Organization Design. Luthfi Rochmatika

Luthfi Rochmatika

1. Mengetahui tahapan membuat struktur organisasi

2. Memahami macam-macam bentuk organisasi dan

proses pertumbuhannya

Bagaimana bentuk design organisasi

Anda ?

1. Memperlihatkan peran antar departemen

dalam mengelola relasi unit di dalamnya

2. Mengatur koordinasi secara vertikal dan

horizontal

3. Mengelompokkan aktivitas sehingga ada

kejelasan pembagian tugas dan tanggung

jawab

4. Pembagian cost center antar departemen

sehingga dapat diukur produktifitasnya

5. Tercipta job profile dan spesifikasi kandidat

yang dibutuhkan.

Culture Technology Human Resources Systems Structure Strategy Organization Effectiveness General Environment Industry Structure by five forces

Sistem kebijakan dan prosedur kerja yang dijalankan oleh organisasi

Menunjukkan bagaimana suatu struktur organisasi didesain untuk mengelola relasi antar departemen di dalamnya dan membagi tugas masing-masing departemen Nilai, norma dan kultur yang dianut bersama dan tercermin dalam

perilaku seluruh karyawan dari Management hingga staf

Kualitas kompetensi dan komposisi demografis/psikografis para anggota organisasi

Menunjukkan bagaimana organisasi merumuskan strategi untuk mewujudkan visi dan misinya sehingga tercipta keunggulan kompetitif

•

Bergerak dalam bidang apa perusahaan Anda?

•

Bagaimana dengan struktur industri Anda?

Kompetitor ? Supplier ? Produk subtitusi ? Pelanggan ?

•

Apa strategi Anda menenangkan persaingan?

•

Apa budaya perusahaan Anda?

•

Fungsi apa saja yang anda butuhkan dalam

perusahaan Anda?

Organisasi Divisi

Fungsi

Peran

Peran (Role)

Sekumpulan

tugas

yang

harus

dilakukan seseorang karena posisinya di

organisasi.

Fungsi (Function)

Sebuah unit dalam organisasi yang

terdiri dari sekumpulan orang, yang

bekerja bersama, memiliki kompetensi

yang sejenis, dan menggunakan alat

atau teknik atau ilmu yang sama dalam

melaksanankan tugasnya.

Divisi (Division)

Sebuah unit dalam organisasi yang

terdiri dari sekumpulan fungsi yang

memiliki tanggung jawab yang sama

dalam produksi barang dan jasa

Suatu proses ketika organisasi menciptakan berbagai macam posisi beserta

tugas yang harus dilaksanakan, kemudian mengalokasikan para

karyawannya untuk mengisi posisi tersebut. Proses ini akan menentukan

tingkat spesialisasi yang dijalankan suatu organisasi

Vertikal

Cara organisasi mendesign

hirarki wewenang dan tugas

secara vertikal, membagi

menjadi manajer, SPV, staff

Horizontal

Cara organisasi mendesign

hirarki wewenang dan tugas

secara horizontal, banyaknya

manajer, SPV dan staff yang

dibutuhkan

Staff

Supervisor

Managerial

_ManagerCafe SPV Pastry Baker Helper SPV Frontline Kasir Runner Horizontal Differentiation (Group of organizational task)

Ve rt ic al D iff er en tia tio n (T he d is tr ib ut io n of A ut ho ri ty ) Kemampuan Individual Kemampuan fungsional Kompleks fungsional

Horizontal Differentiation (Grouping of Organizational Task) Ve rt ic al D iff er en tia tio n (T he d is tr ib ut io n of A ut ho ri ty )

Pola

yang

jelas

tentang

differensiasi

vertikal

dan

horizontal akan meminimalkan

peluang terjadinya :

Role Conflict

Dapat menyebabkan konflik pandangan

tugas yang harus dijalankan seseorang

Role Ambiguity

Tugas dan wewenang tidak ditentukan

dengan jelas sehingga terjadi kekaburan

mengenai tugas yang harus dilakukan

oleh karyawan

Diferensiasi Horizontal didesign dengan harapan akan menciptakan spesialisasi diantara pegawai, dan demikian mereka akan lebih terampil dan produktif

Prakteknya :

Seringkali organisasi menemui proses spesialisasi sehingga menciptakan keterputusan komunikasi antar unit/bagian. Dengan demikian, dapat mengakibatkan perlambatan proses belajar unit satu dengan lainnya.

Peran User :

Seorang HR harus peka dalam melihat ini, dan keaktifan user unit tersebut untuk melakukan rotasi sehingga proses di unit tersebut tetap berjalan, meski satu individu tidak ada

Upaya untuk mengurangi efek negatif dari proses

diferensiasi. Integrasi dilakukan dengan cara

mengkoordinasikan berbagai macam tugas dan

fungsi sehingga dapat bekerjasama

Rapat Koordinasi

Project

Out bond

Span of control adalah jumlah bawahan (subordinates) yang

dikelola secara langsung oleh manajer

Span of control yang semakin meningkat, membuat pertambahan

jumlah karyawan tidak selalu diikuti pertambahan jumlah

Problem komunikasi

Problem Motivasi

Penambahan tugas dan pekerjaan seringkali diiringi

penambahan staf/unit/manajer

Jumlah posisi/unit yang semakin besar, membuat diperlukan adanya posisi/unit baru untuk mengelola jumlah posisi/unit semakin besar sehingga mereka seringkali saling sibuk diantara mereka sendiri

Dengan demikian, jumlah posisi yang bertambah akan menciptakan pekerjaan dan relasi untuk sesama mereka diri sendiri, tanpa mempertimbangkan kesibukan tersebut menambah “Value” bagi organisasi.

Pada prakteknya, seringkali organisasi menambah fungsi baru dan kemudian fungsi ini saling sibuk sendiri sehingga seolah-olah mereka banyak sekali pekerjaan yang dijalankan.

Merchandising Warehouse System Informasi Supply Chain Customer Care Human Resources & Industrial relation

Finance & Accounting Legal & Risk Management

C

or

e

Fu

nc

tio

n

Su

pp

or

t

Fu

nc

tio

n

CEO Pengadaan

produk Penyimpananproduk Information technology Supply chain Customer Care

Merchandising Warehouse System Informasi Supply Chain Customer Care

Bu

si

ne

ss

Pr

oc

es

s

St

ru

kt

ur

O

rg

an

is

as

i

Mendesign struktur berdasar fungsi-fungsi yang ada dalam

suatu organisasi

Finance

Director

Finance

Director

Business

Analyst

Business

Mendesign struktur berdasar fungsi-fungsi yang ada dalam

suatu organisasi

Struktur yang mengelompokkan kesamaan produk, jasa, jenis

pelanggan atau geografis, Divisi makanan dan Divisi Pakaian

Director Director Divisi Convenience store Divisi Convenience store Divisi SupermarketDivisi

Pengelompokkan berdasarkan kesamaan produk, area,

pelanggan

Struktur yang

mengelompokkan

antara tipe fungsional

dan tipe output-based

New Product Development Division New Product Development Division Manajer MarketingManajer Marketing Digital Media Digital Media Event Event Creative DesignerCreative Designer Manajer R&D Manajer R&D Riset Riset Development product Development product Manajer produksi Manajer produksi Raw Material Raw Material Finish Good Finish Good QC QC

Pengelompokkan

jabatan

berdasarkan baik

kesamaan fungsi

maupun divisi

pada level yang

sama dalam

organisasi

General ManagerGeneral Manager Operation

Senior ManagerOperation Senior Manager

East Java area SPV East Java area

SPV Central Java

area SPV Central Java

area SPV West Java area

SPV West Java area

SPV Training Senior Manager Training Senior Manager Soft Skill SPV Soft Skill SPV Hard Skill SPV Hard Skill SPV Quality Senior Manager Quality Senior

Manager Finance Senior Finance Senior ManagerManager Cost Control SPV Cost Control SPV Accounting SPV Accounting SPV Taxes SPV Taxes SPV

Strategi fokus pada Berarti organisasi harus…

Produk 1. Mendorong inovasi

2. Menghasilkan produk yang berbeda 3. Membangun keahlian R&D

Operasi 1. Menciptakan standard-standard 2. Mencari supplier berbiaya rendah 3. Efisiensi dan Improvement Program

Customer 1. Membangun hubungan dengan pelanggan 2. Mengusahakan repeat customer

3. Cross selling dan bundling product

4. Membangun aliansi dengan organisasi lain untuk memberikan solusi komprehensif

Suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari

dan menyimpulkan keterangan-keterangan

atau fakta-fakta yang terkait dengan pekerjaan

tertentu dengan sistematis dan teratur

•

_{Membuat job profile berdasarkan kondisi aktual}

pekerjaan

•

Nara sumber : pemegang jabatan, orang yang pernah

memegang jabatan tersebut, user.

•

_{Metode : Observasi, wawancara, kuisioner dan}

Suatu kegiatan menyusun atau membangun

suatu pekerjaan berdasarkan kebutuhan

proses bisnis dan harapan terhadap pekerjaan

tersebut dengan cara yang sistematis dan

teratur

• _{Membuat job profile berdasarkan kondisi ideal} pekerjaan terutama untuk posisi baru

• _{Nara sumber : tim multi fungsi, atasan langsung} pemengang jabatan

Job Design Job Analysis Job Profile Job Design Job Analysis Focus Group

Discussion _DownTop

Bottom Up Observasi

Interview Questionaire

Menggambarkan identitas dari suatu posisi, mencakup nama posisi, level jabatan, Departemen, Atasan langsung, Atasan tidak langsung

Contoh :

Nama Posisi : Marketing Manager

Level Jabatan : Manager

Atasan langsung : General Manager

AtasanTidak langsung : Chief Operating Officer

Definisi yang menjelaskan tujuan/alasan diciptakannya posisi tersebut dan bentuk kontribusi terhadap organisasi. Menjawab pertanyaan “Mengapa posisi tersebut diperlukan” ?

Format penulisan : Bagaimana, Apa, Mengapa

Bagaimana : Kata kerja yang menggambarkan kegiatan

(Liat lampiran kata kerja)

Apa : Area/topik yang dikerjakan oleh posisi

Mengapa : Hasil utama yang diharapkand dari posisi

Contoh :

Fungsi utama Marketing Manager

Mengimplementasikan dan mengevaluasi program marketing sehingga

Menjelaskan tugas/kegiatan yang harus dilakukan oleh posisi tersebut dalam rangka mencapai tujuan dari posisi tersebut (detail). Menjawab pertanyaan “ Apa yang dilakukan oleh posisi tersebut” ?

Format penulisan : Bagaimana, Apa, Mengapa

Contoh :

Fungsi utama Marketing Manager

Menganalisa dampak program marketing terhadap sales sehingga

Menggambarkan besarnya cakupan posisi baik langsung maupunt tidak langsung, membedakan posisi yang satu dengan yang lainnya

Contoh :

Kelola budget : 5 % dari total sales Number of Staff : 6 staff

Menjelaskan hak yang dimiliki posisi tersebut untuk mengambil suatu

keputusan atau tindakan agar tugas yang dilaksanakan dapat berhasil dengan baik dan memastikan otoritas yang cukup dalam batasan ruang lingkup

tugasnya. Menjelaskan apa yang dapat diputuskan dalam posisi tersebut terhadap tugas yang dijalankannya.

Menjawab pertanyaan “Wewenang apa yang diperlukan oleh jabatan dalam melaksanakan tugasnya ?”

Contoh :

Wewenang Marketing Manager

Menjelaskan suatu posisi berhubungan dengan pihak internal dan eksternal. Internal adalah departemen lain dan dalam hal apa saja. Working relationship menggambarkan pihak-pihak yang mempengaruhi jalannya tugas, pencapaian kinerja dan kualitas produk yang dihasilkan.

Menjawab pertanyaan “Dengan siapa saja posisi ini berhubungan dan dalam hal apa ?”

Contoh :

Marketing Manager

Internal : Operation dalam hal eksekusi program Finance dalam hal permohonan anggaran Procurement dalam pengadaan tools

Eksternal : Advertising agency Brand consultant

Keterkaitan antar departemen juga harus tercermin di dalam dokumen Standard and Procedure

Menjelaskan bagaimana kinerja dari pemegang jabatan akan dinilai. Mengukur keberhasilan dari pencapaian pada setiap tugas yang ada. Menganut prinsip indikator yang SMART, kuantitatif, mengukur hasil bukan aktifitas.

Contoh :

Tugas pokok Marketing Manager

Menganalisa dampak program marketing terhadap sales sehingga meningkatkan brand awaraness

Pengetahuan, sikap, perilaku (soft competency) dan kemampuan teknis

(hard/technical competency) yang harus dimiliki pemegang jabatan agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik

Contoh :

Kompetensi perilaku Marketing Manager • _{Analytical Thinking}

• _Creative

Menggambarkan kualifikasi yang dimiliki oleh pemangku posisi yang dapat berupa kepangkatan, pendidikan formal, sertifikasi, pengalaman kerja. Dapat dikatakan kompetensi minimum untuk dapat di posisi tersebut.

Contoh :

Pendidikan Marketing Manager

Min. S1 berbagai jurusan diutamankan Management

Menggambarkan posisi yang berada di atas, di bawah dan setara dengan jabatan yang ada pada posisi tersebut.

General

Manager

Marketing

Manager

Event

Supervisor

Supervisor

Media

Training

Manager

Procurement

Manager

Membuat dan

merencanakan program marketing sehingga meningkatkan penjualan

Tugas Pokok Kompetensi Perilaku

KompetensiTeknis 1. Analytical 2. Planning and organizing 3. Drive execution 1. Knowing your customer 2. Research Methodology

Minimum S1

segala jurusan

diutamakan

management,

pengalaman

minimal 5

tahun

Pendidikan

1. Spesifikasi rekrutmen dan alat tools seleksi

2. Panduan kerja

3. Penentuan kebutuhan pelatihan (Training Matrix)

4. Evaluasi jabatan

5. Penilaian kinerja

6. Jalur karir karyawan

Forming

Storming

Norming

Tahap Forming

1. Seluruh pegawai dalam masa pengenalan dan membangun hubungan

2. Anggota tim membangun tujuan, peran, dan prosedur 3. Berintegrasi untuk menyepakati tujuan yang akan dicapai 4. Berkoordinasi untuk menyetujui cara yang akan digunakan

untuk mencapai tujuan.

5. Karyawan merasa keadaan kurang menentu

1. Meeting sepanjang hari dengan berbagai macam obyektif

2. Karyawan menjadi stress dengan turn over karyawan tinggi

3. Tidak ada sinergi antar departement, komitment antar

departemen rendah

Tahap Storming

1. Anggota kelompok mulai mempelajari fakta-fakta yang timbul perbedaan persepsi dan keinginan

2. Ada suasana konflik antar anggota

3. Perbedaan-perbedaan dikemukakan dan terjadi bentrokan opini pendapat yang tidak dikemukakan dapat menjadi

“hidden anggota”.

4. Mencari model kepemimpinan yang tepat

1. Menguji kedewasaan para karyawan ketika idenya tidak diterima

2. Beberapa karyawan akan tidak nyaman karena banyak konflik dan

Tahap Norming

1. Karyawan sibuk tukar menukar informasi dan pendapat serta memberikan umpan balik

2. Karyawan mulai merasa nyaman dengan keadaan

3. Arus informasi menjadi intensif dan suasana antar anggota yang kohesif

1. Turn over karyawan mulai menurun

2. Masing-masing departemen mengerti dan paham standard dan

prosedur yang ada dan dapat menjalankan dengan baik.

3. Koordinasi antar departemen semakin terjadi sehingga mulai ada

keselarasan dalam bekerja

Tahap Performing

1. Pembagian tugas untuk masing-masing anggota menjadi jelas dan metode kerja disetujui

2. Hubungan antar departemen menjadi saling tergantung, dengan masing-masing mengerjakan tugasnya

1. Komitment antar departemen tinggi

2. Suasana kerja kondusif dan menyenangkan

Seringkali kita terjebak dengan perekrutan talent terbaik di

Industri tanpa melihat sisi interpersonal skill atau karakter.

Dibutuhkan koordinasi dan integrasi yang tinggi terutama untuk

start up company. Menahan ego, meningkatkan kemampuan

mendengar, dan memfasilitasi jalan terbaik antar departemen

adalah kunci sukses dalam struktur organisasi efektif.

Struktur organisasi merupakan infrastruktur, karyawan lah yang

menjalankan dan mengeksekusi strategi tersebut.

•

_{Pembuatan job profile merupakan salah satu HR infrastruktur}

yang harus dibuat disetujui oleh USER

•

Dibutuhkan ketekunan, sistematika, dan kemampuan

interview yang mendalam untuk membuat job profile

•

_{Perubahan struktur organisasi akan mempengaruhi job profile}

dari suatu posisi.

•

Change Management sangat berperan dalam perubahan

struktur organisasi dan dibutuhkan kedewasaan dalam

bersikap oleh para USER dengan mengutamakan kepentingan

perusahaan. Leadership sangat dibutuhkan dalam menentukan

keberhasilan dan kestabilan struktur organisasi.

•

Turn over karyawan mempengaruhi kestabilan struktur

organisasi.

•

_{Permintaan karyawan terutama untuk posisi baru harus}

dilengkapi dengan struktur organisasi. Hal ini sangat penting

untuk cost center (pengukuran produktifitas) dan

Nama : Luthfi Rochmatika Jabatan : HR Manager & Trainer Contact : 081319554465

Email : luthfi.rochmatika@gmail.com

Universitas Jurusan Tahun

Insitut Pertanian Bogor Agribisnis 2002 - 2006 Universitas Indonesia Ekonomi Syariah 2009 - 2011

Perusahaan Jabatan Tahun

Mahadya (Trakindo Grup) Trainer 2014 - sekarang Mahadasha (Trakindo Grup) Management

Development Program

2012 -2014

Bank DKI Junior Clerk 2007 - 2012 PT. Penebar Swadaya Penulis buku 2006 - 2007