SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL
SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL
PERGURUAN TINGGI
PERGURUAN TINGGI
Kementerian Pendidikan Nasional Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi
Sistematika Presentasi
1.
Tentang pengertian, sifat, konsep, tujuan
dan strategi SPMI
2.
Naskah Dokumen SPMI
3.
Pedoman untuk membangun &
mengimplementasikan SPMI
4.
Berbagai kendala & cara mengatasinya
5.
Pengorganisasian Pelaksanaan /
Implementasi SPMI
Pengertian dan Sifat SPMI
SPMI
adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu
pendidikan tinggi di PT oleh PT, untuk
mengawasi penyelenggaraan pendidikan tinggi
oleh PT secara berkelanjutan
SPMI
bersifat:
mandiri (internally driven) tanpa campur
tangan atau instruksi dari Pemerintah;
Pengertian Penjaminan Mutu (1)
Mutu
perguruan tinggi adalah kesesuaian antara
penyelenggaraan perguruan tinggi dengan SNP,
maupun standar yang ditetapkan oleh perguruan
tinggi sendiri berdasarkan visi dan kebutuhan dari
para pihak yang berkepentingan (stakeholders)
Dengan demikian, terdapat standar mutu perguruan
tinggi yang:
ditetapkan oleh Pemerintah (government);
disepakati bersama di dalam perguruan tinggi
yang dituangkan dalam visi (vision) ;
dikehendaki oleh pihak yang berkepentingan
Pengertian Penjaminan Mutu (2)
Konsep SPMI
Perguruan tinggi dinyatakan bermutu atau
berkualitas, apabila perguruan tinggi tersebut
mampu:
menetapkan dan mewujudkan visinya melalui
pelaksanaan misinya
menjabarkan visinya ke dalam sejumlah standar
mutu dan standar mutu turunan
Tujuan SPMI
SPMI bertujuan untuk menjamin mutu pendidikan
tinggi yang diselenggarakan oleh perguruan tinggi, melalui penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi, dalam rangka mewujudkan visi serta memenuhi kebutuhan para pemangku kepentingan.
Pencapaian tujuan penjaminan mutu melalui SPMI,
Strategi SPMI
Ditjen Dikti menerbitkan (1) Buku SPM-PT yang berisi
SPMI, SPME, dan PDPT, dilengkapi dengan praktik
baik/contoh SPMI di beberapa perguruan tinggi di
Indonesia (2) Buku Percepatan Pelembagaan SPMI;
Perguruan tinggi menggalang komitmen untuk
menjalankan SPMI;
Perguruan tinggi merencanakan, menerapkan,
mengendalikan, dan mengembangkan SPMI;
Perguruan tinggi melakukan
benchmarking
Naskah/Buku/Dokumen SPMI (1)
Kebijakan Mutu
(Policy): Naskah/buku/dokumen
yang berisi definisi, konsep, tujuan, strategi,
berbagai standar mutu dan/atau standar mutu
turunan, prioritas, dst
Standar Mutu
(standard):
Naskah/dokumen/buku
yang berisi minimum 8 (delapan) standar mutu khusus
bagi pendidikan tinggi sebagaimana diatur dalam PP.
No.19 tahun 2005 tentang SNP, turunan/substandar
dari kedelapan standar mutu tsb; penambahan jumlah
standar mutu selain kedelapan standar mutu, dst.
Naskah/Buku/Dokumen SPMI (2)
Dokumen/Formulir Mutu
Naskah/dokumen/buku yang berisi berbagai formulir yang
berfungsi sebagai instrumen untuk merencanakan,
menerapkan, mengendalikan, dan mengembangkan
standar mutu.
Formulir yang telah diisi disebut sebagai rekaman mutu,
Pelaksanaan SPMI(1)
Komitmen dari semua unsur dalam perguruan
tinggi termasuk unsur Yayasan untuk perguruan
tinggi yang diselenggarakan oleh masyarakat.
Perubahan paradigma atau pola pikir dari
paradigma yang selalu tergantung pada pengawasan
dan pengendalian vertikal oleh Pemerintah, ke
paradigma baru yaitu kemandirian/otonomi dalam
melakukan pengawasan, pengendalian dan
penjaminan mutu oleh perguruan tinggi itu sendiri
Pelaksanaan SPMI(2)
Perubahan sikap dari para pengelola perguruan tinggi
yang awalnya bekerja tanpa didasarkan pada perencanaan dan tanpa memerhatikan visi perguruan tinggi, menjadi sikap yang konsisten pada prinsip “merencanakan apa yang akan dikerjakan dan mengerjakan apa yang telah direncanakan”.
Jumlah Standar Mutu (1)
PP No. 19 Tahun 2005 menetapkan
Tentang Standar Nasional Pendidikan
menetapkan 8 (delapan) standar mutu
yang
wajib
dalam SPMI, yaitu:
Std Isi, Std Proses, Std Pendidik & Tenaga
Kependidikan, Std Kompetensi Lulusan,
Std Penilaian, Std Pengelolaan, Std
Jumlah Standar Mutu (2)
Setiap perguruan tinggi dapat/boleh menambah
jumlah standar minimum dengan cara:
Menambah jumlah standar secara horizontal
sehingga 8 menjadi 12 atau 15 atau lebih. Misal
standar penelitian ilmiah, kesejahteraan,
kerjasama, sistem informasi
PEDOMAN UNTUK MEMBANGUN DAN
MELAKSANAKAN SPMI (1)
Upayakan untuk memperoleh dukungan penuh dari
otoritas PT (dan Yayasan).
Bentuk tim kerja ad hoc untuk mulai menyiapkan
penyusunan dan pelaksanaan SPMI PT.
Lakukan studi kepustakaan dan studi banding bila
perlu, agar tim memperoleh pengetahuan teoritis dan/atau praktis tentang SPMI PT.
Lakukan studi pelacakan lulusan dan/atau studi
tentang kebutuhan atau tingkat kepuasan lulusan serta pengguna lulusan untuk mengetahui
PEDOMAN (2)
Himpun berbagai informasi dan saran dari para
pemangku kepentingan internal maupun eksternal PT. Lakukan analisis SWOT untuk menilai kondisi riil PT
saat ini, kemudian bandingkan dengan visi, misi, dan tujuan dari PT untuk mengetahui sejauh mana kondisi riil PT saat ini telah sejalan atau sesuai dengan visi, misi, dan tujuan tersebut.
Tim ad hoc mulai bekerja menyusun kebijakan, strategi, standar, dan manual SPMI dengan
PEDOMAN (3)
Dokumentasikan seluruh elemen dalam SPMI secara
sistematis, untuk disahkan oleh otoritas PT yang bersangkutan.
Sosialisasikan seluruh dokumen SPMI kepada semua
pemangku kepentingan PT secara berkala, bertahap, sistematis dan berkelanjutan.
Bila perlu, lakukan uji coba pelaksanaan SPMI misal
nya pada satu unit kerja dalam lingkungan PT.
Lakukan pelatihan SPMI bagi para pejabat struktural
dan SDM lain secara berkala agar secara bertahap semakin banyak SDM pada PT yang paham tentang SPMI, serta keterkaitannya dengan SPME atau
PEDOMAN (4)
Laksanakan SPMI secara konsisten pada semua aras
agar dengan demikian terjadi internalisasi SPMI pada setiap unit, setiap individu dalam PT.
Dokumentasikan seluruh rangkaian pelaksanaan
SPMI, termasuk pencatatan tentang berbagai
temuan di lapangan yang misalnya menyalahi atau melanggar isi standar, kegagalan pencapaian isi
PEDOMAN (5)
Lakukan penilaian dan peningkatan mutu terhadap
SPMI itu sendiri sebagai sebuah sistem yang utuh, yang dapat dilakukan secara internal ataupun
KENDALA ADMINISTRATIF (1)
Ketiadaan dasar hukum (mis. SK Yayasan/Pimpinan
PT) untuk menerapkan SPMI.
Kebiasaan bekerja tidak berdasarkan standar yang
terdokumentasi yang harus selalu dievaluasi dan dikembangkan.
Keterbatasan SDM yang kompeten tentang SPMI,
termasuk misalnya tenaga auditor internal.
Lokasi kampus yang terpencar, dapat menyulitkan
administrasi pelaksanaan SPMI, khususnya pada PT yang belum memanfaatkan teknologi informasi
KENDALA ADMINISTRATIF (2)
Pemahaman yang salah dari pejabat struktural,
dosen dan tenaga kependidikan yang mengartikan SPMI identik dengan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) atau dengan ISO.
Keterbatasan dukungan teknologi informasi sebagai
KENDALA ORGANISATORIS
Keterbatasan SDM yang memiliki komitmen dan
pemahaman komprehensif serta benar tentang SPMI
Keterbatasan pemahaman SPMI hanya pada para
pejabat struktural, tidak pada semua SDM dan mahasiswa.
Kesulitan dalam menentukan indikator keberhasilan
implementasi SPMI yang terukur.
Ketidakjelasan tupoksi di antara berbagai jabatan
struktural sehingga terjadi tumpang tindih kewenangan, yang menyulitkan implementasi SPMI
Keterbatasan sumber dana untuk membiayai persiapan,
KENDALA PSIKOLOGIS (1)
Resistensi dari SDM, misal sikap mengabaikan,
menganggap remeh atau sinis terhadap sistem dan proses penjaminan mutu.
Komitmen yang rendah dari para pemangku
kepentingan untuk mengimplementasikan SPMI secara terus menerus dan berkelanjutan.
Kelemahan dalam komunikasi & sosialisasi SPMI
kepada para pemangku kepentingan PT.
Kesulitan membangun budaya mutu di kalangan
KENDALA PSIKOLOGIS (2)
Kurangnya kesabaran, disiplin, ketegasan dan
konsistensi dari pejabat struktural, termasuk mereka yang ditugasi secara khusus untuk melaksanakan dan mengembangkan SPMI.
Sikap dan tindakan yang bersifat pragmatik dan
CARA MENGATASI KENDALA (1)
Perlu contoh baik, keteladanan, kedisiplinan dan
ketertiban administratif bagi para SDM dan mahasiswa.
Gunakan pendekatan personal dan persuasif, atau
pendekatan sistem bila menghadapi penolakan.
Galang dukungan dan jalin komunikasi yang baik
dengan para pemangku kepentingan, termasuk dengan Yayasan.
Laksanakan sosialisasi SPMI secara berkelanjutan
CARA MENGATASI KENDALA (2)
Buat tagline atau slogan yang dirumuskan secara
singkat dengan bahasa sederhana, tetapi tepat sasaran untuk memotivasi semua dosen,tenaga
kependidikan, dan mahasiswa agar bekerja sesuai dengan standar.
Terapkan secara konsisten sistem rewards and
punishment dalam rangka implementasi SPMI
kepada semua unit kerja dan semua SDM.
Keterbukaan terhadap kemungkinan terjadinya
perubahan atau dinamika dalam menyelenggarakan pendidikan tinggi sesuai dengan tugas dan
CARA MENGATASI KENDALA (3)
Menyiapkan dan meningkatkan peran audit internal
untuk menjamin tertib administrasi.
Pelibatan sebanyak mungkin SDM dan mahasiswa
ketika PT hendak menetapkan, melaksanakan, mengevaluasi dan mengembangkan berbagai standar. Pendekatan bottom up atau upstream
management diyakini akan lebih efektif daripada
pendekatan yang cenderung top down.
PT dapat mencoba untuk memperoleh sertifikasi ISO
CARA MENGATASI KENDALA (4)
Keterbukaan terhadap kemungkinan terjadinya
perubahan atau dinamika dalam menyelenggarakan pendidikan tinggi sesuai dengan tugas dan
SOSIALISASI (1)
Metode sosialisasi SPMI antara lain:
Rapat struktural
Seminar, lokakarya, ceramah, sarasehan, atau
kuliah umum
Diskusi formal maupun informal (dialog) dengan
setiap dosen, tenaga kependidikan, dan mahasiswa
Kunjungan rutin secara periodik ke setiap unit kerja
Acara seremonial seperti upacara, peresmian suatu
kegiatan, dies natalis, wisuda, dsbnya.
Menetapkan hari atau bulan khusus yang
SOSIALISASI (2)
Alat / instrumen sosialisasi antara lain:
Pengumuman, pamflet, poster, selebaran
Baliho atau spanduk, piagam atau prasasti
Asesoris dengan logo, slogan atau jingle tentang SPMI, yang dapat dipakai seperti: dasi, pin, pulpen, buku agenda
Buku saku, news letter, bulletin, website, dll
Kotak saran
Radio kampus / radio mahasiswa
SOSIALISASI (3)
Target sosialisasi adalah:
Semua pejabat struktural, dosen, karyawan,
mahasiswa
Orang tua /wali mahasiswa
Organisasi alumni, organisasi profesi,
pengguna lulusan
PENGORGANISASIAN (TATA LAKSANA)
SPMI (1)
PT dapat mengimplementasikan SPMI melalui salah satu dari 3 (tiga) model yang lazim berikut ini:
Pengorganisasian implementasi SPMI melalui Unit
Khusus SPMI
Pengorganisasian implementasi SPMI secara
Embedded / melekat pada Manajemen PT
Pengorganisasian implementasi SPMI melalui Unit
PENGORGANISASIAN (TATA LAKSANA)
SPMI (2): UNIT KHUSUS SPMI
Kekuatan:
Lebih independen dan akuntabel Lebih berwibawa/disegani
Lebih efektif
Kelemahan:
Perlu SDM khusus
Perlu sarana dan prasarana Perlu alokasi dana cukup besar
Memperbesar struktur organisasi PT dan dapat
memperpanjang rantai birokrasi
Secara psikologis dapat menimbulkan rasa kurang
PENGORGANISASIAN (TATA LAKSANA)
SPMI (3):
Embedded
Kekuatan:
Tidak perlu SDM ataupun sarana dan prasarana
khusus sehingga relatif tidak perlu dana besar
Fleksibel, secara psikologis membuat nyaman
kalangan SDM
Kelemahan:
Kurang obyektif dan akuntabel
Sulit mengkoordinasi pejabat struktural dari
berbagai unit
Pejabat kurang fokus melaksanakan SPMI
PENGORGANISASIAN (TATA LAKSANA)
SPMI (4): Gabungan
Model gabungan dapat terjadi melalui salah satu mekanisme berikut:
Awalnya membentuk Unit Khusus SPMI, lalu
kemudian selewat beberapa waktu unit dihapus berganti menjadi cara embedded.
Pada aras PT dibentuk Unit Khusus SPMI, pada aras
Manajemen Kendali Mutu Dalam SPMI (1)
PDCA (Plan, Do, Check, Action) yang akan menghasilkan
kaizen atau pengembangan berkelanjutan (continuous improvement) mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi
SDCA SDCA SDCA SDCA P D C A P D C A P D C A P D C A SDCA
S : Standard
Quality first
Stakeholder - in
The next process is our stakeholder
Speak with data
Upstream management
Kaize n / c
ontin uous
impr
Quality first
Semua pikiran dan tindakan pengelola perguruan tinggi
harus memrioritaskan mutu
Stakeholder-in
Semua pikiran dan tindakan pengelola perguruan tinggi
harus ditujukan pada kepuasan para pemangku
kepentingan (internal dan eksternal)
Manajemen Kendali Mutu Dalam SPMI (2)
Speak with data
Setiap pengambilan keputusan/ kebijakan dalam
proses pendidikan pada PT seyogianya didasarkan
pada analisis data, bukan berdasarkan pada asumsi
atau rekayasa
Manajemen Kendali Mutu Dalam SPMI (3)
Upstream management
FAKTOR PENGHAMBAT KEBERHASILAN
SPMI (1)
Ketiadaan / lemahnya komitmen dari otoritas PT.
Ketiadaan / emahnya dasar hukum untuk menjamin
legalitas dan efektivitas pelaksanaan SPMI.
Kepemimpinan yang lemah dari Pemimpin.
Keterbatasan jumlah dan kapabilitas SDM pada PT
yang paham tentang SPMI secara utuh dan benar.
Ketidak-pedulian dari para pemangku kepentingan
internal tentang pentingnya budaya mutu dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi untuk
FAKTOR PENGHAMBAT KEBERHASILAN
SPMI (2)
Budaya penolakan yang kuat terhadap setiap
perubahan, termasuk perubahan ke arah perbaikan mutu, dari pejabat struktural, dosen maupun tenaga kependidikan.
Sikap dan pendapat bahwa tanggungjawab untuk
menjamin, meningkatkan, dan membudayakan mutu hanya terletak pada Pimpinan atau para pejabat
struktural, dan bukan pada setiap individu yang terlibat dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi.
Kelemahan dalam sosialisasi terhadap seluruh
FAKTOR PENGHAMBAT KEBERHASILAN
SPMI (3)
Kelemahan dalam merumuskan isi kebijakan,
standar dan manual dalam SPMI, termasuk
kelemahan dalam perumusan indikator keberhasilan yang terukur.
Ketidak-siapan sarana dan prasarana di bidang
