Otomatisasi Kantor
Otomatisasi kantor (OA) mencakup semua system elektronik formal dan
informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang
orang di dalam maupun diluar perusahaan. OA dimaksudkan untuk memudahkan
segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis.
Kemampuan OA untuk menghubung orang secara elektronik telah membuka
cara baru melakukan pekerjaan kantor, di manapun pegawai berada dapat melakukan
pekerjaan tersebut. Kemampuan ini disebut Kantor maya. Pekerjaan kantor dapat
dilakukan di lokasi geografis manapun selama tempat kerja itu terhubung dengan
lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik.
Dampak Kantor maya, berkembangnya Telecommuting, yaitu
kemampuan komunikasi data dua arah secara elektronik menggunakan fasilitas
komunikasi.
KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN KANTOR MAYA
Keuntungannya
Pengurangan biaya fasilitas
Perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, sehingga
mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.
Pengurangan biaya peralatan
Telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta
LAN dalam berbagi sumber daya.
Jaringan komunikasi formal
Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter berpotensi
menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai
bekerja di lokasi yang tetap.
Pengurangan penghentian kerja
Dengan kantor maya, keadaan cuaca tidak mempengaruhi kegiatan
transportasi kerja.
Kontribusi sosial
Kantor Maya memungkinkan perusahaan mempekerjakan pegawai yang
Kerugiannya
Rasa tidak memiliki
Kurangnya kontak langsung antar pegawai, membuat berkurangnya perasaan
menjadi bagian penting dari suatu organisasi.
Takut kehilangan pekerjaan
Kurangnya rasa keterkaitan dengan operasional perusahaan, maka pegawai
merasa mudah untuk dilepaskan/ dipecat.
Semangat kerja yang rendah
Tidak adanya interaksi berupa umpan balik secara langsung dari rekan
maupun atasan, kemudian biasanya gaji bagi telecommuter lebih rendah,
maka akan mempengaruhi semangat kerja
Ketegangan keluarga
Ketegangan keluarga akan sangat berpengaruh pada kinerja para
telecommuter.
Dari keuntungan perusahaan, hanya satu yang bisa langsung dirasakan
pegawai, tetapi dari kerugiannya semua merupakan kerugian pegawai.
Supaya Kantor maya berhasil, perusahaan harus melakukan upaya khusus
untuk memastikan bahwa pegawai tidak menderita. Strategi yang disarankan :
Sediakan sumber daya komputer
Sediakan akses ke sumber daya informasi
Sediakan perlengkapan non komputer
Mengoptimalkan pemakaian telpon
Atasan harus menjadwalkan konferensi tetepon secara teratur
sehingga telecommuter berkesempatan terlibat dalam interaksi
langsung dua arah.
Jadwalkan pertemuan rutin
Lakukan rutinitas kerja
Telecommuter harus berkomitmen untuk bekerja sekian jam sehari.
Model OA, digambarkan dalam bagan dibawah, Informasi dikumpulkan dari sistem
fisik dan lingkungan perusahaan dimasukkan ke dalam database. Informasi berfungsi
sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti pengolah kata, surat
elektronik dan konferensi komputer.. Aplikasi berbasis komputer memungkinkan
Lingkungan
Komunikasi Informasi
Perusahaan Sistem otomatisasi kantor
Pemecah masalah
Aplikasi OA Non Komputer
Aplikasi OA Berbasis komputer
Pemecah Masalah
lain
Database
Input sumber
daya fisik Proses
Lingkungan
Output sumber Daya fisik
APLIKASI OA
Pengolah kata
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik atau dicetak.
Sekretaris atau
Manajer
CPU
Pencetakan
Dokumen
Surat Elektronik
Dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan
menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan. Komunikasi dengan e-mail adalah komunikasi satu arah.
Mail display and entry
User 1
Mail display and entry
User 2 Mail display and entry
User n
CPU
Mail storage
Voice Mail
Serupa dengan e-mail, tetapi yang dikirim adalah suara. Pesan audio diubah dalam bentuk digital dan diubah kembali menjadi pesan audio saat dipanggil.
Komputer
User 1 User 2
Alat pengkode Dan pengurai
Kode pesan
Penyimpanan sekunder
Kalender Elektronik
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil jadwal pertemuan manajer.
Calendar display and entry
Calendar display and entry
Manager 2 Calendar display
and entry
Manager 1
CPU
Manager n
Konferensi Audio
Konferensi audio tidak melibatkan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi audio dua arah.
Dapat di buat efisien dengan :
Ada moderator sehingga seluruh peserta memiliki kesempatan berbicara.
Jumlah peserta tidak terlalu banyak
Salinan dari agenda konferensi seudah disampaikan pada peserta sebelumnya
Jika peserta berbicara, harus menyebutkan identitasnya Rekaman konferensi harus disimpan, salinan kertasnya harus disampaikan pada peserta
Location 1
Locationn
Audio Channel
Konverensi Video
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi
Location 1
Video channel
Location n
A. Transmisi video satu arah
Video channel
B. Transmisi video dua arah
Konferensi Komputer
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para anggota dengan karakteristik sama bertukar informasi mengenaisuatu topik tertentu.
Koferensi komputer adalah bentuk e-mail yang lebih berdisiplin.
Transmisi faksimili
Penggunaan peralatan khusus yang membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain.
Videotex
Pencitraan
Penggunaan pengenal karakter secara optik untuk mengubah catatan kertas atau mikrofilm menjadi format digital untuk disimpan dalam penyimpanan sekunder.
Dokumen yang Akan dibaca
Workstation
Pembaca
OCR
WorkstationNetwork server
DBMS
Unit Penyimpanan
Piringan optik
Workstation Printer laser Workstation
Desktop publishing (DTP)
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter.
High-resolution screen
Keyboard Microcomputer
Laser printer output
Penyimpanan documen
Aplikasi DTP terbagi dalam 3 area :
Aplikasi administratif korespondensi, laporan dan warta
E
Tujuan utama OA adalah meningkatkan produktifitas. Untuk pemecahan masalah, OA memungkinkan keputusan yang lebih cepat dan lebih baik yang menguntungkan perusahaan dalam bentuk pendapatan yang tinggi.
Beragam kemudahan ditawarkan melalui kantor virtual ini, namun Anda harus mengetahui plus minus dari usaha ini:
Plus:
• Hemat biaya
Dengan menggunakan layanan virtual office, pebisnis bisa menghemat biaya karena mereka tak perlu mengeluarkan biaya sewa kantor atau mengeluarkan biaya transportasi karena tidak perlu sering-sering ke kantor.
• Lokasi yang strategis
Virtual officebiasanya terletak di pusat-pusat bisnis ibukota yang mudah dijangkau semua orang dan berada di lokasi yang cukup bergengsi. Hal tersebut akan meningkatkan rasa percaya diri Anda saat memulai suatu bisnis.
• Bersifat fleksibel
Virtual office membuat Anda bisa menjalankan bisnis di manapun Anda berada. Anda bisa bekerja dari rumah, di luar ruangan, atau sambil berlibur di luar negeri. Hal tersebut akan menghemat waktu Anda karena Anda tidak perlu keluar rumah untuk ke kantor. Bagi Anda yang tinggal di kota besar sepeti Jakarta yang identik dengan kemacetan, kantor virtual dapat dijadikan pilihan.
Minus:
• Kurangnya rasa memiliki terhadap kantor
• Kurangnya sosialisasi terhadap sesama pegawai
Karena mereka tidak punya kantor tetap dan jarang sekali bertemu atau bertatap muka, sosialisasi di antara para pegawai menurun. Bahkan hal tersebut bisa saja menghilangkan komunikasi sesama pegawai.
• Kemungkinan kehilangan pegawai
Bagi para bos yang memilih menjalankan bisnisnya dengan kantor virtual kemungkinan kehilangan pegawai akan sangat tinggi. Hal tersebut berkaitan dengan jam kerja yang fleksibel, sehingga memungkinkan para pegawai memiliki pekerjaan di tempat lain. Selain itu, kesalahpahaman mudah terjadi sehingga pegawai akan mudah hengkang dari perusahaan.
• Kurang dipercaya konsumen
