STUDI KASUS SISTEM INFORMASI SHUTTLE EXPRESS OLEH :

(1)

SISTEM INFORMASI SHUTTLE EXPRESS

OLEH :

• MUHAMAD DEVI RISWANDI / P056120763.43E

• RATIH NOKOWATI / P056120813.43E

• SOFYAN MUHARAM / P056120843.43E

• TEDDY ISKANDAR / P056120853.43E

• TRIA HESTI SAPTARI / P056120883.43E

PROGRAM STUDI MANAJEMEN BISNIS

PROGRAM PASCA SARJANA

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2012

(2)

DAFTAR ISI

1. PENDAHULUAN... 1 1.1. Latar Belakang ... 2 1.2. Perumusan Masalah. ... 2 1.3. Tujuan penulisan ... 2 1.4. Landasan Teori ... 2 1.4.1 Sistem Informasi ... 2

1.4.2 Komponen Sistem Informasi ... 2

1.4.3 Sumber Daya Sistem Informasi ... 3

1.4.4 Aktivitas Sistem Informasi ... 5

1.4.5 Jenis Sistem Informasi ... 6

Klasifikasi Sistem Informasi Lainnya ... 7

2. PEMBAHASAN ... 8

2.1. Studi Kasus: Shuttle Express ... 8

2.2. SI dan Matrik SI Shuttle Express Tahun 1994 ... 9

2.3. SI dan Matrik SI Shuttle Express Tahun 2012 ... 10

2.3.1. E-commerce dan Internet Reservation ... 11

2.3.2. ALERT system ... 12

2.3.2.1. Sistem Reservasi ... 12

2.3.2.2. Sistem Dispatching ... 13

2.3.3. Data Back Up System ... 14

2.3.4. HWeb Mobile Data Terminal ... 14

2.3.5. GPS Fleet Tracking ... 15

3. KESIMPULAN ... 18

(3)

Gambar 1. Model Sistem Informasi ... 3

Gambar 2. Jenis Sistem Informasi... 7

Gambar 3. Armada Fleet Shuttle Express ... 8

Gambar 4. Inovasi Sistem Informasi dilakukan dalam Kerangka Safety, Service dan Reliability ... 10

Gambar 5. Tampilan Web-site Shuttle Express ... 12

Gambar 6. Tampilan Sistem Reservasi di ALERT ... 13

Gambar 7. Tampilan Sistem Dispatching di ALERT ... 13

Gambar 8. Tampilan Pembagian Rute dan Jadwal Hasil Perhitungan Sistem Dispacther ... 14

Gambar 9. Mobile Data Terminal ... 15

Gambar 10. Tampilan Dari MDT ... 15

Gambar 11. Mekanisme Kerja Sistem GPS ... 16

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Matrik Sistem Informasi Shuttle Express di Tahun 1995 ... 9

(4)

[SISTEM INFORMASI MANAJEMEN – E43]

Tugas Kelompok | Studi Kasus Shuttle Express

1

BAGIAN I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang.

Peran utama aplikasi sistem informasi dalam bisnis adalah untuk memberikan dukungan efektif atas strategi perusahaan agar dapat memperoleh keunggulan kompetitif. Peran strategis sistem informasi melibatkan penggunaan tehnologi informasi adalah untuk mengembangkan berbagai produk, layanan dan kemampuan yang dapat memberikan keunggulan yang besar bagi perusahaan atas tekanan kompetitif dalam pasar global. Hal ini menciptakan sistem informasi strategis yang mendukung atau membentuk posisi kompetitif dan strategi dari perusahaan bisnis. Dengan kata lain, perpaduan sistem informasi dengan tehnologi informasi dapat membantu organisasi dalam hal:

- Memperoleh keunggulan kompetitif - Mengurang kelemahan kompetitif - Memenuhi tujuan srategis perusahaan

Perusahaan dapat bertahan hidup dan berhasil dalam jangka panjang hanya jika perusahaan tersebut berhasil mengembangkan strategi untuk menghadapi tekanan kompetitif yang membentuk struktur persaingan dalam dunia usaha.

Dalam model klasik Michael Porter mengenai strategi kompetitif, Bisnis apapun yang ingin bertahan hidup dan berhasil harus mengembangkan dan mengimplementasikan berbagai strategi untuk secara efektif mengatasi:

1. Persaingan dari para pesaing dalam industrinya 2. Ancaman pemain baru dalam industri dan pasarnya

3. Ancaman yang dihadapi karena adanya produk pengganti yang dapat mengambil pangsa pasar

4. Daya tawar pelanggan 5. Daya tawar pemasok.

Dalam menerapkan strategi bisnis yang kompetitif, perlunya penerapan system informasi bagi perusahaan. Karena system informasi memiliki peran strategis antara lain:

• Hasil potensial dari penggunaan strategi sistem informasi Meningkatkan efisiensi operasional

• Memperkenalkan inovasi bisnis

• Membangun sumber informasi strategis

• Meningkatkan produktivitas dan menurunkan biaya operasi produksi atau jasa baru

• Meningkatkan kualitas dan fitur produk serta jasa.

• Meningkatkan proses operasional dan lingkungan kerja. Yang efektif dan efisien. Shuttle Express merupakan perusahaan yang bergerak di bidang transportasi darat yang Pada awal bisnisnya, Shuttle Express hanya menggunakan sistem informasi secara manual yang kemudian berkembang menggunakan komputer namun dengan tehnologi yang masih terbatas. Pada tahun 1995 Shuttle Express hanya menggunakan PC yang didukung oleh aplikasi pengolahan data base. Namun seiring tuntutan pelanggan yang telah memiliki

(5)

2 kepercayaan dan kepuasan terhadap layanan Shuttle Express, dan dalam upaya untuk

meningkatkan kualitas layanan serta strategi kompetitif dalam dunia usaha, Shuttle Express mengubah sistem informasi yang semula bersifat internal menjadi bersifat “in and out”. Yaitu menerapkan system informasi pada semua kegiatan bisnis termasuk kegiatan pemesanan baik oleh 1 konsumen maupun banyak konsumen secara on line dalam waktu yang bersamaan. Hal ini membawa dampak keunggulan yang sangat besar bagi Shuttle Express. Seluruh kegiatan operasional perusahaan berjalan secara efektif dan efisien serta memberikan kepuasan yang tinggi bagi para pengguna jasa.

1.2. Perumusan Masalah.

Tantangan yang dihadapi Shuttle Express untuk memberikan layanan jasa secara cepat dan tepat dalam setiap kegiatan bisnis baik yang bersifat operasional maupun internal (penjadwalan dan pengelolaan data base),dalam memberikan kepuasan bagi para pelanggan/pengguna jasa, mendorong shuttle Express untuk menerapkan strategi sistem informasi dalam upaya mengakomodasikan kebutuhan perusahaan untuk dapat beroperasi secara efektif dan efisien.

1.3. Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan ini adalah untuk lebih memahami Pengertian Sistem Informasi dan manfaatnya bagi perusahaan dalam mencapai keunggulan kompetitif dalam dunia usaha.

1.4. Landasan Teori

1.4.1 Sistem Informasi

Menurut O’Brien (2010) pengertian sistem secara sederhana adalah kumpulan komponen yang saling berhubungan dengan batas definisi yang jelas, bekerja bersama untuk mencapai tujuan umum. Sistem Informasi adalah kombinasi teroganisir dari manusia,

hardware, software, jaringan komunikasi, sumber data, dan prosedur yang menyimpan,

mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. 1.4.2 Komponen Sistem Informasi

Model sistem informasi (Gambar 1) menggambarkan kerangka konseptual tentang komponen utama dan aktivitas sistem informasi. Sebuah sistem informasi bergantung pada sumber daya manusia (pengguna akhir dan spesialis), hardware (mesin dan media),

software (program dan prosedur), data (data dan basis pengetahuan), dan jaringan (media

komunikasi dan dukungan jaringan) untuk melakukan aktivitas input, processing, output,

storage, dan control yang mentransformasi sumber daya data kedalam produk informasi.

Model sistem informasi membantu mengikat antara komponen utama dan aktivitas dari semua jenis sistem informasi. Hal ini menjadi sebuah kerangka kerja yang menekankan pada empat konsep utama, yaitu :

a. Manusia, hardware, software, data, network yang merupakan 5 sumber daya utama dari sistem informasi

b. Sumber daya manusia termasuk pengguna dan spesialis, sumber daya hardware terdiri dari mesin dan media, sumber daya software terdiri dari program dan prosedur, sumber daya data terdiri dari data dan basis pengetahuan, dan sumber daya network terdiri dari media komunikasi dan jaringan.

(6)

[SISTEM INFORMASI MANAJ c. Sumber daya data

berbagai produk info d. Proses informasi ya

output, storage, dan

Model sistem informasi dig

1.4.3 Sumber Daya Sistem Sebuah sistem informasi ter a. Sumber Daya Manu

• Pengguna akhir (p Pengguna adalah informasi. Mere akuntan, atau m kenyataannya, se Banyak dari pe merupakan or mengkomunikasi menciptakan, men • Spesialis Sistem I Spesialis adalah informasi. Merek teknikal, dan m permintaan peng komputer berdasa memonitor dan m AJEMEN – E43]

Tugas Kelompok | Studi K ta ditransformasi melalui aktivitas proses i nformasi bagi pengguna akhir.

yang terdiri dari kegiatan sistem dasar yaitu an control.

gambarkan sebagai berikut :

Gambar 1. Model Sistem Informasi

em Informasi

terdiri dari 5 jenis sumber daya utama, yaitu : nusia

r (pengguna atau klien)

lah orang yang menggunakan produk siste ereka dapat menjadi pelanggan, sales, insin manajer dan ditemukan pada semua level sebagian besar dari kita adalah pengguna akhi pengguna akhir di bisnis adalah knowled orang yang menghabiskan banyak asikan dan mengkolaborasikan di tim atau kelo

enggunakan, dan mendistribusikan informasi. m Informasi

ah orang yang mengembangkan dan meng reka adalah sistem analis, pengembang softwar manajerial lainnya. Singkatnya sistem infor ngguna akhir lalu pengembang software men asarkan spesifikasi sistem analis, dan operator

mengoperasikan sistem komputer dan jaringan

Kasus Shuttle Express

3 s informasi kedalam

itu input, processing,

stem informasi atau sinyur, pramuniaga, vel organisasi. Pada hir sistem informasi. ledge workers yang waktu mereka elompok kerja untuk si.

ngoperasikan sistem

are, operator sistem,

formasi berdasarkan enciptakan program tor sistem membantu

(7)

4 b. Sumber Daya Hardware

Konsep sumber daya hardware termasuk semua peralatan fisik dan material yang digunakan dalam proses informasi. Secara khusus, tidak hanya mesin dan komputer serta peralatan lainnya, tetapi juga semua media data berupa objek berwujud yang dicatat dari lembar kertas ke disket optik atau magnetik. Contoh hardware komputer berdasarkan sistem informasi adalah :

• Sistem komputer

• Perangkat komputer c. Sumber Daya Software

Sumber daya software termasuk semua kelompok intruksi pengolahan informasi. Konsep umum perangkat lunak tidak hanya mencakup intruksi pengoperasian yang disebut program, yang secara langsung mengontrol hardware computer, tetapi juga intruksi pengolahan informasi yang disebut prosedur. Berikut contoh sumber daya

software :

• Software sistem, seperti program sistem operasi yang mengontrol dan

mendukung operasi sistem komputer. Microsoft Windows dan Unix adalah dua contoh dari sistem operasi komputer yang terkenal.

• Software aplikasi, merupakan program yang langsung memproses penggunaan

komputer oleh pengguna akhir. Contohnya, analisis sales, upah, dan program pengolahan kata.

• Prosedur, merupakan intruksi operasi bagi orang yang akan menggunakan sebuah sistem informasi.

d. Sumber Daya Data

Pengertian data lebih daripada raw material pada sistem informasi. Konsep sumber daya data diperluas oleh manajer dan para professional sistem informasi. Mereka menyadari bahwa data merupakan sumber daya organisasi yang berharga. Konsep data sebagai sumber daya organisasi dihasilkan dalam berbagai perubahan di organisasi modern. Sebelumnya data diambil hasil dari hasil transaksi umum, namun saat ini data disimpan, diproses, dan dianalisis menggunakan aplikasi

software canggih yang mengaitkan hubungan kompleks antara penjualan,

pelanggan, kompetitor, dan pasar.

Data bisa berbagai bentuk, termasuk data alfa numerik yang terdiri dari angka, kata, dan karakter lainnya yang menjelaskan transaksi bisnis dan peristiwa lainnya; data teks yang terdiri dari kalimat dan paragraph dan ditulis dalam komunikasi tertulis; data gambar seperti grafik, fotografi, dan gambar video, data audio, termasuk suara manusia dan suara lainnya.

Sumber daya data pada sistem informasi biasanya diorganisir, disimpan, dan diakses oleh berbagai teknologi manajemen sumber daya data kedalam :

• Database yang menyimpan pengolahan dan pengorganisasian data

• Basis pengetahuan yang menyimpan pengetahuan dalam berbagai bentuk seperti fakta, aturan, dan contoh kasus mengenai praktik bisnis yang sukses. e. Sumber Daya Jaringan

Teknologi komunikasi dan jaringan seperti internet, intranet, dan extranet merupakan hal yang penting terhadap kesuksesan bisnis dan perdagangan komersial dari seluruh jenis organisasi dan komputer organisasi berdasarkan sistem informasi. Jaringan telekomunikasi terdiri dari komputer, prosesor komunikasi, dan alat lainnya yang dihubungkan oleh media komunikasi dan dikontrol oleh software

(8)

5 komunikasi. Konsep sumber daya jaringan menekankan bahwa teknologi

komunikasi dan jaringan merupakan komponen sumber daya yang mendasar dari semua sistem informasi. Sumber daya jaringan termasuk :

• Media Komunikasi. Contohnya kabel fiber optik, microwave, selular, teknologi wireless satelite.

• Infrastruktur Jaringan. Kategori umum ini menekankan bahwa banyak

hardware, software, dan teknologi data dibutuhkan mendukung operasi dan

penggunaan jaringan komunikasi. Contoh prosesor komunikasi adalah modem dan prosesor internetwork, dan software kontrol komunikasi, seperti sistem operasi jaringan, dan paket browsing internet.

1.4.4 Aktivitas Sistem Informasi

Terdapat 5 aktivitas dasar pengolahan informasi dalam sistem informasi, yaitu : a. Sumber Daya Input Data (Input)

Data mengenai transaksi bisnis dan transaksi lainnya harus diambil dan disiapkan untuk diproses dengan kegiatan dasar entri data merekam dan mengedit. Pengguna akhir biasanya merekam data tentang transaksi pada beberapa jenis medium fisik, seperti paper, atau memasukkan secara langsung kedalam sistem komputer. Hal ini biasanya termasuk berbagai kegiatan mengedit untuk memastikan bahwa data yang telah dicatat benar. Saat data dimasukkan harus ditransfer kedalam machine

readable media, seperti disket atau tape hingga saat pemrosesan.

b. Pemrosesan Data kedalam Informasi (Processing)

Data biasanya dimanipulasi dengan kegiatan kalkulasi, perbandingan, pengurutan, klasifikasi, dan penjumlahan. Kegiatan mengorganisasi, menganalisis, dan memanipulasi data lalu mengkonversi data kedalam informasi oleh pengguna akhir. Kualitas data disimpan dalam sistem informasi dan harus dijaga dengan proses koreksi dan pembaharuan (updating) secara terus-menerus.

c. Output Produk Informasi (Output)

Informasi dalam berbagai bentuk ditransmisi ke pengguna akhir dan membuat ketersediaan dalam kegiatan output. Tujuan sistem informasi adalah menghasilkan produk informasi yang tepat bagi pengguna akhir. Produk informasi yang umum adalah tampilan video, dokumen kertas, dan balasan audio yang menyediakan pesan, formulir, laporan, daftar, tampilan grafik, dll.

d. Penyimpanan Data, Model, dan Pengetahuan Sumber Daya (Storage)

Penyimpanan adalah sistem komponen utama dari sistem informasi. Penyimpanan merupakan kegiatan sistem informasi yang mana sumber daya data dan informasi disimpan dalam sebuah cara pengorganisasian untuk selanjutnya dipergunakan. Sumber daya data dan informasi yang penting dari sebuah organisasi biasanya disimpan oleh sistem informasi dalam bentuk berikut :

a. Database, yaitu proses penyimpanan dan organisasi data yang dibutuhkan

oleh perusahaan dan pengguna akhir.

b. Basis Model, yaitu menyimpan model konseptual, matematik, dan logika yang menyatakan hubungan bisnis, perhitungan rutin, atau teknik analisis. c. Basis Pengetahuan, yaitu menyimpan pengetahuan berupa subjek dalam

(9)

6 e. Kontrol Kinerja Sistem (Control)

Sebuah sistem informasi seharusnya menghasilkan umpan balik mengenai kegiatan

input, processing, output, dan storage. Umpan balik ini harus diawasi dan

dievaluasi untuk menentukan jika sistem memperlihatkan hasil standar. Lalu aktivitas sistem harus disesuaikan sehingga produk informasinya tepat diproduksi bagi pengguna akhir.

1.4.5 Jenis Sistem Informasi

Sistem informasi dikategorikan ke dalam dua peran utama yaitu : 1. Sistem Pendukung Operasional (Operations Support Systems)

Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan dan digunakan dalam operasi bisnis. Contohnya sistem pendukung operasional menghasilkan berbagai produk informasi untuk pengguna internal dan eksternal yang tidak menekankan produk informasi spesifik sehingga dapat digunakan oleh manajer. Pengolahan lebih lanjut oleh sistem informasi manajemen biasanya dibutuhkan. Peran sistem pendukung operasional adalah memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industri, mendukung komunikasi dan kolaborasi perusahaan, serta mengupdate database perusahaan secara efisien. Sistem pendukung operasional terdiri dari :

a. Sistem Proses Transaksi (Transaction Processing Systems)

Proses data yang dihasilkan dari transaksi bisnis, mengupdate database operasional, dan menghasilkan dokumen bisnis. Contohnya : proses inventori dan penjualan, sistem accounting.

b. Proses Sistem Kontrol (Process Control Systems)

Proses monitor dan kontrol industri. Contohnya : penyulingan minyak bumi, pembangkit listrik, sistem produksi baja.

c. Sistem Kolaborasi Perusahaan (Enterprise Collaboration Systems)

Tim pendukung, kelompok kerja, dan kolaborasi serta komunikasi perusahaan. Contohnya : sistem e-mail, chat, dan video conference.

2. Sistem Pendukung Manajemen (Management Support Systems)

Saat aplikasi sistem informasi fokus pada penyediaan informasi dan dukungan untuk keefektifan pembuat keputusan oleh manajer, disebutnya sistem pendukung manajemen. Secara konsep, beberapa tipe major dari sistem informasi mendukung berbagai tanggung jawab pembuat keputusan, yaitu :

a. Sistem Informasi Manajemen (Management Information Systems - MIS) Menyediakan informasi dalam bentuk laporan spesifik dan display untuk mendukung pembuat keputusan bisnis. Contohnya : analisis penjualan, performance produksi, dan sistem laporan tren biaya

b. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems - DSS)

Menyediakan dukungan interaktif ad hoc untuk proses pembuat keputusan manajer dan profesional bisnis lainnya. Contohnya : pelabelan harga produk, estimasi keuntungan, dan sistem analisis resiko.

c. Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information Systems - EIS)

Menyediakan informasi kritis dari MIS, DIS, dan sumber daya lainnya yang disesuaikan terhadap kebutuhan informasi eksekutif. Contohnya : sistem untuk mempermudah akses analisis performance bisnis, aksi kompetitor, dan pengembangan ekonomi untuk mendukung perencanaan strategis.

(10)

[SISTEM INFORMASI MANAJ Klasifikasi Sistem Informa

a. Sistem Ahli ( Sistem berda konsultan ah monitor, dan b. Sistem Mana Sistem berda dan penyeba internet ke p resolusi masa c. Sistem Inform Dukungan perusahaan d kompetitif. C commerce W d. Sistem Bisni Mendukung bisnis di pe aplikasi acco manajemen s AJEMEN – E43]

Tugas Kelompok | Studi K masi Lainnya

li (Expert Systems)

rdasarkan pengetahuan yang menyediakan ala ahli pengguna. Contohnya : Penasihat aplik

an sistem pemeliharaan diagnostik.

anajemen Pengetahuan (Knowledge Managemen rdasarkan pengetahuan untuk mendukung penc baran pengetahuan bisnis dalam perusahaan. C e praktik bisnis terbaik, proposal penjualan st

asalah pelanggan.

ormasi Strategis (Strategic Information Systems proses operasional dan manajemen ya n dengan strategi produk, pelayanan, dan kemam

. Contohnya : online stock trading, shipmen

Web systems.

snis Fungsional (Functional Business Systems) g berbagai aplikasi operasional dan manajeme perusahaan. Contohnya : sistem informasi

ccounting, keuangan, pemasaran, manajemen

n sumber daya manusia.

Gambar 2. Jenis Sistem Informasi

Kasus Shuttle Express

7 alat canggih sebagai

likasi kredit, proses

ent Systems)

enciptaan, organisasi, . Contohnya : Akses strategi, dan sistem

ms)

yang menyediakan ampuan keunggulan

ent tracking, dan

e-men dari fungsi dasar si yang mendukung en operasional, dan

(11)

8

BAGIAN 2

PEMBAHASAN

2.1. Studi Kasus: Shuttle Express

Shuttle Express didirikan pada tahun 1979, bermula dari keinginan manajemen San Juan Airlines untuk menyediakan jasa transpotasi darat yang mengedepankan Keselamatan, Pelayanan dan Kehandalan (Safety, Service and Reliability). San Juan Airlines adalah perusahaan penerbangan komuter tertua yang dikenal sebagai perusahaan penerbangan yang paling handal dan aman. Berbekal reputasi dari San Juan Airlines dan hasil studi mengenai transportasi darat di AS saat itu, maka Shuttle Express didirikan dengan mengadopsi budaya keselamatan (safety) serta profesional dari San Juan Air. Keselamatan, Pelayanan dan Kehandalan (safety, service and reliability ) merupakan moto Shuttle Express yang menjadi dasar dalam pelaksanaan operasi bisnisnya. Moto ini membawa pengaruh terhadap pilihan strategi bisnis dari Shuttle Express dari tahun ke tahun.

Gambar 3. Armada Fleet Shuttle Express

Di sisi keselamatan Shuttle Express menekankan pada kelengkapan peralatan keselamatan dari armadanya, dan para pengemudinya selalu diwajibkan untuk mengemudi dengan aman dan selamat (defensive driving). Shuttle Express sangat memperhatikan pelayanan kepada pelanggan. Untuk memenangkan persaingan dengan perusahaan sejenis, Shuttle Express selalu memperhatikan hal-hal yang mendasar dan sederhana seperti mobil selalu dalam keadaan bersih, pegawai berseragam lengkap, membuka pintu, membawakan bagasi penumpang dan detail perhatian-perhatian lainnya dari pengemudi dan staff perusahaan kepada pelanggannya. Kehandalan dicapai dengan memperhatikan ketepatan waktu, skedul pengemudi, jadwal perjalanan dan ketepatan dalam memenuhi permintaan pelanggan. Untuk mendeliver tujuan-tujuan diatas, Shuttle Express terus memperbaiki proses dan sistem bisnisnya.

Pertumbuhan perusahaan dari sisi jumlah armada, pegawai, dan pelanggan dikombinasikan dengan perubahan-perubahan lingkungan eksternal mengakibatkan proses dan sistem bisnis yang tadinya sangat mendukung, sejalan dengan pertumbuhan berubah menjadi kendala bagi perusahaan untuk berkembang. Manajemen Shuttle Express menyadari hal ini, Salah satu enabler yang mereka gunakan untuk mengantisipasai perubahan-perubahan dan tetap mencapai tujuan-tujuan perusahaan adalah melalui penerapan teknologi informasi. Dengan penerapan teknologi yang tepat kemampuan Shuttle Express untuk menangkap peluang pasar dengan efektif dan menguntungkan semakin besar.

(12)

9

2.2. SI dan Matrik SI Shuttle Express Tahun 1994

Tantangan yang dihadapi oleh Shuttle Express di tahun 1994 adalah bagaimana meningkatkan kecepatan dan ketepatan dalam proses penerimaan order, penjadwalan dan pengelolaan data base. Penerapan strategi TI pada masa itu disarikan dalam matrik sistem informasi di tabel 1. Dari tabel tersebut terlihat bahwa pemanfaatan teknologi informasi di tahun 1995 masih terbatas pada PC yang didukung oleh aplikasi pengolahan data base. Di tahun tersebut, infrastrktur TI seperti ini sudah mampu mengkomodasi kebutuhan perusahaan untuk tetap beroperasi secara effisien dan efektif.

Tabel 1. Matrik Sistem Informasi Shuttle Express di Tahun 1995

Sejak sistem informasi tersebut dilaksanakan Shuttle Express telah berhasil menangani lebih dari 695.000 pesanan. 75 armada Shuttle Express membawa lebih dari 7.500 pelanggan setiap harinya dari dan menuju bandara. Rute perjalanan yang biasanya ditempuh dalam 8 jam kini dapat ditempuh dengan waktu yang jauh lebih singkat yaitu 3 jam. Jumlah karyawan pun lebih effisien, misalnya dispatcher yang semula berjumlah 3 dispatcher per shift, kini cukup 2 dispacther di pagi hari dan 1 dispacther di siang hari. Keuntungan lainnya dari penerapan sistem informasi tersebut diantaranya ketepatan waktu dan ketapatan dalam memenuhi permintaan pelanggan jauh meningkat, dibandingkan dengan masa-masa dimana perusahaan menerapkan papan magnet dan sistem reservasi manual. Pada tahun 2008, Shuttle Express telah berhasil meningkatkan jumlah pelanggan yang dapat dilayaninya menjadi 714.000.

Hal lain yang perlu dihighlight adalah kemampuan Shuttle Express untuk tetap menetapkan harga yang wajar dari pelayanan armada shuttlenya, ditengah beban capex yang ditanamkan untuk membiayai inovasi sistem informasi di perusahan. Hal ini menunjukkan bahwa Shuttle Express telah berhasil memilih teknologi yang tepat dan investasi yang ditanamkan mampu ditutupi dengan bertambahnya revenue karena kemampuan dari Shuttle Express untuk melayani penumpang yang semakin membesar. Fakta-fakta diatas tersebut menunjukkan bahwa penerapan teknologi sistem informasi yang tepat mampu mendukung pertumbuhan bisnis dan kemampuan bersaing dari Shuttle Express.

(13)

10 Penerapan teknologi informasi oleh Shuttle Express di tahun 1995 tidak terlepas dari

bagaimana perusahaan mengantisipasi perubahan-perubahan yang terjadi di dalam di luar lingkungan bisnisnya. Tujuan bisnis dari perusahaan berusaha dicapai dalam kerangka moto yang mereka miliki yaitu Safety, Service dan Reliability (Keselamatan, Pelayanan dan Kehandalan). Setiap upaya yang mereka lakukan guna mengantisipasi pertumbuhan dan perubahan, serta mencapai tujuan bisnis tidak pernah terlepas dari bagaimana upaya-upaya tersebut mampu meningkatkan Keselamatan, Pelayanan dan Kehandalan dari sistem dan operasional perusahaan.

Gambar 4.

Inovasi Sistem Informasi dilakukan dalam Kerangka Safety, Service dan Reliability

2.3. SI dan Matrik SI Shuttle Express Tahun 2012

Di dalam dunia bisnis tidak ada yang kekal kecuali perubahan. Demikian halnya dengan bisnis dari Shuttle Express. Inovasi teknologi informasi dari Suttle Express terus berlanjut seiring perkembangan teknologi baru, tantangan dan peluang yang dihadapi dalam operasi bisnis sehari-hari. Setelah 18 tahun berlalu, kini Shuttle Express beroperasi dengan cara dan sistem yang jauh berbeda. Banyak teknologi yang sebelumnya tidak pernah diterapkan kini menjadi hal yang umum. Beberapa teknologi baru yang diadopsi Shuttle Express diantaranya:

• E-commerce dan Internet reservation

• ALERT system

• Data Back Up System

• HWeb Mobile Data Terminal

• GPS Fleet Tracking

Matriks sistem informasi dari Shuttle Express di tahun 2012 dapat dilihat pada table 2. Dari tabel tersebut jelas terlihat bahwa Shuttle Express adalah perusahaan yang dinamis

(14)

11 dan adaftif dalam mengadopsi teknologi baru untuk memecahkan permasalahan bisnis di

dalam operasinya.

Tabel 2. Matrik Sistem Informasi Shuttle Express di Tahun 2012

2.3.1. E-commerce dan Internet Reservation

Saat ini tingkat kepemilikan komputer dan smartphone semakain merata. Pelanggan dimanjakan dengan kebebasan dan fleksibilitas untuk melakukan reservasi dan pembelian dimanapun mereka berada sejauh mereka terhubung dengan internet. Bagi perusahaan keberadaan internet telah menghilangkan kendala dan keterbatasan geografis dan waktu. Internet memungkinkan perusahaan untuk memperluas jangkauan pasarnya dengan biaya relatif murah.

Shuttle Express telah menerapkan sistem reservasi yang dibundle dengan pembayaran on-line menggunakan kredit card. Untuk menjamin keamanan jaringan akses pelanggan diproteksi dengan secure SSL connection. Dengan sistem reservasi ini, pelanggan dapat melakukan reservasi kapan saja (24/7) dan dari mana saja di seluruh dunia dengan aman dan nyaman. Melalui akses internet pula, para pelanggan dapat melakukan pemesanan jasa dan produk berikut:

• Share Ride and exclusive van service

• Town Car-Limo service

• Cruise transfers

• Convention transfers

• Wine tasting - Special Event: Saint Nicks Open House Dec 1-2

(15)

12

Gambar 5. Tampilan Web-site Shuttle Express

2.3.2. ALERT system

Sistem ALERT merupakan aplikasi yang digunakan oleh Shutle Express untuk mendukung proses reservasi, dispatching, penagihan dan pelaporan (reporting). Dengan adanya sistem ini Shuttle Express dapat beroperasi lebih cepat, akurat, handal dan nyaman bagi pelanggan dan karyawannya.

2.3.2.1. Sistem Reservasi

Sistem Reservasi di dalam ALERT memberikan informasi utama yang diperlukan untuk memproses pesanan pelanggan dengan cepat dan tepat. Data yang diinput selama proses reservasi akan disimpan di dalam data base. Tampilan dari sistem reservasi dapat dilihat pada Gambar 6

(16)

13

Gambar 6. Tampilan Sistem Reservasi di ALERT

2.3.2.2. Sistem Dispatching

Sistem Dispaching merupakan kelanjutan dari proses reservasi. Data reservasi akan digunakan oleh sistem dispacher untuk mengalokasikan dan mendistribusikan pemesanan kepada unit armada dan pengemudi. Sistem akan menghitung secara otomatis dengan algoritma transportasi untuk mendapatkan jadwal dan pembagian rute yang paling effisien. Dengan adanya sistem ini proses pembagian rute dan penjadwalan menjadi lebih cepat dan akurat. Kesalahan-kesalahan yang kerapkali timbul karena menggunakan manual proses dapat diminimalkan. Tampilan dari sistem dispatching dapat dilihat pada Gambar 7

(17)

14 Hasil kalkulasi yang dilakukan oleh sistem selanjutnya akan dinformasikan secara

elektronik kepada masing-masing pihak yang membutuhkan (misalnya pengemudi dan staff pool kendaraan), dapat dilihat dimonitor, disimpan atau diprint jika dibutuhkan.

Gambar 8. Tampilan Pembagian Rute dan Jadwal Hasil Perhitungan Sistem Dispacther

2.3.3. Data Back Up System

Data Back Up system bertujuan untuk menyimpan data-data penting yang dibutuhkan oleh Shuttle Express. Back up data akan digunakan jika data utama yang digunakan disistem mengalami kerusahan (corupt). Kerusakan data dalam sistem yang sudah terkomputerisasi dapat melumpuhkan aktifitas bisnis dari perusahaan, dengan adanya back up system tersebut Shuttle Express memiliki Business Continuity Plan (BCP), sehingga pada situasi apapun pelayanan kepada pelanggan tidak akan terhenti.

2.3.4. HWeb Mobile Data Terminal

Mobile Data Terminal (MDT) digunakan oleh pengemudi untuk menerima pesan, memonitor jadwal dan reservasi, melakukan transaksi pembayaran dan rekonsiliasinya serta berbagai aktifitas lain yang dilakukan oleh pengemudi. Penerapan dari MDT memerlukan sosialisai yang sangat terstruktur dan efektif, agar para pengemudi dapat memanfaatkan fungsi-fungsi yang tersedia dengan baik dan berdaya guna.

Beberapa fitur yang terdapat dalam MDT adalah:

• GPS Integration

• Reservation Detail Display

• 2-Way Messaging

• Quick Respond Capable

• Credit Card Capture

• Bar Code Scan Capable

• Driver Self-Reconciliation

• Thermal Printer

MDT pada dasarnya adalah sebuah handheld yang memiliki feature touchscreen. Aplikasi yang ditanaman di dalamnya disesuaikan dengan kebutuhan operasional dari Shuttle Express. Tampilan dari MDT dapat dilihat pada Gambar ..

(18)

15

Gambar 9. Mobile Data Terminal

Gambar 10. Tampilan Dari MDT

2.3.5. GPS Fleet Tracking

Teknologi GPS pada awalnya adalah teknologi yang dimiliki oleh militer di Amerika Serikat. Kini teknologi ini tersedia dan dapat digunakan untuk kepentingan bisnis dan umum. Teknologi GPS sangat mendukung operasi banyak perusahaan logistik dan transportasi. Dengan adanya teknologi ini kantor pusat dapat memonitor posisi, arah dan keceptan kendaraaan secara real time. Teknologi GPS memanfaatkan kemampuan satelit untuk mendeteksi arah, kecepatan dan posisi dari kendaraan. Data yang diperoleh oleh satelit akan ditransmisikan melalui jaringan telpon atau jaringan komunikasi lainnya yang tersedia. Bagaimana GPS bekerja diilustrasikan di Gambar 11

(19)

16

Gambar 11. Mekanisme Kerja Sistem GPS

Manfaat teknologi GPS bagi Shuttle Express diantaranya adalah:

• Kantor pusat dapat memonitor keberadaan dan posisi dari armada yang dimilikinya, sehingga reservasi baru dapat dialoksikan dengan cepat dan tepat kepada armada yang terdekat.

• GPS dapat digunakan sebagai alat untuk memonitor dan mengevaluasi disiplin pengemudi dalam hal kepatuhan terhadap misalnya kecepatan maksimum berkendara. Hal ini sangat mendukung implementasi dari moto Shuttle Express terkait Safety (Keselamatan).

• GPS juga memungkinkan departemen pelayanan pelanggan untuk memberikan informasi yang akurat terkait keberadaan dan perkiraan kedatangan kendaraan kepada para pelanggannya.

Jika kita menggunakan klasifikasi sistem informasi yang dikemukan oleh O’Brien (2005), maka sistem informasi yang diaplikasikan oleh Shuttle Express pada tahun 2012 ini terdiri atas:

1. Operations Support System

a. Specilaized Processing system:

i. Expert system: memberikan rekomendasi penjadwalan yang effisien ii. Strategic information system: database perilaku konsumen

iii. Functional business system: database karyawan dan payroll b. Transaction Processing System: sistem reservasi dan billing

c. Process Control System: GPS Fleet Tracking

d. Enterprise Collaboration System: system reservasi, dispatcher dan MDT yang terintegrasi

(20)

17 2. Management Support System

a. Management informations system: Laporan-laporan operasional

b. Decision Support System: Laporan keberadan dan availability dari kendaraan dan pengemudi secara real time

c. Executive Informations system: Data-data pelanggan dan perilakunya diolah dan disimpan di dalam server, dan digunakan oleh top manajemen dalam membuat strategi pemasaran.

d. Specialized Processing system: expert system yang memberikan rekomendasi rute tercepat berdasarkan teknologi GPS dan data historis yang diinput ke dalam data base sistem pakar.

(21)

18

BAGIAN 3

KESIMPULAN

Melalui Matrik Sistem Informasi Shuttle Express tahun 2012, bisa kita lihat bahwa sistem informasi pada tahun 2012 sangat mengalami kemajuan yang besar bila dibandingkan dengan Matrik Sistem Informasi Shuttle Express tahun 1995. Dari kolom-kolom yang terdapat pada matrik tersebut yaitu hardware, software, manusia, data dan informasi menggambarkan dengan jelas perkembangannya. Pada tahun 1995, pemasukan data hanya bisa dilakukan oleh agen yang terkoneksi. Sedangkan pada tahun 2012 pelanggan juga bisa langsung melakukan pemesanan langsung menggunakan PC maupun gadget yang tersambung melalui jaringan internet tanpa terbatas ruang dan waktu.

Dari sisi operasional Shuttle Express, operator sistem bisa memonitor keberadaan dan kedisplinan pengemudi secara real time dari informasi yang dikirimkan oleh GPS yang terdapat pada kendaraan melalui sistem GPS Fleet Tracking. Sehingga operator bisa memberikan informasi yang akurat kepada pelanggan terkait dengan keberadaan dan perkiraan kedatangan kendaraan.

Sistem informasi Shuttle Express mengalami perubahan dari tahun ke tahun sesuai dengan kondisi dan kebutuhan serta ketersedian teknologi informasi pada saat sistem informasi itu dikembangkan dan diimplementasikan. Berdasarkan analisa dari data-data yang tersedia dapat dilihat bahwa perencanaan pengembangan dan pengimplementasian sistem informasi didasari oleh kebutuhan organisasi serta memanfaatkan teknologi informasi yang tersedia dengan tepat.

Dari pembahasan studi kasus Shuttle Express yang terdapat di bagian 2, bisa diambil kesimpulan bahwa, untuk sebuah organisasi bisnis, pengembangan dan pengimplementasian Sistem Informasi yang tepat akan menghasilkan manfaat yang sangat besar dalam meningkatkan keunggulan kompetitif dan berpengaruh kepada menangkap peluang pasar serta meningkatkan keutungan.

(22)

19

DAFTAR PUSTAKA

http://www.scribd.com/doc/12230747/Peran-Sistem-Informasi-Manajemen-Dalam-Pengambilan-Keputusan-Organisasi

Dr. Ir. Arief Imam Suroso, MSc dan Prof. Dr. Ir. Kundang B. Seminar, MSc, Diktat Kuliah Sistem Informasi Manajemen, PMB 561, MB-IPB

O’Brien, JA. 1991. Introduction to Information Systems in Business Management. Sixth Edition. Irwin Homewood, II. 60430 Boston

O’Brien, JA and George Marakas. 2010. Introduction to Information Systems. Fifteenth Edition. McGraw-Hill International Edition.

http://kundang.blog.esaunggul.ac.id/ http://www.shuttleexpress.com/