8 BAB II
LANDASAN TEORITIS A. Tinjauan Penelitian Terdahulu
Berdasarkan penelitian sebelumnya yang berkaitan dengan analisis pengaruh sistem informasi akuntasi penjualan tunai terhadap pengendalian internal, ada beberapa yaitu Penelitian yang dilakukan oleh Nurhayati (2019) tentang “Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas SPBU Kota Tengah”, Putri (2018) “Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai Gardena Departement Store & Supermarket Yogyakarta”, lalu penelitian oleh Elok, Tri dan Mahsina (2018) “Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai Dalam Upaya Meningkatkan Sistem Pengendalian Intern Pada PT. Bina Putra Lestari”.
Penelitian yang dilakukan oleh Nurhayati (2019) mengenai analisis sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada SPBU Kota Tengah ini menunjukkan bahwa adanya pengendalian intern yang baik dari sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas, namun ada beberapa kelemahan seperti beberapa dokumen yang digunakan masih dalam bentuk manual. Kemudian penelitian yang dilakukan oleh Putri (2018) mengenai analisis sistem informasi akuntansi penjualan tunai, disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi penjualan tunai pada Gardena Departement Store & Supermarket sudah memenuhi prinsip-prinsip sistem akuntansi dengan disesuaikan menurut kebutuhan, Hal ini dapat dilihat dari adanya unsur-unsur sistem informasi akuntansi penjualan tunai yaitu input, model mengolah data masukkan, output, teknologi, basis data, dan pengendalian yang telah memenuhi kebutuhan dan dapat membantu proses penjualan tunai. Pengendalian internal yang diterapkan oleh perusahaan juga telah
memadai, hal ini dapat dilihat dengan terpenuhinya semua unsur pengendalian internal dalam teori Romney dan Steinbart tahun 2015.
Terakhir penelitian yang dilakukan oleh Elok, Tri dan Mahsina (2018) disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi yang diterpkan PT. Bina Putra Lestari sudah cukup baik. Walaupun masih terdapat kelemahan dalam sistem pengendalian internal yang tidak sesuai dengan fungsi dan tugasnya.
B. Teori dan Tinjauan Pustaka 1. Sistem
a. Pengertian Sistem
Sistem menurut Mulyadi (2017:2) adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem juga terdiri dari unsur-unsur yang merupakan bagian terpadu dari berbagai subsistem yang bersangkutan. Unsur-unsur sistem tersebut juga bekerja bersama untuk mencapai tujuan dari subsistem itu sendiri dan bagian dari sistem lain yang lebih besar dalam mendukung pencapaian tujuan.
b. Karakteristik Sistem
Secara umum sistem adalah input, proses dan output. Selain itu sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem (Sutabri: 2012:20). Karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut:
1. Komponen Sistem
Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2. Batasan Sistem
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
3. Lingkungan Luar Sistem
Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem.
4. Penghubung
Suatu media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain disebut pengubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain melalui penghubung tersebut. Dengan demikian dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.
5. Masukan Sistem
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukkan sistem yang dapat berupa pemeliharaan (maintenanceinput) dan (signal input).
6. Keluaran Sistem
Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini dapat menjadi masukkan bagi subsistem yang lain, seperti sistem informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi. Informasi ini dapat
digunakan sebagai masukkan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang menjadi input bagi subsistem lain.
7. Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukkan menjadi keluaran.
8. Sasaran
Suatu sistem mempunyai tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.
9. Tujuan
Suatu sistem dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuannya. Jika suatu sistem tidak mempunyai tujuan, maka operasi sistem tidak akan ada tujuannya.
2. Informasi
a. Pengertian informasi
Menurut Romney (2014:4) informasi merupakan data yang telah dikelola dan diproses untuk memberikan arti dan memperbaiki proses pengambilan keputusan.
b. Karakteristik informasi
Agar informasi dapat bermanfaat bagi pemakainya, menurut Romney (2014:15), informasi harus memiliki kualitas atau karakteristik sebagai berikut:
1. Akurat
Akurasi atau tingkat keakuratan dapat diartikan bahwa sejauh mana informasi bebas dari kesalahan, tidak bias atau menyesatkan. Secara ideal semua informasi yang dihasilkan harus seakurat mungkin.
2. Ketepatan Waktu
Manajer seharusnya dapat memperoleh informasi yang menggambarkan apa yang terjadi sekarang atau dimasa yang akan datang dan informasi apa yang telah terjadi di masa lampau, mengingatkan informasi disajikan mempengaruhi proses pembuatan keputusan.
3. Kelengkapan
Informasi semakin berharga jika dapat memberikan suatu gambaran yang utuh dari permasalahan atau pemecahan masalah. Namun informasi yang berlebihan sama sekali bukan merupakan keuntungan, melainkan justru merupakan suatu ancaman tersendiri karena sangat mungkin terjadi pihak pengguna informasi (manajemen perusahaan) misalnya akan mengabaikan seluruh informasi yang ada.
4. Relevansi
Informasi harus dapat menambah pengetahuan atau nilai bagi para pembuat keputusan, dengan cara mengurangi ketidakpastian, menaikkan kemampuan untuk memprediksi, menegaskan atau membenarkan, ekspetasi semula.
5. Ringkas
Informasi yang telah dikelompokkan sehingga tidak perlu diterangkan 6. Jelas
Tingkat informasi dapat dimengerti dan dipahami oleh penerima 7. Dapat Dikuantifikasi
Tingkat informasi dapat dinyatakan dalam bentuk angka 8. Konsisten
3. Sistem Akuntansi
a. Pengertian Sistem Akuntansi
Menurut Mulyadi (2017: 3), sistem akuntansi adalah organisasi, formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyedian informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajmen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
b. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi
Suatu sistem akuntansi mempunyai unsur-unsur pokok, menurut Mulyadi (2017: 3) unsur suatu sistem akuntansi adalah:
1. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi-transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam di atas secarik kertas. Formulir sering pula disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Contoh formulir adalah faktur penjualan, bukti kas keluar/masuk, dan cek. Dalam sistem akuntansi secara manual, media yang digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas. Dalam sistem akuntansi dengan komputer digunakan berbagai macam media untuk memasukkan data ke dalam sistem pengolahan data seperti papan ketik, voice, dan touchsensors.
2. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Sumber informasi pencatatan dalam jurnaladalah formulir. Dalam jurnal ini, data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Contoh jurnal adalah jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan, dan jurnalumum.
3. Buku Besar
Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Rekening buku besar ini dapat dipandang sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporankeuangan.
4. Buku Pembantu
Buku pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir, yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku pembantu. Buku pembantu disebut juga sebagai catatan akuntansi akhir karena setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam buku- buku tersebut, proses akuntansi selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan, bukan pencatatan lagi ke dalam catatan akuntansi.
5. Laporan
Laporan keuangan dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan ini berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitorkomputer.
c. Tujuan Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi yang baik dapat tercipta dari adanya kerjasama antara manusia dengan sumber daya lainnya di dalam suatu perusahaan untuk mewujudkan tujuan perusahaan. Menurut Mulyadi (2016:15), tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut:
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usahabaru. b. Untuk meningkatkan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada, baik mengenai mutu, ketetapan penyajian, maupun strukturinformasinya.
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekkan internal, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan informasi akuntansi, dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
Uraian dan tujuan sistem akuntansi diatas dapat menyimpulkan bahwa sistem akuntansi merupakan faktor utama pendorong agar manajemen perusahaan dapat
menghasilkan informasi akuntansi yang terstruktur.
4. Sistem Informasi Akuntansi
a. Pengertian Sistem Informasi Akuntasi
Menurut Bodnar dan Hopwood (2009:1) Sistem informasi akuntansi adalah transformasi data akuntansi menjadi informasi yang dirancang dengan sistem yang berbasis komputer. Informasi ini dikomunikasikan ke berbagai manajemen perusahaan untuk mengambil berbagai keputusan. Diana dan Setiawati (2011:1) sistem informasi akuntansi adalah pelaporan informasi akuntansi yang berkaitan dengan transaksi keuangan dengan tujuan mengumpulkan dan memproses data menjadi keluaran (output).
Dari sini dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntasi (SIA) merupakan suatu sistem yang terdiri dari berbagai formulir, catatan dan laporan yang telah disusun dan menghasilkan suatu informasi keuangan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dengan demikian manajemen perusahaan dapat melihat keuangan dengan jelas melalui sistem tersebut. Selain itu, manajemen juga dapat mengontrol kinerja dari sistem yang digunakan.
b. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Mardi (2014:4) tujuan dari sistem informasi akuntansi terdapat tiga tujuan yang terdiri dari:
a. Guna memenuhi setiap kewajiban sesuai dengan otoritas yang diberikan kepada seseorang (to fulfill obligations relating to stewardship). Keberadaan sistem informasi membantu ketersediaan informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksternal melalui laporan keuangan tradisional dan laporan yang
diminta lainnya, demikian pula ketersediaan laporan internal yang dibutuhkan oleh seluruh jajaran dalam bentuk laporan pertanggungjawaban pengelolaan perusahaan.
b. Setiap informasi yang dihasilkan merupakan bahan yang berharga bagi keputusan manajemen (to support decision making by internal decision makers). Sistem informasi menyediakan informasi guna mendukung setiap keputusan yang diambil oleh pimpinan sesuai dengan pertanggungjawaban yangditerapkan.
c. Sistem informasi diperlukan untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan sehari-hari (to support the-day-to-day operations). Sistem informasi menyediakan informasi bagi setiap satuan tugas dalam berbagai level manajemen, sehingga mereka dapat lebihproduktif.
c. Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Komponen Sistem Informasi Akuntansi menurut Romney (2014: 11) adalah sebagai berikut :
1. Orang yang mengoperasikan dan menggunakan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi
2. Prosedur dan instruksi yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data
3. Data mengenai organisasi dan aktivitas bisnisnya 4. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data
5. Infrastruktur teknologi informasi, meliputi komputer, perangkat peripheral, dan perangkat jaringan komunikasi yang digunakan dalam SIA
6. Pengendalian internal dan pengukuran keamanan yang menyimpan data SIA. d. Fungsi Sistem Informasi Akuntansi
Sistem keuangan yang menyediakan informasi memiliki beberapa fungsi dalam keberlangsungan usaha. Berikut beberapa fungsinya :
1. Mengumpulkan semua data kegiatan bisnis perusahaan dan menyimpan data tersebut secara efektif dan efisien. Selain itu, SIA juga dapat mencatat semua sumber daya yang berpengaruh terhadap usaha tersebut dan semua pihak yang terkait. Dengan fungsi ini, tidak akan ada suatu hal dalam perusahaan yang tidak tercatat.
2. Mengambil data yang diperlukan dari berbagai sumber dokumen yang berkaitan dengan aktivitas bisnis.
3. Membuat dan mencatat data transaksi dengan benar ke dalam jurnal-jurnal yang diperlukan dalam proses akuntansi sesuai dengan urutan dan tanggal terjadinya transaksi. Pencatatan ini bertujuan untuk mempermudah pihak-pihak yang membutuhkan dalam pengecekan semua transaksi. Sehingga jika terjadi suatu kesalahan dapat dikoreksi dengan mudah dan dapat diketahui penyebabnya dengan cepat.
4. Fungsi utama SIA adalah mengubah sekumpulan data menjadi informasi keuangan yang dibutuhkan perusahaan. Informasi ini berbentuk laporan keuangan baik secara manual maupun secara online yang diperlukan oleh semua pihak.
5. SIA juga berfungsi sebagai suatu sistem pengendalian keuangan agar tidak terjadi suatu kecurangan. Dengan sistem ini, keuangan perusahaan dapat dilacak dengan pasti karena sistem pertanggung jawaban yang detail. Fungsi
ini dapat menjaga asset perusahaan dan mengurangi risiko untuk penggelapan asset oleh semua pihak terkait.
5. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan a. Sistem Penjualan Tunai
Sistem penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan penjual kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. Menurut Mulyadi (2017:379) Sumber penerimaan kas terbesar suatu perusahaan dagang, seperti toko buku, berasal dari transaksi penjualan tunai. Berdasarkan sistem penegndalian internal yang baik, sitem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan;
1. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetorkan ke bank seluruhnya dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check. 2. Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit,
yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas
Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai dibagi menjadi tiga prosedur berikut ini:
1. Prosedur penerimaan kas dari over-the-counter sales,
2. Prosedur penerimaan kas dari cash-on-delivery sales (COD sales), 3. Prosedur penerimaan kas dari credit card sales.
b. Sistem Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi (2017: 167) Sistem penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kali kepada seorang pembeli selalu didahului dengan anlisis terhadap kelayakan pemberian kredit kepada pembeli tersebut. Umumnya perusahan manufaktur melakukan penjualan produknya dengan sistem penjualan kredit ini
c. Sistem Retur Penjualan
Menurut Mulyadi (2017:180) transaksi retur penjualan terjadi jika peruashaan menerima pengenmbalian barang oleh pelanggan harus diotorisasi oleh fungsi penjualan dan diterima oleh fungsi penerimaan.
6. Pengendalian Internal
a. Pengertian Pengendalian Internal
Menurut AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) yang dikutip Widyaningtias (2014) menyebutkan sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, semua metode dan ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta kekayaan, memeriksa ketelitian, dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya.
Pengertian pengendalian internal menurut The Committee of Sponsoring Organization (COSO) adalah proses yang dapat dipengaruhi manajemen dan karyawan dalam menyediakan secara layak suatu kepastian menguasai prestasi
yang diperoleh secara objektif dalam penerapannya tentang bagian laporan keuangan yang dapat dipercaya, diterapkannya efisiensi dan efektivitas dalam kegiatan operasional perusahaan yang diterapkannya peraturan dan hukum yang berlaku agar ditaati oleh semua pihak.
b. Sistem Pengendalian Internal
Sistem Pengertian pengendalian intern menurut Mulyadi (2017: 129) meliputi struktur organisaasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga asset organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Definisi sistem pengendalian tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian,pengertian pengendalian internal tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasi secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan komputer.
c. Tujuan sistem pengendalian internal
Tujuan sistem pengendalian internal menurut Mulyadi (2017: 129) adalah: (1) menjaga asset organisasi, (2) mengecek ketelitian dan ekandalan data akuntansi, (3) mendorong efisiensi, dan (4) mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Menurut tujuannya, sistem pengendalian internal tersebut dapat dibagi menjadi dua macam: pengendalian internal akunatnsi (internal accounting control) dan pengendalian internal administratif (internal administrative control). Pengendalian internal akuntansi, yang merupakan bagian dari sistem pengendalian internal, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga asset organisasi dan mengecek ketelitian
dan keandalan data akuntansi. Pengendalian internal akuntansi yang baik akan menjamin keamanan kekayaan para investor dan kreditur yang ditanamkan pada perusahaan dan akan menghasilkan laporan yang dapat dipercaya. Pengendalian administratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
d. Unsur Sitem Pengendalian Internal
Menurut Mulyadi (2017: 130) unsur pokok sistem pengendalian internal adalah :
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap asset, utang, pendapatan, dan beban.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya.
Unsur-unsur pengendalian internal tersebut dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas
Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggungjawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:
a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi
Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan ( misalnya pembelian). Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan asset perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
Untuk melaksanakan transaksi pembelian dalam perusahaan misalnya, fungsi-fungsi yang dibentuk adalah: fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi, dengan fungsinya masing-masing sebagai berikut:
a. Fungsi Gudang (merupakan fungsi penyimpanan) : mengajukan permintaan pembelian dan menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi permintaan
b. Fungsi pembelian (merupakan fungsi operasi): melaksanakan pemesanan barang kepada pemasok
c. Fungsi penerimaan (merupakan fungsi operasi): menerima atau menolak barang yang diterima dari pemasok
d. Fungsi akuntansi (merupakan fungsi pencatatan): mencatat utang yang timbul dari transaksi pembelian dalam kartu utang dan mencatat persediaan barang yang diterima dari transaksi pembelian dalam kartu persediaan.
Pemisahan tanggung jawab fungsional dalam pelaksanaan transaksi pembelian tersebut dilakukan untuk membagi berbagai tahap transaksi tersebut ke tangan manajer berbagai unit organisasi yang dibentuk, sehingga semua tahap transaksi pembelian tersebut tidak diselesaikan oleh satu unit organisasi saja. Dengan pemisahan fungsi akuntansi dari fungsi-fungsi operasi dan fungsi penyimpanan, catatan, akuntansi yang diselenggarakan dapat mencerminkan transaksi sesungguhnya yang dilaksanakan oleh unit organisasi yang memegang fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Jika misalnya fungsi penyimpanan disatukan dengan fungsi akuntansi, perangkapan fungsi ini akan membuka kemungkinan terjadinya pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga data akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya, dan sebagai akibatnya, kekayaan organisasi tidak terjamin keamanannya.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap asset, utang, pendapatan, dan beban. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah diterapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya.
Adapun cara-cara umum yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:
a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi sehingga pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan nomor urut tercetak, akan dapat menetapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi.
b. Pemeriksaan mendadak (surprised audi). Pemeriksaaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. Jika dalam suatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatan-kegiatan pokoknya, hal ini dapat mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah diterapkan.
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. Karena setiap transaksi dilaksanakan dengan campur tangan pihak lain, sehingga terjadi internal check terhadap pelaksanaan tugas setiap unit organisasi yang terkait, maka setiap unit organisasi akan melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya.
d. Perputaran Jabatan (job rotation) Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan di antara mereka dapat dihindari.
e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya. Selama cuti,
jabatan yang bersangkutan digantikan untu sementara oleh pejabat lain, sehingga seandainya terjadi kecurangan dalam departemen yang bersangkutan, diharapkan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantukan untuk sementara tersebut.
f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik asset dan catatannya. Untuk menjaga asset organisasi megnecek ketelitian dan keandalan akuntansinya, secara periodic harus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara asset secara fisik dengan catatan akutansi atas asset tersebut.
g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian yang lain. Unit organisasi ini disebut dengan satuan pengawas intern atau staf pemeriksa intern (SPI). Agar efektif dalam menjalankan tugasnya, satuan pengawasn intern ini harus tidak melaksanakan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akutansi, serta harus bertanggung jawab langsung kepada manajemen puncak (direktur utama). Adanya satuan pengawas intern dalam perusahaan akan menjamin efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian iternal, sehingga asset perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi akan terjamin ketelitian dan keandalannya.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Bagaimana pun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat, semuanya sangat tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Diantara unsure pokok pengendalian internal tersebut diatas, unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian internal yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur unsure pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas minimum.
