BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Akuntansi 2.1.1 Pengertian Akuntansi
Menurut warren et al. (2002, p6), ”Accounting is an information system that provides reports to stakeholders about the economic activities and condition of a business”. (Akuntansi adalah sistem informasi yang memberikan laporan kepada pihak-pihak berkepentingan mengenai kegiatan ekonomi dan kondisi perusahaan).
2.1.2 Pengertian Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengolahan perusahaan (Mulyadi, 2001, p3).
Menurut Bodnar dan Hopwood yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf (2000, p181), sistem akuntansi adalah suatu organisasi yang terdiri dari metode dan catatan-catatan yang dibuat untuk mengidentifikasilkan, mengumpulkan, menganalisi, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi organisasi dan menyelenggarakan pertanggungjawaban bagi aktiva dan kewajiban yang berkaitan.
Sehingga dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa sistem akuntansi merupakan pengorganisasian catatan dan laporan keuangan yang dikumpulakan, dicatat, dianalisa untuk menghasilkan suatu informasi keuangan yang berguna bagi para pihak dalam perusahaan baik
untuk pihak yang mengelola maupun sebagai suatu bentuk pertanggungjawaban kepada yang bersangkutan.
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Jones dan Rama (2006, p5), “The accounting information system is a subsystem of an MIS that provides accounting and financial information, as well as other information obtained in the routine processing of accounting transactions”.
Menurut Bodnar dan Hoopwood yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf (2000, p1), sistem informasi akuntansi adalah kumpulan suber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi.
Pengertian sistem informasi akuntansi secara umum adalah subsistem dari sistem informasi manajemen yang dirancang untuk mengubah data akuntansi, keuangan dan data lainnya yang berhubungan dengan perusahaan yang mencakup siklus-siklus pemrosesan transaksi, penggunaan teknologi informasi, dan pengembangan sistem informasi yang terdapat dalam proses rutin dari transaksi akuntansi yang dapat digunakan untuk menjalankan perusahaan.
2.1.4 Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi
Kegunaan sistem informasi akuntansi menurut Jones dan Rama (2006, pp6-7) antara lain : a. “Producing External Report” (Menghasilkan External Report)
“Businesses use accounting information systems to produce special report to satify the information needs of investors, creditors, tax collectors, regulatory agencies and other”. (Bisnis menggunakan sistem informasi akuntansi untuk menghasilkan laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi investor, kreditor, petugas pajak, agen, pengatur dan lain-lain).
b. “Supporting Routine Activities” (Mendukung Aktifitas Rutin)
“Managers need an accounting information system for handling routine operating activities during the firms’s operating cycle”. (Manajer membutuhkan sistem informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasional yang rutin dalam siklus operasi perusahaan).
c. “Decision Support” (Pengambilan Keputusan)
“information is also needed for nonroutine decision support at all levels of an organization”. (Informasi juga dibutuhkan untuk mengambil keputusan tidak rutin pada semua level dari organisasi).
d. “Planning and Control” (Perencanaan danPengedalian)
“An information system is required for planning and control activities as well”. (Sebuah sistem informasi dibutuhkan untuk merencanakan dan mengendalikan aktivitas secara baik).
e. “Implementing Internal Control” (Implementasi Pengendalian Internal)
“Internal control includes the policies, procedures, and information system used to protect a company’s assets from loss or embezzlement and to maintain accurate financial data ”. (Pengendalian internal meliputi kebijakan, prosedur dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset perusahaan dari kerugian atau pencurian dan untuk memelihara keakuratan data keuangan).
2.1.5 Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi
Karakteristik sistem informasi akuntansi menurut Mcleod yang di terjemahkan oleh Hendra Teguh (2004, p239), yaitu:
a. Melaksanakan tugas yang diperlukan
Berdasarkan undang-undang perusahaan diharusakan memelihara catatan kegiatannya. Manajemen perusahaan pasti menerapkan sistem informasi akuntansi sebagai cara mencapai dan menjaga pengendalian.
b. Berpegang pada prosedur yang relatif standar
Peraturan dan praktik yang diterima perusahaan menentukan cara pelaksanaan pengolahan data.
c. Menangani data yang rinci
Data-data yang tersedia harus lengkap dan terperinci, sehingga mudah ditangani dan ditemukan solusi apabila terdapat masalah.
d. Befokus pada historis
Data yang dikumpulkan sistem informasi akuntansi umumnya menjelaskan apa yang terjadi di masa lampau.
e. Menyediakan informasi pemecahan masalah minimal
Sistem informasi akuntansi menghasilkan sebagai keluaran informasi bagi manajer perusahaan seperti laporan laba/rugi.
2.2 Laporan Keuangan
2.2.1 Pengertian Laporan Keuangan
Laporan Keuangan merupakan ringkasan dari suatu proses pencatatan, suatu ringkasan dari transaksi keuangan yang terjadi selama satu tahun buku yang bersangkutan (Baridwan, 2000, 17).
Laporan yang dibuat oleh manajemen merupakan alat untuk mempertanggungjawaban kepada pemilik perusahaan atas kepercayaan yang telah diberikan (Munawir, 1995, 2).
Pertanggungjawaban pimpinan perusahaan itu dituangkan dalam bentu laporan keuangan hanyalah sampai pada penyajian secara wajar posisi keuangan dan hasil usaha dalam suatu periode sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang dilaksanakan secara konsisten.
Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan Laporan keuangan adalah ringkasan dari suatu proses pencatatan suatu ringkasan dari transaksi-transaksi keuangan yang terjadi selama tahun buku yang bersangkutan yang biasanya meliputi:neraca, laporan laba rugi, dan laporan perubahan modal.
2.2.2 Tujuan Laporan Keuangan
Tujuan laporan keuangan adalah menyediakan informasi yang menyangkut posisi keuangan, kinerja, serta perubahan posisi keuangan suatu perusahaan yang bermanfaat bagi sejumlah besar pemakai dan pengambilan keputusan ekonomi (Ikatan Akuntansi Indonesia, 2002, p4).
2.3 Kas
2.3.1 Pengertian Kas
Kas adalah uang tunai yang setara dengan uang tunai serta saldo rekening giro yang tidak di batasi penggunaan nya untuk membiayai kegiatan tertentu (Bastian , 2006, p118).
2.3.2 Tujuan Kas
Secara umum prosedur kas bertujuan untuk :
1. Memberikan prosedur yang baku atas aktivitas yang berkaitan dengan perolehan informasi mengenai kas dan pengakuan sampai proses penerimaan nya.
2. Mendapatkan data atau catatan yang akurat tentang kas sesuai dengan input dari masing-masing unit kerja
3. Mendukung pembuatan keputusan personel yang mengendalikan fungsi kas. (Bastian, 2006, p119)
2.4 Piutang Dagang 2.4.1 Pengertian Piutang
Niswonger et.al yang diterjemahkan oleh Sirait dan Gunawan (1999, p324) mendefinisikan fungsi piutang sebagai berikut, “istilah piutang (receivable) meliputi semua klaim dalam bentuk uang terhadap entitas lainnya, termasuk individu, perusahaan, atau organisasi lainnya. Transaksi paling umum yang menciptakan piutang adalah penjualan barang dagang atau jasa secara kredit. Piutang di catat dengan mendebet akun piutang usaha. Piutang usaha ( account receiveable ) semacam ini normalnya di perkirakan akan tertagih dalam periode waktu yang relative pendek, seperti 30 atau 60 hari”.
2.4.2 Tujuan Piutang Dagang
Tujuan dari penyusunan prosedur piutang secara umum adalah :
1. Memberikan prosedur yang baku atas aktifitas yang berkaitan dengan perolehan informasi mengenai piutang, mulai dari pengakuan sampai proses penyelesaian piutang.
2. Memberikan informasi yang tepat mengenai jumlah piutang yang dimiliki oleh perusahaan, sehingga dapat di perhitungkan seberapa besar penyisihan kerugian piutang.
3. Sebagai informasi pendukung bagi perusahaan dalam mengkonfirmasi jumlah piutang yang dimiliki kepada pihak ketiga (Bastian, 2006, p125).
2.5 Laporan Penjualan 2.5.1 Pengertian Penjualan
Penjualan merupakan satu set rekrusif dari kegiatan bisnis dan operasi pemprosesan informasi terkait yang di hubungkan dengan penyediaan barang dan pelayanan pelanggan dan penerimaan pembayaran dari penjualan tersebut (Romney, 2003, p157).
Penjualan adalah peningkatan jumlah aktiva atau penurunan kewajiban suatu badan usaha yang timbul dari penyerahan barang atau jasa atau aktifitas usaha lain nya di dalam suatu periode. (Ikatan Akuntansi Indonesia, 2002, p17)
2.5.2 Pengertian Laporan Penjualan
Berdasarkan penjelasan tentang penjualan diatas, laporan penjualan adalah kumpulan data dari semua aktifitas penjualan yang di tulis pada suatu dokumen tertentu.
2.6 Permasalahan Laporan Keuangan
Pada proses laporan keuangan, ada 3 permasalahan yang menjadi dasar pola pikir permasalahan yaitu :
1. Kesalahan memasukkan data
Kesalahan memasukkan data merupakan sebuah aktifitas pengisian data pada laporan keuangan dimana data yang diminta tidak sesuai dengan yang dikerjakan, sehingga dapat menimbulkan kesalahan dalam hasil akhir laporan keuangan.
Hal ini sesuai dengan penjelasan yang dikeluarkan oleh Ikatan Akuntansi Indonesia (2002, p7) dikatakan bahwa agar bermanfaat, informasi harus relevan untuk memenuhi kebutuhan pemakai dalam proses pengambilan keputusan ekonomi pemakai dengan
membantu evaluasi peristiwa masa lalu, masa kini, atau masa depan, menegaskan atau mengkoreksi, hasil evaluasi mereka di masa lalu.
Berdasarkan penjelasan diatas dapat diambil kesimpulan bahwa informasi yang dimasukkan haruslah relevan sehingga dapat bermanfaat dalam proses pengambilan keputusan ekonomi dan evaluasi. Bila data tersebut mengalami kesalahan dalam memasukkan data maka dapat mempengaruhi dalam pengambilan keputusan ekonomi dan evaluasi.
2. Kurangnya kecepatan dan ketepatan waktu yang ada karena data dikerjakan secara manual Kecepatan dan ketepatan waktu dalam mengolah data yang dilakukan secara manual memperlambat proses pembuatan laporan keuangan, yang berakibat perusahaan menjadi lambat dalam proses pengambilan keputusan kedepannya.
Hal ini sesuai dengan penjelasan yang dikeluarkan oleh Ikatan Akuntansi Indonesia (2002, p11) yang mengatakan bahwa jika terdapat penundaan yang tidak semestinya dalam pelaporan, maka informasi yang dihasilkan akan kehilangan relevansinya. Manajemen mungkin perlu menyeimbangkan manfaat relatif antara pelaporan tepat waktu dan ketentuan informasi tersebut. Untuk menyediakan informasi tepat waktu, seringkali perlu melaporkan sebelum seluruh aspek transaksi atau peristiwa lainnya diketahui, sehingga mengurangi keandalan informasi. Sebaliknya jika pelaporan ditunda sampai seluruh aspek diketahui, informasi yang dihasilkan mungkin sangat andal tetapi kurang bermanfaat bagi pengambil keputusan. Dalam usaha mencapai keseimbangan antara relevansi dan keandalan, kebutuhan pengambil keputusan merupakan pengambil keputusan yang menentukan.
Berdasarkan penjelasan sebelumnya dapat diambil kesimpulan bahwa bila terjadi keterlambatan pembuatan laporan keuangan maka informasi yang dihasilkan akan kehilangan relevansinya dan akan mempengaruhi dalam mengambil keputusan.
3. Tidak tepat dalam perhitungan
Menurut Warren dan Reeve (2005, pp86-87) neraca saldo adalah cara yang paling efektif untuk menemukan kesalahan dalam buku besar. Namun neraca saldo tersebut hanya mengindikasikan bahwa jumlah debit dan kredit adalah sama. Jika jumlah debit dan kredit neraca saldo nya tidak sama mungkin disebabkan oleh terjadinya satu atau lebih kesalahan. Sudah jelas di butuhkan ketelitian yang tinggi untuk mencatat transaksi dalam jurnal dan melakukan posting ke akun. Sangat jelas pula bahwa dibutuhkan akurasi tinggi dalam menentukan saldo akun dan pelaporannya pada neraca saldo.
Bedasarkan penjelasan diatas maka dapat diambil kesimpulan bawah tidak tepat dalam perhitungan laporan adalah permasalahan yang sangat fatal dan akan mempengaruhi hasil akhir laporan yang nantinya tidak dapat digunakan oleh pemakai. Oleh karena itu, dalam mebuat laporan keuangan harus dibutuhkan ketilitian yang tinggi.
2.7 Rekayasa Perangkat Lunak
2.7.1 Pengertian Rekayasa Perangkat Lunak
Menurut Pressman (2002, p59) rekayasa perangkat lunak adalah sebuah disiplin yang mengintegrasikan proses, metode, dan alat-alat bantu bagi perkembangan proses perangkat lunak komputer.
2.7.2 Perangkat Lunak
2.7.2.1 Pengertian Perangkat Lunak
Menurut Pressman (2002, p10) perangkat lunak adalah
1. Perintah (program komputer) yang bila di eksekusi memberikan fungsi dan unjuk kerja seperti yang di inginkan.
2. Struktur data yang memungkinkan program memanipulasi informasi secara profesional.
3. Dokumen yang menggambarkan operasi dan kegunaan program.
2.7.2.2 Karakteristik Perangkat Lunak
Menurut Pressman (2002, pp10-14) perangkat lunak memiliki ciri yang berbeda dari perangkat keras :
1. Perangkat lunak di bangun dan di kembangkan, tidak dibuat dalam bentuk yang kelasik. Artinya meskipun banyak kesamaan di antara pabrik perangkat keras dan perangkat lunak, aktivitas keduanya secara mendasar sangat berbeda.
2. Perangkat lunak tidak pernah usang.
Artinya perangkat lunak tidak rentan terhadap pengaruh lingkungan yang merusak yang menyebabkan prangkat keras menjadi usang.
3. Sebagian besar perangkat lunak dibuat secara custom-built, serta tidak dapat di rakit dari komponen yang sudah ada.
Artinya Perangkat lunak memang bisa di pesan secara terpisah namun tetap merupakan kan satu kesatuan yang lengkap bukan sebagai komponen yang dapat di pasangkan kedalam program yang baru.
2.8 Basis Data
2.8.1 Pengertian Basis Data
Database adalah koneksi yang terintegrasi dari elemen-elemen data yang berelasi secara logika. Sebuah database menyatukan banyak record yang telah disimpan sebelum nya, agar supaya sekumpulan data yang umum dapat digunakan untuk banyak aplikasi (O’brien, 2003, p145).
Database adalah kumpulan data yang tetap yang digunakan oleh sistem aplikasi dari perusahaan (Date, 2000, p10).
Entity biasanya digunakan dalam database sebagai cara merepresentasikan objek yang dapat dibedakan dalam database (Date, 2000, p11).
Entity Relationship Data Model (ER-Model) adalah sebuah representasi logika secara detail dari entities, hubungan, dan elemen-elemen data dari suatu perusahaan (Hoffer et.al, 1996, p387).
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah representasi graphis dari ER-Model. Dua tujuan utama dari penggunaan konsep database adalah : (McLeod, 2001, p182)
1. Mengurangi data redudancy
Data redudancy adalah duplikasi dari data, maksudnya adalah data yang sama disimpan berulang-ulang pada banyak file.
2. Meningkatkan independence
Data indenpendence adalah kemampuan untuk merubah struktur data tanpa harus merubah aplikasi yang memproses data tersebut.
Lapisan dari konsep data terdiri dari: (O’Brien, 2003, pp144-145)
1. Character merupakan unit terkecil dari elemen data yang terdiri dari sebuah huruf, angka ataupun simbol.
2. Field merupakan elemen data yang terdiri dari sekumpulan character yang mendeskripsikan atribut tertentu dari sebuah objek/entity.
3. Record, merupakan kumpulan field yang saling terkait.
4. File, merupakan kumpulan dari record-record yang membentuk suatu kesatuan data yang sejenis yang sering disebut data-set.
5. Database adalah koleksi yang terintegrasi dari elemen-elemen data yang berelasi secara logikal.
2.8.2 Pengetian Normalisasi
Normalisasi adalah menghilangkan redudansi data, menentukan key yang unik untuk mengakses data item dan membantu menentukan hubungan yang diperlukan data item (Febrian, 2004, p314).
Normalisasi dalam database, proses mengorganisasikan file untuk menghilangkan grup elemen yang berulang (Febrian, 2004, p314).
2.9 Interaksi Manusia dan Komputer
Menurut shneiderman (1998, p1) untuk merancang user interface membutuhkan delapan aturan yang digunakan sebagai petunjuk dasar yang baik, yaitu sebagai berikut :
a) Konsistensi
Konsistensi di sini berbicara tantang urutan tindakan, perintah, dan istilah yang biasanya digunakan pada prompt maupun menu hingga layer bantu agar terarah dan teratur. b) Memungkinkan pengguna untuk menggunakan shortcut
Sebagai fasilitas untuk mempermudah, mempercepat dalam penggunaan maka di butuhkan shortcut atau jalan pintas yang mudah di ingat seperti penggunaan tombol bantuan ataupun menu bantuan. Dan ini dilakukan dengan tujuan agar pengguna betah dan senang. c) Memberikan umpan balik yang informatif
Untuk mengarah kan dan mengantisipasi setiap tindakan kesalahan pengguna baik awam maupun yang sudah mahir sebaiknya di sertakan suatu sistem umpan balik menurut tingkatan kepentingan agar kesalahan nya bisa di ketahui sekaligus di perbaiki dengan cepat. d) Merancang dialog untuk menghasilkan suatu penutupan
Di dalam urutan tindakan sebaiknya di tandai berdasarkan pengelompokan yang jelas seperti bagian awal, tengah, dan akhir dan sebagai pendukungnya adalah umpan balik yang informatif akan meberikan indikasi bahwa cara yang dilakukan sudah benar dan bisa melanjutkan ke bagian kelompok berikutnya.
e) Memberikan penanganan kesalahan yang sederhana
Usahakan sedapat mungkin sistem yang di rancang memberikan tanggapan tindakan pengguna. Sehingga meluputkan pengguna dari kesalahan fatal dan jika kesalahan terjadi, maka sistem dapat mendeteksi kesalahan dengan cepat dan memberikan mekanisme yang sedehana dan mudah dipahami dengan tujuan penanganan kesalahan.
f) Mudah kembali ke tindakan sebelumnya
Untuk menangulagi kekuatiran pengguna seperti takut melakukan kesalah maka dibuat sedemikian hingga penguna dapat membatalkan kesalahan yang di lakukan. Dan oleh karna itu akibatnya pengguna tidak kewatir untuk mengubah sekaligus mengoreksi pilihan-pilihan lain yang belum biasa digunakan maka terciptalah tujuan pengguna.
g) Mendukung tempat pengendali di dalam sistem itu sendiri
Memungkinkan agar pengguna merasa bahwa ia sebagai pengontrol sistem dan sistem yang akan merespon tindakan yang dilakukannya maka keinginan penguna seperti ini lah tujuannya.
h) Mengurangi beban ingatan jangka pendek
Oleh karena keterbatasan ingatan manusia maka di butuhkan tampilan yang sederhana untuk memudahkan pengerti sehingga akan memudahkan daya ingat. Karena sudah mencakup berbagai permasalahan yang ada maka sesuatu yang rumit sekalipun bisa dengan mudah di ingat.
2.10 PHP
Bahasa scripting adalah bahasa yang dapat menambah fitur-fitur tambahan secara tertulis pada HTML, mengingat terbatas nya kemampuan HTML.Bahasa scripting dibagi menjadi 2 jenis yaitu server-side script dan client-side script.
Server-side script adalah script yang diterjemahkan oleh web server.Server-side script merupakan suatu set intruksi yang diproses oleh server, dan menghasilkan HTML. HTML yang dihasilkan dikirim sebagai bagian dari tanggapan HTTP ke browser. Browser kemudian
menampilkan HTML tersebut. Sedangkan client-side script merupakan script yang diterjemahkan oleh browser.
PHP merupakan server-side script yang tergabung dengan HTML yang didukung oleh banyak web server termasuk server HTTP, Apache, dan Internet Information Server milik Microsoft. PHP juga merupakan bahasa yang lebih disukai pada bahasa scripting web linux. Pengembangan PHP telah dipengaruhi sejumlah bahasa pemograman lain seperti Perl, ’C’, Java, dan bahkan beberapa cakupan ASP (Active Server Pages).
PHP memilki kelebihan yaitu:
1. Ekstensibility, memiliki cakupan yang luas.
2. Sejumlah modul disediakan untuk mendukung hal-hal seperti hubungan dengan database, mail, dan XML.
3. Didukung oleh sejumlah besar ISP (Internet Service Providers), yang berarti aplikasi yang ditulis dalam PHP dapat dengan mudah diletakkan di web dan dilihat oleh siapa saja.
