MANAJEMEN DAN KEKONOMIAN PROYEK TEKNIK

(1)

MANAJEMEN KEEKONOMIAN DAN PROYEK TEKNIK

[ENEE803003]

Dosen : DR IR IWAN KRISNADI, MBA

AL BUKHARI PAHLEVI, ST

PROGRAM PASCA SARJANA

MANAJEMEN TELEKOMUNIKASI

(2)

1. PROSES GROUP & MANAJEMEN DALAM MANAJEMEN PROYEK

a. Proses yang ada dalam manajemen Proyek.

Dalam manajemen proyek terdapat 5 proses secara umu, yaitu:

 Inisiasi : proses ini merupakan tahapan awal dari dimulai nya sebuah proyek. Tahap ini akan memberikan gambaran suatu proyek secara keseluruhan. Pada tahap ini akan didefinisikan apa – apa saja yang menjadi kriteria sukses, hambatan utama, dan mengidentifikasi stake holder dari suatu proyek. Hal – hal tersebut harus ditulis dan didokumentasikan dalam sebuat Project Initiation Document.

 Planning : Proses ini merupakan tahap sebelum implementasi suatu proyek. Tujuan dari tahap ini untuk mendefinisikan scope, menulis daftar pekerjaan, mengestimasi waktu dan biaya, critical path, estimasi risiko, menghitung kebutuhan resource (sumber daya manusia) dan requirement nya. pada tahap ini belum dilakukan hal – hal teknis dan output dari tahap ini adalah Project Plan Document. Ini adalah tahapan yang paling penting dalam mengerjakan suatu proyek.

 Action : proses ini merupakan tahapan untuk menindaklanjuti hal – hal yang telah dituangkan dalam tahapan planning. Tujuan dari tahap ini adalah bagaimana proyek tersebut dapat diselesaikan sesuai dengan hasil yang diharapkan dan biaya dan waktu yang telah direncanakan. Agar tercapai tujuan tersebut, maka pada tahap ini perlu dilakukan monitoring progress tersebut dengan membuat Gantt Chart, memonitoring biaya, dan mengkomunikasikan perkembangan proyek tersebut seta perubahan nya (jika ada).

 Monitoring : proses ini merupakan proses untuk melakukan pengontrolan terhadap aktivitas – aktivitas dalam proyek tersebut, apakah sudah sesuai dengan perencanaan yang telah dibuat. Juga akan dilakukan pengontrolan apakah proyek yang telah dilaksanakan tersebut sudah sesuai dengan estimasi waktu dan biaya nya yang telah direncakan pada tahap perencanaan. Bila terdapat ketidaksesuaian antara actual and planning, maka akan ditentukan tindakan apa yang akan diambil agar actual proyek tersebut kembali sesuai dengan planning nya.

(3)

b. Area manajemen dalam Manajemen Proyek .

Area management dalam project management terdapat 10 area, yaitu :  Project Integration Management

 Project Scope Management  Project Time Management  Project Cost Management  Project Quality Management

 Project Human Resource Management  Project Communication Management  Project Risk Management

 Project Procurement Management  Project Stake Holder Management

c. 12 langkah dalam Manajemen Proyek .

Terdapat 12 langkah dalam Management Project, yaitu sebagai berikut :

 Agree success kriteria, Major Constrait (In Writting) : pada langkah ini akan ditentukan kriteria sukses dari suatu proyek dan halangan utama dari proyek tersebut. Hal – hal ini harus ditulis dalam suatu dokumen.

 List the Task : pada langkah ini akan dilakukan pengumpulan perkerjaan (aktivitas) apa saja yang akan dikerjakan dalam proyek ini. ada 3 paramenter utama yang menjadi acuan dalam menentukan aktivitas - aktivitas tersebut, yaitu biaya (Rp), kualitas (Q), dan waktu (t).

Untuk mendapatkan detail perkerjaan (aktivitas) yang akan dikerjakan pada proyek tersebut, ada 3 tools yang ibsa digunakan, yaitu brainstorming with team (diskusi, tuka pikiran dengan tim), work breakdown structure (pembagian tugas ke masing – masing tim secara detail), ask an expert / look as history (menggunakan jasa konsultan atau melihat histori proyek sebelum nya yang memiliki kemiripan dengan proyek yang sedang dikerjakan).

(4)

Hasil dari estimasi biaya dan waktu ini harus disetujui semu yang terlibat dan dibicarakan di kick off meeting. Hasil nya harus dicantumkan kedalam sebuah dokumen.

 Drawing critical path : pada langkah ini akan ditentukan critical path (jalur kritis) dari perkerjaan (aktivitas) pada proyek tersebut. Dengan melakukan analisa critical path, kita dapat mengoptimalkan biaya dan waktu untuk pengerjaan proyek tersebut, memprediksi waktu total pengerjaan proyek, mengestimasi waktu optimum pengerjaan proyek, dan perkerjaan (aktivitas) kritis apa saja yang ada dalam proyek tersebut. Sehingga dengan menentukan hal – hal tersebut, diharapkan proyek ini akan selesai tepat waktu.

 Crashing and Tradeoff : crashing adalah tindakan untuk mengurangi durasi pengerjaan suatu proyek setelah menganalisa alternatif yang ada dan dapat diperpendek durasi nya. Seringkali dalam crashing terjadi trade off. Jika kita kembali ke 3 parameter utama yaitu biaya (Rp), kualitas (Q), dan waktu (t), makan untuk mempercepat pengerjaan proyek akan ada konsekuensi penambahan biaya dan resource. Hal ini lah yang disebut sebagia trade off.

 Membuat Gantt Chart : pada langkah ini akan dilakukan pembuatan Gantt Chart, yaitu alat berbentuk grafik yang dapat digunakan untuk menunjukkan tugas – tugas pada proyek tersebut serta waktu pelaksanaan nya. Seperti wakatu dimulainya pengerjaan dan target waktu penyelesaian proyek untuk masing – masing perkerjaan (aktivitas). Orang atau departemen yang ditugaskan ditulis juga dalam Gantt Chart. Gantt Chart dapat digunakan untuk memonitoring progress dan melihat overlapping pekerjaan pada proyek tersebut.

 Resouce Planning : pada langkah ini akan ditentukan jumlah resource yang dibuthkan untuk menyelesaikan suatu proyek. Pada tahap ini akan ditentukan berapa jumlah pekerja yang dibutuhkan, perlengkapan dan material yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tersebut. Disini juga akan dilakukan perhitungan seberapa banyak jumlah resource yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tersebut teapt waktu termasuk jika terdapat crashing. Juga akan dilakukan estimasi apakah dibutuhkan overtime atau tidak.

 Asses Risk and Prepare Action Plan : pada langkah ini akan dilakukan identifikasi risiko yang mungkin terjadi dalam suatu proyek. Disini juga akan dilakukan analisi terhadap risiko tersebut, seberapa sering kemunculan nya, dan seberapa serius risiko tersebut. Bagaimana membuat risiko tersebut agar tidak terlalu sering muncul dan mengurangi level keseriusan dari risiko tersebut. Tidak kalah penting adalah bagaimana respon kita jika risiko tersebut terjadi.

 Monitoring Progress : pada langkah ini akan dilakukan monitoring progress proyek tersebut. Ini akan dialkukan dengan cara membandingkan actual schedule dengan plan schedule. Proses monitoring ini dapat dilihat dalam Gantt Chart dan PERT Chart.

(5)

 Rescheduling : pada tahap ini akan dilakukan penjadwalan ulang terhadap sebuh proyek. Penjadwalan dapat disebabkan karena banyak hal, misalnya karena ada beebrapa aktivitas tertunda, ada keterlambatan dalam pengiriman barang, dan ada kekurangan resource.

 Review : pada tahap ini akan dilakukan review terhadap proyek yang telah dikerjakan. Apakah proyek tersebut termasuk kategori good, bad, atau better baik dari sisi biaya, waktu, atau kualitas. Pada tahap ini juga akan dilakukan analisis terhadap lesson learn dari proyek tersebut, agar dapa menjadi informasi tambahan untuk proyek – proyek serupa pada masa selanjutnya.

2. ITTO ( Input

–

Tools & Technique

–

Output)

a. Project Integration Management

Kumpulan aktivitas dan proses yang diperlukan untuk mengidentifikasi, mendefinisi, mengkombinasi, menyatukan dan mengkoordinasi berbagai proses dan aktivitas manajemen proyek dalam suatu proses yang berkesinambungan. Project Integration Management terdiri dari 5 proses, yaitu:

 Develop Project Charter : Adalah sebuah proses membuat sebuah dokumen yang menyatakan secara formal keberadaan suatu proyek dan menyediakan otoritas kepada project manager untukmengaplikasikan sumber daya organisasi pada aktivitas proyek.

Inputs Tools & Techniques Outputs

Inputs Tools & Techniques Outputs

-Enterprise environmetal factors -Expert Judgment -Project Charter (regulasi, sistem informasi, (Konsultan)

Struktur organisasi)

-Organizational Process Assets (templet, proyek masa lalu, Prosedur kerja)

(6)

 Develop Project Management Plan : Adalah sebuah proses mendefinisikan, mempersiapkan, dan mengkoordinasikan seluruh rencana anak perusahaan untuk selanjutnya diintegrasikan ke dalam sebuah project management plant yang komprehensif.

-Enterprise environmetal factors -Expert Judgment -Project Management Plan (regulasi, sistem informasi, (Konsultan)

Struktur organisasi)

-Organizational Process Assets (tempelate, proyek masa lalu, Prosedur kerja)

-Project Charter

 Direct and Manage Project Execution : Proses untuk memimpin dan melakukan pekerjaan yang telah dijelaskan dalam project management plan dan menerapkan perubahan yang telah disetujui untuk menjapai tujuan dari suatu proyek.

-Project Management Plan -Expert Judgment -Deliverables -Approve Change Request -Project Management -Work Performance

Information System Information Inputs

- Project Management Plan : rencana dari tiap anak perusahaan dan seluruh

aspek dari sebuah proyek. Mencakup scope, requirements, schedule, cost,dan

stakeholder management.

- Approve Change Request : adalah hasil dari proses perform integrated change

control. Dapat berisi tindakan perbaikan, tindakan pencegahan, atau perbaikan kerusakan yang telah disetujui. Serta perubahan ini dapat berpengaruh pada kebijakan, prosedur, rencana, pendanaan, ataupun jadwal. Tools & Techniques

- Project Management Information Sistem : Sebagai alat bagi penjadwalan,

(7)

Outputs

- Deliverables : Adalah sebuah komponen nyata yang dapat diperiksa, sebuah

hasil atau kapabilitas untuk melakukan sesuatu yang dihasilkan untuk melengkapi sebuah proses.

- Work Performance Information : Adalah observasi mentah dan pengukuran

selama berjalannya aktivitas selama pelaksanaan pekerjaan proyek. Data-data tersebut dikumpulkan selama eksekusi kerja dan telah melewati proses kontrol untuk kemudian dijadikan analisis lebih lanjut.

 Monitor and Control Project Work : adalah proses melacak, meninjau dan melaporkan perkembangan untuk menyesuaikan dengan objektif dalam project management plan. Tujuan utama dali proses ini adalah untuk melaporkan pada para stakeholder kondisi proyek, evaluasi, dan perencanaan proyek kedepannya

-Performance Report -Expert Judgment -Change Request

Inputs

- Perfomance report : adalah informasi performa kerja. Data performa kerja

dapat digunakan untuk proses pengambilan keputusan. Tools & Techniques

- Expert Judgement : diskusi dengan konsultan

Outputs

- Change Request : Permintaan perbaikan jika terdapat perbaikan

 Project Integrated Change Control : Adalah proses meninjau ulang semua permintaan perubahan; Menyetujui perubahan dan mengelola segala aspek yang dibutuhkan. Tujuan utama proses ini adalah untuk mengatur perubahan agar terintegrasi dengan risiko pekerjaan minimal. Inputs Tools & Techniques Outputs

(8)

Inputs

- Perfomance report : adalah informasi performa kerja. Data performa kerja

dapat digunakan untuk proses pengambilan keputusan. Tools & Techniques

- Change Control Meeting : diskusi yang bertujuan untuk mengontrol terhadap

perubahan Outputs

- Change Request Status Update : status terakhir terhadap permintaan

berubahan (disetujui atau ada revisi)

 Close Project or Phase : Tujuannya adalah untuk secara formal menutup proyek dan membuat lesson learned yang kelak dapat dipelajari.

-Project Management Plan -Expert Judgement -Final Product and Service -Accepted Deliverables -Meeting - -Organizational Process

Assets.

Inputs

- Project Management Plan sesuai dengan persetujuan apa yang menandakan

selesainya proyek. Tools & Techniques

- Expert Judgement : Konsultasi dengan konsultan

Outputs

- Final product, service, or result transition adalah transisi produk akhir dari

proyek

- Organizational process assets update adalah output dari penutupan proyek

yang termasuk arsip proyek, dokumen penutupan proyek dan informasi historis.

b. Project Scope Management

(9)

 Plan Scope Management :

-Project Management Plan -Expert Judgement -Scope Management Plan

-Project Charter -Meeting -Requeirement

-Enterprise Enviroment Factors Management Plan -Organization Process Assets

 Collect Requirements : kegiatan untuk mengumpulkan kebutuhan dari Stakeholder Inputs Tools & Techniques Outputs

-Scope Management Plan -Interview -Requirement Document -Req. Management Plan -Focus Group Discuss -Requirement Tracebility -Stakeholder Magement Plan -Workshop

-Project Charter -Questioner

-Stakeholder Register -Observations

 Define Scope : Pada tahap ini, dilakukan pemilihan requirement berdasarkan requirement yang telah dikumpulkan pada tahap sebelumnya. Pada tahap ini, dibuat deskripsi lengkap tentang proyek dan produk, atau layanan.

-Scope Management Plan -Expert Judgement -Project Scope Statement -Req. Document -Product Analysis -Project Doc. Update -Organizational Process Asset -Alternatif Identifications

(10)

 Create WBS : Pada tahap ini, dilakukan pemecahan pekerjaan agar lebih mudah dilakukan. Inputs Tools & Techniques Outputs

- Scope Management Plan -Decompositon -Scope baseline - Organizational Process Asset (memecah Kegiatan) -WBS Dictionary - Requirement Document -Expert Judgement (kumpulan WBS)

- Organization Process Assets -Project Document Updates - Enterprise Enviroement Factor

 Validate Scope : Proses validasi ini dilakukan berdasarkan Control Quality yang ditinjau oleh Customer atau Sponsor.

- Project Management Plan -Group Decision Making -Accepted Deliverables - Verified Deliverables -Inspection -Change Request - Requirement Document -Work Performance Info

- Work Performance Data -Project Document Updates

- Requirement Tracebility Matrix

 Control Scope : adalah proses untuk memantau status dari suatu proyek dan scope produk serta mengelola perubahan pada scope.

- Project Management Plan -Variance Analysis -Work Perfrm Measurement

- Work Performance Data (Menganalisa sebab -Change Request

- Requirement Document dan tingkat perbedaan -Project Mang. Plan Update -Work Performance Info antara baseline dan -Project Doc Update

(11)

c. Project Time Management

Adalah suatu kegiatan yang mencakup semua proses dan prosedur yang diperlukan agar proyek dapat berjalan tepat waktu. Waktu menjadi salah satu sumber daya unjuk kerja. Sumber daya yang mesti dikelola secara efektif dan efisien.

Project Time Management memiliki 7 Proses, yaitu:

 Plan Schedule Management : Pada proses ini akan dibuat schedule pengerjaan proyet tersebut Inputs Tools & Techniques Outputs

- Project management plan - Expert judgment -Schedule management plan

- Project charter - Analytical techniques - Enterprise environmental factors - Meetings

- Organizational process assets

 Define Activities : Mendefinisikan aktifitas project kedalam jadwal pengerjaan project. Berdasarkan kebutuhan di setiap fase projectnya.

- Schedule management plan - Decomposition - Activity list - Scope baseline - Rolling wave planning - Activity attributes - Enterprise environmental factors - Expert judgment - Milestone list - Organizational process assets

 Sequence Activities : Menyusun urutan aktivitas pekerjaan dan mendokumentasikan. Inputs Tools & Techniques Outputs

- Schedule management plan - Precedence - Project schedule - Activity list diagramming method (PDM) network diagrams

- Activity attributes - Dependency determination - Project documents update

(12)

 Estimate Resouce Activity : Menghitung setiap tipe sumber daya yang dibutuhkan. Inputs Tools & Techniques Outputs

- Activity list - Expert judgment - Activity

- Activity attributes - Alternative analysis resource requirements - Resource calendars - Published estimating data- Resource breakdown - Risk register - Bottom-up estimating structure

- Activity cost estimates - Project documents update

 Estimate Activity Durations : Menghitung waktu yang diperlukan untuk mentelesaikan setiap pekerjaan project yang harus di selesaikan setiap waktu.

- Schedule management plan - Expert judgment - Activity duration estimates - Activity list - Analogous estimating - Project documents updates - Activity attributes - Parametric estimating

- Activity resource requirements - Three-point estimating

 Develop Schedule : Menganalisis urutan aktuvitas, waktu,kebutuhan sumber saya dengan jadwal pekerjaan project yang dudah di tetapkan.

- Schedule management plan - Schedule network analysis - Schedule baseline - Activity list - Critical path method - Project schedule - Activity attributes - Critical chain method - Schedule data - Project schedule network diagrams

(13)

 Control Schedule : Mengontrol setiap perubahan jadwal project. Inputs Tools & Techniques Outputs

- Project management plan - Performance reviews -Work performance info - Project schedule - Leads and lags - Schedule forecasts - Work performance data - Schedule compression - Change requests

- Project calendars - Scheduling tool - Project man. plan updates - Schedule data

d. Project Cost Management

Adalah suatu proses yang mengestimasi budget, budgeting (penganggaran), dan mengontrol biaya sehingga suatu proyek dapat diselesaikan dengan budget yang telah direncanakan sebelum nya. Project Cost Management terdiri dari 3 proses, yaitu :

 Estimate Cost : Proses ini adalah untuk menentukan seberapa banyak jumlah biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek ini.

- Scope Baseline -Expert Judgement -Activity Cost Estimate - Project Schedule -Analogous Estimate -Basic of Estimate

- Human Resource Plan -Parametric Estimate -Project Document Update - Risk Register -Bottom up estimate

- Enterprise Enviroment Factor -Three point estimate - Organizational Process Aset -Reserve Analysis

-Cost Quality -PM estimating Apps

Inputs

- Scope Baseline : berisi WBS dan WBS dictionary

- Project Schedule : aktivitas kegiatan dan durasi pengerjaan - Human Resouce Planning : rating personel, employee reward

- Risk Register : biaya yang dituhkan untuk menangani risiko - Enterprise Enviroment Factor : kondisi pasar dan komersial data

- Organization Process Assets : jumlah biaya berdasarkan proyek sebelumnya

(14)

Tools & Techniques

- Expert Judgement : Konsultasi dengan konsultan

- Analogoues Estimating : milihat estimasi biaya proyek yg sama pada masa lalu. - Parametric Estimating : menggunakan paramenter statistik untuk menghitung

budget

- Botton Up Estimating : menghitung biaya dari hal yang terkecil ke terbesar - Three Point Estimating : menggunakan parameter Most likely, Optimistic, dan

Pessimistic

- Reserve Analysis : menganalisa risiko dan menggarkan untuk risiko tersebut - Cost Quality : total biaya yang dibutuhkan untuk membuat suatu proyek yang

memiliki kualitas standar yang baik

- PM Estimating Software : menggunakan aplikasi dalam menghitung budget.

Contohnya : Excel templete, Estimating tools Apps

- Vendor Bid Analysis : meminta penawaran harga terbaik dari vendor yang

terpercaya. Outputs

- Activity Cost Estimate : perhitungan kuantitas biaya secara detail yang

dubuthkan untuk menyelesaikan proyek.

- Basic of Estimate : menyiapkan data pendukung untuk mengestimasi biaya - Project Document Update : project document yang telah terupdate estimasi

biaya.

 Detemine Budget : pada proses ini akan ditentukan jumlah total biaya dari biaya setiap invidu atau kumpulan pekerjaan untuk menyusun cost baseline.

- Activity Cost Estimate -Cost Aggregation -Cost Performance Baseline - Basic of Estimate -Reserve Analysis -Project Funding Req - Scope Baseline -Historical Relations -Project Doc Update - Project Schedule -Funding Limit

- Resource Calenders Reconsiliation - Contacts

- Organizational Process Aset Inputs

- Scope Baseline : berisi WBS dan WBS dictionary

- Project Schedule : aktivitas kegiatan dan durasi pengerjaan - Risk Register : biaya yang dituhkan untuk menangani risiko

- Activity Cost Estimate : perhitungan kuantitas biaya secara detail yang

dubuthkan untuk menyelesaikan proyek.

- Organization Process Assets : jumlah biaya berdasarkan proyek sebelumnya

(15)

Tools & Techniques

- Cost Agregations : estimasi biaya dijumlahkan dengan kumpulan pekerjaan

untuk disesuaikan dengan work breakdown structure

- Reserve Analysis : mengantisipasi scope dan biaya project yang tidak

terencana

- Historical Realtion : menghitung biaya berdasrkan data history

- Funding Limit Reconsiliation : melakukan rekonsiliasi dari limit pengeluaran

Outputs

- Cost Performace Baseline : Menentukan secara spesifik biaya apa yang akan

ada dan kapan biaya tersebut akan digunakan.

- Project Funding Req : menggambarkan kebutuhan kelebihan biaya dari suatu

proyek.

- Project Document Update : project document yang telah terdapat risk

register, activity cost estimate , dan project schedule.

 Control Budget : Proses untuk memonitoring status dari suatu proyek agar bisa dilakukan update terhadap budget dan cost baseline.

- Cost baseline -Earned Value Man - Work Performance Info - Project Funding Req -Forecasting - Cost Forecast

- Work Performance Data -To-complete - Change Request

- Organization Process Asset Performance Index - Project Man. Plan Update -Performance Review - Project Doc Update Inputs

- Cost Baseline : membandingkan actual dan rencana untuk menentukan jika

ada perubahan, koreksi, dan pencegahan jika dibutuhka.

- Project Funding Req : menentukan pembiayaan proyek dan mengantisipasi

utang.

- Work Performance Data : Informasi progres proyek, kapan dimulai,

bagaimana progres nya dan apa saja yang telah diselesaikan.

- Organizational Process Assets : mengontol biaya dengan informal dan formal

(16)

Tools & Techniques

- Earned Value Management : sebuah teknik yang dapat membantu tim proyek

untuk mengukur performasi sebuah proyek dan progres nya.

- Forecasting : melakukan forecast untuk target penyelesaian yang mungkin

berbeda dengan budget pada saat penyelesaian proyek.

- To – Complete Performance Index : menghitung proyeksi dari suatu

performansi proyek yang harus dicapai dengan sisa waktu pengerjaan untuk mencapai tujuan proyek.

- Performance review : membandingkan performansi over time dengan

estimasi kebutuhan dana untuk menyelesaikan sisa pekerjaan.

Outputs

- Work performace Information : adalah informasi performa kerja . Data

performa kerja dapat digunakan untuk proses pengambilan keputusan.

- Cost Forecast : proyeksi biaya yang dibutuhkan

- Change Request : analisa performansi proyek apakah butuh perubahan pada

biaya atau tidak.

- Project Management Plan Updates : melakukan perubahan (penambahan)

pada cost baseline atau estimasi biaya.

- Project Document Updates : project document yang telah memuat estimasi

biaya dan basis estimasi.

e. Project Quality Management

proses yang dilakukan, untuk menjamin proyek dapat memenuhi kebutuhan yang telah disepakati, melalui aturan-aturan mengenai kualitas, prosedur ataupun guidelines. Project Quality Management terdapat 3 proses, yaitu :

 Plan Quality Management : Proses mengidentifikasi standar kualitas yang relevan dengan proyek yang sedang dikerjakan dan menentukan bagaimana agar dapat memenuhi standar kualitas tersebut.

- Scope Baseline - Cost Benefit Analys - Quality Management Plan - Stakeholder Register - Cost Quality - Quality Metrics

- Requirement Document - Seven basic Quality - Quality Checklist

(17)

Inputs

- Scope Baseline : Scope yang memuat detail teknikal issue dan hal penting lain

nya yang dapat mempengaruhi kualitas.

- Stake Holder Register : mengidentifikasi stakeholeder yang memiliki dampak

terhadap kualitas.

- Requirement Docement : Dokumen requirement project dan produk yang

berisi tentang kulaitas sebuah proyek.

- Risk Register : menidentifikasi kemungkinan hal yang bisa merusak kualitas. - Enterprise Envirement Factors : regulasi pemerintah, standar, aturan.

- Organizational Process Asset : aturan tentang prosedur kualitas dari

organisasi. Tools & Techniques

- Cost Benefit Analysis : bagaimana membuat proyek dengan produktifitas

tinggi, biaya yang murah, dan meningkatkan kepuasan stakeholder

- Cost Quality : total cost dari internal and eskternal cost

- Seven Basic Quality tools : Fishbond, Flowchart, Checksheets, parato

diagrams, histogram, control chart, dan scatter diagram

- Bencmarking : membandingkan proyek aktual atau planning dengan best

practice

- Design Experiment : mengidentifikasi faktor yang dapat mempengaruhi

produktifitas dalam proyek

- Statistical sampling : memilih sample dari populasi yang memiliki ketertarikan

serupa

- Additional Quality Planning Tools : menentukan persyaratan kualitas dan

memerncanakan menajemen kualitas yang efektif. Outputs

- Quality Management Plan : menggambarkan bagaimana aturan kualitas akan

diimplementasikan.

- Quality Metrics : menggambarkan apa yang sedang diukut dan bagaimana itu

akan diukur selama melakukan pengukuran kualitas.

- Quality Checklist : sebuah alat yang biasanya terdiri dari daftar komponen

yang akan diverifiaksi.

- Process Improvement Plan : fokus untuk menemukan ketidakefisienan dalam

sebuah proses.

- Project Document Update : dokument proyek yang telah termuat daftar

stakeholder, daftar tanggung jawab, dan WBS.

 Performance Quality Assurance : Menjalankan apa yang sudah direncanakan untuk menjamin bahwa tim proyek sudah menjalankan semua proses yang dibutuhkan untuk memenuhi standar kualitas yang relevan.

(18)

- Quality Management Plan -Plan Quality -Change Request

- Process Improvement Plan and Perfromance -Project Managemet Plan - Qaulity Metrics quality control. - Project document Update - Quality Control Measurement -Qauality adits - Organization process asset - Project Document -Process analysis

Inputs

- Quality Control Measurement : untuk menganalisa dan mengevaluasi kualitas

dari proses terhadap standar dan requirement nya. Tools & Techniques

- Plan Quality dan Perform Quality control tools and techniques : Affinity

diagram, Prioritization metrics, dan matrix diagram.

- Qality Audit : sebuah proses yang independen untuk menentukan jika proyek

tersebut sesuai dengan aturan dan regulasi milik organisasi.

- Process Analysis : mengikuti langkah – langkah yang ada dalam process

improvement untuk mengidentifikasi kebutuhan improvement. Outputs

- Organization Process Asset Update : memuat Organization quality sandard

dan quality amanagement system.

 Perform Quality Control : Memonitor hasil-hasil proyek yang spesifik untuk memeriksa apakah sudah memenuhi kualifikasi standar relevan yang sudah disepakati dan mengidentifikasi cara untuk meningkatkan kualitas secara menyeluruh.

(19)

Inputs

- Project Management Plan : menggambarkan bagaimana quality control akan

dilaksakan pada proyek tersebut.

- Quality Metric : menggambarkan bagaimana suatu proyek dan bagiamana

mengukur keberhasilan nya.

- Work Performance data : membandingkan (biaya, teknikal, jawal) actual dan

planning.

- Quality Checklist: suatu list yang dapat membantu memverifikasi item – item

proyek.

- Approve Change request : memuat modifikasi perbaikan, revisi teknis, dan

revisi jadwal.

- Deliverables : sebuah produk yang dihasilkan sebagai bagian dari proyek,

dapat berupa dokumen perencanaan hardware dan software. Tools & Techniques

- Seven Basic Quality tools : Fishbond, Flowchart, Checksheets, parato

diagrams, histogram, control chart, dan scatter diagram

- Statistical sampling : memilih sample dari populasi yang memiliki ketertarikan

serupa

- Inspection : pengujian dari suatu produk untuk menentukan apakah produk

tersebut sesuai dengan standar dokumen.

- Approve Change Request Review : semua CRQ yang di approve harus di lihat

kembali untuk memverifikasi bahwa itu semua diimplementasikan sesuai dengan yang diapproved.

Outputs

- Validate Change : perubahan – perubahan yang telah tervalidasi dan dikoreksi - Validate Deliverables : menetukan apakah perubahan itu telah akurat dan

benar.

- Project Management Plan Updates : memuat quality management plan dan

process improvement plan

- Project Document Update : memuat quality standard, agreement, quality

audit report, training plan, dan process documentation.

f. Project Human Resouce Management

Adalah proses mengorganisasikan dan mengelola atau menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang tersebut dapat dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien. Project Human Resource Management memiliki 4 proses, yaitu :

(20)

-Project Management Plan -Organization Chart -Human resource -Activity Resource Requirement -Networking Management Plan -Enterprise Enviroment Factor -Organization Theory

-Organization Asset -Expert Judgement - Meeting

Tools & Techniques

- Organization Chart : Work Breakdown Structure (WBS), Organization

Breakwodn Structure (OBS), Resource Breakdown Structure (RBS), Matrix Chart, Ram Chart, RACI chart.

- Networking : berinteraksi dengan orang lain baik secra formal atau informal

dalam suatu organisasi, industry, atau lingkungan profesional.

-

 Aquire Team Project : mengkonfirmasi jumlah ketersediaan resource dan menentukan tim yang akan mengerjakan proyek tersebut.

-Project Management Plan -Pre-assignment -Project Staff Assignment -negotiation -Resource Calender -acquisition

Inputs

stakeholder management. Tools & Techniques

- Pre-assignment : memilih anggota tim yang memiliki kemampuan untuk

mengerjakan proyek tersebut

- Negotiation : PM menlaukan negosiasi dengan cross function untuk

mendapatkan resource yang bagus.

(21)

Outputs

- Project staff assignment: menugaskan staff kedalam project

- Resource calender : membantu untuk mengindentifikasi tugas masing –

masing dan rencana kapan resource tersebut akan dipakai di proyek.

 Develop Team Project: proses ini bertujuan untuk meningkatkan kompetensi, interaksi, dan lingkungan tim secara keseluruhan agar dapat meningkatkan proyek performansi.

-Project Staff assignment -Training -team performance -Project Management Plan -Interpersonall skill assesment

- Resource calender : membantu untuk mengindentifikasi tugas masing –

masing dan rencana kapan resource tersebut akan dipakai di proyek. Tools & Techniques

- Training : melakukan training

- Interpesonall skill : Kemampuan bersisoalisasi dengan orang lain - Team builing : membangun chemistri antar anggota tim

- Groud rules : aturan dsar yang untuk dipatuhi

- Recognation : pernghargaan terhadapr anggota proyek yang kinerja bagus

Outputs

- Team performance assement : mengadakan penilaian terhadap performance

tim.

 Manage Project Team : proses dalam mengetahui performansi masing – masing anggota tim, bagaimana mengatasi nya, dan bagaimana mengatur nya.

-Project staff assignment -observation - Change Request -Project management plan -project Performance

-Team performance assesment -conflict management -performance report -issue log

(22)

Inputs

- Team performance assesment : mengukur performansi anggota tim - Performance report : laporan performansi masing – masing anggota tim

Tools & Techniques

- Observation : mengobservasi langsung keinerja masing – masing anggota tim - Conflict management : bagaimana mengatasi conflit antar anggota tim

- Issu log : kumpulan masalah

- Interpersonall skill : bagaimana bersosialisasi dengan oran lain

Outputs

- Change request : melakukan perubahan pada hal – hal yang dianggap perlu

untuk diubah berdasarkan input dan tools and techniques (contoh: melakukan rolling, ke departemen lain).

g. Project Communication Management

Proses ini dibutuhkan untuk menyosialisasikan kebijakan-kebijakan proyek, hasil-hasil kerja proyek, dan mengkomunikasikan rencana berikutnya. Project Communication Management terdiri dari 3 proses, yaitu :

 Plan Communication Management : pada proses ini akan dilakukan pendekatan dan rencana untuk bagaimana mengkomunikasikan perkembangan proyek berdasarkan informasi dari stakeholder dan requirement.

-Stakeholder Register -meeting -com management plan -Project Management Plan -communication Tech -Project Doc Update -Organization proses asset -com. Model

- Enterprise Enviroment Factor -com. method

Inputs

- Stake Holder Register : mengidentifikasi stakeholeder yang memiliki dampak

terhadap kualitas.

stakeholder management.

(23)

Tools & Techniques

- Meeting: diskusi dan meeting dengan stakeholder

- Communication Technology : menggunakan teknologi komunikasi (Whatapp,

Line, Facebook).

- Communication Model : model komunikasi lansung atau tidak langsung - Communication Method : metode komunikasi, pakai teknolgi atau media lain.

Outputs

- Communication Management Plan : rencana bagaimana mengkomunikasi

progres proyek keseluruh stake holder

 Manage Communication : proses membuat, pengumpulkan, mendistribusikan, menyimpan, semua dokumen yang berhubungan dengan informasi proyek.

-Work performance report -com. Technology Proj. Man Plan Update -Organizational Process Asset -Infor Man System Project Doc Update

-Enterprise Enviroment Factor -Com model Organization process update -com Method

 Control Communication : proses untuk memonitor dan mengontrol komunikasi melalui project life cycle untuk memastikan informasi yang disampaikan sesuai dengan kebutuhan stakeholder. Inputs Tools & Techniques Outputs

-Project Management Plan -Information Man Sys -Work Performance Info -Issue Log -Expert Judgetment -Change request

-Work Performance data -Meeting -Proj Man Plan Update -Organization Process Assets -Project Doc Update

-Org Process asset update Tools & Techniques

- Meeting: diskusi dan meeting dengan stakeholder

- Information Management System : seperangkat alat yang dapat digunakan

(24)

h. Project Risk Management

Suatu proses dan pendekatan untuk mengidentifikasi dan menetukan risiko dan kemudia membuat rencana bagaimana merespons risiko tersebut. Project Risk Management terdiri dari 6 proses, yaitu:  Plan Risk Management : proses untuk menentukan bagaimana mengatur risiki dari suatu

project secara bersama – sama. Inputs Tools & Techniques Outputs

-Project Scope Statement -planning meeting -Risk management plan -Cost Management Plan and analysis

-Schedule management plan -Organizational assets -Communication methods and meeting

 Identify Risk : Menentukan kemungkinan risiko yang akan muncul pada suatu proyek dan mendokumentasi karakteristik dari risiko tersebut.

-Risk Managemeng Plan -document review -Risk Register -Cost Management Plan -information Gathering

-Schedule Management Plan -Checklist analysis -Organizational Assets -assumption Analysis -Quality Management Plan -diagraming technique

-Scope Baseline -SWOT Analysis

-activity cost estimate -Expert Judgement -activity duration estimate

-stakeholder register

Tools & Techniques

- SWOT : Strengths, weaknesses, opportunities, and threats. Dengan SWOT kita

bisa menentukan seberapa besar risiko yang akan timbul. Outputs

(25)

 Perform Qualitative Risk Analysis : Mengidentifikasi risiko dengan menggunakan peluang terjadinya dan dampaknya terhadap tujuan proyek bila risiko itu terjadi.

- Risk Management Plan -Probability and Impact -Risk Register Update

- Scope Statement assesment

- Risk Register -Risk urgency assesment

 Perform Quantitative Risk Analysis : Proses menganalisa (secara numerik/kuantitas) dari risiko yang telah teridetifikasi dan pengeruhnya terhadap proyek secara keseluruhan.

- Risk Management Plan -Data Gathering and -Risk Register Update - Cost Management Plan representation

- Schedule Management Plan techniques. - Risk Register -Quantitative risk - Org. Management Plan analysis and

- Quality Management Plan modeling techniques - Scope Baseline

- Activity Cost estimates - activity duration estimate - stakeholder register

 Plan Risk Response : Proses mengembangkan pilihan dan menentukan tindakan untuk meningkatkan peluang dan mengurangi ancaman terhadap tercapainya tujuan proyek.

- Risk Management Plan - Stategis for negatif - Risk Register update - Risk Register risk or threat.

(26)

Tools and Techniques

- Stategis for negatif risk or threat : meliputi avoide (menghindari), transfer,

mitigate (mengurangi), accepted (menerima).

- Stategis for positif risk or threat : meliputi exploit (dibesarkan), share

(diinformasikan ke orang lain), enhance (ditingkatkan), accept (diterima).

 Monitoring and Controlling Risk: Tujuan utama dari proses ini adalah mengidentifikasi, menganalisis, dan merencanakan risiko-risiko yang baru muncul, melacak risiko teridentifikasi, menganalisis ulang risiko sekarang, memonitor kondisi pemicu rencana kontingensi, memonitor sisa risiko, dan mereview pelaksanaan respon risiko saat mengevaluasi keefektivannya.

- Project Management Plan - Risk Assesment - Work Perfromance Info - Risk Register - Risk Audits - Change Request - Work Performance data - Variance and

- Work performance reports trend analysis

i. Project Procurement Management

proses-proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi. Project Procurement Management terdiri dari 4 proses, yaitu :

 Plan Procurement Management : Proses mendokumentasi keputusan pembelian dalam sebuah proyek, pendekatan nya, dan mengidentifikasi supplier yang potensial.

- Project Management Plan - Make or but Analysis - Proc. Management Plan - Project Documentation - Expert Judgement - Proc. Statement of Work - Risk Register - Market Research - Procurement Document - Project schedule - Meeting - Source Selection Criteria - Activity Resource Req - Make or buy decision

- Activity cost estimate - Change Request

- Stakeholder Register - Project Document Update

(27)

 Conduct Procurement : proses mendapatkan respon seller, memilih seller, dan pemberian kontrak. Dalam proses ini, tim akan menerima tawaran atau proposal yang kemudian akan menerapkan kriteria seleksi yang ditetapkan sebelumnya untuk memilih satu atau lebih seller yang memenuhi syarat untuk melakukan pekerjaan dan diterima sebagai seller.

- Project Management Plan - Bidder Conerence - Selected Seller

- Procurement Doc - Proposal Evaliation - Procurement Contract - Souce Selection Criteria - Independent Estm - Resource Calenders - Qualified Seller - Expert Judgement - Change Request - Seller Proposal - Advertising - Proj. Management Plan - Project Document - Internet Searh - Project Doc Update

 Control Procurement : Proses mengelola hubungan dalam pengadaan, pemantauan kinerja kontrak, dan membuat perubahan dan perbaikan kontrak yang sesuai. Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa ia memastikan bahwa kinerja baik penjual dan pembeli memenuhi persyaratan pengadaan sesuai dengan ketentuan hukum perjanjian.

- Project Management Plan - Contract Change Cont - work Perfm Info - Procurement Doc - Proc. Perfm. Review - Change Request

- Agreement - Inspections and Audit - Project Management Plan - Approved Change Request - Performance Report - Project doc updates - Work Performance reports - Payment system - Org Process Assets Update - Work Performance Data - claims Admin

- Record Man System

 Close Procurement : Pengadaan adalah proses menyelesaikan setiap pengadaan. Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa ia mendokumentasikan perjanjian dan dokumentasi terkait untuk referensi di masa mendatang.

-Project Management Plan - Procurement Audit - Closed Procurement - Procurement Document - Proc. Negotiation - Org. Process assets update

(28)

j. Project Stakeholder Management

Merupakan proses yang diperlukan untuk mengidentifikasi orang-orang, kelompok, atau organisasi yang dapat mempengaruhi atau dipengaruhi oleh proyek. Project Stakeholder Management teridiri dari 4 proses, yaitu :

 Identify StakeHolder : Proses mengidentifikasi orang, kelompok, atau organisasi yang dapat mempengaruhi atau dipengaruhi oleh suatu keputusan, activitas, atau pendapatan dari suatu proyek

-Project Charter -Stakeholder Analysis - Stakeholder register - procurement Document -Expert Judgement

- Enterprise Enviroment Factor -Meeting - Org. Process assets

 Plan Stakeholder Management : Proses untuk mengembangkan manajemen strategis untuk keterlibatan secara efektif dari stakeholder melalui siklus hidup proyek, berdasarkan pada analisa kebutuhan, kepentingan dan efek potensial pada kesuksesan proyek.

-Project Management Plan - Expert Judgement - Stakeholder Manag. Plan - Stakeholder Register - Meeting - Project document updates - Enterprise Enviroment Factor - Analytic Techniques

- Org. Process Assets

 Control Stakeholder Engagement : Proses untuk memonitor keseluruhan hubungan dan penyesuaian strategi dan perencanaan untuk keterlibatan stakeholder.

- Project Management Plan - Info Manag system - Work Perfm Information - Issue Log - Expert judgement - Change Request

- Work Performance Data - Meeting - Project Mang. Plan Update

(29)

 Manage Stakeholder Engagement : Proses untuk mengkomunikasikan dan bekerja dengan stakeholder untuk mewujudkan harapan dan kebutuhan mereka, isu-isu, dan penanganan yang tepat terhadap keterlibatan stakeholder pada proses aktivitas proyek.

- Stakeholder Mangement Plan - Com. Method - Issue Log - Comm. Management Plan - Interpersonal Skill - Change Request

- Change Log - Management Skill - Project Man Plan Update

- Org. Process Assets - Project Doc Update

(30)

3. MODEL EKONOMI

a. Present Value (PV)

Nilai sebuah proyek/ uang dimasa sekarang yang merepresentasikan nilai uang dimasa depan.

Ilustrasi dari PV

Dari ilustrasi diatas : PV digunakan untuk menghitung berapa nilai uang pada Tahun 1 (1000) dan tahun 2 (1500) pada masa sekarang. Perhitungan nya dapat menggunakan rumus

PV = FV/(1+i)n ; dimana FV (future value), i (suku bunga), dan n (jumlah tahun).

b. Net Present Value (NPV)

Mengetahui nilai sekarang dari hasil investasi. NPV didapat dari hasil penjumlahan PV pengeluaran untuk investasi dan PV penerimaan dari hasil investasi.

Ilustrasi dari PV

Dari ilustrasi diatas : NPV digunakan untuk menghitung nilai sekarang dari hasil investasi dan diapat dengan menjumlahkan PV dari masing – masing tahun. Perhitungan nya dapat menggunakan rumus :

NPV = SUM (PV) ; jika NPV>0 (investasi / project dikatakan layak), NPV<0 (investasi / project dikatakan tidak layak).

c. Internal Rate of Return (IRR)

Nilai yang mengindikasikan seberapa cepat uang yang diincestasikan akan mengalami kenaikan nilai. IRR juga adalah nilai yang menunjukkan seberapa besar bunga yang akan didapat dari suatu investasi dibandingkan dengan bunga bank yang berlaku umum. Jika :

- IRR > Bunga bank ; investasi / project dikatakan layak

- IRR < Bunga bank ; investasi / project diakatakan tidak layak

(31)

d. Benefit Cost Ratio (BCR)

Suatu analisis yang diperlukan untuk mengetahui (melihat) sampai sejauhmana perbandingan nilai positif / Keuntungan terhadap nilai negatif / biaya dan ini dilihat pada masa sekarang (PV). Jika :

- BCR > 1 ; Investasi /project dikatan layak

- BCR < 1 ; Investasi / project dikatakan tidak layak

BCR dapat dihitung dengan membandingkan PV benefit terhadap PV cost

BCR : PV (Benefit) / PV (Cost) e. Payback Periode

Analisis yang digunakan untuk menghitung waktu kembalinya investasi yang tealj dikeluarkan melalui kuntungan yang diperoleh dari suatu proyek yang telah direncanakan. Jika :

- Semakin cepat Payback Periode ; investasi tersebut semakin bagus

Payback Periode dihitung dengan membandingkan nilai investasi dengan aliran kas yang masuk.

4. TECHNO ECONOMY

a. Jelaskan yang anda ketahui tentangn Techno – Economy !

Secara bahasa Techno – Economy adalah gabungan dari antara kata Teknologi dan Ekonomi. Kedua kata tersebut menggambarkan bagaimana dampat teknologi terhadap ekonomi.

b. Apa yang dimaksud dengan teknologi ?

Teknologi adalah sesuatu yang terdiri dari produk dan proses, yang diciptakan oleh teknisi dengan tujuan untuk memenuhi dan mempermudah kegiatan – kegiatan manusia baik kegiatan utama (sifatnya kebutuhan) dan atau kegiatan tambahan (sifatnya keinginan)

c. Bagaimana Peran fieasibility Study Analysis Dalam Mengembangkan Ide Bisnis Yang Sukses?

(32)

tidak layak untuk dilanjutkan. Sehingga tahap selanjutnya adalah dengan membatalkan atau melakukan rencana ulang dari ide bisnis tersebut.

d. Berikan Contoh Tentang Untung dan Rugi nya Dampak Teknologi

Perkembangan Teknologi sangat cepat dan tidak terkendali. Faktanya, banyak kemunculan – kemunculan teknologi baru yang memberikan dampat positif dalam kehiduapn sehari – hari. Tapi disisi lain banyak juga dampak negatif dari kemunculan teknologi. Berikut beberapa diantara nya (contoh konkret dari dampak teknologi) :

Keuntungan Teknologi (Produk) Kerugian

-mencuci lebih cepat dan tidak capek

Mesin Cuci -aktivitas fisik berkurang sehingga berdampak pada kesehatan

-Mudah dan murah untuk berkomunikasi jarak jauh

HP (HandPhone) -komunikasi langsung antar sesama berkurang

-tercemar radiasi elektromagnetik -menghemat waktu pemesanan

-biaya murah -lapangan kerja baru

Gojek -berpeluang untuk tindakan kriminal -membuka peluang untuk penipuan

-cepat sampai tujuan walau jarak sangat jauh

-distribusi barang lebih cepat antar negara

Peswat Terbang -berperan besar dalam penipisan lapisan ozon