STUDI KASUS:
Penyusunan Laporan Sistem Pengendalian Intern (SPI)
BPS Kabupaten Mojokerto
2012/2 013
Disusun untuk Ujian Akhir Semester (UAS) Mata kuliah Manajemen Informasi B
Dosen: Ir. Albarda, MT
Oleh:
Dwiyanti Wulandari / NIM. 23514053
SEKOLAH TEKNIK ELEKTRO DAN INFORMATIKA
INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
1
Tugas Ujian Akhir Semester I – Manajemen Informasi BPenyusunan Laporan Sistem Pengendalian Intern (SPI)
BPS Kabupaten Mojokerto
Penyusunan Laporan Sistem Pengendalian Intern yang biasa disebut SPI adalah sebuah laporan bulanan yang secara rutin tiap bulan dikirim secara berjenjang dari Kabupaten ke Pusat dan di cc ke Provinsi. SPI merupakan laporan untuk audit tiap bulan dari keuangan kabupaten untuk diperiksa oleh inspektorat BPS-RI. Dengan adanya SPI ini tiap bulan pihak BPS-RI melalui Inspektorat Wilayah I yang membawahi daerah Jawa Timur bisa memantau transaksi keuangan bulanan yang dilakukan di BPS Kabupaten Mojokerto. Untuk pihak Provinsi Jawa Timur hanya menerima cc atau arsip saja karena di BPS Provinsi tidak ada bagian inspektorat yang secara langsung memeriksa keuangan bulanan tiap kabupaten.
Laporan SPI di BPS Kabupaten Mojokerto adalah tugas dari Sub Bagian Tata Usaha. Data yang digunakan untuk penyusunan SPI dikumpulkan dari bendahara yang menghandel segala macam pengeluaran transaksi harian dari seluruh seksi dan sub bagian di dalam unit BPS Kabupaten Mojokerto. Selanjutnya SPI akan digunakan sebagai bahan dasar untuk melihat audit kinerja keuangan kantor jika dilakukan pemeriksaan oleh instansi yang bertanggung jawab dalam audit keuangan misalnya BPK dan Inspektorat Daerah.
A. KONDISI SISTEM SAAT INI
Dalam pembuatan Laporan SPI data input yang diperlukan antara lain:
1. Daftar No. SP2D adalah data yang berasal dari KPPN setelah satuan kerja mengajukan pencairan yang telah di setujui oleh KPPN.
2. RUH Kuitansi adalah data catatan belanja harian yang menggunakan uang persediaan
3. RUH Pajak adalah data yang melaporkan pajak yang telah dibayar kantor dan pegawainya tiap bulan. Misalnya pajak pph21, pph23, ppn.
4. RUH Transaksi adalah data yang merinci kegiatan transaksi apa tiap bulannya yang dilakukan oleh satuan kerja,
5. Data PNBP adalah data penerimaan negara bukan pajak yang merupakan hasil penjualan publikasi tiap harinya yang sudah di setor ke negara.
6. Rincian Pagu Anggaran adalah data dasar yang menggambarkan tiap kegiatan memiliki anggaran sebesar berapa yang merupakan batas untuk pengajuan anggaran tiap kegiatan.
Dari data input tersebut dapat dihasilkan empat informasi, yaitu:
1. Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Bendahara Pengeluaran merupakan informasi rekap tiap bulan transaksi pengeluaran keuangan yang dilakukan bendahara pengeluaran.
2
Tugas Ujian Akhir Semester I – Manajemen Informasi B 2. Buku Kas Umum merupakan informasi keadaan kas rinciannya secara detail yangdilaporkan tiap bulan.
3. Buku Pengawasan Anggaran merupakan informasi pengawasan dari penggunaan anggaran masing-masing kegiatan.
4. Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Bendahara Penerimaan merupakan informasi rekap tiap bulan transaksi penerimaan keuangan yang dilakukan bendahara penerimaan.
Pada kesempatan kali ini akan dibahas alur produksi, bisnis proses saat ini dan usulan yang ada di BPS Kabupaten Mojokerto. Dengan membandingkan sistem usulan dan yang ada saat ini, akan dapat diketahui pada bagian mana saja yang perlu dilakukan perbaikan agar informasi yang dihasilkan dapat lebih baik dan bermanfaat untuk pimpinan.
Bisnis Proses Sistem Saat Ini:
3
Tugas Ujian Akhir Semester I – Manajemen Informasi B Penjelasan untuk bisnis proses untuk pelaporan SPI: Pembuatan laporan dimulai dari transaksi kegiatan yang dilakukan oleh bendahara dalam pengajuan ke KPPN menghasilkan nomer SP2D yang unik sebagai bukti pengesahan bahwa pengajuan anggaran bisa dicairkan.
Dokumen SP2D, RUH Kuitansi, RUH Pajak, RUH Transaksi, PNBP di entri dan disimpan dalam database SPI.
Dokumen diperiksa oleh kepala kantor kemudian dikirim laporan bulanan dan backup data.
BPS Provinsi hanya hanya menerima laporan dalam bentuk hardcopy sedangkan BPS-RI menerima hardcopy dan backup aplikasi Silabi.
Di BPS-RI dilakukan kompilasi dan tabulasi untuk laporan SPI BPS seluruh Indonesia.
Domain Sumber Daya Informasi Sistem Saat Ini:
Gambar 2. Domain Sumber Daya Informasi Sistem Saat Ini
Domain IT yang merupakan proses acquisition, transfer, dan disseminate dalam penyusunan laporan SPI diwakili oleh dokumen, entri data, kirim data, database, data summarize, data reporting. Domain IS yang merupakan forming diwakili oleh pengolahan data, validasi data, dan kompilasi data. Sedangkan untuk domain IM yang merupakan uses diwakili oleh kegiatan akses laporan dan dokumen SPI oleh pengguna data yang berekepentingan.
IT
IT
IS
IT
IM
Acquisition
Transfer
Forming
Disseminate
Uses
Dokumen Entri Data Database SPI Pengolahan Data Validasi Data Kompilasi Data Data Summarize Data
Reporting Akses Laporan dan Dokumen
SPI Kirim Data
4
Tugas Ujian Akhir Semester I – Manajemen Informasi B Network Diagram Sistem Saat Ini:
Kirim data Via email
Database Server Database Server BPS-RI
Kab/Kota Kab/Kota BPS-RI
Gambar 3. Network Diagram Sistem Saat Ini Penjelasan network diagram:
Masih ada pengiriman laporan yang dicetak melalui pos.
Dalam melakukan input data masih stand alone tidak langsung terhubung dengan server dan database BPS-RI.
Memerlukan waktu yang lama untuk laporan SPI bulanan.
Permasalah
5
Tugas Ujian Akhir Semester I – Manajemen Informasi B Gambaran dari IP-Map Sistem Saat Ini:Daftar Nomer SP2D(DS1) RUH Kuitansi(DS2) RUH Pajak (DS3) RUH Transaksi(DS4) Data PNBP (DS5) Rincian Pagu Anggaran(DS6)
Ubah Data dari Paper Form ke Elektronik (SB1)
Entri Daftar No.SP2D (P1)
Ubah Data dari Paper Form ke Elektronik (SB2)
Entri Data RUH Kuitansi (P2)
Ubah Data dari Paper Form ke Elektronik (SB3)
Entri Data RUH Pajak (P3) Database SPI (SQL2008R2) STO1 RD1 RD2 RD3 RD4 RD5 CD2 RD3 RD2 RD1
Ubah Data dari Paper Form ke Elektronik (SB4)
Entri Data RUH Transaksi (P4)
Ubah Data dari Paper Form ke Elektronik (SB5) Entri Data PNBP (P5) RD4 RD5 RD1 RD2 RD3 RD4 RD5 RD1 RD2 RD3 RD4 RD5 CD1 1.LPJ Bend Pengeluaran 2.BKU 3.Buku Pengawasan 4.LPJ Bend Penerimaan Tabulasi Data (P6) Tabulasi Data (P7) Tabulasi Data (P9) Tabulasi Data (P8) LPJ Bendahara Pengeluaran (CB1) IP1 CD3 CD4 CD6 CD5 BKU (CB2) IP2 Buku Pengawasan (CB3) LPJ Bendahara Penerimaan (CB4) IP3 IP4 CD2 Transfer Data Pagu Anggaran (BB1)
Gambar 4. IP-Map Sistem Saat Ini
Tabel 1. Deskripsi rinci Business Process untuk tiap Input Sistem Saat Ini
Input Data Supplier Business Process Unit/Role
Daftar Nomer SP2D Bendahara Pengeluaran Perekaman dan verifikasi daftar nomer SP2D
Kasubbag Tata Usaha, PPK, dan Kepala Kantor
RUH Kuitansi Bendahara
Pengeluaran Perekaman dan verifikasi data RUH
kuitansi
Kasubbag Tata Usaha, PPK, dan Kepala Kantor
RUH Pajak Bendahara
Pengeluaran
Perekaman dan verifikasi data RUH pajak
Kasubbag Tata Usaha, PPK, dan Kepala Kantor
RUH Transaksi Bendahara
Pengeluaran
Perekaman dan verifikasi data RUH transaksi
Kasubbag Tata Usaha, PPK, dan Kepala Kantor
Data PNBP Bendahara Penerimaan
Perekaman dan verifikasi data RUH transaksi Kasubbag Tata Usaha, PPK, dan Kepala Kantor Rincian Pagu Anggaran Kasubbag Tata Usaha, PPK, dan Kepala Kantor Kirim ke database rincian pagu anggaran Kasubbag Tata Usaha, PPK, dan Kepala Kantor
6
Tugas Ujian Akhir Semester I – Manajemen Informasi B Tabel 2. Pemetaan untuk proses Produksi Informasi Sistem Saat IniProcess Code Information Product Information Poducer Information User
P6 LPJ Bendahara
Pengeluaran
Inspektorat Wil.I BPS-RI BPK, Inspektorat
Daerah
P7 BKU Inspektorat Wil.I BPS-RI BPK, Inspektorat
Daerah
P8 Buku Pengawasan Inspektorat Wil.I BPS-RI BPK, Inspektorat
Daerah
P9 LPJ Bendahara
Penerimaan
Inspektorat Wil.I BPS-RI BPK, Inspektorat
Daerah
Tabel 3. Deskripsi rinci untuk proses Produksi Informasi Sistem Saat Ini
Process Code Process Description Information Product Description
P1 Entri daftar nomer
SP2D
Nomer SP2D Nomer unik yang diberikan
KPPn sebagai bukti telah
mengajukan pencairan
dana
P2 Entri Data RUH
Kuitansi
Data kuitansi Data catatan harian
pembelian yang
menggunakan uang
persediaan
P3 Entri Data RUH Pajak Data pajak Data catatan pembayaran
pajak yang telah disetor ke negara
P4 Entri Data RUH
Transaksi
Data transaksi Data catatan harian
transaksi harian yang telah dilakukan
P5 Entri data PNBP Data PNBP Data penerimaan PNBP
yang telah disetor ke negara
P6 LPJ Bendahara
Pengeluaran
Laporan LPJ bendahara pengeluaran
Data seluruh laporan yang
telah dilakukan oleh
bendahara pengeluaran
P7 BKU Laporan buku kas umum Data per rinici per
kegiatan yang menunjukan kas keuangan kantor
P8 Buku Pengawasan Laporan pengawasan Data pengawasan anggaran
yang telah diserap atau belum diserap
P9 LPJ Bendahara
Penerimaan
Laporan LPJ bendahara penerimaan
Data seluruh laporan yang
telah dilakukan oleh
7
Tugas Ujian Akhir Semester I – Manajemen Informasi B Tabel 4. Deskripsi hasil Pemetaan aliran proses informasi Sistem Saat IniKode Deskripsi
RD1 Data daftar nomor SP2D
RD2 Data rincian kuitansi yang dilakukan pengajuan per hari
RD3 Data rincian pajak yang telah disetor ke negara
RD4 Data rincian transaksi harian
RD5 Data pemasukan PNBP ytang disetor ke negara
CD1 Rekam data hasil verifikasi untuk dimasukan ke database
CD2 Rekam rincian pagu anggaran
CD3 Rekam tabulasi data LPJ bendahara pengeluaran
CD4 Rekam tabulasi data BKU
CD5 Rekam tabulasi data buku pengawasan
CD6 Rekam tabulasi data LPJ bendahara penerimaan
IP1 Laporan LPJ bendahara pengeluaran
IP2 Laporan buku kas umum
IP3 Laporan buku pengawasan
IP4 Laporan LPJ bendahara penerimaan
Tabel 5. Metadata IP-Map Sistem Saat Ini
Blocks Name Department/Role Location Business Process Composition Base System Data Source DS1 Daftar No.SP2D Bendahara Pengeluaran Subbagian Tata Usaha Mendapatkan data SP2D Data Lengkap No.SP2D Paper-Based Data
Source DS2 RUH Kuitansi Pengeluaran Bendahara Subbagian Tata Usaha Mendapatkan data kuitansi pembelian harian Data belanjan harian Paper-Based Data Source
DS3 RUH Pajak Bendahara Pengeluaran Subbagian Tata Usaha Mendapatkan data penyetoran pajak harian Data jumlah pajak yang di setor Paper-Based Data Source DS4 RUH Transaksi Bendahara Pengeluaran Subbagian Tata Usaha Mendapatkan data transaksi keseluruhan harian Data transaksi harian Paper-Based Data Source DS5 Data PNBP Bendahara Penerimaan Subbagian Tata Usaha Mendapatkan data PNBP yang di setor ke kas negara Data PNBP Paper-Based Data Source DS6 Rincian Pagu Anggaran Subbagian Tata Usaha Subbagian Tata Usaha Mengambil data pagu anggaran untuk dimasukkan ke dalam sistem Data Lengkap Anggaran Computerized Busine ss Bounda ry Block BB1 Transfer Data Pagu Anggaran Subbagian Tata Usaha Subbagian Tata Usaha Memasukkan data pagu anggaran yang ada di tata usaha ke dalam database sistem Data Lengkap Pagu Anggaran Computerized Proces s P1 Entri daftar nomer SP2D Bendahara Pengeluaran Subbagian Tata Usaha Memasukkan Data daftar nomer SP2D Data belanjan harian Paper-Based Proces s P2 Entri Data RUH Kuitansi Bendahara Pengeluaran Subbagian Tata Usaha Memasukkan Data kuitansi pembelian harian Daftar Pekerjaan, Jadwal Paper-Based
8
Tugas Ujian Akhir Semester I – Manajemen Informasi B Proces s P3 Entri Data RUH Pajak Bendahara Pengeluaran Subbagian Tata Usaha Memasukkan Data data penyetoran pajak harian Data jumlah pajak yang di setor Paper-Based Proces s P4 Entri Data RUH Transaksi Bendahara Pengeluaran Subbagian Tata Usaha Memasukkan data transaksi keseluruhan harian Data transaksi harian Paper-Based Process P5 Entri data PNBP Penerimaan Bendahara Subbagian Tata Usaha Memasukkan data PNBP yang di setor ke kas negara Data PNBP Paper-Based Proces s P6 LPJ Bendahara Pengeluara n Bendahara Pengeluaran Subbagian Tata Usaha Membuat laporan LPJ bendahara pengeluaran Laporan LPJ Bendahara Pengeluaran Computerized Proces s P7 BKU Bendahara Pengeluaran Subbagian Tata Usaha Membuat laporan buku kas umum
Laporan BKU Computerized Proces s P8 Buku Pengawasa n Bendahara Pengeluaran Subbagian Tata Usaha Membuat laporan buku pengawasan Laporan pengawasan Computerized Proces s P9 LPJ Bendahara Penerimaa n Bendahara Penerimaan Subbagian Tata Usaha Membuat laporan LPJ bendahara pengeluaran Laporan LPJ Bendahara Pengeluaran Computerized Custo mer Block CB1 LPJ Bendahara Pengeluara n Subbagian Tata Usaha BPS Kab.Mojok erto Menampilkan laporan LPJ bendahara pengeluaran di BPS Kab.Mojokerto Daftar laporan bendahara pengeluaran Computerized Custo mer Block
CB2 BKU Subbagian Tata Usaha BPS Kab.Mojok erto Menampilkan buku kas umum di BPS Kab.Mojokerto Daftar laporan kas umum Computerized Custo mer Block CB3 Buku Pengawasa n Subbagian Tata Usaha BPS Kab.Mojok erto Menampilkan laporan pengawasn di BPS Kab.Mojokerto Daftar laporan pengawasan Computerized Custo mer Block CB4 LPJ Bendahara Penerimaa n Subbagian Tata Usaha BPS Kab.Mojok erto Menampilkan laporan LPJ bendahara penerimaan di BPS Kab.Mojokerto Daftar laporan bendahara penerimaan Computerized
Dalam pembuatan laporan SPI saat ini menggunakan aplikasi Silabi (Sistem Laporan Bendahara Instansi) yang menggunakan database SQL2008R2 yang dijalankan dalam PC yang stand alone. Dimana dalam pelaporan ke BPS-RI masih dilakukan proses kirim email. Kelemahan dari sistem ini walaupun sudah tersedia aplikasi Silabi adalah:
1. Banyak proses yang dilakukan manual sehingga ada kemungkinan human error yang tinggi;
2. Banyak tahapan yang masih harus dilakukan karena informasi sampai ke BPS-RI masih melalui proses email;
3. Ada kemungkinan duplikasi data karena tidak langsung terhubung dengan server BPS-RI.
9
Tugas Ujian Akhir Semester I – Manajemen Informasi BB. KONDISI SISTEM USULAN
Dari penjelasan kondisi sistem saat ini setelah ditinjau kelemahan dari sistem, maka dilakukan pengembangan dengan aplikasi Silabi yang telah disediakan untuk dilakukan dengan format online tidak stand alone lagi. Laporan keuangan merupakan laporan yang dinamis tiap bulan harus selalu di update, tidak hanya tiap bulan saja bahkan transaksi tiap hari akan mudah dipantau jika aplikasi dilakukan secara online. Instansi yang berkepentingan dalam pemeriksaan keuangan bisa secara langsung memantau keuangan tiap instansi. Sehingga tujuan dari pemerintah Clean Government bisa tercapai. Aplikasi yang tersedia sudah menggunakan database MySQL sehingga pengembangannya dijalankan pada server dan berbasis web. Input data dapat dilakukan secara online baik melalui perangkat mobile atau melalui komputer/laptop yang terhubung dengan internet sehingga penginputan data dilakukan secara online. Selain itu alternatif lain karena dokumen SP2D dari KPPN sudah berformat barcode maka bisa melakukan penginputan dengan mencatat kode barcode menggunakan alat barcode reader. Aplikasi yang telah terintegrasi akan membantu pimpinan dari level pusat hingga kabupaten/kota dalam memantau keuangan di instansinya. Selain itu akan mempermudah pihak pemeriksa eksternal dalam mendapatkan gambaran laporan keuangan tiap instansi.
Bisnis Proses Sistem Usulan :
10
Tugas Ujian Akhir Semester I – Manajemen Informasi B Dengan menggunakan sistem aplikasi perencanaan yang dikembangkan server dan berbasis web, mengurangi waktu dalam proses penyampaian informasi serta input data yang dilakukan oleh bendahara. Pada sistem usulan ini input data dapat dilakukan setiap saat oleh bendahara sehingga informasi akan selalu up to date dan akurat karena dilaporkan oleh pelaksana kegiatan. Proses matching serta tabulasi yang masih manual sudah dilakukan oleh aplikasi sehingga konsistensi data meningkat. Selain itu pada aplikasi ini kepala kantor dapat melihat progress yang dilakukan dan perubahan-perubahan yang terjadi dapat segera diketahui seperti : pengajuan dan penggunaan anggaran yang dilakukan, kegiatan apa saja yang penyerapan anggarannya masih lemah. Pemberian dashboard pada level pimpinan semakin mempermudah pelaporan, sehingga pimpinan tidak harus memantau di kantor namun dapat memantau dengan menggunakan perangkat mobile (handphone) yang dimiliki.Domain Sumber Daya Informasi Sistem Usulan:
Gambar 6. Domain Sumber Daya Informasi Sistem Usulan
Dalam sistem usulan kali ini domain sumber daya informasi dalam penyusunan laporan SPI yaitu Domain IT yang merupakan proses acquisition, transfer, dan disseminate diwakili oleh dokumen, entri data, database, data summarize, data reporting. Domain IS yang merupakan forming diwakili oleh pengolahan data, validasi data, dan kompilasi data. Sedangkan untuk domain IM yang merupakan uses diwakili fasilitas dashboard yang digunakan untuk pengguna data yang berekepentingan. Perbedaan dari sistem sebelumnya data langsung masuk ke database BPS-RI dan bagi pengguna yang berkepentingan diberikan fasilitas dashboard.
Acquisition
Transfer
Forming
Disseminate
Uses
Dokumen Entri Data Database SPI Pengolahan Data Validasi Data Kompilasi Data
IT
IT
IS
IT
IM
Data Summarize Data Reporting Dashboard11
Tugas Ujian Akhir Semester I – Manajemen Informasi B Network Diagram Sistem Usulan:
Gambar 7. Network Diagram Sistem Usulan
Input data bisa dilakukan melalui mobile devices, PC Client secara online langsung terhubung dengan data center di BPS-RI kemudian tersimpan dalam database SPI di BPS-RI. Dilakukan replikasi data untuk menjaga keamanan database jika sewaktu-waktu ada kejadian yang tidak diinginkan. Kemudian database tersebut disimpan dalam data warehouse karena merupakan database yang berisi data dari beberapa sistem operasional yang terintegrasi dan terstruktur sehingga dapat digunakan untuk mendukung analisa dan proses pengambilan keputusan dalam bisnis, selain itu didesain bisa melakukan query secara cepat. Informasi diturunkan dari data lain, dilakukan rolling up untuk dijadikan ringkasan, dilakukan operasi drilling down untuk mendapatkan informasi lebih detail, atau melihat pola yang menarik atau melihat trend (kecenderungan). Sehingga mendukung dalam hal pembuatan dashboard pimpinan. Temporary Database Temporary Database Temporary Database Input Data Input Data Input Data Data Center Database SPI Mirror Database SPI Replikasi Data DRC Server Database Geo- Spatial (Direktorat Pemetaan) Data Warehouse ETL
12
Tugas Ujian Akhir Semester I – Manajemen Informasi B Gambaran dari IP-Map Sistem Usulan:Daftar Nomer SP2D(DS1) RUH Kuitansi(DS2) RUH Pajak (DS3) RUH Transaksi(DS4) Data PNBP (DS5) Rincian Pagu Anggaran(DS6) Entri Daftar No.SP2D (P1)
Entri Data RUH Kuitansi (P2)
Entri Data RUH Pajak (P3) Database SPI On Tabs/ Mobile Devices (SQL Lite) STO1 RD1 RD2 RD3 RD4 RD5 CD2
Entri Data RUH Transaksi (P4) Entri Data PNBP (P5) RD1 RD2 RD3 RD4 RD5 CD1 1.LPJ Bend Pengeluaran 2.BKU 3.Buku Pengawasan 4.LPJ Bend Penerimaan Tabulasi Data (P6) Tabulasi Data (P7) Tabulasi Data (P9) Tabulasi Data (P8) LPJ Bendahara Pengeluaran (CB1) IP1 CD4 CD5 CD7 CD6 BKU (CB2) IP2 Buku Pengawasan (CB3) LPJ Bendahara Penerimaan (CB4) IP3 IP4 Database SPI (SQL2008-R2) STO2 Upload Data (P6) Konversi Data SQLLite to SQLServer SB1 CD1+CD2=CD3 CD3 CD3 Transfer Data Pagu Anggaran (BB1) CD2
Gambar 8. IP-Map Sistem Usulan
Tabel 6. Deskripsi rinci Business Process untuk tiap Input Sistem Usulan
Input Data Supplier Business Process Unit/Role
Daftar Nomer SP2D Bendahara
Pengeluaran
Perekaman dan verifikasi daftar nomer SP2D
Kasubbag Tata Usaha, PPK, dan Kepala Kantor
RUH Kuitansi Bendahara
Pengeluaran
Perekaman dan verifikasi data RUH kuitansi
Kasubbag Tata Usaha, PPK, dan Kepala Kantor
RUH Pajak Bendahara
Pengeluaran
Perekaman dan verifikasi data RUH pajak
Kasubbag Tata Usaha, PPK, dan Kepala Kantor
RUH Transaksi Bendahara
Pengeluaran
Perekaman dan verifikasi data RUH transaksi
Kasubbag Tata Usaha, PPK, dan Kepala Kantor
Data PNBP Bendahara
Penerimaan Perekaman dan verifikasi data RUH transaksi Kasubbag Tata Usaha, PPK, dan Kepala Kantor Rincian Pagu Anggaran Kasubbag Tata Usaha, PPK, dan Kepala Kantor Kirim ke database rincian pagu anggaran Kasubbag Tata Usaha, PPK, dan Kepala Kantor
13
Tugas Ujian Akhir Semester I – Manajemen Informasi B Tabel 7. Pemetaan untuk proses Produksi Informasi Sistem UsulanProcess Code Information Product Information Poducer Information User
P6 LPJ Bendahara
Pengeluaran
Inspektorat Wil.I BPS-RI BPK, Inspektorat
Daerah
P7 BKU Inspektorat Wil.I BPS-RI BPK, Inspektorat
Daerah
P8 Buku Pengawasan Inspektorat Wil.I BPS-RI BPK, Inspektorat
Daerah
P9 LPJ Bendahara
Penerimaan
Inspektorat Wil.I BPS-RI BPK, Inspektorat
Daerah
Tabel 8. Deskripsi rinci untuk proses Produksi Informasi Sistem Usulan
Process Code Process Description Information Product Description
P1 Entri daftar nomer
SP2D
Nomer SP2D Nomer unik yang diberikan
KPPn sebagai bukti telah
mengajukan pencairan
dana
P2 Entri Data RUH Kuitansi Data kuitansi Data catatan harian
pembelian yang
menggunakan uang
persediaan
P3 Entri Data RUH Pajak Data pajak Data catatan pembayaran
pajak yang telah disetor ke negara
P4 Entri Data RUH
Transaksi
Data transaksi Data catatan harian
transaksi harian yang telah dilakukan
P5 Entri data PNBP Data PNBP Data penerimaan PNBP
yang telah disetor ke negara
P6 LPJ Bendahara
Pengeluaran
Laporan LPJ bendahara pengeluaran
Data seluruh laporan yang
telah dilakukan oleh
bendahara pengeluaran
P7 BKU Laporan buku kas umum Data per rinici per
kegiatan yang menunjukan kas keuangan kantor
P8 Buku Pengawasan Laporan pengawasan Data pengawasan anggaran
yang telah diserap atau belum diserap
P9 LPJ Bendahara
Penerimaan
Laporan LPJ bendahara penerimaan
Data seluruh laporan yang
telah dilakukan oleh
14
Tugas Ujian Akhir Semester I – Manajemen Informasi B Tabel 9. Deskripsi hasil Pemetaan aliran proses informasi Sistem UsulanKode Deskripsi
RD1 Data daftar nomor SP2D
RD2 Data rincian kuitansi yang dilakukan pengajuan per hari
RD3 Data rincian pajak yang telah disetor ke negara
RD4 Data rincian transaksi harian
RD5 Data pemasukan PNBP ytang disetor ke negara
CD1 Rekam data hasil verifikasi untuk dimasukan ke database
CD2 Rekam rincian pagu anggaran
CD3 Rekam database hasil konversi data SQLLite ke SQLServer
CD4 Rekam tabulasi data LPJ bendahara pengeluaran
CD5 Rekam tabulasi data BKU
CD6 Rekam tabulasi data buku pengawasan
CD7 Rekam tabulasi data LPJ bendahara penerimaan
IP1 Laporan LPJ bendahara pengeluaran
IP2 Laporan buku kas umum
IP3 Laporan buku pengawasan
IP4 Laporan LPJ bendahara penerimaan
Tabel 10. Metadata IP-Map Sistem Usulan
Blocks Name Department/Role Location Business Process Composition Base System Data Source DS1 Daftar No.SP2D Bendahara Pengeluaran Subbagian Tata Usaha Mendapatkan data SP2D Data Lengkap No.SP2D Computerized , Aplikasi usulan Data Source DS2 RUH Kuitansi Bendahara Pengeluaran Subbagian Tata Usaha Mendapatkan data kuitansi pembelian harian Data belanjan harian Computerized , Aplikasi usulan Data Source
DS3 RUH Pajak Bendahara Pengeluaran Subbagian Tata Usaha Mendapatkan data penyetoran pajak harian Data jumlah pajak yang di setor Computerized , Aplikasi usulan Data
Source DS4 RUH Transaksi Pengeluaran Bendahara Subbagian Tata Usaha Mendapatkan data transaksi keseluruhan harian Data transaksi harian Computerized , Aplikasi usulan Data
Source DS5 Data PNBP Penerimaan Bendahara Subbagian Tata Usaha Mendapatkan data PNBP yang di setor ke kas negara Data PNBP Computerized , Aplikasi usulan Data Source DS6 Rincian Pagu Anggaran Subbagian Tata Usaha Subbagian Tata Usaha Mengambil data pagu anggaran untuk dimasukkan ke dalam sistem Data Lengkap Anggaran Computerized Busine ss Bounda ry Block BB1 Transfer Data Pagu Anggaran Subbagian Tata Usaha Subbagian Tata Usaha Memasukkan data pagu anggaran yang ada di tata usaha ke dalam database sistem Data Lengkap Pagu Anggaran Computerized Proces s P1 Entri daftar nomer SP2D Bendahara
Pengeluaran Subbagian Tata Usaha Memasukkan Data daftar nomer SP2D Data belanjan harian Computerized , Aplikasi usulan
15
Tugas Ujian Akhir Semester I – Manajemen Informasi B Proces s P2 Entri Data RUH Kuitansi Bendahara Pengeluaran Subbagian Tata Usaha Memasukkan Data kuitansi pembelian harian Daftar Pekerjaan, Jadwal Computerized , Aplikasi usulan Proces s P3 Entri Data RUH Pajak Bendahara Pengeluaran Subbagian Tata Usaha Memasukkan Data data penyetoran pajak harian Data jumlah pajak yang di setor Computerized , Aplikasi usulan Process P4 Entri Data RUH Transaksi
Bendahara
Pengeluaran Subbagian Tata Usaha Memasukkan data transaksi keseluruhan harian Data transaksi harian Computerized , Aplikasi usulan Proces s P5 Entri data PNBP Bendahara Penerimaan Subbagian Tata Usaha Memasukkan data PNBP yang di setor ke kas negara Data PNBP Computerized , Aplikasi usulan Proces s P6 LPJ Bendahara Pengeluara n Bendahara Pengeluaran Subbagian Tata Usaha Membuat laporan LPJ bendahara pengeluaran Laporan LPJ Bendahara Pengeluaran Computerized Proces s P7 BKU Bendahara Pengeluaran Subbagian Tata Usaha Membuat laporan buku kas umum
Laporan BKU Computerized Proces s P8 Buku Pengawasa n Bendahara Pengeluaran Subbagian Tata Usaha Membuat laporan buku pengawasan Laporan pengawasan Computerized Proces s P9 LPJ Bendahara Penerimaa n Bendahara
Penerimaan Subbagian Tata Usaha Membuat laporan LPJ bendahara pengeluaran Laporan LPJ Bendahara Pengeluaran Computerized Custo mer Block CB1 LPJ Bendahara Pengeluara n Subbagian Tata Usaha Kab.MojokBPS erto Menampilkan laporan LPJ bendahara pengeluaran di BPS Kab.Mojokerto Daftar laporan bendahara pengeluaran Computerized Custo mer Block
CB2 BKU Subbagian Tata Usaha BPS Kab.Mojok erto Menampilkan buku kas umum di BPS Kab.Mojokerto Daftar laporan kas umum Computerized Custo mer Block CB3 Buku Pengawasa n Subbagian Tata Usaha Kab.MojokBPS erto Menampilkan laporan pengawasn di BPS Kab.Mojokerto Daftar laporan pengawasan Computerized Custo mer Block CB4 LPJ Bendahara Penerimaa n Subbagian Tata Usaha BPS Kab.Mojok erto Menampilkan laporan LPJ bendahara penerimaan di BPS Kab.Mojokerto Daftar laporan bendahara penerimaan Computerized
C. SASARAN PENGGUNA DARI APLIKASI DASHBOARD
1. Level Strategic
Bersifat strategis untuk tujuan pengambilan keputusan (decision making) terkait laporan keuangan apakah ada penyelewangan atau tidak di daerah masing-masing. User yang membutuhkan BPK, inspektorat daerah.
16
Tugas Ujian Akhir Semester I – Manajemen Informasi B Progres daya serap anggaran per bulan. Laporan penyerapan anggaran keterbandingan anatar wilayah. Laporan setoran pajak dan PNBP ke negara.
Contoh dashboard untuk level strategic:
Gambar 9. Dashboar Level Strategic 2. Level Tactical
Bersifat umum dan fokus pada lingkup unit kerja setingkat eselon II dan III. User yang membutuhkan Inspektorat BPS-RI, Kepala BPS Provinsi, Kabag Tata Usaha, Kepala BPS Kabupaten/Kota.
Informasi yang akan ditampilkan:
Grafik penyerapan anggaran per bidang/seksi. Anggaran yang digunakan tiap harinya.
Perkembangan keuangan kantor.
Laporan penyerapan anggaran tiap bulannya. Laporan pajak dan PNBP yang di setor ke negara
17
Tugas Ujian Akhir Semester I – Manajemen Informasi B Contoh dashboard untuk level tactical:Gambar 10. Dashboar Level Tactical 3. Level Operational
Bersifat teknis dan fokus pada lingkup unit kerja setingkat eselon IV.
User yang membutuhkan Kasubbag Tata Usaha BPS Kabupaten/Kota, Kabag Keuangan BPS Provinsi.
Informasi yang akan ditampilkan: LPJ bendahara pengeluaran Buku kas umum
Contoh dashboard untuk level operational:
