T1__BAB IV Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Sistem Persediaan Bahan Baku Fiber PT. Hilon Felt T1 BAB IV

(1)

18

4.1. Prosedur Terkait Sistem Persediaan Bahan Baku

Fiber

4.1.1Prosedur Pemesanan Fiber

1. Bagian PPIC menerima Laporan Stock Fiber (LSF) dari Bag. Inventory (Bag.

Accounting).

2. Berdasarkan bahan baku yang sudah hampir habis yang tercantum pada LSF,

Bag. PPIC menulis ke Buku Purchase order, LSF diarsip Bag. PPIC sesuai

tanggal.

3. Buku Purchase order tersebut diberikan ke Bag. Purchasing untuk dibuatkan

PO.

4. Bag. Purchasing menerima Buku Purchase order lalu membuat Data Purchase

Order menggunakan Excel dan diprint.

5. PO tersebut ditandatangani oleh PPIC, Purchasing, Top manager.

6. Sedangkan Direktur menyetujui dan menandatangani PO tersebut.

7. Setelah PO ditandatangani lalu dikirim ke supplier melalui fax, Buku Purchase

order dikembalikan ke Bag. PPIC, untuk PO yang asli diarsip oleh Bag. PPIC.

4.1.2.Prosedur Penerimaan Bahan Baku Fiber

1. Supplier kirim barang dengan membawa dokumen Surat Jalan (SJ) dan Packing

(2)

2. Kemudian Security menerima informasi barang yang dibawa berdasarkan SJ 3

rangkap tersebut, lalu mencatat ke Buku Barang Masuk.

3. Kemudian Security menginformasikan ke Bagian PPIC melalui telefon untuk

memastikan barang akan dibongkar di gudang bagian mana.

4. Bagian Gudang mengecek barang yang datang, aktual fisiknya sama dengan SJ

atau tidak.

8. Jika sama, Bagian Gudang menandatangani SJ tersebut.

9. Jika tidak sama, dikonfirmasikan ke supplier melalui telefon dan tetap diterima

dengan catatan di SJ tersebut.

10. Setelah barang diterima, Bagian Gudang mengisi Kartu Stock Fiber.

11. SJ rangkap 2 dan Packing List diberikan ke Bag. Inventory untuk diarsip sesuai

tanggal dan dibuatkan Laporan Stock Bahan Baku Fiber, SJ rangkap 1 dan 3

dikembalikan ke Supplier.

12. Barang disimpan digudang sesuai nama type bahan baku.

4.1.3.Prosedur Pengeluaran Bahan Baku Fiber Untuk Di Produksi

1. Berdasarkan kebutuhan bahan baku yang tercantum di Surat Perintah Kerja

(SPK) dari PPIC, Bag. Produksi meminta bahan baku yang dibutuhkan dan

membuat Bukti Pengambilan Barang Intern (BPBI) 2 rangkap, lalu diserahkan

ke Bagian Gudang, SPK diarsip oleh Bag. Produksi sesuai tanggal.

2. Bagian Gudang menerima BPBI 2 rangkap tersebut dan menyiapkan bahan

(3)

3. Setelah menyiapkan bahan baku, Bag. Gudang mencatat keluarnya bahan baku

fiber di kartu stock fiber dan barang diserahkan ke Bagian Produksi untuk

diproduksi.

4. Bukti Pengeluaran Barang Intern rangkap 1 diberikan ke Bag. Inventory untuk

diarsip sesuai tanggal. Rangkap 2 diarsip oleh Bagian Gudang sesuai tanggal.

5. Setelah barang jadi, Bagian Produksi membuat Laporan Produksi Padding.

Laporan Produksi Padding diserahkan ke Bagian Gudang.

6. Berdasarkan Laporan Produksi Padding dan barang jadi yang diterima dari

Bagian Produksi, Bagian Gudang membuat Voucher Harian 2 rangkap.

7. Laporan Produksi Padding diserahkan ke Bag. PPIC untuk diarsip sesuai

tanggal.

8. Voucher Harian rangkap 2 diarsip oleh Bagian Gudang sesuai tanggal, rangkap

1 diberikan ke Bagian Inventory (Bag. Accounting) untuk dibuatkan Laporan

Keluar Masuk Barang.

4.2. Flowchart Sistem Persediaan Bahan Baku Fiber PT Hilon Felt

4.2.1. Prosedur Pemesanan Bahan Baku Fiber

 Lampiran 3. PPIC konfirmasi ke Bag. Purchasing

 Lampiran 4. Top manager dan Direktur mentandatangani PO

4.2.2. Prosedur Barang Datang Dari Supplier

 Lampiran 5. Secutiry menerima barang masuk berdasarkan SJ dan Packing

(4)

 Lampiran 6. Bagian Gudang menerima Barang, SJ dan Packing List

4.2.3. Prosedur Barang Keluar Untuk Diproduksi

 Lampiran 7. Bagian Produksi Menerima SPK dari PPIC

4.3. Bagian – Bagian Dalam Sistem Persediaan Bahan Baku Fiber

Bagian-bagian yang terkait dalam Sistem Akuntansi Persediaan bahan baku di

PT. Hilon Felt adalah:

1. Security

 Menerima informasi barang datang

 Mencatat SJ ke Buku Barang Masuk

 Menelepon Bagian PPIC untuk memastikan barang di bongkar di gudang

mana

2. Bagian Gudang

 Mengecek barang, aktual fisiknya sama dengan SJ atau tidak

 Menerima SJ dan Packing List

 Menandatangani SJ

 Menginformasikan ke Supplier jika barang tidak sesuai dengan SJ dan

Packing List

 Mengisi keluar masuknya bahan baku fiber ke Kartu Stock Fiber

 Menerima BPBI 2 rangkap

 Menyiapkan bahan baku fiber

(5)

 Menerima Laporan Produksi Padding dari Bagian Produksi

 Membuat Voucher Harian 2 rangkap

 Mengarsip Voucher Harian rangkap 2 sesuai tanggal

3. Bagian PPIC

 Menerima Laporan Stock Fiber dari Bag. Inventory

 Menulis bahan baku yang dibutuhka ke Buku PO.

 Mengarsip LPP

 Menandatangani PO

 Mengarsip PO sesuai tanggal

 Menginformasikan kembali ke Security barang dibongkar di gudang mana

 Membuat SPK

4. Bagian Produksi

 Meminta bahan baku yang dibutuhkan dan membuat BPBI 2 rangkap

 Menyerahkan BPBI ke Bagian Gudang

 Menerima bahan baku fiber

 Membuat Laporan Produksi Padding

 Menyerahkan Laporan Produksi Padding ke Bagian Gudang

5. Bagian Purchasing

 Membuat PO menggunakan Microsoft Excel

 Menerima Buku PO dari Bagian PPIC

 Mengirim PO ke Supplier melalui fax

(6)

 Menerima SJ rangkap 2 dan Packing List

 Mengarsip SJ dan Packing List sesuai tanggal.

 Menerima BPBI rangkap 1 dan mengarsip sesuai tanggal

 Menerima Voucher Harian rangkap 1 dan membuat Laporan Keluar

Masuk Barang

7. Top manager

 Menandatangani Purchase order

8. Direktur

 Menyetujui dan menandatangani Purchase order

4.4.

Formulir dalam Sistem Persediaan Bahan baku Fiber

4.4.1. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam Sistem Persediaan Bahan baku Fiber:

1. Laporan Stock Fiber,

Laporan Stock Fiber yang dibuat oleh Inventory untuk mengetahui stock bahan

baku yang tersedia digudang pada bulan itu

2. Purchase Order (PO),

Purchase Order merupakan dokumen yang dibuat oleh Bagian Purchasing untuk

mengajukan pembelian bahan baku yang di inginkan oleh Bagian PPIC

3. Surat Jalan (SJ) 3 rangkap

Surat Jalan merupakan dokumen yang diberikan Supplier yang berisi informasi

(7)

membawa barang, nomor polisi kendaraan, serta nama barang dan berapa roll

yang dikirim. Rangkap 1 dan 3 diberikan ke Supplier, rangkap 2 diarsip oleh PT.

Hilon Felt

4. Packing List

Packing List merupakan dokumen yang berisi nama pengirim dan penerima

barang, nomor polisi kendaraan yang mengangkut barang tersebut. Type dan size

barang yang dikirim. Serta bale number dan jumlah (kg) barang yang dikirim.

Packing List diberikan ke PT. Hilon Felt untuk diarsip.

5. Surat Perintah Kerja (SPK)

SPK merupakan dokumen yang dibuat oleh Bagian PPIC yang berisi informasi

tentang jenis produk yang akan dihasilkan, Qty yds, roll, campuran fiber, ratio,

campuran resin, dan rationya. Berdasarkan SPK tersebut, Bagian Produksi

meminta bahan baku yang dibutuhkan untuk diproduksi ke Bagian Gudang.

6. Bukti Pengambilan Barang Intern (BPBI) 2 rangkap

BPBI merupakan dokumen yang dibuat oleh Bagian Produksi untuk mencatat

bahan baku yang diperlukan dan diberikan ke Bagian Gudang. Rangkap 1

diberikan ke Bagian Inventory untuk diarsip, rangkap 2 diarsip Bagian Gudang

sesuai tanggal.

7. Laporan Produksi Padding (LPP)

LPP merupakan dokumen yang dibuat oleh Bagian Produksi yang berisi jenis

barang yang dihasilkan, berat padding, campuran fiber dan campuran resin yang

telah digunakan.

(8)

Voucher Harian merupakan dokumen yang dibuat oleh Bagian Gudang yang

berisi tentang nama barang yang dihasilkan dan Qty nya. Rangkap 1 berikan

Bagian Inventory untuk dibuatkan Laporan Keluar Masuk Barang. Rangkap 2

diarsip Bagian Gudang sesuai tanggal.

4.4.2.Catatan dalam Sistem Persediaan Bahan baku Fiber

Catatan yang digunakan dalam Sistem Persediaan Bahan Baku Fiber adalah:

1. Kartu Stock

Kartu Stock merupakan catatan yang dibuat oleh Bagian Gudang untuk

mencatat keluar masuknya bahan baku.

2. Buku Barang Masuk

Buku Barang Datang merupakan catatan yang diisi oleh Security untuk

mencatat barang yang masuk ke pabrik. Catatan ini berisi nama sopir,

expedisi, in out, nopol, no SJ, nama & jenis barang yang masuk ke pabrik.

3. Buku Purchase Order (PO)

Buku Purchase Order merupakan catatan yng dibuat oleh Bag.PPIC untuk

mencatat barang yang dibutuhkan dalam pembuatan PO dan diberikan ke

Bagian Purchasing. Catatan ini berisi tgl, supplier, item, Qty, Harga, Paraf.

4.4.3. Aplikasi yang digunakan dalam Siste Persediaan Bahan Baku Fiber

Aplikasi yang digunakan dalam sistem bahan baku fiber adalah :

(9)

Aplikasi ini digunakan untuk membuat Purchase Order (PO) yang dibuat oleh

Bagian Purchasing. Dokumen ini digunakan untuk pengajuan pembelian bahan

baku fiber ke Supplier.

4.5.

Analis

4.5.1. Kelebihan Sistem Persediaan Bahan Baku Fiber PT. Hilon Felt

 Untuk pembelian bahan baku, perusahaan membeli sesuai dengan permintaan dari

Bagian produksi, sehingga perusahaan tidak menyimpan bahan baku terlalu

banyak dan tidak terlalu menghabiskan banyak biaya dalam pembelian bahan

bahan baku.

 Pencatatan nilai persediaan dicatat oleh Bagian Inventory (Accounting) yang

berarti mencegah manipulasi data oleh Bagian Gudang dalam penilaian Harga

Pokok Persediaan.

 PT. Hilon Felt menggunakan metode First In First Out (FIFO) dalam pencatatan

harga pokok persediaan. Sehingga laba yang dihasilkan lebih tinggi dibandingkan

dengan metode lainnya, yang bisa membuat pandangan yang lebih baik terhadap

performance perusahaan. Dan juga pengukuran stok akhir lebih tepat,

dikarenakan menggunakan ongkos barang yang dibeli terlebih dahulu.

4.5.2. Kekurangan Sistem Persediaan Bahan Baku Fiber PT Hilon Felt

 Dalam Bukti Pengambilan Barang Intern (BPBI), pada kolom “Total” dan “Unit”

tidak diisi. Pada dasarnya kolom “Total” diisi dengan jumlah berat fiber yang

(10)

telah dicatat. Sehingga kolom-kolom tersebut telah menyimpang dari maksud

pembuatan kolom tersebut.

 Untuk Voucher Harian (Masuk) pada kolom “Keterangan” hanya diisi “Hasil

Produksi Shift Malam / Pagi”, sebenarnya kolom keterangan diisi berapa berat

padding sesungguhnya. Sehingga kolom “Keterangan” telah menyimpang dari