : Rencana Implementasi dan Hasil Pelaksanaan Implementasi.
Adapun pendapat lain yang dikemukakan Rama dan Jones (2009 : 320-336) bahwa ada beberapa tahap yang harus dilakukan dalam pengembangan sistem, yaitu :
1. Investigasi Sistem
Investigasi sistem adalah langkah awal dalam siklus hidup pengembangan sistem. Di bagian ini, kita memfokuskan pada tujuan dari fase ini, tugas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, pelaksanaan investigasi, serta aplikasi model dan teknik. Tujuan dari fase ini adalah untuk mempelajari sistem saat ini, mengidentifikasikan kebutuhan atas perubahan, mengidentifikasi kemungkinan solusi, dan menentukan probabilitas solusi yang diajukan.
2. Analisis Sistem
Analisis sistem merupakan fase berikutnya dari pengembangan sistem. Tugas-tugas dalam analisis sistem sama dengan investigasi sistem, akan tetapi fase analisis lebih detail dan memerlukan lebih banyak informasi. Tujuan utama dari fase analisis sistem adalah untuk mengembangkan persyaratan-persyaratan detail bagi sistem baru. 3. Desain Sistem
Desain sistem adalah fase ketiga dari siklus hidup pengembangan sistem. Tugas-tugas dalam desain sistem cukup berbeda dengan tugas-tugas investigasi dan analisis sistem. Desain sistem memfokuskan pada pengembangan gambaran fisik mengenai sistem. Ini meliputi desain laporan, formulir, data dan proses informasi.
Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa tahap-tahap yang harus dilalui untuk mengembangkan sistem adalah dengan menganalisis sistem terlebih dahulu, kemudian mendesain sistem seperti membuat formulir, dokumen, laporan dan proses sistem, kemudian mengimplementasikannya.
2.3.2 Tujuan Pengembangan Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi adalah salah satu sistem yang memerlukan suatu pengembangan atau perbaikan untuk meminimalisir terjadinya penyelewengan. Seperti halnya yang dikemukakan oleh Mulyadi (2008:19) tentang tujuan umum sistem akuntansi adalah sebagai berikut :
1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan pelindungan kekayaan perusahaan.
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalm penyelenggaraan catatan akuntansi.
2.3.3 Alat Bantu Pengembangan Sistem
Dalam mengembangkan sistem dibutuhkan alat bantu pengembangan sistem untuk mendukung pengembangan sistem tersebut. Seperti halnya yang
dikemukakan oleh Hartono (2005:701) alat pengembangan sistem yang digunakan adalah sebagai berikut :
1. Data Flow Diagram
Diagram yang menggunakan notasi simbol untuk menggambarkan arus data sistem dan beberapa simbol yang digunakan pada DFD untuk adalah Kesatuan Luar (External Entity), Arus Data (Data Flow), Proses (Process), Simpanan Data (Data Store).
2. Flowchart
Bagan alir program (program flowchart) merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam sistem. Beberapa sibol yang digunakan Flowchart adalah Terminal Point,
Decision, Process, Flow Line, Input/Output dan Subroutine.
