20050215_Penyerahan_Pekerjaan

(1)

Penyerahan Sementara Pekerjaan (Provisional Hand Over),

Penyusunan Program Pemeliharaan (Maintenance Program),

Penyerahan Akhir Pekerjaan (Final Hand Over)

1. RUANG LINGKUP

Penyerahan proyek selesai dari kontraktor kepada direksi pekerjaan diatur sesuai dengan tata cara meliputi persyaratan dan prosedur yang diatur dalam dokumen kontrak.

Kontraktor dapat mengajukan permohonan serah terima pekerjaan setelah pekerjaan selesai 100% untuk penyerahan pertama pekerjaan (provisional hand over/PHO). Hasil pekerjaan akan diperiksa oleh panitia penerima pekerjaan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari setelah diterimanya surat permintaan dari kontraktor. Apabila terdapat kekurangan dan atau cacat hasil pekerjaan, kontraktor wajib menyelesaikan/memperbaiki yang akan diperiksa kembali oleh panitia penerima pekerjaan dan apabila sudah memenuhi ketentuan dokumen kontrak, maka dibuatkan berita acara penyerahan pertama pekerjaan.

Setelah penyerahan pertama pekerjaan, direksi pekerjaan akan membayar 100% dari nilai kontrak dan kontraktor harus menyerahkan jaminan pelaksanaan sebesar 5% dari nilai kontrak dan kontraktor wajib memelihara hasil pekerjaan selama masa pemeliharaan (maintenance program) sehingga kondisi hasil pekerjaan tetap berada seperti pada saat penyerahan pertama pekerjaan sampai dengan saat dilakukan pemeriksaan penyerahan akhir pekerjaan (final hand over/FHO).

Setelah diterimanya penyerahan akhir pekerjaan oleh direksi pekerjaan, kontraktor berhak menerima pembayaran kembali jaminan pemeliharaan dan jaminan pelaksanaan.

Selanjutnya kontraktor wajib menyerahkan pedoman pengoperasian dan pemeliharaan kepada direksi pekerjaan dan apbila kontraktor tidak dapat melaksanakannya, maka direksi pekerjaan dapat memperhitungkan pembayaran kepada kontraktor sesuai ketentuan dokumen kontrak.

2. ACUAN

a) Undang Undang No. 38 Tahun 2004 tentang Jalan;

(2)

d) Undang Undang No. 23 Tahun 1997 tentang Pengelolaan Lingkungan Hidup; e) Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan;

f) Peraturan Pemerintah No. 26 Tahun 1985 tentang Jalan;

g) Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2000 tentang Usaha dan Peran Masyarakat Jasa Konstruksi;

h) Peraturan Pemerintah No. 29 Tahun 2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi;

i) Peraturan Pemerintah No 30 Tahun 2000 tentang Penyelenggaraan Pembinaan Jasa Konstruksi;

j) Keputusan Presiden No. 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah;

k) Keputusan Menteri Kimpraswil No. 369/KPTS/M/2001 Pedoman Pemberian Izin Usaha Jasa Konstruksi Nasional;

l) Keputusan Menteri Kimpraswil No. 339/KPTS/M/2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konstruksi oleh Instansi Pemerintah;

m) Keputusan Menteri Kimpraswil No. 257/KPTS/M/2004 tentang Standar Dan Pedoman Pengadaan Jasa Konstruksi;

n) Keputusan Menteri Kimpraswil No. 362/KPTS/M/2004 tentang Sistem Manajemen Mutu Konstruksi Departemen Permukiman dan Prasarana Wilayah;

o) Surat Edaran Menteri Kimpraswil No. 02/SE/M/2001 tentang Tata Cara Penilaian Hasil Evaluasi serta Sanggahan dalam Pengadaan Barang dan Jasa diatas Lima Puluh Milyar rupiah;

p) Surat Edaran Menteri Kimpraswil No.IK0106-Mn/66 Sertifikasi Badan Usaha Jasa Konstruksi Dalam Rangka Pengadaan yang dilaksanakan Instansi Pemerintah Tahun Anggaran 2002.

3. ISTILAH DAN DEFINISI

3.1 arbiter

(3)

ditunjuk oleh pengadilan negeri, atau ditunjuk oleh lembaga arbitrase, untuk memberikan putusan mengenai sengketa tertentu yang diserahkan penyelesaiannya melalui arbitrase

[Kepmen Kimpraswil No. 257/KPTS/M/2004] 3.2

berita acara penyerahan akhir (defect liability certificate)

berita acara yang dikeluarkan oleh Direksi Perkerjaan setelah cacat mutu tersebut diperbaiki oleh kontraktor

3.3

cacat mutu

bagian pekerjaan yang dikerjakan tidak mengikuti ketentuan dan spesifikasi yang terdapat di Dokumen Kontrak

3.4

daftar kuantitas pekerjaan

daftar kuantitas yang telah diisi harganya yang merupakan bagian dari penawaran

3.5

daftar kuantitas dan harga

daftar kuantitas yang telah diisi harga satuan dan jumlah biaya keseluruhannya yang merupakan bagian dari penawaran

direksi pekerjaan

pejabat atau orang yang ditentukan dalam syarat-syarat khusus kontrak untuk mengelola administrasi kontrak dan mengendalikan pekerjaan. Pada umumnya direksi pekerjaan dijabat oleh pengguna jasa, namun dapat dijabat oleh orang lain yang ditunjuk oleh pengguna jasa

dokumen kontrak

keseluruhan dokumen yang mengatur hubungan hukum antara pengguna jasa dan penyedia jasa untuk melaksanakan dan menyelesaikan pekerjaan, yang terdiri dari:

a) Surat perjanjian;

b) Surat penunjukan penyedia jasa; c) Surat penawaran;

d) Adendum dokumen lelang (bila ada); e) Syarat-syarat khusus kontrak;

f) Syarat-syarat umum kontrak; g) Spesifikasi teknis;

h) Gambar-gambar;

(4)

[Kepmen Kimpraswil No.257/KPTS/M/2004] 3.8

dokumen kualifikasi

dokumen yang disiapkan oleh panitia pengadaan dan ditetapkan oleh pengguna jasa sebagai pedoman dalam proses pembuatan dan penyampaian data kualifikasi oleh penyedia jasa

[Kepmen Kimpraswil No. 257/KPTS/M/2004} 3.9

forum jasa konstruksi

sarana komunikasi dan konsultasi antara masyarakat jasa konstruksi dan Pemerintah mengenai hal-hal yang berkaitan dengan masalah jasa konstruksi nasional yang bersifat nasional, independen, dan mandiri

[Undang-Undang No. 18 Tahun 1999] 3.10

gambar kerja

gambar mencakup perhitungannya dan keterangan lain yang disediakan atau disetujui oleh Direksi Pekerjaan untuk pelaksanaan pekerjaan

3.11

harga kontrak

harga yang tercantum dalam Surat Penunjukan Penyedia Jasa yang selanjutnya disesuaikan menurut ketentuan kontrak

[Kepmen Kimpraswil No.257KPTS/M/2004] 3.12

harga kontrak awal

harga kontrak yang tercantum dalam Surat Penunjukan Pemenang Lelang 3.13

hari

hari kalender; bulan adalah bulan kalender [Kepmen Kimpraswil No. 257/KPTS/M/2004] 3.14

jalan

prasarana perhubungan darat dalam bentuk apapun, meliputi segala bagian jalan termasuk bangunan pelengkap dan perlengkapannya yang diperuntukan bagi lalu lintas

jasa konstruksi

layanan jasa konsultansi perencanaan pekerjaan konstruksi, layanan jasa pelaksanaan pekerjaan konstruksi, dan layanan jasa konsultansi pengawasan pekerjaan konstruksi

(5)

3.16

jasa konsultansi

layanan jasa keahlian profesional dalam berbagai bidang yang meliputi jasa perencanaan dan pengawasan konstruksi, dalam rangka mencapai sasaran tertentu yang keluarannya berbentuk piranti lunak yang disusun secara sistematis berdasarkan kerangka acuan kerja yang ditetapkan pengguna jasa [Kepmen Kimpraswil No.257/KPTS/M/2004]

3.17

jasa pemborongan

layanan pelaksanaan pekerjaan konstruksi yang perencanaan teknis dan spesifikasinya ditetapkan pengguna jasa dan proses serta pelaksanaannya diawasi oleh pengguna jasa atau pengawas konstruksi yang ditugasi

[Kepmen Kimpraswil No. 257/KPTS/M/2004} 3.18

kegagalan bangunan

keadaan bangunan, yang setelah diserahterimakan oleh penyedia jasa kepada pengguna jasa menjadi tidak berfungsi, baik secara keseluruhan maupun sebagian dan/atau tidak sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam kontrak, dari segi teknis, manfaat, keselamatan dan kesehatan kerja, dan/atau keselamatan umum

kemitraan

kerjasama usaha antara penyedia barang/jasa dalam negeri maupun dengan luar negeri yang masing- masing pihak mempunyai hak, kewajiban dan tanggung jawab yang jelas, berdasarkan kesepakatan bersama yang dituangkan dalam perjanjian tertulis

[Keppres No. 80 Tahun 2003] 3.20

kepala kantor / satuan kerja

pejabat struktural yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan jasa pelaksanaan konstruksi yang dibiayai dari dana anggaran belanja rutin APBN [Kepmen Kimpraswil No. 257/KPTS/M/2004]

3.21 klasifikasi

bagian kegiatan registrasi untuk menetapkan penggolongan usaha di bidang jasa konstruksi menurut bidang dan subbidang pekerjaan atau penggolongan profesi keterampilan dan keahlian kerja orang perseorangan di bidang jasa konstruksi menurut disiplin keilmuan dan atau keterampilan tertentu dan atau kefungsian dan atau keahlian tertentu

(6)

kontrak

perikatan hukum antara pengguna jasa dengan penyedia jasa dalam pelaksanaan pengadaan jasa

[Kepmen Kimpraswil No.257/KPTS/M/2004] 3.23

kontrak kerja konstruksi

keseluruhan dokumen yang mengatur hubungan hukum antara pengguna jasa dan penyedia jasa dalam penyelenggaraan pekerjaan konstruksi

kontraktor

orang atau badan usaha yang penawarannya untuk melaksanakan pekerjaan telah diterima oleh pemilik

3.25 kualifikasi

bagian kegiatan registrasi untuk menetapkan penggolongan usaha di bidang jasa konstruksi menurut tingkat/kedalaman kompetensi dan kemampuan usaha, atau penggolongan profesi keterampilan dan keahlian kerja orang perseorangan di bidang jasa konstruksi menurut tingkat/kedalaman kompetensi dan kemampuan profesi dan keahlian

lapangan

tempat yang disebutkan sedemikian di dalam Data Kontrak konstruksi 3.27

laporan investigasi lapangan

data dalam dokumen lelang yang memberikan gambaran nyata tentang kondisi permukaan dan bawah permukaan tanah di lapangan

3.28 lembaga

organisasi sebagaimana dimaksud dalam Undang-undang Nomor 18 Tahun 1999 tentang Jasa Konstruksi, yang bertujuan untuk mengembangkan kegiatan jasa konstruksi nasional

[Keppres No. 80 Tahun 2003] 3.29

manajemen konstruksi

pengelolaan perencanaan (rencana kerja), pelaksanaan, pengendalian dan koordinasi suatu proyek dari awal pelaksanaan pekerjaan sampai selesainya proyek secara efektif dan efisien, untuk menjamin bahwa proyek dilaksanakan tepat waktu, tepat biaya, dan tepat mutu

(7)

manajemen proyek pelaksanaan konstruksi jalan dan jembatan

tata cara dan/atau pengelolaan perencanaan (rencana kerja), pelaksanaan, pengendalian dan koordinasi suatu proyek pelaksanaan konstruksi jalan dan jembatan berdasarkan persyaratan teknik dan administrasi dari awal pelaksanaan sampai dengan selesainya masa kontrak kerja konstruksi secara efektif dan efisien, untuk menjamin bahwa proyek dilaksanakan tepat mutu, tepat waktu, dan tepat biaya

3.31 mediator

orang yang ditunjuk atas kesepakatan pengguna jasa dan penyedia jasa untuk menyelesaikan perselisihan pada kesempatan pertama

menteri

menteri yang bertanggung jawab dalam bidang konstruksi [Keppres No. 80 Tahun 2003]

3.33

pakta integritas

surat pernyataan yang ditandatangani oleh pengguna barang/jasa/panitia pengadaan/pejabat pengadaan/ penyedia barang/jasa yang berisi ikrar untuk mencegah dan tidak melakukan kolusi, korupsi, dan nepotisme (KKN) dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa

3.34

panitia pengadaan

panitia yang diangkat oleh pengguna jasa untuk melaksanakan penilaian kualifikasi

pejabat pengadaan

personil yang diangkat oleh pengguna barang/jasa untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa dengan nilai sampai dengan Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah)

[Keppres No. 80 Tahun 2003] 3.36

pejabat yang disamakan

pejabat yang diangkat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Tentara Nasional Indonesia (TNI)/Kepolisian Republik Indonesia (Polri)/pemerintah daerah/Bank Indonesia (BI)/Badan Hukum Milik Negara (BHMN)/Badan Usaha Milik Negara (BUMN)/Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dari APBN/APBD [Keppres No. 80 Tahun 2003]

(8)

pekerjaan

hal-hal yang ditentukan dalam kontrak yang mengharuskan kontraktor untuk melaksanakan, memasang dan menyerahkannya kepada pemilik, sebagaimana disebutkan dalam Data Kontrak

3.38

pekerjaan harian

pemakaian berbagai jenis pekerjaan yang pembayarannya berdasarkan waktu atas pemakaian peralatan (equipment) dan tenaga kerja kontraktor, di samping pembayaran untuk bahan dan peralatan instalasi (plant) yang berkaitan

3.39

pekerjaan kompleks

pekerjaan yang memerlukan teknologi tinggi dan/atau mempunyai resiko tinggi dan/atau menggunakan peralatan didesain khusus dan/atau bernilai di atas Rp 50.000.000.000,00 (lima puluh miliar rupiah)

[Keppres No. 80 Tahun 2003] 3.40

pekerjaan konstruksi

keseluruhan atau sebagian rangkaian kegiatan perencanaan dan/atau pelaksanaan beserta pengawasan yang mencakup pekerjaan arsitektural, sipil, mekanikal, elektrikal, dan tata lingkungan masing-masing beserta kelengkapannya, untuk mewujudkan suatu bangunan atau bentuk fisik lain

pekerjaan sementara

pekerjaan yang dirancang, dibangun, dipasang, dan dibongkar oleh kontraktor, yang diperlukan untuk pelaksanaan atau pemasangan dalam pekerjaan

3.42

pelaksana konstruksi

penyedia jasa orang perseorangan atau badan usaha yang dinyatakan ahli yang profesional di bidang pelaksanaan jasa konstruksi yang mampu menyelenggarakan kegiatannya untuk mewujudkan suatu hasil perencanaan menjadi bentuk bangunan atau bentuk fisik lain

pemilihan penyedia barang/jasa

kegiatan untuk menetapkan penyedia barang/jasa yang akan ditunjuk untuk melaksanakan pekerjaan

(9)

pemimpin proyek/pemimpin bagian proyek

pejabat yang diangkat oleh Menteri/Gubernur/pejabat yang diberi kuasa, yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan jasa pelaksanaan konstruksi yang dibiayai dari anggaran belanja pembangunan APBN

pengadaan barang/jasa pemerintah

kegiatan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang/jasa

[Keppres No. 80 Tahun 2003] 3.46

pengawas konstruksi

penyedia jasa orang perseorangan atau badan usaha yang dinyatakan ahli yang profesional di bidang pengawasan jasa

3.47

pengguna jasa

kepala kantor/satuan kerja/pemimpin proyek/pemimpin bagian proyek yang ditunjuk sebagai pemilik pekerjaan yang bertanggungjawab atas pelaksanaan pengadaan jasa pelaksanaan konstruksi di lingkungan unit kerja/proyek tertentu [Kepmen Kimpraswil No. 257/KPTS/M/2004]

3.48

penyedia jasa

penyedia jasa badan usaha yang kegiatan usahanya menyediakan layanan jasa pelaksanaan konstruksi

peralatan (equipment)

mesin-mesin dan kendaraan kontraktor yang dibawa sementara ke lapangan untuk melaksanakan pekerjaan

3.50

peralatan instalasi (plant)

setiap bagian integral dari pekerjaan yang harus mempunyai fungsi mekanis, elektris, kimiawi atau biologis

3.51

perencana konstruksi

penyedia jasa orang perseorangan atau badan usaha yang dinyatakan ahli yang profesional di bidang perencanaan jasa konstruksi yang mampu mewujudkan pekerjaan dalam bentuk dokumen perencanaan bangunan atau bentuk fisik lain [Undang-Undang No. 18 Tahun 1999]

(10)

periode pemeliharaan (defect liability period)

periode yang ditentukan dalam Data Kontrak dan dihitung dari tanggal penyelesaian pekerjaan

3.53

peristiwa kompensasi

yang didefinisikan dalam penjelasan sebagai berikut:

a) Pemilik tidak menyerahkan sebagian lapangan kepada kontraktor pada tanggal penyerahan lapangan yang disebutkan dalam Data Kontrak;

b) pemilik mengubah jadwal kontraktor lainnya sedemikian hingga mempengaruhi pekerjaan kontraktor dalam kontrak;

c) Direksi Pekerjaan memerintahkan penundaan atau tidak menerbitkan Gambar, Spesifikasi, atau perintah yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan pada waktunya;

d) Direksi Pekerjaan memerintahkan kontraktor untuk membuka kembali atau melaksanakan pengujian tambahan pada suatu pekerjaan, yang kemudian ternyata tidak ditemukan adanya cacat mutu.;

e) Direksi Pekerjaan menolak suatu pengsubkontrakan tanpa alasan yang wajar f) keadaan lapangan yang jelas-jelas lebih buruk dari perkiraan wajar yang dapat

dilakukan sebelum Surat Penunjukan Pemenang Lelang diterbitkan, dari informasi yang diberikan kepada peserta lelang (termasuk laporan investigasi lapangan), dari informasi yang diperoleh dari publik dan dari pemeriksaan visual lapangan;

g) Direksi Pekerjaan memerintahkan untuk menghadapi keadaan yang tidak terduga, yang disebabkan oleh pemilik atau terdapat pekerjaan tambahan yang diperlukan untuk alasan-alasan keamanan atau lainnya;

h) kontraktor-kontraktor lainnya, petugas-petugas Pemerintah, petugas-petugas Utilitas atau pemilik tidak menepati jadwal kerja dan kendala-kendala lainnya yang disebut dalam kontrak, dan kesemuanya mengakibatkan keterlambatan atau biaya tambah bagi kontraktor;

i) keterlambatan pembayaran uang muka;

j) dampak terhadap kontraktor akibat resiko pemilik;

k) Direksi Pekerjaan menunda menerbitkan Berita Acara Pekerjaan Selesai tanpa alasan yang jelas;

l) peristiwa kompensasi lainnya yang diuraikan dalam kontrak atau yang akan ditentukan oleh Direksi Pekerjaan harus berlaku

(11)

proyek

kegiatan investasi yang menggunakan faktor-faktor produksi untuk menghasilkan barang dan jasa yang diharapkan dapat memperoleh keuntungan dalam suatu periode tertentu

[Bappenas TA-SRRP, 2003] 3.55

rencana tanggal penyelesaian

tanggal yang direncanakan kontraktor untuk menyelesaikan pekerjaan. Rencana tanggal penyelesaian disebutkan dalam Data Kontrak. Rencana tanggal penyelesaian dapat direvisi oleh Direksi Pekerjaan dengan menerbitkan suatu perpanjangan waktu atau perintah percepatan

3.56

tanggal mulai kerja

tanggal mulai kerja penyedia jasa yang dinyatakan pada Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK), yang dikeluarkan oleh kepala kantor/satuan kerja/pemimpin proyek/pemimpin bagian proyek

tanggal penyelesaian pekerjaan

tanggal penyerahan pekerjaan selesai (penyerahan laporan akhir) [Kepmen Kimpraswil No. 257/KPTS/M/2004]

4. PENYERAHAN PERTAMA / SEMENTARA PEKERJAAN (PROVISIONAL HAND OVER / PHO)

4.1 Pendahuluan

Sesuai Kepmen Kimpraswil No.257/KPTS/M/2004, pengguna jasa membentuk panitia penerima pekerjaan yang terdiri dari unsur atasan langsung, proyek dan direksi teknis. Setelah pekerjaan selesai 100%, penyedia jasa mengajukan permintaan secara tertulis kepada pengguna jasa untuk penyerahan pertama pekerjaan. Pengguna jasa memerintahkan panitia penerima pekerjaan untuk melakukan penilaian terhadap hasil pekerjaan yang telah diselesaikan oleh penyedia jasa selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari setelah diterimanya surat permintaan dari penyedia jasa. Setelah penyerahan pertama pekerjaan pengguna jasa membayar sebesar 100% dari nilai kontrak dan penyedia jasa harus menyerahkan jaminan pemeliharaan sebesar 5% dari nilai kontrak.

Selain itu untuk pedoman bagi setiap unsur yang terlibat dalam kepanitiaan, proses serah terima pekerjaan agar dapat bekerja dengan lengkap dan cepat, maka dibuat check list materi yang perlu didiskusikan pada rapat-rapat, termasuk diagram urutan kegiatannya.

(12)

1) Proyek Pusat

Ketua : unsur Bidang Teknik Sub Dinas Bina Program Pras Wil Sekretaris : unsur Proyek

Anggota : unsur Balai Pengujian Pras Wil Anggota : unsur Proyek

Anggota : unsur Direktorat Pelaksana/Pembina atau unsur lain bila diperlukan

2) Proyek Daerah

Ketua : unsur Sub Dinas PU Satminkal yang bersangkutan Sekretaris : unsur Proyek

Anggota : unsur Balai Pengujian Pras Wil

Anggota : unsur Bidang Teknik Sub Dinas Bina Program Praswil Anggota : unsur Proyek atau unsur lain bila diperlukan

4.3 Ruang lingkup Panitia Serah Terima Ruang lingkup Panitia Serah Terima mencakup :

1) penelitian dan pembuatan Berita Acara hasil penelitian Penyerahan Pekerjaan;

2) pembentukan tiga tim untuk penelitian: Visual, Tim Quality Control Teknis dan Tim Administrasi oleh Panitia Serah Terima;

3) menetapkan tanggal definitif provisional hand over;

4) menetapkan tanggal final statement (serah terima akhir pekerjaan) sesuai dengan Dokumen Kontrak.

(13)

4.4.1 Agenda “First Meeting” Panitia Penyerahan Pekerjaan 1) uraian kronologis Proyek oleh Pinbagpro

- nama Proyek, - lokasi Proyek,

- Panjang Efektif dan Fungsional Proyek, - Jumlah Total Biaya Proyek,

- Proses Addendum yang pernah dilakukan

a) alasan diadakannya Addendum

b) prosedur addendum apakah sudah dilaksanakan

a. Technical/Engineering Justification dan atau negosiasi harga pada pay item yang belum ada di dalam kontrak

b. Berita Acara Addendum oleh panitia peneliti kontrak yang dibentuk oleh Pinbagpro

c. Persetujuan Addendum atau NOL oleh instansi terkait BINTEK / DIT. PEL, BAPPEKIN (D/H TED) dan Lending Agency

d. Revisi DIP dan PHO

- Lingkup Proyek yang paling dominan disertai Volume dan Biaya, - Progress Fisik saat First Meeting, disertai dengan Data Pendukung

a) komulatif final quantity yang sudah dapat diproses MC-nya, atau yang belum dapat diproses MC-nya untuk dikontrol terhadap total kuantitas kontrak

b) identifikasi jenis item pekerjaan dan volumenya yang sudah diperintahkan kepada kontraktor, tetapi belum dilaksanakan

c) identifikasi jenis item pekerjaan yang masih belum tertangani, misalnya mortared side ditch, gorong gorong dan sebagaianya

d) identifikasi sisa dana yang mungkin dapat digunakan untuk item pekerjaan lain yang diperlukan.

(14)

- mencari kesepakatan prosedur provisional hand over yang akan dilaksanakan;

- mencari kesepakatan sementara apakah proyek yang bersangkutan dapat dimulai proses penyerahannya, berdasarkan laporan dari konsultan. 3) pembentukan Tim dan Persiapannya

- Tim Visual

a) penyiapan kamera foto untuk dokumentasi site visit b) penyiapan List of Defect and deficiencies

c) penyiapan List of deviation and omissions d) (unauthorized change in works)

e) List of errors and omission in drawing - Tim Quality Control

a) penyiapan list of Quality Control sesuai spesifikasi untuk control terhadap back up data yang disusun oleh Proyek / Konsultan

b) Check Core Drill yang dilakukan oleh Kontraktor dan diawasi oleh anggota Team Panitia PHO, terutama untuk mengetahui item pekerjaan yang belum memenuhi spesifikasi, baik dengan cara mengambil sample (frekwensi dan caranya) maupun Quality-nya

c) Check Quality Report yang dibuat oleh Konsultan Supervisi - Tim Administrasi

a) Dokumen Tender

b) Dokumen Kontrak

c) Dokumen dan atau Amendemen a. perpanjangan waktu

b. penambahan dan pengurangan biaya c. pengaturan pajak

(15)

e. Berita Acara Dokumen Addendum / Amendemen oleh Panitia Peneliti Pelaksana Kontrak

f. Surat Keputusan Panitia Peneliti Pelaksanaan Kontrak yang dibentuk oleh Pinpro / Pinbagpro

d) NOL (No Objection Letter) dari Lending Agency atau surat pendukung persetujuan lainnya dari Direktur Bintek atau P3JJ

e) Dokumen Technical / Engineering Justification

f) Dokumen Progress Fisik masing-masing item pekerjaan untuk dikontrol terhadap volume kontrak

g) Back-up data untuk perhitungan Quantity dan MC

h) Monthly Certificate

i) Method of Measurement for Payment pada Major Item

j) Monthly Progress Report

k) Quarterly Report

l) Final Report

m) foto-foto sebelum, selama dan sesudah proyek

n) masalah sewa peralatan oleh kontraktor

o) masalah hutang kontraktor terhadap sub kontraktor, paling tidak satu bulan sebelum selesainya proyek, Pinbagpro membuat pengumuman di Kelurahan atau Kecamatan setempat

p) As Built Drawing

q) masalah retribusi kepada Pemda Tingkat II

r) penyelesaian alat berat yang harus di re-export

s) identifikasi peringatan konsultan dan Pimbagpro yang belum ditanggapi oleh kontraktor

t) identifikasi alat berat yang mendapat keringanan Bea-Masuk supaya dibuatkan Berita Acara penerimaan oleh Pimbagpro yang bersangkutan dalam hal:

(16)

b. tanggal kedatangan alat diproyek c. tanggal Kontrak pembelian alat berat

d. keterlambatan, kedatangan peralatan di proyek akan memungkinkan dipertimbangkannya jumlah keringanan Bea-Masuk oleh DitJen Pajak

Kontraktor yang mendapat proyek berbantuan luar negeri dengan masa pelaksanaan labih dari 2 (dua) tahun mendapat fasilitas import oleh BAPEKSTA (Departemen Keuangan) dengan besar keringanan bea kurang lebih 35%, yang terdiri dari bea masuk 20%, bea masuk tambahan 5% dan PPN 10%.

u) sisa DIP yang mungkin masih ada, agar bisa segera diadakan revisi untuk dapat dimanfaatkan oleh proyek lain yang memerlukan

v) ASTEK (Asuransi Tenaga Kerja)

w) untuk serah terima sementara (provisional hand over), agar mengikut sertakan Inspektur khusus yang ada di masing-masing Propinsi dengan tugas mengisi DETAIL INSPECTION REPORT yang merupakan lampiran Berita Acara Serah Terima Sementara untuk keperluan BMS di Propinsi dan DitJen Prasarana Wilayah.

4) membuat Rencana Kerja Tim

- schedule kegiatan masing-masing Tim - menentukan tanggal second meeting 5) menentukan Tentatif Tanggal PHO

Sebagaimana yang telah diantisipasi oleh Konsultan dan ditegaskan oleh Pinbagpro.

4.4.2 Agenda Second Meeting

1) laporan dari masing-masing Tim

2) evaluasi terhadap laporan masing-masing Tim

a) identifikasi terhadap kegiatan yang belum dilaksanakan oleh kontraktor dan konsultan

(17)

- kegiatan yang masuk dalam lingkup kontrak, namum belum dilaksanakan oleh kontraktor / konsultan

- kegiatan yang belum termasuk lingkup kontrak, namum perlu dilaksanakan oleh kontraktor dan konsultan

b) identifikasi jenis kegiatan dan volume kegiatan termasuk di atas untuk mengetahui pembiayaan yang diperlukan dan waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaiannya

- dalam hal Item Pekerjaan tersebut sudah termasuk dalam lingkup kontrak dan belum dilaksanakan oleh kontraktor, maka pembiayaan masih menjadi tanggung jawab kontraktor dalam batasan quality yang disebutkan dalam kontrak

- dalam hal kegiatan pekerjaan tersebut, quantity-nya sangat diperlukan, dan tidak mencukupi atau belum termasuk dalam lingkup kontrak, maka dapat segera diambil tindakan sebagai berikut

a. jika dalam batasan jumlah biaya kontrak masih dimungkinkan mengurangi item pekerjaan lain yang kurang diperlukan, maka dapat dibuatkan Amendemen Kontrak dengan Berita Acara yang ditandatangani oleh Panitia PHO

b. jika dalam batasan jumlah biaya kontrak sudah tidak dimungkinkan lagi mengurangi item pekerjaan lainnya, maka panitia T.O dapat menyarankan kepada Pinbagpro untuk:

• mengusulkan kekurangan pembiayaan tersebut sebagai bahan usulan DIP yang akan datang, ataupun Revisi DIP dalam tahun yang bersangkutan

• merupakan bagian Final Report dari Konsultan Supervisi yang bersangkutan.

3) menetapkan Grace Period

a) maksimum 30 hari, mengingat penempatan konsultan berakhir 1 (satu) bulan setelah tanggal PHO definitif

b) ditetapkan berdasarkan perkiraan oleh Panitia yang disetujui oleh semua unsur yang terlibat termasuk Kontraktor dan Konsultan.

4) memperbaharui Tentatif Tanggal PHO

a) dalam hal hasil evaluasi Panitia PHO menghasilkan keputusan bahwa Kontraktor belum melaksanakan 100% quantity sebagaimana dalam kontrak, maka tanggal Tentatif PHO ditetapkan oleh Panitia berdasarkan

(18)

dilaksanakan oleh Kontraktor dan kemampuan kontraktor yang bersangkutan

b) dalam hal penundaan Tentatif Tanggal PHO melebihi tanggal akhir masa konstruksi, maka kontraktor dapat dikenakan denda sebagaimana disebutkan dalam G.C.C.

4.4.3 Agenda rapat setelah berakhirnya Grace-Periode

1) membuat Berita Acara hasil penelitian untuk penyerahan pekerjaan; 2) menetapkan definitif tanggal PHO;

3) menetapkan tanggal FHO sesuai dokumen kontrak.

5. MENYUSUN PROGRAM PEMELIHARAAN (MAINTENANCE PROGRAM)

Program pemeliharaan perlu disusun untuk dijadikan pedoman bagi Pemilik dalam melakukan pemeliharaan fisik agar proyek ini dapat dimanfaatkan sesuai umur rencananya. Proyek dan konsultan pengawas akan memeriksa/menyusun program pemeliharaan yang disampaikan oleh kontraktor. Program pemeliharaan dilengkapi dengan data teknis yang diperlukan termasuk hal-hal yang perlu dilakukan kontraktor selama masa pemeliharaan (warranty period ).

Apabila kontraktor tidak menyerahkan manual operasi dan pemeliharaan tersebut pada tanggal yang disebutkan dalam Data Kontrak atau kontraktor tidak memperoleh persetujuan dari Direksi Pekerjaan, Direksi Pekerjaan harus menahan sejumlah uang sebagaimana tercantum dalam Data Kontrak dari pembayaran yang akan dibayarkan kepada kontraktor.

Ketentuan-ketentuan selama Masa Pemeliharaan sebelum dilaksanakan Serah Terima Pekerjaan Akhir antara lain:

1) kontraktor wajib memelihara sehingga kondisi tetap seperti pada keadaan serah terima pekerjaan pertama diterima Direksi Pekerjaan. Untuk maksud tersebut kontraktor harus menyediakan peralatan dan tenaga secukupnya dilokasi pekerjaan;

2) kontraktor wajib menyelesaikan sisa pekerjaan yang belum diselesaikan ( bila ada) yang seperti termuat dalam berita acara serah terima pekerjaan pertama;

(19)

perbaikan kerusakan, atau kesalahan seperti yang diperintahkan Direksi Pekerjaan salama Masa pemeliharaan atau 14 hari setelah berakhirnya masa pemeliharaan;

4) biaya-biaya pada butir 1) di atas menjadi beban kontraktor apabila:

- penggunaan bahan, peralatan, atau cara kerja Kontraktor tidak sesuai dengan ketentuan Kontrak, atau

- terjadi kesalahan perencanaan teknis bagian dari pekerjaan permanen yang menjadi tanggung jawab Kontraktor, atau

- kontraktor telah gagal memenuhi kewajibannya seperti dalam Kontrak.

5) biaya pekerjaan seperti tersebut butir 1) diatas menjadi beban Pemilik sebagai pekerjaan tambahan apabila sesuai pendapat Direksi Pekerjaan bukan disebabkan hal-hal tersebut pada butir 4) di atas;

6) apabila kontraktor gagal melaksanakan semua kewajiban seperti tersebut pada butir 1) di atas dalam waktu yang layak (reasonable), Pemilik dapat menunjuk pihak lain untuk melaksanakannya dan, setelah berkonsultasi dengan Kontraktor, biayanya dibebankan kepada Kontraktor dengan dipotongkan dari pembayaran kembali uang retensi (retention money).

6. PENYERAHAN AKHIR PEKERJAAN (FINAL HAND OVER / FHO)

6.1 Pendahuluan

Dalam setiap pelaksanaan suatu proyek, selalu diakhiri dengan Serah Terima Akhir Pekerjaan, yaitu penyerahan hasil pelaksanaan pekerjaan oleh kontraktor kepada Pemilik. Kontraktor tidak / belum dianggap selesai mengerjakan pekerjaan sebelum dikeluarkannya Berita Acara Serah Terima Akhir Pekerjaan. Dengan dikeluarkannya Berita Acara Serah Terima Akhir Pekerjaan maka kewajiban kontraktor telah selesai.

Untuk melaksanakan Serah Terima Akhir Pekerjaan kita dapat mengacu pada Buku 4 Syarat-syarat Umum Kontrak, Keputusan Menteri Kimpraswil No. 257/KPTS/M/2004, setelah masa pemeliharaan berakhir penyedia jasa mengajukan permintaan secara tertulis kepada pengguna jasa untuk penyerahan akhir pekerjaan.

Selain itu, untuk pedoman bagi setiap unsur yang terlibat dalam kepanitiaan, proses Serah Terima Pekerjaan agar dapat bekerja dengan lengkap dan cepat maka telah dibuat check list materi yang perlu didiskusikan pada rapat-rapat, termasuk diagram urutan kegiatannya.

(20)

pernah dilakukan sebelumnya, namun demikian masukan-masukan yang baru sangat diharapkan untuk perbaikan dan kelengkapannya.

6.2 Unsur yang terlibat dalam serah terima pekerjaan 1) Proyek Pusat

- Ketua : unsur Bidang Teknik Sub Dinas Bina Program Pras Wil - Sekretaris : unsur Proyek

- Anggota : unsur Bidang Pengujian Pras Wil - Anggota : unsur Proyek

- Anggota : unsur Direktorat Pelaksana/Pembina atau unsur lain bila perlu

2) Proyek Daerah

- Ketua : unsur Sub Dinas PU Satminkal yang bersangkutan - Sekretaris : unsur Proyek

- Anggota : unsur Bidang Pengujian Pras Wil

- Anggota : unsur Bidang Teknik Sub Dinas Bina Program Pras Wil - Anggota : unsur Proyek atau unsur lain bila diperlukan

6.3 Ruang lingkup panitia serah terima akhir Ruang lingkup Panitia Serah Terima Akhir mencakup:

• meneliti dan membuat Berita Acara hasil penelitian Penyerahan Pekerjaan; • untuk melakukan penelitian terhadap hasil pemeliharaan pekerjaan yang telah

dilakukan dalam masa pemeliharaan;

(21)

1) Surat permohonan dari kontraktor

Kontraktor harus sudah mengajukan permohonan Serah Terima Akhir Pekerjaan kepada Pemimpin Bagian Proyek paling lambat 21 (dua puluh satu) hari sebelum berakhirnya Masa Pemeliharaan. Dalam surat permohonan tersebut harus disebutkan bahwa pemeliharaan telah dilaksanakan sesuai dengan Dokumen Kontrak dan menyebutkan wakil-wakil kontraktor yang ditunjuk untuk mewakili dalam Serah Terima tersebut.

2) Pemberitahuan Pimbagpro kepada Ketua Panitia

Apabila kontraktor telah selesai atau telah melaksanakan pekerjaan pemeliharaan dengan baik menurut direksi, kemudian Pemimpin Bagian Proyek memberitahukan kepada Ketua Panitia Serah Terima Pekerjaan tentang hal tersebut dan kapan Panitia Serah Terima akan berkunjung ke lapangan.

Panitia Serah Terima Pekerjaan harus sudah mulai melaksanakan pemeriksaan di lapangan paling lambat 14 (empat belas) hari sebelum Masa Pemeliharaan berakhir.

3) Pelaksanaan Serah Terima Akhir a) Rapat Pertama

1. Uraian Kronologis Proyek oleh Pimbagpro - nama Proyek;

- lokasi Proyek;

- panjang efektif dan fungsional Proyek; - jumlah total biaya Proyek;

- jangka waktu pelaksanaan Proyek;

- kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan dalam rangka pemeliharaan tahap selanjutnya;

- pekerjaan yang diperlukan tetapi belum terlaksana pada kegiatan sebelumnya;

- prosedur pengarsipan berkas-berkas Kontrak;

- hasil pelaksanaan pemeliharaan yang telah dilakukan oleh kontraktor selama masa pemeliharaan.

(22)

- kegiatan yang dilakukan pada waktu FHO;

- kegiatan yang belum dilakukan pada waktu FHO;

- mencari kesepakatan prosedur FHO yang akan dilaksanakan;

- mencari kesepakatan sementara apakah Proyek yang bersangkutan dapat dimulai proses FHO-nya, berdasarkan laporan Pimbagpro serta berkas laporan dari Direksi;

- mencari kesepakatan jadwal pelaksanaan FHO; - menentukan tentatif tanggal FHO;

- pengecekan jadwal pelaksanaan pekerjaan dimasa pemeliharaan. b) Kunjungan Lapangan

Berdasarkan laporan Pemimpin Bagian Proyek tentang rencana kerja dan daftar cacat/kerusakan maka Panitia bersama-sama kontraktor dan unsur-unsur Proyek melakukan penilaian terhadap hasil pelaksanaan pemeliharaan tersebut. Selain itu Panitia juga mencatat cacat dan kerusakan yang terjadi selain yang telah dilaporkan tersebut bila ada. c) Rapat Kedua

- identifikasi kegiatan yang belum dilaksanakan oleh kontraktor pada masa pemeliharaan;

- evaluasi terhadap hasil kunjungan lapangan;

- dalam hal hasil evaluasi Panitia FHO menghasilkan keputusan bahwa kontraktor telah menyelesaikan semua cacat dan kerusakan maka: a. Panitia membuat Berita Acara yang menyatakan bahwa kontraktor

telah menyelesaikan pemeliharaan pekerjaan pada masa pemeliharaan dengan baik (sesuai dengan Dokumen Kontrak),

b. menyatakan bahwa pekerjaan dapat dilakukan Serah Terima Pekerjaan yang terakhir kalinya,

c. menetapkan tanggal FHO,

d. Ketua Panitia membuat surat pemberitahuan tentang hasil pemeriksaan yang telah dilakukan kepada Pemimpin Bagian Proyek.

(23)

d) Berita Acara Serah Terima

Berdasarkan surat dari Ketua Panitia Serah Terima Pekerjaan, Pemimpin Bagian Proyek membuat Berita Acara Serah Terima Akhir Pekerjaan dengan kontraktor.

(24)

E.1. Bagan alir Serah Terima Sementara Pekerjaan (Provisional Hand Over / PHO)

E.2. Bagan alir prosedur PHO sampai dengan Masa Pemeliharaan E.3. Bagan alir Serah Terima Akhir Pekerjaan (Final Hand Over / FHO) E.4. Bagan alir FHO

E.5. Dokumen-dokumen dalam kegiatan Serah Terima Sementara Pekerjaan E.6. Dokumen-dokumen dalam kegiatan Serah Terima Akhir Pekerjaan