PEMBANGUNAN SISTEM INVENTARIS GUDANG PADA SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 3 PACITAN Richo Deska Herwiatmoko, Bambang Eka Purnama, Indah Uly Wardati
ABSTRACT: SMK Negeri 3 pacitan is a school that is located in the Village District Ploso pacitan lined with SMA Negeri 1 Pacitan and SMK Negeri 1 Pacitan. Distance from city to SMK Negeri 3 Pacitan journey is only about 2 km. One of the systems needed at SMK Negeri 3 Pacitan is Warehouse Inventory System. The inventory system refers to the income and expenditure activities at SMK Negeri 3 Pacitan warehouse. The system is made with a single user system and using Microsoft Visual Basic. Net, Microsoft Office Access 2003 and Windows XP as the operating system.
The system includes a data inventory and distribution of incoming goods .. With a system as above, Pacitan SMK Negeri 3 is expected to assist the processing of inventory in the warehouse SMK Negeri 3 Pacitan who use computers as a primary tool properly and on time.
Keywords: Inventory System
Abstraksi : SMK Negeri 3 pacitan merupakan sekolah yang terletak di Kelurahan Ploso Kabupaten pacitan yang berjajar dengan SMA Negeri 1 Pacitan dan SMK Negeri 1 Pacitan. Jarak Dari kota ke SMK Negeri 3 Pacitan menempuh perjalanan hanya sekitar 2 km. Salah satu sistem yang dibutuhkan pada SMK Negeri 3 Pacitan adalah Sistem Inventaris Gudang. Sistem inventaris ini mengacu pada kegiatan pemasukan dan pengeluaran barang pada gudang SMK Negeri 3 Pacitan. Sistem ini dibuat dengan sistem satu user dan menggunakan Microsoft Visual Basic.Net, Microsoft Office Access 2003 dan Windows XP sebagai operasi sistemnya.
Sistem ini meliputi data inventaris barang masuk dan pendistribusian.. Dengan sistem seperti diatas, SMK Negeri 3 Pacitan diharapkan dapat membantu proses pengolahan inventaris pada gudang SMK Negeri 3 Pacitan yang menggunakan komputer sebagai alat bantu utama dengan baik dan tepat waktu.
Kata kunci : Sistem Inventaris Gudang 1.1 Latar Belakang Masalah
SMK Negeri 3 Pacitan yang terletak di jalan Letjend Suprapto No. 47 Pacitan ini merupakan salah satu sekolah kejuruan yang ada di kota Pacitan. Jumlah pendidik dan peserta didik di SMK Negeri 3 Pacitan adalah 923 siswa, 69 Guru PNS, 13 GTT, 4 Pegawai PNS, dan 15 PTT. SMK Negeri 3 Pacitan juga memiliki beberapa kompetensi keahlian diantaranya Teknik Kendaraan Ringan (TKR), Teknik Sepeda Motor (TSM), Teknik Audio Video (TAV), Jasa Boga (JBG), Busana Butik (BsB), dan Teknik Pengolahan Hasil Perikanan (TPHPi). (profil smkn 3 pacitan, 2013).
Sistem administrasi yang ada di Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 3 Pacitan ini masih banyak dilakukan secara tertulis dan dibukukan ke dalam buku catatan diantaranya inventarisasi gudang, pinjam barang sarpras dan pembayaran iuran komite sekolah, sehingga proses pengolahan dan keamanan data kurang terjamin serta proses penyediaan, pengecekan, dan pengolahan data memerlukan waktu yang cukup lama. Sistem-sistem informasi harus terlaksana secara efektif dan akurat agar tidak terjadi kesalahan dalam pengolahan data tanpa menyimpang dari prosedur yang telah ditentukan. (wawancara Ka. TU SMKN 3 Pacitan ).
Sehubungan dengan hal tersebut, maka penulis bermaksud ingin memecahkan salah
satu masalah yang sekarang ini sangat dibutuhkan di Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 3 pacitan yaitu membangun sistem informasi dan inventaris kepada sistem yang bersifat komputerisasi khususnya program, dengan menggunakan Visual Basic sehingga sistem yang dimiliki nantinya akan lebih efektif, cepat dan akurat serta mudah dalam penggunaan dan pengolahan data. Oleh karena, penulis mengangkat permasalahan pada sistem aplikasi inventaris dengan judul “ Pembangunan Sistem Inventaris Gudang Pada Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 3 Pacitan “.
1.2 Rumusan Masalah
1. Sistem inventarisasi yang masih dilakukan dengan menulis pada buku, sehingga tingkat keakuratan dan keamanan data kurang.
2. Sering terjadi ketidak sinkron data antara petugas dengan penerima. 3. Bagaimana membangun dan membuat
laporan sistem inventaris gudang pada Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 3 Pacitan ?
1.3 Batasan Masalah
1. Penelitian membatasi hanya pada pengelolaan dan pelaporan pada
Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 3 Pacitan.
2. Penelitian dilakukan pada Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 3 Pacitan. 3. Aplikasi yang digunakan untuk
membuat Sistem Inventaris Gudang Pada Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 3 Pacitan adalah Visual Basic.Net untuk pemrograman dan Microsoft Acces 2003 untuk database. 1.4 Tujuan Penelitian
1. Menghasilkan Sistem Inventaris Gudang Pada Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 3 Pacitan yang berbasis komputerisasi.
2. Untuk mengetahui kendala yang dihadapi serta untuk mempermudah proses input data, pengelolaan dan laporan oleh petugas inventaris.
1.5 Manfaat Penelitian
1. Memberikan kemudahan kepada petugas inventaris untuk menginputkan data dan pengolahan data.
2. Memudahkan laporan pengelolaan data inventaris gudang.
2.1 Landasan Teori 2.1.1 Inventaris
Inventarisasi barang merupakan pencatatan data yang berhubungan dengan barang atau aset dalam instansi tersebut. Umumnya kegiatan dalam invntarisasi barang adalah pencatatan pengadaan barang, penempatan, mutasi dan pemeliharaan (Lestari, 2011). 2.1.2 Sistem
Menurut Fat pengertian sistem adalah sebagai berikut Sistem adalah suatu himpunan suatu “benda” nyata atau abstrak (a set of thing) yang terdiri dari bagian–bagian atau komponen-komponen yang saling berkaitan, berhubungan, berketergantungan, saling mendukung, yang secara keseluruhan bersatu dalam satu kesatuan (Unity) untuk mencapai tujuan tertentu secara efisien dan efektif”.
2.1.3 Komputer
Komputer adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data dengan cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan agar secara otomatis menerima dan menyimpan data input, memrosesnya, dan menghasilkan output di bawah pengawasan suatu langkah-langkah instruksi program (Sistem Operasi) yang tersimpan di didalam penyimpannya
(stored program).
2.2 Tinjauan Pustaka
Menurut penelitian Adita Ayu Prawiyanti pada tahun 2013 dalam papernya yang berjudul PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI INVENTARIS PROGRAN STUDI TEKNIK INFORMATIKA UNIVERSITAS SURAKARTA . Dijelaskan bahwa perkembangan teknologi elektronika di Indonesia saat ini sangat pesat, khususnya dibidang komputer mengalami perkembangan yang sangat signifikan. Komputer dapat digunakan untuk mengolah data yang menghasilkan sebuah informasi. Sebagian besar instansi membutuhkan komputer untuk mengolah data. Salah satu kegiatan di instansi pendidikan membutuhkan komputer untuk mengolah data adalah kegiatan inventarisasi barang. Adapun tujuan penulis dalam penyusunan penelitian ini adalah menghasilkan sebuah rancangan sistem informasi inventaris pada program studi teknik informatika fakultas teknologi informatika unversitas surakarta yang dapat digunakan sebagai titik awal pembuatan sistem informasi inventaris yag nantinya difungsikan sebagai media penyampaian informasi. Adanya rancangan sistem informasi inventaris di program studi teknik informatika ini dapat mempermudah untuk pembuatan sistem informasi inventaris yang dapat mengetahui data inventaris yang dimiliki. Dapat menyajikan laporan data inventaris tepat waktu sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan lebih cepat. Mempermudah dalam proses back up data.
Menutut penelitian Hisyam Wahid Luthfi pada tahun 2012 yang berjudul SISTEM INFORMASI PERAWATAN DAN INVENTARIS LABORATORIUM PADA SMK NEGERI 1 REMBANG BERBASIS WEB. Dijelaskan bahwa Informasi yang cepat dan akurat dalam pengambilan keputusan yang tepat perlu dikembangkan sistem pengolahan data dengan baik. Karena itu harus diperlukan alat yang dapat melakukan tugas-tugas tersebut secara cepat dan akurat yaitu komputer yang mempunyai keunggulan dalam pemrosesan data baik yang harus diolah, disimpan, disajikan, dianalisa ketepatannya dan kecepatan hasil yang dicapai. Kelebihan lain dari komputer yaitu dapat menangani ratusan data setiap harinya dan dapat memproses data yang besar tanpa adanya kesalahan dan tanpa henti. Hasil dari penelitian tersebut digunakan untuk Mempermudah segala kegiatan di laboratorium khusunya SMK Negeri 1 Rembang
Menurut Rianto dalam penelitiannya pada tahun 2013 SISTEM INFORMASI INVENTARISASI ALAT / BARANG DI SMKN
1 JENANGAN PONOROGO BERBASIS WEB. Disebutkan Pada saat ini proses inventari alat / barang dilakukan secara manual, sehingga memerlukan waktu yang lama untuk proses penulisan dengan tangan. Sebagian besar instansi pendidikan di negara kita tidakmemiliki sistem yang menyediakan informasi inventarisasi alat/barang secara online dalam hal ini study kasus di SMKN 1 Jenangan Ponorogo. Untuk menunjang kegiatan inventarisasi barang di SMKN 1 Jenangan Ponorogo diperlukan sebuah aplikasi yang di sebut Sistem Informasi Inventarisasi Alat /Barang. Metode yang di gunakan dalam sistem ini memanfaatkan web sebagai media akses dengan bahasa pemrograman menggunakan Java Server Page (JSP), Apache Tomcat sebagai Web Server dan MYSQL sebagai media penampung database. Dari hasil pengujian berdasarkan didapatkan bahwa aplikasi Sistem inventarisasi Alat / Barang di SMKN 1 Jenangan Ponorogo dapat bekerja dengan baik. Sehingga ketika pengguna ingin mengecek apa saja alat/bahan yang sudah masuk, bagaimana kondisi barang, serta dari mana perolehan barang tersebut.
Dari beberapa uraian paper hasil penelitian terdahulu terdapat kesamaan masalah pada sistem administrasi yang masih menggunakan sistem konvensioanal. Diantaranya sering terjadi kekeliruan baik pada penulisan, pencarian data dan membutuhkan waktu lama sehingga menghambat kinerja petugas. Hal tersebut juga terdapat pada lembaga yang penulis teliti, sehingga penulis melakukan penelitian dengan judul PEMBANGUNAN SISTEM INVENTARIS GUDANG PADA SMK NEGERI 3 PACITAN KABUPATEN PACITAN.
3.1 Hasil identifikasi Studi Kelayakan Sistem
Gambar 3.1 Buku Catatan Inventaris 3.2 Kebutuhan Hardware Software
Adapun spesifikasi perangkat keras minimal yang dibutuhkan guna mendukung kelancaran program sistem inventaris gudang pada SMKN 3 Pacitan adalah sebagai berikut:
Tabel 3.1 Spesifikasi Perangkat Keras
Minimal No Nama Komponen Spesifikasi 1 Procesor Intel P3 700 Mhz 2 RAM 512 MB 3 VGA Card 128 Mb 4 Harddisk 60 GB 5 Keyboard Number USB 6 Mouse Ps2 7 Monitor SVGA
Tabel 3.2. Spesifikasi Perangkat Lunak
Jenis Yang Digunakan
Operating System Windows XP
SW Data Base Ms Acces 2003
3.3 Perancangan Sistem
Perancangan sistem dapat digambarkan sebagai perancangan untuk membangun sistem dan mengkonfirmasikan komponen-komponen sistem yang akan didesain secara rinci apa yang diusulkan. Setelah menganalisis dan mengevaluasi sistem yang sedang berjalan, maka sebagai tindak lanjut bagi penyelesaian masalah tersebut dapat dibuat suatu perancangan sistem pengolahan data inventaris gudang dengan menggunakan sistem yang lebih baik dengan menggunakan perangkat lunak yang dapat mempermudah dalam melakukan pekerjaan.
3.3.1 Diagram konteks yang diusulkan Untuk membatasi sistem yang menunjukan adanya interaksi sistem dengan komponen di luar sistem, maka perlu dibuat diagram konteks yang merupakan gambaran sistem secara keseluruhan. Berikut ini gambar diagram konteks dari sistem yang akan dibangun :
Gambar 3.2 Diagram kontek Admin
0 SI Inventaris
Input Jenis Barang
Inpput Kejuruan Input Asal Barang
Laporan Daftar Induk Inventaris
Laporan Daftar Inventaris Jurusan Laporan Bukti Pengeluaran Barang
3.3.2 Perancangan Data Flow Diagram (DFD)
Gambar 3.3 Data Flow Diagram 3.3.3 Entity Relationship Diagram
Gambar 3.4 Data ERD 3.4 Persiapan Database
Database dapat diumpamakan sebagai sebuah tempat penyimpanan data yang terstruktur agar dapat diakses dengan cepat dan mudah. Dalam perancangan sistem inventaris ini, dibuat 6 ( enam ) tabel dalam database SMK Negeri 3 Pacitan. Tabel – tabel tersebut adalah tabel user, tabel asal barang, distribusi , tabel Inventaris barang, tabel jenis barang, dan tabel kejuruan. Pembuatan database dan tabel-tabel mempergunakan fasilitas Microsoft Acces 2003.
1. Tabel users
Tabel 3.3 : Login users
No Field Nama Data Type Field Size 1 userid Text 6 2 password Text 8 3 hakakses Text 15
2. Tabel Jenis Barang
Tabel 3.4 Tabel Jenis Barang
No Field Nama Data Type
Field Size
1 kodejenisbarang Text 10 2 namajenisbarang Text 20
3. Tabel Asal Barang
Tabel 3.5 Tabel Asal Barang
No Field
Nama Data Type
Field Size
1 kodeasal Autonumber Long integer
2 namaasal Text 20
4. Tabel Kejuruan
Tabel 3.6 Tabel Kejuruan
No Field Nama Data Type Field Size 1 kodekejuruhan Auto number Long integer 2 namakejuruhan Text 20
3.5 Perancangan Antar Muka
Perancangan antarmuka sangat penting dalam membuat suatu program, karena hal tersebut berguna untuk memudahkan user berinteraksi dengan program (interface). Dalam bab ini penulis akan menggambarkan mengenai Struktur Menu, Perancangan Input dan Perancangan Output.
3.5.1 Struktur Menu
Gambar 3.5 Struktur Menu MENU UTAMA
Jenis Barang Asal Barang Kejuruan
Input Induk Inventaris Barang Ditribusi Barang Pemindahahan Barang Kejuruan
Laporan Induk Inventaris Barang
Bukti Pengeluaran Barang
Asal barang Kode asal Nama asal
mempunyai Inventaris barang noinputinventaris barang kodejenisbarang namabarang noinventarisbarang tanggalbeli kodeseri distribusi petugas kondisi kodeasal keterangan mempunyai kodejenisbarang namajenisbarang jenisbarang mempunyai distribusi noinputdistribusi kodekejuruan kodejenisbarang kodeseri petugas tanggaldistribusi mempunyai kejuruan kodekejuruan namakejuruan A dm in 1 .0 P eng ola han
Je nis Inpu t Je nis In fo J en is D a ta Jen is B a ran g Je nis B ara ng 2 .0 P eng ola han A s al B arang In pu t A s al B a rang Info A sa l B ara ng D a ta A sa l B ara ng A sa l B ara ng 3 .0 P eng ola ha n K ejurua n In put K ejurua n In fo K eju rua n D a ta K eju ruan K eju rua n 4 .0 P eng ola ha n In du k Inv en ta ris Inp ut Ind uk Inv entaris B a rang
In fo In duk In ven ta ris B a ran g
D a ta Inv en ta ris B a ran g In ven taris B aran g
5.0 P e ngo lah an
D istribu si B ara ng inv entaris In put D istribu si B a ran g In ve ntaris
Info P e m in da han B ara ng Inve ntaris
6.0 La po ran
Ind uk inv enta ris
3.5.2 Perancangan Input Login
Gambar 3.6 Login 3.5.3 Perancangan Jenis Barang
Gambar 3.7 Jenis Barang 4.1 Implementasi Sistem dan Hasil
Implementasi sistem adalah langkah-langkah atau prosedur-prosedur yang dilakukan dalam menyelesaikan desain sistem yang telah disetujui, untuk menguji, menginstal dan memulai sistem baru atau sistem yang diperbaiki untuk menggantikan sistem yang lama. Implementasi yang telah sesuai harus diuji coba sehingga dapat diketahui kehandalan dari sistem yang ada telah sesuai dengan apa yang diinginkan.
4.1.1 Halaman Login
Form Login merupakan tampilan pertama yang
muncul pada saat program dijalankan, dimana pada form ini para pengguna atau operator akan diminta untuk memasukkan User ID beserta Password. Tahap ini dibuat untuk memastikan bahwa sistem ini dipergunakan oleh pihak atau staff yang berwenang yang memiliki hak untuk mengakses program ini.
Gambar 3.8 Halaman Login
4.1.2 Halaman Menu Utama
Gambar 3.9 Halaman Menu Utama 4.1.3 Halaman Form Jenis Barang
Gambar 3.10 Halaman Form Jenis Barang 4.1.4 Halaman Form Induk Inventaris
Gambar 3.11 Halaman Induk Inventaris Barang
5.1 Penutup
1. Dalam pengolahan barang, Pengelola mengalami kesulitan dalam pencarian dan pencatatan barang inventaris sehingga cara ini masih bersifat konvensional.
2. Dalam pengolahan barang pada Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 3 Pacitan masih menggunakan cara yang konvensional karena belum adanya metode baru yang membantu mempermudah pengelolaan.
3. Sistem Inventaris Barang Gudang Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 3 Pacitan ini sangat membantu petugas gudang dalam pencatatan, pengolahan dan pendistribusian barang ke semua jurusan.
4. Dengan adanya sistem Inventaris ini pembuatan laporan bisa dilakukan dengan cepat dan tepat.
Daftar Pustaka
[1] Mulyanto, Agus. 2001. Sistem Informasi Konsep & Aplikasi,
Yogyakarta: Penerbit Pustaka Pelajar. [2] Pramono, Andi & M. Syafii. 2004.
Kolaborasi Flash, Dreamweaver dan PHP, Malang: Penerbit Andi.
[3] Wahyono, Teguh. 2004. Sistem
Informasi (Konsep Dasar, Analisis
Desain dan Implementasi),
Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu. [4] Supriyono, 2009, Sistem Informasi
Penjualan Busana Muslim Online Pada Arimbi Collections Kudus,
Semarang: Universitas Diponegoro. [5] Ling, Syu. 2003, Analisis
Perancangan Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Barang Pada PT Trisapta Eka Maju, Bandung
: Sekolah Tinggi Menajemen Informatika & Komputer – Likmi.
[6] Asih Pertiwi, Dian. 2007. Sistem
Informasi Penjualan Barang pada Catrock Distro, Bandung: Universitas
Padjadjaran.
[7] Ayu Mustikowati, Dyah. 2012.
Sistem Penjualan Tiket Pada Agen Perusahaan Otomotif Aneka Jaya,
Surakarta: Universitas Surakarta. [8] Rumanta, 2012. Sistem Informasi
Pembelian dan Penjualan Pada Oka Putra Motor Pacitan, Surakarta:
Universitas Surakarta.
[9] Suprayitno, 2012. Pembangunan Sistem Stok Barang Pada Toko Sero Elektronik, Surakarta: Universitas
Surakarta.
[10] Suprayitno, Indah Ully Wardati, Pembangunan Sistem Stok Barang Dan Penjualan Pada Toko Sero Elektronik, (IJCSS) 14 - Indonesian
Jurnal on Computer Science Speed - FTI UNSA Vol 9 No 3 – Desember 2012 - ijcss.unsa.ac.id, ISSN 1979 –
9330
[11] Rocky Aji Wibowo, Sistem Informasi
Persediaan Keluar Masuk Barang Pada Inside Distro Jakarta, Indonesian
Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 11 Vol 8 No 2 – Agustus 2011 , ISSN 1979 – 9330
[12] Akhmad Sholikhin, Berliana Kusuma Riasti (2013), Pembangunan
Sistem Informasi Inventarisasi Sekolah Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Rembang Berbasis Web, IJNS – Indonesian Journal on Networking and Security, Vol 2 No 2 – Januari 2013,
ijns.org, ISSN: 2302-5700
[13] Akhmad Sholikhin, Berliana Kusuma Riasti (2013), Pembangunan
Sistem Informasi Inventarisasi Sekolah Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Rembang Berbasis Web, IJNS – Indonesian Journal on Networking and Security, Vol 2 No 2 – Januari 2013,
