PEN ETAPAN FORM ASI D AN PELAKSAN AAN PEN GAD AAN PN S
w w w .j akar t a.go.id
I . PEN D AH ULUAN
Pasca r efor m asi 1998, sem ua inst ansi pem er int ahan m ulai ber benah. Salah sat u pem benahan yang t er us m endapat per hat ian adalah pelaksanaan reform asi birokrasi.
Sem angat unt uk m ewuj udkan r efor m asi t idak lepas dar i kr it ikan m asyar akat dan st ake
holder at as k ondisi bir okr asi saat ini. Birokr asi m endapat st ereot ip sebagai pem alas, t idak kr eat if dan m em bor oskan anggar an. Jum lah Pegaw ai Negeri Sipil ( PNS) saat ini
j uga dinilai t idak sebanding dengan pelayanan m er eka kepada m asyar akat . Per Okt ober
2011, j um lah PNS m encapai 4.646.351.1 Per t am bahan PNS dar i t ahun ke t ahun cukup
siginifikan. Per t am bahan j um lah PNS t er sebut t idak lepas dar i pem ekar an daer ah pada
2001 hingga 2009 sebanyak 7 provinsi dan 154 kabupat en/ kot a.2 Per t am bahan PNS
Daer ah j uga t idak lepas dar i adanya delegasi kew enangan dalam hal pengangkat an,
pem indahan dan pem ber hent ian PNS dar i Pr esiden kepada pej abat pem bina
kepegaw aian dan pej abat pem bina kepegaw aian daer ah
.
3Pada saat ini m asih dij um pai per bedaan yang cukup signifikan dalam j um lah
PNS ant ar a sat u daer ah dengan daer ah lain yang m em iliki kar akt er ist ik yang ham pir
sam a, hal ini sebagai ak ibat dari k ebij akan yang m enim bulkan k et idakseim bangan j um lah pegaw ai ant ar daer ah, ant ar a lain kebij akan ot onom i daerah, yang diser t ai
penyer ahan pegaw ai, per lengkapan, pem biayaan dan dokum en ( P3D) kepada daer ah,
kebij akan pengangkat an t enaga honor er m enj adi CPNS, pengangkat an Sekr et ar is Desa
m enj adi Pegaw ai Negeri Sipil sert a pem ek aran w ilay ah/ daerah.4
Selain hal t ersebut di at as m asih t erj adi adanya upay a per m int aan penam bahan
pegaw ai dalam j um lah yang besar , t anpa m em ik ir kan dam paknya pada Anggar an
Pendapat an dan Belanj a Daer ah ( APBD) yang sebagian besar t er ser ap unt uk belanj a
1ht t p: / / w w w .bk n.go.id/ in/ pr ofil/ unit - ker j a/ ink a/ dir ek t or at - pengolahan- dat a/ pr ofil- st at ist ik - pns/ st r ibusi- j um lah-pns- dir inci- m enur ut - t ingk at - pendidik an- dan- j enis- k elam in- 1- ok t ober - 2011.ht m l
2ht t p: / / finance.det ik .com / r ead/ 2011/ 08/ 29/ 171032/ 1713307/ 4/ j um lah- pns- m em bengk ak - 30- dalam - delapan-t ahun.
3 Pasal 25 ayat ( 1) dan ayat ( 2) Undang Nom or 43 Tahun 1999 t ent ang Per ubahan at as Undang-Undang Nom or 8 Tahun 1974 Tent ang Pokok- Pokok Kepegaw aian.
pegaw ai, sedangkan belanj a publik r elat if kecil sehingga kepent ingan publik t er abaikan.
Set idaknya ada 297 Pem er int ah Daer ah yang lebih dar i 50% APBD nya t er ser ap unt uk
belanj a pegaw ai.5
Banyakny a j um lah PNS t er sebut m em bor oskan anggaran. Ment er i Keuangan
Agus Mar t ow ar doj o beber apa w akt u lalu m engat akan bahw a j um lah pegaw ai neger i sipil
( PNS) di I ndonesia saat ini sudah cukup t inggi dan bisa m em ber at kan anggar an pem er int ah dalam penyediaan t unj angan gaj i, pensiun dan asur ansi. Kondisi yang sam a
j uga t er j adi di daer ah. Saat ini banyak alokasi anggar an rut in di daer ah dit et apkan unt uk
pem biayaan belanj a pem er int ah seper t i unt uk gaj i pegaw ai, padahal belanj a m odal
sangat t er bat as sehingga pem biayaan infrast rukt ur m enj adi t er bengkalai. Unt uk t ahun 2012, Pem er int ah bakal m enggelont or kan anggar an gaj i pegaw ai negar a sebesar Rp
215,7 t r iliun ( 2,7 per sen t er hadap PDB) , at au naik Rp 32,9 t r iliun ( 18% ) dibandingkan
t ahun lalu.6
Menurut Ment er i Keuangan, pr ogr am r efor m asi birok rasi m enj adi inisiat if y ang
diper lukan agar efekt ifit as dan pr odukt ifit as ker j a pegaw ai neger i sipil dapat t ercapai.7
Sebagai salah sat u agenda r efor m asi bir okr asi, Ment er i Pendayagunaan Apar at ur Negar a dan Reform asi Birok rasi, Ment eri Dalam Neger i dan Ment er i Keuangan m engeluar kan
Per at ur an Ber sam a Nom or 02/ SPB/ M.PAN- RB/ 8/ 2011, Nom or 800- 632 Tahun 2011,
Nom or 141/ PMK.01/ 2011 t ent ang Penundaan Sem ent ar a Pener im aan Calon Pegaw ai
Neger i Sipil. Penundaan sem ent ar a pener im aan CPNS t ersebut dilak uk an m ulai 1 Sept em ber 2011 sam pai dengan 31 Desem ber 2012 dalam r angka penghem at an
belanj a.
Refor m asi bir okr asi dapat dikat akan sebagai penat aan ulang pr oses bir okr asi dari level t ert inggi hingga t erendah dan m elakukan t er obosan bar u ( innovat ion
br eakt hr ough) dengan langkah- langkah ber t ahap, konkr et , r ealist is, sungguh- sungguh,
berfik ir di luar k ebiasaan/ r ut init as yang ada ( out of t he box t hinking) , per ubahan paradigm a ( a new par adigm shift ) , dan dengan upaya luar biasa ( business not as usual) .
Oleh karena it u, reform asi birokr asi nasional perlu m erevisi dan m em bangun ber bagai
r egulasi, m em oder nkan ber bagai kebij akan dan pr akt ek m anaj em en pem er int ah pusat
dan daer ah, dan m enyesuaik an t ugas fungsi inst ansi pem er int ah dengan par adigm a dan
per an bar u.8
Pada t ahun 2011, selur uh kem ent er ian dan lem baga ( K/ L) ser t a pem er int ah
daer ah ( Pem da) dit ar get kan t elah m em ilik i kom it m en dalam m elaksanakan pr oses r efor m asi bir okr asi. Pada t ahun 2014 secar a ber t ahap dan ber kelanj ut an,
Kem ent er ian/ Lem baga dan Pem er int ah Daer ah dihar apkan t elah m em ilik i kekuat an
unt uk m em ulai pr oses t er sebut , sehingga pada t ahun 2025, bir okr asi pem er int ahan yang
pr ofesional dan ber int egr it as t inggi dapat diw uj udkan.9
Dalam r angka pener apan r efor m asi bir okrasi, Pr esiden m engeluar kan Per at ur an
Pr esiden Republik I ndonesia Nom or 81 Tahun 2010 t ent ang Gr and Design Refor m asi
5 Waw ancar a dengan Asist en Deput i Bidang SDM dan Apar at ur Kem ent er ian Penday agunaan Apar at ur Negar a dan Refor m asi Bir ok r asi, 5 Apr il 2012.
6 Not a Keuangan dan APBN 2012.
7 ht t p: / / bat am .t r ibunnew s.com / 2011/ 06/ 22/ t ahun- 2012- har us- ada- pengur angan- j um lah- pns.
Bir okr asi 2010 – 2025 dan Keput usan Pr esiden Republik I ndonesia Nom or 14 Tahun
2010 t ent ang Pem bent ukan Kom it e Pengar ah Refor m asi Birokrasi Nasional dan Tim
Reform asi Birokrasi Nasional sebagaim ana t elah dir ubah dengan Keput usan Pr esiden Nom or 23 Tahun 2010. Per at ur an t er sebut kem udian dit indaklanj ut i dengan Per at ur an
Ment er i Negar a Penday agunaan Apar at ur Negar a dan Refor m asi Bir okr asi Nom or 20
Tahun 2010 t ent ang Road Map Refor m asi Bir okr asi 2010 – 2014, yang dij abar kan lebih lanj ut dalam 9 Per at ur an Ment er i Negar a Pendayagunaan dan Reform asi Bir okr asi ( PAN
dan RB) , y ait u:
1. Per at ur an Nom or 7 Tahun 2011 t ent ang Pedom an Pengaj uan Dokum en Usulan
Refor m asi Bir okr asi Kem ent er ian/ Lem baga ( Buku 1) .
Per at ur an ini ant ar a lain ber isi t ent ang pr oses Refor m asi Bir okr asi, dan
dokum en usulan Reform asi Bir okr asi Kem ent er ian/ Lem baga.
2. Per at ur an Nom or 8 Tahun 2011 t ent ang Pedom an Penilaian Dokum en Usulan dan Road Map Pelaksanaan Reform asi Birokrasi Kem ent er ian/ Lem baga ( Buk u 2)
Perat uran ini ant ara lain berisi t ent ang penilaian dokum en usulan dan road
m ap pelak sanaan Reform asi Birok rasi, inst rum en penilaian dokum en usulan, road m ap pelaksanaan Reform asi Bir okr asi, dan pem ber ian t unj angan kiner j a.
3. Per at ur an Nom or 9 Tahun 2011 t ent ang Pedom an Penyusunan Road Map Reform asi
Bir okr asi Kem ent er ian/ Lem baga Dan Pem er int ah Daer ah ( Buku 3)
Perat uran ini ant ara lain berisi t ent ang langkah- langk ah k onsolidasi rencana aksi pr ogr am dan kegiat an Reform asi Bir okr asi.
4. Per at ur an Nom or 10 Tahun 2011 t ent ang Pedom an Pelaksanaan Pr ogr am Manaj em en
Per ubahan ( Buku 4)
Per at ur an ini ant ar a lain ber isi t ent ang m anaj em en per ubahan dalam kont eks
Reform asi Birokrasi, elem en dan t ahapan m anaj em en per ubahan, per um usan
r encana m anaj em en per ubahan, pengelolaan/ pelaksanaan per ubahan, penguat an hasil per ubahan, dan m em buat per ubahan ber kelanj ut an.
5. Per at ur an Nom or 11 Tahun 2011 t ent ang Kr it eria dan Ukur an Keberhasilan Refor m asi
Bir okr asi ( Buku 5)
Perat uran ini ant ara lain berisi t ent ang kr it eria dan uk ur an penilaian k eberhasilan Reform asi Birok rasi y ang t erdiri dari penilaian k eberhasilan pelak sanaan
Reform asi Birokrasi, penj elasan m asing- m asing indikat or keber hasilan, ser t a
indikat or kinerj a pelak sanaan reform asi bir ok rasi di k em ent erian/ lem baga dan pem er int ah daer ah.
6. Per at ur an Nom or 12 Tahun 2011 t ent ang Pedom an Penat aan Tat alaksana ( Business
Pr ocess) ( Buku 6)
Per at ur an ini ant ar a lain ber isi t ent ang pendekat an penat aan t at alaksana, pr oses penat aan t at alaksana, dan kaidah penggam bar an t at alaksana.
7. Per at ur an Nom or 13 Tahun 2011 t ent ang Tent ang Pedom an Pelaksanaan Quick Wins
( Buku 7)
Per at ur an ini ant ar a lain ber isi t ent ang perum usan dan penet apan quick w ins
dan langkah- langkah dalam pelaksanaan quick w ins. Quick w ins at au j uga sering
Kem ent er ian/ Lem baga dan Pem er int ah Daerah ser t a unt uk t em a t er t ent u dapat
ber upa or ganizat ion quick w ins, r egulat ion quick w ins at au hum an r esour ce quick
w ins.
8. Per at ur an Nom or 14 Tahun 2011 t ent ang Pedom an Pelaksanaan Pr ogr am Manaj em en
Penget ahuan ( Know ledge Managem ent ) ( Buku 8)
Per at ur an ini ant ar a lain ber isi t ent ang m anaj em en penget ahuan dalam pelaksanaan reform asi birokrasi, elem en dan t ahapan im plem ent asi m anaj em en
penget ahuan, per encanaan im plem ent asi m anaj em en penget ahuan, im plem ent asikan
m anaj em en penget ahuan, dan evaluasi pelaksanaan m anaj em en penget ahuan.
9. Per at ur an Nom or 15 Tahun 2011 t ent ang Mekanism e Per set uj uan Pelaksanaan Reform asi Birokrasi dan Tunj angan Kiner j a Bagi Kem ent er ian/ Lem baga ( Buku 9)
Per at ur an ini ant ar a lain ber isi t ent ang m ekanism e pelaksanaan Refor m asi
Bir okr asi, m ekanism e per set uj uan pelaksanaan Reform asi Birokrasi, dan t unj angan kiner j a bagi kem ent er ian/ lem baga.
Sebagaim ana diket ahui, ar ah kebij akan r efor m asi bir okr asi adalah
m eningkat kan pr ofesionalism e apar at ur negar a dan unt uk m ew uj udkan t at a pem er int ahan yang baik, baik di pusat m aupun di daer ah agar m am pu m endukung
keber hasilan pem bangunan di bidang lainnya.10
Unt uk m ew uj udkan apar at ur negar a yang pr ofesional, har us dim ulai dar i pr oses
r ekr ut m en PNS. Rekrut m en PNS m enj adi pint u m asuk seseor ang m enj adi apar at ur negar a. Kegagalan dalam pr oses r ekr ut m en akan m enj adi aw al kegagalan pr oses
selanj ut nya. Salah sat u hal yang pat ut m endapat kan per hat ian dalam pr oses r ekr ut m en
adalah penet apan for m asi dan pelaksanaan pengadaan PNS.
Sesuai dengan ket ent uan Pasal 17 Undang- undang Nom or 43 Tahun 1999
t ent ang Perubahan At as Undang- undang Nom or 8 Tahun 1974 t ent ang Pokok- pokok
Kepegaw aian, PNS diangkat dalam j abat an dan pangkat t er t ent u. Dengan dem ikian, penger t ian for m asi t er m asuk di dalam nya j um lah susunan j abat an PNS yang diper lukan
suat u sat uan or ganisasi negar a unt uk m am pu m elaksanakan t ugas pokok dalam j angka
w akt u t er t ent u.
Sat uan- sat uan or ganisasi negar a yang dim aksud dalam ket ent uan t er sebut ant ara lain Depart em en, Sek ret ariat Negara, Sek ret ariat Kabinet , Sek ret ariat Milit er,
Sekr et ar iat Pr esiden, Sekr et ar iat Wakil Pr esiden, Kej aksaan Agung, Kepolisian Negar a,
Kant or Ment er i Koor dinat or , Kant or Ment er i Negar a, Kesekr et ar iat an Lem baga Ter t inggi/ Tinggi Negar a, Lem baga Pem er int ah Non Depar t em en dan Pem er int ah Daer ah
Pr opinsi/ Kabupat en/ Kot a.
Tuj uan penet apan form asi adalah agar sat uan- sat uan or ganisasi negar a yang dim aksud di at as dapat m em punyai j um lah dan m ut u pegaw ai yang m em adai sesuai
dengan beban ker j a dan t anggung j aw ab pada m asing- m asing sat uan or ganisasi.
Oleh sebab it u, or ganisasi har us selalu disesuaikan dengan per kem bangan t ugas
pokok yang har us dilaksanakan unt uk m encapai t uj uan it u. Kar ena t ugas pokok dapat ber kem bang dar i w akt u ke w akt u, m aka j um lah dan m ut u PNS yang diper lukan har us
selalu disesuaikan dengan per kem bangan t ugas pokok. Per kem bangan t ugas pokok
dapat m engakibat kan m akin besar nya j um lah PNS yang diper lukan, dan sebaliknya
dapat pula m engakibat kan m akin sedikit nya PNS yang diper lukan kar ena kem aj uan
t eknologi di bidang peralat an
.
11I I . PERM ASALAH AN
Ber dasar kan lat ar belakang t er sebut , m aka per m asalahan yang akan dikaj i
adalah sebagai ber ikut .
1. Bagaim ana t at a car a penet apan form asi PNS guna m encapai j um lah PNS yang ideal?
2. Bagaim ana m ekanism e pelaksanaan pengadaan PNS saat ini?
3. Per at ur an apa saj a yang t er kait penet apan form asi dan pelaksanaan pengadaan PNS?
I I I . PEM BAH ASAN
1. Penet apan for m asi PNS
a. Sek ilas For m asi
For m asi adalah penent uan j um lah dan susunan pangkat PNS yang
diper lukan unt uk m am pu m elaksanakan t ugas pokok yang dit et apkan oleh pej abat
yang ber w enang. Jum lah Pegaw ai Neger i Sipil yang diperlukan dit et apk an
ber dasar kan beban ker j a suat u or ganisasi.12 For m asi dit et apkan unt uk j angka
w akt u t er t ent u ber dasarkan j enis, sifat , dan beban ker j a yang har us
dilaksanakan.13
Form asi Pegaw ai Negeri Sipil t erdiri dar i Form asi PNS Pusat dan Form asi
PNS Daer ah.14 For m asi PNS Pusat unt uk m asing- m asing sat uan or ganisasi
Pem er int ah Pusat set iap t ahun anggar an dit et apkan oleh Ment er i yang
ber t anggung j aw ab di bidang pendayagunaan apar at ur negar a, set elah m endapat per t im bangan Kepala Badan Kepegaw aian Negar a ( BKN) ber dasar kan usul dar i
Pej abat Pem bina Kepegaw aian Pusat .15 Penet apan for m asi PNS Pusat t er sebut
har us m endengar per t im bangan dar i Ment er i Keuangan dan khusus unt uk penet apan form asi Pegaw ai Negeri Sipil di luar neger i m em per hat ikan pula
per t im bangan Ment er i Luar Neger i.16
Sem ent ar a it u, unt uk For m asi PNS Daer ah unt uk m asing- m asing sat uan or ganisasi Pem er int ah Daer ah set iap t ahun anggar an dit et apkan oleh Kepala
Daer ah,17 dengan ket ent uan sebagai berikut .
1) Pr ovinsi dit et apkan oleh Guber nur ; 2) Kabupat en dit et apkan oleh Bupat i; dan
3) Kot a dit et apkan oleh Walik ot a.18
11 Penj elasan Um um Per at ur an Pem er int ah Nom or 97 Tahun 2000 t ent ang For m asi Pegaw ai Neger i Sipil. 12 Penj elasan Pasal 15 ay at ( 1) Undang Nom or 43 Tahun 1999 t ent ang Per ubahan at as Undang-Undang Nom or 8 Tahun 1974 Tent ang Pok ok - Pok ok Kepegaw aian j o Pasal 1 angk a 1 Per at ur an Pem er int ah Nom or 97 Tahun 2000 t ent ang For m asi Pegaw ai Neger i Sipil.
13 Pasal 15 Undang- Undang Nom or 43 Tahun 1999 t ent ang Per ubahan at as Undang- Undang Nom or 8 Tahun 1974 Tent ang Pok ok - Pok ok Kepegaw aian.
14 Pasal 2 Per at ur an Pem er int ah Nom or 97 Tahun 2000 t ent ang For m asi Pegaw ai Neger i Sipil.
15 Pasal 3 ayat ( 1) Per at ur an Pem er int ah Nom or 97 Tahun 2000 t ent ang For m asi Pegaw ai Neger i Sipil.
16 Penj elasan Pasal 3 ayat ( 1) Per at ur an Pem er int ah Nom or 97 Tahun 2000 t ent ang For m asi Pegaw ai Neger i Sipil.
17 Pasal 3 ayat ( 2) Per at ur an Pem er int ah Nom or 97 Tahun 2000 t ent ang For m asi Pegaw ai Neger i Sipil.
b. Hal- hal yang har us diper hat ik an dalam penet apan for m asi
Penet apan for m asi PNS m er upakan per m asalahan kr usial selam a ini kar ena banyak t er j adi t ar ik m enar ik kepent ingan ant ar inst ansi. Masing- m asing
pihak m em per j uangkan kepent ingannya unt uk m endapat kan for m asi sesuai yang
yang diinginkan. Di sisi lain, Kem ent erian Pendayagunaan Apar at ur Negar a dan Refor m asi Bir okr asi ( PAN dan RB) , Kem ent erian Keuangan, dan DPR ber usaha
m enet apkan form asi yang rigid, m engingat adanya ket er bat asan anggar an dan
k ebut uhan form asi PNS di inst ansi lain.
Set iap w ar ga negar a Republik I ndonesia m em punyai kesem pat an yang sam a unt uk m elam ar sebagai PNS sepanj ang m em enuhi syar at yang dit ent ukan.
Pengangkat an sebagai PNS dilakukan secar a obyekt if hany a unt uk m engisi for m asi
yang low ong.19
Ket ent uan m engenai for m asi diat ur dalam Per at ur an Pem er int ah Nom or 97
Tahun 2000 t ent ang For m asi PNS. Sesuai Per at ur an Pem er int ah Nom or 97 Tahun
2000, for m asi m asing- m asing sat uan or ganisasi negar a disusun ber dasar kan analisis kebut uhan dan penyediaan pegaw ai sesuai dengan j abat an yang t er sedia,
dengan m em per hat ikan nor m a, st andar , dan pr osedur yang dit et apkan oleh
Pem er int ah.20
Analisis k ebut uhan form asi dilak uk an berdasark an:21
1) j enis pekerj aan;
2) sifat peker j aan;
3) analisis beban ker j a dan per kir aan kapasit as seor ang PNS dalam j angka w akt u t er t ent u;
4) pr insip pelaksanaan peker j aan; dan
5) per alat an yang t er sedia.
Penyusunan for m asi dihit ung ber dasarkan beban ker j a sebagaim ana diat ur
dalam Keput usan Ment er i Pendayagunaan Apar at ur Negara ( Menpan)
Nom or KEP/ 75/ M.PAN/ 7/ 2004 t ent ang Pedom an Per hit ungan Kebut uhan Pegaw ai
Ber dasar kan Beban Ker j a Dalam Rangka Penyusunan Form asi Pegaw ai Neger i Sipil. Pedom an t er sebut sebenar nya hanya m er upakan salah sat u inst r um ent
pendayagunaan pegaw ai. Selanj ut nya, agar inst rum en t ersebut dapat
diper gunakan unt uk penat aan kepegaw aian, m aka har us didukung oleh kesepakat an dan kom it m en yang kuat di sem ua j aj ar an m anaj em en unt uk
m elaksanakan secar a konsist en.
Hasil per hit ungan kebut uhan for m asi PNS dapat diim plem ent asikan secar a
efekt if apabila:22
1) or ganisasi yang disusun benar - benar diar ahkan unt uk m elaksanakan m isinya
secar a efekt if dan efisien dalam r angka m ew uj udkan visi yang dit et apkan.
19 Penj elasan Um um Undang- Undang Nom or 43 Tahun 1999 t ent ang Per ubahan at as Undang- Undang Nom or 8 Tahun 1974 Tent ang Pok ok - Pok ok Kepegaw aian.
20 Pasal 4 ayat ( 1) Per at ur an Pem er int ah Nom or 97 Tahun 2000 t ent ang For m asi Pegaw ai Neger i Sipil. 21 Pasal 4 ayat ( 2) Per at ur an Pem er int ah Nom or 97 Tahun 2000 t ent ang For m asi Pegaw ai Neger i Sipil.
2) set iap unit or ganisasi, t er susun dar i j abat an–j abat an yang dibut uhkan oleh
or ganisasi induknya dengan t ugas- t ugasnya yang j elas ser t a beban ker j anya
t er ukur.
3) set iap j abat an m em punyai st andar kom pet ensi yang j elas bagi pegaw ai yang
akan m endudukinya.
4) set iap j abat an m em punyai st andar kiner j a.
Dengan dem ikian, agar dapat m enghit ung for m asi yang dapat
diper t anggungj aw abkan, m aka set iap inst asi pem er int ah har us m em iliki dat a
kepegaw aian yang t erur ai unt uk ber bagai k epent ingan keput usan kepegaw aian.
Salah sat unya adalah dim iliki sist em infor m asi m anaj em en kepegaw aian ( SI MPEG) yang m em uat daft ar j abat an beser t a ur aiannya yang diser t ai dengan dat a pegaw ai
yang ada m enur ut j abat annya.
Dalam m enghit ung for m asi PNS, t er dapat 3 ( t iga) aspek pokok yang
har us diper hat ikan. Ket iga aspek t er sebut adalah:23
1) Beban ker j a
Beban ker j a m er upakan aspek pokok yang m enj adi dasar unt uk per hit ungan. Beban kerj a per lu dit et apkan m elalui program - program unit k erj a
yang selanj ut ny a dij abar kan m enj adi t ar get peker j aan unt uk set iap j abat an.
2) St andar Kem am puan Rat a- r at a
St andar kem am puan rat a- r at a dapat ber upa st andar kem am puan yang diukur dar i sat uan w akt u yang digunakan at au sat uan hasil. St andar
kem am puan dar i sat uan w akt u disebut dengan Nor m a Wakt u. Sedangkan
st andar kem am puan dar i sat uan hasil disebut dengan Norm a Hasil. 3) Wakt u ker j a
Wakt u ker j a yang dim aksud di sini adalah w akt u ker j a efekt if, ar t inya
w akt u ker j a yang secar a efekt if digunakan unt uk beker j a. Wakt u ker j a efekt if t er dir i at as har i ker j a efekt if dan j am ker j a efekt if. Har i ker j a efekt if adalah
j um lah har i dalam kalender dikur angi har i libur dan cut i. Sem ent ar a it u, j am
ker j a efekt if adalah j um lah j am ker j a for m al dikur angi dengan wak t u k er j a
yang hilang kar ena t idak beker j a ( allow ance) seper t i buang air , m elepas lelah, ist ir ahat m akan, dan sebagainya. Allow ance diper kir akan r at a- r at a sekit ar 30
% dar i j um lah j am ker j a for m al.
Jam ker j a efekt if dihit ung sebagai ber ikut .24
a) Jam ker j a efekt if per har i = 1 har i x 5 j am = 300 m enit
b) Jam ker j a efekt if per m inggu = 5 har i x 5 j am = 25 j am = 1.500 m enit
c) Jam kerj a efekt if per bulan = 20 har i x 5 j am = 100 j am = 6.000 m enit d) Jam ker j a efekt if per t ahun = 240 har i x 5 j am = 1.200 j am = 72.000
m enit .
Dalam m enghit ung j am ker j a efekt if sebaik ny a digunakan uk ur an 1 m inggu,
y ait u selam a 25 j am .
23 Bab I I hur uf B Keput usan Ment er i Penday agunaan Apar at ur Negar a ( Menpan) Nom or KEP/ 75/ M.PAN/ 7/ 2004 t ent ang Pedom an Per hit ungan Kebut uhan Pegaw ai Ber dasar kan Beban Ker j a Dalam Rangka Penyusunan For m asi Pegaw ai Neger i Sipil.
Dalam penyusunan for m asi hendaknya diper hat ikan pr insip- pr insip sebagai
ber ikut :25
1) set iap j enj ang j abat an, j um lah pegaw ainya sesuai dengan beban ker j anya. 2) set iap per pindahan dalam posisi j abat an yang baik kar ena adanya m ut asi at au
prom osi, dapat dilak ukan apabila t ersedia posisi j abat an yang low ong.
3) selam a beban ker j a or ganisasi t idak berubah kom posisi j um lah pegaw ai t idak ber ubah.
Dalam m enghit ung form asi pegaw ai, per lu m engident ifikasi hal- hal yang
m em pengar uhi t er j adinya per ubahan dalam or ganisasi. Beber apa hal t er sebut
adalah:26
1) Per ubahan t ar get - t ar get
Set iap unit ker j a dalam organisasi set iap k ur un w akt u t er t ent u m enet apkan
pr ogr am - pr ogr am yang didalam nya t er kandung t ar get yang akan m enj adi beban peker j aan. Tar get yang ber ubah akan m em pengar uhi pula j um lah beban
peker j aan. Dengan dem ikian, beban ker j a j abat an akan ber gant ung kepada
ada t idaknya per ubahan t ar get dar i pr ogr am yang dit et apkan oleh unit ker j anya.
2) Per ubahan fungsi- fungsi
Fungsi yang dim aksud disini adalah fungsi unit ker j a. Per ubahan fungsi unit
k erj a m em ilik i k ecenderungan m em pengar uhi bent uk kelem bagaan. Dengan adanya perubahan fungsi unit berar t i j uga m em pengar uhi pet a j abat an.
3) Per ubahan kom posisi pegaw ai
Kom posisi pegaw ai dapat digam bar kan dalam penem pat an pegaw ai dalam j abat an m engik ut i pet a j abat an yang ada. Per ubahan kom posisi pegaw ai
ber ar t i per ubahan pula penem pat annya, baik k arena pension, prom osi, m ut asi,
at au k arena hal lain. Perubahan k om posisi pegaw ai m er upakan per ubahan j um lah pegaw ai dalam form asi.
4) Per ubahan lain yang m em pengar uhi or ganisasi
Per ubahan lain yang m em pengar uhi or ganisasi dapat ber upa per ubahan
kebij akan, m isalnya pengalihan pencapaian pr ogr am dar i sw akelola m enj adi pelim pahan peker j aan kepada pihak ket iga. Hal ini pada ak hirny a ak an
ber pengar uh pula kepada j um lah beban ker j a.
Dalam m enghit ung for m asi pegaw ai, har us m em per hat ikan kebut uhan
pegaw ai. Per kir aan kebut uhan pegaw ai m em per hat ikan hal- hal sebagai ber ikut :
1) m er upakan t anggung j aw ab pim pinan unit ker j a yang m enangani kepegaw aian;
2) hendaknya dibant u dengan m asukan par a pem im pin unit t eknis;
3) dim ulai dengan penilaian pr ogram - pr ogr am yang ber dam pak pada pelaksanaan t ugas- t ugas;
25 Bab I I hur uf D Keput usan Ment er i Penday agunaan Apar at ur Negar a ( Menpan) Nom or KEP/ 75/ M.PAN/ 7/ 2004 t ent ang Pedom an Per hit ungan Kebut uhan Pegaw ai Ber dasar kan Beban Ker j a Dalam Rangka Penyusunan For m asi Pegaw ai Neger i Sipil.
4) dinyat akan dalam j abat an dan syar at - syar at nya. Sy ar at dim aksud dapat
ber upa syar at yang pokok, m isalnya syar at pendidikan, pelat ihan,
pengalam an, at au keahlian dan ket er am pilan;
5) diper luk an inv ent arisasi dat a k epegaw aian m inim al 3 ( t iga) t ahun y ang lalu.
c. Tek nik Perhit ungan Form asi
Menghit ung for m asi pegaw ai dilakukan m elalui beber apa t ahapan. Tahapannya adalah analisis j abat an, m em per kir akan per sediaan pegaw ai,
m enghit ung kebut uhan pegaw ai, dan t er akhir m enghit ung keseim bangan ant ar a
kebut uhan dan per sediaan. 27
1) Analisis Jabat an
Analisis Jabat an adalah pr oses, m et ode dan t eknik unt uk m em per oleh
dat a j abat an yang diolah m enj adi infor m asi j abat an dan disaj ik an unt uk
kepent ingan pr ogr am kepegaw aian ser t a m em ber ikan um pan balik bagi
organisasi, t at alak sana, pengaw asan dan akunt abilit as.28
Analisis j abat an pada hakekat nya adalah analisis or ganisasi. Sesuai
dengan hakekat nya, m aka aspek pokok yang dianalisis dalam analisis j abat an adalah pelaksanaan peker j aan yang m enj abar kan fungsi- fungsi yang ada di
set iap unit ker j a. Penj abaran fungsi t er lihat pada pelaksanaan t ugas oleh
sem ua pegaw ai yang ber ada di unit ker j a t er sebut .29
Dalam m enganilisis j abat an diperlukan ber bagai m acam dat a. Dat a yang ut am a adalah peker j aan yang dilaksanakan oleh pegaw ai sehar i- har i.
Sum ber dat a t er sebut adalah:30
a) par a pim pinan unit ker j a; b) para pegaw ai;
c) sur at - sur at keput usan t ent ang or ganisasi;
d) lapor an pelaksanaan peker j aan;
e) lit er at ur at au referensi lain y ang ber kait an dengan m isi at au fungsi
organisasi.
Kegiat an analisis j abat an dim ulai dengan pem bent ukan t enaga analisis j abat an m elalui bim bingan t eknis at au pelat ihan analisis j abat an. Dengan
bim bingan/ pelat ihan analisis j abat an diharapkan m enghasilk an t enaga analisis
j abat an yang m am pu m elaksanakan kegiat an analisis j abat an unt uk ber bagai
kepent ingan penat aan kelem bagaan, kepegaw aian, ket at alak sanaan, sert a pengaw asan dan ak unt abilit as. Mat er i pokok analisis j abat an yang disam paikan
dalam bim bingan t eknis/ pelat ihan analisis j abat an m eliput i pengant ar analisis
j abat an, dasar - dasar analisis j abat an, ur aian t ugas j abat an, fungsi peker j a j abat an, k ondisi lingk ungan k erj a, sy arat j abat an, m et ode pengum pulan dat a
27 Bab I I I Keput usan Ment er i Pendayagunaan Apar at ur Negar a ( Menpan) Nom or KEP/ 75/ M.PAN/ 7/ 2004 t ent ang Pedom an Per hit ungan Kebut uhan Pegaw ai Ber dasar kan Beban Ker j a Dalam Rangka Peny usunan For m asi Pegaw ai Neger i Sipil.
28Bab I I hur uf A angka 1 Lam pir an Per at ur an Ment er i Pendayagunaan Apar at ur Negar a dan Refor m asi Bir okr asi Nom or 33 Tahun 2011 t ent ang Pedom an Analisis Jabat an.
29 Bab I I hur uf B Lam pir an Per at ur an Ment er i Pendayagunaan Apar at ur Negar a dan Refor m asi Bir ok r asi Nom or 33 Tahun 2011 t ent ang Pedom an Analisis Jabat an.
j abat an, t eknik per um usan j abat an, dan m et ode penyusunan infor m asi j abat an
kom pr ehensif.31
Hasil analisis j abat an berupa:
a) Rum usan j abat an unt uk set iap unit ker j a, yait u j abat an st rukt ur al dan
j abat an fungsional.
b) Ur aian j abat an, baik j abat an st r ukt ur al m aupun j abat an fungsional.
c) Pet a j abat an yang berupa ber t ent angan selur uh j abat an baik st rukt ur al
m aupun fungsional, sebagai gam bar an m enyelur uh bagi j abat an y ang ada
dalam unit or ganisasi at au dalam inst ansi. 32
Pelak sanaan analisis j abat an dilak uk an m elalui beber apa t ahapan, yait u per siapan, pelaksanaan di lapangan, dan penet apan hasil akhir .
Per siapan ber upa pem bent ukan t im analisis dan pem ber it ahuan kepada
pim pinan unit ker j a. Pelaksanaan lapangan y ait u pengum pulan dat a, pengolahan dat a, ver ifikasi dan penyem purnaan hasil olahan. Sedangkan
kegiat an penet apan hasil akhir ber upa penyaj ian hasil dan pengesahan.
Tahapan t er sebut dapat disesuaikan dengan kebut uhan m asing-m asing inst ansi, asing-m isalnya bagi inst ansi yang t eah asing-m easing-m iliki t iasing-m analisis, asing-m aka
dapat langsung dilakukan k egiat an lapangan. Nam un bagi inst ansi yang belum
m em iliki t enaga analisis j abat an, sebaik nya m em bent uk t im analisis j abat an
t erlebih dahulu m elalui bim bingan t eknis/ pelat ihan analisis j abat an. Hal t er sebut dim aksudkan agar hasil yang ak an dicapai m em enuhi st andar dalam
analisis j abat an.
For m asi pegaw ai har us dapat dit unj ukkan dengan j um lah pegaw ai dalam j abat an agar set iap pegaw ai yang m enj adi bagian dalam for m asi
m em iliki kedudukan dalam j abat an yang j elas. Dengan dem ikian, sebelum
dilak uk an perhit ungan form asi t erlebih dahulu har us t er sedia pet a j abat an dan
ur aian j abat an yang t er t at a r api. Pet a j abat an dan ur aian j abat an diper oleh
dengan m elakukan analisis j abat an.
Pet a j abat an adalah susunan j abat an yang digam bar kan secar a ver t ik al m aupun hor isont al m enur ut st r ukt ur kew enangan, t ugas, dan
t anggung j aw ab j abat an ser t a per syar at an j abat an. Pet a j abat an
m enggam bar kan selur uh j abat an yang ada dan kedudukannya dalam unit
kerj a. 33
2) Per kir aan Per sediaan Pegaw ai
Per sediaan pegaw ai adalah j um lah pegaw ai yang dim iliki oleh suat u
unit kerj a pada saat ini.34 Pencat at an dat a per sediaan pegaw ai m enj adi bagian
yang t ak t er pisahkan dar i per encanaan kepegaw aian secar a keselur uhan.
31 Bab I I hur uf D Lam pir an Per at ur an Ment er i Pendayagunaan Apar at ur Negar a dan Refor m asi Bir ok r asi Nom or 33 Tahun 2011 t ent ang Pedom an Analisis Jabat an.
32 Bab I I hur uf E Lam pir an Per at ur an Ment er i Pendayagunaan Apar at ur Negar a dan Refor m asi Bir okr asi Nom or 33 Tahun 2011 t ent ang Pedom an Analisis Jabat an.
33Bab I I hur uf A angka 5 Lam pir an Per at ur an Ment er i Pendayagunaan Apar at ur Negar a dan Refor m asi Bir okr asi Nom or 33 Tahun 2011 t ent ang Pedom an Analisis Jabat an.
Kem udian dalam kepent ingannya dengan per hit ungan for m asi, per lu disusun
per kir aan per sediaan pegaw ai unt uk beberapa t ahun y ang ak an dat ang.
Set iap inst ansi har us m enyusun per encanaan per sediaan pegawai unt uk kur un w akt u 2 ( dua) sam pai dengan 5 ( lim a) t ahun ke depan sesuai
dengan kebut uhan dan per ubahan or ganisasi, yang selanj ut nya disam paikan
kepada BKN.35
Per kir aan per sediaan pegaw ai t ahun yang akan dat ang m er upakan
per kir aan yang t er dir i at as j um lah pegaw ai yang ada, dikur angi dengan j um lah
pensiun dalam t ahun yang bersangkut an. Pengur angan pegaw ai di luar
pensiun seper t i m ut asi, pr om osi, dan m eninggal dunia sulit dir am alkan. Oleh kar ena it u, pengur angan t er sebut t idak perlu m asuk dalam perk iraan, k ecuali
sudah ada rencana yang past i.
Per sediaan pegaw ai dinyat akan dalam inv ent arisasi y ang t erlihat k ualifik asiny a. Langkah- langk ah m enet apk an persediaan pegaw ai adalah
sebagai berikut .36
a) m enyusun daft ar j abat an beser t a ur aian r ingkasnya ( ikht isar ) diser t ai dengan syarat pendidikan, pelat ihan, pengalam an, dan syar at lain yang
bukan m enj adi syar at m ent al.
b) Menyusun daft ar pegawai m enur ut j abat an. Daft ar pegaw ai m em uat nam a
j abat an, nam a pegaw ai, t ahun pengangkat an, t ahun pensiun, dan
k ualifik asi pegaw ai y ang bersangkut an.
c) m em buat per kir aan per ubahan kom posisi pegaw ai yang ak an pensiun, dan r encana pr om osi ser t a m ut asi unt uk m enget ahui kem ungkinan per ubahan
posisi pegaw ai dalam j abat an.
d) m em buat per kir aan per sediaan pegaw ai unt uk w ak t u y ang dit ent uk an dengan invent arisasi pegaw ai y ang sudah bersih. I nv ent arisasi pegaw ai
ber sih dim aksudkan sebagai invent ar isasi yang sudah t idak
m encant um k an lagi pegaw ai yang pensiun dalam w akt u sam pai per encanaan.
3) Per hit ungan Kebut uhan Pegaw ai
a) Per hit ungan dengan m et ode um um
Per hit ungan dengan m et ode um um adalah per hit ungan unt uk j abat an fungsional um um dan j abat an fungsional t er t ent u y ang belum
dit et apkan st andar kebut uhannya oleh inst ansi pem bina. Perhit ungan
kebut uhan pegaw ai dalam j abat an t er sebut m enggunakan acuan dasar dat a pegaw ai yang ada ser t a pet a dan ur aian j abat an. Oleh kar ena it u,
alat pokok yang diper gunakan dalam m enghit ung kebut uhan pegaw ai
adalah ur aian j abat an yang t er susun r api. Pendekat an yang dapat dilak uk an unt uk m enghit ung k ebut uhan pegaw ai adalah m engident ifikasi
35 Angka I I I hur uf A Lam pir an Per at ur an Kepala Badan Kepegaw aian Negar a Nom or 19 Tahun 2011 t ent ang Pedom an Um um Penyusunan Kebut uhan Pegaw ai Neger i Sipil
beban k erj a m elalui hasil k er j a, obj ek ker j a, per alat an ker j a dan t ugas per
t ugas j abat an.
b) Per hit ungan kebut uhan pegaw ai dalam j abat an dengan st andar kebut uhan m inim um yang t elah dit et apkan oleh inst asi pem bina
Per hit ungan m enggunakan m et ode ini adalah per hit ungan bagi
j abat an fungsional t er t ent u at au j abat an lain yang st andar m inim alnya t elah dit et apkan oleh inst asi pem binanya. Jabat an yang t elah dit et apkan
st andar kebut uhan m inim alnya adalah j abat an yang ber ada dalam
kelom pok t enaga kesehat an dan t enaga pendidikan. 37
4) Per hit ungan Keseim bangan Per sediaan dan Kebut uhan
Kebut uhan for m asi yang t elah dihit ung, selanj ut ny a diper bandingkan
dengan per sediaan ( bezet t ing) pegaw ai yang ada. Per bandingan ant ar a
kebut uhan dengan per sediaan akan m em per lihat kan kekur angan, kelebihan, at au kecukupan dengan j um lah yang ada.
Unt uk per um usan j um lah PNS Daerah, per lu j uga m em per hat ikan
Per at ur an Ment er i Pendayagunaan Apar at ur Negara dan Refor m asi Bir okr asi Nom or Nom or 26 Tahun 2011 Tent ang Pedom an Per hit ungan Jum lah Kebut uhan Pegaw ai
Negeri Sipil Unt uk Daerah.
Ber dasar kan Per at ur an Ment er i Pendayagunaan Aparat ur Negar a dan
Refor m asi Bir okr asi Nom or Nom or 26 Tahun 2011, langkah- langkah per um usan
j um lah pegaw ai dilakukan sebagai ber ikut .38
1) Mengum pulkan dat a m eliput i dat a sat uan ker j a pem er int ah daer ah ( SKPD) ,
dat a sekolah neger i yang diselenggar akan oleh Pem er int ah Daer ah, dat a j um lah j am w aj ib set iap m inggu m at a pelaj ar an pada Sekolah Menengah
Per t am a Neger i ( SMPN) , Sekolah Menengah Um um Neger i ( SMUN) , Sekolah
Menengah Kej ur uan Neger i ( SMKN) , dat a sar ana pelayanan kesehat an pem er int ah, dat a obyek/ hasil/ per alat an ker j a PNS yang m em ber i pelayanan
langsung pada m asyarakat yang bersifat lapangan, dat a m onogr afi daer ah,
dat a t ent ang pot ensi pengem bangan daer ah. 2) Menghit ung j um lah kebut uhan pegaw ai:
a) Jum lah pej abat st r ukt ur al yait u dengan m enghit ung j um lah st r ukt ur
or ganisasi pem er int ah daer ah sesuai dengan per at ur an daer ah t ent ang
or ganisasi dan t at a ker j a sat uan ker j a pem er int ah daer ah.
b) Menghit ung j um lah kebut uhan pegaw ai yang m enduduki j abat an
fungsional yang t idak m em ber ik an pelayanan langsung pada m asyar ak at .
c) Menghit ung j um lah kebut uhan pegaw ai yang m enduduki j abat an fungsional yang m em ber ik an pelayanan langsung pada m asyar akat yang
bersifat t eknis adm inist rat if y ait u dengan m enghit ung r at a- r at a 3 s/ d 7
or ang dikalikan dengan j um lah j abat an st r ukt ur al t er endah ( eselon I V at au
37 Teknis penghit ungan st andar kebut uhan m inim al t er sebut dapat dilihat lebih lanj ut pada Bab I I I Keput usan Ment er i Penday agunaan Apar at ur Negar a ( Menpan) Nom or KEP/ 75/ M.PAN/ 7/ 2004 t ent ang Pedom an Per hit ungan Kebut uhan Pegaw ai Ber dasar k an Beban Ker j a Dalam Rangka Peny usunan For m asi Pegaw ai Neger i Sipil.
eselon V) pada unit yang m em ber ik an pelayanan langsung pada
m asyar akat .
d) Menghit ung j um lah kebut uhan pegaw ai yang m enduduki j abat an fungsional yang m em ber ikan pelayanan langsung pada m asyar akat dan
ber t ugas di lapangan seper t i Penyuluh Per t anian, Penyuluh Per ik anan,
Penyuluh Kehut anan, Penyuluh Per indust r ian dan Per dagangan, Penyuluh Keluar ga Ber encana, Pengger ak Sw adaya Masyar akat , Pengaw as
Ket enagaker j aan, I nst r ukt ur , Pengant ar Ker j a, Pengaw as Jalan dan
Jem bat an, dan j abat an lain yang m enj adi pr ior it as dengan t et ap
m em per hat ikan kar akt erist ik, kondisi dan pot ensi daer ah.
e) Menghit ung j um lah kebut uhan t enaga Gur u pada sekolah yang
diselenggar akan Pem er int ah.
f) Menghit ung j um lah k ebut uhan pegaw ai pada sar ana pelayanan kesehat an
m ilik Pem er int ah.
g) Menghit ung j um lah kebut uhan Sekret ar is Desa, kebut uhan j um lah
Sekr et ar is Desa adalah set iap desa 1 or ang.
3) Mer um uskan j um lah kebut uhan pegaw ai yang t epat pada Pem er int ah Daer ah
Pr ovinsi/ Kabupat en/ Kot a dengan car a m er ekapit ulasi selur uh j um lah
m asingm asing j enis j abat an.
4) Melakukan evaluasi ber dasar kan hasil per hit ungan dan per um usan j um lah pegaw ai.
2. Pelaksanaan Pengadaan PNS
Pengadaan PNS adalah kegiat an unt uk m engisi form asi y ang low ong.39
Pengadaan PNS dilak uk an m ulai dar i per encanaan, pengum um an, pelam ar an,
penyar ingan, pengangkat an CPNS sam pai dengan pengangkat an m enj adi PNS.40
Pengadaan Pegaw ai Negeri Sipil dilak sanakan oleh Pej abat Pem bina
Kepegaw aian.41 Pej abat Pem bina Kepegaw aian adalah Ment er i, Jaksa Agung,
Sek r et aris Negara, Sekr et aris Kabinet , Sek r et aris Milit er , Sek r et aris Pr esiden,
Sek r et aris Wak il Pr esiden, Kepala Kepolisian Negara, Pim pinan Lem baga Pem erint ah Non Depar t em en, Pim pinan Kesekr et ar iat an Lem baga Ter t inggi/ Tinggi Negar a,
Guber nur dan Bupat i/ Walik ot a.42 Anggar an unt uk m enyelenggar akan pengadaan PNS
Pusat dibebankan pada APBN, dan Pengadaan PNS Daer ah dibebankan pada Anggar an
Pendapat an dan Belanj a Daer ah. 43
Pengadaan PNS m er upakan hal pent ing dar i proses reform asi birokrasi. Baik
at au burukny a hasil reform asi bir ok rasi sangat t er kait dengan hasil pengadaan PNS.
Out put suat u kegiat an sangat dipengar uhi oleh input yang ada. Saat ini kebij akan pelaksanaan pengadaan PNS m asih dilakukan oleh beber apa inst ansi dan belum
dilakukan secar a t er padu dalam sat u at ap. Pihak- pihak yang t er kait dalam pengadaan
PNS ant ara lain, Kem ent erian Penday agunaan Apar at ur Negar a dan Refor m asi
Bir okr asi, Kem ent er ian Dalam Neger i, Kem ent er ian Keuangan, BKN, dan Badan
Kepegaw aian Daer ah ( BKD) . Ket er libat an banyak pihak ini t er kadang m em buat pr oses
bir okr asi kepegaw aian m enj adi r um it dan t idak t er t at a dengan baik.
Dalam rangk a m enj am in k et ersediaan j um lah PNS yang t epat dalam m em berik an pelay anan publik , m ak a BKN m engeluark an Perat uran Kepala
Kepegaw aian Negar Nom or 37 Tahun 2011 t ent ang Pedom an Penat aan Pegaw ai
Neger i Sipil. Ber dasar kan per at ur an t er sebut , set iap Pej abat Pem bina Kepegaw aian Pusat dan Daer ah w aj ib m elakukan penat aan PNS di lingkunganny a unt uk
m em peroleh PNS y ang t epat , baik secara k uant it as, kualit as, k om posisi, dan
dist r ibusinya secar a pr opor sional sehingga dapat m ew uj udkan visi dan m isi or ganisasi
m enj adi k inerj a nyat a.44 Selanj ut nya, unt uk m enj am in pelaksanaan penat aan PNS,
set iap Pej abat Pem bina Kepegaw aian Pusat dan Daerah w aj ib m elapor kan hasil
pelaksanaan penat aan PNS di lingkungannya kepada Kepala BPN. 45
Penat aan PNS dilakukan ber dasar kan prinsip t er encana, sist em at is,
ber kelanj ut an dan obyekt if ( sesuai dengan ebut uhan r iil or ganisasi) .46 Dalam
pelaksanaan penat aan PNS, inst ansi pusat dan daerah w aj ib m elakukan analisis
j abat an dengan ber pedom an pada per at ur an per undang- undangan yang m enghasilk an infor m asi j abat an m eliput i uraian j abat an, syar at j abat an, dan pet a
j abat an ser t a kekuat an pegaw ai. Apabila inform asi j abat an t ersebut t elah t ersedia,
m aka inst ansi pusat dan daer ah w aj ib m elakukan peninj auan kem bali at as infor m asi
j abat an t er sebut . Unt uk m em per m udah dalam m enyusun at au m eninj au kem bali inform asi j abat an t ersebut , m ak a inst ansi yang ber sangkut an dapat m enggunakan
cont oh infor m asi j abat an yang t elah disusun oleh inst ansi lain sesuai dengan
per at ur an per undang- undangan. 47
Penat aan PNS dilaksanakan dengan car a sebagai ber ikut .48
a. Menghit ung kebut uhan pegaw ai dilak uk an sesuai dengan per at ur an per
undang-undangan.
b. Menganalisis kesenj angan ant ar a profil PNS dengan syar at j abat an.
c. Menent ukan Kat egor i Jum lah Pegaw ai pada I nst ansi Pusat dan Daer ah dengan car a
m em bandingkan ant ara hasil penghit ungan kebut uhan pegaw ai set iap j abat an dengan j um lah pegaw ai yang ada.
Kat egor i Jum lah Pegaw ai ber upa Kur ang ( K) , Sesuai ( S) , dan Lebih ( L)
dengan penj elasan sebagai ber ikut :
1) Kat egor i Jum lah Pegaw ai Kur ang ( K) apabila j um lah PNS yang ada lebih kecil ( sedik it ) dari hasil penghit ungan k ebut uhan pegaw ai dengan t oler ansi at au
kelonggar an 2,5% .
Cont oh:
44 Pasal 2 Per at ur an Kepala Kepegaw aian Negar Nom or 37 Tahun 2011 t ent ang Pedom an Penat aan Pegaw ai Neger i Sipil.
45 Pasal 3 Per at ur an Kepala Kepegaw aian Negar Nom or 37 Tahun 2011 t ent ang Pedom an Penat aan Pegaw ai Neger i Sipil.
46 Angka I hur uf E Lam pir an Per at ur an Kepala Kepegaw aian Negar Nom or 37 Tahun 2011 t ent ang Pedom an Penat aan Pegaw ai Neger i Sipil.
47 Angka I I hur uf A Lam pir an Per at ur an Kepala Kepegaw aian Negar Nom or 37 Tahun 2011 t ent ang Pedom an Penat aan Pegaw ai Neger i Sipil.
Jum lah PNS pada kabupat en A adalah 4.700 or ang. Set elah dilakukan
penghit ungan kebut uhan pegaw ai, t er nyat a pegaw ai yang dibut uhkan adalah
5.000 or ang. 2,5% dar i pegaw ai yang dibut uhkan adalah 125, m aka j um lah pegaw ai yang t epat adalah 5.000 dikur angi 125 y ait u paling sedik it 4.875
or ang. - Dengan dem ikian Kabupat en A saat ini t erm asuk dalam Kat egori
Jum lah Pegaw ai Kur ang ( K) .
2) Kat egori Jum lah Pegaw ai Sesuai ( S) apabila j um lah PNS yang ada m endekat i
hasil penghit ungan kebut uhan pegaw ai dengan t oleransi at au kelonggaran
ant ar a ( - 2,5% ) sam pai dengan 2,5% .
Cont oh :
Jum lah PNS pada Kabupat en B adalah 4.955 or ang. Set elah dilakukan
penghit ungan kebut uhan pegaw ai, t er nyat a pegaw ai yang dibut uhkan adalah
4.892 or ang. 2,5% dar i pegaw ai yang dibut uhkan adalah 122, m aka j um lah pegaw ai yang t epat adalah ant ar a 4.892 dikur angi 122 sam pai dengan 4.892
dit am bah 122 yait u ant ar a 4.770 sam pai dengan 5.014 or ang. Dengan
dem ikian Kabupat en B saat ini t erm asuk dalam Kat egor i Jum lah Pegaw ai Sesuai ( S) .
3) Kat egori Jum lah Pegaw ai Lebih ( L) apabila j um lah PNS yang ada lebih besar
( banyak) dar i hasil penghit ungan dengan t oler ansi at au kelonggar an 2,5% .
Cont oh :
Jum lah PNS pada Kot a C adalah 23.000 or ang. Set elah dilakukan
penghit ungan kebut uhan pegaw ai, t er nyat a pegaw ai yang dibut uhkan adalah
15.000 or ang. 2,5% dar i pegaw ai yang dibut uhkan adalah 375, m aka j um lah pegaw ai yang t epat adalah 15.000 dit am bah 375 yait u paling banyak 15.375
or ang. Dengan dem ikian Pem er int ah Kot a C saat ini t erm asuk dalam
Kat egor i Jum lah Pegaw ai Lebih ( L) .
d. Melak uk an langk ah- langk ah t indak lanj ut sebagai ber ikut .
1) I nst ansi yang t er m asuk dalam Kat egor i Jum lah Pegaw ai Kur ang ( K)
a) Melakukan dist r ibusi pegaw ai dar i unit or ganisasi yang kelebihan kepada
unit or ganisasi yang kekur angan.
b) Penar ikan PNS yang dipeker j akan at au diper bant ukan pada inst ansi lain
disesuaikan dengan syarat j abat an.
c) Mem ber dayakan dengan car a m em ber ikan pendidik an dan pelat ihan ser t a m em per kaya t ugas pegaw ai yang ada unt uk m elaksanakan t ugas dan
fungsi yang t idak dapat dilaksanakan kar ena kekur angan pegaw ai.
d) Menyusun per encanaan pengem bangan pegawai.
e)
Menyusun per encanaan pegaw ai unt uk 5 ( lim a) t ahun ke depan denganpendekat an posit ive gr ow t h at au m elaksanakan pener im aan pegaw ai
dengan j um lah lebih besar dibandingkan pegaw ai yang ber hent i, dilakukan
secar a ber t ahap sesuai dengan kem am puan keuangan negar a
.
2) I nst ansi yang t er m asuk dalam Kat egor i Jum lah Pegaw ai Sesuai ( S)
a) Melakukan dist r ibusi pegaw ai dar i unit or ganisasi yang kelebihan kepada
b) Melak uk an pem et aan pot ensi dalam rangka m enget ahui m inat dan bakat
pegaw ai.
c) Mengangkat PNS yang m enduduki j abat an fungsional um um ke dalam j abat an fungsional t er t ent u sesuai dengan kebut uhan inst ansi dan
m engident ifikasi kebut uhan pendidik an dan pelat ihanny a.
d) Menyusun per encanaan pengem bangan pegawai.
e) Menyusun per encanaan pegaw ai unt uk 5 ( lim a) t ahun ke depan dengan
pendekat an zer o gr ow t h at au m elaksanakan pener im aan pegaw ai dengan
j um lah sam a dengan pegaw ai yang ber hent i, dilakukan secar a ber t ahap
sesuai dengan kem am puan keuangan negar a.
3)
I nst ansi yang t er m asuk dalam Kat egor i Jum lah Pegaw ai Lebih ( L)a) Melakukan dist r ibusi pegaw ai dar i unit or ganisasi yang kelebihan kepada
unit or ganisasi yang kekur angan.
b) Melak uk an penilaian k inerj a, penegakan disiplin PNS, dan penilaian
kom pet ensi unt uk m enget ahui PNS yang m em iliki kom pet ensi dan
kapabilit as sesuai dengan syar at j abat an ber dasar kan per at ur an per undang- undangan yang ber laku.
c) Apabila hasil penilaian t er sebut di at as m enunj ukan bahw a PNS yang
m em iliki kom pet ensi dan kapabilit as sesuai dengan syarat j abat an kur ang
dar i j um lah yang dibut uhkan, m aka dilakukan penyusunan per ingkat bagi PNS yang belum m em iliki kom pet ensi dan kapabilit as sesuai dengan syar at
j abat an.
d) Mener apkan Undang- Undang Nom or 11 Tahun 1969 dan Per at ur an Pem er int ah Nom or 32 Tahun 1979 sebagaim ana t elah dua kali diubah
t er akhir dengan Per at ur an Pem er int ah Nom or 65 Tahun 2008 bagi PNS
yang t idak m em ilik i kom pet ensi sesuai dengan sy ar at j abat an dan
m endapat per ingkat t er endah dibaw ah j um lah pegaw ai yang dibut uhkan, dengan alt er nat if sebagai ber ikut :
( 1) bagi PNS yang t elah m em punyai m asa ker j a m inim al 10 t ahun dan
usia m inim al 50 t ahun, dapat langsung diber hent ikan dengan m em per oleh hak pensiun.
( 2) bagi PNS yang belum m em punyai m asa ker j a 10 t ahun, nam un t elah
m encapai usia m inim al 45 t ahun diber ikan uang t unggu selam a 1 t ahun dan dapat diper panj ang sam pai 5 t ahun.
Apabila dalam m asa m ener im a uang t unggu PNS yang ber sangkut an
t elah m encapai usia 50 t ahun dan 10 m em punyai m asa ker j a m inim al
10 t ahun, m aka yang ber sangk ut an dapat diber hent ikan dengan m em per oleh hak pensiun. Apabila sam pai ber akhir m asa uang t unggu,
PNS yang ber sangkut an:
( a) sudah m em punyai m asa ker j a 10 t ahun t et api belum m encapai usia 50 t ahun, m aka yang ber sangkut an diber hent ikan nam un hak
pensiunnya bar u dit er im a pada saat yang ber sangkut an t elah
( b) belum m em punyai m asa ker j a 10 t ahun dan belum m encapai usia
50 t ahun, dapat diber hent ikan sebagai PNS t anpa m em per oleh hak
pensiun.
e) Menyusun per encanaan pegaw ai unt uk 5 ( lim a) t ahun ke depan dengan
pendekat an m inus grow t h at au m elaksanakan pener im aan pegaw ai
dengan j um lah lebih sedikit dibandingkan dengan pegaw ai yang ber hent i ber dasar kan skala pr ior it as sesuai dengan kem am puan keuangan negar a.
f) Melakukan evaluasi dan analisis organisasi yang m enyangk ut t ugas,
fungsi, dan st r ukt ur or ganisasi.
Unt uk per baikan dalam pelaksanaan pengadaan PNS di m asa m endat ang,
sedang diupayakan pengadaan PNS dilakukan m elalui konsor sium Per gur uan Tinggi
yang t er diri dar i 18 Per gur uan Tinggi dengan Ket ua Konsor sium adalah Univer sit as
Gaj ah Mada.49
I V . PEN UTUP
Dar i papar an di at as, m aka dalam r angka pelaksanaan Refor m asi Bir okr asi,
penet apan for m asi dan pelaksanaan pengadaan PNS har us dilakukan secar a sist em at is,
dan t er padu. Dengan dem ikian, dihar apkan dihasilk an PNS yang kom pet en dan ideal dar i
segi kuant it as dan kualit as.
PERATURAN PERUN D AN G- UN D AN GAN
1. Undang- Undang Nom or 8 Tahun 1974 t ent ang Pokok- Pokok Kepegaw aian
2. Undang- Undang Nom or 43 Tahun 1999 t ent ang Per ubahan at as Undang- Undang Nom or 8 t ahun 1974 Tent ang Pokok- Pokok Kepegaw aian
3. Per at ur an Pem er int ah Nom or 32 Tahun 1979 t ent ang Pem ber hent ian Pegaw ai Neger i
Sipil Per at ur an Pem er int ah Nom or 98 Tahun 2000 Pengadaan PNS
4. Per at ur an Pem er int ah Nom or 65 Tahun 2008 t ent ang Per ubahan Kedua at as
Per at ur an Pem er int ah Nom or 32 Tahun 1979 Tent ang Pem berhent ian Pegaw ai
Neger i Sipil
5. Per at ur an Pr esiden Nom or 81 Tahun 2010 t ent ang Gr and Design Refor m asi Bir okr asi 2010- 2025
6. Per at ur an Pem er int ah Nom or 97 Tahun 2000 t ent ang Form asi Pegaw ai Negeri Sipil
7. Per at ur an Pem er int ah Nom or 1 Tahun 1994 t ent ang Per ubahan at as Per at ur an Pem er int ah Nom or 32 Tahun 1979 Tent ang Pem ber hent ian Pegaw ai Neger i Sipil
8. KEP.MEN.PAN Nom or KEP/ 75/ M.PAN/ 7/ 2004 t ent ang Pedom an Perhit ungan
Kebut uhan Pegaw ai Ber dasar kan Beban Ker j a Dalam Rangka Penyusunan Form asi Pegaw ai Neger i Sipil
49
9. Per at ur an Ment er i Negar a Pendayagunaan Apar at ur Negar a dan Refor m asi Bir okr asi
Nom or 7 Tahun 2011 t ent ang Pedom an Pengaj uan Dokum en Usulan Refor m asi
Birokrasi Kem ent erian/ Lem baga ( Buku 1) .
10. Per at ur an Ment er i Negar a Pendayagunaan Apar at ur Negar a dan Refor m asi Bir okr asi
Nom or 8 Tahun 2011 t ent ang Pedom an Penilaian Dokum en Usulan Dan Road Map
Pelaksanaan Refor m asi Bir okr asi Kem ent erian/ Lem baga ( Buk u 2)
11. Per at ur an Ment er i Negar a Pendayagunaan Apar at ur Negar a dan Refor m asi Bir okr asi
Nom or 9 Tahun 2011 t ent ang Pedom an Penyusunan Road Map Refor m asi Birokr asi
Kem ent er ian/ Lem baga dan Pem er int ah Daer ah ( Buku 3)
12. Per at ur an Ment er i Negar a Pendayagunaan Apar at ur Negar a dan Refor m asi Bir okr asi
Nom or 10 Tahun 2011 t ent ang Pedom an Pelaksanaan Pr ogram Manaj em en
Per ubahan ( Buku 4)
13. Per at ur an Ment er i Negar a Pendayagunaan Apar at ur Negar a dan Refor m asi Bir okr asi
Nom or 11 Tahun 2011 t ent ang Kr it er ia dan Ukur an Keber hasilan Refor m asi Bir okr asi
( Buku 5)
14. Per at ur an Ment er i Negar a Pendayagunaan Apar at ur Negar a dan Refor m asi Bir okr asi
Nom or 12 Tahun 2011 t ent ang Pedom an Penat aan Tat alaksana ( Business Pr ocess)
( Buku 6)
15. Per at ur an Ment er i Negar a Pendayagunaan Apar at ur Negar a dan Refor m asi Bir okr asi
Nom or 13 Tahun 2011 t ent ang Pedom an Pelaksanaan Quick Wins ( Buku 7)
16. Per at ur an Ment er i Negar a Pendayagunaan Apar at ur Negar a dan Refor m asi Bir okr asi
Nom or 15 Tahun 2011 t ent ang Mekanism e Per set uj uan Pelaksanaan Reform asi
Bir okr asi dan Tunj angan Kiner j a Bagi Kem ent er ian/ Lem baga ( Buku 9)
17. Per at ur an Ment er i Negar a Pendayagunaan Apar at ur Negar a dan Refor m asi Bir okr asi
Nom or 14 Tahun 2011 t ent ang Pedom an Pelaksanaan Pr ogram Manaj em en
Penget ahuan ( Know ledge Managem ent ) ( Buku 8)
18. Per at ur an Ment er i Pendayagunaan Apar at ur Negar a dan Refor m asi Bir okr asi Nom or
Nom or 26 Tahun 2011 Tent ang Pedom an Per hit ungan Jum lah Kebut uhan Pegaw ai Negeri Sipil Unt uk Daerah
19. Pedom an Analisis Jabat an Per at ur an Ment er i Negar a Pendayagunaan Apar at ur
Negara dan Reform asi Birokrasi Nom or 33 Tahun 2011
20. Per at ur an Ment er i Negar a Pendayagunaan Apar at ur Negar a dan Refor m asi Bir okr asi
Nom or 34 Tahun 2011 t ent ang Pedom an Evaluasi Jabat an
21. Per at ur an Kepala Badan Kepegaw aian Negar a Nom or 37 Tahun 2011 t ent ang
Pedom an Penat aan Pegaw ai Neger i Sipil
22. Per at ur an Kepala Badan Kepegaw aian Negar a Nom or 19 Tahun 2011 t ent ang
Pedom an Um um Peny usunan Kebut uhan Pegaw ai Neger i Sipil
23. Per at ur an Ber sam a Ment er i Negar a Pendayagunaan Aparat ur Negar a dan Refor m asi
Birokrasi, Ment eri Dalam Negeri, dan Ment er i Keuangan Nom or
02/ SPB/ M.PAN/ RB/ 8/ 2011 t ent ang Penundaan Sem ent ar a Pener im aan Calon
