Jurnal Manajemen Kantor
Pengaruh Struktur Organisasi Terhadap
Efektivitas Kinerja Perusahaan
Oleh:
Sakina Putri Ariesaty
165311058 Dosen : Harmon Chaniago
D3 BAHASA INGGRIS JURUSAN BAHASA INGGRIS POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
2018
Abstract
This journal is created to fulfill the final task for Office Management materials. This journal also aims to provide information about the organizational structure and all the things in it. The organizational structure itself consists of the employee's position in the company that has the right and authority for each employee. Organizational structure created within a company to create coordination between the leadership and employees. In addition, this journal also will talk the brief explanation about the importance of organizational structure for the effectiveness of company's performance.
Keywords: Give the information, Organizational structure, create coordination, effectiveness of company's performance.
Abstrak
Jurnal ini dibuat untuk memenuhi tugas akhir untuk materi Manajemen Perkantoran. Jurnal ini juga bertujuan untuk memberikan informasi tentang struktur organisasi dan semua hal di dalamnya. Struktur organisasi itu sendiri terdiri dari posisi karyawan di perusahaan yang memiliki hak dan wewenang untuk setiap karyawan. Struktur organisasi dibuat dalam suatu perusahaan agar terjadi koordinasi antara pimpinan dan karyawan dibawahnya. Selain itu, Jurnal ini juga akan membahas tentang pentingnya sebuah struktur organisasi bagi efektivitas kinerja perusahaan.
Kata kunci: menyebarluaskan informasi, struktur organisasi, koordinasi, efektivitas kinerja perusahaan
PENDAHULUAN
Dalam suatu perusahaan, struktur organisasi merupakan landasan atau pondasi yang mengatur aktifitas dan kegiatan perusahaan. Struktur organisasi dibuat sesuai dengan tujuan awal perusahaan ketika dibentuk dan juga sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Struktur organisasi diperlukan bagi perusahaan untuk memberikan alur koordinasi yang jelas pada tiap-tiap atasan kepada bawahannya. Selain itu, struktur organisasi juga bertujuan untuk menghubungkan antara satu karyawan dengan karyawan yang lain yang dimana memilki hak dan wewenang masing-masing sesuai dengan tingkat jabatannya yang berlaku di perusahaan atau organisasi tersebut.
Struktur Organisasi sangat diperlukan dalam sebuah kantor agar masing-masing karyawan mengetahui bagamana tugas masing-masing-masing-masing karena sudah adanya pembagian kerja yang dikoordinasikan oleh atasan masing-masing berdasarkan jabatan yang dimiliki.
Struktur organisasi bukan hanya dilakukan untuk mengkoordinasi setiap elemen karyawan yang ada di dalam sebuah perusahaan. Lebih dari itu, elemen yang ada di dalam sebuah struktur organisasi memiliki tugas dan fungsi yang berbeda-beda tergantung dengan jenis struktur organisasi yang di adaptasi oleh perusahaan.
Struktur organisasi dapat dibuat berdasarkan fungsi, produksi/proses dan wilayah/geografis. Struktur organisasi juga memiliki tiga bentuk yaitu struktur organisasi garis, garis dan staf, garis, staf dan fungsional, dan matriks. Selain itu, struktur organisasi dianggap salah satu hal yang penting terutama untuk menunjang efektivitas kinerja perusahaan dalam mencapai tujuan bersama.
PEMBAHASAN
A. Pengertian Struktur Organisasi
saja yang akan terjadi di masa depan. Meskipun terkadang terdapat perbedaan visi misi antara para petinggi perusahaan, lebih jauh lagi struktur organisasi dapat menggambarkan kondisi umum sebuah perusahaan.
Berikut merupakan beberapa pengertian struktur organisasi dari para ahli:
Menurut Hasibuan (1996) Struktur organisasi adalah suatu gambar yang menggambarkan tipe organisasi, pendepartemenan organisasi, kedudukan dan jenis wewenang pejabat, bidang dan hubungan pekerjaan, garis perintah dan tanggungjawab, rentang kendali dan sistem pimpinan organisasi
Menurut Robbins dan Coulter, (2007:284) Struktur organisasi merupakan salah satu komponen perusahaan yang penting demi mendukungnya kinerja perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi, diharapkan terjadi koordinasi yang baik antara setiap departemen sesuai dengan jabatan masing-masing. Karena pada dasarnya, struktur organisasi akan dibuat jika adanya kesepakatan tujuan yang akan dicapai bersama.
Dari dua definisi diatas penulis dapat simpulkan bahwa struktur organisasi adalah kerangka umum suatu perusahaan yang berisi rancangan tugas kerja suatu perusahaan yang juga bersifat mengkoordinasi antar satu karyawan dengan karyawan yang lain. Struktur organisasi juga berisi gambaran umum suatu perusahaan yang terdiri atas hubungan tiap karyawan sesuai dengan hak, kewajiban, serta wewenang masing-masing demi mencapai tujuan perusahaan.
Berikut merupakan tujuan adanya struktur organisasi di kantor :
1. Menginformasikan kepada karyawan tentang job desk nya masing-masing
2. Mengkoordinasikan setiap karyawan kepada atasannya sesuai dengan garis komando yang telah dibuat.
3. Meningkatkan kinerja pegawai kantor dan performa perusahaan secara berkelanjutan dikarenakan karyawan telah mengetahui hak dan kewajibannya masing-masing
4. Meningkatkan efisiensi pengeluaran perusahaan serta melipatgandakan keuntungan bagi perusahaan dengan menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu atau mengurangi penyalahgunaan alat atau bahan
B. Tipe-tipe Struktur Organisasi
Struktur Organisasi dapat di buat berdasarkan tiga tipe yaitu struktur organisasi berdasarkan fungsinya, produk, dan wilayah/geografis.
1. Struktur organisasi menurut fungsinya
Sebuah struktur organisasi yang saling berhubungan dimana di dalamnya terdapat hubungan antara satu bagan dengan bagan yang lain dan lebih menekankan kepada sifat, jenis, serta tugas yang harus dijalankan oleh pelaku organisasi didalam struktur tersebut. Struktur organisasi fungsional ini dibuat bagi kalangan petinggi perusahaan dimana masing-masing kepada divisi dalam suatu perusahaan langsung bertanggungjawab kepada Direktur perusahaan. Contohnya : Dalam satu organisasi fungsional perusahaan X, terdapat kepala divisi keuangan, hubungan masyarakat, pemasaran yang ada di tingkat paling bawah sedangkan yang membawahi mereka semua adalah Direktur perusahaan.
2. Struktur organisasi produk
Struktur organisasi produk adalah struktur organisasi yang serupa dengan struktur organisasi fungsional namun struktur organisasi ini menekankan pengelompokan pembagian kerja berdasarkan kepala divisi yang menangani produk perusahaan. Pada hakikatnya, struktur organisasi ini menitikberatkan Direktur sebagai pemimpin tertinggi yang membawahi langsung para kepala divisi produk perusahaan. Jika memungkinkan, produk-produk perusahaan dijadikan perusahaan sendiri sehingga memiliki sistemnya masing-masing. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa penanggungjawab masing-masing produk bertanggungjawab langsung kepada Direktur sebagai pemegang kekuasaan tertinggi.
3. Struktur organisasi wilayah/geografis
masing-masing yang akan bertanggungjawab kepada Direktur perusahaan langsung sebagai pemegang kekuasaan tertinggi.
C. Jenis Struktur Organisasi
Dalam penyajian struktur organisasi terdapat empat bentuk struktur organisasi yang bisa diadaptasi oleh suatu perusahaan sesuai dengan kebutuhan masing-masing.
1. Struktur Organisasi Garis
Struktur organisasi ini termasuk struktur yang sangat sederhana yaitu satu bagian kerja yang langsung menghubungkan bagian kerja lainnya hanya dengan satu garis saja. Biasanya perusahaan yang menggunakan struktur organisasi ini adalah
perusahaan yang berskala kecil. Maka dari itu dapat disimpulkan bahwa pemimpin perusahaan melimpahkan wewenangnya langsung kepada bawahan tanpa adanya perantara.
2. Struktur Organisasi Garis dan Staf
divisi yang membantu tugasnya. Maka dari itu, struktur organisasi ini berbentuk vertikal dari atas atau pemimpin perusahaan tertinggi sampai ke garis paling bawag atau staff yang membantunya. Hal ini berarti, dalam mengelola suatu perusahaan pemimpin tertinggi tidak hanya dibantu oleh para kepala divisinya saja, namun ia mendapat bantuan dari para staff dibawahnya. Dapat disimpulkan bahwa,
hubungan antar pemimpin perusahaan dengan staff nya bersifat tidak langsung.
3. Struktur Organisasi Garis, Staf dan Fungsional
Dalam struktur organisasi ini, masing-masing anggota memiliki wewenang dan tugas yang sama antara satu pemimpin dengan pemimpin lainnya. Sehingga tidak terlalu jelas tugas dan wewenang masing-masing karena tugas pimpinan
4. Struktur Organisasi Matriks
Dalam struktur organisasi matriks, pemimpin akan diberikan wewenang ganda dikarenakan satu pemimpin mempunyai wewenang fungsional di perusahaan dan wewenang sementaranya ketika sedang menangani sebuah proyek. Maka dari itu, karyawan yang berada dibawahnya bertanggungjawab kepada dua atasan
sekaligus.
D. Faktor-Faktor Dalam Menyusun Struktur Organisasi
Banyak faktor-faktor yang mempengaruhi struktur organisasi. Beberapa diantaranya dikemukakan oleh Ernie (2006) yang menyatakan bahwa ada 4 (empat) faktor yang mempengaruhi struktur organisasi antara lain:
1. Strategi Organisasi
Dalam pembuatan struktur organisasi, strategi organisasi sangat diperlukan demi merancang rencana dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Strategi organisasi juga digunakan sebagai tuntunan arah sebuah perusahaan. Tanpa strategi,
pentingnya memilih struktur organisasi yang tepat karena struktur organisasi sama saja digunakan sebagai informasi rinci sebuah perusahaan.
2. Skala Organisasi
Struktur organisasi sebuah perusahaan dapat dibedakan pula dengan skala suatu perusahaan. Apakah perusahaan tersebut berskala besar atau kecil? Jika berskala besar, bisa jadi perusahaan tersebut memiliki cabang di berbagai daerah. Dengan kata lain, mereka membutuhkan struktur organisasi berdasarkan wilayah atau geografis yang mengatur tiap-tiap cabang berdasarkan pembagian wilayahnya. Sedangkan, jika skala perusahaannya kecil sudah dipastikan aktivitas serta
karyawan yang dimiliki pun tidak banyak. Maka struktur organisasi yang mungkin dibutuhkan perusahaan yaitu struktur organisasi garis karena setiap karyawan/staff akan bertanggungjawab langsung kepada pimpinan perusahaan.
3. Teknologi
Faktor teknologi yang mempengaruhi struktur organisasi yaitu tentang penggunaan alat-alat dalam sebuah perusahaan. Penggunaan alat-alat yang lengkap juga akan berpengaruh pada struktur organisasi apakah struktur organisasi tersebut bersifat kompleks atau sederhana.
4. Lingkungan
Lingkungan yang dinamis menuntut organisasi juga untuk menyesuaikan diri secara dinamis. Proses penyesuaian yang dilakukan oleh organisasi juga termasuk dalam penentuan struktur organisasinya. Lingkungan yang dinamis akan
E. Efektivitas Organisasi
Terdapat beberapa definisi efektivitas organisasi dari para ahli manajemen terkemuka. Menurut, Argris (dalam Siliss, 1968: 312) : Efektivitas organisasi adalah keseimbangan atau pendekatan secara optimal pada pencapaian tujuan, kemampuan dan pemanfaatan tenaga manusia.
Sedangkan menurut (Mohyi, 2012: 197) , efektivitas organisasi merupakan tingkat ketepatan pencapaian tujuan atau suatu sasaran dengan memanfaatkan sumberdaya-sumberdaya yang ada.
Maka dari itu dapat disimpulkan bahwa, efektivitas organisasi adalah kemampuan sebuah perusahaan untuk mencapai suatu tujuan tertentu dengan memanfaatkan kinerja perusahaan secara maksimal.
F. Pengaruh Struktur Organisasi Terhadap Efektivitas Kinerja Perusahaan
Setelah uraian yang telah dijelaskan oleh penulis diatas ternyata struktur organisasi memiliki banyak manfaat dalam menunjang kelangsungan sebuah perusahaan. Struktur organisasi sebagai bagan singkat yang menginformasikan tentang perusahaan secara detail. Perusahaan yang berskala kecil yang cenderung memiliki aktivitas dan karyawan yang sangat sedikit akan lebih cocok jika
membuat struktur organisasi garis. Yang artinya karyawan atau staf langsung bertanggungjawab dengan pimpinan perusahaan. Ini akan lebih memudahkan karyawan untuk berkoordinasi langsung dengan atasannya agar tidak terjadi
kesalahpahaman. Disisi lain, jika perusahaan berskala kecil mengadaptasi struktur organisasi yang lebih kompleks atau secara terperinci, karyawan perusahaan akan memiliki tugas ganda yang berujung pada ketidakefektifannya kinerja pegawai dan menyebabkan performa serta kinerja perusahaan akan menurun. Hal itu sangatlah tidak baik bagi perusahaan berskala kecil.
Untuk perusahaan berskala besar, mereka pasti memiliki karyawan yang lebih banyak dan aktivitas yang lebih padat dibanding perusahaan berskala kecil. Bahkan beberapa perusahaan ada yang memiliki cabang di berbagai daerah. Hal ini dapat disimpulkan bahwa, perusahaan berskala besar cocok untuk membuat
berskala besar membuat struktur organisasi yang sederhana, bisa jadi mereka akan kewalahan karena semua karyawan berhubungan langsung dengan pimpinan.
Maka dapat disimpulkan bahwa jika suatu perusahaan membuat struktur organisasi yang tidak sesuai, dapat dipastikan bahwa akan terjadi ketidakefektifan kinerja pegawai dan perusahaan. Bahkan performa perusahaan akan menurun. Maka dari itu, setiap perusahaan harus mengetahui tujuan awal perusahaan itu dibentuk, serta memilih struktur organisasi yang tepat bagi perusahaan.
KESIMPULAN
DAFTAR PUSTAKA
1. Chaniago, Harmon. 2013. Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung: Akbar Limas Perkasa
2. Veithzal Rivai Zainal, Mansyur Ramly, Thoby Mutis dan Willy Arafah. 2015. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada.
3. Bangun, Wilson. 2012. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: Erlangga.
